OPIS FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU NOMAD_CRM

OPIS FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU NOMAD_CRM Str. 1/9

System zarządzania relacjami CRM to narzędzie niezbędne w każdym przedsiębiorstwie. System CRM pozwala na wsparcie strategii zarządzania przedsiębiorstwem oraz skupienie się na kliencie i jego potrzebach. Stanowi on również doskonały sposób na oszczędzanie czasu i podniesienie efektywności pracowników. Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom firma JNS pragnie przedstawić Państwu System NOMAD_CRM. I. OPIS SYSTEMU CRM NOMAD_CRM to system pracy grupowej dostępny poprzez sieć Internet z każdego miejsca na świecie. Został on stworzony w celu usprawnienia zarządzania relacjami. Dzięki jego interfejsowi internetowemu jest łatwo dostępny i niezwykle prosty w obsłudze. System CRM NOMAD_CRM posiada zbiór narzędzi i procedur istotnych w zarządzaniu kontaktami z klientem. Jego wdrożenie pozwala na lepszą organizację czasu pracy w firmie, wgląd w terminy wykonywanych zadań, bazę klientów. Wszystkie moduły zawarte w systemie są ze sobą powiązane. System CRM NOMAD_CRM charakteryzuje szeroka funkcjonalność, co pozwala na jego zastosowanie w przedsiębiorstwach z każdej branży. II. SYSTEM CRM NOMAD_CRM - SPOSÓB KORZYSTANIA Użytkownik może korzystać z systemu CRM NOMAD_CRM poprzez stronę internetową - wystarczy posiadać dowolną przeglądarkę. W systemie można tworzyć konta zwykłych użytkowników, jak i administratorów i ograniczać widoczności niektórych modułów dla wybranych grup użytkowników. Str. 2/9

III. NAJWAŻNIEJSZE MODUŁY SYSTEMU NAZWA MODUŁU Potencjalni Klienci Kontrahenci Kontakty Produkty Dokumenty Poczta Mail Szanse sprzedaży OPIS Baza potencjalnych klientów, z którymi możliwe jest nawiązanie współpracy. Przy nawiązaniu współpracy klient, który znajdował się w module Potencjalni Klienci staje się kontrahentem. Moduł daje możliwość podglądu przyszłych wydarzeń, dokumentów, produktów związanych z potencjalnym klientem. Znajdują się tutaj następujące dane: imię, nazwisko, nazwa firmy, numery telefonów, adres e-mail, stron www, informacje adresowe. Można również zapisać w systemie dodatkowe informacje na temat potencjalnego klienta, notatki i komentarze. Baza firm, osób, z którymi współpraca już została nawiązana i trwa. Moduł ten umożliwia zarządzanie bazą klientów, podgląd m. in. kontaktów, ofert, szans sprzedaży, faktur związanych z danym kontrahentem. Moduł jest bardzo przejrzysty i pozwala w prosty i intuicyjny sposób przeszukać bazę. Posiada również możliwość sortowania po danych kontaktowych i zawiera podstawowe dane dotyczące kontrahenta tj. imię, nazwisko, nazwę firmy, jak i numery telefonów, adres e-mail itp. Moduł ten stanowi bazę posiadanych kontaktów związanych z potencjalnymi klientami i kontrahentami. Istnieje możliwość dopisania kilku kontaktów do danego potencjalnego klienta lub kontrahenta, a także przeglądu szans sprzedaży, umów faktur, ofert, projektów powiązanych z danym kontaktem. Moduł zawiera wszelkie dane kontaktowe do kontrahentów i potencjalnych klientów, umożliwia dodanie notatek, komentarzy, jak i zdjęć. Stanowi zestawienie produktów oferowanych przez firmę, wraz ze stanem magazynowym, ceną i innymi opisami dotyczącymi produktu. Moduł oferuje następujące narzędzia dodatkowe: utworzenie oferty, utworzenie faktury, utworzenie zamówienia do dostawcy, utworzenie zamówienia od klientów. Stanowi bazę dokumentów (dowolnych plików) zgromadzonych w systemie. Użytkownik systemu ma możliwość podłączenia dokumentów m.in. pod kontrahentów, oferty, projekty, zadania, zgłoszenia, usługi. Baza plików prowadzona w systemie pozwala w każdej chwili na szybkie odnalezienie i, w razie potrzeby, pobranie potrzebnego dokumentu przez użytkownika. Każdy dokument jest przypisany pod konkretnego użytkownika lub grupę użytkowników. Klient poczty www stanowi intuicyjny system pocztowy. Umożliwia on wysyłanie wiadomości do kontaktów, kontrahentów, potencjalnych klientów, jak i użytkowników systemu. Użytkownik może tworzyć szablony wiadomości wysyłanych do potencjalnych klientów, kontrahentów, kontaktów, jak i wiadomości wysyłanych w sprawie zgłoszeń. Pozwala na tworzenie szans sprzedaży wraz z planowanym przychodem, przewidywanym czasem trwania, aktualnym etapem sprzedaży i prawdopodobieństwem sukcesu. W trakcie realizacji danego działania użytkownik systemu może modyfikować m. in. etap, przychód. Szanse sprzedaży umożliwiają przegląd aktualnie prowadzonych, jak i zakończonych działań, jak również usprawniają prowadzenie działań w przyszłości. Str. 3/9

