System Zarządzania Forte moduł Intranet

System Zarządzania Forte moduł Intranet Podręcznik użytkownika Wersja 2010

Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa lipiec 2009 Symbol dokumentu MXHRKV2010P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

Spis treści Spis treści I Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu... 0-1 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 0-1 Korzystanie z pomocy kontekstowej... 0-1 Pomoc techniczna... 0-2 Zastrzeżenia... 0-2 Aktualne informacje... 0-2 Praca z modułem Intranet 1-1 Przygotowanie modułu do pracy... 1-2 Uprawnienia... 1-2 Foldery... 1-3 Obieg informacji... 1-4 Dodaj news... 1-4 News... 1-7 Mapa Intranetu... 1-7 Edytuj news... 1-8 Powiadomienia... 1-10 Powiadomienia e-mail... 1-10 Powiadomienia SMS... 1-11 Firma... 1-12 Książka telefoniczna... 1-13 Szybkie wyszukiwanie... 1-13 Wyszukiwanie zaawansowane... 1-14 Korzystanie z zewnętrznych książek telefonicznych PKT, PF, TPSA... 1-15 Schematy organizacyjne... 1-15 Schemat organizacyjny... 1-15 Schemat zależności... 1-16 Podręcznik... 1-17 Użytkownika... 1-17

II Podręcznik użytkownika Forte Intranet MXHRKV2010P0001

Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Intranet jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf oraz pliki pomocy kontekstowej. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Acrobat Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/. Korzystanie z pomocy kontekstowej Moduł posiada typową dla większości aplikacji Windows dodatkową instrukcję obsługi nazywaną pomocą kontekstową. Wywoływana jest przez naciśnięcie klawisza F1. Pomoc przypomina trochę suflera, który podpowiada potrzebną akurat kwestię. Użyciu klawiszy Shift+F1, powoduje zmianę kształtu kursora na. Kliknięcie takim kursorem na dowolnym elemencie okna programu otwiera pomoc kontekstową w miejscu dotyczącym tego elementu. W modułach Systemu Forte została dodatkowo zastosowana pomoc kontekstowa opisująca dostarczone z modułem raporty i język, w którym zostały napisane. Pomoc ta jest dostępna w oknach związanych z tworzeniem i wykonywaniem raportów po wybraniu klawiszy Ctrl+F1.

0 2 Podręcznik użytkownika Forte Intranet Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Zastrzeżenia Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika. Jest on otwierany poleceniem Podręcznik użytkownika z menu Podręczniki modułu. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje, jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet Moduł Intranet, będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte, wspomaga proces obiegu informacji w firmie poprzez: 1. Dostęp do informacji publikowanych przez firmę Łatwa publikacja informacji, podział informacji na kategorie. Ograniczanie widoczności informacji, poprzez nadawanie praw do nich zapewnienie bezpieczeństwa publikowanych informacji. Ramy czasowe publikowania informacji wyświetlanie z datą przyszłą, automatyczne zaniechanie publikacji informacji przeterminowanych. Łatwe wysyłanie powiadomień do grup pracowników poprzez e-mail i sms. Zcentralizowanie zarządzanie informacjami kierowanymi do pracowników firmy. 2. Informacje o strukturze firmy Dynamicznie tworzona struktura firmy dowolna głębokość drzewa komórek organizacyjnych. Możliwość definiowania wielu stanowisk pracy dla jednego pracownika przypisanie do każdego z nich osobnych informacji teleadresowych. Informacje o przełożonych i podwładnych. Publikacja zdjęć pracowników zwiększenie rozpoznawalności pracowników w dużych organizacjach. 3. Dostęp do danych teleadresowych pracowników firmy Informacje o miejscu pracy pracownika adres, budynek, pomieszczenie. Dostęp do numerów telefonów użytkowanych przez pracownika, a także do adresów e- mail. Zmniejszenie kosztów połączeń telefonicznych poprzez formatkę, z której można wysyłać SMS-y do pracowników firmy posiadających służbowe telefony komórkowe. Szybkie wyszukiwanie danych pracownika w książce telefonicznej. Dostęp do zewnętrznych książek telefonicznych Panorama Firm, Polskie Książki Telefoniczne, Telekomunikacja Polska.

