Spis Treści 1) Ważne przyciski programie Grupa umów Podgrupa. 3) Okna programu 3a) Okno główne 3b) Grafik. 3c) Pozycje Grupy umów.

Transkrypt

1 Spis Treści 1) Ważne przyciski w programie 2) Grupa umów i Podgrupa. 3) Okna programu 3a) Okno główne 3b) Grafik. 3c) Pozycje Grupy umów. 4) Praca z programem ustalenia wstępne. 5) Przypisanie podgrupy dla umowy. 6) Sprawdzenie nieobecności, jakie pracownik ma dopisane w kadrach. 7) Sprawdzenie statystyki urlopów. 8) 3 Sposoby wprowadzania danych. 9) Wprowadzenie kodów godzin dla dyż krótkich. 10) Planowanie urlopu 11) Urlopy na grafiku faktycznym. 12) Zaznaczanie L4 na grafiku planowanym lub faktycznym. 13) Zamiany pomiędzy pracownikami. 14) Zaznaczanie dni wolnych za pracę w niedzielę lub święto 15) Wprowadzanie danych dla osób, które przychodzą do pracy na tą samą godzinę. 16) Pobranie godzin pomiędzy miesiącami 17) Przesyłanie grafika planowanego i faktycznego. 18) Pobranie nieobecności. 19) Przeliczenie godzin. 20) Wydruki w programie. 21) Schemat pracy z grafikami na przykładzie okresu rozliczeniowego Gdy zajdą zmiany co do pracy w programie grafik użytkownicy dostaną odpowiednie instrukcje. Instrukcja będzie się rozszerzać w miarę wystąpienia nowych problemów przy pracy z programem. 1

2 1 ) Ważne przyciski w programie (ułatwiające pracę) wszystkie skróty klawiaturowe są po prawej stronie każdej operacji wybieranej z menu warto się ich nauczyć. F4 przejście w tryb edycji danych ( jeśli naciśniemy ten przycisk w danym miejscu najczęściej program pozwoli nam wprowadzać jakieś dane) F10 zakończenie trybu edycji (czyli zapisanie danych) F2 - przejście do słowników np. do słownika kodu godzin. F3 - odświeżenie danych ( jeśli wyszukujemy coś po jakimś warunku wyszukiwania np. po nazwisku wybranie tego przycisku spowoduje zawężenie nam danych do danego warunku) DELETE kasowanie w lewą stronę Backspace kasowanie w prawą stronę ESC wyjście CTRL + A zaznacz wszystko CTRL + kliknięcie myszki w wiersz zaznacza nam poszczególne wiersze Poruszanie się po grafikach w trybie edycji Tab kolejna komórka w prawo Tab + Shift kolejna komórka w lewo (strzałka w górę) przejście o jedną komórkę w górę. (strzałka w dół) przejście o jedną komórkę w dół. 2) Grupa umów i Podgrupa. Grupa umów - jest to worek z umowami pracowników (umowy o pracę, kontrakty, zlecenia itp.) przydzielony do danego użytkownika i tak użytkownik np. z chirurgii ogólnej ma stworzoną grupę umów z odpowiednimi umowami. Podgrupa wśród grupy umów możemy sobie ustawiać podgrupy jest trzyliterowy kod, który umożliwia nam w jakiś sposób grupowanie umów. np. osoby pracujące od poniedziałku do piątku np. na 7h i 35 min, pielęgniarek pracujących na zamiany itp. 2

3 3) Okna programu okienka, które należy zapamiętać jak się do nich dostać dalsza część instrukcji będzie odwoływać się do konkretnych okienek. 3a) Okno główne (główne okno programu po zalogowaniu się do systemu), okno to pojawi się zaraz po zalogowaniu do systemu. 3b) Grafik. (miejsce gdzie będzie wykonywana większa część operacji związana z planowaniem czasu pracy, wprowadzanie kodów godzin itp.) Z okna głównego wybieramy w menu Ewidencja Grafiki lub skrót klawiaturowy CTRL+G, pojawi się poniższe okienko 3

