ZARZĄDZENIE NR 222 /2016 PREZYDENTA MIASTA STARACHOWICE z dnia r. Starachowice OD nowa

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 222 /2016 PREZYDENTA MIASTA STARACHOWICE z dnia r. w sprawie powołania Zespołu Zarządzającego do realizacji projektu Starachowice OD nowa Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 31 oraz art. 33 ust. 1, 3 i 5 ustawy z dnia 08 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016, poz. 446 z późn. zm.) oraz 24 ust. 1 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Starachowicach zarządzam, co następuje: 1. Powołuję Zespół Zarządzający, zwany w dalszej części Zespołem w celu koordynacji i realizacji projektu Starachowice OD nowa w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna , w składzie: 1. Pani Aneta Nasternak - Kmieć Pełnomocnik Prezydenta ds. Rewitalizacji, Koordynator projektu, 2. Pan Kamil Stanos Asystent Koordynatora projektu, Specjalista ds. prowadzenia działań informacyjnych, 3. Pani Emilia Rymarczyk Specjalista ds. społecznych, 4. Pani Iwona Zarzycka - Specjalista ds. administracyjno biurowej obsługi projektu, 5. Pani Elżbieta Gralec Specjalista ds. obsługi finansowej projektu, 6. Pan Marcin Bednarczyk Urbanista 7. Specjalista ds. zamówień publicznych - powoływany przez Koordynatora na okres realizacji konkretnego zadania Zadaniem Zespołu jest realizacja projektu, o którym mowa 1 i podejmowanie wszelkich działań zgodnie z harmonogramem jego realizacji oraz wytycznymi Instytucji Wdrażającej. 2. Szczegółowy zakres i zasady działania Zespołu określa załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

2 3. Osobą odpowiedzialną za podejmowanie ostatecznych i wiążących decyzji dot. realizacji projektu jest Prezydent Miasta Starachowice Marek Materek. 3 Zespół ulega rozwiązaniu z chwilą zakończenia realizacji projektu i zatwierdzania ostatniego wniosku beneficjenta o płatność. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania ZASTĘPCA PREZYDENTA MIASTA STARACHOWICE Jerzy Miśkiewicz

3 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 222/2016 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. Celem działania Zespołu Zarządzającego jest osiągnięcie założeń i wskaźników zawartych we wniosku aplikacyjnym Starachowice OD nowa Pracami Zespołu kieruje Koordynator Projektu. W przypadku nieobecności Koordynatora, pracami kieruje Asystent Koordynatora Projektu lub inna osoba wyznaczona przez Koordynatora Projektu. 2. Członkowie Zespołu wykonują obowiązki wynikające z realizacji zadań określonych we wniosku o dofinansowanie Projektu Starachowice OD nowa, umowie o dofinansowanie Projektu oraz wszelkie czynności wynikłe w toku jego realizacji zmierzające do prawidłowej realizacji i rozliczania. 2 Zadania poszczególnych członków Zespołu Zarządzającego: 1. Koordynator projektu: 1. Planowanie i koordynacja działań oraz nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, umową o dofinansowanie projektu, wymogami Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna oraz obowiązującymi przepisami krajowymi. 2. Nadzorowanie prac wszystkich Członków Zespołu Projektowego powołanego w celu realizacji i zarządzania Projektem. 3. Wyznaczanie osób do zadań merytorycznych w projekcie i dokonywanie podziału zadań merytorycznych między poszczególne osoby. 4. Zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy członkami Zespołu Zarządzającego. 5. Realizowanie zadań formalno-prawnych, w tym m.in.: a. sprawdzanie i zatwierdzanie pod względem merytorycznym faktur wystawionych przez wykonawców oraz dokumentów załączonych do rozliczenia prac i usług związanych z realizacją Projektu, b. przygotowywanie ewentualnych zmian harmonogramu rzeczowo-finansowego, c. bieżące monitorowanie wskaźników Projektu. d. udostępnianie dokumentacji Projektu instytucjom upoważnionym do przeprowadzania kontroli w trakcie realizacji Projektu,

