Prezentacja programu SENTE CRM efektywne zarządzanie wiedzą i kontaktami z otoczeniem Tworzymy dla Ciebie SENTE Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Infolinia handlowa: 0 801 077 778 ul. Kościuszki 142 A 50-008 Wrocław tel. 071 78 47 900 e-mail: office@sente.pl http://www.sente.pl/
Program SENTE CRM umoliwia efektywne zarzdzanie kontaktami z klientem oraz wiedz o nim, wspomagajc prac zespoów sprzeday i marketingu, czynic j efektywniejsz i skuteczniejsz dziki usystematyzowaniu i zorganizowaniu. Program zapewnia efektywne gromadzenie i przetwarzanie danych klientów oraz innych firm z otoczenia firmy. EWIDENCJA DANYCH I ZDARZE Podmioty System umoliwia ewidencj podmiotów, czyli kontrahentów nalecych do otoczenia firmy. Mona ich grupowa w oddzielne bazy (klientów, dostawców, potencjalnych klientów, itp.). Lista baz jest definiowalna, a kryterium grupowania moe by dowolne. Podmioty mog by zarówno osobami prawnymi jak i osobami fizycznymi. Kartoteka podmiotów jest poczona z kartotek klientów, dostawców, itp., gdy podmiot jest odpowiednio klientem, dostawc, itp. Zmiana wspólnych danych dokonywana jest jednoczenie w obu kartotekach. z okrelonym podmiotem. Podmioty bdce firmami mog mie zarejestrowanych wiele osób. W przypadku podmiotów bdcych osobami fizycznymi z jednym podmiotem moe by zwizana tylko jedna osoba, a cz danych jest wspólna i automatycznie aktualizuje si midzy kartotek podmiotów i osób. Kada osoba moe by opisana przez: personalia - imi, nazwisko, pe, uwagi dane subowe - podmiot, stanowisko, dzia, zawód, wyksztacenie, zwierzchnik oraz subowe dane kontaktowe dane prywatne - adres zamieszkania oraz dane kontaktowe dane osobiste - urodziny, imieniny, rocznice, rodzina, hobby, zainteresowania, itp. Kontakty Program ewidencjonuje kontakty - zdarzenia polegajce na przepywie informacji pomidzy podmiotem, a pracownikiem naszej firmy (telefony, maile, faksy, spotkania, itp). Kontakt dotyczy okrelonego podmiotu lub osoby. Kontakt moe by powizany z poprzedzajcym go zadaniem oraz zakwalifikowany do okrelonej sprawy. Istnieje moliwo doczenia do kadego kontaktu zarówno zada, dokumentów jak i notatek. Kontakt moe zosta zarejestrowany rcznie lub automatycznie poprzez przecignicie wiadomoci z programu pocztowego. Kontakt mona wysa e-mailem do dowolnego adresata, mona take wysa do wybranego operatora powiadomienie o przeprowadzonym kontakcie. Korespondencja Kady podmiot moe by opisany przez: dane podstawowe - czyli informacje takie jak: przynaleno do bazy, status, nazwa, dane adresowe, kontaktowe, biznesowe, uwagi, itp. dane specyficzne - czyli informacje zawarte w kartotece stowarzyszonej (dane klienta, dostawcy itp.). Informacje te zale od bazy, do której naley podmiot. Zmiana tych danych, powoduje ich automatyczn aktualizacj w kartotece stowarzyszonej. dane pozostae - czyli adres korespondencyjny, uprawnienia oraz przynaleno do programów lojalnociowych. dane dodatkowe - zestaw pól informacyjnych w peni konfigurowalny podczas wdroenia programu, w zakresie kadej bazy osobno. Mechanizm umoliwia przechowywanie danych zmiennych w czasie (np. zatrudnienie za rok 2001, 2002, itp.). Dane dodatkowe mog by dowolnego typu. histori zmian - ewidencja zmian w danych podmiotu lub w danych kartoteki stowarzyszonej. Podczas wdroenia ustala si, które pola maj by rejestrowane w historii zmian. Osoby System ewidencjonuje pracowników firm zarejestrowanych jako podmioty, z którymi utrzymujemy kontakt. Kada osoba jest powizana Program umoliwia generowanie, ewidencj i wysyanie korespondencji, nie jest jednak w peni funkcjonalnym klientem poczty elektronicznej. Moliwy jest import pojedynczych wiadomoci z