4 Jest to najczęściej wykorzystywana formatka w programie, na tej formatce na szarym polu można ustawiać różnego rodzaju warunki selekcji, np. pokaż umowy rozwiązane, aktualne itp. możemy sobie posortować ludzi poprzez kolejność wierszy, po nazwisku możemy wybrać status grafiku jeśli chcielibyśmy np. zobaczyć np. tylko grafiki faktyczne wybralibyśmy w statusie 'faktyczny' Na formatce tej można zawężać umowy do określonego warunku wyszukiwania i tak gdybyśmy chcieli wybrać tylko panie, które pracują w systemie równoważnym w polu wyszukiwanie rozwinęlibyśmy listę i wybrali opcję 'podgrupa' następnie w polu poniżej wpisalibyśmy literkę P i wybrali na klawiaturze przycisk F3 (odśwież dane) program powinien wyświetlić tylko pielegniarki. 3c) Pozycje Grupy umów. ( jest to miejsce gdzie będziemy ustalać podgrupę dla wskazanych umów). Z okna głównego programu w menu wybieramy Definicje->Grupy umów ( CTRL+U ) pojawi się poniższe okienko. 4

5 (na rysunku jest więcej grup umów użytkownik będzie mieć tylko te które są do niego przypisane najczęściej dwie jedna z w wyświetlaniem miesięcznym druga z wyświetlaniem dwu miesięcznym) Zaznaczamy daną grupę umów (ma być podświetlona na niebiesko) wybieramy z menu Operacje-Pozycje CTRL+P wyświetli się nam formatka pozycji grup umów taka jak poniżej na rysunku. 5

6 4 Praca z programem ustalenia wstępne. a) kody podgrup są następujące 7O pielęgniarka oddziałowa 7Z - osoby które pracują od poniedziałku do piątku w tych samych godzinach PP pielęgniarki pracujące w równoważnym systemie czasu pracy XP osoby pracujące w poradniach b) Zostały utworzone kody godzin z przedrostkiem W dla zaznaczenia na grafiku czasu za urlop. Mamy więc np. kog godzin WA, WB itp. (jak wprowadzać będzie opisane w dalszej części instrukcji) c) Zostały utworzone kody godzin z przedrostkiem C dla zaznaczenia na grafiku czasu za L4. Mamy więc np. kody godzin CA, CB itp ( jak wprowadzać będzie opisane w dalszej części instrukcji) d) Na grafikach planowanych planujemy czas pracy co do minuty. e) Został utworzony kod godzin K dla oznaczenia niestandardowych przyjść do pracy, do uzupełniania tzw. dyżuru krótkiego. Po wprowadzeniu takiego kodu godzin należy zawsze zmodyfikować godzin od do przyjścia do pracy f) Wszystkie nadpracowania, niedopracowania na grafiku faktycznym będziemy zaznaczać kodem godzien K i tak jeśli pracownik miał w danym dniu zaplanowaną dniówkę A od godziny 7:00 do 19:00, a w rzeczywistości pracował np. 30 minut dłużej, zmieniamy kod godzin A na kod godzin K a następnie modyfikujemy godziny od do. g) dla oznaczenia która osoba na zmianie pełni tak zwaną odpowiedzialność zostały utworzone kody godzin z literką O i tak np. mamy AO, BO itp. h) Za pracę w niedziele i święta należy pracownikowi wyznaczyć dzień wolny. W naszym przypadku będzie to kod godzin '=' (znak równości ). Za pracę w sobotę wyznaczmy dzień wolny z kodem '-' (minus) i) w jednostce obowiązują okresy rozliczeniowe 2 miesięczne dlatego grafik planowany zawsze jest tworzony na 2 miesiące z góry. 5) Przypisanie podgrupy dla umowy. Operacja ta służy nam głównie do szybkiego poruszania się po programie, sortowania danych itp. Gdy jesteśmy w pozycjach grup umów ( Okno główne Definicje Grupy umów [wybieramy interesującą nas grupę umów tzn zaznaczamy ją na niebiesko] 6

