ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014

PLAYTIME Spółka z o. o. Stare Babice, dn.... ul. Pocztowa 1 / 7 05-082 Stare Babice NIP: 522-300-15-59 Regon: 146414955 tel.: 22 667 00 48 fax: 22 667 00 29......... (nazwa i adres Oferenta) ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014 W związku z realizacją projektu pn. Stworzenie wielofunkcyjnego serwisu do elektronicznego zarządzania kontrolami placów zabaw realizowanego w ramach: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.1 Wspieranie działalności w dziedzinie gospodarki elektronicznej Wniosek o dofinansowanie nr WND-POIG.08.01.00-14-868/12 Umowa o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.01.00-14-868/12-00 z dnia 22.05.2013r. zapraszam do składania ofert na stworzenie i przeprowadzenie kampanii marketingowej niezbędnej do realizacji projektu. ZAMAWIAJĄCY PLAYTIME Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pocztowa 1 lok. 7 05-082 Stare Babice NIP: 522-300-15-59 Regon: 146414955 tel.: 22 667 00 48 fax: 22 667 00 29 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania jest stworzenie i przeprowadzenie kampanii marketingowej do nowo stworzonego elektronicznego systemu zarządzania kontrolami placów zabaw. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kampania marketingowa będąca przedmiotem zamówienia powinna charakteryzować się wysokim poziomem dotarcia do potencjalnych odbiorców oraz budować dobry wizerunek nowo wdrażanej e-usługi. Głównymi elementami kampanii są: 1) Reklama internetowa - powinna obejmować większość działań, ponieważ jest szczególnie atrakcyjna dzięki swojej multimedialności i ilości środków w niej występujących: tekst, obraz, dźwięk; 1

2) Promowanie w internecie powinno opierać się na prawidłowym promowaniu platformy internetowej w popularnych wyszukiwarkach, dbając o możliwie wysokie usytuowanie serwisu w wyszukiwarkach; 3) Przygotowanie materiałów informacyjnych umieszczanych na: banerach reklamowych, portalach branżowych oraz treści ulotek reklamowych i folderów; 4) Opracowanie merytoryczne i graficzne logotypu, identyfikacji wizualnej oraz materiałów reklamowych dla serwisu m. in. ulotek i folderów. Cała kampania ma na celu zapoznanie przyszłych potencjalnych użytkowników z nowo powstałym systemem do elektronicznego zarządzania kontrolami placów zabaw i dotarciu do jak najszerszej grupy odbiorców. Ogólny opis kampanii marketingowej: ELEMENTY KAMPANII MARKETINGOWEJ Kampania marketingowa serwisu do elektronicznego systemu zarządzania kontrolami placów zabaw zawiera następujące elementy: Wydruk materiałów promocyjnych (ulotki - 50000 sztuk, foldery - 3000 sztuk) Druk materiałow promocyjnych w postaci ulotki oraz folderu wykonanych techniką offsetową. Druk pełnokolorowy co najmnjej 4+4, wykonany na papierze kredowanym formatu minumum A5 dla ulotki oraz zbliżonego do A4 dla folderu. Pozycjonowanie serwisu i zakup reklam w najpopularniejszych wyszukiwarkach internetowych Pozycjonowanie serwisu opierać się będzie na min. 8 słowach kluczowych. Wykonawca przeprowadzi procedurę pozycjonowania serwisu do elektronicznego zarządzania kontrolami placów zabaw w wyszukiwarkach uwzględniając słowa i frazy kluczowe. Reklamy w wyszukiwarkach w znacznym stopniu wpłyną na korzystne utrwalenie zarówno nowego systemu jak i jego funkcjonalności pozwalającej na w pełni elektroniczne prowadzenie książki kontroli placu zabaw. Dodatkowo działania wspierać będą reklamy typu adwords. Działania WOM (word of mouth), marketing wirusowy, szeptany i społecznościowy w internecie Marketing szeptany jest jednym z kanałów przekazywania informacji konsumentom, kanałem opierającym się na osobistym poleceniu. Przekazywane informacje będą absorbujące, zwiekszające stopień zapamiętywania informacji. System zakłada integrację z portalami społecznościowymi m.in. Facebook, na którym obecność ma na celu pozyskanie oraz utrzymanie jak największej liczby użytkowników w celu wsparcia kupujących w podjęciu słusznej decyzji nabycia nowego systemu. Portale udostępniają funkcjonalność, która pozwala na zadawanie zapytań zarówno znajomym jak i innym użytkownikom portali dotyczących oferowanego produktu. Działania te będą odpowiadać za budowanie i kreowaniu wizerunku nowego systemu poprzez umieszczanie informacji o jego funkcjonalności. Opracowanie merytoryczne i graficzne logotypu, identyfikacji wizualnej i materiałów reklamowych dla serwisu (ulotek, folderów, itp.) Zadanie to polegać będzie na zaprojektowaniu merytorycznym i graficznym elementów identyfikacji wizualnej takich jak logo, layout strony www oraz materiałów promocyjnych takich jak: ulotki, foldery oraz inne materiały graficzne. Materiały graficzne, zwłaszcza logo oraz strona www, powinny charakteryzować estetyką oraz starannością wykonania, być przejrzyste, stonowane, niezbyt krzykliwe, wzbudzać zaufanie oraz jednozanacznie kojarzyć się instytucjonalnie. Opracowane materiały powinny zawierać informacje o samym serwisie jak i jego funkcjonalności. Mailing bezpośredni do potencjalnie zainteresowanych portalem grup odbiorców 2

