Dobre praktyki w zakresie wdrażania systemów ERP. IT Governance & Advisory

Zawartość raportu 1 2 Co to jest system ERP? Definicja Budowa modułowa Korzyści z wdrożenia ERP na polskim rynku Rynek systemów ERP w Polsce 3 4 Rekomendowane etapy wdrażania systemu ERP Przygotowanie Wariant technologiczny Etapy wdrożenia Czego unikać przy wdrażaniu ERP? Typowe błędy popełniane przy wdrożeniu systemu ERP 2

1 Co to jest ERP? 3

ERP co to jest?» Podstawową funkcją zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP jest dostarczanie aktualnych i dopasowanych do potrzeb użytkowników informacji.» Zintegrowane systemy ERP komponowane są z wielu modułów, bez duplikacji informacji w nich zawartych. Podstawą cechą systemów ERP jest to, iż każda informacja jest wprowadzana do systemu tylko raz i udostępniana w innych miejscach systemu. Budowa modułowa zapewnia to odpowiednie wsparcie dla obszarów działalności firm w różnych branżach. ERP ang. Enterprise Resource Planning zintegrowany system informatyczny, umożliwiający planowanie zasobów przedsiębiorstwa. System ERP składa się zazwyczaj z wielu modułów. Integracja modułów odbywa się bez duplikacji informacji. Systemy ERP są następcą systemów MRP II. Cechy systemu ERP:» Integracja» Wielodostępność» Uniwersalność» Skalowalność» Otwartość» Modularność» Jednolity interfejs użytkownika 4

Obszary biznesowe objęte wdrożeniem ERP Modułowa budowa systemów ERP Moduły systemu ERP muszą wspierać zarządzanie przedsiębiorstwem w najważniejszych obszarach działalności Spółki. Przykładowe obszary wspierane systemami ERP przedstawiono poniżej: Finanse - księgowość Gospodarka magazynowa Sprzedaż Dystrybucja Planowanie sprzedaży Zakupy i zarządzanie magazynem Kontrola Jakości Controlling Kadry i Płace Produkcja z pełnym wdrożeniem konstrukcji i technologii Zaawansowane planowanie produkcji i harmonogramowania Raportowanie produkcji Zarządzanie Sprzętem Konsolidacja Środki trwałe Gospodarka remontowa Zakres wdrożenia systemu ERP powinien zostać dostosowany do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i procesów biznesowych w nim funkcjonujących, dlatego niezbędne jest przed wyborem dostawcy przeprowadzenie szczegółowej analizy procesów biznesowych oraz opracowanie wymagań funkcjonalnych wobec systemu ERP. 5

Kluczowe korzyści wdrożenia ERP Należy zwrócić uwagę, że wdrożenie systemu ERP niesie ze sobą wiele korzyści dla organizacji. Wśród podstawowych, możliwych do osiągnięcia korzyści wdrożenia ERP wyróżnia się: 1 Optymalizacja procesów biznesowych funkcjonujących w organizacji dzięki wykorzystaniu nowoczesnego narzędzia informatycznego. 2 Uzyskanie wiarygodnej informacji zarządczej. 3 4 Dostarczenie kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Oszczędne wykorzystanie zasobów. 5 6 Zwiększenie efektywności działania organizacji poprzez uporządkowanie struktury organizacyjnej i efektywniejsze zarządzanie. Wspólna baza danych dla całej organizacji. 6

2 ERP na polskim rynku 7

Rynek systemów ERP w Polsce Polski rynek systemów ERP jest rynkiem rozwijającym się, stanowiącym tylko 2% europejskiego rynku systemów tej klasy. Jednak z roku na rok udział dużych przedsiębiorstw korzystających z systemów ERP rośnie, co potwierdzają wyniki badań przedstawione poniżej: Rysunek: Wykorzystanie systemów klasy ERP w przedsiębiorstwach w latach 2014 2015 w zależności od wielkości przedsiębiorstwa Cechą charakterystyczną polskiego rynku systemów ERP jest duże jego rozdrobienie oraz występowanie zarówno systemów producentów zagranicznych, jak i systemów produkcji polskiej. Od wielu lat największy udział w całym rynku oprogramowania systemów informatycznych posiadają Asseco Business Solutions (ABS) niemiecka firma SAP AG, IFS oraz firma Comarch. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o producentach rozwiązań ERP skontaktuj się z nami - dysponujemy pełnymi raportami w zakresie analiz rynku w tym zakresie oraz wykonujemy preselekcje rozwiązań dostosowanych do Twoich potrzeb. Rozkład procentowy udziału poszczególnych producentów na polskim rynku systemów ERP uzależniony jest od segmentu rynku, dla którego jest kierowany. Typową segmentacją rynku jest podział systemów według klas wielkości przedsiębiorstw. Źródło: Opracowanie Softtutor Consulting na podstawie raportu Społeczeństwo informacyjne w Polsce. Wyniki badań statystycznych z lat 2011 2016, Główny Urząd Statystyczny, Urząd Statystyczny w Szczecinie, Warszawa 2016 8