7 następnie wybieramy w menu programu Operacje Pozycje [ CTRL+P] ustawiamy się na jakieś umowie wybieramy z menu Operacje-> Podgrupa [CTRL+P] pojawi się poniższe okienko Wprowadzamy odpowiednią podgrupę i zatwierdzamy. 6) Sprawdzenie nieobecności jakie pracownik ma dopisane w kadrach. (np. chcemy sprawdzić które wnioski urlopowe już trafiły do działu kadr, lub sprawdzić ile w danym roku mamy wykorzystanych urlopów szkoleniowych, proszę pamiętać o różnych warunkach wyszukiwań) Gdy jesteśmy w oknie Grafik (Okno główne Ewidencja Grafiki [CTRL+G] ) - [wybieramy interesującą nas umowę tzn ma być zaznaczona na niebiesko] - z menu wybieramy Dane Umowy Nieobecności. [CTRL+I] Pojawi się poniższe okienko 7

8 7) Sprawdzenie statystyki urlopów. (Chcemy sprawdzić ile pracownikowi pozostało w danym roku urlopu wypoczynkowego, ile wybrał już urlopu na żądanie itp). Gdy jesteśmy w oknie Grafik (Okno główne Ewidencja Grafiki [CTRL+G]) - [wybieramy interesującą nas umowę ma być zaznaczona na niebiesko] z menu wybieramy Dane Umowy Statystyka nieobecności [CTRL+S]. Pojawi się poniższe okienko Następnie klikamy dwukrotnie w interesujący nas wpis. Pojawi się poniższe okienko. 8

9 8) 3 Sposoby wprowadzania danych. a) Sposób 1 (wprowadzanie danych dla więcej niż jednej umowy) Gdy jesteśmy w Grafiku (Okno Główne Ewidencja Grafik [CTRL+G]) pojawi się nam poniższe okno. Pamiętamy aby prawidłowo ustawić sobie kolejność wierszy lub w polu wyszukiwania wybrać interesującą nas podgrupę np. chcąc wybrać podgrupę pielęgniarek wybieramy w polu wyszukiwanie Podgrupa i wstawiamy wartość P następnie wybieramy F3 dane się zawężą tylko do Pielęgniarek. Przechodzimy w tryb edycji (wprowadzania danych) naciskamy F4 lub wybieramy z menu Dane Grafika Edytuj Dane [ To że jesteśmy w trybie edycji wszystkie warunki wyszukiwań będą szare jak poniżej.] 9

10 Ustawiamy się w krateczce w konkretnym dniu tak aby kursor kreski mrugał. Po czym wstawiamy kod godzin w dany dzień np. A. Jeśli nie znamy kodu godzin w momencie kiedy jesteśmy ustawieni w danym dniu i kursor mruga naciskamy przycisk F2 spowoduje to wyświetlenie wszystkich kodów godzin jakie są wpisane w słownikach. Jeśli chcemy wyszukać kod godzin z słownika wyszukujemy ustawiamy kropkę w miejscu 'godziny od' i w białym polu wpisujemy interesującą nas godzinę przyjścia do pracy np. 07:00 następnie naciskamy przycisk F3 ( jest to przycisk odświeżenia danych). Zawężą się nam wtedy kody godzin rozpoczynające się od danej godziny klikamy dwa razy w interesujący nas kod wówczas dany kod przypisze się do grafika. Dane możemy zmieniać lub uzupełniać na grafikach Planowanym niezatwierdzonym PN lub Faktycznym niezatwierdzonym FN. Pomiędzy krateczkami poruszamy się góra (to strzałka na klawiaturze w górę) dół (to strzałka na klawiaturze w dół) prawo (to przycisk Tab) lewo (to przycisk Shift + Tab) Po uzupełnieniu grafika naciskamy w menu Dane grafika Zakończenie edycji (lub naciskamy przycisk na klawiaturze F10) Schemat Okno główne 10

