Projekty w ramach programu Inteligentna Energia Program dla Europy Aspekty finansowe

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Projekty w ramach programu Inteligentna Energia Program dla Europy Aspekty finansowe"

Małgorzata Kaczmarek
8 lat temu
Przeglądów:

1 Projekty w ramach programu Inteligentna Energia Program dla Europy Aspekty finansowe Joanna Ogrodniczuk Krajowy Punkt Kontaktowy

2 Finansowanie projektów 2 Finansowanie oparte jest na zasadzie podziału kosztów!!! EACI pokrywa maksymalnie 75% kosztów kwalifikowanych całego projektu Równy podział dofinansowania Zwiększony/zmniejszony procent dofinansowania jednego/kilku partnerów Koszty niekwalifikowane oraz pozostałe koszty kwalifikowane powinny być finansowane z innych źródeł (własnych/trzeciej strony) Sposób pozyskania brakujących 25% należy dokładnie objaśnić.

Zwiększony/zmniejszony procent dofinansowania jednego/kilku partnerów Koszty niekwalifikowane oraz pozostałe

3 Współfinansowanie (co-financing) 3 Finansowanie z pieniędzy podatników UE musi być uzasadnione kto jest zainteresowany wynikami projektu? We wniosku wyjaśnić źródła współfinansowania; jeśli ze środków własnych, należy wyjaśnić skąd dokładnie i dlaczego jak wyniki projektu będą wykorzystane po jego zakończeniu Należy we wniosku wyjaśnić status negocjacji z ewentualnymi zewnętrznymi sponsorami

We wniosku wyjaśnić źródła współfinansowania; jeśli ze środków własnych, należy wyjaśnić skąd

4 Finansowanie z pieniędzy UE 4 Finansowanie w ramach programu odbywa się w trzech transzach: Pierwsza zalicza w wysokości 30% po rozpoczęciu projektu Druga zaliczka w wysokości 30% po zatwierdzeniu raportu połówkowego i wydaniu pierwszej zaliczki Rozliczenie końcowe 40% => w praktyce pozostała cześć dofinansowania wynikająca z przedłożonego raportu końcowego

wysokości 30% po zatwierdzeniu raportu połówkowego i wydaniu pierwszej zaliczki

5 Koszty kwalifikowane 5 Związane z projektem Zawarte w szacunkowym budżecie (Annex II) Niezbędne do realizacji działań Poniesione w czasie trwania projektu (wyjątek stanowią koszty związane z raportem końcowym/ audytem mogą zostać poniesione w przeciągu max. 2 miesięcy od zakończenia projektu) Rozsądne, udokumentowane, zgodne z wewnętrznymi regułami księgowymi beneficjenta oraz zgodnie z zasadą rozsądnego zarządzania finansowego, szczególnie efektywności kosztowej czy value for money

6 Koszty kwalifikowane 6 Identyfikowalne, weryfikowalne i poniesione zgodnie z obowiązującymi regułami księgowymi Zapłacone przez uczestnika i zapisane na kontach nie później niż w dniu zakończenia projektu (z wyłączeniem kosztów raportu/audytu patrz powyżej Zgodne z wymaganiami odnośnego prawa podatkowego i społecznego Potwierdzone przez odpowiedni dowód pozwalający na identyfikacje i sprawdzenie (z wyjątkiem ryczałtowych kosztów pośrednich)

wyłączeniem kosztów raportu/audytu patrz powyżej Zgodne z wymaganiami odnośnego prawa podatkowego i

7 Kategorie kosztów 7 Kategorie kosztów występujące w projektach IEE: Koszty personalne Koszty pośrednie Usługi zewnętrzne Koszty podróży Koszty zakupu sprzętu Inne koszty projektu

8 Koszty osobowe 8 Należy określić wszystkie kategorie personelu niezbędne w projekcie (kierownik projektu, ekspert, starszy ekspert, młodszy ekspert, starszy inżynier, technik itp.). W kosztach bezpośrednich można ująć jedynie koszty personelu technicznego i specjalistycznego; personel administracyjny oraz obsługa sekretariatu nie może być bezpośrednio wliczona, ponieważ ujęta jest w kosztach pośrednich. Wyjątek może zostać uczyniony kiedy zadania opisane w działaniu uzasadniają znaczące i ciągłe zaangażowanie personelu administracyjnego lub sekretarskiego. W tym wypadku muszą one być wyłączone z wyliczeń kosztów pośrednich. Budżetowanie powinno być planowane w oparciu o liczbę roboczogodzin dla danego partnera (bottom-up).

ponieważ ujęta jest w kosztach pośrednich.

