Agnieszka Jacewicz Danuta Małkowska KADRY I P ACE 2015

Agnieszka Jacewicz Danuta Małkowska KADRY I P ACE 2015 obowi¹zki pracodawców rozliczanie œwiadczeñ pracowniczych dokumentacja kadrowa, podatkowa i ZUS Wydanie XIV uaktualnione Stan prawny: 1 stycznia 2015 r. ODDK Spó³ka z ograniczon¹ odpowiedzialnoœci¹ Sp.k. Gdañsk 2015

Spis treści Spis treści Spis treści Wykaz skrótów.............................................................. 9 Wstęp...................................................................... 11 Rozdział 1 Nawiązanie stosunku pracy.................................................. 13 1. Charakterystyka i zasady nawiązania stosunku pracy........................ 13 1.1. Istota stosunku pracy................................................ 13 1.2. Zanim dojdzie do podpisania umowy o pracę.......................... 22 1.3. Zawarcie umowy o pracę............................................ 23 2. Obowiązki pracodawcy wobec nowo zatrudnionych......................... 25 2.1. Profilaktyczne badania wstępne...................................... 26 2.2. Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego............................ 27 2.3. Prowadzenie akt osobowych......................................... 32 2.4. Bezpieczeństwo i higiena pracy...................................... 36 2.5. Ustalenie stażu pracy nowo zatrudnionego pracownika.................. 38 2.6. Obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz podatku dochodowego................ 38 2.7. Obowiązki informacyjne zakładu pracy................................ 42 3. Sankcje za naruszenie prawa pracy........................................ 43 3.1. Odpowiedzialność pracodawcy....................................... 43 3.2. Odpowiedzialność kadrowej......................................... 44 4. Przykład przyjęcie pracownika do pracy.................................. 47 5. Inne formy angażowania pracowników.................................... 62 5.1. Zatrudnianie młodocianych.......................................... 62 5.2. Praktyka absolwencka............................................... 67 Rozdział 2 Wynagrodzenie ze stosunku pracy............................................ 73 1. Wynagrodzenie za pracę i zasady jego ustalania............................. 73 1.1. Istota wynagrodzenia i jego elementy składowe........................ 73 1.2. Termin wypłaty wynagrodzenia...................................... 75 1.3. Ochrona wynagrodzenia za pracę..................................... 76 1.4. Wynagrodzenie minimalne.......................................... 76 2. Czas pracy i jego ewidencja.............................................. 79 2.1. Normy i wymiar czasu pracy......................................... 80 2.2. Systemy czasu pracy................................................ 87 2.3. Ewidencja czasu pracy.............................................. 91 3

Spis treści 2.4. Praca w dni świąteczne i w porze nocnej.............................. 96 2.5. Czas pracy kadry kierowniczej....................................... 99 2.6. Odpoczynek i przerwy w pracy..................................... 100 3. Praca w godzinach nadliczbowych....................................... 105 3.1. Istota pracy w godzinach nadliczbowych............................. 105 3.2. Ustalenie przekroczenia norm czasu pracy............................ 106 3.3. Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych.................. 110 Rozdział 3 Rozliczanie i dokumentowanie wynagrodzeń................................. 119 1. Procedura naliczania wynagrodzenia..................................... 119 1.1. Ustalenie przychodu pracownika.................................... 119 1.2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika..... 121 1.3. Składka na ubezpieczenie zdrowotne................................ 126 1.4. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych rozliczenie z urzędem skarbowym................................. 129 1.5. Pozostałe potrącenia obowiązkowe z wynagrodzeń.................... 144 1.6. Wynagrodzenie w walucie obcej..................................... 149 2. Składki finansowane przez pracodawcę................................... 152 2.1. Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe)..................................................... 152 2.2. Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe (FP, FGŚP, FEP)........... 159 3. Dokumentacja związana z wynagrodzeniem pracownika.................... 171 3.1. Dokumentacja i opłacanie składek ZUS.............................. 171 3.2. Dokumentacja wynagrodzeń........................................ 177 4. Przykład miesięcznego rozliczenia wynagrodzeń.......................... 180 5. Wynagrodzenie pracownika delegowanego za granicę....................... 191 5.1. Zasady delegowania pracowników za granicę......................... 191 5.2. Zasady opodatkowania wynagrodzenia za pracę w przypadku oddelegowania za granicę........................................... 192 5.3. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym od przychodów z pracy uzyskanych za granicą...................................... 196 Rozdział 4 Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy............................... 201 1. Urlop wypoczynkowy.................................................. 201 1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu.................... 202 1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu...................................... 209 1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop............................... 217 2. Inne dni wolne od pracy................................................ 222 2.1. Urlopy okolicznościowe............................................ 222 2.2. Urlop bezpłatny................................................... 227 2.3. Urlop wychowawczy............................................... 229 4