11 Ctrl + G F4 uzupełniamy dane w poszczególnych krateczkach dla dni F10 b) Sposób 2 Sposób drugi. ( Wprowadzanie danych do konkretnej osoby ) Gdy jesteśmy w oknie głównym programu wybieramy. Ewidencja Grafiki ( [Ctrl+G]) Pojawią się nam pracownicy. Ustawiamy się na interesującym nas pracowniku po czym klikamy dwa razy w danego pracownika (lub wybieramy z menu Dane grafika Dane lub naciskamy F6 ) pojawi się nam poniższe okienko 11

12 Ustawiamy się w krateczce w konkretnym dniu w polu Godziny tak aby kursor kreski mrugał. Po czym wstawiamy kod godzin w dany dzień. Jeśli nie znamy kodu godzin w momencie kiedy jesteśmy ustawieni w danym dniu i kursor mruga naciskamy przycisk F2 spowoduje to wyświetlenie wszystkich kodów godzin jakie są wpisane w słownikach. Jeśli chcemy wyszukać kod godzin z słownika wyszukujemy ustawiamy kropkę w miejscu 'godziny od' i w białym polu wpisujemy interesującą nas godzinę przyjścia do pracy np. 07:00 następnie naciskamy przycisk F3 ( jest to przycisk odświeżenia danych). Zawężą się nam wtedy kody godzin rozpoczynające się od danej godziny klikamy dwa razy w interesujący nas kod wówczas dany kod przypisze się do grafika. Po uzupełnieniu grafika naciskamy w prawym górnym rogu przycisk Zatwierdź (lub naciskamy na klawiaturze przycisk F10) Schemat Okno główne Ctrl + G wybieramy pracownika F6 F4 uzupełniamy dane w polu godziny F10 Sposób 3 (pozycja dla konkretnego dnia danego miesiąca) Gdy jesteśmy w oknie głównym programu wybieramy. Ewidencja Grafiki ( [ Ctrl+G]) Pojawią się nam pracownicy. Ustawiamy się na interesującym nas pracowniku po czym klikamy dwa razy w danego pracownika (lub wybieramy z menu Dane grafika Dane lub naciskamy przycisk F6) pojawi się nam poniższe okienko 12

13 Gdy jesteśmy już w powyższej formatce naciskamy na dany dzień dwa razy (lub przyciskamy przycisk F6) pojawi się nam poniższe okienko. Następnie naciskamy przycisk Tryb edycji (lub naciskamy na klawiaturze klawisz F4) ustawiamy się w polu godziny i wprowadzamy nas interesujący kod godzin 13

