PARTNER
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej adw. Natalia Zawadzka
Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej podstawy prawne * Kodeks pracy (Dz.U.1998.21.94 tj. ze zm.) * Rozporządzenie MPiPS z 28.05.1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.1996.62.286 ze zm.)
Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Art. 94 k.p. [Podstawowe obowiązki pracodawcy] Pracodawca jest obowiązany w szczególności: ( ) 9a) prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, 9b) przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu: nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł. (art. 281 k.p.)
Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacja dotycząca chorób zawodowych, wypadków przy pracy i świadczeń z nimi związanych dokumentacja płacowa
Termin przechowywania dokumentacji Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (ustawa o emeryturach i rentach z FUS) Dokumentację należy przechowywać: - osobową - 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, - płacową - 50 lat licząc od dnia wytworzenia. (ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)
Akta pracownicze tylko w formie tradycyjnej? ( ) W obecnym stanie prawnym brakuje podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika. Zatem do czasu wprowadzenia odpowiedniej regulacji do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. nie jest możliwe prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej. Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 9 kwietnia 2010 r. (GPP-87-4560-29/10/PE/RP)
Pisemna forma dokumentów Umowa o pracę Zmiana warunków umowy o pracę Wypowiedzenie/ oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia Umowy o zakazie konkurencji (rygor nieważności) Wnioski dotyczące rozkładu czasu pracy Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy Wniosek o urlop bezpłatny, rodzicielski, wychowawczy
Elektroniczna forma dokumentów Rozkład czasu pracy danego pracownika Zgoda na przeprowadzenie kontroli u telepracownika Wniosek urlopowy
Bezpieczny podpis elektroniczny skutki prawne wywołuje je jedynie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, złożony w okresie ważności tego certyfikatu, złożenie podpisu w okresie zawieszenia kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne z chwilą uchylenia zawieszenia
Bezpieczny podpis elektroniczny skutki prawne dane w postaci elektronicznej opatrzone takim podpisem wywołują skutki prawne, jak dokumenty własnoręcznie podpisane, oświadczenie woli opatrzone takim podpisem jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, stanowi dowód, że został złożony przez osobę określoną w certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny.
Wypowiedzenie umowy za pośrednictwem Facebooka? Oświadczenie woli można złożyć w każdej formie (także elektronicznej) i przez każde zachowanie, które w dostateczny sposób ujawnia wolę danej osoby (art. 60 k.c.). Wypowiedzenie wysłane faksem i ustne oświadczenie o rozwiązaniu umowy są skuteczne, choć naruszają przepisy o sposobie wypowiadania i rozwiązywania umów o pracę (uchwała SN z 02.10.2002 r., III PZP 17/02, wyrok SN z 24.03.1999 r., I PKN 631/98) Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę jest złożone podwładnemu z chwilą, gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł się zapoznać z jego treścią. Gdy ma postać elektroniczną, skutek ten występuje z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że adresat mógł zapoznać się z jego treścią.
Wymogi związane z ochroną danych osobowych zgoda pracownika na przetwarzanie danych w systemie informatycznym poufność danych pracowników dostęp tylko dla upoważnionych osób zastosowanie zabezpieczeń technicznych
Dziękuję za uwagę Natalia Zawadzka adwokat Lubasz i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych sp. k. ul. Żwirki 17 90-539 Łódź Tel. kom.: + 48 502 571 079 Email: natalia.zawadzka@lubasziwspolnicy.pl