Opis zmian zrealizowanych w Oprogramowaniu do Obsługi Stypendiów (ST) w nowej technologii Oprogramowanie do Obsługi Stypendiów Szkolnych (ST) jest systemem wspierającym pracę użytkowników w realizacji zapisów Ustaw o systemie oświaty z dnia 7 września 1991r., a także Windykacji należności na poziomie Gminy. 14 lutego 2018r.
Sygnity S.A. ma przyjemność zaprezentować Państwu Oprogramowanie do Obsługi Stypendiów (ST) wykonane w nowej technologii. W nowej technologii wykonano zmiany ergonomiczne, poprawiające jakość i komfort pracy w aplikacji ST. Oznacza to poprawę interfejsu użytkownika oraz działania samej aplikacji. Ponadto zrealizowano wiele zmian mających na celu ułatwienie i przyspieszenie obsługi klientów, i w efekcie w trakcie przenoszenia funkcjonalności na nową technologię wprowadzono następujące zmiany w Oprogramowaniu: ujednolicono widok okien w module ST z istniejącymi już oknami i funkcjonalnościami, znanymi z pozostałych modułów aplikacji (SR/FA/SW), np. okno główne, okno wniosku, okno decyzji, porównywanie danych osobowych w systemie z danymi we wniosku; zmieniono dotychczasową ścieżkę rejestracji wniosków rodzaj wniosku wybieramy w oknie Wybór rodzaju wniosku lub poprzez listę rozwijalną dostępną przy przycisku Nowy wniosek ; zastąpiono w oknie wniosku zakładki dotyczące danych poszczególnych osób we wniosku sekcją Osoby we wniosku, w której rejestrujemy informacje o osobach wymienionych we wniosku, tj. wnioskodawcy (osobie ubiegającej się o stypendium), dzieciach, na które wnioskowane jest stypendium i pozostałych członkach rodziny; zmieniono dotychczasowy sposób rejestracji dochodów rodziny, obecnie możliwość wprowadzenia dochodów istnieje jedynie bezpośrednio w danych osoby dodanej do wniosku. Wszystkie dochody, wprowadzone we wnioskach w poprzedniej technologii jako niepowiązane z osobami we wniosku zostaną podpięte jako dochody wnioskodawcy; zastąpiono opcję "czy ST na wszystkie dzieci" funkcjonalnością dostępną w pozostałych modułach korzystających z nowej technologii określeniem rodzaju osoby ("dziecko (wnioskowana pomoc)") podczas dodawania kolejnych osób we wniosku; zastąpiono opcję "czy jedna szkoła" nowym przyciskiem, dostępnym w oknie wniosku "Kopiuj dane szkoły na inne dziecko"; zmieniono dotychczasową ścieżkę automatycznego generowania decyzji zmieniającej w tym celu na liście wszystkich decyzji na zakładce Filtr dodano opcję Pokaż decyzje ST do zmiany, umożliwiającą wyfiltrowanie listy decyzji do decyzji wymagających zmiany; zmieniono sposób generowania planu wypłat w decyzji w zależności od ustawienia parametru SPOSÓB REALIZACJI STYPENDIUM wypłaty nie będą już kumulowane do jednej pozycji, ale będą mieć tę samą datę planowanej wypłaty, która będzie zależna od parametru SPOSÓB REALIZACJI STYPENDIUM MIESIĄC POCZĄTKOWY. Aby nie utrudniać procesu przechodzenia na nową wersję Oprogramowania ST po aktualizacji zostaną zachowane zdefiniowane przez jednostkę szablony wydruków wniosków i decyzji oraz słowniki tekstów do decyzji Podstawy prawne, Uzasadnienia, Dodatkowe informacje, nie mniej jednak mogą one wymagać dostosowania, aby dane na wydrukach były poprawne. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis rejestracji wniosku o przyznanie stypendium z uwzględnieniem najważniejszych zmian funkcjonalnych. Widok głównego okna Oprogramowania do obsługi Stypendiów (ST) w nowej technologii: 2
Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis rejestracji wniosku o przyznanie stypendium z uwzględnieniem najważniejszych zmian funkcjonalnych. Aby zarejestrować wniosek, w głównym oknie systemu wybieramy przycisk Rejestracja i kwalifikacja wniosków. Otworzy się okno "Wnioski - rejestracja i kwalifikacja". W celu dodania nowego wniosku wybieramy ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Wybór rodzaju wniosku". Uwaga! Nowy wniosek możemy dodać bezpośrednio z głównego okna wybierając przycisk (przejdziemy od razu do okna "Wybór rodzaju wniosku") lub rozwijając strzałkę umieszczoną po prawej stronie przycisku, ikony (w oknie "Wnioski - rejestracja i kwalifikacja"). Po wybraniu strzałki określamy rodzaj wniosku i typ beneficjenta. 3