Spis treści 3. Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy............................. 236 3.1. Ustalanie prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego........................................... 236 3.2. Zasady obliczania wynagrodzenia (i zasiłku) za czas niezdolności do pracy.......................................................... 239 3.3. Zasady obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca..... 252 3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe świadczeń za czas choroby.............. 254 4. Przykłady obliczania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy......... 257 Rozdział 5 Świadczenia społeczne i socjalne przysługujące pracownikom................. 271 1. Świadczenia z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.. 271 1.1. Świadczenia związane z chorobą ubezpieczonego..................... 273 1.2. Świadczenia społeczne związane z opieką nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny................................................. 285 1.3. Przykłady obliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego............ 313 2. Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego............................... 335 3. Pozostałe świadczenia z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych............... 338 3.1. Świadczenie przedemerytalne....................................... 338 3.2. Zasiłek pogrzebowy................................................ 339 3.3. Renta rodzinna.................................................... 341 4. Świadczenia socjalne zagwarantowane w Kodeksie pracy................... 342 4.1. Odszkodowania i rekompensaty z tytułu utraty pracy.................. 342 4.2. Odprawy rentowe i emerytalne...................................... 343 4.3. Odprawa pośmiertna............................................... 345 4.4. Ujęcie składkowe i podatkowe...................................... 346 Rozdział 6 Roczne rozliczenie z urzędem skarbowym w zakresie podatku dochodowego... 347 1. Informacja roczna o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11)......................................... 347 2. Zeznanie podatkowe PIT-40............................................ 352 3. Przykłady rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych... 354 Rozdział 7 Ochrona stosunku pracy. Rozwiązanie i wygaśnięcie umowy o pracę........... 367 1. Ustanie stosunku pracy................................................. 367 1.1. Ochrona stosunku pracy przed zwolnieniem.......................... 367 1.2. Wypowiedzenie stosunku pracy..................................... 372 1.3. Wygaśnięcie umowy o pracę........................................ 378 2. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem umowy o pracę........... 383 2.1. Obowiązki wynikające z przepisów prawa pracy...................... 383 2.2. Obowiązki związane z rozliczeniami publicznoprawnymi.............. 389 5

Spis treści 2.3. Pomoc pracodawcy w sprawach emerytalno-rentowych................ 390 2.4. Przykład zwolnienie pracownika z pracy............................ 391 3. Upadłość lub likwidacja zakładu pracy................................... 402 3.1. Obowiązki pracodawcy w przypadku likwidacji zakładu............... 402 3.2. Uprawnienia pracowników zlikwidowanego pracodawcy............... 408 3.3. Przywrócenie do pracy............................................. 412 Rozdział 8 Pozapłacowe świadczenia pracownicze...................................... 415 1. Podróże służbowe pracowników......................................... 415 1.1. Krajowe podróże służbowe......................................... 418 1.2. Zagraniczne podróże służbowe...................................... 429 1.3. Ujęcie składkowe i podatkowe podróży służbowych................... 434 2. Ryczałty i ekwiwalenty za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych................................................... 437 2.1. Ryczałt za samochód............................................... 438 2.2. Ekwiwalent za rzeczywiście przejechane kilometry.................... 439 2.3. Ujęcie składkowe i podatkowe ryczałtów i ekwiwalentów samochodowych................................................... 440 3. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS)......................... 443 3.1. Istota i cel tworzenia funduszu...................................... 443 3.2. Podmioty tworzące fundusz......................................... 447 3.3. Źródła i zasady tworzenia funduszu.................................. 448 3.4. Ujęcie składkowe i podatkowe w zakresie ZFŚS...................... 453 3.5. Świadczenie urlopowe............................................. 455 4. Świadczenia związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.................. 456 5. Pozostałe świadczenia pracownicze...................................... 459 5.1. Posiłki i napoje profilaktyczne...................................... 459 5.2. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych............................... 460 5.3. Ubiór służbowy................................................... 468 5.4. Artykuły spożywcze na potrzeby pracowników....................... 468 5.5. Inne świadczenia rzeczowe, nieodpłatne lub częściowo nieodpłatne udzielane pracownikom............................................ 469 5.6. Ujęcie składkowe i podatkowe pozostałych świadczeń pracowniczych.................................................... 473 Rozdział 9 Rozliczenie i dokumentacja wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych....................................... 477 1. Charakterystyka umów cywilnoprawnych................................. 477 2. Zasady podlegania umów cywilnoprawnych ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu........................................... 488 2.1. Umowa-zlecenie.................................................. 488 6

Spis treści 2.2. Umowa o dzieło................................................... 493 2.3. Zasady podlegania i rozliczania składek osób mających ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy-zlecenia....................................... 494 3. Rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS z tytułu umów cywilnoprawnych...................................................... 498 3.1. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od umów-zleceń.......................... 498 3.2. Podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od umów o dzieło......................... 504 4. Rozliczenie płatnika z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych z własnym pracownikiem............................................... 508 5. Umowa-zlecenie a prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego........ 511 5.1. Warunki uzyskania świadczeń...................................... 511 5.2. Zasady ustalania podstaw wymiaru zasiłków chorobowych............. 513 6. Koszty podróży służbowej zleceniobiorcy................................ 516 7. Przykłady rozliczania i dokumentowania wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy-zlecenia i umowy o dzieło............. 517 Wykaz aktów prawnych.................................................... 541 7