programu Outlook Express poprzez przecignicie i upuszczenie wiadomoci na tabeli lub na drzewie folderów. Program przechowuje take plik.eml w postaci pierwotnej. Rekord korespondencji moe by skojarzony z kontaktem. Wysyanie korespondencji moe si odbywa bezporednio poprzez serwer SMTP lub porednio poprzez klienta pocztowego. W drugim wariancie wysana korespondencja jest automatycznie ewidencjonowana w kliencie poczty (elementy wysane). Modu korespondencji wykorzystywany jest gównie do generowania wiadomoci automatycznych, np. w skutek realizacji akcji marketingowej (korespondencja seryjna), lub np. realizacji zamówienia klienta. Umoliwia równie rczne redagowanie wiadomoci wychodzcych, z wykorzystaniem definiowalnych szablonów. Zadania W systemie mona rejestrowa zadania - czynnoci przeznaczone do wykonania przez pracownika firmy. Sposób realizacji zadania zaley od jego definicji. Zadanie musi by przypisane do operatora, który jest jego wykonawc, ale nie musi mie przypisanej osoby czy podmiotu, którego dotyczy. Zadanie moe by terminowe lub bezterminowe, przy czym zadanie terminowe dotyczy okrelonej godziny lub przedziau czasu. Zadanie moe by dowizane do poprzedzajcego go kontaktu oraz SENTE CRM 2
zakwalifikowane do okrelonej sprawy. Wszystkie zadania mog by powizane z kontaktami, dokumentami jak i notatkami, które ich dotycz. Wykonywanie zadania odbywa si wg scenariusza okrelonego w definicji zadania. Scenariusz wykonania moe powodowa (wymusza): zarejestrowanie kontaktu wygenerowanie korespondencji zmian statusu podmiotu zarejestrowanie operacji programu lojalnociowego Po wykonaniu zadania otrzymuje ono znacznik, e zostao wykonane. Kalendarz zada Zawarty w programie kalendarz przedstawia zadania w ukadzie dziennym, tygodniowym lub miesicznym, w zalenoci od wybranej zakadki kalendarza. Filtracja umoliwia pokazanie w kalendarzu zada dla wszystkich operatorów lub tylko dla wybranego. Kolor zadania w kalendarzu pokazuje jego status: biay - zadanie do wykonania czerwony - zadanie do wykonania bdce po terminie zielony - zadanie wykonane Notatki Notatki to dowolne informacje doczane do ewidencji CRM. Kada notatka musi by zwizana z podmiotem lub osob. Notatka moe by take skojarzona z konkretnym kontaktem, zadaniem lub spraw. Dokumenty Program potrafi ewidencjonowa rónego rodzaju dokumenty, jakimi operuje si w firmie. Mog to by dokumenty nastpujcych klas: firmowe - dokumenty dotyczce ogólnych spraw firmy, nie przypisane do konkretnych podmiotów ani operatorów prywatne - prywatne dokumenty biecego operatora, niedostpne dla innych operatorów podmiotów - dokumenty pochodzce od rónych podmiotów lub wysyane do nich Dokument opisany jest fiszk oraz plikiem zewntrznym zaczonymi do dokumentu. Program sam zarzdza organizacj plików na dysku. Pliki mog by przechowywane w okrelonym katalogu w sieci lokalnej lub skadowane na serwerze ftp. Wszystkie dokumenty pogrupowane s w segregatory, które tworz struktur hierarchiczn. Drzewo segregatorów wyglda inaczej dla kadej klasy dokumentów, a w przypadku dokumentów podmiotów - inaczej dla kadej bazy podmiotów. Drzewo segregatorów mona importowa ze struktury katalogów na dysku. Istnieje take moliwo zbiorczego importu dokumentów z plików dyskowych. Dokument mona zaoy rcznie lub poprzez przecignicie pliku na tabel dokumentów lub drzewo segregatorów. Aby zaoy nowy dokument, naley: zaoy i wypeni fiszk dokumentu; podczy istniejcy plik dokumentu lub zaoy nowy. Podczas redagowania dokumentu plik dokumentu kopiowany jest do katalogu tymczasowego i uruchamiana jest aplikacja zewntrzna (np. MS Word), w której dokument jest redagowany. Program ledzi aktywno aplikacji redagujcej i po