Aspekty finansowe realizacji projektów w ramach programu IEE
Twój kontrakt Charakterystyka kontraktu Prawa i obowiązki, Pomiędzy EACI i wszystkimi beneficjentami, Jeden z beneficjentów, jako koordynator, ma dodatkowe obowiązki dotyczące współpracy z EACI. Elementy kontraktu Kontrakt właściwy Warunki szczegółowe: dotyczą szczególnych wymagań programu IEE Warunki ogólne: postanowienia prawne, administracyjne, finansowe. Aneksy (I): Opis działań (II): Szacunkowy budżet (III): Raporty finansowe i techniczne (IV): Upoważnienia 2
Raportowanie (Artykuł I.7) > Raport techniczny z postępu prac (PR) > Jeden raport z prac zrealizowanych pomiędzy 18 a 27 miesiącem kontraktu (jeśli projekt trwa 36 miesięcy) > Raport połówkowy (IR) Dotyczy okresu od 1 do 17 miesiąca, > W przeciągu 30 dni od zakończenia okresu raportowania, > Zawiera połówkowy raport finansowy w przeliczeniu na Euro (zasada ta obowiązuje od 2010 r. i objęła wstecznie także projekty z konkursu 2008) > Raport końcowy (FR) Dotyczy okresu od 1 do 36 miesiąca, składany w przeciągu 60 dni od zakończenia projektu, > Zawiera końcowy raport finansowy w Euro. Sprawdź wzory raportów w zakładce Wdrażanie projektu na stronie internetowej IEE! 3
Informacje dotyczące przeliczania kosztów!!! > Zmiana klauzuli kursu przeliczeniowego walut w kontraktach IEE (zaczynających się od IEE/XX/XXX): > wszyscy partnerzy mają obecnie 2 możliwości przeliczania poniesionych kosztów na euro: =>miesięczny kurs przeliczeniowy ustalony przez Komisję i publikowany na jej stronach > w dniu, w którym koszt został poniesiony, > pierwszego dnia roboczego miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy raport finansowy. 4
Płatności (Artykuł I.5/II.16.2) > EACI ma 90 dni na ocenę zaakceptowanie bądź odrzucenie raportu i wypłatę środków > EACI może zawiesić przyjęcie raportu i opóźnić płatność > kiedy dostarczony raport(-y) jest (są) niekompletne lub > kiedy niezbędne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów lub potwierdzeń/informacji (patrz II.15.2) > Koordynator ma 20 dni na dostarczenie dodatkowych informacji/dokumentów lub nowego (-ych) raportu (-ów). > Opóźnienie przyjęcia raportu/płatności liczy się od momentu, kiedy EACI otrzyma oryginały i wersje elektroniczne raportu 5
Co dzieje się w przypadku zmian? Aneksy (Artykuł II.13) > Różne rodzaje aneksów w zależności od rodzaju zmian: > Porozumienie uzupełniające ( Contract Amendment ) > Istotne zmiany, np. zmiana partnerów, znacząca zmiana w aneksie I/II, zmiany budżetu > 20% > Wymiana listów ( Letter Amendment ) > Niewielkie zmiany, np. zmiana konta bankowego, zmiana harmonogramu raportów... > Modyfikacje odnoszące się tylko do praktycznych aspektów administracyjnych, nie powodujących zmian finansowych, mogą być uzgodnione drogą e-mailową > np. zmiana adresu korespondencyjnego czy zmiana osoby reprezentującej firmę ) 6
Uproszczenie Zmiany budżetowe (Artykuł I.4.4/II.13) > Przesunięcia w budżecie nie wymagają zmiany kontraktu jeżeli: > Nie wpływają na realizację działań, > Przesunięcia pomiędzy kategoriami kosztów nie przekraczają 20% całkowitych kosztów kwalifikowanych budżetu beneficjenta, > Przesunięcie pomiędzy beneficjentami nie przekracza 20% całkowitych kosztów kwalifikowanych beneficjenta, który środki otrzymuje. > Nie zapomnij poinformować EACI o zmianach w momencie składania raportu końcowego > Uwaga: Zespół projektowy ponosi odpowiedzialność za realizację projektu na zasadach zapisanych w kontrakcie 7