14 Jeśli nie znamy kodu godzin w momencie kiedy jesteśmy ustawieni w godziny i kursor mruga naciskamy przycisk F2 (lub przycisk z trzema kropeczkami )spowoduje to wyświetlenie wszystkich kodów godzin jakie są wpisane w słownikach. Jeśli chcemy wyszukać kod godzin z słownika wyszukujemy ustawiamy kropkę w miejscu 'godziny od' i w białym polu wpisujemy interesującą nas godzinę przyjścia do pracy np. 07:00 następnie naciskamy przycisk F3 ( jest to przycisk odświeżenia danych). Zawężą się nam wtedy kody godzin rozpoczynające się od danej godziny klikamy dwa razy w interesujący nas kod wówczas dany kod przypisze się do grafika. Schemat Okno główne Ctrl + G wybieramy pracownika F6 ustawiamy się na interesującym nas dniu F6 F4 uzupełniamy dane F10 9) Wprowadzenie kodów godzin dla tzw. dyżurów krótkich. Przykład pracownik ma w danym dniu przyjść do pracy od 07:00 do 18:25 W systemie został utworzony kod godzin 'K' dla oznaczania takich sytuacji. Zasada wprowadzania tego kodu jest taka sama jak wszystkich innych z tym wyjątkiem, że po wprowadzeniu należy zmodyfikować godziny od do możemy to zrobić w sposobie 2 wprowadzania danych (patrz instrukcja) lub w sposobie 3 wprowadzania danych. Przykład planujemy grafik sposobem 1 wstawiamy w odpowiedni dzień K uzupełniamy pozostałe dni tak u wszystkich osób następnie zatwierdzamy dane. Klikamy dwukrotnie w osoby które mają kody godzin K, co powoduje przejście do 2 sposobu wprowadzania danych tutaj klikamy tryb edycji i modyfikujemy godziny od i do, możemy zanim przejdziemy do trybu edycji kliknąć dwukrotnie w dany dzień gdzie kod godzin jest K i uzupełniamy godziny od do. Czyli wprowadzamy kody K w sposobie pierwszym i zatwierdzamy 14

15 przechodzimy do 2 sposobu wprowadzania danych poprzez dwukrotne kliknięcie Wybieramy tryb edycji i zmieniamy godziny od do, możemy jeszcze przed przejściem w tryb edycji kliknąć dwukrotnie w dany dzień przechodzimy wtedy do 3 sposobu wprowadzania danych czyli do okienka poniżej 15

16 Wybieramy tryb edycji i zmieniamy godzin od do. 10) Planowanie urlopu Planowanie urlopów odbywa się poprzez wstawienie na grafiku planowanym kodów godzin z przedrostkiem W np. WA, WR, WK itp. a w dni kiedy byśmy nie zaplanowali pracy wstawiamy kody godzin 'W' zasada taka iż jeśli chcemy aby program liczył nam pod nieobecnością ilość godzin 7:35 to wstawiamy np. kod WR, jeśli chcemy aby liczył 12 h to wstawiamy np. WA, WB Przykład 16

17 pracownik ma zaplanowany urlop od do na dni kiedy zaplanowaliśmy pod urlopem 12 godzin wstawiamy np. WA w dniach kiedy pracownik miałby wolne wynikające z grafiku wstawiamy W proszę popatrzeć na obraz poniżej dla pracownika w dniu został wprowadzony kod godzin WK gdzie należy zmienić godziny od do tak samo jak w rozdziale 9. 11) Urlopy na grafiku faktycznym. Gdy mamy stworzony grafik planowany i został zatwierdzony mamy stworzony grafik faktyczny (patrz poniżej) grafik, który zaplanowaliśmy dla takiego pracownik wygląda np. jak poniżej. 17

18 Należy na grafiku faktycznym dla każdego dnia gdzie był zaplanowany czas pracy ( tzn jest wprowadzony kod godzin) zmienić dany kod godzin na taki z literką W. i tak dla kodu godzin A zamieniamy na WA Dla dnia wolnego od pracy (puste pole w grafiku) wprowadzamy kod godzin W. jeśli pomiędzy dniami był wyznaczony dzień wolny za pracę w niedziele lub święto tzn '=' wstawiamy wtedy 'W=' Po zmianie dla pracownika, który ma urlop od do grafik będzie wyglądać jak poniżej. Jeśli wystąpił by kod godzin na grafiku np. AO czyli dniówka z odpowiedzialnością urlop dla takiego kodu godzin wprowadzamy poprzez kod WA ponieważ osoba będąca na urlopie nie pełni odpowiedzialności nie ma kodu godzin WAO Jeśli wystąpił by urlop na dniu kiedy mamy wyznaczone tzw. minutki patrz rozdział 9 wówczas na grafiku faktycznym wpisujemy kod WG i znów zmieniamy godziny od do dla tego kodu. 12) Zaznaczanie L4 na grafiku planowanym lub faktycznym. Zwolnienia lekarskie stosuje się tak samo jak urlopy lecz przedrostek jest literą C i tak jeśli chcemy zaplanować dłuższe zwolnienie np. wiemy że pracownik jest na zwolnieniu macierzyńskim lub urlopie rehabilitacyjnym (urlop ten jest traktowany jak zwolnienie) należy na grafiku planowanym zaznaczyć kod godzin np CR /jeśli chcemy aby program liczył po 7 godzin i 35 minut nieobecności za dzień roboczy). Jeśli pracownik jest na zwolnieniu lekarskim a grafik był zaplanowany do dla dni wolnych wprowadzamy kod godzin C, a dla dni kiedy miał być w pracy kod godzin z przedrostkiem C np. CA, CB. 18

