BIZNES PLAN CO TO JEST I PO CO JEST NAM POTRZEBNY? Zamiast wstępu kilka uwag na początek 1. Chcąc osiągnąć sukces biznesowy musimy zaplanować nasze działania oraz wyznaczyć sobie cele, które chcemy osiągnąć. 2. Narzędziem służącym do planowania przyszłości dla spółdzielni socjalnej, podobnie jak i innych organizacji i firm, jest biznes plan. 3. Definicja biznes planu: zestaw analiz i programów (obejmujący działalność bieżącą oraz okres od trzech do pięciu lat) zawierających projekcję celów firmy i sposobów ich osiągania na podstawie diagnozy stanu firmy oraz istniejących uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych. 1 4. Dobrze przygotowany biznes plan pozwala na uzyskanie wiedzy o branży w jakiej działamy, rynku oraz konkurencji. Informacje te pozwalają ukierunkować w taki sposób działalność spółdzielni aby osiągnąć sukces i powodzenie poszczególnych przedsięwzięć w przyszłości. 5. Biznes plan powinien być spójny wewnętrznie i zawierać logiczny ciąg rozumowania. 6. Posiada formę opisową. 7. Dla planowanych przedsięwzięć pisze się plany kilkuletnie poświęcając najwięcej uwagi dwunastu najbliższym miesiącom. 8. Założenia będące podstawą biznes planu powinny być stale aktualizowane i udoskonalane. 9. Należy pamiętać że prosty i łatwo zrozumiały biznes plan będzie łatwiej akceptowalny przez odbiorców (zarówno w otoczeniu zewnętrznym jak i wewnątrz spółdzielni) niż plan ogólnikowy. 10. Wzajemnie musicie się motywować do wytężonej pracy i wzrostu zaangażowania w ciągły rozwój spółdzielni socjalnej. 11. Zaangażowani w budowanie biznes planu powinni być wszyscy członkowie spółdzielni socjalnej, nawet jeżeli niektórych osób rola zostanie ograniczona do krytyki, ważne by ta krytyka była konstruktywna i wnosiła coś do ostatecznego kształtu dokumentu. Zawsze pamiętajmy, że praca w spółdzielni jest pracą całego zespołu. Zarówno sukces, jak i porażka jest wszystkich członków spółdzielni i osób w niej zatrudnionych. 12. Trzeba pamiętać, że nie ma uniwersalnych rozwiązań, że to co jest dobre dla innych wcale nie musi być dobre dla nas. 13. Miejcie świadomość, że spółdzielnia socjalna będzie podlegała ciągłym zmianom, że nie ma nic trwałego i że trzeba nadążać za zmianami, a jeszcze lepiej jest jak je się wyprzedza. 1 Patrz: Czermiński A., Czerska M., Nogalski B., Rutka R., Apanowicz J., Zarządzanie organizacjami, Wydawnictwo Dom Organizatora, Toruń 2002, s. 164 1
Struktura biznes planu Krótka prezentacja spółdzielni socjalnej na którą składa się: Cele cele biznesowe które stawia przed sobą spółdzielnia socjalna, cele te powinny oczywiście uwzględniać realizację celów statutowych, zawsze należy pamiętać że w działalności spółdzielni socjalnej nie chodzi o maksymalizację zysków tylko o aktywizację osób zagrożonych wykluczeniem bądź wykluczonych, ale aby spółdzielnia socjalna mogła utrzymać się na rynku musi wypracowywać zysk. Cele powinny być określane zgodnie z koncepcją formułowania celów SMART czyli powinny być: proste, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Przykład: Cel zwiększenie sprzedaży pieczątek w roku 2015 o 30% w stosunku do sprzedaży w roku 2014. Zadania Profil i zakres działania zgodny ze statutem spółdzielni socjalnej Forma własności Produkty/Usługi katalog produktów i usług oferowanych przez spółdzielnię socjalną Opis produktów/usług stosowane technologie do produkcji, koszty produkcji, znaki towarowe, badania i rozwój produktów czy usług, zyski, marże, atrakcyjność w stosunku do produktów i usług