Jakie koszty są kwalifikowane? > Związane z projektem, > Zawarte w szacunkowym budżecie (Annex II), > Niezbędne do realizacji działań projektu, > Poniesione w czasie trwania projektu (wyjątek stanowią koszty związane z raportem końcowym/ audytem mogą zostać poniesione w przeciągu maksymalnie 2 miesięcy od zakończenia projektu), > Rozsądne, udokumentowane, zgodne z wewnętrznymi regułami księgowymi beneficjenta oraz zgodnie z zasadą rozsądnego zarządzania finansowego, szczególnie efektywności kosztowej i value for money, Identyfikowalne, weryfikowalne i poniesione zgodnie z obowiązującymi regułami księgowymi, Poniesione i zaksięgowane nie później niż w dniu zakończenia projektu (z wyłączeniem kosztów raportu/audytu patrz powyżej) Zgodne z wymaganiami odnośnego prawa podatkowego i socjalnego Potwierdzone przez odpowiedni dowód pozwalający na identyfikację i sprawdzenie (z wyjątkiem ryczałtowych kosztów pośrednich) 8
Które koszty są niedozwolone? > koszty hipotetyczne, np. przewartościowanie wyposażenia budynków/kapitału, szacowana bądź wymyślona korzyść, szacowane koszty wynajmu, > wartość wkładu rzeczowego (przez stronę, która nie podpisała kontraktu, wniesiona wiedza, sale spotkań, broszury itp. wolne od opłat jako wkład do projektu), > zwrot z kapitału, włączając dywidendy/inne zyski, > rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, długi i opłaty za obsługę długów, niezapłacone odsetki, długi wątpliwe, zasoby udostępnione beneficjentowi nieodpłatnie, nadmierne lub nierozważne wydatki, podatek VAT, chyba że beneficjent jest w stanie wykazać, że jego zwrot jest niemożliwy, koszty zadeklarowane przez beneficjenta związane z innymi działaniami lub pracami objętymi dotację wspólnotową, straty na kursach wymiany walut. 9
Współfinansowanie > Finansowanie oparte jest na zasadzie podziału kosztów!!! > EACI pokrywa maksymalnie 75% kosztów kwalifikowanych; > Koszty niekwalifikowane oraz pozostałe koszty kwalifikowane powinny być finansowane poprzez dofinansowanie z innych źródeł (własnych/trzeciej strony) Sposób pozyskania brakujących 25% należy dokładnie objaśnić.
Budżet a koszty rzeczywiste Na etapie wniosku: Na etapie raportu końcowego: > koszty/godziny ujęte w budżecie: -> oszacowanie, aczkolwiek powinno być realistyczne i zgodne z zadaniami do zrealizowania (np. rozmienianie godzin starszych ekspertów na więcej godzin młodszych ekspertów nie zawsze będzie akceptowane!) > rzeczywiste koszty/godziny: -> w oparciu o dokumentację księgową tj. harmonogramy pracy, faktury, kwitki wypłat, w skrajnych przypadkach deklaracje podatkowe 11
Kalkulacja kosztów personalnych > Całkowite Koszty Personalne = Całkowita ilość godzin spędzonych na projekt (w okresie raportowania) przez pracowników * stawki personalne poszczególnych pracowników; > Stawki godzinowe NIE SĄ UZGODNIONE na etapie negocjacji!!! > NADGODZINY mogą być rozliczane TYLKO gdy zostały uwzględnione przy zdefiniowaniu CZASU PRODUKTYWNEGO > Tylko koszty personalne, a NIE CENY (np. stawka godzinowa + marża) - > koszty powinny być rozsądne, uzasadnione, znaczące odchyłki od średnich krajowych kosztów personalnych za taką samą pracę należy uzasadniać.
Podwykonawstwo (in house consultant) > Forma podwykonawstwa; > Rozliczana w kosztach personalnych gdy spełnione są następujące warunki: : > UMOWA z konsultantem > MUSI pracować pod NADZOREM beneficjenta; > MUSI pracować w SIEDZIBIE (wyjątek: telepraca stosowana jako standardowe rozwiązanie) i KORZYSTAĆ z infrastruktury beneficjenta (koszty pośrednie)!!!! > WYNIKI należą do beneficjenta > KOSZTY są rozsądne, zgodne z praktyką oraz kosztami pracowniczymi w tej samej kategorii; > Koszty PODRÓŻY są opłacane bezposrednio przez beneficjenta.
Pytania? Krajowy Punkt Kontaktowy IEE Krajowa Agencja Poszanowania Energii S.A. ul. Nowowiejska 21/25, 00-665 Warszawa +48 22 626 09 10 kpkiee@kape.gov.pl www.cip.gov.pl/iee-kpkkape 14