Forte Delegacje Krajowe

Transkrypt

1 Forte Delegacje Krajowe Podręcznik użytkownika Wersja 2014

2 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa, wrzesień 2013 Symbol dokumentu MXDEGV2014P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

3 Spis treści Wstęp 0-1 Dokumentacja modułu Korzystanie z podręczników elektronicznych Pomoc techniczna Zastrzeżenia Aktualne informacje Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1-1 Delegacje Krajowe w firmie Wyjazdy służbowe Wprowadzanie polecenia wyjazdu Wprowadzanie kosztów rozliczenia Akceptacja kosztów rozliczenia Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego Zwrot kosztów wyjazdu Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się wyjazdami Podręcznik użytkownika

4 0 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe MXDEGV2014P0001

5 Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte Delegacje Krajowe jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Adobe Reader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (adres strony producenta w języku polskim: Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika, który znajduje się w głównym menu modułu, w poleceniu Podręczniki. Przeczytać plik zawierający najnowsze informacje. Jego wersja elektroniczna znajduje się w menu Start systemu operacyjnego, w katalogu Wszystkie programy/sage/forte dokumentacja. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu. W tym celu należy otworzyć menu Start w systemie operacyjnym, a następnie wybrać Wszystkie programy/sage/narzędzia/zgłoszenie problemu.

6 0 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na stronie w Internecie. Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować, jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXDEGV2014P0001

7 Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe Moduł Delegacje Krajowe będący jednym z wielu modułów Systemu Zarządzania Forte wspomaga proces zarządzania delegacjami. Powstał on w odpowiedzi na potrzeby Klientów świadomych zasobochłonności, a co za tym idzie kosztowności procesu. Moduł pozwala Użytkownikom w sposób elektroniczny, a więc bez dokumentów papierowych, zgłosić delegacje, uzyskać niezbędne akceptacje, jak również, przy współpracy modułów Zaliczki Pracownicze i Rozliczenia Pracownicze, pobrać zaliczki na wyjazdy oraz je rozliczyć. Moduł posiada również okno, w którym dokonywane jest definiowanie koniecznych uprawnień. Funkcjonalność modułu realizowana jest przy pomocy poleceń zawartych w menu głównym w grupie Aplikacje. Rys. 1-1 Moduł Delegacje Krajowe menu główne.

8 1 2 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe Delegacje Krajowe w firmie Wyjazdy służbowe Do ewidencjonowania i rozliczania wyjazdów służbowych służą opcje menu z grupy Aplikacje. Rys. 1-2 Aplikacje Moduł Delegacje krajowe. Prosty schemat obiegu dokumentów wyjazdu obejmuje wprowadzenie polecenia wyjazdu, jego rozliczenie oraz niezbędne akceptacje. Wprowadzanie polecenia wyjazdu W celu wstawienia polecenia wyjazdu służbowego należy wybrać kolejno Aplikacje / Polecenia, a następnie na formatce Nowy wyjazd służbowy wypełnić pola: Miasto, W celu, Środek lokomocji, W okresie od - do. Pole zaliczka aktywne jest dla posiadaczy modułu Zaliczki Pracownicze. Rys. 1-3 Formularz wniosku Nowy wyjazd służbowy. Moduł Delegacje krajowe posiada również możliwość składania wniosku wyjazdu w imieniu osoby przez innego Użytkownika do tego uprawnionego. Użycie przycisku Wstaw wyjazd spowoduje dodanie nowej pozycji do listy wyjazdów służbowych. Najechanie kursorem myszy na ikonę i powoduje wyświetlenie informacji na temat miejsca i celu wyjazdu, jego terminu oraz środka lokomocji. Dodatkowo środek lokomocji jest przedstawiony za pomocą rysunku. Rys. 1-4 Widok zgłoszonych wniosków wyjazdów służbowych. Aby anulować wniosek wyjazdu należy wybrać przycisk. Jeżeli Użytkownik posiada również moduł Nieobecności, to wstawienie polecenia wyjazdu służbowego w module Delegacje Krajowe spowoduje, że w module Nieobecności zostanie wstawiona nieobecność na dany okres. Typ nieobecności, jaki powinien być przypisany dla polecenia wyjazdów służbowych definiuje się w module Nieobecności. Więcej na temat pracy z modułem Nieobecności Użytkownik może się dowiedzieć z dokumentacji do tego modułu. MXDEGV2014P0001

