ZAPYTANIE OFERTOWE I. Zamawiający: Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej z siedzibą w Warszawie Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa NIP: 5222243421 Adres strony internetowej:www.chodkowska.edu.pl W związku z realizacją projektu Wysoka jakość i potencjał Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni" Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwracamy się z zapytaniem ofertowym: II. Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z kodami CPV: 48440000-4 Pakiety oprogramowania do analizy finansowej i rachunkowości/księgowości 48612000-1 System zarządzania bazą danych 48441000-1 Pakiety oprogramowania do analizy finansowej 48442000-8 Pakiety oprogramowania do systemów finansowych 48443000-5 Pakiety oprogramowania do rachunkowości/księgowości 72263000-6 Usługi wdrażania oprogramowania 72265000-0 Usługi konfiguracji oprogramowania 72253200-5 Usługi w zakresie wsparcia systemu 72000000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowania oprogramowania, internetowe i wsparcia 80500000-9 Usługi szkoleniowe 1) Przedmiotem zamówienia jest dostawa, wdrożenie oraz świadczenie opieki serwisowej Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP 1, zwanego dalej Systemem", do zarządzania finansowego oraz kadrami i płacami w Wyższej Szkole Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie, w szczególności poprzez: o wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej dla Systemu mającej na celu uzyskanie wiedzy niezbędnej do pełnego wdrożenia systemu zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami Zamawiającego, oraz określenie szczegółowej koncepcji wdrożenia Systemu, o dostawę licencji bezterminowych oprogramowania ERP ( Systemu") w uzgodnionych z Zamawiającym terminach oraz instalacja Systemu w środowisku produkcyjnym, zainstalowanie i uruchomienie Systemu na określonej liczbie stanowisk zgodnie z zapotrzebowaniem i wynikami analizy przedwdrożeniowej. Zamawiający wstępnie określa zapotrzebowanie na korzystanie z poszczególnych modułów Systemu w ilości: moduł Kadrowo-Płacowy - 8 osób (stanowisk), moduł zarządzania finansowego (prognozowania działalności finansowej i controllingu)- 4 osoby (stanowiska). Zamawiający wymaga aby System umożliwiał jednoczesne korzystanie z Systemu na wszystkich stanowiskach. o o wykonanie migracji danych z systemów obecnie używanych przez Zamawiającego, niezbędnych do uruchomienia i eksploatacji wdrażanego Systemu, integrację systemu ze wskazanymi systemami informatycznymi i programami komputerowymi, których funkcje nie zostaną zastąpione przez System w tym: 1 Określenie klasy systemów informatycznych służących wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem lub innym zorganizowanym podmiotem lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych.
Uniwersytecki System Obsługi Studiów wersja 5.3.1.0 (więcej: http://usos.edu.pl/), SYMFONIA Finanse i Księgowość wersja 2013.1, o dostarczenie Dokumentacji Systemu, instrukcji obsługi dla użytkowników i administratorów Systemu w wersji elektronicznej i na wydruku, w języku polskim, pozwalającej Zamawiającemu na samodzielne uczenie się obsługi poszczególnych modułów Systemu, o przeprowadzenie szkoleń z Systemu dla członków Zespołu Projektowego Zamawiającego, Administratorów Systemu oraz użytkowników końcowych w minimalnej ilości godzin w poszczególnych obszarach: Kady i płace 16 h o Zarządzanie finansami - 8 h świadczenie opieki serwisowej na wdrożony System i inne oprogramowanie niezbędne do prawidłowego działania Systemu (nieodpłatnie do 30.06.2014 r., odpłatnie na uzgodnionych warunkach do 31.12.2016 r.). 2) Zaoferowany System musi spełniać wszystkie parametry wyszczególnione przez Zamawiającego jako warunki wymagane (oznaczone literą W") w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego. 3) Pożądane jest, by System spełniał rozwiązania dodatkowe, które zostały wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego (D). Nie spełnienie dodatkowych funkcjonalności nie powoduje odrzucenia oferty oraz nie ma wpływu na jej ocenę. 