19 Powyższe stosowanie kodów godzin sprawi iż program policzy odpowiednią ilość godzin pod każdym dniem nieobecności. Poniżej przykład zaplanowania czasu pracy dla osoby będącej na L4 cały miesiąc oznaczono kolorem zielonym Powyżej osoba zaznaczona na niebiesko to taka osoba dla której spodziewamy się iż do będzie jeszcze na L4 a później wróci do pracy. 13) Zamiany pomiędzy pracownikami. Mamy zaplanowany grafik dla pracowników jak poniżej 19

20 Pracownik chce się zamienić z pracownikiem w dniu pracownik odda dniówkę a zabierze nockę pracownikowi w dniu Wchodzimy w tryb edycji danych F4 dla Pracownik w dniu usuwamy kod A a w dniu wpisujemy B dla Pracownik w dniu wpisujemy A a w dniu usuwamy B Grafik po tej zamianie będzie wyglądać jak poniżej. 20

21 14) Zaznaczanie dni wolnych za pracę w niedzielę lub święto, oraz za pracę w sobotę Do wyznaczania dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto służy kod godzin '=' znak równości. Kod ten wprowadza się tak jak wszystkie inne kody godzin. Do wyznaczania dania wolnego za prac w sobotę służy kod godzin '-' minus. 15) Wprowadzanie danych dla osób, które przychodzą do pracy na tą samą godzinę. (najlepszym przykładem to jak zaplanować szybko grafik osobie, która pracuje w każdym dniu roboczym np. od 7:00 do 14:35 Gdy jesteśmy w oknie głównym programu wybieramy. Ewidencja Grafiki (lub CTR + G) Pojawią się nam pracownicy. Ustawiamy się na interesującym nas pracowniku po czym w menu wybieramy Dane Grafika Wprowadź dane na dni (lub F9) pojawi się nam okienko (bardzo ważne że operacja ta nie działa w tak zwanym trybie edycji czyli na górze okienko nie może być szare) W polu Rodzaj godzin wybieramy interesujący nas kod godzin np. R jeśli nie znamy danego kodu godzin naciskamy na przycisk z trzema kropeczkami wówczas wchodzimy do słowników wyszukujemy interesujący nas kod godzi i klikamy na niego dwa razy co spowoduje przypisanie danego kodu następnie naciskamy przycisk Zatwierdź lub na klawiaturze klawisz F10 Schemat Okno główne Ctrl + G wybieramy pracownika lub pracowników F9 wprowadzamy dane F10 21

