NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie

NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie Rzeszów, dnia lipca 2011 r. Pan Robert Choma LRZ-4101-07-02/2011 P/11/107 Prezydent Miasta Przemyśla Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701 ze zm.) zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie przeprowadziła w Urzędzie Miejskim w Przemyślu kontrolę w zakresie prawidłowości prowadzenia baz danych, jako podstawy do tworzenia infrastruktury informacji przestrzennej. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 11 lipca 2011 r. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Panu Prezydentowi niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia prowadzenie baz danych, jako podstawy do tworzenia infrastruktury informacji przestrzennej w Urzędzie Miejskim w Przemyślu, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. W zakresie ww. oceny NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia prowadzenie baz danych ewidencji gruntów i budynków, rejestru cen i wartości nieruchomości, rejestru szczegółowych osnów geodezyjnych, prowadzenia topograficznej bazy danych, uchwalania Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, wydawania decyzji o warunkach zabudowy oraz rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy. ul. Józefa Ignacego Kraszewskiego 8, 35-016 Rzeszów tel.: 17 780 23 00, fax: 17 780 23 06, e-mail: LRZ@nik.gov.pl

2 1. Na terenie Miasta Przemyśla operat ewidencji gruntów i budynków prowadzony był dla wszystkich obrębów ewidencyjnych (16). Powierzchnia całej jednostki ewidencyjnej wynosiła 4.619 ha i zawierała 20.072 działek ewidencyjnych. Ewidencję gruntów i budynków prowadzono w programie EWOPIS w oparciu o bazę SQL Firebird. Rejestr był obsługiwany przez pracowników mających upowaŝnienia do przetwarzania danych osobowych, indywidualny login i hasło oraz stosowne przeszkolenie w zakresie realizowanych zadań. Baza ewidencji gruntów i budynków zawierała operat ewidencyjnoprawny i operat opisowo-kartograficzny. Kompleksową modernizację bazy ewidencji gruntów i budynków przeprowadzono w okresie od 15 października 2002 r. do 15 grudnia 2005 r., tj. w terminie określonym przepisami 80 ust. 1 pkt 3 lit. a rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454). Modernizacja operatu 216 (Kruhel Wielki), została zakończona w dniu 13 stycznia 2011 r. z uwagi na jego przyłączenie do Miasta Przemyśla z dniem 1 stycznia 2010 r. 2. W kontroli ustalono, Ŝe w Urzędzie prowadzono rejestr cen i wartości nieruchomości. Do rejestru na bieŝąco wprowadzano dane określone w aktach notarialnych oraz wartości nieruchomości określone przez rzeczoznawców majątkowych. 3. Na terenie Miasta Przemyśla załoŝono rejestr szczegółowych osnów geodezyjnych. W rejestrze ujęto wszystkie istniejące punkty osnowy szczegółowej. Rejestr aktualizowano na bieŝąco w miarę wykonywania prac związanych z zakładaniem i modernizacją osnowy szczegółowej. W 2008 roku wykonana została modernizacja osnowy szczegółowej, którą objęto powierzchnię 4.400 ha. W ramach modernizacji wykonano na terenie Miasta Przemyśla sieć, obejmującą 516 nowo zaprojektowanych punktów osnowy III klasy, a ich zagęszczenie wynosiło 1 punkt na około 8 ha. W latach 2008-2011 (do 30 czerwca 2011 r.) trzykrotnie dokonano przeglądów i konserwacji punktów osnowy. 4. W kontroli ustalono, Ŝe dla Miasta Przemyśla załoŝono bazę danych obiektów topograficznych objętych zakresem treści mapy zasadniczej. Wielkość obszaru miasta objęta bazą obiektów topograficznych wynosiła 4.619 ha, czyli 100 % pokrycia. Obiekty topograficzne zawarte w mapie zasadniczej Miasta Przemyśla były prowadzone numerycznie. Baza obiektów topograficznych aktualizowana była na bieŝąco przy współudziale jednostek wykonawstwa geodezyjnego.

