Provider Sp. z o.o ul. Legnicka 62, 54-204 Wrocław tel./faks: 713418192 http://www.provider.pl info@provider.pl 3.0 System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 1 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
System wspomagający zarządzanie firmą online Od 1997 roku pomagamy naszym klientom efektywnie wykorzystywać Internet w bieżącej działalności. W roku 2006 postanowiliśmy pójść krok dalej i stworzyć dostępne z poziomu przeglądarki www, ale jednocześnie bardzo ergonomiczne narzędzie wspomagające pracę przedsiębiorstwa. Wiemy, jak ważne dla organizacji jest żeby system dostosował się do niej, a nie odwrotnie, dlatego do każdego wdrożenia podchodzimy w sposób indywidualny - dobieramy właściwy zakres modułów a także pomagamy je dostosować, aby w sposób możliwie najbardziej wierny odzwierciedlić procesy i procedury obowiązujące w organizacji. Ponieważ system jest naszym autorskim projektem, jesteśmy w stanie stworzyć dowolne, dedykowane rozwiązanie, traktując wymienione niżej moduły jedynie jako bazę wyjściową: * CRM - zarządzanie relacjami z klientem i procesem sprzedażowym, * zarządzanie projektem - zarządzanie projektami, * budżet, controlling, obieg dokumentów kosztowych - moduł wspomagający planowanie i rozliczanie budżetu organizacji, * administracja - moduł zarządzania użytkownikami i podstawowymi parametrami systemu. System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 2 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
Architektura System wykonany jest w technologii WEB i dostęp dla użytkowników możliwy jest z poziomu przeglądarki stron www (np. Mozilla FireFox, Google Chrom, Internet Explorer etc). Minimalizuje to koszty implementacji i późniejszej opieki nad oprogramowaniem po stronie użytkownika. Dzięki wybranej technologii, system może być udostępniony także dla użytkowników mobilnych, gdzie jedynym warunkiem jest posiadanie dostępu do Internetu. Serwer instalowany na maszynie wirtualnej opartej o technologię XenSerever, co umożliwia łatwą skalowalność. Wdrożenie System może pracować lokalnie, w lokalizacji klienta i być udostępniony w intranecie (w takim wypadku wrdożenie obejmuje zakup i instalację sprzętu) lub być zainstalowany w chmurze (cloud computing) u partnera hostingowego i udostępniony do pracy zdalnej. Dostęp do systemu może być ograniczony do wybranej adresacji IP lub przez wydzielony VPN. W ramach wdrożenia przewidujemy integrację z obecnym systemem finansowo-księgowym oraz systemem sprzedażowym. Zarządzanie firmą System Sprzedaży eksport danych do dla sprzedaży import wyników sprzedaży CRM Zarządzanie projektem Budżetowanie Work-flow dokumentów finansowych Rozliczanie pracy eksport kosztów import kosztów płace, amortyzacja System Finansowo- Księgowy Raportowanie Kontroling finansowy System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 3 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
Moduł CRM Moduł wspiera zarządzanie relacjami z klientami oraz prowadzenie procesów sprzedaży w sposób ustandaryzowany, co umożliwia ocenę i zwiększenie efektywności pracy zespołu sprzedażowego. Główne funkcjonalności, to: zarządzanie zdarzeniami system umożliwia definiowanie czynności występujących w procesie sprzedaży (np. spotkanie, telefon do klienta, e-mail do klienta, wysłanie oferty) oraz przydzielenie miesięcznego planu ich wykonania dla poszczególnych użytkowników rezerwacja zasobów (ludzkich i sprzętowych) zarządzanie zasobami sprzętowymi i osobowymi dla każdego zdarzenia prowadzenie akcji marketingowych obsługę akcji marketingowych, także przy wykorzystaniu zewnętrznego oprogramowania (np. mailingi, mailingi smsowe) panel telemarketera wsprcie dla zarządzającego sprzedażą otwartą oraz panel System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 4 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
komunikacja z zewnętrznym kalendarzem pełna integracja z zewnętrznym kalendarzem (np. Microsoft Exchange), notyfikacja zadań, spotkań etc. planowanie sprzedaży definiowanie i rozliczanie planu sprzedaży dla poszczególnych użytkowników System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 5 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
Moduł zarządzanie projektami Moduł wspiera zarządzanie prowadzonych projektów w ustandaryzowany sposób, ułatwia zarządzanie czasem i zasobami, pokazuje w klarowny sposób efektywność finansową prowadzonych projektów. Główne funkcjonalności modułu, to: 1. Zarządzanie projektem w czasie definiowanie zależności między zadaniami/zleceniami, wykres Gantta, zarządzanie "kamieniami milowymi" w kontekście projektu i zadania/zlecenia. 2. Rezerwacja i rozliczenie zasobów (ludzkich i sprzętowych) definiowanie zespołu projektowego wraz z definicją prowizji oraz kontrolą kolizji zadań/zleceń w czasie oraz rezerwacja sprzętu niezbędnego do realizacji zadania/zlecenia System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 6 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
3. Zarządzanie finansami projektu * planowanie budżetu projektu definiowanie przychodów i kosztów dla poszczególnych typów zadań / zleceń * rozliczanie budżetu projektu - rozliczanie kosztów wewnętrznych i zewnętrznych - rozliczanie prowizji personelu i kontrahentów - kontrola wyniku finansowego projektu na każdym etapie * komunikacja z zewnętrznym kalendarzem (np. Microsoft Exchange) pełna integracja z Microsoft Exchange, notyfikacja zadaniach/zleceniach System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 7 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