22 16) pobranie godzin pomiędzy miesiącami Pobranie godzin wykonujemy tylko na drugim miesiącu okresu rozliczeniowego tzn. jeśli mamy okres rozliczeniowy od do pobranie godzin dokonujemy tylko na miesiącu grudzień. Zarówno na grafiku planowanym jak i faktycznym. Operacja ta powoduje przepisanie z miesiąca wczesniejszego ilości godzin nadpracowań i niedopracowań z miesiąca poprzedniego. Gdy jesteśmy w oknie głównym programu wybieramy. Ewidencja Grafiki ( Ctrl+G) Pojawią się nam pracownicy. Zaznaczamy pracowników których chcemy przesłać po czym wybieramy w menu Operacje Pobranie godzin (Ctrl + G) Schemat Okno główne Ctrl +G zaznaczamy pracowników Ctrl +G przykład. Mamy okres rozliczeniowy do planujemy grafik za miesiąc listopad przechodzimy na miesiąc grudzień i pobieramy godziny z poprzedniego miesiąca planujemy następnie grafik tak aby w miesiącu grudzień nie zostały żadne godziny do przeniesienia ani na plus ani też na minus. Pracując na grafiku faktycznym po zatwierdzeniu grafiku faktycznego przez panią przełożoną także powinniśmy wykonać tą operację w miesiącu grudzień, ponieważ zmiany, które zaszły na grafiku faktycznym w miesiącu listopad mogą mieć wpływ na ilość godzin do przeniesienia na kolejny miesiąc. 17) Przesyłanie grafika planowanego i faktycznego. Przesłanie danych do zatwierdzenia Przesłanie dokonujemy tylko na grafikach niezatwierdzonych to jest o statusie PN lub FN, po tej operacji status grafika zmieni się na PP lub FP. Gdy jesteśmy w oknie głównym programu wybieramy. Ewidencja Grafiki ( Ctrl+G) Pojawią się nam pracownicy. Zaznaczamy pracowników, których chcemy przesłać po czym wybieramy w menu Operacje Przesłanie (Ctrl + R) Schemat Okno główne Ctrl +G zaznaczamy pracowników Ctrl +R 22

23 18) Pobranie nieobecności. Po wprowadzeniu wszelkich zmian na grafiku faktycznym czyli wprowadzenie nadpracowań, zamian pomiędzy pracownikami, zamienienie kodów dla L4 i urlopów pobieramy nieobecności na grafik faktyczny te które zostały wprowadzone w kadrach. Operacja ta powoduje iż wszystkie kody godzin które wystąpiły na grafiku faktycznym w czasie trwania danej nieobecności, zostaną zmienione na odpowiednie kody godzin z słownika. Operacja ta jest wykonywana przed samym przesłaniem grafiku faktycznego do zatwierdzenia. Pobranie nieobecności dokonujemy tylko na grafikach faktycznych niezatwierdzonych to jest o statusie FN Gdy jesteśmy w oknie głównym programu wybieramy. Ewidencja Grafiki ( Ctrl+G) Pojawią się nam pracownicy. Zaznaczamy pracowników dla których chcemy pobrań nieobecności wybieramy w menu Operacje Pobranie nieobecności (Ctrl + B) Schemat Okno główne Ctrl +G zaznaczamy pracowników Ctrl +B ( Po operacji pobrania nieobecności na grafiku faktycznym nie powinien zostać ani jeden kod godzin z literką C lub W gdyby tak było oznacza to iż jakiś wniosek nie został dostarczony do działu kadr wszystkie C i W muszą się zamienić na trzy znakowe kody godzin np. UUW, UUD, ZZC itp.) 19) Przeliczenie godzin. Przeliczenie godzin wykonujemy przed samym przesłaniem do zatwierdzenia grafika. Operacja ta powoduje ponowne wyliczenia dodatków nocnych, świątecznych itp. dla całego miesiąca. Gdy jesteśmy w oknie głównym programu wybieramy. Ewidencja Grafiki ( Ctrl+G) Pojawią się nam pracownicy. Zaznaczamy pracowników których chcemy przeliczyć po czym wybieramy w menu Operacje Przesłanie (Ctrl + P) Schemat Okno główne Ctrl +G zaznaczamy pracowników Ctrl +P 23