(bezadresowy oraz targetowany, łącznie 200000 adresów) Działania te pozwolą na pozyskanie klientów należących do grup osób potencjalnie najbardziej zainteresowanych oferowanymi produktami. Mailing będzie skierowany na informowanie możliwie jak największej ilości potencjalnych użytkowników o nowo powstałym wielofunkcyjnym serwisie elektronicznego zarządzania kontrolami placów zabaw. Kampania reklamowa w internecie (kampania bannerowa, kampania na portalach branżowych) Kolejnym kanałem dotarcia do potencjalnych klientów będzie również kampania reklamowa w internecie polegająca na wyświetalniu banerów reklamowych informujących o nowej usłudze oraz zachęcających do skorzystania z niej. Banery reklamowe mają być wyświetalne na stronach głównych interenetowych portali branżowych zrzeszających poszczególne grupy potencjalnych odbiorców oraz innych serwisach, których użytkownicy mogą potencjalnie zostać naszymi klientami. W przypadku serwisów o szerokim spektrum odbiorców, np. http://www.samorzad.pap.pl. banery należy umieścić na podstronach o tematyce ściśle związanej z tematyką zarządzania/administrowania obiektami, ich bezpieczeństwem, itp. Banery reklamowe powinny pojawić się m. in. na: W przypadku zarzadców http://www.administrator24.info/, http://www.pfszn.pl/, http://mojzarzadca.pl/ W przypadku szkół i przedszkoli: http://www.oswiata.abc.com.pl/dyrektor-szkoly, http://www.szkolaodadoz.pl/. W przypadku instytucji państwowych, tj. gmin: http://www.samorzad.pap.pl. Reklamy w prasie branżowej i specjalistycznej, zakup powierzchni reklamowej Budowa pozytywnego wizerunku nowo powstałego serwisu poprzez reklamy w czasopismach tradycyjnych w wersji papierowej. Reklamy powinny zostać zamieszczone w następujących tytułach: a) Instytucje edukacyjne: Miesiecznik Dyrektora Szkoły, "Dyrektor Szkoły - Miesięcznik b) Kierowniczej Kadry Oświatowej", Miesięcznik Dyrektora Przedszkola. c) Zarządcy i administratorzy: Murator, Administrator. Minimalny format baneru reklamowego to ¼ strony w tytułach wymienionych w pkt. a) oraz b). Minimalny format baneru reklamowego w tytułach wymienionych w pkt. c) to 1/16 strony. Reklama musi pojawić się min. 1 raz (w czasie edycji numeru). Materiały na targi branżowe Działanie to obejmować będzie projekt oraz wykonanie kompletu materiałów wystawienniczych, w skład których wchodzi: projekt i wykonanie ścianki wystawienniczej wraz z dwoma standami o wymiarach co najmniej 2m x 2m (ścianka) oraz stand typu Roll Up min. 0,75m x 2m (stand druk dwustronny). Całość wykonana w technologii zapewniającej prosty i szybki montaż oraz demontaż, mały gabaryt po złożeniu, ułatwiający transport samochodem osobowym. Wyprodukowana ścianka oraz standy muszą być wysokiej jakości zapewniającej trwałość i możliwość bezawaryjnego wielokrotnego użytkowania. W ramach tego zadania konieczne będzie również wyprodukowanie ulotek reklamowych w formacie min. A5 drukowanych na papierze kredowanym, druk pełnokolorowy, nakład minimum 1500 szt., pełnokolorowych teczek ofertowych formatu A4 z miejscem na wizytówkę min 500 szt., wizytówki kolorowe 3000 szt. WYMAGANIA KAMPANI MARKETINGOWEJ Serwis powinien być promowany w sposób budujący dobry wizerunek nowej e-usługi. System powinien być promowany za pomocą różnych źródeł przekazu jednocześnie, niezależnie od siebie. System powinien być promowany zgodnie ze stosowanymi aktualnie na rynku standardami technicznymi, gwarantującymi Zamawiającemu możliwość dalszej promocji. HARMONOGRAM REALIZACJI ZAMÓWIENIA 3