3 5. Pozytywnie naleŝy ocenić działania Urzędu w zakresie uchwalenia Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Miasta Przemyśla (Studium). W zatwierdzonym uchwałą Rady Miejskiej w Przemyślu nr 82/2000 z dnia 28 czerwca 2000 r. i zmienionym uchwałą nr 26/2006 z dnia 23 lutego 2006 r. Studium wskazane zostały obszary z ograniczeniami zabudowy i obszary wyłączone z zabudowy, obejmujące m. in. tereny zagroŝone osuwiskami i zalewaniem wodami powodziowymi. W ustaleniach Studium dotyczących kierunków ochrony środowiska przyrodniczego dla obszarów naraŝonych na niebezpieczeństwo powodzi i osuwanie mas ziemi zawarto ograniczenia w zabudowie tych terenów. Zgodnie z art. 32 ustawy z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. Nr 80, poz. 717 ze zm.) zwanej dalej ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym Prezydent Miasta Przemyśla dokonał w 2010 r. oceny aktualności Studium, która wykazała potrzebę jego uaktualnienia w pełnym zakresie określonym art. 10 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Główną przyczyną nieaktualności Studium były zmiany granic Miasta Przemyśla i konieczność ustalenia spójnych z obowiązującymi w mieście kierunków zagospodarowania dla obrębu 216 przyłączonego do Miasta Przemyśla stosownie do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 września 2009 r. w sprawie utworzenia, ustalenia granic i nazw gmin oraz siedzib ich władz, ustalenia granic niektórych miast oraz nadania niektórym miejscowościom statusu miasta (Dz. U. nr 120, poz. 1000 ze zm.). Uchwałą nr 95/2010 z dnia 24 maja 2010 r. Rada Miejska w Przemyślu przyjęła ocenę aktualności Studium i w dniu 24 lutego 2011 r. podjęła uchwałę w sprawie przystąpienia do sporządzenia zmian Studium. 6. Według stanu na dzień 31 maja 2011 r. Miasto Przemyśl posiadało 52 uchwalone miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego (mpzp), obejmujące powierzchnię 1.223,05 ha (26,5% powierzchni całkowitej Miasta Przemyśla). Ocenie aktualności poddanych zostało 27 mpzp uchwalonych w latach 1998-2006. Pozostałe mpzp zostały uchwalone w poprzedniej i obecnej kadencji Rady Miejskiej. Kontrola 10 losowo wybranych mpzp wykazała, Ŝe tereny naraŝone na osuwanie się mas ziemi lub czynne osuwiska, objęte tymi planami zostały wyłączone z zabudowy. Dla obszarów zagroŝonych powodzią zapisano, Ŝe obowiązują na nich zakazy, nakazy, dopuszczenia i ograniczenia wynikające z przepisów szczególnych dotyczących ochrony przed powodzią. 7. W latach 2008-2011 (I półrocze) Urząd wydał 9 decyzji o warunkach zabudowy dla terenów o ograniczonych moŝliwościach inwestycyjnych. Wydane decyzje dotyczyły terenów zagroŝonych powodzią (2 decyzje) i terenów zagroŝonych osuwaniem ziemi (7 decyzji).