9 Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1 3 Wprowadzanie kosztów rozliczenia Wprowadzenie dokumentów rozliczenia możliwe jest na dwa sposoby. Pierwszy, to wybranie przycisku widocznego z prawej strony listy wniosków. Drugi sposób to wybranie polecenia Aplikacje / Rozliczenia. Otwarte zostanie okno rozliczenia, w którym należy wprowadzić nowy przejazd związany z wyjazdem służbowym oraz inne dokumenty kosztów (np. rachunki, faktury). Rys. 1-5 Formularz rozliczenia wyjazdu służbowego. Aby koszty wyjazdu naliczone były poprawnie, należy pamiętać o wprowadzeniu dat i tras obu przejazdów. Do kosztów rozliczenia moduł dodaje obowiązujące według prawa wartości diet oraz ryczałtów. Wybranie przycisków Dodaj przejazd oraz Dodaj dokument powoduje dodanie pozycji wprowadzonej w oknie Rozliczenie wyjazdu służbowego do formularza Zestawienie kosztów podroży. Wybranie przycisku Wyślij spowoduje przekazanie do przełożonego, za pomocą poczty elektronicznej, informacji o konieczności akceptacji kosztów rozliczenia. Akceptacja kosztów rozliczenia W celu akceptacji kosztów wyjazdów służbowych przełożony korzysta z formularza w oknie Aplikacje / Akceptacja, gdzie znajdują się wnioski oczekujące na akceptację. Poprzez system wyszukiwania można je przeszukiwać według różnych kryteriów, takich jak: Akceptujący, Status, Wnioskodawca, Data zgłoszenia. Rys. 1-6 Lista wniosków oczekujących na akceptację przełożonego.

10 1 4 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe Wybór przycisku służbowego nr. widocznego w prawej części formularza otwiera okno Rozliczenie wyjazdu Rys. 1-7 Rozliczenie wyjazdu służbowego status do akceptacji Osoba dokonująca akceptacji kosztów wyjazdu służbowego może zaakceptować lub odrzucić wszystkie pozycje rozliczające wyjazd jednocześnie za pomocą przycisków Akceptuję wszystko lub Odrzucam wszystko (Rys. 1-7). Użytkownik w dalszym ciągu może zaakceptować, bądź odrzucić tylko wskazane pozycje. Ponadto osoba dokonująca akceptacji może wybrać jedną lub kilka konkretna pozycji, które zostaną zaakceptowane lub skierowane do wyjaśnienia. Obok każdej pozycji rozliczenia, po prawej stronie widoczna jest rozwijana lista z wyborem: do akceptacji, akceptuję lub odrzucam. Wybranie opcji akceptuję powoduje zaakceptowanie kosztu wyjazdu, tj. przejazdów i załączonych dokumentów. Wybór statusu zatwierdza przycisk OK. Na formularzu w kolumnie info pojawi się informacja o nadanym statusie. Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego Po zaakceptowaniu kosztów wyjazdu służbowego następuje ich rozliczenie. W tym celu wybiera się kolejno Aplikacje / Rozliczenia. Wyświetlony zostaje formularz Wyjazdy służbowe z listą wyjazdów do rozliczenia. Formularz zawiera takie dane jak: numer wniosku, nazwisko wnioskodawcy, datę złożenia wniosku, terminy wyjazdu i powrotu z delegacji, kwotę wypłaconej pracownikowi zaliczki, całkowity koszt podróży służbowej, status wniosku oraz dodatkowe informację o osobie wnioskującej. Rys. 1-8 Rozliczenie wyjazdu formularz Wyjazdy służbowe. Jeżeli Użytkownik chce przejrzeć lub rozliczyć inne zaliczki, powinien ustalić kryteria: Status, Wnioskodawcę, Datę zgłoszenia i Środek lokomocji, a następnie użyć przycisku Szukaj. Wybranie ikony Pokaż szczegóły wniosku służbowego wyświetla formularz prezentujący dane szczegółowe wniosku (Rys. 1-9). MXDEGV2014P0001

11 Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1 5 Rys. 1-9 Szczegóły polecenia wyjazdu służbowego.