1 2 Podręcznik użytkownika Forte Intranet Funkcjonalności obsługujące moduł znajdują się w menu głównym w grupie Informacje. Rys. 1-1 Moduł Forte Intranet menu główne. Przygotowanie modułu do pracy Uprawnienia Każda firma posiada swoją politykę informacyjną. Moduł Forte Intranet pozwala dostosować funkcjonalności do indywidualnych potrzeb danej firmy, m.in. do polityki umieszczania informacji. Informacje na stronę z wiadomościami mogą wprowadzać wyłącznie osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. Aby nadać uprawnienia do wprowadzania informacji na stronę News wybieramy: Administracja/System/Funkcje modułu Intranet. W kolumnie użytkownicy w panelach: - Osoby dodające newsy - Osoby wysyłające powiadomienia e-mail - osoby wysyłające SMS-y - Osoby wysyłające grupowe powiadomienia SMS należy wskazać osoby uprawnione do powyższych czynności, a następnie nacisnąć przycisk Nadaj uprawnienia. Nazwiska wskazanych osób pojawia się w odpowiednich kolumnach po prawej stronie okna: - dodający i wysyłający. W celu nadania kolejnej osobie uprawnień do danej czynności należy powtórzyć powyższą operację. Wszystkie wybrane osoby będą posiadały uprawnienia do odpowiednich działań. W celu odebrania pracownikowi uprawnień należy wskazać jego nazwisko w kolumnie dodający newsy i nacisnąć przycisk Usuń uprawnienia. MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 3 Foldery Rys. 1-2 Formularz uprawnień Wygodną metodą publikacji newsów w programie jest umieszczenie ich w folderach tematycznych, których nazwa pojawi się w wybranych kolumnach na stronie news-ów. Aby umieszczenie informacji w folderze było możliwe, należy uprzednio zdefiniować folder. UWAGA Zalecane jest ustalenie nazw folderów wiadomości w fazie wdrażania programu, ponieważ ich nazwy pojawią się następnie w wybranych kolumnach. Aby zdefiniować folder do przechowywania informacji należy wybrać polecenie Administracja/System/Foldery. Rys. 1-3 Okno definiowania folderów wiadomości.

1 4 Podręcznik użytkownika Forte Intranet W oknie Dane folderu wiadomości w pole nazwa wprowadzamy nazwę folderu, która pojawi się później w oknie News. W polu kolumna po kliknięciu przycisku trzeba wybrać kolumnę, w której nazwa folderu ma się pojawić, można również kliknąć nazwę kolumny na drzewku folderów wiadomości. Operację kończymy kliknięciem przycisku Wstaw nowy folder, a na drzewku poniżej pojawi się nazwa nowego folderu. Rys. 1-4 Okno Dane folderu wiadomości po wprowadzeniu nazw folderów. Zarządzanie danymi folderów W oknie Dane folderu wiadomości można również wprowadzać zmiany nazw folderów oraz usuwać wybrane foldery. Aby zmienić nazwę folderu należy kliknąć w jego nazwę na drzewku. W polu nazwa pojawi się nazwa wybranego katalogu, a w oknie pojawią się nowe przyciski: Wyczyść formularz wybranie tego przycisku powoduje wyczyszczenia pola nazwa, możemy wprowadzić inną nazwę folderu. Zapisz zmiany wybranie tego przycisku powoduje zapisanie zmian dokonanych w polach formularza. Zmiany pojawiają się na drzewku folderów. Usuń wybranie tego przycisku powoduje usunięcie folderu z drzewka, o ile w folderze nie ma żadnych wiadomości. Obieg informacji Dodaj news Treści do opublikowania dodaje się w oknie Informacje/Dodaj news, gdzie użytkownik decyduje, w którym miejscu okna startowego mają pojawić się informacje, a także określa ramy czasowe, w jakich informacja ma się znajdować na stronie. To samo polecenie można wybrać z mapy Intranetu. W oknie Wstaw nową wiadomość dla użytkowników Intranetu w polu kolumna możemy wybrać z rozwijanej listy miejsce publikacji: lewa, środkowa i prawa wybór określa miejsce, w której kolumnie pojawi się wprowadzana informacja. MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 5 pokazane zostaną foldery, które były zdefiniowane dla po- W polu folder po kliknięciu przycisku szczególnych kolumn. Rys. 1-5 Okno Wstaw nową wiadomość. W polu osoba podpisująca można wpisać imię i nazwisko osoby, która firmuje wprowadzaną notatkę, w polu stanowisko stanowisko, które osoba firmująca piastuje. Te dane pojawią się później pod treścią notatki. W polu start publikacji można określić, kiedy informacja ma się pojawić na stronie, a koniec publikacji, którego dnia ma zostać usunięta. Data - ten przycisk otwiera okno kalendarza, gdzie można ustawić daty pojawienia się informacji i jej zniknięcia. Domyślnie początkiem jest data systemowa, a końcem o miesiąc późniejsza. Rys. 1-6 Okno kalendarza. Przy pomocy strzałek można przenosić się w tył i w przód o jeden miesiąc, natomiast przycisk pozwala wybrać z rozwijanej listy miesiąc w obrębie jednego roku kalendarzowego. Pozwala to na planowanie czasu publikacji informacji w intranecie. Kliknięcie kursorem na dzień pozwala wybrać dzień publikacji lub jej zniknięcia. W polu treść wpisujemy treść notatki. Przycisk Podgląd notatki pozwala obejrzeć notatkę przed jej publikacją.