Oferty Faktury Kalendarz Umowy Projekty Raporty Moduł ten stanowi bazę ofert przygotowywanych dla klientów powiązanych m. in. z zamówieniami od klientów, dokumentami. Z poziomu oferty można generować faktury, bądź zamówienia od klienta. Każda oferta zawiera informacje dotyczące tematu, numeru, sposobu wysyłki, osoby odpowiedzialnej, osoby kontaktowej, kontrahenta, do którego jest skierowana, informacje adresowe, ustalenia i warunki oferty, listę produktów oferowanych w ramach oferty wraz z cenami, rabatem i kwotą do zapłaty. Moduł jest powiązany z usługami, produktami, zamówieniami i dokumentami wprowadzonymi do systemu. Stanowi rejestr wystawionych faktur powiązanych z dokumentami, produktami. Użytkownik może wystawić fakturę do oferty, dopisać fakturę do Kontrahenta. Każda faktura zawiera informacje dotyczące m. in. tematu, osoby kontaktowej, terminu płatności, kontrahenta, prowizji od sprzedaży, informacji adresowych, warunków i ustaleń, jak i kwoty do zapłaty. Stanowi terminarz, który umożliwia planowanie nadchodzących wydarzeń, delegowanie zadań do wykonania dla danej osoby bądź grupy. Kalendarz pozwala na ustalanie terminów spotkań, tworzenie powiadomień i przypomnień. Kalendarz ma również zastosowanie w planowaniu wyjazdów, urlopów, umożliwia tworzenie zdarzeń i zadań cyklicznych. Moduł ten stanowi doskonałe narzędzie do zarządzania czasem w przedsiębiorstwie. Użytkownik ma możliwość wyświetlania Kalendarza w widoku dziennym, tygodniowym, miesięcznym i rocznym. Kalendarz można wyświetlać również jako listę czynności i zadań. W przypadku tego modułu użytkownicy mają możliwość przeglądu podpisanych umów z Kontrahentami. Każda umowa zawiera informacje dotyczące terminu rozpoczęcia, przewidywanego czasu zakończenia, jaki i rzeczywistej daty zakończenia, czasu trwania, stopnia realizacji. Użytkownik ma dostęp do powiązanych z daną umową dokumentów i zgłoszeń. Moduł umożliwia użytkownikowi szybkie przeszukanie podpisanych umów i orientację w stanie ich realizacji, co znacznie usprawnia pracę. Moduł zawiera rejestr prowadzonych projektów i stanowi zgrupowanie działań zespołu firmy na rzecz klienta. Istnieje możliwość podłączenia zadań do projektów. Moduł Projekty pozwala na sprawne planowanie działań wykonywanych w ramach prowadzonych projektów, oszczędność czasu i efektywne wykorzystanie zasobów finansowych i ludzkich. Moduł ten umożliwia użytkownikowi szybkie i łatwe tworzenie oraz dostęp do zestawień i raportów z danych zgromadzonych w systemie. Raporty ułatwiają przegląd zrealizowanych projektów, podpisanych umów, podejmowanych działań z widokiem na etap sprzedaży np. w trakcie, zakończone sukcesem, zakończone porażką. Raporty mogą być również generowane w odniesieniu do kontrahentów i kontaktów, ofert, usług, umów, jak również wielu innych danych zgromadzonych w pozostałych modułach. Moduł ułatwia tworzenie podsumowań z działalności firmy pozwala na globalną ocenę realizowanych projektów i podejmowanych działań. Str. 4/9