wykryciu jej zamknicia pyta uytkownika, czy zapisa zmiany w redagowanym dokumencie. Operator moe take rcznie zdecydowa o zakoczeniu ledzenia aplikacji redagujcej poprzez okno monitora redagowanych dokumentów. Ikona tego okna pojawia si w pasku zada. Aplikacje, którymi mona redagowa dokumenty, musz by zainstalowane w systemie, a formaty plików powinny by zarejestrowane w programie CRM. Sprawy/Kontrakty Ewidencja kontaktów, zada, dokumentów i notatek moe by grupowana ze wzgldu na sprawy, których dotycz. W ten sposób operator moe przeledzi histori dziaa z danym podmiotem w okrelonej sprawie, co umoliwia mu kontrole postpu prac. Operator moe atwo kontrolowa postpy prac. Sprawy dziel si na: potencjalne, wykonywane i zamknite. Dodatkowo kada z tych grup moe si skada z jednej lub wielu faz definiowanych przez uytkownika. Kada sprawa posiada swojego opiekuna (operator), lecz nie musi by powizana z podmiotem lub osob (sprawy wewntrzne) Sprawy mona dodatkowo opatrzy informacjami finansowymi, co umoliwia sporzdzanie analiz typu lejek sprzeday. Dodatkowo odpowiednie typy spraw mona czy z dokumentami magazynowymi, sprzeday i zakupu, oraz z ofertami, co umoliwia porównywanie kosztów realizacji projektu z wartociami zaplanowanymi. SENTE CRM 3
Rezerwacja zasobów z biecym podmiotem. Zakres danych widocznych na pulpicie podmiotu moe by skonfigurowany wedug wymaga uytkownika, i jest zaleny od bazy podmiotu (klient, dostawca, partner, itp.). Mechanizm ten pozwala na szybkie dotarcie do penej informacji o wybranym podmiocie. MARKETING Akcje marketingowe Modu rezerwacji zasobów suy do ewidencji rezerwacji i blokady na okrelony czas na dowolnie zdefiniowane zasoby firmowe. Rezerwacje s prezentowane na specjalnym grafiku w ukadzie dziennym, tygodniowym lub miesicznym. Kolor rezerwacji w grafiku pokazuje jej status: zielone paski - sygnalizacja rezerwacji, a nie blokady. Rezerwacje na ten sam zasób mog nachodzi na siebie czasowo zielony - blokada. Blokady na ten sam zasób nie mog nachodzi na siebie czasowo. Jeli minie dzie i godzina blokady to kolor przechodzi automatycznie na czerwony óty blokada/zapotrzebowanie w realizacji, zasób zosta pobrany przez operatora rezerwujcego biay blokada/rezerwacja zostaa zamknita, a zasób zwrócony do firmy Jeden wpis rezerwacji moe rezerwowa jednoczenie kilka zasobów. W tym przypadku kolejne zasoby s doczane do rezerwacji w oknie edycyjnym rezerwacji. Zasoby mog by grupowane w rodzaje i grupy. Lista zasobów moe by zsynchronizowana z kartotekami innymi w systemie, np. kartotek pracowników czy maszyn. Dziki temu w jednym interfejsie mona planowa wszystkie zasoby techniczne firmy, w tym zasoby produkcyjne. Interfejs Program umoliwia przegldanie wszystkich kartotek zbiorczo, wedug dowolnie naoonych filtrów, oraz z poziomu tzw. pulpitu podmiotu, na którym wszystkie kartoteki ograniczone s do danych zwizanych Program wspiera wykonywanie akcji marketingowych, które su do przeprowadzania operacji (zada) zbiorczo wzgldem wielu rónych podmiotów. Akcja marketingowa moe si znajdowa w jednym z trzech stanów: otwarta - akcja jest w trakcie kompletacji listy podmiotów, których bdzie dotyczy wykonywana - akcja jest w trakcie wykonywania skojarzonego z ni zadania wzgldem podmiotów, znajdujcych si na licie zamknita - akcja zostaa zakoczona. Definiujc akcj marketingow naley okreli scenariusz zadania, wedug którego ma si odbywa oraz przypisa do niej list podmiotów. Przypisanie podmiotów do akcji marketingowej polega na wybraniu i uruchomieniu dowolnej analizy SQL zwracajcej w wyniku list interesujcych nas podmiotów lub osób. Wykonywanie akcji marketingowej polega na wykonaniu wybranego scenariusza