Dokumentacja użytkownika systemu informatycznego Repozytorium Dokumentów Finansowych Wersja: 1.5 2017-12-18
Metryczka dokumentu Tytuł dokumentu Numer umowy Dokumentacja użytkownika systemu informatycznego Repozytorium Dokumentów Finansowych Wersja dokumentu 1.5 Data dokumentu 2017-12-18 Inwestor Ministerstwo Sprawiedliwości Wykonawca Sygnity Opracował Justyna Witkowska Sprawdził Historia zmian Nr wersji Data Autor zmiany Opis zmian 1.0 11.09.2017 Justyna Witkowska Utworzenie dokumentu 1.1 20.09.2017 Justyna Witkowska Modyfikacja dokumentu 1.2 11.10.2017 Justyna Witkowska Modyfikacja dokumentu 1.3 04.12.2017 Justyna Witkowska Modyfikacja dokumentu 1.4 12.12.2017 Justyna Witkowska Modyfikacja dokumentu 1.5 18.12.2017 Justyna Witkowska Uwzględnienie uwag G. Wiktorowskiego dodano odwołanie do instrukcji obsługi kont i dodano liczbę dni po jakich zgłoszenie robocze zostanie automatycznie usunięte. Strona 1 z 31
Spis treści 1. Cel dokumentu... 3 2. Wstęp... 4 3. Dostęp... 5 4. Przeglądarka dokumentów finansowych... 6 5. Bezpłatne składanie sprawozdań finansowych... 11 5.1. Logowanie... 11 5.2. Przygotowywanie i składanie zgłoszeń... 13 5.2.1. Dodawanie zgłoszenia... 14 Krok 1 wyszukanie podmiotu... 14 Krok 2 dołączenie dokumentów... 15 Krok 3 - oświadczenie... 18 Krok 4 weryfikacja, podpisanie zgłoszenia, wysyłka do Repozytorium... 20 5.2.2. Modyfikacja zgłoszenia roboczego... 28 5.3. Przeglądanie złożonych zgłoszeń... 29 5.4. Przeglądanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu... 30 5.5. Powiadomienia... 30 Strona 2 z 31
1. Cel dokumentu Dokumentacja użytkownika systemu informatycznego Repozytorium Dokumentów Finansowych jest przeznaczona dla osób, które chcą: 1. bezpłatnie złożyć dokumenty finansowe podmiotu oraz 2. przeglądać dokumenty finansowe składane przez podmioty. Strona 3 z 31
2. Wstęp System Repozytorium Dokumentów finansowych umożliwia: Bezpłatnie złożenie sprawozdania finansowego i innych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Uwagi! 1. Zgłoszenie dokumentów finansowych wymaga posiadania konta w systemie. Zakładanie konta w Repozytorium Dokumentów Finansowych zostało opisane w Instrukcji tworzenia i obsługi kont w portalu S24 i RDF. 2. Formularz zgłoszenia oraz załączone dokumenty wymagają podpisania podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. 3. Złożenie dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych zwalnia z obowiązku złożenia na portalu S24 płatnego wniosku o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych w dziale 3 rejestru przedsiębiorców. Szczegóły dotyczące obsługi systemu znajdują się w rozdziale 3 i rozdziale 5. Wyszukanie i pobranie dokumentu finansowego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Wyszukiwanie dokumentów finansowych nie wymaga posiadania konta w systemie. Szczegóły dotyczące obsługi systemu znajdują się w rozdziale 3 i rozdziale 4. Strona 4 z 31
3. Dostęp System dostępny jest na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/. Funkcjonalność umożliwiająca bezpłatnie złożenie sprawozdania finansowego i innych dokumentów finansowych dostępna jest w zakładce Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych. Funkcjonalność umożliwiająca wyszukanie i pobranie dokumentu finansowego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego dostępna jest w zakładce Przeglądarka dokumentów finansowych. Strona 5 z 31
4. Przeglądarka dokumentów finansowych Aby korzystać z funkcjonalności Przeglądarki dokumentów finansowych, nie jest wymagane posiadania konta użytkownika ani logowania na konto. Po wybraniu na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/ Przeglądarka dokumentów finansowych, zostanie wyświetlony poniższy ekran: Za pomocą przeglądarki mogą być wyszukiwane następujące dokumenty: Roczne sprawozdanie finansowe o Bilans o Rachunek zysków i strat o Informacja dodatkowa o Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym o Rachunek przepływów pieniężnych Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty Sprawozdanie z działalności Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe o Skonsolidowany bilans o Skonsolidowany rachunek zysków i strat o Informacja dodatkowa o Skonsolidowane zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym o Skonsolidowany rachunek przepływów pieniężnych Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty Sprawozdanie z działalności jednostki dominującej Strona 6 z 31
Skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej Aby wyszukać dokumenty przypisane do danego nr KRS w Repozytorium Dokumentów Finansowych należy uzupełnić pole Podaj nr KRS. Wyszukiwanie jest zabezpieczone przed działaniem robotów pobierających dokumenty. Mogą pojawić się trzy rodzaje zabezpieczeń. a) Konieczność zaznaczenia checkboxa Nie jestem robotem. Po zaznaczeniu checkboxa dodatkowo może zostać wyświetlone zadanie do wykonania. Po wykonaniu zadania należy wcisnąć Zweryfikuj. Może się pojawić więcej niż jedno zadanie. Poniżej zostały przedstawione przykładowe zadania. W przypadku trudności z wykonaniem danego zadania należy wybrać ikonę zadania. w celu zmiany Strona 7 z 31
b) Konieczność przeciągnięcia suwaka od strony lewej do prawej. Dopiero po przesunięciu suwaka, przycisk Szukaj będzie aktywny. c) Konieczność odczekania między kolejnymi wyszukaniami W przypadku gdy czas pomiędzy kolejnymi wyszukaniami jest zbyt krótki zostanie wyświetlony komunikat: Należy odczekać chwilę i spróbować wyszukać dokumenty ponownie. Po prawidłowym potwierdzeniu, że jest się prawdziwym użytkownikiem i wciśnięciu Szukaj zostanie wyświetlona lista zawierająca dokumenty finansowe złożone dla podanego nr KRS. Strona 8 z 31
Aby zobaczyć szczegóły dotyczące dokumentu, przy wybranym dokumencie należy wybrać przycisk Pokaż szczegóły. Dla dokumentów ze statusem usunięty (dokumenty usunięte z Repozytorium przez sąd) przycisk Pokaż szczegóły nie jest dostępny. Lista wyświetlonych dokumentów może zostać filtrowana po rodzaju dokumentu oraz nazwie. W tym celu należy na liście Rodzaj dokumentu i Nazwa dokumentu wybrać odpowiednią pozycję. Po wejściu w akcję Pokaż szczegóły wyświetlona zostanie formatka ze szczegółami dotyczącymi danego dokumentu. Zawiera ona dane dotyczące: Rodzaj i nazwa dokumentu Okres jakiego dotyczy dokument (data od, data do) Data dodania (rejestracji) Identyfikator dokumentu Identyfikator zgłoszenia Nr KRS Nazwa/firma podmiotu Forma prawna podmiotu Język dokumentu Wydział sądu (tylko w przypadku dokumentów dodanych przez sąd) Sygnatura sprawy (tylko w przypadku dokumentów dodanych przez sąd) Dostępne są następujące akcje: Przewijanie umożliwiające przeglądanie wszystkich korekt jakie zostały złożone dla wybranego dokumentu (jeżeli takie zostały złożone). Nie ma możliwości przeglądania dokumentów ze statusie usunięty (dokumenty usunięte z Repozytorium przez sąd). Pokaż treść dokumentu akcja umożliwiająca wyświetlenie treści dokumentu. Pokaż dokumenty akcja umożliwiająca pobranie pliku dokumentu oraz plików zawierających oddzielne podpisy (jeżeli takie zostały dodane). Widoczne są również dane osoby/ób które podpisały dany dokument. Strona 9 z 31
Pokaż zgłoszenie - akcja pozwala na wyświetlenie formularza w ramach którego dokument został dodany do Repozytorium. Akcja jest niedostępna dla dokumentów dodanych przez sąd. Strona 10 z 31
5. Bezpłatne składanie sprawozdań finansowych 5.1. Logowanie Aby korzystać z funkcjonalności Bezpłatne składanie dokumentów finansowych jest wymagane posiadanie konta w systemie. Do logowania do systemu uprawnia konto założone na portalu ekrs w system S-24 rejestracja spółki, inne wnioski. W przypadku kont założonych przed 15 marca 2018 r., aby korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu, należy dokonać autoryzacji konta podpisując je podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap. Autoryzacja konta jest czynnością jednorazową. Można posiadać tylko jedno konto autoryzowane danym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym epuap. Aby zautoryzować konto należy: wejść do systemu S24 na stronie głównej portalu ekrs wejść do zakładki Moje konto wybrać zakładkę Autoryzacja W przypadku nie posiadania konta należy je utworzyć. Konto można utworzyć