IV. MODUŁY DODATKOWE 1. Aplikacja zarządzająca Aplikacja zarządzająca to niezależna od NOMAD_CRM aplikacja która pozwoli na zarządzanie bazą klientów korzystających z pakietu usług NOMAD_CRM w ramach platformy CRM. Aplikacja jest zintegrowana z wybranym systemem płatności on-line. Integracja umożliwi opłacenie wygenerowanej w systemie (w Panelu Administratora) faktury przez użytkownika z Panelu Klienta. 2.Panel administratora Aplikacja składa się z dwóch modułów: administracja bazą klientów, tworzenie, edycja i usuwanie użytkowników, możliwość blokady dostępu do systemu NOMAD_CRM klienta. administracja abonamentami klientów. Umożliwi podgląd listy płatności użytkowników, wygenerowanych faktur oraz ilości kontrahentów w bazach NOMAD_CRM klientów. generowanie faktur dla użytkownika w formacie PDF. Administrator będzie miał możliwość wygenerowania faktury dla klienta za wybrany okres, którą klient będzie mógł pobrać se swojego panelu w formie pliku PDF, możliwość przesłania wygenerowanej faktury do systemu księgowego skanuj.to, generowanie umów dla użytkownika w formacie PDF. zarządzanie treścią umów i regulaminów generowanych dla użytkownika. Str. 5/9

3. Panel klienta aktualny status usługi, informacja o zaległej płatności na stronie głównej panelu, lista faktur oraz możliwość pobrania wybranej faktury w formie pliku PDF, możliwość wykonania płatności online za wybraną fakturę, lista umów z możliwością pobrania w postaci pliku PDF. 4. Moduł Workflow Funkcjonalność Workflow w NOMAD_CRM pozwala administratorowi serwisu na definiowanie algorytmów postępowania z informacjami pojawiającymi się w systemie. Dla takich akcji jak utworzenie nowego wpisu czy modyfikacja istniejącego można utworzyć akcje które w zależności od zawartości rekordu, na którym działają (można określić warunki wykonania Workflow na podstawie zawartości pól) pozwalają na wykonanie konkretnych czynności, m.in. : wysłanie e-mail, utworzenie nowego rekordu, stworzenie ToDo (zadanie do wykonania), wykonanie dodatkowej funkcji (możliwość napisania i uruchomienia własnej funkcji). Str. 6/9

5. Modułu Portal Klienta Moduł Portal Klienta pozwala na zautomatyzowanie komunikacji z klientami. Eliminuje on konieczność wysyłania wiadomości e-mail przy obsłudze podstawowych zadań. Moduł umożliwia ponadto klientom na dostęp do: 1. Modułu obiegu dokumentów 2. Modułu umów 3. Modułu faktur 4. Modułu projektów 5. Modułu zgłoszeń serwisowych Dzięki zastosowaniu modułu Portal klienta dostajemy niezwykle użyteczne narzędzie do bezpośredniego kontaktu z naszymi klientami. 6. Moduł podpisu elektronicznego Moduł umożliwia podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym bezpośrednio z poziomu systemu CRM. Moduł dostępny jest z poziomu modułu Dokumenty. 7. Moduł Zasoby Moduł umożliwia przechowywanie bazy zasobów firmowych. Każdy zasób jest identyfikowany przez nazwę, opis oraz opcjonalne zdjęcie. Moduł jest zintegrowany z kalendarzem NOMAD_CRM tym samym umożliwia przechowywanie zdarzeń związanych z danym zasobem (np., rezerwacja lub przypomnienie o terminach). Str. 7/9