4 e. udzielanie wyjaśnień w zakresie realizacji Projektu oraz bezpośrednia współpraca z instytucjami przeprowadzającymi kontrole; f. przygotowanie ewentualnych zmian do Projektu w oparciu o obowiązujące zapisy w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie, dokumentach programowych, g. udział w przygotowaniu, prowadzeniu oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z dokumentowaniem postępowań. Udział w pracach Komisji Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy PZP przy realizacji zadań projektowych, h. nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostaw, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, 6. Nadzór nad przygotowaniem wniosków o płatność. 7. Nadzór nad prawidłowością realizacji zadań w zakresie promocji Projektu. 2. Asystent Koordynatora Projektu, Specjalista ds. prowadzenia działań informacyjnych: 1. Współpraca z Koordynatorem Projektu i innymi Członkami Zespołu w celu sprawnej realizacji Projektu i jego rozliczenia. 2. Wykonywanie zadań wskazanych przez Koordynatora Projektu. 3. Zastępowanie Koordynatora Projektu w przypadku jego nieobecności we wszystkich jego obowiązkach. 4. Współpraca z Koordynatorem Projektu w zakresie planowania i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu. 5. Wspieranie i pomoc w działaniach Koordynatora Projektu, bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu. 6. Przygotowywanie dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu. 7. Zgłaszanie oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, współpraca ze specjalistą ds. finansowych i specjalistą ds. zamówień publicznych projektu. 8. Tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów towarów i usług. 9. Współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz nadzór nad tworzeniem Centrum Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. 10. Nadzór nad tworzeniem Lokalnego Impact Hub u. 11. Organizacja wizyt studyjnych krajowych i zagranicznych, organizacja spotkań zespołu projektowego, organizacja spotkań z mieszkańcami. 12. Kontakt ze wskazanymi organizacjami i instytucjami z Wielkiej Brytanii w zakresie wsparcia eksperckiego przy opracowywaniu oferty Lokalnego Impact Hub u oraz Centrum Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. 13. Organizacja i nadzór nad działaniami animacyjnymi skierowanymi do społeczności lokalnej. 14. Czynny udział w opracowywaniu Gminnego Programu Rewitalizacji.

5 15. Współpraca w opracowywaniu treści merytorycznych do publikacji oraz na stronę internetową projektu. 16. Nadzór nad tworzeniem i prowadzenie strony internetowej projektu Starachowice od nowa, 17. Tworzenie prezentacji, infografik, raportów z realizacji projektu. 18. Sporządzanie sprawozdań merytorycznych z realizacji projektu. 19. Redagowanie informacji prasowych, organizowanie działań promocyjnych projektu, konferencji prasowych, organizowanie działań edukacyjnych. 3. Specjalista ds. społecznych: 1. Organizacja spotkań sieciujących nt. rewitalizacji dla Jednostek Samorządu Terytorialnego. 2. Nadzór nad działaniami związanymi ze wsparciem Świetlicy Środowiskowej (organizacja wizyt studyjnych, nadzór nad wyłonieniem i monitoring pracy ekspertów przygotowujących ofertę dla świetlicy Środowiskowej, wyłonienie wykonawców do prowadzenia badań w działaniu). 3. Nadzór nad działaniami związanymi z przekazaniem mikrograntów społeczności lokalnej. 4. Wykonywanie innych czynności wskazanych przez koordynatora projektu. 4. Specjalista ds. administracyjno biurowej obsługi projektu: 1. Nadzór nad przygotowaniem ogłoszeń o przetargach i dokumentacji przetargowej, w szczególności ustalenie wartości szacunkowej poszczególnego zamówienia. 2. Nadzór nad przygotowaniem opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Sporządzanie umów z wykonawcami. 4. Prowadzenie dokumentacji kadrowej. 5. Rozliczanie czasu pracy personelu projektu. 6. Organizowanie i protokołowanie spotkań Zespołu Zarządzającego. 7. Przygotowywanie innych niezbędnych do realizacji projektu dokumentów. 8. Dokonywanie rozeznania rynku lub uruchamianie odpowiednich procedur przetargowych w przypadku dokonywania zakupów produktów lub usług. 9. Kontakt z Radcą prawnym i przedkładanie do akceptacji radcy prawnemu niezbędnych dokumentów wynikających z realizacji projektu. 10. Wykonywanie innych zadań związanych z obsługą administracyjną projektu. 11. Wykonywanie innych czynności wskazanych przez Koordynatora Projektu. 5. Specjalista ds. obsługi finansowej projektu: 1. Dokonywanie rozliczeń finansowych.