4 Decyzji o pozwoleniu na budowę dla terenów o ograniczonych moŝliwościach inwestycyjnych, w okresie objętym kontrolą, wydano 2. Stwierdzono, Ŝe w decyzjach o warunkach zabudowy określano niezbędne warunki po spełnieniu, których będzie moŝliwa lokalizacja inwestycji, a przy wydawaniu decyzji pozwolenia na budowę egzekwowano warunki określone w ww. decyzjach o warunkach zabudowy. W kontroli ustalono, Ŝe w latach 2008-2011 na terenach o ograniczonych moŝliwościach inwestycyjnych nie było zagroŝenia dla Ŝycia lub zdrowia ludzi, wynikającego z faktu lokalizacji inwestycji na ww. terenach. 8. Rejestr wydanych decyzji o ustaleniu warunków zabudowy Urząd prowadził zgodnie z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 maja 2004 r. w sprawie wzoru rejestru decyzji o warunkach zabudowy oraz wzorów rejestrów decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego (Dz. U. Nr 130, poz. 1385). W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia w odniesieniu do: terminowości wprowadzania zmian do rejestru ewidencji gruntów i budynków, prowadzenia ewidencji miejscowości, ulic i adresów, geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, przetwarzania danych w systemach informatycznych oraz wydawania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego. 9. Kontrola wykazała, Ŝe rejestr ewidencji gruntów i budynków nie był aktualizowany na bieŝąco. Przeprowadzona analiza w losowo wybranym zbiorze 100 spraw (po 25 spraw z kaŝdego badanego roku) wykazała, Ŝe w 2008 i 2010 roku nie było opóźnień we wprowadzaniu zmian do ewidencji gruntów i budynków. W 2009 roku 3 sprawy, będące podstawą do uwidocznienia zmian w ewidencji gruntów, wprowadzono z opóźnieniem wynoszącym odpowiednio 47, 101 i 260 dni. Opóźnienia te były spowodowane faktem, iŝ podmioty wymienione w aktach notarialnych, będących podstawą do wprowadzenia zmian w bazie ewidencji gruntów i budynków, nie były w niej zarejestrowane. Spowodowało to konieczność wnioskowania przez Urząd do Sądu Rejonowego o przekazanie stosownych postanowień spadkowych. W 2010 r. stwierdzono 2 opóźnienia w obsłudze zmian wynoszące odpowiednio 86 i 149 dni. Zmiany te wpłynęły do Urzędu w 2010 r., a zostały wykonane w 2011 r. Opóźnienie

5 wynoszące 86 dni było spowodowane koniecznością weryfikacji wprowadzonej zmiany ze zmianą wykonaną w księgach wieczystych (jest to konieczne w przypadku większej ilości działek i ksiąg wieczystych, gdy nie jest wiadome, do której księgi wieczystej zostaną przypisane działki wymienione w decyzji, powodujące zmianę w ewidencji gruntów i budynków). Opóźnienie wynoszące 149 dni było spowodowane błędem pracownika przy wprowadzaniu danych do rejestru. Błędny wpis wykazał brak osoby fizycznej w ewidencji gruntów i budynków. Coroczna kontrola ewidencjonowanych postanowień, przeprowadzona na początku roku 2011, dla roku minionego tj. 2010, skutkowała prawidłową identyfikacją osoby w bazie podmiotów operatu ewidencji gruntów i budynków. 10. Ewidencja miejscowości, ulic i adresów nie zawierała wszystkich elementów wymaganych art. 47a ust. 4. ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287 ze zm.), tj.: danych określających połoŝenie miejscowości, danych określających połoŝenie ulic i placów, identyfikatorów miejscowości, ulic i placów pochodzących z krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju, danych adresowych dotyczących połoŝenia budynków w państwowym systemie odniesień przestrzennych. Brakujący numer TERYT (identyfikator miejscowości, ulic i placów) w bazie ADRES został uzupełniony w trakcie trwania czynności kontrolnych NIK. Jako przyczyny nie wykazania ww. danych w przedmiotowej ewidencji Pan Grzegorz Hayder, Zastępca Prezydenta Miasta Przemyśla podał fakt, iŝ dane geoprzestrzenne programu ADRES, w którym prowadzono ewidencję miejscowości, ulic i adresów są moŝliwe do zobrazowania poprzez powiązanie go z innym programem informatycznym. 11. W kontroli ustalono, Ŝe z uwagi na brak środków finansowych Urząd nie załoŝył i nie prowadził geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu. Termin załoŝenia geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, o którym mowa w 23 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 kwietnia 2001 r. w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu ( ) (Dz. U. Nr 38, poz. 455) upłynął w dniu 31 grudnia 2007 r. Dane do utworzenia ww. ewidencji pozyskiwane były z inwentaryzacji powykonawczych urządzeń