wchodząc do systemu S- 24 rejestracja spółki, inne wnioski na stronie głównej portalu ekrs. Utworzone konto uprawnia do korzystania ze wszystkich funkcjonalności systemu S-24 rejestracja spółki, inne wnioski oraz systemu Bezpłatne składanie dokumentów finansowych. Wszystkie funkcje związane z zarządzeniem kontem: zmiana hasła zmiana adres e-mail zmiana podpisu usuniecie konta dostępne są w systemie S-24 w zakładce Moje konto. Szczegóły dotyczące tworzenia i zarzadzania kontem znajduje się w dokumencie Instrukcja tworzenia i obsługi kont w portalu S24 i RDF. Po wybraniu na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/ Bezpłatne składanie dokumentów finansowych, użytkownikowi, który nie jest jeszcze zalogowany, zostanie wyświetlony poniższy ekran: Strona 11 z 31
Zaloguj się akcja umożliwia zalogowanie do systemu. Po wciśnięciu Zaloguj się pojawi się okno logowania na którym należy podać login (adres e-mail) oraz hasło do konta. Po zalogowaniu na konto zostanie wyświetlona strona z dostępnymi zakładkami: Przygotowywanie i składanie zgłoszeń Przeglądanie złożonych zgłoszeń Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu Powiadomienia Strona 12 z 31
5.2. Przygotowywanie i składanie zgłoszeń W zakładce Przygotowywanie i składanie zgłoszeń jest możliwość: Zgłoszenia dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych Podglądu, usunięcia lub kontynuacji wypełniania zgłoszenia roboczego (jeszcze nie wysłanego do Repozytorium Dokumentów Finansowych) Każde zgłoszenie robocze zostanie automatycznie usunięte w przeciągu 14 dni od daty jego utworzenia. Dostępne są następujące akcje: Dodaj zgłoszenie akcja umożliwia dodanie zgłoszenia z dokumentami finansowymi. Więcej informacji na temat edycji zgłoszenia znajduje się w rozdziale 5.2.1. Edytuj akcja umożliwia edycję zgłoszenia roboczego (niewysłanego do Repozytorium Dokumentów Finansowych). Więcej informacji na temat edycji zgłoszenia znajduje się w rozdziale 5.2.2. Usuń akcja umożliwia usunięcie zgłoszenia roboczego (niewysłanego do Repozytorium Dokumentów Finansowych). Więcej informacji na temat usuwania zgłoszenia znajduje się w rozdziale 5.2.2. Strona 13 z 31
5.2.1. Dodawanie zgłoszenia Dodawanie zgłoszenia odbywa się w 4 krokach. Krok 1 wyszukanie podmiotu W kroku 1 należy podać dziesięcioznakowy numer KRS podmiotu (lub dowolny numer - pole zostanie uzupełnione zerami o brakujące cyfry), dla którego są składane dokumenty finansowe. Po wciśnięciu przycisku Szukaj zostaną wyświetlone dane o podmiocie. Nazwa i forma prawna podmiotu Osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu Na podstawie danych zawartych w KRS prezentowane są osoby fizyczne uprawnione do reprezentacji podmiotu. Strona 14 z 31
Nie ma możliwości kontynowania procesu w przypadku gdy: system nie jest w stanie znaleźć osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu na liście brak jest osób posiadających numer PESEL Jest to spowodowane tym, że zgłoszenie musi być podpisane przez co najmniej jedną osobę z osób wymienionych w tabeli, posiadającą numer PESEL, podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-puap (podpisywanie zgłoszenia odbywa się w kroku 4). W wyżej wymienionych sytuacjach wniosek musi być złożony do sądu. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Złożone dokumenty finansowe W tabeli pokazane są dokumenty finansowe złożone dla podmiotu o wybranym numerze KRS. W polu widnieje informacja o rodzaju dokumentu, dacie złożenia dokumentu określająca datę wpisu wzmianki w Krajowym Rejestrze Sądownym. Data od i data do określają okres, za jaki został złożony dokument. Odpis działu III Klikając przycisk Pobierz jest możliwość pobrania pliku pdf zawierającego odpis z działu III. Przycisk Zamknij umożliwia zamknięcie formularza rejestracji zgłoszenia. Przycisk Dalej kieruje do kolejnego kroku wypełniania zgłoszenia. Krok 2 dołączenie dokumentów W kroku 2 należy uzupełnić wszystkie dane i załączyć składane dokumenty finansowe. Nazwa robocza zgłoszenia - jest to pole pomocne przy wypełnianiu większej ilości zgłoszeń dla identyfikacji zgłoszenia. Strona 15 z 31