6 2. Opisywanie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Przygotowanie wniosków o płatność (część finansowa). 4. Sporządzanie sprawozdań finansowych. 5. Ocena poprawności sporządzanych dokumentów finansowych przez wykonawców zadania. 6. Kontrolowanie rozliczeń wykonanych dostaw i usług. 7. Zgłaszanie Koordynatorowi projektu wszelkich nieprawidłowości oraz opóźnień w rozliczeniach. 8. Przekazywanie dokumentów księgowych do podpisu upoważnionym osobom. 9. Kopiowanie dokumentów księgowych i innych dokumentów związanych z realizacją projektu i ich archiwizowanie. 10. Bieżące rejestrowanie kosztów i przychodów projektu. 11. Rejestrowanie i analizowanie stanu środków pieniężnych projektu. 12. Obsługa audytów i kontroli. 13. Współpraca z biegłym rewidentem. 14. Wykonywanie innych czynności wskazanych przez Koordynatora Projektu. 6. Urbanista: 1. Poszukiwanie rozwiązań w zakresie kształtowania przestrzeni miejskiej na poziomie mikro (osiedla, miasta), które pozwolą unikać konfliktów, zapewnią zrównoważony rozwój, ochronę środowiska i uporządkowany ład przestrzenny. 2. Zaplanowanie określonej formy przestrzeni, która będzie najbardziej korzystna dla funkcjonowania społeczności zamieszkującej dany obszar. 3. Współpraca z wykonawcami projektów oraz zaproponowanie wzoru modelu obszaru objętego działaniami projektu pod kątem ergonomii funkcjonowania, norm budowlanych oraz wykorzystania i zagospodarowania przestrzeni. 4. Prowadzenie badań i analiz historycznych układów miast w zakresie kompozycji urbanistycznej i określanie warunków do projektów planów zagospodarowania przestrzennego. 5. Prowadzenie analiz i prognoz oraz ocena warunków społecznych na terenach zurbanizowanych (demograficznych i socjologicznych). 6. Określanie sposobu zagospodarowania miasta i innych jednostek sieci osadniczej oraz opracowywanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu. 7. Współpraca z Referatem Architektury i Planowania Przestrzennego Geodezji i Zarządzania Nieruchomościami i w zakresie opracowywania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz zmiany studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego 8. Wykonywanie innych czynności wskazanych przez koordynatora projektu. 7. Specjalista ds. zamówień publicznych:

7 1. Przygotowanie dokumentacji i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego (w tym: przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia) zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.); oraz z przyjętym Zarządzeniem Nr 304/2015 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia r. w sprawie wprowadzenia regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych oraz regulaminu pracy komisji przetargowej w Urzędzie Miejskim w Starachowicach oraz z Procedurą udzielania zamówień przez dotacjobiorców, która stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie projektu Starachowice OD nowa. 2. Przygotowanie i uzgodnienie ze Specjalistą ds. administracyjno biurowej obsługi projektu ogłoszeń o przetargach i dokumentacji przetargowej. 3. Przygotowywanie do publikacji informacji o poszczególnych etapach postępowań. 4. Udział w pracach komisji przetargowych. 5. Weryfikacja prawidłowości i kompletności dokumentacji sporządzonej w postępowaniach o zamówienie publiczne. 6. Współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych w ramach obowiązków wynikających z Ustawy prawo zamówień publicznych, w szczególności w zakresie wniosków i zapytań składanych do organów UZP; 7. Koordynacja i kontrola czynności związanych z zawarciem umowy z wybranym wykonawcą, poprzez dokonywanie wstępnej kontroli projektów umów przed przedłożeniem do akceptacji radcy prawnemu; 8. Nadzór nad wyłonieniem wykonawców do poszczególnych działań projektu.