Instrukcja Stanowiskowa Cel Celem procesu jest wystawienie w systemie FICA formularzy PIT8C dla studenta. Wymagania wstępne Brak Kod transakcji Transakcja FPO4 PIQST00 PIQSTM FPE2 ZPIT8C_STUD Opis Zestawienie pozycji Akta studenta Opracowanie danych podstawowych studentów Zmiana dokumentu PIT 8C student Wskazówki Proces składa się z dwóch faz: 1. Przygotowanie danych, na bazie których system FICA wygeneruje prawidłowe i kompletne formularze PIT8C 2. Wydruk formularzy PIT8C Strona 1
Procedura Przygotowanie danych Przygotowanie danych w systemie FICA w celu wydrukowania prawidłowych i kompletnych formularzy PIT8C dla studentów obejmuje: I. Uzupełnienie zgodnie z deklaracją studenta danych Urzędu Skarbowego dla danego studenta, danych adresu zamieszkania lub wprowadzenie w jego miejsca innego, jeżeli zadeklarowany przez studenta do celów PIT8C różni się od adresu zameldowania, II. Zweryfikowanie dokumentów korekt w systemie FICA pod kątem poprawności wprowadzenia na nich znacznika PIT8C. I. Uzupełnienie danych Urzędu Skarbowego oraz ewentualnie adresu zamieszkania studenta 1. W transakcji PIQST00 wprowadź numer 9 wybranego studenta i kliknij ikonę opracowanie danych podstawowych. 2. Po wyświetleniu danych podstawowych studenta kliknij na ikonę i przejdź na zakładkę Urzędy Skarbowe. Strona 2
3. W zakładce Urzędy Skarbowe kliknij ikonę w celu uaktywnienia pól do wprowadzania lub zmiany danych. 4. Wprowadź dane Urzędu Skarbowego zgodnie z deklaracją studenta. Ze słownika wybierz właściwy urząd skarbowy Strona 3
W polu pojawi się kod wybranego urzędu skarbowego. W sekcji poniżej - Adres studenta na PIT - zweryfikuj poprawność adresu, który się podpowiada. Jeśli powinien być inny, wprowadź właściwy adres studenta. Jeśli pola są puste oznacza to, że adres studenta w systemie USOS jest niepełny lub błędnie wprowadzony i należy go w tym miejscu uzupełnić. UWAGA: przy polach Klucz kraju, Kod województwa, Kod powiatu, Klucz gminy wybierz odpowiednie wartości ze słowników. Obok przykład jednego ze słowników: Strona 4
5. Wprowadzone zmiany zatwierdź ikoną u góry ekranu Po zapisaniu wprowadzonych danych na dole ekranu pojawi się komunikat II. Weryfikacja dokumentów korekt w systemie FICA pod kątem wprowadzenia na nich znacznika PIT8C. W procesie weryfikacji dokumentów korekt w systemie FICA pod kątem wprowadzenia na nich znacznika PIT8C, najpierw wygeneruj w transakcji FPO4 (Zestawienie pozycji) raport wszystkich wystawionych korekt w danym okresie w danej jednostce lub w danym okresie dla określonej listy studentów. W raporcie znajduje się kolumna PIT-8C. Znak X przy danym dokumencie korekty świadczy, że znacznik PIT8C przy wystawianiu korekty został wypełniony. Po ustaleniu listy dokumentów korekt do poprawy, w transakcji FPE2 (Zmiana dokumentu) wprowadzisz znacznik PIT8C na dokumentach, w których go zabrakło lub wykasujesz, jeżeli został błędnie wprowadzony. 1. W transakcji FPO4 kliknij ikonę (odczyt wariantu), wykasuj swoje dane, jakie system podpowiada w polu Utworzone przez, zatwierdź ikoną. Strona 5
2. Otrzymasz listę raportów. Wybierz wariant raportu 07_KOR_WSZYST -> Korekty wszystkie. Strona 6
3. Po wybraniu wariantu raportu wprowadź jego parametry. Nazwa pola Data księgowania Partner handlowy Dział gospodarczy Opis Wstaw zakres dat księgowania, z jakiego analizujesz wystawione korekty. Przykładowo: chcesz wygenerować formularze PIT8C za rok 2013, więc analizujesz poprawność korekt zaksięgowanych pomiędzy 01.01.2013 a 31.12.2013. Wstaw numery 9 swoich studentów, jeśli chcesz analizować korekty tylko swoich studentów. Listę numerów 9 wygenerujesz z systemu USOS. W przypadku analizowania korekt dla wszystkich studentów danej jednostki pole Partner handlowy należy pominąć i przejść do pola Dział gospodarczy Wstaw czterocyfrowy kod SAP swojej jednostki. Jeśli go nie pamiętasz, sięgnij do słownika ukrytego pod ikoną Strona 7