zadania dla wszystkich przypisanych podmiotów. Analizy Program pozwala tworzy dowolne analizy, których algorytmy mona zapisa przy pomocy jzyka SQL. Do kadej analizy mona zdefiniowa list parametrów, jakie podaje operator przed jej uruchomieniem. Wynik analizy moe by nie tylko przegldany i drukowany, ale take wykorzystany jako lista podmiotów do tworzonej akcji marketingowej. Programy lojalnociowe Program lojalnociowy polega na gromadzeniu punktów przez podmioty na specjalnych kontach punktowych. Program SENTE CRM prowadzi cis ewidencj operacji na kontach punktowych, udostpnia salda kont oraz umoliwia wymian punktów na nagrody poprzez ewidencj i realizacj zamówie na nagrody. Aby przygotowa do pracy modu programów lojalnociowych, naley zdefiniowa: program typy punktów dostpne w programie list operacji naliczajcych lub rozliczajcych punkty list nagród SENTE CRM 4
zbiorcze wystawianie faktur sprzeday i zakupu wg podanych na zleceniu stawek zotówkowych lub walutowych INTEGRACJA Praca programu w ramach pakietu SENTE esystem Podmioty mona przypisywa do jednego lub wicej programów. Rejestrowanie operacji programu powoduje automatyczn aktualizacj salda punktowego. Program umoliwia szybki wgld w aktualne saldo punktowe wybranego podmiotu. Punkty mog by take naliczane zbiorczo (automatycznie) przy pomocy akcji marketingowych i odpowiednio zdefiniowanego zadania, które rejestruje operacj naliczenia punktów. Wspópraca z systemem sprzeday pozwala automatycznie przyznawa punkty za sprzeda udokumentowan fakturami. Program umoliwia operowanie na zamówieniach opisujcych wymian punktów na nagrody. Zoone i realizowane zamówienia automatycznie zdejmuj punkty z konta punktowego. SERWIS I TRANSPORT Program umoliwia ewidencj umów serwisowych zawieranych z klientami a take rejestracj i obsug zgosze serwisowych oraz zlece transportowo-spedycyjnych. Umowy serwisowe Program ewidencjonuje zawierane umowy serwisowe, na których, oprócz okresu wanoci umowy, abonamentu czy serwisowanego sprztu, okrelone mog by cenniki wiadczonych usug i lokalizacje klienta objte dan umow. Z poziomu umów serwisowych moliwe jest przegldanie, przypisanych do nich, zgosze serwisowych. Zgoszenia serwisowe Program umoliwia zapisywanie oraz operowanie na zgoszeniach serwisowych. Do kadego zgoszenia przypisany jest typ i status. Wykonanie operacji na zgoszeniu moe spowodowa zmian statusu, nadanie symbolu lub te wystawienie faktury na podstawie wykonanych i przypisanych do zgoszenia czynnoci. Zlecenia transportowo-spedycyjne Program umoliwia ewidencj zlece transportowo-spedycyjnych, a w szczególnoci: ewidencj zleceniodawcy, zleceniobiorcy, adunku itp. definiowanie punktów zaadunkowo-rozadunkowych i wg nich generowanie trasy przejazdu Program SENTE CRM jest czci zintegrowane systemu marki SENTE wspomagajcego zarzdzanie przedsibiorstwem. Program wspópracuje z innymi programami wchodzcymi w skad pakietu. S to midzy innymi: SENTE Sprzeda i Dystrybucja obsuga zamówie i sprzeday, gospodarki magazynowej i zaopatrzenia SENTE Finanse i Ksigowo ksigowo, ewidencja VAT, rozrachunki SENTE Kasa i Bank obsuga stanowisk kasowych i rachunków bankowych SENTE ecommerce obsuga witryny handlowej w internecie Wszystkie programy pakietu SENTE esystem pracuj na jednej bazie danych, te same kartoteki wykorzystywane w rónych systemach s wspólne (takie jak: klienci, dostawcy, pracownicy, itd.), wic informacja wprowadzona do kartotek w jednym programie, jest od razu widoczna w pozostaych. W mechanizmie analiz mog by wykorzystywane wszystkie dane zawarte w caym systemie SENTE esystem, nie tylko w samym programie SENTE CRM. Integracja SENTE CRM z systemem sprzeday Podczas przegldania danych podmiotu na pulpicie podmiotu istnieje moliwo szybkiego wgldu w faktury, zamówienia i nalenoci klienta, ewidencjonowane w programie SENTE Sprzeda i Dystrybucja. Wspópraca z systemem sprzeday pozwala take automatycznie przyznawa punkty w programach lojalnociowych za sprzeda udokumentowan fakturami. Programu wspópracuje równie z aplikacj SENTE ecrm, która pozwala na efektywne zarzdzanie kontaktami z klientem oraz wiedz o nim za porednictwem przegldarki internetowej. Program wspomaga prac zespoów sprzeday terenowej i aktywnego marketingu, czynic j efektywniejsz i skuteczniejsz dziki usystematyzowaniu i staej dostpnoci do aktualnej wiedzy. Program zapewnia efektywne gromadzenie i przetwarzanie danych klientów oraz innych firm z otoczenia. Standardowo dostpne s nastpujce funkcje ecrm: - kartoteka podmiotów CRM - kartoteka osób CRM - kontakty i zadania - wgld w stany magazynowe i cenniki - wgld w zamówienia, tworzenie i modyfikowanie zamówie, faktury i patnoci klienta Integracja SENTE CRM z innymi programami W sytuacjach, kiedy program CRM nie jest zintegrowany z systemem sprzeday czy finansowo ksigowym pakietu SENTE esystem, istnieje SENTE CRM 5
moliwo atwej i szybkiej integracji z innymi programami dziaajcymi w firmie. Uniwersalny mechanizm dostpu do rónych formatów baz danych, intuicyjny interfejs definiowania regu replikacji danych umoliwia zastosowanie mechanizmów wymiany danych pomidzy systemem CRM a innym programem, nawet opartym o technologie DOS. Mechanizm ten umoliwia równie bezporedni wgld w dane zawarte w innych bazach danych, z poziomu interfejsu programu SENTE CRM. Wówczas nie zachodzi kopiowanie danych, lecz operator ma moliwo bezporedniej pracy na danych pochodzcych z innych programów. Za pomoc mechanizmu analiz moe poddawa obróbce dane umieszczone w zewntrznych systemach sprzeday czy ksigowych, korzystajc z moliwoci analiz definiowalnych na danych, które do tej pory nie miay moliwoci analiz SQL. kontakty sprawy zadania Integracja z programem Outlook Express Program umoliwia import wiadomoci e-mail poprzez przecignicie jej z programu pocztowego. Podczas importu program potrafi zapisa zaczniki wiadomoci jak i dokumenty. Program ma take moliwo generowania korespondencji i wysyania jej poprzez program pocztowy. Pojawiaj si one w folderze "elementy wysane" programu Outlook Express. Dostpne s równie mechanizmy automatycznego importu wiadomoci przychodzcych do firmy z serwera pocztowego bezporednio do kartotek korespondencji i kontaktów, z identyfikacja automatyczn nadawcy, sprawy itp. Dziki temu moliwe jest zrezygnowanie z uywania z tradycyjnych programów pocztowych i utrzymywanie penej informacji w jednym rodowisku pracy. Technologia drag & drop Przenoszenie dokumentów oraz korespondencji midzy programem CRM a innymi programami moe si odbywa poprzez ich przecignicie i upuszczenie, co znacznie uatwia prac. Technologia drag & drop dotyczy: importu kontaktów i korespondencji z programu pocztowego importu dokumentów z plików zewntrznych eksportu dokumentów do plików zewntrznych przenoszenia fiszek dokumentów do innych segregatorów przenoszenia korespondencji do innych folderów BEZPIECZESTWO System ochron Program SENTE CRM jest wyposaony w zaawansowany mechanizm przypisywania uprawnie poszczególnym operatorom, a take grupom operatorów aplikacji. Jego zastosowanie daje administratorom systemu moliwo okrelenia widocznoci poszczególnych danych, a take praw ich redakcji oraz dostpu do specyficznych funkcji programu. Mechanizm ochron zastosowany jest przy okrelaniu praw uytkowników i grup do wgldu i edycji danych w takich obszarach programu, jak: podmioty CRM osoby SENTE CRM 6