Data od/data do w polach należy wybrać okres za jaki składane są dokumenty, zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego dla danego podmiotu. Rodzaj zgłoszenia w polu należy wybrać rodzaj zgłoszenia spośród: Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych Składanie sprawozdań finansowych grup kapitałowych i innych dokumentów Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego Zależności od formy prawnej podmiotu lista Rodzaj zgłoszenia może nie zawierać wszystkich wyżej wymienionych pozycji. Dodaj dokument akcja umożliwiająca dodanie dokumentu. Uwagi! 1. Po dodaniu min. jednego dokumentu nie ma możliwości zmiany okresu za jaki składane są dokumenty oraz rodzaju zgłoszenia. W przypadku konieczności zmiany tych parametrów należy usunąć wszystkie dodane już dokumenty. 2. W przypadku gdy w polu Rodzaj zgłoszenia została wybrana pozycja Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego przycisk Dodaj dokument nie będzie dostępny. Ten typ zgłoszenia nie wymaga dodania pliku. Rodzaj i nazwa dokumentu W zależności od rodzaju zgłoszenia oraz formy prawnej podmiotu na listach rozwijanych Rodzaj dokumentu i Nazwa dokumentu znajdą się inne rodzaje dokumentów do wyboru. W jednym zgłoszeniu można złożyć dokumenty pochodzące tylko z jednej grupy I lub II lub informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Poniżej znajduje się lista dokumentów finansowych, które podlegają zgłoszeniu. Strona 16 z 31
I. Sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe 1. Roczne sprawozdanie finansowe a) Bilans b) Rachunek zysków i strat c) Informacja dodatkowa d) Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym e) Rachunek przepływów pieniężnych 2. Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego 3. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego 4. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty 5. Sprawozdanie z działalności 6. Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej W przypadku składania rocznego sprawozdania finansowego wzmianka o złożeniu sprawozdania będzie automatycznie zamieszczona w rejestrze KRS jeżeli będą złożone dokumenty a) c). Wymagane jest dodanie wszystkich trzech dokumentów. Zależności od formy prawnej podmiotu lista dokumentów może nie zawierać wszystkich wyżej wymienionych pozycji. II. Sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe grup kapitałowych 1. Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe a) Skonsolidowany bilans b) Skonsolidowany rachunek zysków i strat c) Informacja dodatkowa d) Skonsolidowane zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym e) Skonsolidowany rachunek przepływów pieniężnych 2. Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej 3. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego 4. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty 5. Sprawozdanie z działalności jednostki dominującej 6. Skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej W przypadku składania skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego wzmianka o złożeniu sprawozdania będzie automatycznie zamieszczona w rejestrze KRS jeżeli będą złożone dokumenty a) c). Wymagane jest dodanie wszystkich trzech dokumentów. Zależności od formy prawnej podmiotu lista dokumentów może nie zawierać wszystkich wyżej wymienionych pozycji. Uwagi! III. Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego 1. Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego ---- Składanie korekty dokumenty----- Strona 17 z 31
1. Jeżeli dla danego podmiotu jest już wpisana wzmianka w KRS o złożonym dokumencie za wskazany okres - można złożyć go jako korektę. System poinformuje o tym, że dokument jest korektą. W jednym zgłoszeniu nie można złożyć dokumentów składanych po raz pierwszy oraz dokumentów składanych jako korekty. 