Szwajcarsko-Polski Program Współpracy Zakres merytoryczny raportów - prawidłowy opis realizacji merytorycznej projektów, wskazówki dla IR Szkolenie dla IR_SPPW_Warszawa_22/23.IX.2014 r. Pierwsza i podstawowa reguła obowiązująca w ramach SPPW dotyczy wydatkowania środków zgodnie z ustaleniami zawartymi w Umowie ws Realizacji Projektu a zatem także zgodnie z kwotami zaplanowanymi na poszczególne wydatki w ramach Harmonogramu szczegółowego stanowiącego załącznik do Kompletnej Propozycji Projektu. Dodatkowo podjęliście się Państwo pewnych zobowiązań, podjęliście pewne ustalenia odpowiadając na pytania dodatkowe zadane podczas oceny merytorycznej zarówno przez nas Instytucję Pośredniczącą jak i przez Stronę Szwajcarską. Ustalenia te obowiązują zatem w trakcie całego czasu trwania projektu. 1
Nie mamy możliwości ani nie jesteśmy uprawnieni do zatwierdzania na roboczo treści umieszczanych przez Państwa w poszczególnych rubrykach formularza raportu okresowego bez wcześniejszego zapoznania się z całością dokumentacji poświadczającej poniesienie poszczególnych/konkretnych wydatków. Bez sprawdzenia dokumentacji nie możemy się odnieść do faktu czy dany wydatek był naprawdę niezbędny do realizacji projektu, Oraz czy w prawidłowy sposób dokonano wyboru wykonawcy, usługi, dostawcy określonego sprzętu itd. brak spójności opisu merytorycznego w raporcie w stosunku do przedstawionych danych liczbowych w przypadku kolumn: wydatki poniesione a planowane opisy zadań wykonywanych przez personel projektu powinny być bardziej zorientowane na konkretne rezultaty (np. Pan X (konsultant) prowadził działania doradcze i pomoc beneficjentom prosimy aby tego typu informacje były uzupełnione o liczbę osób korzystających z doradztwa, liczbę godzin udzielonego doradztwa, tematykę działań doradczych oraz ogólną ocenę jakościową takich działań. brak informacji w przypadku opisu szkoleń, warsztatów i konferencji na temat do kogo były dane szkolenia skierowane. Niejednokrotnie taki opis powinien być zgodny z zaplanowanymi w ramach projektu wskaźnikami np. szkolenia dla rolników szt 23 itd. Brak daty szkoleń, miejsca szkoleń a nawet liczby szkoleń, ponadto brak informacji czego będą dotyczyć planowane szkolenia (Strona Szwajcarska obecnie życzy sobie takich informacji) 2
w przypadku konferencji brak opisu na temat uczestników. Powinno się wymienić choćby w paru zdaniach kto uczestniczył, jakie instytucje. Np. RDOSie, Parki Narodowe, urzędy planistyczne, przedstawiciele gmin itd. w zależności od zapisów w decyzji KPP zatwierdzonej przez stronę Szwajcarką. w przypadku realizacji umów zleceń lub umów o dzieło - brak informacji na temat czy dane zlecenie/umowa została zakończone w danym okresie raportowania, czy odebrano tylko część prac itd. Tutaj też opis powinien być spójny ze wskaźnikami np. zainstalowano 23 panele fotowoltaiczne u właścicieli prywatnych, odebrano I cześć prac w zakresie umowy dotyczącej budowy, inwentaryzacji płazów, utylizacji azbestu z dachów itd. w przypadku informacji o podpisaniu umów z wykonawcami - często braki informacji z jaką liczbą wykonawców zostały podpisane umowy. w przypadku realizacji przetargów - brak informacji na temat daty i kwoty podpisania umowy. Niejednokrotnie kwota ta jest inna niż zaplanowana w harmonogramie szczegółowym. Szczególnie warto tu też opisywać o ile występuje opis prac odebranych w częściach. w przypadku personelu merytorycznego brak konkretów na temat obowiązków pracowników. Można zwięźle zawrzeć w paru zdaniach, opis podział obowiązków, podział etatu o ile występuje w przypadku promocji projektu brak informacji na temat liczby publikacji, miejsca ich publikacji, ilości audycji radiowych, audycji TV i zasięgu np. program TV regionalny, telewizja ogólno-polska w przypadku wizyt studyjnych- wymagany bardziej szczegółowy opis wizyty, podanie paru zdań na temat jej przebiegu, liczby uczestników ze zwróceniem uwagi na instytucje biorące udział w wizycie, ponadto należy podać tematykę i cel planowanych wyjazdów studyjnych 3