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy Rozdział 4 WYNAGRODZENIE ZA CZAS NIEWYKONYWANIA PRACY Wynagrodzenie stanowi ekwiwalent za pracę, w związku z tym, co do zasady przysługuje za pracę wykonaną. Jedynie wyjątkowo, w sytuacjach przewidzianych przez przepisy prawa, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy. 1. Urlop wypoczynkowy 1. Urlop wypoczynkowy Prawo pracownika do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego zagwarantowane jest w Konstytucji RP, a skonkretyzowane w Kodeksie pracy. W myśl przepisów urlop wypoczynkowy jest to coroczny, nieprzerwany, płatny okres ustawowego zwolnienia pracownika od obowiązku pracy u danego pracodawcy, przysługujący pracownikowi w celu wypoczynku, w wymiarze określonym przepisami prawa pracy i w czasie ustalonym przez pracodawcę. Prawo do urlopu należy do niezbywalnych i osobistych uprawnień pracownika. Jednak każdy pracodawca odpowiada tylko za tę część urlopu, która dotyczy zatrudnienia u niego. Pracodawca nie ma obowiązku udzielania urlopu w wymiarze odpowiadającym okresowi, który przekracza ten właśnie okres zatrudnienia. Urlop wypoczynkowy należy wykorzystać w naturze, co oznacza, że pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu oraz że wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jest niedopuszczalna z wyjątkiem sytuacji określonych w Kodeksie pracy. Pracodawca jest zobligowany do udzielenia pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Zasady te wynikają z art. 161 k.p. Zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku. Pracodawca, który nie udziela pra- 201

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy cownikowi przysługującego mu urlopu lub bezpodstawnie obniża jego wymiar, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny (art. 282 1 pkt 2 k.p.). Pracownik ma prawo (a nie obowiązek) wykorzystać przysługujący mu w danym roku kalendarzowym urlop w całości, w sposób ciągły. Jeżeli urlop zostanie podzielony, to co najmniej jeden okres wypoczynku pracowniczego w roku powinien obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przepis ten pozwala zaliczyć na poczet wymaganego okresu 14 kolejnych dni także dni okołourlopowe, np. weekend. Rozpoczęty urlop wypoczynkowy może zostać przerwany jedynie z powodu: 1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, 2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, 3) odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy, 4) urlopu macierzyńskiego. Należy podkreślić, iż nawet krótkotrwała niezdolność do pracy przerywa urlop. W takiej sytuacji pracodawca musi udzielić niewykorzystanej części urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Nie następuje tutaj samoistne przesunięcie i wydłużenie urlopu o dni niewykorzystane. 1.1. Nabycie prawa, wymiar i zasady udzielania urlopu Urlop wypoczynkowy pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 urlopu należnego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym, czyli z dniem 1 stycznia każdego roku, pod warunkiem pozostawania tego dnia w stosunku pracy (czyli nabywa prawo niejako z góry ). Czas, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym, jest również okresem trwania stosunku pracy, za który pracownik nabywa prawo do urlopu. Wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym wynosi: 1) 20 dni roboczych jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, 2) 26 dni roboczych jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. 202

1. Urlop wypoczynkowy Prawidłowe ustalenie okresu zatrudnienia ma wpływ na późniejsze określenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Jest to istotne, ponieważ błędne wyliczenie może zmienić ten wymiar aż o 6 dni. Wymiar urlopu zależy głównie od posiadanego przez pracownika stażu pracy, do którego wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w nim występujące oraz sposób ustania stosunku pracy. Jeżeli pracownik jednocześnie pozostaje w dwóch lub więcej stosunkach pracy, wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia, w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy. Drugim, istotnym czynnikiem, mającym wpływ na wymiar urlopu, jest okres nauki w szkole. Do okresu pracy wlicza się z tytułu ukończenia: 1) zasadniczej szkoły zawodowej przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata, 2) średniej szkoły zawodowej przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat, 3) średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkół zawodowych 5 lat, 4) średniej szkoły ogólnokształcącej 4 lata, 5) szkoły policealnej 6 lat, 6) szkoły wyższej 8 lat. Jeżeli dana osoba pozostawała w stosunku pracy i jednocześnie uczyła się, to do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się albo okres zatrudnienia, albo okres nauki w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla tej osoby. Fakt ukończenia danego typu szkoły powinien potwierdzać dyplom bądź świadectwo jej ukończenia. Na równi z okresami pracy zaliczanymi do stażu, od którego zależy wymiar urlopu, traktuje się niektóre inne okresy aktywności pracownika. Najczęściej spotykanymi są: 1) służba wojskowa 1, 2) okres pracy w gospodarstwie rolnym 2, 1 Artykuł 120 ust. 1 3 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 461 z późn. zm.). 2 Artykuł 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U. Nr 54, poz. 310). 203

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy 3) urlop bezpłatny młodocianego 3. Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy 4. Każdy pracownik ma więc swoje indywidualne dni pracy wynikające z jego harmonogramu, stąd też dniami pracy dla danej osoby mogą być również soboty i niedziele, jeżeli zgodnie z rozkładem czasu pracy osoba ta powinna w te dni pracować. Urlopu udziela się nie tylko w dniach pracy, lecz również w wymiarze godzinowym, przy założeniu, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy. Urlopu udziela się zatem na pełne dni pracy pracownika, ale rozlicza się go w wymiarze godzinowym. W przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w podstawowym systemie czasu pracy (czyli praca 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie) tak szczegółowe rozliczanie nie jest konieczne pracownik, korzystając z urlopu wypoczynkowego w dniu pracy, zawsze wykorzysta 8 godzin urlopu. Odmiennie sytuacja wygląda w przypadku pracowników zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, ale w niepełnym wymiarze (na część etatu) lub też w równoważnym systemie czasu pracy. Przykład Pracownik zatrudniony jest w równoważnym systemie czasu pracy. W ciągu tygodnia pracuje w następujących dniach i godzinach: poniedziałek 12 godzin, wtorek wolny, środa 12 godzin, czwartek 10 godzin, piątek, sobota, niedziela wolne. Pracownik chce być cały tydzień na urlopie (od poniedziałku do piątku), wówczas: 3 dni przepracowane w tygodniu = 34 godziny (12 + 12 + 10), przepracowane 3 dni w tygodniu (zgodnie z powyższymi założeniami) konsumują mu 34 godziny urlopu wypoczynkowego z przysługującego mu wymiaru urlopowego wynoszącego 160 godzin (20 dni) lub 208 godzin (26 dni). 3 Artykuł 205 4 k.p. 4 Patrz rozdział 2, część poświęcona czasowi pracy. 204

1. Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy pracownika. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. W stosunku do tych pracowników również należy zastosować zasadę godzinowego przeliczania dni urlopu. Przykład Pracownik zatrudniony jest na 3/5 etatu. Za podstawę obliczenia wymiaru urlopu przyjmuje się 20 dni, co wynika z jego stażu pracy. Zgodnie z obowiązującym go harmonogramem pracuje 4 dni w tygodniu po 4 godziny i 1 dzień 8 godzin. Wymiar urlopu tego pracownika będzie wynosił 12 dni (3/5 z 20 dni), czyli 96 godzin. Jeśli pracownik ten będzie chciał wziąć urlop na tydzień (5 dni roboczych), to wówczas urlop ten skonsumuje mu 24 godziny z puli 96 godzin: 4 dni po 4 godziny = 16 godzin, 1 dzień 8 godzin = 8 godzin, razem 24 godziny. Przykład Dzień pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wynosi 5 godzin dziennie, czyli zatrudniony jest na 5/8 etatu. Za podstawę obliczenia wymiaru urlopu przyjmuje się 26 dni (wynika to z jego stażu pracy). Przysługuje mu więc 17 dni urlopu (5/8 26 dni = 16,25, po zaokrągleniu 17 dni), co w wymiarze godzinowym wynosi 136 godzin. Jeżeli chciałby wziąć urlop na cały tydzień, to wówczas: 5 dni przepracowanych 5 godzin = 25 godzin. Stąd też tygodniowy urlop skonsumuje temu pracownikowi 25 godzin z przysługującego mu wymiaru urlopu wypoczynkowego. Urlop proporcjonalny Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego stosunek pracy zostaje nawiązany bądź rozwiązany, wówczas pracownik ma prawo do urlopu proporcjonalnego. Urlop ten przysługuje w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy: 1) u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, 205

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy 2) u kolejnego pracodawcy w wymiarze: proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego w przypadku zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym jeśli okres tego zatrudnienia jest krótszy niż do końca roku kalendarzowego. Zasadę urlopu proporcjonalnego stosuje się również w odniesieniu do pracowników powracających do pracy po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie: urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego 5, odbywania zasadniczej służby wojskowej, tymczasowego aresztowania, odbywania kary pozbawienia wolności oraz nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Co do zasady urlop jest niepodzielny, jednakże na wniosek pracownika może być on podzielony na części. W takim przypadku co najmniej jedna część urlopu wypoczynkowego nie powinna trwać mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Urlop wypoczynkowy po urlopie wychowawczym Pracownikowi, który powraca do pracy po urlopie wychowawczym trwającym dłużej niż 1 miesiąc, przysługuje urlop wypoczynkowy w obniżonym wymiarze (art. 155 2 1 pkt 2 k.p.). Obniżenia tego dokonuje się proporcjonalnie, zgodnie z przedstawioną wyżej zasadą. Ważne obniżenia urlopu wypoczynkowego dokonuje się dopiero po zakończeniu korzystania z urlopu wychowawczego pracodawca nie może obniżyć wymiaru urlopu wypoczynkowego, jeszcze zanim pracownik uda się na urlop wychowawczy. Przykład Pracownica urodziła dziecko w 2014 r. i skorzystała z przysługujących jej urlopów: macierzyńskiego, dodatkowego macierzyńskiego i rodzicielskiego. Ostatni z nich 5 Uwaga zasada ta nie ma zastosowania w przypadku, gdy pracownik z dniem 1 stycznia danego roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, następnie przebywał na urlopie wychowawczym i w tym samym roku kalendarzowym powrócił do pracy wówczas przysługuje mu za ten rok pełny urlop wypoczynkowy, nie stosuje się tu zasady proporcjonalnego zmniejszenia urlopu wypoczynkowego szczegóły w dalszej części książki. 206