2. W przypadku korekty w której jest składane roczne sprawozdanie finansowe lub skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe wystarczy dodać min. jeden dokument z poniższych: a) Bilans b) Rachunek zysków i strat c) Informacja dodatkowa d) Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym e) rachunek przepływów pieniężnych Język dokumentu Język dokumentu domyślnie ustawiony jest na język polski. Jeśli dokument został sporządzony w innym języku należy wybrać język z listy rozwijanej. Dostępne są języki: bułgarski, hiszpański, czeski, duński, niemiecki, estoński, grecki, angielski, francuski, irlandzki, chorwacki, islandzki, włoski, łotewski, litewski, węgierski, maltański, holenderski, norweski, polski, portugalski, rumuński, słowacki, słoweński, fiński, szwedzki. Plik dokumentu Dodawany plik za pomocą akcji Plik dokumentu może być opatrzony podpisem kwalifikowanym lub nieopatrzony podpisem kwalifikowany. W przypadku gdy plik nie jest opatrzony podpisem kwalifikowanym będzie musiał być podpisany profilem zaufanym epuap (w 4 kroku procesu dodawania zgłoszenia). Maksymalna wielkość pliku nieopatrzonego podpisem kwalifikowanym nie może przekroczyć 5MB. Plik z oddzielnym podpisem Jeżeli plik został podpisany oddzielnym podpisem, to podczas podpisywania tworzony jest dodatkowy plik zawierający podpis zaświadczający o nieingerencji w treść pliku. Mamy zatem 2 pliki: plik źródłowy i plik zawierający podpis. W tym przypadku należy załączyć oba pliki. Plik źródłowy za pomocą akcji Plik dokumentu a plik podpisu za pomocą akcji Plik z oddzielnym podpisem. Może być dodanych kilka plików podpisów. Przy zapisie pliku system sprawdza czy każdy dokument podpisany podpisem kwalifikowanym został podpisany przez przynajmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu oraz czy dane zawarte w podpisie są zgodne z danymi osoby wpisanymi w KRS (imię, nazwisko, nr PESEL). Jeżeli są dokument zostaje dodany. Jeżeli nie system zgłasza błąd. Przycisk Powrót umożliwia powrót do poprzedniego ekranu. Przycisk Dalej umożliwia przejście do kolejnego kroku wypełniania zgłoszenia. Przycisk Zapisz umożliwia zapisanie zgłoszenia roboczego na tym etapie procesu. Krok 3 - oświadczenie W kroku 3 należy uzupełnić oświadczenie osoby/osób podpisującej/ych zgłoszenie. Oświadczenie będzie podpisane razem ze zgłoszeniem w kroku 4. Strona 18 z 31
Dla każdego z załączonych dokumentów wchodzących w skład rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego należy oświadczyć czy oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki w rozumieniu art.3 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Dla sprawozdania z działalności lub sprawozdania z działalności jednostki dominującej należy oświadczyć czy oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki w rozumieniu art.3 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dla sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej lub skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej należy oświadczyć czy oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki w rozumieniu art.3 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W przypadku gdy wyżej wymienione dokumenty nie posiadają wszystkich wymaganych podpisów należy oświadczyć, że oryginał dokumentu nie posiada wszystkich podpisów wymaganych w przepisach ustawy o rachunkowości. W takiej sytuacji należy dodatkowo uzupełnić pola: Kto nie podpisał należy wpisać dane osoby, która nie podpisała wskazanego dokumentu. Powód braku podpisu należy wpisać informację, z jakiego powodu wskazana osoba nie podpisała dokumentu. Strona 19 z 31
Definicja kierownika jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 4. o rachunkowości): Przez kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej - wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym. Dla pozostałych dokumentów: a) Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego b) Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego c) Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty d) Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej e) Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego f) Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty nie jest wymagane wypełnienie oświadczenia. Jeżeli w zgłoszeniu zostały dodane tylko wyżej wymienione dokumenty krok 3 nie będzie występował. Przycisk Powrót umożliwia powrót do poprzedniego ekranu. Przycisk Dalej umożliwia przejście do kolejnego kroku wypełniania zgłoszenia. Przycisk Zapisz umożliwia zapisanie zgłoszenia roboczego na tym etapie procesu. Krok 4 weryfikacja, podpisanie zgłoszenia, wysyłka do Repozytorium W kroku 4 należy zweryfikować poprawność wypełnienia zgłoszenia, podpisać zgłoszenie lub przekazać do podpisu na konto innego użytkownika/ów a następnie wysłać je do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Strona 20 z 31