3 Rekomendowane etapy wdrażania systemu ERP 9

Przygotowanie do wdrożenia Realizacja Projektu wdrożenia ERP powinna rozpocząć się od dobrego przygotowania: Elementy: Fazy realizacji etapu przygotowania do wdrożenia: Faza I Faza II Faza III Faza IV Faza V Zakres fazy Analiza procesów biznesowych funkcjonujących w organizacji wraz z ich optymalizacją pod kątem wdrożenia systemu ERP. Analiza wymagań funkcjonalnych i technicznych dla wdrożenia systemu ERP. Opracowanie dokumentacji przetargowej na wybór i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP. Realizacja procesu wyboru dostawcy najlepszego dla organizacji zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP. Wsparcie przy organizacji zasad zarządzania realizacją projektu wdrożenia. Faza kluczowa Faza kluczowa Softtutor realizuje prace zgodnie z wytycznymi Stowarzyszenia ISACA, w tym należącego do ISACA standardu COBIT rekomendowanego jako dobrą praktykę w zakresie zarządzania informatyką, zapewniającą efektywne wsparcie misji i celów organizacji z pomocą narzędzi informatycznych. 10

Wariant technologiczny wdrożenia systemu ERP Istotnym zagadnieniem w zakresie wdrażania systemów ERP jest wybór wariantu technologicznego rozwiązania. Obecnie spotkać można różne modele dostawy infrastruktury technicznej, wśród których najpopularniejsze to: 1. Rozbudowy własnej infrastruktury Zamawiający na potrzeby wdrożenia systemu ERP dokona rozbudowy posiadanej infrastruktury sprzętowej. 2. IaaS (Infrastructure as a Service) usługa polegająca na wynajęciu infrastruktury informatycznej. W ramach usługi udostępniana jest określona liczba serwerów, ilość mocy obliczeniowej czy przestrzeni dyskowej. 3. SaaS (Software as a Service) oprogramowanie jako usługa polega na dostarczeniu aplikacji za pośrednictwem Internetu. Firma w ramach opłaty abonamentowej może korzystać ze wszystkich właściwości danego oprogramowania bez potrzeby zakupu licencji oraz instalacji oprogramowania na własnej platformie sprzętowej. Porównanie zakresu zarządzania w zaproponowanych modelach: 11

Rekomendowany tryb wdrażania systemu ERP W zależności od przyjętego wariantu technologicznego wyróżnia się różne etapy wdrażania systemów ERP. Poniżej przedstawiono rekomendowane tryby wdrażania systemu ERP uzależnione od przyjętych modeli: Szczegółowy zakres poszczególnych etapów powinien zostać dostosowany do specyfiki organizacji, w której wdrażany jest system ERP. Niemniej w każdym wdrożeniu kluczowym etapem jest etap analizy przedwdrożeniowej przygotowania koncepcji biznesowej systemu ERP wspierającego realizację procesów biznesowych zachodzących w Spółce. Chcesz dowiedzieć się więcej się o szczegółowych pracach wykonywanych w poszczególnych etapach? Porozmawiaj z naszym konsultantem możesz umówić się na spotkanie wysyłając maila na adres: biuro@softtutor.pl lub dzwoniąc pod numer: +48 22 643 89 69. Każdorazowo w przypadku wdrożeń ERP rekomendujemy powołanie oddzielnego zespołu wdrożeniowego odpowiedzialnego za wdrożenie systemu ERP oraz złożonego z liderów poszczególnych obszarów merytorycznych objętych wdrożeniem. Kluczową rolę w zakresie realizacji wdrożenia systemu ERP odgrywają liderzy zespołów merytorycznych ze strony Zamawiającego. Liderzy posiadają niezbędną wiedze merytoryczną z odpowiedniego obszaru objętego wdrożeniem. 12

4 Czego unikać? 13

Zalecenia dla wdrożenia ERP» Należy myśleć procesowo: identyfikować wyspy informacyjne przyjmować rozwiązania organizacyjne najkorzystniejsze z punktu widzenia całości firmy unikać sytuacji utrwalenia nieefektywnych procesów w systemie Możliwość świadomego decydowania o przyjęciu modelów referencyjnych odzwierciedlonych we wdrażanym systemie Możliwość świadomego decydowania o konieczności modyfikacji i customizacji rozwiązania tam gdzie jest to niezbędne dla budowania przewagi konkurencyjnej» Wdrażanie zmian w procesach organizacji ludzie procesy kultura/ wartość» Osiem pospolitych błędów 1. Pozwalanie sobie na zbyt wielkie samozadowolenie 2. Niedostateczna troska o sformowanie wystarczająco mocnej i wpływowej koalicji wiodącej 3. Brak dostatecznie sugestywnej wizji celu 4. Dziesięć, sto, a nawet tysiąc razy za słabe rozpropagowanie wizji i celu 5. Tolerowanie przeszkód blokujących nową wizję 6. Niedostateczna lub niewłaściwa organizacja krótkoterminowych, etapowych zwycięstw 7. Przedwczesne ogłaszanie triumfu 8. Zaniedbanie stanowczego zakotwiczenia zmian w kulturze organizacji 14

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się: +48 (22) 643 89 69 +48 (22) 643 88 54 Odwiedź: www.softtutor.pl biuro@softtutor.pl 15

Softtutor Consulting świadczy usługi konsultingowe w Tobszarze I N audytu G IT, architektury korporacyjnej oraz ładu informatycznego klientom z sektora publicznego i prywatnego, działającym w różnych branżach. Naszym pragnieniem jest tworzenie wartościowych produktów i dostarczanie usług wysokiej jakości. Od ponad dwóch dekad, pomagamy naszym Klientom osiągnąć wartość dodaną poprzez skuteczne i innowacyjne wykorzystanie IT. Pracujemy w atmosferze sprzyjającej kreatywności i innowacyjności, jesteśmy zorientowani na wymierne efekty i chcemy inspirować do zmian. ponad380 zrealizowanych projektów ponad26 lat na rynku Softtutor Consulting www.softtutor.pl 2018 Warszawa Katowice Wrocław 16