PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Pucku w dniu 25 maja 2011 r. przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Kontrolę przeprowadzili: 1. Krystyna Kobylińska Kierownik Oddziału Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upowaŝnienie Nr 128/2011 z dnia 24 maja 2011 r. 2. Alicja Szwaj starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upowaŝnienie Nr 129/2011 z dnia 24 maja 2011 r. I. Zasady i warunki organizacji kontroli Celem kontroli była ocena organizacji, skuteczności pracy i poprawności realizacji zadań zleconych gminie przez administrację rządową z zakresu pomocy społecznej w 2010 roku. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego ( Dz. U. Nr 77, poz. 672 z późn. zm.). Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn.zm.). Informacja o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli: Jednostka kontrolowana została powiadomiona o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem z dnia 17 maja 2011 r., znak: PS.II.431.2.3.2011 r. (zał.nr 1) Podstawa przeprowadzenia kontroli: UpowaŜnienia nr 128/11 i 129/11 z dnia 24 maja 2011 r., (zał.nr 2 i 3) Ustalenia ogólne: Ilekroć w protokole jest mowa o: 1
- Ośrodku naleŝy przez to rozumieć: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Pucku - ustawie o pomocy społecznej naleŝy rozumieć: ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn.zm.), Badaniem kontrolnym objęto następujące zagadnienia: 1) ogólne ustalenia organizacyjne dotyczące Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pucku, 2) zgodność zatrudnienia pracowników z wymaganymi kwalifikacjami zgodnie z art. 116 ustawy o pomocy społecznej, 3) wydatki na pomoc społeczną w 2010 r., 4) zasadność przyznawania świadczeń w ramach zadań zleconych i zadań własnych dotowanych z budŝetu państwa, 5) prawidłowość i terminowość przeprowadzania rodzinnych wywiadów środowiskowych i rozpatrywania wniosków, 6) współpracę z podmiotami uczestniczącymi w rozwiązywaniu problemów społecznych. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: - Janina Borkowska kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pucku. II. Ustalenia kontrolne Ad.1. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Pucku został utworzony na mocy uchwały Nr XII/60/90 Rady Narodowej Miasta i Gminy w Pucku z dnia 15.03.1990 r. w sprawie utworzenia Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pucku. Zarządzeniem Nr 5/90 Naczelnika Miasta i Gminy w Pucku z dnia 15 maja 1990 r. zatwierdzono statut Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pucku. Na podstawie Uchwały Nr X /4/92 Rady Miasta w Pucku z dnia 31 marca 1992 r. w sprawie Ośrodka Pomocy Społecznej doszło do podziału Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej na Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Pucku i Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pucku. Załącznikiem do w/w uchwały jest Statut określający szczegółowy zakres działania i organizacji Ośrodka. W związku ze zmianami zachodzącymi w pomocy społecznej statut wymagał dostosowania do aktualnie obowiązującego stanu prawnego. Obowiązujący został uchwalony uchwałą Nr LVI/2/2010 Rady Miasta Pucka z dnia 30.09.2009 r. określa zadania i organizację ośrodka zgodną z obowiązującymi przepisami. 2
W oparciu o art. 110 pkt 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej Burmistrz Miasta Puck upowaŝnił kierownika Ośrodka do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie wykonywania zadań zleconych oraz zadań własnych gminy Zarządzenie Nr 52/2004 z dnia 18 maja 2004 r. (zał. nr 4). Następnie zarządzeniem Nr 74/2009 Burmistrz Miasta Puck z dnia 29 czerwca 2009 r. upowaŝnił kierownika Ośrodka do załatwiania spraw i wydawania decyzji w jego imieniu dotyczących potwierdzania prawa do świadczeń opieki zdrowotnej dla świadczeniobiorców zamieszkałych na terenie Gminy Miasta Pucka. (zał. nr 5). Strukturę organizacyjną Ośrodka, szczegółowy zakres zadań i działalności oraz obowiązków pracowników określa Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pucku wprowadzony zarządzeniem kierownika Ośrodka dnia 1 października 2010 r. (zał. nr 6). Miasto