1. Urlop wypoczynkowy zakończył się 25 sierpnia 2015 r. Pracownica wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie jej (bezpośrednio po urlopie rodzicielskim) urlopu wypoczynkowego za 2015 rok, zaś bezpośrednio po urlopie wypoczynkowym 10-miesięcznego urlopu wychowawczego. Pracodawca jest zobowiązany udzielić jej pełnego urlopu wypoczynkowego za 2015 rok (20 lub 26 dni). Dopiero w przyszłym roku, po powrocie pracownicy z urlopu wychowawczego, pracodawca obniży proporcjonalnie przysługujący jej urlop wypoczynkowy za 2016 rok. Od przedstawionej wyżej generalnej zasady nakazującej proporcjonalne obniżanie wymiaru urlopu wypoczynkowego po urlopie wychowawczym jest jeden wyjątek. Otóż od 1 października 2013 r. pracownikowi, który powraca do pracy z urlopu wychowawczego jeszcze w tym samym roku kalendarzowym, przysługuje pełny urlop wypoczynkowy. Jeżeli z dniem 1 stycznia danego roku kalendarzowego pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, później w trakcie tego roku przebywał na urlopie wychowawczym, ale wrócił do pracy przed 31 grudnia tego roku, to wówczas przysługuje mu pełny wymiar urlopu wypoczynkowego za ten rok kalendarzowy. Przykład Pracownica urodziła dziecko 21 października 2014 r. Skorzystała z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego, a po nich z urlopu wypoczynkowego za 2015 rok (26 dni). Do pracy powróciła 26 listopada 2015 r. 5 stycznia 2016 r. złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu wychowawczego do 30 listopada 2016 r. Za 2016 rok będzie je przysługiwał pełny urlop wypoczynkowy, ponieważ 1 stycznia 2016 r. nabyła do niego prawo i jeśli powróci do pracy z urlopu wychowawczego w tym samym roku kalendarzowym, to za 2016 rok zachowa prawo do całego urlopu wypoczynkowego, bez proporcjonalnego obniżania jego wymiaru. Warto jeszcze zwrócić tu uwagę na problem przedawnienia urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z zasadą ogólną roszczenie o zaległy, niewykorzystany urlop wypoczynkowy przedawnia się po upływie 3 lat. Od 1 października 2013 r. skorzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego wpływa na bieg okresu przedawnienia. Na czas korzystania z urlopu wychowawczego 6 bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu (art. 293 1 k.p.). 6 Maksymalny wymiar urlopu wychowawczego to 35 miesięcy (w większości przypadków) lub 36 miesięcy szczegóły zawarto w dalszej części książki. 207

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy Urlop na żądanie Z wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi ustawodawca wydzielił 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Pracownik może zgłosić żądanie udzielenia tego urlopu w jakiejkolwiek formie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, zaś pracodawca ma obowiązek udzielenia tego urlopu. Jeśli pracownik zatrudniony jest u kilku pracodawców równocześnie, wówczas każdy z nich będzie miał obowiązek udzielenia pracownikowi maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym. W sytuacji, gdy pracownik zatrudniony jest kolejno u kilku pracodawców, to wówczas kolejny pracodawca powinien tej osobie udzielić tyle dni urlopu na żądanie, aby w sumie, w roku kalendarzowym, wynosił on 4 dni nie zaś proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Plan urlopów Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ustala go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Plan urlopów czy też uzgodnienia terminów udzielenia urlopów nie obejmuje 4 dni urlopu udzielanego na żądanie pracownika. W przepisach prawa przewidziano możliwość przesunięcia terminu zaplanowanego wcześniej urlopu: 1) na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami oraz 2) z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy 7 w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi bezpośrednie koszty poniesione w związku z odwołaniem urlopu (np. koszt opłaty manipulacyjnej związanej ze zwrotem wcześniej zakupionych przez pracownika biletów kolejowych, które zwrócił on przed datą wyjazdu). Sporządzanie planu urlopów wypoczynkowych formalnie dotyczy każdego pracodawcy. Jednak niektórzy pracodawcy nie mają obowiązku sporządzania planu urlopów. Są to pracodawcy: 1) posiadający zakładową organizację związkową, która wyraziła zgodę na nieutworzenie planu urlopów, oraz 2) u których nie występuje wspomniana organizacja i którzy podjęli decyzję o nieutworzeniu planu urlopów. 7 Artykuł 164 k.p. 208

1. Urlop wypoczynkowy W praktyce jednak większość pracodawców sporządza plany urlopów. Niezależnie od tego, czy w firmie występuje plan urlopów czy nie, w większości zakładów pracy stosowane są wnioski urlopowe składane przez pracowników. Bez akceptacji pracodawcy takiego wniosku pracownik w zasadzie nie może rozpocząć urlopu. Pracodawca ma również możliwość odwołania pracownika z urlopu, jednakże może skorzystać z tego prawa jedynie w sytuacji, gdy obecności pracownika w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek pokryć poniesione przez pracownika koszty bezpośrednio związane z odwołaniem go z urlopu (np. koszt podróży powrotnej, zwrot wpłaconej przez pracownika zaliczki na poczet wycieczki, której biuro turystyczne nie zwraca w przypadku rezygnacji). Zaległy urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy, który nie został przez pracownika wykorzystany zgodnie z planem urlopów, powinien być mu udzielony najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Nie dotyczy to jednakże części urlopu na żądanie. Prawo do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie to stało się wymagalne (art. 291 1 k.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z dniem 30 września następnego roku, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.) 8. 1.2. Wynagrodzenie za czas urlopu Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował 9. Zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy określają przepisy prawne, jednak nie ma przeszkód, aby pracodawca określił w uregulowaniach zakładowych własne zasady ustalania wynagrodzenia. Własne przepisy zakładowe nie mogą być jednak mniej korzyst- 8 Patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00. 9 Artykuł 172 k.p. 209