6 podziemnych wykonywanych przez jednostki wykonawstwa geodezyjnego. Funkcję ww. ewidencji pełniła mapa zasadnicza, operaty techniczne i szkice wykonawstwa geodezyjnego. 12. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli w Urzędzie w sposób nierzetelny przetwarzano dane osobowe w systemach informatycznych. Prezydent Miasta Przemyśla zarządzeniem nr 198/10 z dnia 22 lipca 2010 r. wprowadził politykę bezpieczeństwa, w celu zapewnienia bezpiecznego przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych Urzędu. Stosownie do art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.) administrator danych prowadzi ewidencję osób upowaŝnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać: imię i nazwisko osoby upowaŝnionej, datę nadania, ustania i zakres upowaŝnienia do przetwarzania danych osobowych oraz identyfikator, jeŝeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym. Sporządzona w Wydziale Geodezji ewidencja pracowników, którym nadano upowaŝnienia oraz identyfikatory w związku z przetwarzaniem danych osobowych, nie posiadała opisu zakresu upowaŝnienia. Zgodnie z 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne słuŝące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) w ww. polityce bezpieczeństwa powinien być zawarty wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń tworzących obszar, w których przetwarzane są dane osobowe. W polityce bezpieczeństwa Urzędu nie zawarto wykazu pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w których przetwarzane są dane osobowe, pominięto takŝe lokalizację Grodzkiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, w którym prowadzona była część kartograficzna operatu ewidencji gruntów i budynków. Ponadto w ww. dokumencie nie zawarto wykazu zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do ich przetwarzania. W trakcie prowadzenia czynności kontrolnych Prezydent Miasta Przemyśla zarządzeniem nr 160/2011 z dnia 7 czerwca 2011 r. wdroŝył nową politykę bezpieczeństwa. W dokumencie tym uwzględniono Grodzki Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, wykaz budynków uzupełniony o wykaz pomieszczeń i części pomieszczeń tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe. Ponadto zawarto wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów zastosowanych do ich przetwarzania. W upowaŝnieniach do przetwarzania danych osobowych określono: jakiego

7 zbioru danych osobowych upowaŝnienie dotyczy, jaki jest zakres uprawnień oraz sposób i miejsce przetwarzania danych osobowych. 13. W 2008 r. Prezydent Miasta Przemyśla wydał 62 decyzje o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, w 2009 r. 36, w 2010 r. 47 i w 2011 r. (I półrocze) 24. Kontrola 16 losowo wybranych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego (10% ogółu) wykazała, Ŝe decyzje zawierały uzgodnienia z organami określonymi w art. 53 ust. 4 ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Uzgodnień dokonywano w trybie art. 106 Kpa. Nie było przypadków wydania decyzji bez dokonania uzgodnień, odmowy dokonania uzgodnień przez ww. organ i zawieszenia postępowania. W kontroli ustalono, Ŝe przy wydawaniu decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego Urząd nie przestrzegał terminów załatwiania spraw określonych przepisami art. 35 3 Kpa. Nie informowano równieŝ stron o przyczynach niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 Kpa i nie wskazywano nowych terminów załatwienia spraw, co naruszało art. 36 Kpa. Z 16 decyzji objętych kontrolą 10 (63%) wydanych zostało w terminie do 60 dni (2 miesięcy), a pozostałe 6 decyzji (37%) wydanych zostało w terminach przekraczających 2 miesiące. Z decyzji tych 3 wydano w terminach od 70 do 77 dni od wpływu wniosku i odliczeniu dni na uzgodnienia oraz 3 w terminach od 90 do 129 dni. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli przyczyną nieterminowego wydawania decyzji była nierzetelna organizacja pracy w Urzędzie związana z niedostosowaniem liczby pracowników do wykonywanych przez nich zadań. Przedstawiając powyŝsze uwagi i oceny NajwyŜsza Izba Kontroli, na podst. art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, wnosi o: 1) Dostosowanie prowadzonej ewidencji miejscowości, ulic i adresów do wymogów określonych w art. 47a ust. 4 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. 2) Podjęcie działań w celu doprowadzenia do załoŝenia geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu Miasta Przemyśla. 3) Podjęcie działań celem zapewnienia wydawania decyzji w terminach określonych art. 35 Kpa. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie oczekuje od Pana Prezydenta, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań.

8 Na podstawie art. 61 ust. 1 ustawy o NIK w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego Pan Prezydent ma prawo zgłosić do dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Rzeszowie umotywowane zastrzeŝenia w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie rozpatrzenia zastrzeŝeń.