Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Załącznik nr 1 do umowy OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Usługa hotelarska w tym zapewnienie sal konferencyjnych oraz cateringu dla uczestników konferencji pn. "Giełda Produktów Finansowych" w 15 miastach wojewódzkich: I część: Olsztyn, Białystok, Warszawa, Łódź, Kielce, Lublin, Kraków, Rzeszów, II część Trójmiasto, Szczecin, Toruń, Poznań,, Zielona Góra, Wrocław, Opole w jednym z dwóch wskazanych terminów w 2018 r. Wymagania podstawowe I. Dla każdego wskazanego przez zamawiającego terminu hotel położony powinien być w każdym z 15 miast wojewódzkich (Białystok, Lublin, Rzeszów, Kraków, Kielce, Warszawa, Olsztyn, Trójmiasto, Szczecin, Toruń, Poznań, Łódź, Zielona Góra, Wrocław, Opole) w odległości nie większej niż 6 km od głównej stacji Dworca Kolejowego liczonej na podstawie dojazdu drogami publicznymi. II. Standard hotelu: co najmniej 4 gwiazdki. III. Wszystkie elementy zamówienia tj. organizacja konferencji, przerwy kawowej oraz lunchu dla 120 uczestników zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia muszą zostać zrealizowane na terenie jednego budynku (hotelu) tj. lokalizacji posiadającej ten sam adres. Wymagania szczegółowe Do Wykonawcy należeć będzie w szczególności: 1. Zapewnienie i przygotowanie odpowiedniej, głównej sali konferencyjnej dla 120 uczestników wyposażonej w sprzęt multimedialny oraz nagłośnienie, umożliwiający przeprowadzenie profesjonalnie przygotowanej konferencji. 2. Zapewnienie dodatkowych 2 sal konferencyjnych dla 30-50 uczestników, wyposażonych w sprzęt multimedialny oraz nagłośnienie, umożliwiających przeprowadzenie równoległych warsztatów podczas konferencji. Strona 1 z 6
3. Zapewnienie przestrzeni wystawienniczej na potrzeby zaaranżowania ok 10 stoisk promocyjnych. 4. Zapewnienie cateringu podczas ciągłej przerwy kawowej oraz lunchu dla 120 uczestników. 5. Zapewnienie noclegu dla 5 osób noc przed konferencją 6. Zapewnienie szatni oraz toalet na użytek uczestników konferencji. 7. Zapewnienie recepcji dla organizatora przy sali głównej. 8. Oznaczenie pomieszczeń/miejsc na potrzeby konferencji. 9. Umożliwienie rozstawienia, na potrzeby konferencji, na terenie wynajętych sal reklam Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jego partnerów (ścianki reklamowe, roll-upy). 10. Zaaranżowanie przestrzeni wystawienniczej oraz stoisk promocyjnych. 11. Umożliwienie przedstawicielom Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jego partnerom dystrybucji materiałów reklamowych (ulotki, gadżety itd.) wśród uczestników konferencji poprzez rozdawanie ich w czasie trwania konferencji. 12. Zagwarantowanie 10 miejsc parkingowych dla organizatora w dniu trwania konferencji. Szczegółowy opis organizacji konferencji a. Miejsce organizacji konferencji wraz z terminami 1. Zielona Góra 8 lub 15 maja 2018 r. 2. Lublin 9 lub 16 maja 2018 r. 3. Kraków 10 lub 17 maja 2018 r. 4. Rzeszów 14 lub 21 maja 2018 r. 5. Opole 16 lub 23maja 2018 r. 6. Wrocław 5 lub 12 czerwca 2018 r. 7. Białystok 6 lub 13 czerwca 2018 r. 8. Warszawa 19 lub 26 września 2018 r. 9. Olsztyn 20 lub 27 września 2018 r. 10. Łódź 11 lub 18 października 2018 r. 11. Kielce 17 lub 24 października 2018 r. 12. Szczecin 13 lub 20 listopada 2018 r. 13. Trójmiasto 15 lub 22 listopada 2018 r. 14. Poznań 16 lub 23 listopada 2018 r. 15. Toruń 18 lub 25 listopada 2018 r. b. Główna sala konferencyjna Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił na potrzeby zorganizowania konferencji salę, która pomieści 120 uczestników w ustawieniu teatralnym. Sala powinna być klimatyzowana Strona 2 z 6
oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 120 krzeseł. Krzesła powinny zostać ustawione w jednolitych rzędach, w taki sposób, że każdy uczestnik konferencji będzie usadzony twarzą do sceny (podwyższenia wysokości od 30-50 cm), na której powinny zostać ustawione eleganckie fotele przygotowane dla 6 osób. Sala powinna również zostać wyposażona w niezbędny do przeprowadzenia konferencji sprzęt techniczny: adekwatne nagłośnienie, 2 laptopy z oprogramowaniem umożliwiającym przeprowadzenie prezentacji, switcher VGA, wzmacniacz VGA, 4 mikrofony bezprzewodowe, mównica, ekran projekcyjny (minimum 195x145 cm lub większy), rzutnik multimedialny o odpowiedniej mocy, pilot do rzutnika multimedialnego (umożliwiający przerzucanie slajdów w czasie prezentacji). Zamawiający wymaga, by w czasie konferencji Wykonawca zapewnił: koordynatora konferencji do wyłącznej dyspozycji Banku Gospodarstwa Krajowego oraz osobę odpowiedzialnej za obsługę techniczną konferencji w zakresie multimediów (obsługa konferencji w zakresie obsługi prelegentów wykonujących prezentacje w czasie konferencji. Do obowiązków osoby będzie należało: wgranie prezentacji do laptopa, obsługa prezentacji w czasie prezentacji) oraz nagłośnienia. Przewidywany scenariusz konferencji: 11.00 11.30 Rejestracja gości, powitalna kawa 11.30 13.00 I część merytoryczna konferencji główna sala konferencyjna 13.00 13.15 przerwa kawowa 13.15 14.15 II część merytoryczna konferencji równoległe 2 warsztaty w 2 salach konferencyjnych mniejszych oraz w głównej sali 11.30 14.30 Część wystawiennicza konferencji 14.30 - lunch c. Sale konferencyjne na potrzeby przeprowadzenia warsztatów Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił dwie sale na potrzeby zorganizowania warsztatów, która każda z osobna pomieści 30-50 uczestników w ustawieniu teatralnym. Sala powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Sala powinna zostać wyposażona w 50 krzeseł. Krzesła powinny zostać ustawione w jednolitych rzędach, w taki sposób, że każdy uczestnik konferencji będzie usadzony twarzą do mównicy, Sale powinny również zostać wyposażone w niezbędny do przeprowadzenia konferencji sprzęt techniczny: adekwatne nagłośnienie, laptop z oprogramowaniem umożliwiającym przeprowadzenie prezentacji, switcher VGA, wzmacniacz VGA, 2 mikrofony bezprzewodowe, mównica, stół prezydialny wraz z 3 krzesłami dla osób prowadzących warsztat (wszystko pokryte jednolitym kolorystycznie materiałem), ekran projekcyjny (minimum 195x145 cm lub większy), rzutnik Strona 3 z 6
multimedialny o odpowiedniej mocy, pilot do rzutnika multimedialnego (umożliwiający przerzucanie slajdów w czasie prezentacji). d. Przestrzeń wystawiennicza Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił na potrzeby zorganizowania wystawienniczej części konferencji przestrzeń wystawienniczą, która pomieści 10 stoisk promocyjnych. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zaaranżował przestrzeń wystawienniczą w dodatkowej sali konferencyjnej lub też w foyer głównej sali konferencyjnej. Przestrzeń wystawiennicza powinna być klimatyzowana oraz dobrze oświetlona oświetlenie sufitowe. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zaaranżował w przestrzeni wystawienniczej 10 stoisk promocyjnych. Jedno stoisko promocyjne powinno składać się ze stołu (wymagana szerokość stołu: 180-200 cm, wymagana wysokość stołu: 60-80 cm) oraz 2 krzeseł. Stoły powinny być pokryte jednolitym kolorystycznie materiałem. e. Ciągła przerwa kawowa Zamawiający wymaga, by Wykonawca zorganizował ciągłą przerwę kawową dla grupy 120 uczestników konferencji w foyer głównej sali konferencyjnej. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zorganizował poczęstunek w postaci przerwy kawowej dla 120 uczestników konferencji. Zamawiający wymaga, by Wykonawca na potrzeby przerwy kawowej zapewnił stoliki koktajlowe pokryte jednolitym kolorystycznie materiałem, niezbędną porcelanową zastawę oraz obsługę kelnerską adekwatną do ilości uczestników. Ciągła przerwa kawowa powinna trwać od godziny 10.30 do godziny 13.30 Wymagane menu: kawa, wybór herbat, 3 rodzaje soków owocowych, woda gazowana oraz niegazowana, 5 rodzaje owoców, 5 rodzajów ciast w tym mini pączki i muffiny z owocami oraz 5 rodzajów ciasteczek kruchych f. Lunch w formie bufetu z napojami Zamawiający wymaga, by Wykonawca zorganizował lunch dla 120 uczestników konferencji w formie bufetu w foyer głównej sali konferencyjnej lub w restauracji/restauracjach hotelowych. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił niezbędną porcelanową zastawę oraz sztućce w ilości adekwatnej do uczestników konferencji. Stoły powinny być pokryte jednolitym kolorystycznie materiałem. Zamawiający wymaga, by Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską adekwatną do ilości uczestników. Strona 4 z 6
Wymagane menu (bądź równoważne): Przekąski: wybór ryb wędzonych z sosem chrzanowym, grillowany łosoś na zielonej sałacie, pieczony indyk w sosie kaparowym, grillowane warzywa z balsamico, mozzarella z pomidorami i sosem pesto, sałatka z selera naciowego, ananasa i szynki, pieczone ziemniaki z sardynkami, szczypiorkiem i jogurtem, zielone sałaty z wołowiną, parmezanem i cebulkami. Dania główne: zupa krem z pomidorów z bazylią i parmezanem, dorsz z cytrusami i pesto, musaka grecka z bakłażanem i cukinią, grillowany indyk w sosie serowym, filety wieprzowe w sosie musztardowo-tymiankowym, makaron penne z szynką i grzybami, pieczone ziemniaki z oregano, papryką i serem feta, wybór warzyw z masłem ziołowym. Desery: ciasto czekoladowe z wiśniami, sernik z morelami, wybór musów owocowych lub wybór owoców. Napoje: kawa, wybór herbat, 3 rodzaje soków owocowych i woda mineralna gazowana i niegazowana. g. Usługi hotelowe Zamawiający wymaga, by Wykonawca zagwarantował dla 5 osób nocleg na dobę poprzedzającą każdą konferencję. Standard pokoju: klimatyzacja, TV, WIFI. W cenę pokoju powinien zostać wliczony koszt śniadania. h. Szatnia Zamawiający wymaga, by Wykonawca zaaranżował na potrzeby 120 uczestników konferencji szatnię oraz adekwatną do ilości uczestników obsługę szatni (2 osoby). i. Recepcja Zamawiający wymaga, by Wykonawca zaaranżował recepcję we foyer oraz wyposażył ją w stół pokryty jednolitym kolorystycznie materiałem wraz z 2 krzesłami. j. Toalety Zamawiający wymaga, by Wykonawca zabezpieczył odpowiednią liczbę toalet na potrzeby 120 uczestników konferencji. Wykonawca powinien zapewnić bieżący serwis dbający o czystość toalet. k. Oznaczenie szlaków komunikacyjnych Strona 5 z 6
Zamawiający wymaga, by Wykonawca rzetelnie i w widoczny sposób oznaczył wszystkie miejsca przeznaczone na użytek konferencji (sala konferencyjna, przestrzeń wystawiennicza, ewentualne restauracje, szatnię, recepcje, toalety, parking) oraz dodatkowo oznaczył szlaki komunikacyjne między ww. pomieszczeniami/miejscami. l. Gwarancja zabezpieczenia miejsc parkingowych Zamawiający wymaga, by Wykonawca zagwarantował 10 miejsc parkingowych dla samochodów osobowych organizatora. Wykonawca powinien zagwarantować miejsca parkingowe na własnym, wewnętrznym parkingu lub na parkingu zewnętrznym oddalonym od obiektu nie dalej niż 200 metrów. Strona 6 z 6