Podgląd zgłoszenia W kroku 4 istnieje możliwość podglądu całego zgłoszenie (bez konieczności przeglądania poszczególnych kroków). Służy do tego akcja Pokaż zgłoszenie. Za pomocą akcji Pobierz istnieje możliwość pobrania dodanego dokumentu ( Pobierz ) oraz wyświetlenia treści dokumentu ( Pobierz treść dokumentu ). Strona 21 z 31
Weryfikacja zgłoszenia W celu weryfikacji zgłoszenia należy skorzystać z akcji Weryfikuj zgłoszenie. Przed uruchomieniem weryfikacji należy pamiętać o zapisaniu wszystkich zmian wykonanych w zgłoszeniu. W procesie weryfikacji system sprawdza poprawność wypełnienia zgłoszenia. a) System sprawdza czy zostały dodane wszystkie wymagane dokumenty zgodnie z poniższym: Jeżeli do zgłoszenia dołączono przynajmniej jeden dokument o rodzaju Roczne sprawozdanie finansowe to do zgłoszenia muszą być dołączone dokumenty: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa Jeżeli do zgłoszenia dołączono przynajmniej jeden dokument o rodzaju Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe to do zgłoszenia muszą być dołączone dokumenty: skonsolidowany bilans, skonsolidowany rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa Jeżeli do zgłoszenia dołączono dokument o rodzaju uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty to do zgłoszenia musi być dołączony dokument uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego Jeżeli do zgłoszenia dołączono dokument o rodzaju uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty to do zgłoszenia musi być dołączony dokument uchwała o zatwierdzeniu skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego Sprawdzenie nie jest wykonywane w przypadku, gdy w zgłoszeniu zgłaszane są korekty dokumentów finansowych tzn. dla dowolnego dokumentu dołączonego do zgłoszenia brak wzmianki. b) System sprawdza czy żaden z załączonych plików nie zostały usunięty przez program antywirusowy. Jeżeli któryś z plików został usunięty przez program antywirusowy wyświetlony zostanie komunikat z prośbą o ponowne dołączenie usuniętych dokumentów; c) System sprawdza, czy dla każdego z dokumentów wymagających oświadczenia osoby zgłaszającej, oświadczenie zostało uzupełnione. W przypadku negatywnej weryfikacji zostanie wyświetlony komunikat informujący o konieczności wprowadzenia modyfikacji w zgłoszeniu. Jeżeli nie ma możliwości jego poprawienia należy złożyć wniosek do sądu. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S-24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS sprawozdania finansowe i inne dokumenty. W przypadku pozytywnej weryfikacji zgłoszenie zmieni status z w trakcie edycji na oczekujące na podpis. Od tego momentu przycisk Weryfikuj zgłoszenie będzie niewidoczny oraz zgłoszenie może zostać podpisane. Strona 22 z 31
Dodanie, usunięcie dokumentu lub zmiana oświadczenia osoby zgłaszającej ponownie zmienia status zgłoszenia na w trakcie edycji i wymaga ponownej weryfikacji zgłoszenia. Podpisanie zgłoszenia Zgłoszenie musi zostać podpisane przez min. jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu posiadającą nr PESEL wpisany do KRS. W tabeli Osoby podpisujące zgłoszenie należy poprzez przycisk Zaznacz wskazać osobę które będzie podpisywała zgłoszenie. Wskazana osoba może dokonać podpisu na komputerze osoby rejestrującej zgłoszenie. Jeżeli wskazana osoba nie może podpisać zgłoszenia na komputerze osoby rejestrującej jest możliwość przekazania zgłoszenia do podpisu na konto tej osoby za pomocą akcji Przekaż do podpisu - podając adres e-mail powiązany z kontem danej osoby. Osoba na konto której zostało przekazane powiadomienie otrzyma powiadomienie mailowe o konieczności podpisania zgłoszenia. Zgłoszenie może być podpisane podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym epuap. Strona 23 z 31