1 6 Podręcznik użytkownika Forte Intranet Rys. 1-7 Podgląd publikowanej notatki. Przycisk Wstaw wiadomość umieszcza wiadomość na stronie. Jednocześnie otwiera się okno z formularzem nadawania uprawnień do oglądania wiadomości. Nadawanie uprawnień do oglądania wiadomości można przeprowadzić na dwa sposoby - indywidualnie i grupowo. Można również nadać uprawnienia korzystając z obydwu sposobów razem: - poprzez wybranie z kolumny po lewej stronie pracownika i naciśnięcie przycisku Dodaj pracownika, - poprzez wybranie z kolumny po lewej stronie zdefiniowanej wcześniej działu/grupy i naciśnięcie przycisku Dodaj grupę. Operację kończy wybranie przycisku Zakończ nadawanie praw. Rys. 1-8 Okno nadawania uprawnień do oglądania wiadomości. MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 7 News W tej części witryny publikowane są informacje wprowadzone w sposób opisany w poprzednim rozdziale. Witryna ta pojawia się jako główna strona modułu, a jej widok dla poszczególnych pracowników jest dostosowany indywidualnie, zgodnie z nadanymi uprawnieniami do oglądania wiadomości. Rys. 1-9 Okno Start/Informacje/News. Najnowsze wiadomości wyświetlane są w górnej części strony. Wygląd witryny zależy od ustaleń wdrożenia. Naszą propozycją jest podział na trzy części - szpalty: Aktualności, Komunikaty Zarządu i Strony i Adresy. Aktualności - w tym miejscu publikowane najnowsze informacje związane z działalnością firmy. Komunikaty Zarządu - tutaj mogą być publikowane komunikaty dla pracowników od organów zarządzających firmą. Strony i adresy - ta część okna przeznaczona jest do publikowania danych niezbędnych w bieżącej pracy, takich jak: adresy i telefony/faxy do centrali firmy i jej oddziałów oraz numery NIP. Można tu również zamieścić linki do stron poszczególnych działów firmy, gdzie będą publikowane informacje redagowane przez osoby uprawnione w danym dziale. Każdą ze szpalt można podzielić na części kategoryzujące publikowane informacje. Mapa Intranetu Aby zapoznać się ze schematem modułu należy wybrać kolejno Informacje/Mapa Intranetu. W oknie aplikacji pojawi się mapa, z której możliwy jest dostęp do każdego okna w programie. Wygląd mapy uzależniony jest od uprawnień użytkownika.

1 8 Podręcznik użytkownika Forte Intranet Rys. 1-10 Mapa Intranetu Mapę programu przedstawiono jako strukturę drzewka, co ułatwia śledzenie poszczególnych elementów i ich zależności. Jest to struktura interaktywna - klikając na elementach mapy możemy przechodzić do poszczególnych zasobów programu, co upraszcza poruszanie się po aplikacji. Edytuj news Jeżeli informacja opublikowana na stronie intranetowej wymaga aktualizacji lub zmiany, należy wybrać Informacje/Edytuj news. Po pojawieniu się drzewka Wybierz wiadomość, którą chcesz edytować klikamy na wiadomość, którą zamierzamy edytować. MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 9 Rys. 1-11 Okno Edytuj news. Lokalizację informacji na stronie zmieniamy w formatce Edycja istniejącej wiadomości w polu kolumna, po kliknięciu przycisku i wybraniu z listy miejsca publikacji wiadomości. Rys. 1-12 Edycja istniejącej wiadomości. Istnieje również możliwość zmiany folderu, w którym będzie widziana informacja. W tym celu należy w polu folder wybrać z listy ten folder, w którym informacja ma się pojawić. W polach start publikacji i koniec publikacji możemy zmienić zakres czasowy, w jakim wiadomość będzie widoczna na stronie. Zmiana treści i wyglądu publikowanej informacji możliwa jest w polu edycyjnym treść. W tagi HTML można wpisać nową datę, która pojawi się na stronie z wiadomością, nową treść wiadomości, a także imię i nazwisko publikującego oraz jego funkcję. Osoby, które posługują się HTML-em, mogą dowolnie kształtować wygląd wiadomości, pamiętając o zachowaniu pełnej zgodności ze specyfikacją HTML-a. Po wprowadzeniu zmian można uzyskać Podgląd wiadomości na stronie, zapisać zmiany (Zapisz zmiany), anulować zmiany (Anuluj) lub usunąć wiadomość (Usuń).