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy ne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Nadrzędna zasada w ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy jest następująca: za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Oznacza to, że trzeba uwzględnić ewentualne zmiany w składnikach wynagrodzenia wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w trakcie korzystania z tego urlopu (należy przeliczyć podstawę ustalenia adekwatnie do wprowadzonych zmian), tak aby pracownik otrzymał wynagrodzenie takie samo, jakby w tym czasie pracował. Zasady obliczania wynagrodzenia za urlop szczegółowo określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) dalej rozporządzenie urlopowe. Podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego stanowi wynagrodzenie ustalone według zasad rozporządzenia urlopowego. Składniki wynagrodzenia Określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w podstawie Przysługujące za okresy nie dłuŝsze niŝ jeden miesiąc, z pominięciem składników wyłączonych z podstawy wymiaru uwzględnia się w podstawie Podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego Zasady uwzględniania w podstawie wymiaru w wysokości naleŝnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości takich składników wynagrodzenia składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Wyłączeniu z podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop podlegają: 1) jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, 2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, 3) nagrody jubileuszowe, 210

1. Urlop wypoczynkowy 4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy, 5) ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, 6) dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, 7) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, 8) wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, 9) nagrody z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujące z tytułu udziału w zyskach lub nadwyżce bilansowej, 10) odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne, 11) wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy. Podstawę obliczenia wynagrodzenia urlopowego stanowią pozostałe (niewymienione powyżej) składniki wynagrodzenia, o ile przysługują pracownikowi w okresie, w którym korzysta z urlopu. Do wyliczeń wynagrodzenia przyjmuje się składniki z tego stosunku pracy, z którego korzysta się z urlopu. Nie uwzględnia się dochodów pracownika z umów o dzieło lub umów-zleceń, nawet gdy są zawarte między tymi samymi stronami co umowa o pracę. W strukturze wynagrodzenia można wyróżnić składniki obligatoryjne i fakultatywne. Obligatoryjne składniki wynagrodzenia: stawka osobistego zaszeregowania, tj. wynagrodzenie zasadnicze plus dodatek funkcyjny dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, niedziele i święta dodatek za pracę w godzinach nocnych wynagrodzenie za czas przerwy w pracy kierowców wynagrodzenie za czas przestoju wynagrodzenie za czas dyŝuru Fakultatywne składniki wynagrodzenia: premia dodatek za staŝ pracy dodatek zmianowy dodatek za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia, uciąŝliwych, niebezpiecznych dodatek za wykonywanie dodatkowych czynności dodatek za znajomość języków obcych deputaty 211

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy W odniesieniu do fakultatywnych składników wynagrodzenia należy rozważyć zatem, czy wypłacany pracownikowi składnik ma charakter świadczenia stałego, czy okresowego. Obliczenie wynagrodzenia urlopowego należy więc poprzedzić analizą składników wynagrodzenia. O tym, jak kwalifikować dany składnik wynagrodzenia, decyduje pracodawca w oparciu o wewnętrzne przepisy płacowe. Z uwagi na zapis art. 154 2 2 k.p., zgodnie z którym jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu należy stosować metodę uwzględniającą wynagrodzenie za jedną godzinę pracy pracownika. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się: 1) dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa (ustalenie dniówki pracownika); 2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. Konieczność wyliczania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie występuje przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop dla pracowników wynagradzanych w stałej miesięcznej kwocie. Oznacza to, że pracownik, korzystając z urlopu przez część miesiąca lub cały miesiąc, otrzyma swoje stałe wynagrodzenie. Wyodrębnianie wynagrodzenia za pracę oraz wynagrodzenia urlopowego nie jest konieczne. Nie ma również potrzeby ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Pracownik otrzymuje po prostu swoje stałe wynagrodzenie bez względu na ilość dni (godzin) urlopu wykorzystywanego w danym miesiącu. Obliczając wynagrodzenie za urlop, należy uwzględnić fakt, że dla ustalania jego podstawy rozporządzenie urlopowe wyróżnia 3 grupy składników: 1. Pierwsza grupa obejmuje składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości. Zalicza się do nich: 1) miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, 2) dodatek funkcyjny, 3) dodatek stażowy, 4) stałą, regulaminową premię miesięczną. 212

1. Urlop wypoczynkowy Składniki te uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej w miesiącu wykorzystania urlopu. Jeżeli w skład wynagrodzenia pracownika wchodzą elementy należące tylko do pierwszej grupy, to w praktyce nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Pracownik otrzymuje po prostu swoje zwykłe wynagrodzenie, bez względu na ilość dni urlopu wykorzystywanego w danym miesiącu. Przykład Pracownik otrzymuje: wynagrodzenie zasadnicze 1500,00 zł, dodatek funkcyjny 500,00 zł, dodatek stażowy 20% wynagrodzenia zasadniczego, tj. 300,00 zł. Zgodnie z obowiązującym go harmonogramem pracownik pracuje 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie. W sierpniu pracownik ten wykorzystuje 10 dni urlopu, czyli 80 godzin (10 dni 8 godzin). Wynagrodzenie danego pracownika za sierpień, obejmujące 10 dni urlopu, wyniesie 2300,00 zł, przysługują mu bowiem składniki określone w stałej miesięcznej wysokości (1500,00 + 500,00 + 300,00). W tym przypadku nie istnieje potrzeba wyodrębniania wynagrodzenia za pracę oraz za urlop, jakkolwiek można to zrobić. 2. Druga grupa to składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (z wyjątkiem zaszeregowanych do grupy 1). Do tej grupy należy: 1) wynagrodzenie określone stawką godzinową lub prowizyjną, 2) premia stanowiąca wartość procentową od tego wynagrodzenia, 3) premia uznaniowa. Tego rodzaju składniki uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania ich wysokości składniki te mogą być uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Przykład Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową: 15,00 zł za godzinę oraz premią w wysokości 10% wynagrodzenia godzinowego. Urlop wykorzystuje we wrześniu 213