4. Zatwierdź wpisane parametry raportu ikoną. Otrzymasz zestawienie - możesz w nim przeglądać dane dokumentów korekt. Raport możesz także wykesportować do MS Excel i tam analizować dane. Raport zawiera między innymi: Numer 9 studenta Imię i nazwisko studenta Numer dokumentu korekty Rodzaj dokumentu korekty symbol US oznacza korektę zaimportowaną do SAP FICA z systemu USOS, pozostałe - NS lub PK - są korektami wystawionymi w systemie SAP FICA Kwotę i walutę korekty Dane osoby, która wystawiła korektę -> kolumna Utworzono dla korekt wystawionych w systemie FICA, kolumna Użytkownik USOS dla korekt zaimportowanych z systemu USOS Kod jednostki, w której wystawiono korektę -> kolumna DG Kod programu studiów, w ramach którego wystawiono korektę -> kolumna Referencja dodatkowa Znacznik PIT8C to kolumna PIT-8C. Znak X przy danym dokumencie korekty świadczy, że znacznik PIT8C przy wystawianiu korekty został wypełniony. Zweryfikuj czy faktycznie powinien na nim być i zidentyfikuj dokumenty korekt, w których go zabrakło. W celu wyeksportowania raportu do MS Excel ustaw kursor na raporcie, kliknij prawy klawisz myszy a następnie: Arkusz kalkulacyjny->wybór ze wszystkich dostępnych formatów->08 Excel (w dotychczasowym formacie XXL). W przypadku problemów skontaktuj się z Sekcją Wdrożenia Systemu Zintegrowanego UJ. Strona 8
5. Po ustaleniu listy dokumentów korekt do poprawy przejdź do transakcji FPE2 Zmiana dokumentu. W polu Numer dokumentu wprowadź numer korekty do poprawy i kliknij wyrażenie Pierwsza pozycja. 6. Przejdź na zakładkę Dane klienta. W polu PIT-8c wprowadź znak X lub go wykasuj. Wprowadzanie znaku X lub jego kasowanie musisz przeprowadzić dla każdej pozycji dokumentu. Przeglądanie pozycji dokumentu odbywa się w sekcji Nawigacja pod ikonami Strona 9
7. Ikoną u góry formatki zatwierdź wprowadzone zmiany na zakładce Dane klienta w każdej pozycji dokumentu korekty. Po zapisaniu zmian na dole ekranu pojawi się komunikat Strona 10
Wydruk formularzy PIT8C Po przygotowaniu danych potrzebnych do prawidłowego wypełnienia formularzy PIT8C ich wygenerowanie odbywa się w transakcji ZPIT8C_STUD o nazwie PIT 8c student. Formularze możesz wystawiać dla pojedynczego studenta, dla wybranej grupy studentów lub dla studentów w danej jednostce lub wydziale. Przed wydrukiem formularzy istnieje możliwość ich przejrzenia na ekranie komputera, czy dane, jakie zostały wprowadzone są poprawne. Jeżeli wkradł się błąd, możesz go skorygować i powtórnie podglądnąć formularz tylko dla tego studenta. System sumuje kwoty korekt dla osób, którym w danej jednostce/wydziale, w okresie za który tworzymy formularze PIT8C, zostało wystawionych kilka korekt z tytułu zwolnienia z opłaty za studia. 1. W transakcji ZPIT8C_STUD (PIT 8c student) wprowadź dane według poniższych wskazówek. Nazwa pola Nr studenta Jednostka gospodarcza Rok Dział gospodarczy Opis Wstaw numery 9 swoich studentów, jeśli tylko dla nich chcesz generować formularze PIT8C. Listę numerów 9 pozyskasz z systemu USOS. Możesz też wykorzystać listę, która została przez Ciebie stworzona na etapie przygotowywania danych lub wykonać raport w transakcji FPO4 w wariancie 07_KOREKTY Korekty PIT8C. W przypadku generowania formularzy PIT8C dla wszystkich studentów danej jednostki pole Partner handlowy należy pominąć i przejść do pola Dział gospodarczy UJKR dla Uniwersytetu Jagiellońskiego, UJCM dla Collegium Medicum Rok, za który tworzymy formularze PIT8C Wstaw czterocyfrowy kod SAP swojej jednostki np. 1301, 4200. Jeśli chcesz wygenerować formularze dla studentów całego wydziału wpisz zakres kodów wszystkich jednostek w danym wydziale np. Podgląd wydruku Zaznacz ten check-box, jeżeli przed wydrukiem chcesz przejrzeć Strona 11
Nazwa pola Nowe zadanie w kolejce wydruku Korekta Opis formularze PIT8C na ekranie komputera Zaznacz ten check-box, jeżeli od razu chcesz wydrukować formularze PIT8C bez wcześniejszego przejrzenia ich na ekranie komputera Zaznacz ten check-box w przypadku generowania korekty do wcześniej wydanego formularza PIT8C, który został przekazany do Urzędu Skarbowego. Odznaczenie check-boxu Korekta powoduje, że na formularzu PIT8C w sekcji A punkcie 6 -Cel złożenia formularza- system wypełni znakiem X kwadrat nr2 korekta informacji zamiast kwadratu nr1 złożenie informacji. 2. Po wprowadzeniu parametrów, według których system ma generować formularze PIT8C kliknij ikonę a następnie na formatce Drukowanie ikonę. Strona 12
3. Na ekranie otrzymasz podgląd wydruków formularzy PIT8C, które możesz sprawdzać pod kątem poprawności danych klikając ikony. Strona 13
4. Jeśli formularze są poprawne możesz zacząć ich drukowanie klikając ikonę na górze formatki Podgląd wydruku dla locl Strona.. Po kliknięciu ikony drukarki na dole ekranu pojawi się komunikat Następnie należy przejść do SPOOLa (menu System-> Własne zlecenia spoola) i wydrukować formularze.. Instrukcja obsługi Spoola znajduje się na portalu SAPIENS https://www.sapiens.uj.edu.pl/sap_instrukcja_356_obsluga_spoola Strona 14