4) Zaoferowany System po jego instalacji i uruchomieniu musi być gotowy do użytkowania. 5) Zamawiający wymaga, aby oprogramowanie Systemu było obsługiwane w języku polskim. 6) W przypadku dostarczenia Systemu niespełniającego wymagań (wadliwego) oraz warunków zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania jego poprawienia na wolny od wad oraz zgodny z opisem przedmiotu zamówienia. 7) Instalację i uruchomienie systemu oraz przeglądy i serwis w okresie gwarancyjnym (po dokonaniu odbioru przedmiotu zamówienia nie później niż do dnia 30.06.2014 r.), zapewni Wykonawca i koszty te winny być wliczone w cenę Systemu. 8) Odbioru przedmiotu zamówienia na podstawie protokołu zdawczo - odbiorczego dokona - w obecności przedstawiciela Wykonawcy (Oferenta) - upoważniony pracownik Zamawiającego. 9) Przedmiot zamówienia instalowany będzie w siedzibie Zamawiającego. Dokładne miejsca zainstalowania Systemu zostaną wskazane w trakcie realizacji umowy przez upoważnionego pracownika Zamawiającego. 10) Minimalne wymagane warunki opieki serwisowej i licencji a. Opieka serwisowa Wykonawca zapewni pełną funkcjonalność Systemu poprzez: - bezpłatne (wliczone w cenę za dostawę, wdrożenie i opiekę serwisową) usuwanie ewentualnych nieprawidłowości w oprogramowaniu do dnia 30.06.2014 r., - bezpłatne (wliczone w cenę za dostawę, wdrożenie i opiekę serwisową) dostarczanie nowych wersji oprogramowania, unowocześnień technicznych pod kątem podwyższenia jakości pracy programów lub aktualizacji w szczególności związanych z adaptacją do przepisów obowiązującego prawa, do dnia 30.06.2014 r. - odpłatne (za kwotę ustaloną w oparciu o cenę za opiekę serwisową po okresie gwarancyjnym) usuwanie nieprawidłowości oraz dostarczanie nowych wersji oprogramowania, aktualizacji w szczególności związanych z adaptacją do przepisów obowiązującego prawa i wdrażania innych unowocześnień, finansowane ze środków Zamawiającego po okresie gwarancyjnym do dnia 31.12.2016 r. Nowa wersja oprogramowania powinna być zainstalowana u Zamawiającego na dzień przed wejściem zmian przepisów obowiązującego prawa pod warunkiem ogłoszenia obowiązujących rozporządzeń/aktów wykonawczych do aktów ustawodawczych.
Wykonawca dokona wyboru kanału zgłaszania błędów Systemu (telefonicznie lub Internetowo). Wykonawca zapewni czas na odpowiedzi na pytania związane z działaniem Systemu w wymiarze minimum 10 godzin miesięcznie. Identyfikacja i usuwanie błędów systemu zgłoszonych przez Zamawiającego w następującym reżimie: o naprawa błędu systemu powodującego nieprawidłowe jego działanie i uniemożliwiające pracę w systemie - do 3 dni roboczych (pod warunkiem przekazania przez Wykonawcę w ciągu 8h roboczych od zgłoszenia rozwiązania pozwalającego ominąć problem o naprawa usterki systemu powodującej nieprawidłowe działanie systemu, które nie powodują uniemożliwienia dalszej pracy z wykorzystaniem systemu w nieprzekraczalnym terminie 10 dni roboczych. Dostęp do biuletynu informacyjnego za pomocą systemu obsługi serwisowej lub/i przesyłanego pocztą elektroniczną (mailem) informującego o zmianach w Systemie. Nadzór nad zgodnością Systemu z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i wspólnotowego o randze co najmniej rozporządzenia w rozumieniu art.87 i art. 91 Konstytucji RP, w zakresie odpowiadającym zamówieniu, w szczególności w zakresie ustawy o szkolnictwie wyższym, przepisów prawa pracy, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Usługi nowelizacji świadczone muszą być w miejscu instalacji Systemu. Usuwanie błędów Systemu zidentyfikowanych przez Wykonawcę i Zamawiającego. Przeprowadzanie w terminie uzgodnionym z Zamawiającym jednej nieodpłatnej wizyty audytowej w siedzibie Zamawiającego (w okresie gwarancyjnym) mającej na celu przeprowadzenie analizy sposobu i zakresu wykorzystywania Systemu oraz doradztwo w zakresie optymalizacji tego procesu. b. Wymagania dotyczące licencji Wykonawca musi posiadać prawa autorskie, lub umowę z producentem do dysponowania i modyfikacji kodów źródłowych bez utraty gwarancji i praw licencyjnych Systemu. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia Zamawiającemu licencji na korzystanie ze wszystkich zamówionych modułów Systemu na czas nieokreślony oraz dostarczenia licencji na czas nieokreślony na korzystanie z wszystkich innych programów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Systemu do których Wykonawca nie posiada praw autorskich. Wymagane jest udzielenie licencji stanowiskowych lub jednoczesnego dostępu do Systemu. III. Opis warunków udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby fizyczne, osoby prawne, osoby nieposiadające osobowości prawnej, które spełnią wszystkie poniższe warunki: 1) Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) Posiadają wiedzę i doświadczenie: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ww. warunek jeżeli w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykaże się realizacją min. 2 wdrożeń systemu klasy ERP na rzecz uczelni wyższej w rozumieniu ustawy o szkolnictwie wyższym o wartości równiej lub większej od 50 tys. PLN brutto każde z nich, obejmujące moduły (minimum jeden z wymienionych modułów musi stanowić samodzielny przedmiot lub jeden z elementów zamówienia):
moduł kadrowo-płacowy moduł zarządzania finansowego (prognozowania działalności finansowej)/ (controllingu). W przypadku Wykonawców podających wartości usług w innych walutach niż PLN, są oni zobowiązani przeliczyć wartość tych usług po średnim kursie NBP z dnia ukazania się ogłoszenia o zamówieniu. 3) Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Wykonawcy muszą dysponować minimum: a) jednym kierownikiem przypisanym do tego projektu, który powinien się wykazać doświadczeniem związanym z prowadzeniem co najmniej dwóch projektów informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu klasy ERP o wartości równej lub większej od 50 tys. PLN brutto, W przypadku Wykonawców podających wartości usług w innych walutach niż PLN, Wykonawca przeliczy wartość tych usług po średnim kursie NBP z dnia ukazania się ogłoszenia o zamówieniu. b) zespołem konsultantów wdrożeniowych przypisanych do tego projektu w liczbie min. 2 osób, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia. Każda z osób powinna się wykazać doświadczeniem w udziale w co najmniej dwóch projektach informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu klasy ERP. 4) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5) Nie otwarto wobec nich likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 6) Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne 7) Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych 8) Nie są powiązani kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym przez co rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Dokumentem potwierdzającym spełnienie warunków okr w pkt. 2 oraz od pkt 4 do pkt.7 jest zał. 3 do zapytania ofertowego) a dokumentem potwierdzającym spełnienie warunku z pkt 8 jest załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. Oferent, który nie spełnił któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony ocena nastąpi poprzez weryfikację złożonych oświadczeń/dokumentów. IV. Opis sposobu przygotowywania oferty 1) Ofertę należy złożyć w zaklejonej kopercie osobiście u Zamawiającego (Rektorat Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie (II piętro) lub pocztą na adres Zamawiającego: Wyższa Szkoła Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa
Na kopercie należy umieścić napis: Oferta na zakup Systemu Informatycznego do zarządzania kadrami i finansami dla Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie nie otwierać przed 12.09.2013 r. 2) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który złoży więcej niż jedną ofertę zostanie wykluczony z postępowania. 3) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5) Wykonawca powinien sporządzić ofertę w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski sporządzonym przez tłumacza przysięgłego. 6) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 7) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, ustanawiając pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy. Dopuszcza się, aby podmioty wspólnie ubiegające się o zamówienie łącznie udokumentowały, że posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz, że dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 8) Jeżeli oferta składana jest przez podmioty występujące wspólnie to musi być podpisana w taki sposób by zobowiązywała wszystkich biorących udział w postępowaniu. 9) Jeżeli zostanie wybrana oferta Wykonawców, o których mowa w pkt. 7 przed zawarciem umowy Zamawiający wymaga przedłożenia mu umowy regulującej współpracę tych wykonawców wraz z podaniem zakresu prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich. 10) Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. 11) Oferta musi zawierać: pełną nazwę oferenta, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu oraz numer NIP, cenę (rozumianej zarówno jako cena wdrożenia Systemu jak i cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym), która musi być podana w PLN liczbowo i słownie i obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Zamawiający dopuszcza zmiany w ofercie cenowej w trakcie realizacji zamówienia jedynie w przypadku zmiany stawki VAT. wypełniony Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego), wypełniony Formularz oferty wraz z podpisanym oświadczeniem (Załącznik nr 2) i załączonymi dokumentami (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem), wypełniony formularz potwierdzający spełnienie warunków umożliwiających udział w postępowaniu (załącznik nr 3), podpisane i wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Zamawiającego z Wykonawcą (załącznik nr 4), zaakceptowany i podpisany Harmonogram instalacji i uruchomienia Systemu" stanowiący załącznik nr 5, wypełniony i podpisany załącznik nr 6 wskazujący na osobę typowaną na kierownika projektu. Wymagane doświadczenie związane z prowadzeniem co najmniej dwóch projektów informatycznych dotyczących wdrożenia systemu ERP, przy czym wartość wdrożenia była równa lub większa niż 100 tys. PLN brutto, z podaniem informacji na temat jego kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnego do wykonywania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez niego czynności oraz z informacją o podstawie do dysponowania tą osobą. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku skierowania
do wykonywania zamówienia innej osoby niż wskazanej w załączniku, osoba ta musi spełniać wymogi okr. w zapytaniu. wypełniony i podpisany załącznik nr 7 zawierający wykaz zespołu konsultantów wdrożeniowych przypisanych do tego projektu w liczbie min. 2 osób, gwarantujące realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia. Każda z osób musi wykazać doświadczenie w udziale w co najmniej dwóch projektach informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu klasy ERP, z podaniem informacji na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnego do wykonywania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności oraz z informacją o podstawie do dysponowania tym osobami. Zamawiający zastrzega, iż w przypadku skierowania do wykonywania zamówienia innych osób, muszą one spełniać wymienione wymogi. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (ksero za zgodność z oryginałem) 12) Wszystkie zapisane strony oferty powinny być kolejno ponumerowane i trwale spięte. 13) Poprawki powinny być naniesione czytelnie i zaparafowane. Przez osobę podpisująca ofertę. 