8. Moduł głosowań Moduł umożliwia tworzenie i przechowywanie głosowań dostępnych wewnętrznie (widoczne tylko w NOMAD_CRM ) i zewnętrznie (widoczne w Panelu Klienta). Głosowanie umożliwia zdefiniowanie pytania na które użytkownicy lub kontrahenci (w zależności od typu ankiety) będą mogli wybrać jedną ze zdefiniowanych odpowiedzi i zapisać swój głos. 9. Moduł Czas Pracy Moduł umożliwia gromadzenie wpisów o ilości czasu poświęconego konkretnym zadaniom w NOMAD_CRM oraz czynnościom nie związanym z zadaniami lub klientami. Moduł umożliwia wyszukanie i wyświetlenie podsumowania ilości czasu w stosunku do osoby wprowadzającej czas pracy, projektu, Ticketu lub klienta którego dotyczyły wpisy. 10. Moduł skaner księgowy Moduł wspiera procesy biznesowe przedsiębiorstwa w zakresie obsługi dokumentów finansowych w szczególności faktur. Moduł wykorzystuje zaawansowane algorytmy przetwarzania obrazów dokumentów do postaci umożliwiającej pełne przeszukiwanie tychże dokumentów pod kątem analizy danych. Dane z rozpoznanych dokumentów mogą być automatycznie wprowadzone dane do programów finansowo księgowych w biurze rachunkowym. Podstawowe funkcje modułu: 1. Możliwość przesyłania skanów dokumentów z aplikacji mobilnych, 2. Integracja z popularnymi programami księgowymi na rynku ( Optima, Symfonia, Lefthend, Ramzes...), 3. Eksport faktur do formatu XML, 4. Rozbudowany system raportów, 5. Możliwość przesyłania faktur z Panelu Klienta Nomad_CRM, 6. Pełna integracja z modułem obiegu dokumentów Nomad_CRM, Str. 8/9

7. Możliwość analizy wydatków na podstawie wprowadzonych dokumentów, 8. Analiza fv zapłacone / nie zapłacone. 11. Moduł integracji z centralą telefoniczną IP-PBX Moduł umożliwia na połączenie systemu NOMAD_CRM z centralą telefoniczną VoIP PBX-IP firmy JNS. Podstawowe funkcje integracji to: 1. umożliwienie wykonywanie połączeń telefonicznych przez kliknięcie na numer telefonu w NOMAD_CRM, 2. wyświetlanie powiadomienia o przychodzącym połączeniu wraz z informacją od kogo pochodzi połączenie (jeśli numer znajduje się w bazie kontaktów CRM), 3. kierowanie połączeń przychodzących do użytkownika przypisanego w module Kontrahenta/Kontaktu jako osoba do kontaktu (jeśli pole jest ustawione). V. KORZYŚCI ZE STOSOWANIA SYSTEMU CRM NOMAD_CRM integracja wielu niezbędnych modułów w jednym systemie, posiadanie centralnej bazy danych firm i osób kontaktowych, szybkie i łatwe odnajdowanie informacji o kontrahencie, rozdzielenie klientów istniejących od potencjalnych, dostęp do historii wykonanych telefonów, spotkań, przekazanych spraw, możliwość delegowania zadań i spraw, większa kontrola i monitorowanie działań prowadzonych w firmie, planowanie sprzedaży i ocena zysku, usprawnienie koordynacji czasu pracy i wydarzeń, możliwość dostosowywania istniejących modułów i rozbudowywania o nowe elementy, oszczędność czasu i pieniędzy, możliwość integracji z Centralą PBX-IP. Str. 9/9