Puck liczy 12 420 mieszkańców. Teren miasta został podzielony na 4 rejony opiekuńcze. Stopa bezrobocia w powiecie puckim jest znacząca i wg stanu na koniec roku 2010 kształtowała się na poziomie 12,4 %. W mieście Puck ogólnie było 444 bezrobotnych w tym 217 to kobiety. Większość z tych osób 403 są długotrwale bezrobotnymi od kilku lat. Ośrodek mieści się w budynku Urzędu Miasta przy ulicy 1 Maja 13, na I piętrze, zajmuje 5 pomieszczeń. Warunki lokalowe są dobre i zapewniają optymalny poziom pracy pracownikom. Stanowiska pracy są wyposaŝone w stopniu zadawalającym w niezbędny sprzęt techniczno-biurowy i komputerowy. Urząd Miasta jest wyposaŝony w podjazd dla osób niepełnosprawnych prowadzący na parter budynku. Klienci Ośrodka, ze względu na swoją niepełnosprawność obsługiwani są przez pracowników socjalnych w wyznaczonym miejscu na parterze. Ośrodek czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 7 30 do 15 30. Pracę socjalną w rejonach opiekuńczych realizowało 4 pracowników socjalnych w godzinach od 10 00 do 14 00. Pracownicy Ośrodka mają moŝliwość korzystania raz w tygodniu z porad radcy prawnego zatrudnionego na umowę zlecenie. Przyznawane klientom świadczenia pienięŝne wypłacane są w kasie Urzędu Miasta w godzinach od 11 00 do 13 00 oraz przelewane na konta bankowe klientów. Sporadycznie wysyłane przekazem pocztowym (głównie dla osób niepełnosprawnych). 3
Ad. 2. W trakcie kontroli ustalono, Ŝe na koniec 2010 roku Ośrodek zatrudniał 12 pracowników + pracownik na urlopie wychowawczym, w tym: 1) kierownik, zatrudniony od 1990 r. - wykształcenie wyŝsze pedagogiczne, posiada specjalizację z organizacji pomocy społecznej, 2) 4 pracowników socjalnych (w rejonach opiekuńczych): - 1 starszy specjalista pracy socjalnej (posiada dyplom pracownika socjalnego i specjalizację II stopnia pracownik socjalny), - 2 specjalistów pracy socjalnej wykształcenie wyŝsze kierunek praca socjalna, - 1 pracownik socjalny wykształcenie wyŝsze pedagogiczne 3) główny księgowy wykształcenie wyŝsze ekonomiczne, 4) inspektor ds. księgowo-kadrowych i zamówień publicznych wykształcenie wyŝsze finanse i rachunkowość, 5) inspektor ds. finansowo-księgowych zatrudniony na ½ etatu, 6) 2 pracowników w sekcji świadczeń (wykształcenie dyplomowany pracownik socjalny i pracownik posiadający studia wyŝsze pedagogiczne), 7) 2 pracowników w sekcji świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego (wykształcenie wyŝsze pedagogiczne i administracja). W trakcie analizy struktury zatrudnienia pracowników Ośrodka stwierdzono, Ŝe wszyscy pracownicy wykonujący zadania w ramach ustawy o pomocy społecznej posiadają wymagane kwalifikacje zgodne z art. 116 ust.1 ww. ustawy. Ustalono, Ŝe w 4 rejonach opiekuńczych pracuje 4 pracowników socjalnych, na kaŝdego z nich przypada około 3105 mieszkańców gminy, ta średnia znacznie przekracza współczynnik zatrudnienia pracowników socjalnych określonych w art. 110 ust.11 ustawy o pomocy społecznej, w myśl którego Ośrodek winien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności miasta w stosunku jeden pracownik socjalny na 2.000 mieszkańców, nie mniej jednak niŝ trzech pracowników. A zatem nie jest spełniony powyŝszy warunek postanowienia ustawowego. W aktach osobowych pracowników MOPS znajdują się aktualne, dostosowane do obowiązujących przepisów prawa zakresy czynności. Ad. 3. W mieście Puck w 2010 roku nie zachodziła potrzeba realizowania zadań zleconych przez administrację rządową w ramach ustawy o pomocy społecznej tj. specjalistycznych 4
usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi (art. 18 ust. 1 pkt 3), pomocy dla cudzoziemców (art. 18 ust. 1 pkt 8), wypłacania wynagrodzenia za sprawowanie opieki (art. 18 ust. 1 pkt 9). Realizowano natomiast zadania własne dotowane częściowo z budŝetu państwa, na które wojewoda przekazał dotacje w wysokości: zasiłki stałe 440 000 zł zasiłki okresowe 70 000 zł. Na powyŝsze formy pomocy wydatkowano odpowiednio kwoty: zasiłki stałe 433 83, 58 zł zasiłki okresowe 69 995, 06 zł. Dotacja została wydatkowana zgodnie z przeznaczeniem, a środki niewykorzystane zwrócone w terminie ustawowym na konto Wydziału