14) Dokumenty składające się na ofertę mogą być przedstawione w formie oryginału lub kopii potwierdzonej,,za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną. 15) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty. V. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1) Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty są następujące: NAZWA KRYTERIUM WAGA 1. CENA (za dostawę, wdrożenie i opiekę serwisową 50% w okresie gwarancyjnym Zintegrowanego Systemu Informatycznego) 2. DOŚWIADCZENIE 30% 3. CENA OPIEKI SERWISOWEJ PO OKRESIE GWARANCYJNYM 20% 2) Sposób obliczania wartości punktowej kryteriów: 1. Kryterium Cena" będzie oceniane następująco: C min X 1 = ---------------x 50 C 0 gdzie: X 1 - wartość punktowa ocenianego kryterium C min. - najniższa cena brutto ze złożonych ofert C 0 - cena brutto ocenianej oferty 50% (waga kryterium Cena") - oznacza, że w postępowaniu można uzyskać max 50 pkt. w ramach kryterium ceny (50% ze 100 pkt) Cena powinna objąć w szczególności analizę przedwdrożeniową, dostawę i wdrożenie Systemu złożonego z modułu kadry i płace oraz zarządzanie finansami (controllingu), integrację
z systemami zewnętrznymi, migrację danych, audyt, szkolenia z obsługi systemu dla ostatecznych użytkowników oraz opiekę serwisową w okresie gwarancyjnym. Wymogi funkcjonalne Systemu wynikają z załącznika nr 1 do Zapytania. 2. Kryterium Doświadczenie oceniane będzie następująco : > Za wdrożenia zrealizowane w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert oferowanego Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP dla od 1 do 3 podmiotów potwierdzone np. rekomendacją/referencją/protokołem odbioru, każde na kwotę równą lub przewyższającą 100 tysięcy złotych brutto - 10 pkt. > Za wdrożenia zrealizowane w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert oferowanego Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP dla od 4 do 6 podmiotów potwierdzone np. rekomendacją/referencją/protokołem odbioru, każde na kwotę równą lub przewyższającą 100 tysięcy złotych brutto - 20 pkt. > Za wdrożenia zrealizowane w ostatnich 3 latach przed upływem terminu składania ofert oferowanego Zintegrowanego Sytemu Informatycznego klasy ERP dla 7 i więcej podmiotów potwierdzone np. rekomendacją/referencją/protokołem odbioru, każde na kwotę równą lub przewyższającą 100 tysięcy złotych brutto - 30 pkt. Powyższa ocena ma charakter 0/1, można w trybie jej oceny uzyskać 0, 10, 20 lub 30 punktów, gdzie: X 2 wartość punktowa ocenianego kryterium. Waga kryterium Doświadczenie" to maksymalnie 30% ze 100 pkt. Poprzez Zintegrowany System Informatyczny rozumie się dostawę i instalację co najmniej dwóch (działań, mechanizmów, systemów), modułów informatycznych jednocześnie (objętych jedną umową, zleceniem) z pośród następujących: zarządzanie majątkiem (inwentaryzacja), rozliczenia, kadry i płace, zarządzanie finansami (controlling), fakturowanie, zarządzanie projektami. W przypadku Wykonawców podających wartości usług w innych walutach niż PLN, Wykonawca ma przeliczyć wartość netto tych usług po średnim kursie NBP z dnia ukazania się ogłoszenia o zamówieniu. 3. Kryterium Cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym" będzie oceniane następująco: P min X 3 = ---------------x 20 P 0 gdzie: X 3 - wartość punktowa ocenianego kryterium P min - najniższa cena brutto za opiekę serwisową P 0 - cena brutto za opiekę serwisową w ocenianej ofercie 20% (waga kryterium Cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym") - oznacza, że w postępowaniu można uzyskać max 20 pkt. w ramach ww. kryterium (20% ze 100 pkt). Wykonawca zapewni opiekę serwisową w sposób określony pkt 10 sekcji II Zapytania poprzez usuwanie ewentualnych nieprawidłowości w oprogramowaniu i dostarczanie nowych wersji oprogramowania, w szczególności z adaptacją do przepisów obowiązującego prawa a także poprzez wprowadzanie unowocześnień technicznych podwyższających jakość użytkowania Systemu. Cena za opiekę serwisową po okresie gwarancyjnym powinna zostać skalkulowana dla okresu 30 msc.
następujących po zakończeniu okresu gwarancyjnego przewidzianego dla tego zamówienia a więc po 30.06.2014 r. 3) Sposób obliczania końcowej oceny oferty: S = X 1 +X 2 + X 3 gdzie S to suma punktów uzyskanych w wyniku oceny każdego z kryteriów. Uzyskane w obliczeniach kryteriów,,cena i,,cena za opiekę serwisową po okresie gwarancyjnym wyniki zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z regułami arytmetyki. Maksymalna liczba punktów, możliwych do uzyskania przez ocenianą ofertę, będąca sumą wszystkich kryteriów, wynosi 100. 4) Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą liczbę punktów obliczonych wg wzoru podanego w pkt 3. 5) W przypadku wskazania przez Oferenta, którego oferta została najwyżej oceniona, ceny (definiowanej w opisie kryterium 1) przewyższającej zaplanowany budżet na niniejsze zamówienie, Zamawiający może podjąć negocjuje dotyczące wartości zamówienia. W przypadku fiaska negocjacji Zamawiający może odmówić podpisania umowy z takim Oferentem i w takim wypadku może on zawrzeć umowę z Podmiotem, którego oferta została niżej oceniona. Negocjacjom może również podlegać wartość podana w ofercie jako cena opieki serwisowej po okresie gwarancyjnym (kryterium 3). VI. Termin złożenia oferty Ofertę złożyć (przesłać) należy do dnia 12.09.2013 r. do godz. 16.00 w siedzibie Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej Warszawie Aleje Jerozolimskie 200, 02-486 Warszawa - decyduje data i godz. dostarczenia oferty do Zamawiającego. VII. Informacje o formalnościach po wyborze oferty 1) Informacja o rozstrzygnięciu postępowania zostanie wysłana podmiotom, którzy złożyli ofertę, w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu postępowania. Wciągu kolejnych 7 dni przewiduje się zawrzeć umowę z Wykonawcą. Terminy te mogą ulec przesunięciu. 2) Jeśli podmiot, który został wybrany uchyla się od zwarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych. VIII. Wyjaśnienia i modyfikacje zapytania ofertowego 1) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 2) Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu cen, niezwłocznie powiadamiając o tym wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. 3) Przed upływem składnia ofert Wykonawca nie może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Wykonawca może wycofać przed upływem terminu swoją ofertę poprzez pisemne powiadomienie Zamawiającego. 4) Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie przekazana niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którzy otrzymali zapytanie ofertowe a także upubliczniona na stronie internetowej Zamawiającego. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. 5) Osobami odpowiedzialnymi po stronie Zamawiającego za przygotowanie i przeprowadzenie procedury wyboru są: Michał Kołodziej koordynator Projektu, p. Mirosław Błach pracownik Kwestury WSZiP, p. dr hab. Kazimierz Jóskowiak koordynator ds. opracowania i wdrożenia standardów uczelni. Osobami odpowiedzialnymi za podejmowanie decyzji wiążących jest Rektor Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa dr Sławomir Wiatr.
Osobą upoważnioną do udzielania wiążących odpowiedzi dotyczących zamówienia jest p. Michał Kołodziej pod numerem telefonu (22) 539 19 79 lub mailem projekt.wjp@chodkowska.edu.pl. 6) Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 7) Nie przewiduje się żadnych środków odwoławczych od podjętych rozstrzygnięć. 8) Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli w trakcie jej rozpatrywania stwierdzi, że: a. Jej treść nie odpowiada treści Zapytania ofertowego b. Oferta jest niekompletna np. brakuje jednego z wymaganych załączników. 8) Podmiot składający ofertę jest nią związany przez 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 9) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek może przedłużyć termin związania ofertą. Załączniki: Załącznik nr 1 - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik nr 2 - Formularz oferty Załącznik nr 3 - Formularz potwierdzający spełnienie warunków umożliwiających udział w postępowaniu Załącznik nr 4 - Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych Zamawiającego z Wykonawcą Załącznik nr 5 - Harmonogram instalacji i uruchomienia Systemu Załącznik nr 6 - Informacje o osobie/osobach mogących pełnić funkcję kierownika wdrożenia Systemu Załącznik nr 7 - Wykaz osób przewidzianych jako konsultanci wdrożenia Systemu