Gdańsk, 18.10.2018 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 15253/18092018 Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Elbląska 135, (zwana dalej Zamawiającym) zaprasza do udziału w postępowaniu na Kompleksowe usługi utrzymania czystości w siedzibie Zamawiającego w Warszawie. Wykonawca zostanie wyłoniony w procesie wyboru kontrahenta w trybie otwartym (nieograniczonym) Postępowanie prowadzone jest etapowo: I Etap złożenie Ofert Wstępnych zawierających dokumenty formalne potwierdzające warunki udziału w Zapytaniu Ofertowym, II Etap zaproszenie do odbycia obowiązkowych wizji lokalnych oraz złożenia Oferty przez Wykonawców niepodlegających wykluczeniu (tj. spełniających warunki udziału w Zapytaniu Ofertowym) I. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU I SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ: Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami w toku Zapytania Ofertowego jest Mariusz Szwocher, mariusz.szwocher@grupalotos.pl Informacje będą udzielane w dni robocze, w godzinach 9ºº - 14ºº za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE (dalej Platforma Zakupowa) w terminie wskazanym na Platformie Zakupowej. II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Przedmiotem Zapytania Ofertowego jest Kompleksowa usługa utrzymania czystości w siedzibie Zamawiającego w Warszawie. 2. Zamawiający wymaga, aby osoby wchodzące w skład zespołu dedykowanego do realizacji niniejszego przedmiotu zapytania ofertowego były zatrudnione na Umowę o Pracę. Przez Umowę o Pracę Zamawiający rozumie również świadczenie stosunku pracy na rzecz Wykonawcy w formie działalności gospodarczej, kontraktów menadżerskich itp. Zamawiający nie dopuszcza zatrudnienia na umowę o dzieło i umowę zlecenie. 3. Zamawiający będzie uprawniony do weryfikacji formy zatrudnienia, o której mowa powyżej, a w przypadku ujawnienia braku stosowania Umów o Pracę, do naliczania kar. Strona 1 z 6
Zamawiający będzie również uprawniony do rozwiązania umowy jeżeli Wykonawca narusza jej postanowienia np. poprzez delegowanie do prac osób karanych. 4. Zamawiający wymaga, aby osoby wchodzące w skład powyższego zespołu znały język polski w stopniu umożliwiającym skuteczną i swobodną komunikację. 5. Zamawiający dopuszcza możliwość świadczenia prac przez osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności w stopniu umożliwiającym wykonywanie prac. 6. Wykonawca przed zawarciem umowy, zobowiązany będzie przedłożyć kopię umów o pracę (z wyłączeniem wysokości wynagrodzenia) dla osób wchodzącego w skład dedykowanego zespołu realizującego przedmiot zamówienia. 7. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 8. Przed złożeniem Oferty cenowej (w II etapie Zapytania Ofertowego) Wykonawca zobowiązany jest do odbycia obligatoryjnej wizji lokalnej. III. TERMIN REALIZACJI 1. Umowa w sprawnie niniejszego Przedmiotu Zapytania Ofertowego zawarta zostanie na okres 36 miesięcy z możliwości wypowiedzenia umowy w terminie 3 miesięcy, z zastrzeżeniem pkt. 2. 2. Realizacja Przedmiotu Zapytania Ofertowego rozpocznie się po 3 miesiącach od daty zawarcia Umowy IV. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia wykonywany był przez Wykonawców: a) posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. posiadających doświadczenie w wykonywaniu usługi o charakterze podobnym do niniejszego przedmiotu zamówienia tj. Wykonawców, którzy wykonali lub wykonują w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert Wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu w sposób ciągły przez kolejne 12 miesięcy usług utrzymania czystości w obiektach biurowych, o minimalnej łącznej powierzchni 900 m2 każda. W tym celu Zamawiający wymaga przedłożenia wraz z Ofertą Wstępną wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu oraz powierzchni, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane (np. protokoły zdawczo-odbiorcze zawierające informacje, że usługi zostały wykonane należycie). Wzór wykazu usług stanowi załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego. Strona 2 z 6