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy 5 dni. Zgodnie z obowiązującym go harmonogramem w tym czasie powinien przepracować 36 godzin. Za podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy przyjąć wynagrodzenie za czerwiec, lipiec i sierpień, które wyniosło: Miesiąc Liczba godzin przepracowanych Wynagrodzenie zasadnicze według przepracowanych godzin Wysokość premii Ogółem Czerwiec 152 2280,00 zł 228,00 zł 2508,00 zł Lipiec 180 2700,00 zł 270,00 zł 2970,00 zł Sierpień 176 2640,00 zł 264,00 zł 2904,00 zł Razem 508 7620,00 zł 762,00 zł 8382,00 zł Aby ustalić wynagrodzenie urlopowe w przypadku zmiennych składników wynagrodzenia, należy kolejno wyliczyć: 1) stawkę godzinową, wynikającą z podzielenia sumy wynagrodzenia przyjętego do wyliczeń przez ilość godzin przepracowanych, 2) wynagrodzenie za czas urlopu, mnożąc stawkę dzienną przez liczbę godzin, jaką pracownik by przepracował, gdyby nie korzystał z urlopu. Obliczenie wynagrodzenia urlopowego z powyższego przykładu: Wyszczególnienie Kwota Obliczenia Stawka za 1 godzinę pracy 16,50 zł 8382,00 zł : 508 godzin Wynagrodzenie za 5 dni urlopu (czyli 36 godzin pracy, gdyby pracownik nie był na urlopie) 594,00 zł 16,50 zł 36 godzin Za wrzesień pracownik otrzyma: 1) wynagrodzenie urlopowe w wysokości 594,00 zł, 2) wynagrodzenie wynikające z przepracowanych godzin (15,00 zł ilość przepracowanych we wrześniu godzin), 3) odpowiednio wyliczoną premię (10% wynagrodzenia za czas przepracowany). Jeśli przed pójściem na urlop (lub w trakcie urlopu) pracownik otrzymałby zmianę warunków wynagradzania (podwyżkę lub obniżkę), to należy przeliczyć wynagrodzenia za czerwiec, lipiec, sierpień według nowych zasad. 214

1. Urlop wypoczynkowy Przykład Pracownikowi z powyższego przykładu zniesiono wypłacanie premii z dniem 1 września. Wynagrodzenie za 5 dni urlopu (36 godzin pracy, jeśli nie byłby na urlopie) wyniesie 540,00 zł. (bez uwzględnienia premii): 7620,00 zł : 508 godzin = 15,00 zł stawka za 1 godzinę pracy; 15,00 zł 36 godzin (5 dni urlopu) = 540,00 zł. Jeżeli jakiś składnik był wypłacony tylko w dwóch miesiącach (lub nawet jednym) na skutek niespełnienia wymogów do jego otrzymania, ale nadal jest przewidziany w przepisach płacowych, to należy uwzględnić faktycznie wypłaconą kwotę i podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w danym okresie. Gdyby pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za co najmniej jeden pełny miesiąc, to do obliczenia należy przyjąć wynagrodzenie z najbliższego poprzedniego miesiąca. Przykład Pracownik korzysta z urlopu w czerwcu. W okresie od 20 kwietnia do 30 maja chorował. Podstawę wymiaru oraz ilość godzin, w których pracował, należy przyjąć z pominięciem maja, tj. za miesiące: luty, marzec i niepełny kwiecień. Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy, niż przyjęty do ustalenia podstawy, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone za okres faktycznie przepracowany. Przykład Pracownik został zatrudniony od 1 lutego i w marcu korzysta z kilku dni urlopu. Podstawę wymiaru (przy zmiennych składnikach) należałoby ustalić z miesięcy: grudzień, styczeń, luty. Natomiast w tym przypadku ustala się z wynagrodzenia za luty, dzieląc wynagrodzenie z lutego przez ilość godzin pracy i mnożąc przez ilość godzin, jaką pracownik przepracowałby w czasie urlopu, gdyby w tym czasie z tego urlopu nie korzystał. 215