*Dotyczy projektów z obszaru Rozwoju regionalnego W opisach działań regrantingowych należy podać czy w ramach konkretnych naborów projekty zostały już zakończone, jeżeli tak to ile. Prosimy aby opis działań regrantingowych korespondował z formularzami sprawozdawczymi dla działań regrantingowych.!!! Jeżeli w okresie sprawozdawczym były uruchamiane konkursy dotacyjne, to należy o tym poinformować, jeżeli ktoś zrezygnował z projektu również, jeżeli ogłosiliśmy/zakończyliśmy konkurs to kiedy i na jakim etapie jest ocena, itd. W przypadku promocji: przykłady Przykłady opisów zadań w treści raportu 1. W dniu. na stronie www. opublikowana została notatka prasowa. 2. W dniu. osoby wymienić:.. uczestniczyły w seminarium.. zorganizowanym przez w Krakowie. Podczas spotkania pan/pani wygłosił/wygłosiła prelekcję nt.. Uczestnicy spotkania (ok. osób) otrzymali.. (pen driver. długopisy, ulotki itd.) dotyczące projektu. 3. W dniu. Pan/pani wziął udział w konferencji. w... Konferencja poświęcona była.. W trakcie konferencji zostały przedstawione rezultaty. 4. W dniach Pan/pani wzięła udział w np seminarium.. w... Spotkanie organizowane było przez Tematyka spotkania wiązała się z. 5. W dniach.. Pan/pani uczestniczył w spotkaniu. organizowanym przez., Biłgoraj. Głównym tematem spotkania było.. Wszystkie te tematy bezpośrednio/pośrednio związane są z realizacją działań projektowych. Dodatkowo, na spotkaniu tym obecni byli 4
6. Strona.. była na bieżąco aktualizowana i redagowana. Aktualizacje dotyczyły w szczególności.. Przedłużono rejestrację nazw domen. na kolejny rok 7. IR poniosła koszty związane z udziałem (np. koordynatora) w konferencji (tytuł). np..w Atenach itd. 8. Opublikowano..artykuły informujące o projekcie w. 9. Sporządzono notatkę prasową itd. 10. Rozesłano materiały informacyjne do ilość sztuk 11. Zakupiono teksty, zdjęcia do. W przypadku sprzętu: Zakupiono szt..(nazwa sprzętu) oraz niezbędne wyposażenie (.liczba szt, nazwy sprzętu..) na potrzeby realizacji zadania... Sprzęt przekazano partnerowi projektu/ użytkowany jest przez IR itd.. Wynagrodzenia pracowników: kogo nowego/lub w przypadku I okresu kogo zatrudniono, na podstawie jakiej umowy: etat zlecenie i jaki pełni stanowisko zgodnie z aneksem umową itd. (szczegółowy opis obowiązków!!!) Można podać jakiś zakres prac wykonanych przez danego pracownika co sprawdzamy np. z kartami czasu pracy Sposób zatrudnienia (etat/zlecenie) czas pracy, obowiązki i nazwa przypisana do wykonywanej czynności/stanowiska powinna wynikać i być zgodna z Harmonogramem rzeczowo-finansowym. W przypadku podziału etatu proszę to opisać np. Koordynator 80% związane z zarządzaniem projektu 20% związane z wykonywaniem zadań merytorycznych w ramach działań:. W okresie sprawozdawczym odpowiedzialny był za. 5
W przypadku innych działań: W bieżącym okresie sprawozdawczym wypłacono wynagrodzenia.(komu), za.wykonane w okresie. (np. prace terenowe zlecenie/ prace laboratoryjne). W okresie tym w ramach projektu wykonano zgodnie z..inwentaryzacje następujących grup. Łącznie wykonano kontroli terenowych na..powierzchniach inwentaryzacyjnych. Wynagrodzenia za kontrole terenowe wypłacane były w oparciu o.(umowa o dzieło/zlecenie itd.), Łącznie wypłacono wynagrodzenia.ekspertom.. (Rozpoczęto/kontynuowano/odebrano itd.) prace związane z Wybrano wykonawców prac. i podpisano z nimi umowy na podstawie.. (przetargu, rozeznania ofert itd.) W bieżącym okresie rozliczeniowym, zakończyły się (rodzaj prac/nazwa umowy). Proszę zawsze postępować zgodnie z dokumentacją poświadczającą poniesienie wydatków. Proszę pamiętać, że raport ma odzwierciedlać faktyczny, rzeczowy i finansowy postęp realizacji projektu i tylko na tej podstawie instytucje typu MRR czy Strona Szwajcarska mogą uzyskać informację na temat jego wdrażania. Dlatego też należy zawsze w treści raportu odnieść się do zgody instytucji (WWPE, MIR, Strona Szwajcarska) na podstawie jakiej wykonujecie Państwo modyfikację projektu. Np. na podstawie zgody IP z dnia., na podstawie Aneksu do Umowy ws Projektu nr.., lub na podstawie zgody na poniesienie wydatku niezaplanowanego zgoda uzyskana od IP w dniu... 6
Wskaźniki: Proszę zwrócić uwagę, że w wielu przypadkach matryce logiczne zawierające produkty określały ich ilość do zrealizowania w ramach projektu często zatem zmiana ilości sprzętu/inwestycji/ liczby warsztatów/konferencji itd. wpływa na zmianę matrycy logicznej a taka zmiana zawsze wymaga zgody MRR i Strony Szwajcarskiej. Wskaźniki produktu mogą zostać ocenione przez Darczyńcę dopiero w raportach rocznych a wtedy niejednokrotnie jest za późno. Wniosek o płatność występuje tylko w wersji polskiej i nie jest oceniany przez Darczyńcę a właśnie we wniosku o płatność umieszczono informacje o wskaźnikach. Okazja do pochwalenia się rezultatami są komitety sterujące. Dziękujemy za uwagę 7