24 20) Wydruki w programie. Wydruki w programie są dostępne w Okno główne programu Grafiki zaznaczamy interesujące nas umowy wybieramy w menu Wydruki interesujący nas wydruk jeśli wybierzemy Wydruk Pojawi się nam poniższe okienko Jak widać można wybrać różnego rodzaju wydruk. Proszę wykonać sobie wydruki indywidualnie i je przeanalizować. Dokładny opis wydruków znajduje się w dokumentacji producenta (pytać o nią informatyków) 21) Schemat pracy z grafikami na przykładzie okresu rozliczeniowego W zakładzie są 2 miesięczne okresy rozliczeniowe dla przykładu uwzględniono okres rozliczeniowy od do ) do dnia 25 października planujemy grafik na 2 miesiące z góry w tym celu a) ustawiamy się na miesiącu listopad wprowadzamy dane dla wszystkich pracowników pamiętamy przy tym aby wyznaczyć dni wolne za pracę w niedziele i święta, zaznaczyć osoby odpowiedzialne na zmianie itp. b) jeśli wystąpiły godziny niestandardowe zaznaczamy je kodem godzin 'K' i poprawiamy godziny od do c) planujemy grafik dla wszystkich osób nawet tych będących na urlopie wychowawczym. d) wykonujemy operację przeliczenia godzin e) wykonujemy odpowiednie wydruki np. wydruk kontrole f) sprawdzamy podsumowanie dla poszczególnych grup np. pielęgniarek czy mamy odpowiednią ilość osób wyznaczonych na zmianie, czy są wyznaczone osoby odpowiedzialne itp. g) przechodzimy na miesiąc grudzień. 24

25 h) pobieramy godziny z poprzedniego miesiąca (operacja pobrania godzin). i) wprowadzamy dane na miesiąc grudzień wprowadzamy dane dla wszystkich pracowników pamiętamy przy tym aby wyznaczyć dni wolne za pracę w niedziele i święta, zaznaczyć osoby odpowiedzialne na zmianie itp. jeśli wszystko się zgadza w miesiącu listopad i grudzień o) przechodzimy na miesiąc listopad i przesyłamy grafik za listopada p) przechodzimy na miesiąc grudzień i przesyłamy grafik za grudzień 2 Pani przełożona sprawdza grafiki i je zatwierdza operacja ta spowoduje, że pojawi się nam grafik faktyczny Od tego czasu pracujemy już na grafikach faktycznych. 3 pracujemy z grafikiem faktycznym za listopad tzn nanosimy zmiany, typu zamiany pomiędzy pracownikami, zaznaczamy urlopy i L4, nadpracowania itp. 4 gdy mija miesiąc listopad po naniesieniu wszystkich zmian należy grafik faktyczny rozliczyć w tym celu a) wykonujemy wydruk kontrole b) pobieramy nieobecności na grafik faktyczny (operację tą najlepiej wykonać przed samym przesłaniem grafika faktycznego na sam koniec miesiąca kiedy mamy pewność że wszystkie wnioski pracowników trafiły już do działu kadr), po tej operacji wszystkie kody godzin z przedrostkiem W i C powinny zniknąć z grafiku faktycznego. Jeśli po tej operacji kody takie nadal występują oznacza to, że nie trafił wniosek danej nieobecności do działu kadr, lub coś jest źle z grafikiem. c) wykonujemy przeliczenie godzin. d) sprawdzamy grafik przed przesłaniem do przełożonej poprzez różne wydruki (znów wykonujemy wydruk kontrole) tak samo jak z grafikiem planowanym, sprawdzamy czy na grafiku faktycznym wstępują kody godzin C lub W jeśli tak to na pewno mamy coś źle i wyjaśniamy czy odpowiednie wnioski z nieobecnościami trafiły do działu kadr. i) Przesyłamy grafik faktyczny. j) Przełożona sprawdza grafik. k) Jeśli grafik jest ok zatwierdza. 25

26 Po zatwierdzeniu grafików przez panią przełożoną wykonujemy operację pobrania godzina na grafik faktyczny z miesiąca listopad na miesiąc grudzień pracujemy na grafiku faktycznym w grudniu tak samo jak w miesiącu listopadzie. 26