1 10 Podręcznik użytkownika Forte Intranet Powiadomienia Rys. 1-13 Strona główna po edycji. W codziennej pracy firmy istotna jest możliwość szybkiego informowania pracowników. Moduł umożliwia przesyłanie informacji w formie powiadomień do poszczególnych pracowników oraz do ich grup. Powiadomienia e-mail Rys. 1-14 Informacje - Powiadomienia. Przykładowo musimy zawiadomić pracowników należących do grup Dział Personalnoadministracyjny i Dział IT, że planowane jest spotkanie na temat przeprowadzki siedziby firmy. W takim przypadku należy wybrać polecenie Informacje/Powiadomienia/Powiadomienia e-mail (to samo polecenie można wybrać z mapy Intranetu). MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 11 Rys. 1-15 Okno do wysyłania powiadomień e-mail. W oknie Wysyłanie powiadomień wybieramy wszystkich pracowników (opcja domyślna) lub klikamy przycisk i wybieramy z listy grupę, której pracowników chcemy powiadomić. Rys. 1-16 Wybór grupy osób do powiadomienia e-mail. Szczegółowe informacje dotyczące grup pracowników i operacji związanych z grupami znajdują się w podrozdziale Grupy pracowników. Po wybraniu pracowników, którzy mają być powiadomieni należy kliknąć przycisk Wyślij powiadomienie, a program automatycznie roześle treść powiadomienia e-mailem do wybranych pracowników. Powiadomienia SMS Pracowników możemy także powiadamiać poprzez SMS y. W takim przypadku należy wybrać polecenie Informacje/Powiadomienia/Powiadomienia SMS (to samo polecenie można wybrać z mapy Intranetu).

1 12 Podręcznik użytkownika Forte Intranet Rys. 1-17 Okno do wysyłania powiadomień SMS. W oknie Wysyłanie powiadomień wybieramy wszystkich pracowników (opcja domyślna) lub klikamy przycisk i wybieramy z listy grupę, której pracowników chcemy powiadomić. Rys. 1-18 Wybór grupy osób do powiadomienia SMS. Szczegółowe informacje dotyczące grup pracowników i operacji związanych z grupami znajdują się w podrozdziale Grupy pracowników. Po wybraniu pracowników, którzy mają być powiadomieni należy kliknąć przycisk Wyślij powiadomienie, a program automatycznie roześle treść powiadomienia SMS em do wybranych pracowników Firma Miejscem publikacji informacji przekazywanych pracownikom przez organ zarządzający firmą jest strona dostępna po wybraniu: Informacje/Firma. Strona może prezentować uniwersalne informacje stanowiące motto pracy firmy, informacje o osobach zarządzających firmą, ich fotografie itp. Są one wprowadzane w trakcie prac wdrożeniowych modułu Intranet. (do konsultacji o co chodzi z Piotrem Fydą). MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 13 Książka telefoniczna Aplikację zaopatrzono w dostęp do książek telefonicznych, co pozwala na szybkie wyszukiwanie numerów telefonicznych, zarówno pracowników firmy, abonentów prywatnych, jak i firm. Do dyspozycji są: szybkie i zaawansowane wyszukiwanie numerów telefonicznych pracowników firmy, korzystanie z książek telefonicznych Panoramy Firm, Polskich Książek Telefonicznych oraz Telekomunikacji Polskiej. Szybkie wyszukiwanie Rys. 1-19 Informacje Książka telefoniczna. Aby szybko wyszukać pracownika, należy wybrać: Informacje/Książka telefoniczna/szybkie. Rys. 1-20 Szybkie wyszukiwanie telefonu pracownika firmy. W pole Szukaj wpisujemy dane, może to być: imię, nazwisko, nazwa stanowiska, działu, numer telefonu, adres, a następnie klikamy przycisk Szukaj.