W przypadku gdy do zgłoszenia został dodanym min. jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym epuap akcja Podpisz podpisem kwalifikowanym nie będzie dostępna. Profil zaufany epuap W celu podpisania zgłoszenia profilem zaufanym epuap wskazana osoba powinna wybrać akcję Podpisz profilem epuap. Poniżej został opisany proces podpisywania zgłoszenia profilem zaufanym epuap. a) Logowanie do epuap Należy wprowadzić prawidłowy login i hasło do epuap i wcisnąć Zaloguj. b) Podpisanie zgłoszenia Należy podpisać zgłoszenie wciskając przycisk Podpisz profilem zaufanym. Strona 24 z 31
c) Autoryzacja Należy wprowadzić kod autoryzacyjny otrzymany na telefon komórkowy i zatwierdzić przyciskiem Autoryzuj i podpisz dokument. d) Weryfikacja zgodności danych z certyfikatu z danymi wpisanymi do KRS System weryfikuje czy dane z certyfikatu (imię, nazwisko, nr PESEL) są zgodne z danymi wpisanymi do KRS. W przypadku zgodności danych zgłoszenie zmienia status z oczekujące na podpis na podpisane. Dodanie, usunięcie dokumentu lub zmiana oświadczenia osoby zgłaszającej dla zgłoszeń podpisanych powoduje zmianę statusu na w trakcie edycji i konieczność ponownej weryfikacji i podpisania zgłoszenia. W przypadku niezgodności danych zgłoszenie nie zostaje podpisane przez daną osobę i zostaje wyświetlony zostaje komunikat informujący o braku zgodności. Jeżeli nie ma możliwości prawidłowego podpisania zgłoszenia należy złożyć wniosek do sądu. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S-24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Podpis kwalifikowany Przed wykonaniem pierwszego podpisu należy zapoznać się z dokumentem Instrukcja składania elektronicznego podpisu certyfikatem kwalifikowanym w systemie S24 i RDF opisującego warunki jakie muszą być spełnione aby możliwe było dokonanie podpisu na stacji roboczej. W celu podpisania zgłoszenia podpisem kwalifikowanym wskazana osoba powinna umieścić kartę z ważnym certyfikatem w czytniku kart (lub użyć tokena USB) a następnie wybrać akcję Podpisz podpisem kwalifikowanym. W przypadku gdy do zgłoszenia został dodanym min. jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym epuap. Strona 25 z 31
Poniżej został opisany proces podpisywania zgłoszenia podpisem kwalifikowanym. a) Uruchomienie komponentu Szafir SDK W pierwszym kroku System RDF wywołuje komponent Szafir SDK, który sprawdza czy certyfikat kwalifikowany użytkownika jest ważny i umożliwia dokonanie przez uprawnionego reprezentanta podpisu zgłoszenia. b) Podpisanie zgłoszenia W celu potwierdzenia operacji należy wybrać odpowiedni certyfikat poprzez wciśnięcie przycisku Wybierz certyfikaty, a następnie wprowadzić PIN. Uwierzytelnianie odbywa się poprzez podanie unikalnego kodu PIN do klucza elektronicznego. Strona 26 z 31
Jeżeli proces przebiegł prawidłowo zostanie wyświetlony komunikat o prawidłowym wykonaniu operacji. Po kliknięciu przycisku Zakończ nastąpi zamknięcie komponentu Szafir SDK i powrót do systemu. c) Weryfikacja zgodności danych z certyfikatu z danymi wpisanymi do KRS Po złożeniu podpisu system weryfikuje czy dane z certyfikatu (imię, nazwisko, nr PESEL) są zgodne z danymi wpisanymi do KRS. W przypadku zgodności danych zgłoszenie zmienia status z oczekujące na podpis na podpisane. Dodanie, usunięcie dokumentu lub zmiana oświadczenia osoby zgłaszającej dla zgłoszeń podpisanych powoduje zmianę statusu na w trakcie edycji i konieczność ponownej weryfikacji i podpisania zgłoszenia. W przypadku niezgodności danych zgłoszenie nie zostaje podpisane przez daną osobę i zostaje wyświetlony zostaje komunikat informujący o braku zgodności. Jeżeli nie ma możliwości prawidłowego podpisania zgłoszenia należy złożyć wniosek do sądu. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S-24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Wysłanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych Wysłanie zgłoszenia do Repozytorium dokumentów finansowych możliwe jest za pomocą akcji Wyślij do Repozytorium DF. Akcja dostępna jest tylko dla zgłoszeń pozytywnie zweryfikowanych i poprawnie podpisanych przez co najmniej jedną osobę (zgłoszenie ze statusem podpisane ). Strona 27 z 31