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: Do 28.02.2014r. Wydruk materiałów promocyjnych (ulotki - 50 000 sztuk, foldery - 3000 sztuk); Pozycjonowanie serwisu i zakup reklam w najpopularniejszych wyszukiwarkach internetowych; Działania WOM (word of mouth), marketing wirusowy, szeptany i społecznościowy w internecie; Opracowanie merytoryczne i graficzne logotypu, identyfikacji wizualnej i materiałów reklamowych dla serwisu (ulotek, folderów, itp.). Do 31.05.2014 r. Mailing bezposredni do potencjalnie zainteresowanych portalem grup odbiorców (bezadresowy oraz targetowany 100 000 adresów); Pozycjonowanie serwisu i zakup reklam w najpopularniejszych wyszukiwarkach internetowych; Kampania reklamowa w internecie (kampania bannerowa, kampania na portalach branżowych); Reklamy w prasie branżowej i specjalistycznej, zakup powierzchni reklamowej; Produkcja materiałów wystawienniczych, ścianka wystawiennicza, standy, ulotki, wizytówki, teczki. Działania WOM (word of mouth), marketing wirusowy, szeptany i społecznościowy w internecie. Do 31.08.2014 r. Mailing bezpośredni do potencjalnie zainteresowanych portalem grup odbiorców (bezadresowy oraz targetowany 100 000 adresów.); Pozycjonowanie serwisu i zakup reklam w najpopularniejszych wyszukiwarkach internetowych; Kampania reklamowa w internecie (kampania bannerowa, kampania na portalach branżowych); Reklamy w prasie branżowej i specjalistycznej, zakup powierzchni reklamowej; Produkcja materiałów wystawienniczych, ulotki, wizytówki, teczki. Działania WOM (word of mouth), marketing wirusowy, szeptany i społecznościowy w internecie. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Wnioski w sprawie wyjaśnienia treści dokumentacji zamówienia można kierować osobiście w siedzibie Zamawiającego lub adres e-mail Zamawiającego podany w pkt. Miejsce i termin składania ofert. 2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazane pocztą elektroniczną na adres podany w pkt. Miejsce i termin składania ofert uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem odpowiednich terminów. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Złożona oferta powinna uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. 4. Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. Ofertę należy sporządzić na komputerze, maszynie do pisania lub inną trwałą, czytelną techniką. 5. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby uprawnione do 4

zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy; wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną. 6. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. 7. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę upoważnioną do składania Oferty. 8. Przedłożona oferta musi być ważna przez okres 30 dni od terminu składania ofert. Po wygaśnięciu oferty, Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o przedłużenie ważności oferty o kolejne 30 dni. 9. Złożona oferta powinna zawierać, co najmniej: Nazwę i adres oferenta wraz z pieczątką firmową, numer NIP oraz numer telefonu, Datę sporządzenia, Opis nawiązujący do elementów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym. Cenę jednostkową (netto oraz brutto) każdego wydatku oraz cenę (netto oraz brutto) całego zamówienia w PLN. Cena całego zamówienia musi być podana cyfrowo i słownie oraz być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku; całkowita cena ofertowa musi być podana bez podatku VAT oraz z podatkiem VAT naliczonym w stosunku do wartości netto zgodnie z obowiązującymi stawkami; Termin ważności oferty. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Wskazane jest, by oferta zawierała również inne, dodatkowe informacje, np. warunki płatności i dostawy, możliwe do uzyskania upusty, maksymalny czas realizacji, kosztorys ofertowy itd. Ofertę należy złożyć wg wzoru oferty dołączonego na płycie CD do niniejszego zapytania ofertowego stanowiącego załącznik nr 1. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferty należy składać do dnia 31.01.2014 r. do godz. 12.00 poprzez jeden, dogodny dla Zleceniobiorcy sposób: a. mailowo na adres agnieszka.sereda@playtime.pl b. za pośrednictwem poczty bądź kuriera na adres ul. Pocztowa 1 lok. 7, 05-082 Stare Babice. c. osobiście w siedzibie Firmy pod adresem ul. Pocztowa 1 lok. 7, 05-082 Stare Babice. WARUNKI SKŁADANIA OFERT Oferty złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert. WARUNKI POSTĘPOWANIA OFERTOWEGO Oferowane przedmioty zamówienia muszą być zgodne z minimalnymi parametrami funkcjonalnymi wymienionymi w zapytaniu ofertowym i załącznikach. Dopuszcza się składanie ofert wyłącznie w PLN. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany w oparciu o następujące kryteria: cena - waga 100%, Przyjmuje się, iż 1% wagi kryterium = 1 pkt. OPIS KRYTERÓW I SPOSOBU WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ 5

1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień oraz znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 2. Przesłanie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe jest jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że oferent spełnia powyższe kryteria. 3. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty poprzez przyznanie punktów według kryterium ceny. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana ta, która zdobędzie największą ilość punktów, przy czym zasady przyznawania punktów są następujące: Kryterium Opis kryterium Max. ilość punktów Cmin An = ---------- x 100 Cr gdzie: Ocenie podlega Cena An ilość punktów przyznana ofercie cena netto Cmin cena netto oferty najtańszej Cr cena netto oferty rozpatrywanej Waga ktyterium: 100% 4. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty omyłek pisarskich lub rachunkowych, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 2 dni od dnia zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi do dnia 03.02.2014 r. do godz. 17.00 Zamawiający w terminie do 3 dni roboczych od wyboru najkorzystniejszej oferty zawiadomi telefonicznie o wyborze Wykonawców, którzy złożyli oferty. 2. Decyzja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie internetowej www.playtime.pl oraz tablicy ogłoszeń znajdującej się w siedzibie firmy, gdzie będzie dostępna przez 7 dni od momentu jej ogłoszenia. OFERTY CZĘŚCIOWE i WARIANTOWE Nie dopuszcza się składania ofert częściowych i wariantowych. DODATKOWE INFORMACJE 1. Dodatkowych informacji udziela P. Agnieszka Sereda pod numerem telefonu 604 537 707 oraz adresem e-mail: agnieszka.sereda@playtime.pl 2. Jeżeli, po dokonaniu oceny złożonych ofert okaże się, że wszystkie ważne oferty, nie podlegające odrzuceniu zawierają kwotę większą niż zaplanowany budżet Projektu dla przedmiotu zamówienia w danej pozycji budżetowej, Zamawiający unieważni postępowanie i nie dokona wyboru oferty. 3. Organizator Postępowania wykluczy z postępowania Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Organizatora Postępowania. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się w szczególności: Uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej; Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 6

Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. Na potwierdzenie braku powiązań kapitałowych Oferent złoży oświadczenie o braku ww. powiązań. 5. Oferenci ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem ofert, niezależnie od wyników postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem ofert. Z tytułu odrzucenia oferty lub unieważnienia Postępowania, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. ZAWARCIE UMOWY NA REALIZACJĘ ZAMÓWIENIA 1. Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, w ciągu 2 dni od daty otrzymania zawiadomienia o wyborze oferty, obwiązany jest stawić się w siedzibie Zamawiającego, w celu ustalenia szczegółowych warunków umowy. 2. W przypadku, gdy Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny. 3. Podpisanie Umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 2 dni od dnia zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. Oferent stawi się i podpisze Umowę w wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu i terminie. ZAŁĄCZNIKI załącznik nr 1 - Wzór oferty, na płycie CD załącznik nr 2 - Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, na płycie CD... (podpis osoby upoważnionej) 7