9 Koszty osobowe 9 Stawka godzinowa: musi być wyliczona na podstawie rzeczywistego wynagrodzenia brutto z obowiązkowymi narzutami socjalnymi, ale z wyłączeniem innych kosztów i zysku. Na etapie wniosku koszty/godziny ujęte w budżecie => oszacowanie Koszty osobowe odzwierciedlają zadania zapisane dla danego partnera w projekcie, ale bez przesadnej dominacji jednego kraju czy instytucji Uwaga! Zamiana mniejszej ilości godzin starszych ekspertów po wyższej stawce na więcej godzin młodszych ekspertów po niższej nie zawsze będzie akceptowane!) Na etapie raportu końcowego rzeczywiste koszty/godziny => w oparciu o dokumentację księgową tj. harmonogramy pracy, faktury, kwitki wypłat, w skrajnych przypadkach deklaracje podatkowe

10 Konsultanci 10 Forma podwykonawstwa Rozliczana w kosztach personalnych gdy spełnione są następujące warunki: Z konsultantem musi zostać zawarta umowa Musi pracować pod nadzorem beneficjenta Musi pracować w siedzibie (wyjątek: telepraca stosowana jako standardowe rozwiązanie) i korzystać z infrastruktury beneficjenta Wyniki pracy muszą należeć do beneficjenta Koszty są rozsądne, zgodne z praktyką oraz kosztami pracowniczymi w tej samej kategorii Koszty podróży są opłacane bezpośrednio przez beneficjenta

standardowe rozwiązanie) i korzystać z infrastruktury beneficjenta Wyniki pracy muszą należeć do beneficjenta Koszty są

11 Koszty pośrednie 11 Koszty pośrednie stały ryczałt w wysokości 60% kosztów osobowych Nie ma wymogu trzymania dokumentów potwierdzających wysokość kosztów pośrednich

12 Koszty podwykonawstwa 12 Usługi zewnętrzne są świadczone przez osoby trzecie poza organizacją i poza konsorcjum projektu. Odnoszą sie one wyłącznie do zakupu usług, nie towarów. Podwykonawstwo może jedynie odnosić się do ograniczonej części działania. Podwykonawcy powinni być wybierani w oparciu o jasne zasady, najlepsza ofertę, uwzględniając cenę i jakość (najlepszy stosunek jakości do ceny). Zgodnie z bardzo uproszczoną procedurą należy pozyskać trzy różne oferty i poddać je ocenie zgodnie z ustalonymi ogólnymi kryteriami, aby zapewnić sprawiedliwe i równe traktowanie każdego z oferentów.

Podwykonawcy powinni być wybierani w oparciu o jasne zasady, najlepsza ofertę, uwzględniając cenę i jakość (najlepszy stosunek jakości do ceny).

13 Koszty podróży 13 Koszty podróży i utrzymania personelu pracującego bezpośrednio nad projektem kalkulowane są na podstawie zwyczajowej praktyki uczestnika. Należy podać jasny opis podróży: Powód podróży Cel podróży Liczba osób podróżujących

podstawie zwyczajowej praktyki uczestnika.

14 Zakup sprzętu 14 W związku z rodzajem działania (nie-technologiczne) jakikolwiek sprzęt do promocji i rozpowszechniania projektów programu IEE będzie zaakceptowany na wyjątkowych warunkach i jedynie za uprzednią zgodą, np. oprogramowanie baz danych, specjalistyczny sprzęt do monitorowania itd. Podstawowy sprzęt biurowy (PC, laptop, drukarka, itp.) jest częścią kosztów pośrednich i nie kwalifikuje sie jako koszt bezpośredni do tej kategorii. Jedynie cześć amortyzacji sprzętu, odpowiadająca czasowi trwania akcji oraz stopie rzeczywistego użycia dla celów akcji, może być brana pod uwagę jako koszty kwalifikowane.

Podstawowy sprzęt biurowy (PC, laptop, drukarka, itp.) jest częścią kosztów pośrednich i nie kwalifikuje sie jako koszt bezpośredni do tej kategorii.

15 Inne koszty projektu 15 Koszty związane z organizacją szkoleń i wydarzeń. Koszty kolacji na spotkaniach projektowych, uznawane za koszty kwalifikowane do granicy maksimum 40 na osobę. Ponadto łączna suma ograniczona jest do maksymalnie dwa razy większej niż liczba uczestników konsorcjum. Na spotkanie jedynie koszty jednej kolacji będą uznane za dozwolone. Drukowanie materiałów promocyjnych i informacyjnych. Koszty podróży dla osób niebędących ani członkami personelu, ani podwykonawcami. Opłaty wpisowe na konferencje i inne wydarzenia. Koszty gwarancji bankowych. Koszty raportów audytu.