Osoba rejestrująca zgłoszenie otrzyma na swoje konto w systemie oraz na adres email przypisany do konta powiadomienia o: a) rejestracji zgłoszenia b) o dokonaniu wpisu wzmianek w rejestrze KRS (tylko w przypadku dokumentów nie będących korektami) c) o zamieszczeniu dokumentów w Repozytorium Więcej informacji o powiadomieniach na koncie znajduje się w rozdziale 5.5. Uwagi! 1. Przy dużym obciążeniu systemu, dokumenty będą zamieszczone w Repozytorium w ciągu 24 godzin. 2. Zgłoszenie, które w przeciągu 14 dni nie zostanie wysłane do repozytorium DF zostanie automatycznie usunięte z systemu. Wysłane zgłoszenia można obejrzeć w zakładce Przeglądanie złożonych zgłoszeń. Więcej informacji o przeglądaniu zgłoszeń znajduje się w rozdziale 5.3. Złożone dokumenty można również wyszukać w systemie Przeglądarka dokumentów finansowych na głównej stronie portalu ekrs. Więcej informacji o przeglądaniu dokumentów znajduje się w rozdziale 4. 5.2.2. Modyfikacja zgłoszenia roboczego Aby zmodyfikować zapisane zgłoszenie robocze należy wejść do zakładki składanie zgłoszeń. Przygotowywanie i Każde zgłoszenie robocze zostanie automatycznie usunięte w przeciągu 14 dni od daty jego utworzenia. Strona 28 z 31
Dostępne są następujące akcje: Edytuj akcja umożliwia edycję zgłoszenia roboczego (niewysłanego do Repozytorium Dokumentów Finansowych) Możliwa jest edycja wszystkich parametrów za wyjątkiem zmiany nr KRS którego dotyczy zgłoszenie (krok 1 procesu rejestracji zgłoszenia jest zablokowany). Dodanie, usunięcie dokumentu lub zmiana oświadczenia osoby zgłaszającej dla zgłoszeń: zweryfikowanych (status oczekujące na podpis ) powoduje ponowną zmianę statusu na w trakcie edycji i konieczność ponownej weryfikacji zgłoszenia (krok 4) podpisanych (status podpisane ) powoduje ponowną zmianę statusu na w trakcie edycji i konieczność ponownej weryfikacji i podpisania zgłoszenia (krok 4) Usuń akcja umożliwia usunięcie zgłoszenia roboczego (niewysłanego do Repozytorium Dokumentów Finansowych) 5.3. Przeglądanie złożonych zgłoszeń Aby przeglądać zgłoszenia wysłane do Repozytorium Dokumentów Finansowych należy wejść do zakładki Przeglądanie złożonych zgłoszeń. Zgłoszenia można wyszukiwać po następujących parametrach: Numer KRS Nazwa/firma podmiotu Strona 29 z 31
Data złożenia od, do Identyfikator zgłoszenia Osoba podpisująca zgłoszenie Następnie należy wcisnąć przycisk Szukaj. Wciśniecie przycisku Szukaj bez podania żadnego parametru spowoduje wyświetlenie wszystkich wysłanych zgłoszeń. Wciśnięcie Wyczyść spowoduje wyczyszczenie wprowadzonych parametrów wyszukiwania. Aby obejrzeć szczegóły danego zgłoszenia należy skorzystać z akcji Pokaż szczegóły. Zostanie wyświetlony formularz zawierający dane i wszystkie dokumenty dodane do zgłoszenia. 5.4. Przeglądanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu Aby podpisać zgłoszenie udostępnione do podpisu należy wejść do zakładki Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu. W celu podpisania zgłoszenia należy skorzystać z akcji Podpisz, przejść do kroku 4 i wykonać czynności opisane w rozdziale 5.2.1 (Krok 4). 5.5. Powiadomienia Aby przejrzeć otrzymane powiadomienia należy wejść do zakładki Powiadomienia. Strona 30 z 31
W zakładce mogą pojawić się następujące powiadomienia: powiadomienie o rejestracji zgłoszenia powiadomienie o umieszczeniu wzmianki w KRS powiadomienie o umieszczeniu dokumentów w Repozytorium powiadomienie o przekazaniu zgłoszenia do podpisu na konto swoje konto powiadomienie o automatycznym usunięciu zgłoszenia roboczego z powodu przeterminowania powiadomienie o usunięciu dokumentu z repozytorium przez pracownika sądu powiadomienie o przywróceniu usuniętego dokumentu z repozytorium przez pracownika sądu Dla każdego powiadomienia prezentowane są: Chwila dostarczenia Id zgłoszenia Nr KRS Typ powiadomienia Za pomocą akcji Pokaż szczegóły możliwy jest podgląd treści wysłanych na adres email przypisany do konta użytkownika. Strona 31 z 31