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy 3. Trzecia grupa dotyczy składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż miesiąc Do tej grupy należy zaliczyć np. premię kwartalną. W praktyce występują premie regulaminowe i premie uznaniowe. Premia regulaminowa jest elementem wynagrodzenia za pracę wypłacanym po spełnieniu przez pracownika warunków jej uzyskania, określonych w regulaminie premiowania lub w inny sposób. Prawo do tej premii i jej wysokość nie zależą od swobodnego uznania pracodawcy. Natomiast premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Pracodawca, gdy uzna za zasadne może ją wypłacić także w okresie urlopu, skoro zależy ona od jego uznania. Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach; okres urlopu traktowany jest jak okres pracy. Przykład Pracownik otrzymuje premię kwartalną w wysokości 25% wysokości wynagrodzenia kwartalnego. Jeżeli pracownik korzystał z urlopu w lipcu, to premia kwartalna zostanie wypłacona w październiku w takiej samej wysokości, jakby w lipcu była świadczona praca. Reasumując: w zależności od składników wynagrodzenia, wynagrodzenie urlopowe składać się może z dwóch części: 1) wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej, 2) wynagrodzenie wynikające ze składników zmiennych wypłacanych w okresach miesięcznych przeciętna z 3 (lub 12) miesięcy poprzedzających urlop (1/3 lub 1/12). Przykład Pracownik wykorzystuje 10 dni (tj. 80 godzin) urlopu wypoczynkowego w lutym. Pracownik wynagradzany jest następująco: 1) wynagrodzenie zasadnicze stałe, miesięczne: 2000,00 zł oraz dodatek funkcyjny 500,00 zł, 216

1. Urlop wypoczynkowy 2) premia miesięczna, która w okresie poprzednich 3 miesięcy wyniosła odpowiednio: Miesiąc Wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny Wysokość premii Liczba dni/godzin przepracowanych Listopad 2500,00 zł 400,00 zł 20/160 Grudzień 2500,00 zł 650,00 zł 22/176 Styczeń 2500,00 zł 540,12 zł 21/168 Razem 7500,00 zł 1590,12 zł 63/504 Ustalenie wynagrodzenia za czas korzystania z 10 dni (80 godzin) urlopu: 1) z tytułu składników wynagrodzenia określonych w stałej miesięcznej stawce 1000,00 zł: w lutym pracownik przepracowałby 20 dni/160 godzin, 2000,00 zł : 160 godzin = 12,50 zł/godz., 12,50 zł 80 godzin = 1000,00 zł, 2) z tytułu zmiennych składników, wypłacanych miesięcznie 252,40 zł: 1590,12 zł : 504 godziny = 3,155 zł stawka składników zmiennych za 1 godzinę pracy, 3,155 zł 80 godzin urlopu = 252,40 zł. Na wynagrodzenie za luty, tj. za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu, składać się będzie: 1) wynagrodzenie za czas urlopu 1252,40 zł (1000 zł + 252,40 zł), 2) wynagrodzenie zasadnicze 1500,00 zł (2500,00 zł 1000,00 zł), 3) kwota premii, przyznana z tytułu dni przepracowanych (premia w tym przykładzie jest przyznawana uznaniowo i w każdym miesiącu może być inna). 1.3. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno zaległy, jak i bieżący w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dniem wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia. Wypłata ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop jest możliwa jedynie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wysokość tego ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Tak oblicza się ten ekwiwalent również wówczas, 217

Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy gdy przysługuje on pracownikowi za urlopy zaległe, należne za poprzednie lata pracy 10. Zasady obliczania ekwiwalentu regulują przepisy rozporządzenia urlopowego. W celu ustalenia należnego ekwiwalentu w pierwszej kolejności należy obliczyć miesięczne wynagrodzenie pracownika, które w zależności od rodzaju składników przyjmuje się z różnych okresów. Uwzględnieniu podlegają trzy grupy składników wynagrodzenia, tj. składniki: 1) określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, 2) przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyłączeniem stałych składników, 3) przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Wysokość ekwiwalentu mającego charakter uśrednionej rekompensaty za urlop oblicza się tak samo, jak wynagrodzenia urlopowe, ale z określonymi zmianami; zasady obliczania ekwiwalentu prezentują poniższe przykłady i komentarze. Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy Składniki wynagrodzenia Określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości Przysługujące za okresy nie dłuŝsze niŝ jeden miesiąc, z pominięciem składników wyłączonych z podstawy wymiaru (tych samych, co przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego) Przysługujące pracownikowi za okresy dłuŝsze niŝ 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu Zasady uwzględniania w podstawie wymiaru w wysokości naleŝnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. JeŜeli pracownik nie przepracował pełnych ww. 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikowi w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoŝy się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. 10 Prawo do zaległego urlopu przedawnia się po upływie 3 lat, licząc od dnia, w którym stało się ono wymagalne. Rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z dniem 30 września następnego roku, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.). Patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00. 218

1. Urlop wypoczynkowy Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się następująco: 1) sumę miesięcznych wynagrodzeń (ustalonych zgodnie z zasadami określonymi powyżej) dzieli się przez współczynnik, o którym mowa niżej w wyniku tego działania otrzymujemy wartość ekwiwalentu za jeden dzień urlopu; 2) kolejnym etapem jest ustalenie ekwiwalentu za jedną godzinę urlopu; otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu dzieli się przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, 3) ekwiwalent za urlop otrzymamy, mnożąc ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ten ustala się: 1) odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, 2) dzieląc otrzymany wynik przez 12. Współczynnik urlopowy w 2015 r. wynosi 21,00 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy zgodnie z poniższym wyliczeniem: W 2015 roku jest: 365 dni, 52 niedziele, 9 dni świątecznych oraz 52 wolne soboty, stąd: [365 (52 + 9 + 52)] = 252; 252 : 12 = 21,00. Pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik należy obniżyć stosownie do wymiaru etatu. Dla pracownika zatrudnionego np. na 1/2 etatu współczynnik ten wynosi 10,50 (1/2 21,00), a na 3/4 etatu 15,75 (3/4 21,00). 219