W oknie Wybór rodzaju wniosku wskazujemy Rodzaj wniosku oraz Typ beneficjenta (rodzaj osoby ubiegającej się o stypendium). W polu Okres zasiłkowy podpowiada się bieżący okres zasiłkowy na jaki rejestrowany jest wniosek. Ustawiony w tym polu okres determinuje okresy, które będą brane pod uwagę podczas przyznawania świadczeń przy automatycznym tworzeniu decyzji. Akceptacja wprowadzonych danych spowoduje otwarcie okna Rejestracja wniosku, w którym możemy przystąpić do uzupełniania pozostałych danych wniosku. W sekcji Osoby we wniosku wprowadzamy informacje o osobach wymienionych we wniosku, tj. wnioskodawcy (osobie ubiegającej się o stypendium), dzieciach, na które wnioskowane jest stypendium i pozostałych członkach rodziny. Aby dodać osobę ubiegającą się o stypendium, wybieramy przycisk. 4
Aby dodać do wniosku dziecko, na które osoba wnioskuje o stypendium, należy wybrać przycisk lub rozwijając strzałkę umieszczoną po prawej stronie tego przycisku wybrać rodzaj osoby - dziecko (wnioskowana pomoc). Uwaga! Przycisk Inna osoba jest dostępny dopiero po dodaniu do wniosku wnioskodawcy. Uwaga! Aby ograniczyć ryzyko powstania duplikacji osób w trakcie uzupełniania danych osób we wniosku, należy zweryfikować, czy osoba o takich danych nie została wcześniej zarejestrowana w systemie. Czynność ta jest konieczna do wykonania przy dodawaniu każdej osoby do wniosku w sekcji Osoby we wniosku. Uwaga! Jeżeli przed wykonywaniem sprawdzenia występowania osoby w systemie nie wskażemy konkretnego rodzaju osoby (przy pomocy rozwijanej listy po prawej stronie przycisku Inna osoba), to system w danych tej osoby domyślnie podpowiada jako rodzaj osoby wartość dziecko (wnioskowana pomoc). Podczas edycji danych osoby można zmienić te ustawienie poprzez zmianę wartości w polu Rodzaj osoby. Możliwość edycji rodzaju osoby istnieje dla wszystkich osób dodanych do wniosku za wyjątkiem osoby wnioskującej o stypendium (wnioskodawcy). W każdym przypadku dodawania osób do wniosku otworzy się okno "Dopasowanie osoby". Uwaga! W górnej części okna wyróżniona niebieskim kolorem znajduje się informacja o rodzaju osoby, którą aktualnie dodajemy do wniosku, np. w przypadku dodawania wnioskodawcy prezentowana jest informacja osoba wnioskująca. Na zakładce Dane osobowe wprowadzamy przede wszystkim imię i nazwisko osoby oraz numer PESEL - pola Imię, Nazwisko, PESEL. Po wprowadzeniu poprawnego numeru PESEL system wypełni za nas Datę urodzenia i Płeć Dodatkowo możemy podać Rodzaj i Numer dokumentu tożsamości oraz Stan cywilny. Na zakładce Adres wprowadzamy adres zameldowania, tymczasowy lub pobytu. 5
Uwaga! Dane adresowe innych członków rodziny domyślnie przepisują się z danych osoby ubiegającej się, ale możemy je dowolnie modyfikować. Uwaga! Dane adresowe wnioskodawcy nie są wymagane do uzupełnia, aby móc sprawdzić występowanie osoby w systemie, jednak jeśli wnioskodawca nie był wcześniej zarejestrowany w systemie, to przed wyborem przycisku Rejestruj jako nową osobę, należy uzupełnić jego adres. Aby zweryfikować, czy osoba o podanych danych nie została wcześniej zarejestrowana w systemie należy wybrać przycisk Sprawdź występowanie osoby w systemie. Uwaga! Aby móc sprawdzić występowanie osoby w systemie, należy uzupełnić co najmniej numer PESEL lub numer cudzoziemca lub nazwisko i imię lub datę urodzenia i imię lub numer dokumentu tożsamości. Uwaga! Wprowadzenie numeru PESEL i wybranie klawisza <Enter> spowoduje automatyczne wywołanie sprawdzenia występowania osoby w systemie. Jeżeli w systemie będzie osoba o podanych danych, to jej dane zostaną wyświetlone na liście "Osoby zarejestrowane w systemie". Za pomocą ikony Przeglądaj dane możemy przeglądać szczegółowe dane wyszukanej osoby. Po wybraniu przycisku Wybierz osobę wskazaną na liście osoba, której dane wprowadziliśmy zostanie dodana na listę osób we wniosku. Aby zarejestrować całkiem nową osobę o podanych danych, wybieramy przycisk Rejestruj jako nową osobę. Jeżeli chcemy zrezygnować z dodania osoby do wniosku, wybieramy przycisk Rezygnuj. Po dokonaniu sprawdzenia występowania dodawanej osoby w systemie wskazana osoba pojawi się na liście osób we wniosku. Uwaga! W przypadku, gdy jako dziecko dodamy osobę, która występuje już w systemie, to wszystkie dane tej osoby podpowiedzą się na podstawie danych wprowadzonych w systemie. Jeżeli wprowadzamy we wniosku dziecko, będące nowo zarejestrowaną osobą, to należy uzupełnić pozostałe wymagane dane dziecka, np. informacje dotyczące szkoły, niepełnosprawności. W ten sam sposób rejestrujemy każdego świadczeniobiorcę ucznia, na którego wnioskowana jest pomoc. Aby uzupełnić dane dotyczące szkoły dziecka, zaznaczamy osobę na liście i wybieramy ikonę Modyfikuj. Otworzy się okno "Informacje o dziecku - [imię nazwisko]" zawierające dane wprowadzone podczas rejestracji dziecka w oknie "Dopasowanie osoby". Na zakładce Dane szkoły uzupełniamy informacje na temat szkoły, do jakiej uczęszcza dziecko. W polu Dane szkoły wskazujemy siedzibę szkoły z listy instytucji, która zostanie otwarta po wybraniu ikony. Następnie należy wskazać rodzaj szkoły, do której uczęszcza dziecko. W sekcji Okres nauki podajemy okres trwania nauki, domyślnie będzie ustawiony okres nauki, zawierający się w okresie zasiłkowym, na który rejestrowany jest wniosek. Po uzupełnieniu danych dotyczących szkoły wybieramy ikonę Akceptuj. Uwaga! Jeżeli wszystkie dzieci, na które wnioskowane jest stypendium uczęszczają do tej samej placówki oświatowej, to aby przenieść informacje dotyczące szkoły na pozostałe dzieci należy wskazać ucznia 6
z uzupełnionymi danymi szkoły i wybrać przycisk dostępny poniżej listy osób we wniosku. Wybór przycisku spowoduje nadpisanie danych o szkole w danych pozostałych dzieci, na które wnioskowane jest stypendium. Aby uzupełnić informacje o dochodach uzyskanych oraz ewentualnej utracie dochodu, należy wskazać na liście osób we wniosku członka rodziny, którego dotyczy wprowadzany dochód i za pomocą ikony Modyfikuj uzupełnić dane w oknie "Informacje o osobie - [imię nazwisko]", na zakładce Dochody. Uwaga! Wszystkie dochody, wprowadzone w poprzedniej technologii we wnioskach na zakładce Sytuacja materialna, czyli jako niepowiązane z osobami we wniosku dostępne są w nowej technologii jako dochody wnioskodawcy. Sposób uzupełniania informacji o dochodach osób jest analogiczny jak w starej technologii. W dolnej części okna znajduje się pole Czy uwzględniać osobę podczas liczenia dochodu rodziny. Zaznaczenie pola spowoduje, że dochód osoby będzie wliczony do dochodu całej rodziny. Jeśli pozostawimy pole niezaznaczone, dochód nie będzie uwzględniany do dochodu rodziny. Po uzupełnieniu danych o dochodach wybieramy ikonę Akceptuj. Uwaga! W oknie wniosku, na liście osób we wniosku prezentowane są dochody poszczególnych członków rodziny, jeżeli zaznaczona jest opcja Pokaż dochody. Jeżeli opcja ta jest ustawiona jako Pokaż wnioskowana pomoc, to system dla osoby będącej dzieckiem, na które wnioskowana jest pomoc wyświetli informacje o wnioskowanych stypendiach (zaznaczonych w danych dziecka, na zakładce Forma pomocy materialnej). Po dodaniu wszystkich osób do wniosku i uzupełnieniu danych mających wpływ na prawo do stypendium, w tym dochodów poszczególnych członków rodziny (dane uzupełniane w oknie "Informacje o osobie - [imię nazwisko]", na zakładce Dochody) w sekcji Osoby we wniosku system automatycznie wyliczy uśredniony Roczny dochód rodziny oraz Średni dochód miesięczny rodziny przeliczony na osobę. W obu polach dotyczących dochodu jest podany dochód rodziny. 7