oferowanych przez konkurencję; Rynek i działania rynkowe Wielkość rynku Lokalizacja Klienci potrzeby, preferencje, upodobania Konkurencja pozycja konkurencyjna spółdzielni socjalnej, możliwości rozwoju, zyskowność poszczególnych grup produktów czy usług, formy promocji, reklamy, metody sprzedaży, itp. Proces produkcji zdolności produkcyjne, organizacja produkcji, stosowane technologie, potencjał ludzki, majątek produkcyjny, itp. Rys. 1 - Wyszczególnienie etapów budowy biznes planu Zarządzanie i personel - O ile na etapie powstawania spółdzielni socjalnej bardzo trudno jest mówić o kulturze organizacyjnej i stylach zarządzania, które jednak odzwierciedlać się będą np. w reprezentowaniu spółdzielni socjalnej na zewnątrz czy procesie podejmowania decyzji to można skupić się na doświadczeniu i kwalifikacji członków spółdzielni i osób w niej zatrudnionych. 2
Analiza finansowa określenie kondycji finansowej spółdzielni socjalnej na podstawie sprawozdania finansowego, ocena możliwości finansowych i potrzeb, identyfikacja i ocena źródeł finansowania, stosowane wskaźniki finansowe. Czynniki ryzyka związane z działalnością spółdzielni i opłacalność przedsięwzięć analiza zachowań konkurencji, niekorzystne trendy, sytuacja gospodarcza, kryzys finansowy, potencjał siły roboczej, szacowanie wielkości finansowych. Cele i zadania oraz harmonogram realizacji przedsięwzięcia (na etapie tworzenia spółdzielni socjalnej przedsięwzięciem jest jej powstanie oraz rozpoczęcie i utrzymanie działalności na poziomie gwarantującym rozwój) należy dookreślić cele i zadania oraz wskazać niezbędny horyzont czasowy na ich realizację, jak również wskazać osoby odpowiedzialne. Cele mogą zostać osiągnięte a zadania zrealizowane przy odpowiednim ich finansowaniu, dlatego w tym miejscu należy określić niezbędne zasoby finansowe oraz źródła ich pozyskania. Wnioski podsumowanie biznes planu. PAMIĘTAJ! Dobrze sformułowany biznes plan powinien nam odpowiedzieć na następujące pytania: 1. Jakie cele powinna ustalić spółdzielnia socjalna? 2. Jakie działania są potrzebne by spółdzielnia socjalna osiągnęła wyznaczone cele? 3. Kto będzie odpowiedzialny za wykonanie poszczególnych zadań w wyznaczonym czasie? 4. Jakie zasoby spółdzielni socjalnej będą niezbędne do wykonania zadań w odpowiednim czasie? 5. w jaki sposób będą mierzone i oceniane rezultaty? Ważnym elementem biznes planu jest analiza SWOT, która jest stosunkowo prostą analizą. Pamiętać jednak należy, że analiza ta nie dostarcza nam informacji na temat tego jakie należy podjęć decyzje strategiczne aby następował stały rozwój naszej spółdzielni socjalnej. Analiza SWOT (SWOT = strengths mocne strony, weaknesses słabe strony, opportunities szanse i threats zagrożenia) polega na zestawieniu mocnych i słabych stron organizacji oraz dostrzeganych zewnętrznych szans i zagrożeń. 3
Rys. 2 Analiza SWOT Poniżej przedstawiono przykładową analizę SWOT dla spółdzielni socjalnej. Oczywiście przykład nie wyczerpuje całej specyfiki działalności poszczególnych spółdzielni socjalnych, jednak wydaje się że dobrze obrazuje w jaki sposób można dokonywać analizy poszczególnych obszarów działalności prowadzonych przez nas spółdzielni. MOCNE STRONY SŁABE STRONY Zdobywanie doświadczenia przy realizacji zadań Różnorodność zadań pozwala na zatrudnienie osób z różnych grup wykluczenia oraz o różnym stopniu niepełnosprawności [działalność statutowa] Determinacja zarządu oraz pracowników do dokonania zmian i aktywizacji osób wykluczonych Współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie pozyskiwania osób do pracy/realizacji zadań krótkoterminowych Możliwość pozyskiwania dofinansowania z PFRON Wsparcie władz lokalnych Niski poziom utożsamiania się personelu z placówką Lokalizacja budynku nie jest zbyt atrakcyjna brak łatwego dostępu Bardzo duża różnorodność realizowanych zadań Generowanie strat przez część realizowanych zadań brak zasady rentowność 0+ Brak certyfikatów potwierdzających realizację zadań na wysokim poziomie jakości SZANSE ZAGROŻENIA Możliwość dostosowania stanowisk pracy 4
Współpraca z Urzędem Pracy w zakresie pozyskiwania nowych zasobów Poprawiająca się współpraca z organizacjami pozarządowymi Rozwój sektora związanego z ekonomią społeczną Idee społecznej odpowiedzialności biznesu Zbyt duża rotacja pracowników Brak odpowiednich zasobów kadrowych do realizacji zadań Brak możliwości utrzymania stałego poziomu realizowanych zadań Konkurencyjność podmiotów aplikujących o środki zewnętrzne Brak elastyczności w zakresie zatrudnienia Niestabilność systemowych rozwiązań Brak odpowiednio wykwalifikowanej kadry Niski poziom współpracy pomiędzy podmiotami ekonomii społecznej Tabela 1 - Przykładowa Analiza SWOT spółdzielni socjalnej PLAN MARKETINGOWY Plan marketingowy stanowi część biznes planu chociaż często jest traktowany jak osobny dokument. Tworzenie planu marketingowego i jego wdrożenie ma na celu przede wszystkim ograniczenie ryzyka podjęcia niewłaściwych decyzji, podejmowania działań które są skazane na porażkę bądź są obarczone bardzo dużym ryzykiem takiej porażki. Czasami tworzenie planu marketingowego pozwala nam na rozpoznanie zadań, które wymagają ogromnego wysiłku, zaangażowania ludzi i środków a potencjalne korzyści mogą być zdecydowanie za niskie. Plan marketingowy określa konkretne działania jakie muszą być podjęte w ramach spółdzielni socjalnej aby uzyskać zakładany efekt końcowy. Tworząc plan marketingowy należy odnieść się do takich obszarów jak: 1. określenie misji spółdzielni socjalnej czyli po co tak naprawdę spółdzielnia ma powstać (celem samym w sobie nie jest aktywizacja zawodowa osób zagrożonych bądź wykluczonych społecznie); spółdzielnia powinna powstać dlatego że jest zapotrzebowanie na jej produkty czy usługi; 2. analizę bieżącej sytuacji rynkowej w zakresie: o realnego popytu na produkty czy usługi (rozpoznanie potrzeb), które będą oferowane przez spółdzielnię socjalną oraz rozpoznania trendów, mód i preferencji którymi kierują się kupujący (wielkość rynku); o o o produktu konkurencji identyfikacja konkurencji i zakres jej działania, wszystkie dane pozwalające zrozumieć aktualną pozycję konkurentów i ich intencje oraz obrane strategie marketingowe. Pozycja spółdzielni socjalnej na rynku, w stosunku do innych spółdzielni socjalnych, jak i firm i instytucji działających w oparciu o zasady konkurencyjności dystrybucji produktów czy usług (metody sprzedaży) dane o sprzedaży w podziale na typy pośredników, rodzaje bezpośrednich odbiorców, kanały dystrybucji, cenach, opłacalności transakcji 5