1 14 Podręcznik użytkownika Forte Intranet Rys. 1-21 Wyniki szybkiego wyszukiwania pracownika. W oknie z wynikami wyszukiwania pojawiają się dane pracownika: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, nazwa działu, adres siedziby i numer pokoju, w którym pracuje oraz adres e-mailowy (o ile dane te zostały wcześniej wpisane do bazy programu) oraz schemat zależności służbowych. Po kliknięciu nazwiska pracownika na drzewku wyników wyszukiwania zostanie wyświetlone okno z etykietą danych pracownika oraz jego zdjęciem, pod warunkiem, że zostały one wprowadzone do bazy. Po kliknięciu na adres e-mailowy otworzy się okno poczty elektronicznej, co umożliwi wysłanie listu do wyszukanego pracownika. Wyszukiwanie zaawansowane Jeżeli chcemy wyszukać pracownika lub grupę pracowników z określonej komórki organizacyjnej lub pomieszczenia, wybieramy Informacje/Książki telefoniczne/zaawansowane. W wyświetlonym formularzu wypełniamy interesujące nas pola i klikamy przycisk Szukaj. W oknie z wynikami wyszukiwania pojawią się dane osoby lub grupy osób, analogicznie jak przy Szybkim wyszukiwaniu opisanym powyżej. Rys. 1-22 Wyszukiwanie zaawansowane. MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 15 Korzystanie z zewnętrznych książek telefonicznych PKT, PF, TPSA Moduł pozwala na korzystanie z zewnętrznych książek telefonicznych. Aby skorzystać z zewnętrznych książek telefonicznych należy wybrać kolejno Informacje/Książka telefoniczna. Z menu Książki telefoniczne trzeba wybrać książkę telefoniczną, która jest w danym momencie potrzebna. Do dyspozycji są: Polskie Książki Telefoniczne - skrót w menu PKT, Panorama Firm - skrót PF i Telekomunikacja Polska skrót TPSA. Program przeniesie nas na strony wyszukiwania wybranych książek telefonicznych. Schematy organizacyjne W działalności firmy istotna jest wiedza o organizacji firmy, strukturze działów, stanowiskach oraz schematach zależności. Pracownicy powinni wiedzieć, do kogo mają się zwrócić z określonym problemem oraz jaka jest droga służbowa obiegu dokumentów. Schemat organizacyjny Aby zobaczyć schemat organizacyjny firmy, prezentujący jej strukturę pod kątem zależności komórek organizacyjnych, należy wybrać: Informacje/Schematy organizacyjne/ Schemat organizacyjny. Rys. 1-23 Informacje - Schematy organizacyjne. Rys. 1-24 Schemat organizacyjny firmy

1 16 Podręcznik użytkownika Forte Intranet i kliknięcie na niej lewym klawiszem rozwijamy drzewko zależno- zwinie wybrane odgałęzienie drzewka. Po najechaniu kursorem na ikonę ści. Analogiczna operacja dla ikony Dla rozbudowanej struktury firmy przewidziano metodę wyszukiwania komórki, której strukturę chcemy zobaczyć. W takim przypadku należy kliknąć w polu Wybierz komórkę, którą chcesz odnaleźć w strukturze, a następnie wybrać z listy komórkę, która nas interesuje. Schemat zależności Strukturę firmy można przeglądać również od strony osób, piastowanych przez nich stanowisk oraz zależności pomiędzy pracownikami. Aby zobaczyć schemat organizacyjny firmy od tej strony, należy wybrać kolejno Informacje/Schematy organizacyjne/schemat zależności. i kliknięcie na niej lewym klawiszem rozwijamy drzewko zależno- zwinie wybrane odgałęzienie drzewka. Po najechaniu kursorem na ikonę ści. Analogiczna operacja dla ikony Rys. 1-25 Schemat zależności służbowych Dla rozbudowanej struktury firmy przewidziano metodę wyszukiwania pracownika, którego dane i miejsce w strukturze zależności firmy chcemy zobaczyć. W takim przypadku należy kliknąć w polu Wybierz pracownika, którego chcesz odnaleźć w strukturze, a następnie wybrać z listy interesującego nas pracownika. Rys. 1-26 Miejsce wybranego pracownika w strukturze organizacyjnej firmy. Po wybraniu nazwiska pracownika pojawi się okno z jego zdjęciem, pod warunkiem, że zostało one wprowadzone do bazy. Jeżeli zdjęcia nie ma w bazie zdjęć pracowników, w jego miejscu pokaże się obrazek zastępczy z informacją. Po prawej stronie okna: stanowiska [z przełożonymi], MXHRKV2010P0001

Praca z modułem Intranet 1 17 własne komórki [z podwładnymi], nieobecności, inne informacje, w zależności od strony programu. Rys. 1-27 Okno z danymi pracownika. Po kliknięciu w adres e-mailowy otworzy się okno poczty elektronicznej i będzie można wysłać list do wyszukanego pracownika. Podręcznik Użytkownika Po wybraniu z menu pozycji Podręczniki/Użytkownika otwiera się podręcznik użytkownika w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt plików w formacie PDF np. Acrobat Reader).