Uwaga! Istnieje możliwość zarejestrowania w systemie wniosku w trybie uproszczonym tj. z minimalnymi danymi. Wymagane dane do zarejestrowania takiego wniosku to: rodzaj wniosku, wnioskodawca (z uzupełnionymi podstawowymi danymi wymaganymi podczas rejestracji osoby w oknie "Dopasowanie osoby", czyli PESEL/Nr cudzoziemca, Obywatelstwo, Imię, Nazwisko, Data urodzenia, Płeć, Stan cywilny oraz dane adresowe). Dodatkowo, jeśli osoba wskazana jako wnioskodawca była uprzednio zarejestrowana jako wnioskodawca tego samego rodzaju wniosku, to informacje o składzie rodziny zostaną przepisane z poprzedniego wniosku. Uwaga! Jeśli użytkownik modyfikuje dane wniosku zarejestrowanego w systemie, w starszej postaci trybu uproszczonego (tj. uzupełniony rodzaj wniosku oraz imię i nazwisko wnioskodawcy), to w pierwszej kolejności zostanie otwarte okno "Dopasowanie osoby" z uzupełnionym imieniem i nazwiskiem wnioskodawcy. W oknie mamy możliwość wyszukania zarejestrowanej w systemie osoby bądź dodania nowej. Jeśli rejestrowany wniosek chcemy od razu zakwalifikować, wybieramy przycisk Kwalifikuj. Po zakwalifikowaniu wniosku wniosek zmieni status na "przekazany do podjęcia decyzji", a przycisk Kwalifikuj zostanie zastąpiony przyciskiem Cofnij Kwalifikuj. Okno wniosku opuszczamy wybierając ikonę Akceptuj. Uwaga! Jeśli wprowadziliśmy nieprawidłowe dane, przy próbie ich zapisu może pojawić się komunikat walidacji. System nie pozwoli nam na zapisanie takich danych. Należy wówczas postąpić zgodnie z poleceniem, zawartym w dolnej części okna i dokonać zmian we wprowadzonych danych. Czerwony "X" przy pozycji oznacza tzw. twardą walidację, czyli dane, które koniecznie będziemy musieli uzupełnić/poprawić, aby móc je zapisać. Żółty wykrzyknik jest tylko ostrzeżeniem. Wskazuje nam dane błędnie wprowadzone, jeśli jednak będziemy je chcieli zapisać w takiej postaci, to system nam na to pozwoli. Po dwukrotnym kliknięciu na dowolną pozycję w komunikacie zostaniemy automatycznie przeniesieni do pola z błędną daną. Uwaga! Podczas zapisywania danych wniosku system sprawdza zgodność danych osobowych, wprowadzonych we wniosku z danymi, wprowadzonymi wcześniej w systemie. Jeśli zostaną znalezione różnice pojawi się komunikat, informujący, że dane osoby wprowadzone we wniosku są niezgodne z aktualnymi danymi zarejestrowanymi w systemie. Po jego zaakceptowaniu pojawi się okno "Porównanie danych osobowych we wniosku z danymi w systemie". 8
W oknie widoczna jest tabela pokazująca szczegółowe różnice między danymi podanymi we wniosku, a danymi wcześniej zarejestrowanymi w systemie. Jeśli aktualnie wprowadzone dane są danymi poprawnymi, należy zaznaczyć pole w kolumnie Czy aktualizować. Za pomocą przycisków Zaznacz wszystko/odznacz wszystko możemy zaznaczyć/odznaczyć wszystkie pozycje w kolumnie Czy aktualizować. Okno opuszczamy wybierając ikonę Akceptuj. Dane, przy których zaznaczono pole Czy aktualizować, zastąpią dane wcześniej wprowadzone w systemie. Zarejestrowany wniosek (pod warunkiem, że wniosek nie został od razu przekazany do decyzji - zakwalifikowany) pojawi się w oknie "Wnioski - rejestracja i kwalifikacja". Zakwalifikowany wniosek nie pojawi się na liście wniosków w oknie "Wnioski - rejestracja i kwalifikacja", aby przeglądnąć jego dane musimy przejść na listę wszystkich wniosków (przycisk Wszystkie wnioski). Zakwalifikowany wniosek zostanie przekazany do procesu decyzyjnego i będziemy mogli na jego podstawie opracować decyzję. 9