Ponadto łączna suma ograniczona jest do maksymalnie dwa razy większej niż liczba uczestników konsorcjum.

16 Jakie koszty NIE są kwalifikowane? 16 Koszty hipotetyczne, np. przewartościowanie wyposażenia budynków/ kapitału, szacowana bądź wymyślona korzyść, szacowane koszty wynajmu Wartość wniesionego wkładu rzeczowego (przez stronę, która nie podpisała kontraktu) => wniesiona wiedza, sale spotkań, broszury itp., wolne od opłat jako wkład do projektu Zwrot z kapitału", włączając dywidendy/inne zyski Rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania Długi i opłaty za obsługę długów Niezapłacone odsetki Długi wątpliwe

wkładu rzeczowego (przez stronę, która nie podpisała kontraktu) => wniesiona wiedza, sale spotkań, broszury itp.

17 Jakie koszty NIE są kwalifikowane? 17 Nadmierne lub nierozważne wydatki Podatek VAT, chyba że beneficjent jest w stanie wykazać, że jego zwrot jest niemożliwy Koszty zadeklarowane przez beneficjenta związane z innymi działaniami lub pracami objętymi dotacją wspólnotową Straty na kursach wymiany walut

w stanie wykazać, że jego zwrot jest niemożliwy Koszty zadeklarowane przez

18 Gwarancje finansowe/certyfikaty audytorów 18 Jednostka publiczna (spełnione wszystkie 5 kryteriów): Jednostka utworzona przez władze publiczne lub zarządzana w służbie publicznej Interes publiczny musi być wyraźnie określony w stosownych aktach prawnych bądź administracyjnych Wewnętrzne procedury i księgi podlegają kontroli przez władze publiczne Jednostka jest finansowana całkowicie lub w znacznym zakresie (> 50%) ze źródeł publicznych Jeśli jednostka zaprzestanie działalności, wszystkie prawa i obowiązki (włączając finansowe) zostaną przeniesione na władze publiczną

Wewnętrzne procedury i księgi podlegają kontroli przez władze publiczne Jednostka jest finansowana całkowicie lub w znacznym zakresie (> 50%)

19 Gwarancje finansowe 19 Gwarancje finansowe firm prywatnych : Jeśli kwota pierwszej zaliczki (30% wkładu UE) jest równa co najmniej (a całkowite dofinansowanie co najmniej ) => WYMAGANE Jeśli kwota pierwszej zaliczki (30% wkładu UE) jest pomiędzy a , a całkowite dofinansowanie UE nie przekracza , EACI może przeprowadzić WERYFIKACJĘ ZDOLNOŚCI FINANSOWEJ => Decyzje o tym czy są podejmowane w trakcie negocjacji

333 ) => WYMAGANE Jeśli kwota pierwszej zaliczki (30% wkładu UE) jest pomiędzy 50.000 a 100.

20 Certyfikaty audytorów 20 Certyfikaty audytów są wymagane we wszystkich jednostkach prywatnych w chwili gdy udział UE osiąga (przy ostatecznej zapłacie)

21 Informacje dotyczące zmiany waluty 21 Zmiana klauzuli kursu przeliczeniowego walut w kontraktach IEE2 grant agreements (zaczynających się od IEE/XX/XXX): wszyscy partnerzy maja obecnie 2 możliwości aby przeliczyć poniesione koszty na Euro =>miesięczny kurs przeliczeniowy ustalony przez Komisję i opublikowany na jej stronach: w dniu, w którym koszt został poniesiony pierwszego dnia roboczego miesiąca następującego po okresie, którego dotyczy raport finansowy

22 Zmiany budżetowe 22 Przesunięcia w budżecie nie wymagają zmiany kontraktu jeżeli: Nie wpływają na realizację działań Przesunięcie pomiędzy kategoriami kosztów nie przekraczają 20% całkowitych kosztów kwalifikowanych beneficjenta Przesunięcie pomiędzy beneficjentami nie przekracza 20% całkowitych kosztów kwalifikowanych beneficjenta, który środki otrzymuje Nie zapomnij poinformować EACI w momencie składania raportu końcowego Uwaga: Zespół projektowy ponosi odpowiedzialność za realizacje projektu na zasadach zapisanych w kontrakcie

23 Kontakt 23 ul. Mokotowska Warszawa Tel: (0 22) Fax: (0 22)

Podobne dokumenty

Aspekty finansowe realizacji projektów w ramach programu IEE

Aspekty finansowe realizacji projektów w ramach programu IEE Twój kontrakt Charakterystyka kontraktu Prawa i obowiązki, Pomiędzy EACI i wszystkimi beneficjentami, Jeden z beneficjentów, jako koordynator,