Dotyczy projektu: Zwiększanie konkurencyjności przedsiębiorstw branży mlecznej poprzez działania proekologiczne (UDA-POKL.02.01.01-00-244/13) współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL) Priorytet II, Działanie 2.1, Poddziałanie 2.1.1, Konkurs Zielone Światło. Zapytanie ofertowe nr 4 /2014 Białystok, 25.02.2014 r. Zapytanie ofertowe W związku z realizacją projektu pt. Zwiększanie konkurencyjności przedsiębiorstw branży mlecznej poprzez działania proekologiczne (UDA-POKL.02.01.01-00-244/13) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, zapraszam do składania ofert na: 1. przeprowadzenie analizy potrzeb szkoleniowych i doradztwa w 30 przedsiębiorstwach z branży mleczarskiej (kod CPV: 79300000-7), 2. opracowanie materiałów merytorycznych na potrzeby szkoleń z zakresu wdrażania rozwiązań proekologicznych w w/w przedsiębiorstwach (kod CPV: 80521000-2, 80540000-1), 3. przeprowadzenie cyklu szkoleń z zakresu wdrażania rozwiązań proekologicznych w w/w przedsiębiorstwach, na tematy wyznaczone w analizie potrzeb proekologicznych (kod CPV: 80540000-1, 80500000-9). Projekt Zwiększanie konkurencyjności przedsiębiorstw branży mlecznej poprzez działania proekologiczne jest realizowany na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) Priorytet II, Działanie 2.1, Poddziałanie 2.1.1, Konkurs Zielone Światło i jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. Termin obowiązywania zapytania: 25.02.2014r. 11.03.2014r. I. Zamawiający First Communications Sp. z o. o. Sp. K. z siedzibą przy ul. Mickiewicza 7/23; 15-213 Białystok, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy, w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000406564, NIP 542-32-23-201. II. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem postępowania jest usługa polegająca na:
1. przeprowadzeniu analizy potrzeb szkoleniowych i doradztwa dla 30 przedsiębiorstw z branży mleczarskiej w zakresie rozwiązań proekologicznych; 2. opracowaniu materiałów merytorycznych na potrzeby szkoleń z zakresu wdrażania rozwiązań proekologicznych w w/w przedsiębiorstwach; 3. przeprowadzeniu cyklu szkoleń z zakresu wdrażania rozwiązań proekologicznych w w/w przedsiębiorstwach. Przebieg procesu: 1. Zamawiający określił następujące warunki realizacji usługi polegającej na przeprowadzeniu analizy potrzeb szkoleniowych i doradztwa dla 30 przedsiębiorstw z branży mleczarskiej w zakresie rozwiązań proekologicznych. Usługa obejmuje: a. opracowanie narzędzi do analizy/doradztwa (formularz ankiety, scenariusz rozmowy); b. opracowanie formularza karty doradztwa dla każdego przedsiębiorstwa (łącznie 30 szt.) w oparciu o zidentyfikowane obszary, w których należy przeprowadzić działania proekologiczne; c. w zakresie realizacji usługi analizy/doradztwa Zleceniobiorca zobligowany jest do zapewnienia doradcy, który będzie posiadać następujące kwalifikacje: wykształcenie z zakresu ochrony środowiska (kierunkowe lub pokrewne) oraz min. 3 lata doświadczenia zawodowego; d. opracowanie formularza karty potrzeb szkoleniowych dla 30 przedsiębiorstw; e. przeprowadzenie 450 ankiet mających na celu określenie luk kompetencyjnych i tematyki szkoleń dla 450 osób zatrudnionych w 30 przedsiębiorstwach. 2. Zamawiający określił następujące warunki realizacji usługi polegającej na opracowaniu materiałów merytorycznych na potrzeby realizacji szkoleń. Zakresy tematyczne materiałów merytorycznych na potrzeby realizacji szkoleń zostaną szczegółowo sprecyzowane na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych. Usługa obejmuje: a. opracowanie materiałów na potrzeby realizacji cyklu szkoleń, w następujących zakresach tematycznych, tj.: - zarządzania środowiskowego w przedsiębiorstwie; - rozwiązań ekologicznych i korzyści wynikających z ich stosowania; - zastosowania technologii przyjaznych środowisku; - zastosowania odnawialnych źródeł energii (OZE); - audytu energetycznego; - audytu ekologicznego.