4. obsługa szablonów projektów i szablonów zadań/zleceń dla każdego projektu, zadania/zlecenia możliwe jest zdefiniowanie pozycji budżetowych oraz pozycji występującej na check-liście (kontrolującej prawidłową realizację projektu, zadania/zlecenia) System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 8 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
Moduł budżet, controlling, obieg dokumentów kosztowych Moduł wspomagający zarządzanie procesem planowania i rozliczania budżetu organizacji obejmuje następujące funkcjonalności: 1. Planowanie budżetu, 2. Rozliczanie kosztów - obieg dokumentów 3. Analiza wyniku - kontroling finansowy 4. Komunikacja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym (FK) 1. Planowanie budżetu organizacji * budowa szablonów budżetów dla poszczególnych typów użytkowników / działów, z wyszczególnieniem pozycji kosztowych, które mogą podlegać planowaniu na danym poziomie. System nie ma ograniczenia dla poziomu zagłębienia i umożliwia tworzenie dowolnie szczegółowej struktury budżetu indywidualnego (także bardziej szczegółowej niż w księgowości). W ramach szablonu, wskazuje się, z jakich elementów będzie składał się budżet (sprzedaż, koszty, personel), co ułatwi późniejsze planowanie. * łatwe tworzenie struktury budżetów, składających się na budżet firmy System umożliwia stworzenie dowolnej struktury budżetu firmy, a każdy z elementów może być stworzony na postawie wcześniej przygotowanego szablonu. Dzięki temu tworzenie budżetu jest zdecydowanie szybsze. System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 9 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
Tworzenie planu budżetu w kolejnym roku może powstać na postawie poprzedniego. * planowanie budżetu Każdy z właścicieli budżetów, w zależności od przydzielonych uprawnień, planuje sprzedaż, koszty i koszty związane z zatrudnieniem. Planowanie sprzedaży modelowane jest indywidualnie na potrzeby klienta aby w sposób możliwie najbardziej wierny odtworzyć pierwotny proces planowania. Planowanie kosztów ogólnych odbywa się przy użyciu struktury budżetu powstałej na podstawie szablonu. Ponadto użytkownik zaplanować może jedynie takie pozycje kosztowe, które mogą wystąpić w jego budżecie. Całość pracy wykonywana jest na przejrzystym grafiku kosztów planowanych. System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 10 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
Planowanie kosztów personelu - wydzielona przestrzeń do zarządzania kosztami pracy oraz pochodnymi (jak badania lekarskie, telefony komórkowe etc). * przeplanowanie budżetu system umożliwia stworzenie kopii bieżącego budżetu (wraz z zapamiętaniem aktualnej realizacji) i jego modyfikację także w trakcie trwania roku budżetowego. 2. Rozliczanie kosztów - obieg dokumentów System posiada zaimplementowany mechanizm obiegu faktur kosztowych, w którym właściciele kosztów przypisują je do własnych budżetów. Proces identyfikacji kosztów przez osoby bezpośrednio zainteresowane znacznie skraca czas potrzebny na identyfikację i późniejszą analizę kosztów. Obieg dokumentów odzwierciedla pełną drogę dokumentu, od momentu wpłynięcia do organizacji, po eksport "rozksięgowanego" dokumentu do systemu finansowo-księgowego oraz wydruk etykiety księgowej dla każdego dokumentu kosztowego. Ponadto system posiada szereg funkcjonalności przyspieszających rozliczanie kosztów, np: - rozliczanie kosztów telefonii komórkowej, - rozliczanie kosztów związanych z obsługą floty pojazdów. System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 11 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
3. Analiza wyniku - kontroling finansowy Każdy z właścicieli budżetów ma możliwość wglądu w aktualny wynik, w porównaniu do wcześniej zatwierdzonego planu. Możliwy jest wgląd w "wynik zbiorczy" uwzględniający widok poszczególnych budżetów, jak i w indywidualne wykonanie danego budżetu. Wynik w systemie może być prezentowany z uwzględnieniem jeszcze niezaksięgowanych kosztów (lecz znajdujących się już w obiegu) lub wyłącznie kosztów zaksięgowanych. 4. Komunikacja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym (FK) Na etapie wdrożenia ustalany jest sposób komunikacji z systemem finansowo-księgowym i zakres eksportowanych i importowanych danych. System umożliwia importowanie i eksportowanie danych z/do systemu FK także przy uwzględnieniu odmiennej nomenklatury "piątek księgowych" w obu systemach. Istotne jest także, że planowanie i rozliczanie kosztów może być bardziej szczegółowe niż w programie finansowo-księgowym. System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 12 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.
Moduł administracyjny Administrator, z poziomu przeglądarki www, może zmienić kluczowe parametry pracy systemu, m.in: 1. zarządzanie grupami użytkowników i prawami dostępu do poszczególnych funkcjonalności 2. definiowanie użytkowników, sposobu logowania (z wykorzystaniem LDAP, MS Exchange) i synchronizacji danych 3. definiowanie szablonów projektów / zadań / zleceń / zdarzeń 4. definiowanie pozycji kosztowych 5. definiowanie pozycji na "checkliście" projektowej Dzięki temu możliwe jest przemodelowanie pracy systemu bez konieczności ingerencji programistycznej. System wspomagający zarządzanie firmą online Strona 13 z 13 2012 Provider Sp. z o.o.