12 1 6 Podręcznik użytkownika Moduł Forte Delegacje Krajowe do wniosku otwiera okno Rozli- Użycie ikony Rozlicz pozycje polecenia wyjazdu służbowego czenie wyjazdu służbowego nr.... W kolumnie obok każdej z pozycji na liście istnieje możliwość zaznaczenia pozycji akceptowanych przez przełożonego do rozliczenia. Wybranie przycisku OK zapisuje zmiany akceptacji. Rys Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego. Wybranie przycisku Rozlicz powoduje zakończenie rozliczania wniosku i wyświetlenie formularza opisu dokumentu. Rozliczony wniosek jest podstawą do fizycznego zwrotu kosztów wyjazdu. Możliwe jest również zakończenie procesu rozliczenia poprzez wybranie przycisku z prawej strony formatki wyjazdów służbowych. widocznego Jeżeli Administrator wyjazdów chce przejrzeć koszty wyjazdów innych Użytkowników musi ustalić Status rozliczenia, wybrać nazwisko osoby w polu Wnioskodawca, wskazać Datę zgłoszenia oraz Środek lokomocji. Po wybraniu przycisku Szukaj wyświetla się formularz Użytkownika wybranego z listy. Zwrot kosztów wyjazdu Obsługa kasowa zwrotu kosztów wyjazd jest możliwa wtedy, gdy Użytkownik posiada moduł Rozliczenia Pracownicze. Proces rozliczenia jest opisany w dokumentacji do wyżej wymienionego modułu. MXDEGV2014P0001

13 Praca z modułem Fort Delegacje Krajowe 1 7 Funkcje - Nadawanie uprawnień osobom zajmującym się wyjazdami Aby ustalić status osoby uprawnionej do rozliczania zaliczek należy wybrać kolejno Aplikacje / Funkcje. W oknie możemy zdefiniować następujące kategorie osób uprawnionych: - Osoby rozliczające wyjazdy służbowe, - Osoby zarządzające podróżami. Rys Nadawanie uprawnień administratora wyjazdów służbowych. Aby dodać osoby uprawnienia należy z listy w lewej części okna wybrać Użytkownika, w każdej z kategorii, a następnie przez użycie przycisku Nadaj uprawnienia przenieść wybrane osoby do kolumny po prawej stronie Rozliczający / Zarządzający. Analogicznie postępujemy chcąc usunąć osobę z listy należy wybrać przycisk Usuń uprawnienia. W panelu Ścieżki akceptacji możemy definiować ścieżki akceptacji. Naturalną ścieżką akceptacji jest akceptowanie przez bezpośredniego przełożonego osoby składającej wniosek. Program umożliwia zdefiniowanie niestandardowych ścieżek akceptacji. Można je zdefiniować w grupie Ścieżki akceptacji. W pole nazwa wpisywana jest nazwa ścieżki akceptacji. Użycie przycisku umożliwia wybranie z listy pierwszy akceptujący osoby, która będzie uprawniona do dokonywania akceptacji. Całą operację kończy wybór przycisku Wstaw. Po zdefiniowaniu przynajmniej jednej ścieżki akceptacji okno uprawnień wyświetli się w zmienionej postaci. Pojawi się możliwość edycji ścieżek akceptacji. W grupie edycja ścieżki do akceptacji można dodawać i usuwać osoby akceptujące. W grupie dostępność systemów do edytowanej ścieżki można decydować, które moduły systemu mogą korzystać z określonych ścieżek akceptacji. Podręcznik użytkownika Po wybraniu z głównego menu pozycji Podręczniki Użytkownik otrzymuje dostęp do podręcznika moduł Forte Struktura Organizacji oraz moduł Forte Delegacje Krajowe. Podręczniki są zapisane w formacie PDF. Aby móc skorzystać z tej opcji należy mieć zainstalowany program umożliwiający odczyt plików w formacie PDF (np. Adobe Reader).

14