3. Zamawiający określił następujące warunki realizacji usługi polegającej na przeprowadzeniu cyklu szkoleń z zakresu wdrażania rozwiązań proekologicznych w w/w przedsiębiorstwach, w tematach wyznaczonych przez analizę potrzeb proekologicznych. Usługa obejmuje: a. przeprowadzenie 90 dwudniowych szkoleń (16 godzin); b. uczestnikami szkoleń będą pracownicy przedsiębiorstw uczestniczących w projekcie; c. uczestnicy szkoleń zostaną każdorazowo wskazani przez Kadrę zarządzającą Projektem; d. grupy szkoleniowe będą liczyć średnio 15 osób; e. szkolenia będą realizowane w Białystoku; f. miesięczny harmonogram realizacji szkoleń ustalany będzie w porozumieniu z Kadrą zarządzającą Projektem z dwutygodniowym wyprzedzeniem; g. w zakresie realizacji usługi Zleceniobiorca zobligowany jest do zapewnienia na każde szkolenie trenera/trenerki, który będzie posiadać odpowiednie kwalifikacje w zakresie prowadzonego szkolenia (min 80 godzin szkoleniowych z tematyki pokrewnej tematom szkoleniowym w ciągu ostatnich 3 lat, doświadczenie trenera/trenerki weryfikowane będzie na podstawie CV); h. szkolenia prowadzone będą zgodnie z harmonogramem opracowanym przez Zamawiającego (roboczy program szkolenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego postępowania). III. Okres współpracy Analiza potrzeb proekologicznych i doradztwo dla 30 przedsiębiorstw oraz doradztwo i opracowanie planów wdrażania rozwiązań proekologicznych będą realizowane w okresie marzec 2014 czerwiec 2014. Zamawiający będzie ustalał z Wykonawcą konkretne terminy działań w trakcie realizacji projektu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany okresu realizacji działań w porozumieniu z Wykonawcą. IV. Wymagania dotyczące Oferentów W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy: a. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia, c. posiadają niezbędny potencjał techniczny do wykonania zamówienia, d. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, e. prowadzą działalność gospodarczą nie krócej niż 12 miesięcy licząc od dnia otrzymania niniejszego zapytania ofertowego,
f. dysponują potencjałem osobowym odpowiednim do wykonywania przedmiotowego zamówienia, w tym dysponują: a) doradcą posiadającym wykształcenie z zakresu ochrony środowiska (kierunkowe lub pokrewne) oraz min. 3 lata doświadczenie zawodowe, b) trenerem/trenerkami posiadającymi doświadczenie w prowadzeniu szkoleń (min. 80 godzin szkoleniowych w okresie ostatnich trzech lat) z zakresu: - zarządzania środowiskowego w przedsiębiorstwie; - rozwiązań ekologicznych i korzyści wynikających z ich stosowania; - zastosowanie technologii przyjaznych środowisku; - zastosowania odnawialnych źródeł energii (OZE); - audytu energetycznego; - audytu ekologicznego. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów, na zasadzie spełnia nie spełnia. V. Części zamówienia. Oferty wariantowe Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych, tj. dotyczących poszczególnych części przedmiotu postępowania. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. VI. Wymagane dokumenty Oferent jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą (na wzorze zawartym w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania następujących dokumentów: a) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. b) Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych. VII. Osoba do kontaktu Dodatkowych informacji udziela Agnieszka Maliszewska- Kierownik Projektu, tel. 85 743 68 56 e-mail: fc@firstcommunications.pl VIII. Sposób składania ofert
1. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1. 2. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zostać w pełni uzupełniona. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 4. Ofertę złożoną po terminie Zamawiający zwróci bez otwierania. 5. Oferent wyceni zawarte w formularzu ofertowym usługi objęte niniejszym postępowaniem, tj. a) przeprowadzeniu analizy potrzeb szkoleniowych i doradztwa dla 30 przedsiębiorstw z branży mleczarskiej w zakresie rozwiązań proekologicznych, b) opracowanie materiałów merytorycznych na potrzeby szkoleń z zakresu wdrażania rozwiązań proekologicznych w w/w przedsiębiorstwach, c) przeprowadzenie cyklu szkoleń z zakresu wdrażania rozwiązań proekologicznych w w/w przedsiębiorstwach, podając oferowaną kwotę netto oraz kwotę brutto każdej z w/ w pozycji. 6. Wszelkie cła, podatki i inne należności zostaną uwzględnione przez Oferenta w kwocie oferty. 7. Oferent poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN). 8. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, a każda strona ponumerowana u dołu strony i zaparafowana lub podpisana przez osobę (osoby) umocowaną(e) do złożenia podpisu w imieniu Oferenta. 9. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. IX. Termin związania ofertą 1. Złożona oferta powinna zawierać 30-dniowy (trzydziestodniowy) termin związania ofertą. 2. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. 3. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. X. Składanie ofert Oferty należy składać: drogą pocztową, osobiście, mailem (skan podpisanej oferty wraz z wymaganymi załącznikami). W przypadku składania ofert drogą pocztową lub osobiście, oferta powinna zostać umieszczona w kopercie z wyraźnym oznaczeniem jako OFERTA. Oferta powinna być oznaczona w następujący sposób: Zamawiający:
First Communications Sp. z o.o. Sp. k., ul. Mickiewicza 7/23, 15-213 Białystok Przedmiot postępowania: Zwiększanie konkurencyjności przedsiębiorstw branży mlecznej poprzez działania proekologiczne analiza i szkolenia Na kopercie należy podać nazwę i adres Oferenta, co w przypadku ofert złożonych osobiście lub za pośrednictwem poczty, umożliwi zwrot nienaruszonej oferty w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofanie. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zagubienie lub otwarcie oferty w przypadku nieoznakowania lub nieopieczętowania oferty zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego. XI. Termin, miejsce złożenia i otwarcie ofert 1. W przypadku składania ofert drogą pocztową lub osobiście, oferty oznaczone zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego muszą być dostarczone na adres: First Communications Sp. z o.o. Sp. k., ul. Mickiewicza 7/23, 15-213 Białystok, do dnia 11.03.2014 r., do godziny 15.00. 2. Oferty przesyłane mailem muszą być wysłane na adres: fc@firstcommunications.pl do dnia 11.03.2014 r. do godziny 15.00 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu ich złożenia. XII. Ocena i wybór najkorzystniejszej oferty 1. Ocena ofert ma charakter niejawny. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności z niniejszym zapytaniem ofertowym. 2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, Oferent nie zgodził się na poprawienie przez Zamawiający oczywistej omyłki pisarskiej w treści oferty, Oferent nie wyraził zgody na przedłużenie okresu związania ofertą na zasadach określonych w pkt. VIII. niniejszego zapytania ofertowego, 3. Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. 4. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty. 5. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 1 dnia od dnia zawiadomienia
Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Oferentem, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena podana przez Oferenta przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie Projektu na usługę objętą niniejszym postępowaniem. W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Oferentowi, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oraz do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta została uznana za kolejną najkorzystniejszą. XIII. KRYTERIA OCENY OFERT Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane zostaną następujące kryteria: K1 Cena = 60 pkt C=(Cn/Co)*60 gdzie Cn cena netto oferty najkorzystniejszej Co cena netto oferty rozpatrywanej K2 Referencje = 40 pkt dołączenie 1 do 3 referencji (potwierdzenie należytego wykonania szkoleń) 10 pkt dołączenie 4 do 7 referencji (potwierdzenie należytego wykonania szkoleń) 20 pkt dołączenie 8 do 10 referencji (potwierdzenie należytego wykonania szkoleń) 30 pkt dołączenie powyżej 10 referencji (potwierdzenie należytego wykonania szkoleń) 40 pkt Najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 100 pkt. XIV. Wynik 1. Za najkorzystniejsze oferty uznane zostaną oferty zawierające najwyższą liczbę punktów. 2. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. 3. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
4. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania Umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. XV. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty Informację o dokonaniu wyboru Zamawiający prześle do wszystkich oferentów mailowo oraz zamieści ją na stronie www Zamawiającego. XVI. ZAWARCIE UMOWY Szczegółowe warunki wykonywania zamówienia zostaną doprecyzowane poprzez zawarcie umowy z Oferentem. Oferent stawi się i podpisze Umowę w wyznaczonym miejscu i terminie. XVII. ISTOTNE ZAPISY UMOWY W związku z dofinansowaniem realizacji zamówienia przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wykonawca zobowiąże się do przechowywania i udostępnienia dokumentacji związanej z niniejszym zamówieniem do 31 grudnia 2020 roku. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności, tj. m.in. w przypadku kiedy Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości odstąpi od realizacji Projektu z Zleceniodawcą, Zleceniodawca może odstąpić od umowy w terminie 10 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Zleceniobiorca może żądać wynagrodzenia należnego mu tylko z tytułu faktycznie wykonanych usług. Zleceniobiorca przyjmuje do wiadomości, iż w trakcie przeprowadzanych przez Zleceniodawcę szkoleń, ich uczestnicy po przeprowadzeniu szkolenia będą wypełniać ankietę, której treść dotyczy min. oceny organizacji szkolenia. Ankieta będzie zawierała pozycje takie jak: Czy trener/trenerka wykazał/ła się odpowiednią znajomością tematyki szkolenia? Płatność za realizację usługi: przelewem do 14 dni po zrealizowaniu poszczególnych etapów usługi i otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury wraz z dokumentami potwierdzającymi realizacje działania. Nie przewiduje się płatności zaliczkowych. XVIII. Informacje na temat zakresu wykluczenia w zapytaniu ofertowym First Communications Sp. z o.o. Sp. K. nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między lub First Communications Sp. z o.o. Sp. K. osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań
w imieniu First Communications Sp. z o.o. Sp. K. lub osobami wykonującymi w imieniu First Communications Sp. z o.o. Sp. K. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) Pozostawieniu w związku małżeńskim, w stosunki pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. XIX. Dodatkowe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do dokumentacji postępowania (zapytania ofertowego wraz z załącznikami). O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na stronie internetowej. 2. Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia Postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia Postępowania bez podawania przyczyn. 3. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń.