Opinia prawna ZAWIERANIE UMÓW O ZATRUDNIENIE Z WYKORZYSTANIEM PLATFORMY AUTENTI MARZEC Opracowano na zlecenie Autenti sp. z o. o.

Transkrypt

1 Opinia prawna ZAWIERANIE UMÓW O ZATRUDNIENIE Z WYKORZYSTANIEM PLATFORMY AUTENTI Opracowano na zlecenie Autenti sp. z o. o. Przedmiotem niniejszej opinii jest ocena możliwości i skuteczności zawierania umów w zakresie zatrudnienia przez internet z wykorzystaniem platformy Autenti. Kancelaria Prawna ANSWER Ostafi i Partnerzy ul. Słowackiego 57A , Poznań T: E: kancelaria@answer.com.pl MARZEC 2018 Strona 1

2 Rozdział 1. Ogólne zasady zawierania umów i ich skuteczność 1. Wprowadzenie Celem niniejszej opinii prawnej jest udzielenie odpowiedzi na pytanie Autenti sp. z o. o., które brzmi: Czy możliwe jest zawieranie umów o zatrudnienie przez internet z wykorzystaniem platformy Autenti? Punktem wyjścia dla dokonania prawidłowej oceny powyższego zagadnienia jest analiza przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny ( KC ), ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy ( KP ) oraz ustawy z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej ( u. o us. zauf. ). Nadto dla oceny możliwości zawierania umów o zatrudnienie i ich skuteczności istotne są przepisy prawa europejskiego, w tym w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE ( rozporządzenie eidas ). Niniejsza opinia została przygotowana na zlecenie Autenti sp. z o. o. przez Kancelarię Prawną ANSWER Ostafi i Partnerzy i jest objęta prawami autorskimi. Jej rozpowszechnianie lub wykorzystywanie w całości lub części wymaga zgody autorów. 2. Zawieranie umów przy użyciu platformy Autenti podpis elektroniczny Autenti to platforma internetowa umożliwiająca zawieranie na odległość umów o dowolnej treści. Platforma Autenti umożliwia podpisywanie umów przy użyciu podpisu elektronicznego uregulowanego w rozporządzeniu eidas, który może być zwykłym podpisem elektronicznym, zaawansowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przez zwykły podpis elektroniczny należy rozumieć dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis (na przykład wpisanie przy użyciu klawiatury imienia i nazwiska w treści wiadomości elektronicznej ). Zaawansowany podpis elektroniczny natomiast spełnia łącznie następujące wymogi: (i) umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego, (ii) jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu, (iii) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna, (iv) jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą. Z kolei, kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do Strona 2

3 składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Stosowanie zwykłego podpisu elektronicznego lub zaawansowanego podpisu elektronicznego, zgodnie z art. 25 ust. 1 rozporządzenia eidas, ma ten skutek, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowód w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Natomiast stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma ten skutek prawny, że taki podpis jest równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 25 ust. 2 rozporządzenia eidas, ale również art KC). Co więcej, kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich. Dodać należy, że rozporządzenia eidas jest stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, w tym również w Polsce. Ustawodawca w Polsce zdecydował się uszczegółowić ten akt prawny w u. o us. zauf., która wprowadza przede wszystkim szereg uregulowań związanych m. in. z certyfikowaniem dostawców usług zaufania oraz prowadzeniem stosownych rejestrów. 3. Zawieranie umów przy użyciu platformy Autenti w świetle KC Umowy podpisane poprzez platformę Autenti zwykłym podpisem elektronicznym będą ważne, nawet jeśli ustawa zakłada wymóg formy dokumentowej, formy dokumentowej pod rygorem nieważności i formy pisemnej (niezastrzeżonej pod rygorem nieważności). Powyższe wynika między innymi z art KC, zgodnie z którym, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną albo dokumentową, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Brak zastrzeżenia rygoru nieważności przy formie pisemnej powoduje, że w przypadku zawarcia umowy przy użyciu zwykłego podpisu elektronicznego strony nie mogą, w razie ewentualnego sporu sądowego, powoływać się na świadków bądź na zeznania stron w celu ustalenia treści umowy. Jednakże w stosunkach między przedsiębiorcami skutek ten nie znajduje zastosowania (art KC). Co więcej, w przypadku skorzystania z platformy Autenti, certyfikat platformy Autenti zawartej umowy jest dowodem, który pozwala na ustalenie, że doszło do zawarcia umowy o określonej treści, a dodatkowe powoływanie świadków staje się bezprzedmiotowe. Jeżeli natomiast ustawa do zawarcia danej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, to umowa taka zawarta przy wykorzystaniu platformy Autenti będzie ważna, jeżeli strony zastosują kwalifikowane podpisy elektroniczne. Strona 3

4 Po złożeniu przez wszystkie strony umowy stosowanych oświadczeń woli przy użyciu platformy Autenti jest generowany plik (dowód) zawartej umowy, który zawiera całkowitą treść umowy zaakceptowanej przez strony wraz z certyfikatem platformy Autenti zawierającym raport z przebiegu obiegu umowy, poświadczającym złożenie oświadczeń woli w formie podpisu elektronicznego. Wyżej wymieniony wynikowy plik komputerowy jest zabezpieczony i opieczętowany elektronicznie w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia, niezaprzeczalności treści i jej integralności, umożliwiając wykrycie nieautoryzowanej modyfikacji dokumentu po jego podpisaniu, więc stanowi trwały nośnik w rozumieniu przepisów prawa. Umowy, w ramach których dochodzi do powstania stosunku zatrudnienia (na przykład umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy zlecenia, czy umowy agencyjne) mogą być zawierane przy wykorzystaniu platformy Autenti. Warto jednak zapoznać się z poniższymi wskazówkami, które umożliwiają pełne i prawidłowe wykorzystanie platformy Autenti, by w pełni móc egzekwować prawa i obowiązki wynikające z powyższych rodzajów umów. Należy zwrócić także uwagę na to, że dla skuteczności zawarcia umowy ważne jest by umowa została podpisana przez właściwe osoby. W imieniu spółek cywilnych, osobowych, kapitałowych, jak również innych podmiotów powinny być to osoby uprawnione do reprezentacji lub osoby należycie umocowane na podstawie pełnomocnictwa. Co więcej, osoby podpisujące umowę powinny mieć odpowiednio skonfigurowane koto w platformie Autenti, tak by dane identyfikacyjne danego podmiotu, jak i osób reprezentujących czy też umocowanych były kompletne. Rozdział 2. Rodzaje umów o zatrudnienie 1. Umowa o pracę Tryb i formę zawierania umów o pracę reguluje KP. Zgodnie z art KP umowę o pracę zawiera się na piśmie. Ponieważ ustawodawca nie określa skutków niezachowania formy pisemnej, w związku z powyższym (i zgodnie z art KC w zw. art. 300 KP) umowa zawarta poprzez platformę Autenti z wykorzystaniem jedynie zwykłego podpisu elektronicznego jest ważna. Nie mniej jednak, jeżeli umowa o pracę została zawarta przy pomocy zwykłych podpisów elektronicznych, pracodawca zobowiązany jest do potwierdzenia pracownikowi warunków umowy na piśmie (por. art KP), a zatem złożyć dodatkowe oświadczenie podpisane własnoręcznie lub opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Potwierdzenie winno zostać przesłane do pracownika najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy, by wszystkie wymogi zostały w pełni zachowane, a pracodawcy nie groziła kara grzywny. Strona 4

5 Dodać również należy, że zawarcie z pracownikiem umowy w zakresie zakazu konkurencji, zgodnie z art KP, wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Chcąc zatem zawrzeć taką umowę przy użyciu platformy Autenti, strony powinny zastosować kwalifikowane podpisy elektroniczne. 2. Umowa o dzieło Przedmiotem umowy o dzieło jest zobowiązanie przyjmującego zamówienie do wykonania określonego dzieła, a zamawiającego do zapłaty umówionego wynagrodzenia. Zasady i treść umowy o dzieło reguluje KC (por. art KC). Umowa o dzieło może zostać zawarta w dowolnej formie, stąd dla jej skuteczności wystarczają zwykłe podpisy elektroniczne. Jednakże, część umów o dzieło może wiązać się z przeniesieniem przez przyjmującego zamówienie na rzecz zamawiającego autorskich praw majątkowych lub udzieleniem licencji wyłącznej. Takie zobowiązania powinny być natomiast wyrażone przy zachowaniu formy pisemnej pod rygorem nieważności lub jej równoważnej. Dlatego dla skuteczności umów o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych lub udzieleniem licencji wyłącznej rekomendowane są następujące sposoby: a) podpisanie umowy zwykłym podpisem elektronicznym przez obie strony, przy czym wskazanie w treści umowy dodatkowego zobowiązania dla przyjmującego zamówienie do potwierdzenia zamawiającemu na piśmie, w drodze odrębnego dokumentu, przeniesienia autorskich praw majątkowych lub udzielenia licencji wyłącznej; b) podpisanie umowy elektronicznie kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi przez obie strony. W przypadku, gdy strony do przeniesienia autorskich praw majątkowych lub udzielenia licencji wyłącznej nie użyją formy pisemnej pod rygorem nieważności lub nie zastosują sposobu wskazanego w pkt a) albo b) powyżej, wówczas można dowodzić, że doszło do udzielenia zamawiającemu przez przyjmującego zamówienie niewyłącznej licencji na korzystanie z autorskich praw majątkowych, gdyż dla niewyłącznej licencji ustawodawca nie zastrzegł dochowania żadnej formy. W świetle powyższego, w każdej formie można zawrzeć umowę o dzieło oraz umowę o dzieło wraz z udzieleniem licencji niewyłącznej. Z kolei, do zawarcia umowy o dzieło wraz z udzieleniem licencji wyłącznej albo przeniesieniem majątkowych praw autorskich wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności lub forma co najmniej jej równoważna (spełniona poprzez zastosowanie punktu a lub b wskazanego powyżej). 3. Umowa zlecenia Umowa zlecenia polega na zobowiązaniu przyjmującego zlecenie (zleceniobiorcy) do dokonania określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie (zleceniodawcy). Zlecenie regulowane jest przez przepisy KC (por. art. Strona 5

6 KC). Umowa zlecenia, co do zasady, może zostać zawarta w dowolnej formie. Zawierając ją zatem przy użyciu platformy Autenti wystarczy zastosowanie zwykłego podpisu elektronicznego. Należy jednak pamiętać, że w związku z zawarciem umowy zlecenia może okazać się konieczne udzielenie zleceniobiorcy pełnomocnictwa do działania w imieniu zleceniodawcy. Jeśli czynności prawne, dla których dokonania udzielono pełnomocnictwa, nie wymagają zachowania żadnej formy albo wymagają zachowania formy dokumentowej, dokumentowej pod rygorem nieważności, pisemnej, pisemnej pod rygorem nieważności, to pełnomocnictwa takiego można udzielić przy użyciu platformy Autenti, z tym zastrzeżeniem, że dla dokonania czynności przez zleceniobiorcę (pełnomocnika), dla której wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, potrzebne jest pełnomocnictwo udzielone z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z kolei, jeśli do ważności czynności prawnej, dla których dokonania udzielono pełnomocnictwa, potrzebna jest inna forma na przykład akt notarialny, wówczas pełnomocnictwo również powinno zostać zawarte w takiej formie szczególnej. 4. Umowa agencyjna Przez umowę agencyjną przyjmujący zlecenie (agent) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo do zawierania ich w jego imieniu (por. art KC). Umowa agencyjna może zostać zawarta w dowolnej formie, z zastrzeżeniem poniższych uwag: a) każda ze stron umowy agencyjnej może żądać od drugiej pisemnego potwierdzenia treści umowy oraz postanowień ją zmieniających lub uzupełniających (por. art KC); b) w umowie agencyjnej zawartej w formie pisemnej można zastrzec, że agent za odrębnym wynagrodzeniem (prowizja del credere), w uzgodnionym zakresie, odpowiada za wykonanie zobowiązania przez klienta. Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, agent odpowiada za to, że klient spełni świadczenie. W razie niezachowania formy pisemnej poczytuje się umowę agencyjną za zawartą bez tego zastrzeżenia (por. art KC); c) strony mogą, w formie pisemnej pod rygorem nieważności, ograniczyć działalność agenta mającą charakter konkurencyjny na okres po rozwiązaniu umowy agencyjnej (ograniczenie działalności konkurencyjnej). Ograniczenie jest ważne, jeżeli dotyczy grupy klientów lub obszaru geograficznego, objętych działalnością agenta, oraz rodzaju towarów lub usług stanowiących przedmiot umowy (por. art KC). Strona 6

7 Rozdział 3. Wnioski Za pomocą platformy Autenti możliwe jest skuteczne zawieranie umów. Do zawarcia umowy dochodzi w chwili złożenia zgodnych oświadczeń woli przez strony. Użytkownicy platformy Autenti mogą również zawrzeć umowy, których przedmiotem jest zatrudnienie danej osoby. Co więcej, zawarcie tych umów jest skuteczne i bezpieczne. W ramach platformy Autenti zostanie bowiem wygenerowany plik stanowiący dowód zawarcia umowy o danej treści. Ewentualnie dodatkowe wymagania i zastrzeżenia, o których należy pamiętać, w zakresie umowy o pracę, o dzieło, zlecenia i agencyjnej zostały omówione powyżej, tj. w treści niniejszej opinii. Strona 7