Finansów i BudŜetu PUW. Ad. 4. Podczas kontroli dokonano oceny zasadności przyznawania świadczeń oraz prawidłowości prowadzenia dokumentacji zasiłków stałych i okresowych na podstawie losowo wybranej dokumentacji świadczeniobiorców. Zasiłki stałe W 2010 r. pomoc w formie zasiłku stałego przyznano 123 osobom w tym dla 101 osób samotnie gospodarujących oraz 26 osób pozostających w rodzinie, łącznie wypłacono 1143 świadczeń. Dokumentacja na podstawie której przyznawane były świadczenia znajdowała się w teczkach rodzin i osób. Za osoby korzystające z zasiłku stałego, nie objęte ubezpieczeniem zdrowotnym Ośrodek opłacał składkę na ubezpieczenie zdrowotne. W podstawie prawnej decyzji przyznających zasiłek stały wraz ze składką zdrowotną przywołana jest ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.). Zasiłki stałe zostały przyznane osobom uprawnionym w wysokościach określonych w ustawie o pomocy społecznej, a świadczenia ocenia się jako zasadnie przyznane na podstawie art. 37 ustawy o pomocy społecznej. Zasiłki przyznawane były na podstawie rodzinnych wywiadów środowiskowych, zaświadczeń o dochodach osób w rodzinie, waŝnych orzeczeń o stopniu niepełnosprawności. 5
Wywiady środowiskowe (rodzinne) aktualizowane były w obowiązującym terminie 6 miesięcy. Kontrolą objęto dokumentację 8 osób(rodzin) korzystających z pomocy w formie zasiłku stałego. Sprawdzono dokumentację na podstawie następujących decyzji: (zał. nr 7). Decyzja Nr 8122/123/2010 Decyzja Nr 8122/32/2010 Wywiad kontrolny, aktualizacja z dnia 19.05.2010 r., Wywiad kontrolny, aktualizacja z dnia 13.10.2010 r. Decyzja Nr 8122/ 36/2010 Wywiad kontrolny, aktualizacja z dnia 18.11.2010 r. Wywiad kontrolny, aktualizacja z dnia 12.04.2010 r. Decyzja Nr 8122/71/2010 Zasiłki okresowe W okresie objętym kontrolą Ośrodek przyznał pomoc w formie zasiłku okresowego 112 osobom. Wypłacono łącznie 283 świadczenia. Zasiłki okresowe były przyznawane na podstawie art. 38 ustawy o pomocy społecznej. Skontrolowane świadczenia ocenia się jako zasadnie przyznane. Wszystkie rodziny spełniały kryterium dochodowe uprawniające do korzystania ze świadczeń pomocy społecznej. Powody przyznawania zasiłków bezrobocie, niepełnosprawność, długotrwała choroba zostały udokumentowane stosownymi dokumentami jak: zaświadczenia z PUP o rejestracji bezrobotnych, orzeczenia o stopniu niepełnosprawności oraz zaświadczenia od lekarza o długotrwałej chorobie. Na realizację powyŝszego zadania wydatkowano łącznie kwotę 91 058 zł. Ośrodek przyznawał zasiłki okresowe w wysokości określonej w art. 147 pkt 7 w związku z art. 38 ustawy o pomocy społecznej. Ze środków budŝetu państwa pokrywano zasiłki okresowe w części gwarantowanej tj. 50% wysokości świadczenia. Pozostała część świadczenia dofinansowana była częściowo ze środków własnych gminy. Na powyŝszy cel gmina zaangaŝowała środki własne w wysokości 21 063 zł. Kontrolą objęto dokumentację 7 rodzin korzystających z tej formy pomocy. Sprawdzono dokumentację na podstawie następujących decyzji: (zał. nr 8). Decyzja Nr 8123/93/2010 Decyzja Nr 8123/146/2010 Decyzja Nr 8123/76/2010 6
Decyzja Nr 8123/234/2010 Decyzja Nr 8123/215/2010 Decyzja Nr 8123/94/2010 Decyzja Nr 8123/204/2010 Ad. 5. W Ośrodku prowadzony był rejestr wpływającej korespondencji. Dokumentacja dotycząca przyznanych świadczeń rejestrowana była w spisach spraw. Wpływające wnioski od klientów w sprawach o przyznanie świadczeń z pomocy społecznej opieczętowane zostały pieczątką wpływu. Sprawy załatwiane były w terminach określonych w art. 35 ustawy Kpa. MoŜna było ustalić datę wszczęcia i zakończenia postępowania administracyjnego. Wywiady środowiskowe przeprowadzane były miejscu zamieszkania klienta w terminie wskazanym ustawowo. Treść wywiadów pełna, zawierająca opis sytuacji socjalnobytowej rodziny i zdrowotnej oraz ustalony plan pomocy przez pracownika socjalnego i wnioskującego, potwierdzony własnoręcznym podpisem klienta. W wywiadzie znajduje się równieŝ decyzja podjęta przez kierownika ośrodka co do planu pomocy i zasadności przyznania danego rodzaju świadczenia. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe wydawane decyzje na powyŝsze formy pomocy zawierały aktualną podstawę prawną, pouczenie o moŝliwości odwołania do organu II instancji oraz zapis wynikający z art. 109 ustawy o pomocy społecznej mówiący o obowiązku informowania Ośrodka o kaŝdej zmianie sytuacji osobistej i majątkowej podopiecznego. Uzasadnienie decyzji było obszerne i pełne pod względem formalnoprawnym. Kontrola wykazała Ŝe Ośrodek przekazywał decyzje stronom osobiście w siedzibie Ośrodka lub wysyłał pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Osoba otrzymująca potwierdzała odbiór podpisem i wpisaniem daty otrzymania, zgodne z art. 46 1 ustawy Kpa, który mówi, Ŝe Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. (zał. nr 9). Korespondencja wychodząca z Ośrodka podpisywana jest przez kierownika lub osobę upowaŝnioną przez Burmistrza Miasta. (zał.nr10). 7
Ad. 6. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej ściśle współpracuje z władzami samorządowymi na polu szeroko rozumianej pomocy społecznej. Kierownik Ośrodka zapraszany jest na sesje Rady Miasta, gdy poruszane są problemy z obszaru pomocy społecznej. Kierownik Ośrodka pełni funkcję przewodniczącej Miejskiej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Pucku. Współpracuje równieŝ ze Stowarzyszeniem Wspierania Osób Niepełnosprawnych Umysłowo Razem przy Ośrodku Adaptacyjnym w Pucku, działającym w strukturach powiatu. Ośrodek w 2010 r. prowadził projekt systemowy w ramach POKL Aktywność Praca Rozwój realizowany w ramach priorytetu VII promocja integracji społecznej dla bezrobotnych, wykluczonych lub zagroŝonych wykluczeniem społecznym, korzystających z pomocy społecznej i nieaktywnych zawodowo. Beneficjenci brali udział w szkoleniach, kursach zawodowych, warsztatach psychologicznych, pedagogicznych oraz spotykali się z doradcą zawodowym. Przez cały rok otrzymywali wsparcie w postaci zasiłków celowych. W 2010 roku w projekcie uczestniczyło 30 beneficjentów pomocy społecznej, z czego 8 osób uczestniczących w projekcie usamodzielniło się podejmując pracę. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe w Ośrodku nie jest spełniony współczynnik zatrudnienia pracowników socjalnych wykonujących pracę socjalną w rejonach opiekuńczych zgodnie z art. 110 ust. 11 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Zespół kontrolny omówił powyŝszą nieprawidłowość na miejscu z kierownikiem Ośrodka. Reasumując Ośrodek jako jednostka organizacyjna realizuje zadania pomocy społecznej zlecone gminie przez administrację rządową oraz zadania własne dotowane ze środków budŝetu państwa w sposób prawidłowy, zgodny z obowiązującymi przepisami. Na podstawie zbadanej w trakcie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości co do merytorycznej zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Cała dokumentacja prowadzona jest w sposób prawidłowy nie budzący większych zastrzeŝeń. 8
Skontrolowane akta zawierały niezbędne dokumenty potwierdzające opisaną w wywiadach sytuację rodzinną, zawodową, zdrowotną i materialną klienta oraz osób pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Wywiady środowiskowe przeprowadzone były zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. ( Dz.U. Nr 77, poz. 672 z późn.zm.) w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego. Kwoty świadczeń naliczone i wypłacane były w sposób prawidłowy. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w ksiąŝce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzenia inspekcji pod pozycją nr 1/2011. Na tym protokół zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla jednostki kontrolowanej. Kierownik kontrolowanej jednostki zgodnie z 16, ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 ze zm.), przed podpisaniem protokołu ma prawo zgłoszenia zastrzeŝeń co do ustaleń zawartych w protokole - w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Przysługuje równieŝ prawo odmowy podpisania protokołu z kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złoŝenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnych wyjaśnień co do odmowy. Puck, dnia Kontrolujący: Kierownik jednostki kontrolowanej: Kontrolujący: Sporządzono: Gdańsk, dnia 28.09.2011 r. 9