3. analizę szans i zagrożeń dla spółdzielni socjalnej, wynikających z działania czynników zewnętrznych (otoczenie zewnętrzne), obejmujących poszczególne produkty czy usługi, rynki zbytu, grupy klientów 4. analizę silnych i słabych stron, wynikających z warunków wewnętrznych spółdzielni socjalnej 5. określenie przedsięwzięć strategicznych spółdzielni socjalnej 6. cele finansowe i marketingowe spółdzielni socjalnej z uwzględnieniem misji i celów statutowych związanych z aktywizacją zawodową osób zagrożonych wykluczeniem bądź wykluczonych społecznie 7. strategię marketingową, pozwalającą zbudować program marketingowy i sprecyzować poglądy na temat dalszego rozwoju spółdzielni socjalnej; różnego rodzaju formy promocji, reklamy 8. program wdrożenia, tj. odpowiedź na pytanie, kiedy i jak spółdzielnia socjalna zrealizuje zapisane w planie zamierzenia 9. analizę finansową czyli przełożenie celów, zadań i zamierzeń marketingowych oraz programu ich wdrożenia na środki finansowe określenie budżetu marketingowego spółdzielni socjalnej 10. opis działań związanych z monitorowaniem realizacji planu marketingowego czyli określenie, jaki typ kontroli i jakie mechanizmy zostaną użyte, aby ocenić stopień realizacji planu i osiągnięcie założonych celów marketingowych. A teraz trochę praktyki: 1) cel: wzrost sprzedaży pieczątek Gdańska Spółdzielnia Socjalna zajmuje się wyrobem pieczątek MODICO, które chociaż nie są tanie w zakupie ale są bardzo dobrej jakości i trwałe. Na pieczątkach jest możliwość umieszczania znaków graficznych, logotypów, zdjęć, itp. Nawet bardzo małe napisy są bardzo wyraźne jeśli chodzi o ich odbicie. Pieczątki mają bardzo ergonomiczne obudowy, w różnych kolorach. Jest również możliwość stosowania różnego rodzaju kolorowych tuszy. Spółdzielnia oceniając rentowność tego zadania i fakt, że nie zawsze może konkurować na rynku tylko i wyłącznie ceną wdrożyła następujące działania marketingowe: obniżyła znacząco ceny pieczątek, tak aby stać się konkurencyjnym w stosunku do innych firm oferujących pieczątki MODICO, chcemy sprzedawać więcej pieczątek niż dotychczas i pozyskiwać stale nowych klientów; zdefiniowała potencjalnych klientów, którymi są duże instytucje i firmy oraz podmioty ekonomii społecznej; oferuje atrakcyjne rabaty cenowe przy zakupie większej liczby pieczątek lub dla stałych klientów; dla podmiotów ekonomii społecznej również są odpowiednie promocje cenowe; na terenie Gdańska jest możliwość dostarczenia pieczątek do zamawiającego bez dodatkowych opłat; oferuje serwis i części eksploatacyjne; zakrojona na szeroką skalę kampania informacyjna poprzez stronę internetową; wysyłanie maili do potencjalnych klientów; kolportaż ulotek; bezpośrednie zachęcanie firm i instytucji do zakupu. Podjęte w ostatnim czasie działania przyczyniają się do wzrostu zainteresowania naszymi pieczątkami i pozyskaniem zupełnie nowych klientów. 6
2) cel: zwiększenie bazy klientów GSS Gdańska Spółdzielnia Socjalna podejmuje następujące działania w celu wypromowania spółdzielni jako profesjonalnego partnera biznesowego działającego nie tylko na rynku ekonomii społecznej i dlatego podejmuje następujące działania: prowadzi akcje promujące spółdzielnię w najbliższym środowisku; zamieszcza ogłoszenia na portalach internetowych; rozdaje ulotki; posiada oficjalną stronę internetową; informacje prasowe; udział w konferencjach; udział w wydarzeniach lokalnych mających na celu integrację społeczności lokalnej; rozsyłanie informacji drogą mailową; dni otwarte spółdzielni. Materiał opracowano na podstawie: 1. Czermiński A., Czerska M., Nogalski B., Rutka R., Apanowicz J., Zarządzanie organizacjami, Wydawnictwo Dom Organizatora, Toruń 2002 2. Griffin Ricky W., Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1998; 3. Swayne L. E., Duncan W. J., Ginter P. M., Zarządzanie strategiczne w ochronie zdrowia, Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o., Warszawa 2012; 7