b) posiadających ubezpieczenie OC od prowadzonej działalności z sumą ubezpieczenia nie niższą niż 1.000.000 PLN. Na potwierdzenie spełnienia powyższego warunku Wykonawca przedłoży wraz z Ofertę Wstępną kopii opłaconej polisy OC. 2. Niespełnienie ww. warunków udziału w Zapytaniu Ofertowym stanowi podstawę do wykluczenia Wykonawcy i odrzucenia jego Oferty Wstępnej. 3. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników, należy dołączyć do Oferty Wstępnej skan pełnomocnictwa. V. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Kompletna Oferta Wstępna (I etap Zapytania Ofertowego) powinna zawierać: 1) wypełniony i podpisany zgodnie z umocowaniem Formularz Oferty Wstępnej zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania, 2) wykaz usług, o którym mowa w pkt. IV.1 powyżej, 3) kopia opłaconej polisy OC, o której mowa w pkt. IV.1.b) powyżej. 4) pełnomocnictwo do podpisania Oferty Wstępnej, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS, CEIDG); 2. Kompletna Oferta powinna zawierać: 1) wypełniony i podpisany zgodnie z umocowaniem Formularz Ofertowy, 2) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS, CEIDG); 3) inne dokumenty, które zostaną określone w zaproszeniu do złożenia Oferty skierowanemu do Wykonawców, którzy zakwalifikują się do II etapu postępowania. 3. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę Wstępną / Ofertę. 5. Wykonawca może złożyć tylko jedną Ofertę Wstępną / Ofertę na wykonanie przedmiotu Zapytania Ofertowego. 6. Wykonawca składa Ofertę Wstępną / Ofertę na własny koszt i ryzyko tzn. ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty Wstępnej / Oferty. 7. Oferta Wstępna / Oferta oraz załączniki muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy uprawnienie to powinno wynikać z dokumentów załączonych do Oferty Wstępnej / Oferty w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo. 8. Ofertę Wstępną / Ofertę należy złożyć za pomocą Platformy Zakupowej LOGINTRADE, załączając jednocześnie skan kompletnej Oferty Wstępnej / Oferty wraz z załącznikami, o których mowa powyżej. Strona 3 z 6
9. Wszelka korespondencja w ramach niniejszego postępowania prowadzona jest z wykorzystaniem Platformy Zakupowej LOGINTRADE. 10. W przypadku, gdyby Oferta Wstępna / Oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród informacji zawartych w Ofercie Wstępnej / Ofercie lub w dokumentach złożonych wraz z Ofertą Wstępną / Ofertą stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zamawiający sugeruje, aby skany dokumentów stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa zaopatrzyć w przedrostek tajemnica_. W przypadku nie zabezpieczenia przez Wykonawcę w Ofercie Wstępnej / Ofercie informacji zastrzeżonych, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 11. Zamawiający informuje, iż Wykonawcy, którzy zlecą część prac podwykonawcom zobowiązani są do przedłożenia wraz z ofertą dokumentów potwierdzających spełnienie warunków punktu IV przez podwykonawców. VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Minimalny termin związania ofertą wynosi 90 dni od terminu składania Ofert. VII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria: najniższa cena czas reakcji na awarię rotacja pracowników VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania Ofert Wstępnych: 29.10.2018 do godz. 12:00 2. Termin zadawania pytań dot. Ofert Wstępnych: 25.10.2018 do godz. 23:59 3. Termin obligatoryjnych wizji lokalnych: zostanie ustalony w II etapie Zapytania Ofertowego 4. Termin zadawania pytań dot. Ofert: zostanie ustalony w II etapie Zapytania Ofertowego 5. Termin składania Ofert: zostanie ustalony w II Etapie Zapytania Ofertowego IX. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz jego załącznikami i przygotować Ofertę Wstępną / Ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem Oferty Wstępnej / Oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia Oferty Wstępnej / Oferty Wykonawcy bez podania przyczyny. Strona 4 z 6
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego. 5. Zamawiający zastrzega, iż negocjacje, o których mowa w pkt. 4 powyżej mogą przyjąć formę aukcji elektronicznej. 6. Wykonawcy zostaną powiadomieni o dokonanym rozstrzygnięciu. 7. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany będzie dostarczyć na wezwanie Zamawiającego następujące dokumenty niezbędne do jego weryfikacji: a) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE, b) Potwierdzenie posiadania zezwolenia/koncesji lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga jej posiadania, c) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga jego opracowania, d) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące, e) Inne dokumenty niezbędne do weryfikacji Wykonawcy. 8. Wykonawcy, którzy korzystają z podwykonawców zobowiązani będą do przedłożenia na wezwanie Zamawiającego dokumentów, o których mowa w pkt. 7. X. ZAŁĄCZNIKI: Załącznik nr 1 - Formularz Oferty Wstępnej Załącznik nr 2 - Szczegółowy zakres Załącznik nr 3 - Wzór wykazu usług UWAGA! Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Strona 5 z 6
Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur. Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy Wykonawca powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 28.11.2016 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. Strona 6 z 6