Program Leonardo da Vinci

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Zarządzanie projektem TOI część II Zarządzanie finansami projektu, koszty uprawnione, ogólne zasady sprawozdawczości Szkolenie dla Beneficjentów TOI 2011 Warszawa, r.

2 Zarządzanie dofinansowaniem LdV Konto wskazane przez Beneficjenta w umowie (konto EUR) - ewentualne zmiany nr konta/banku w trakcie realizacji projektu wymagają podpisania aneksu do umowy finansowej Przekazywanie środków do partnerów projektu - różne modele (zaliczki, refundacja, raty) do uzgodnienia z partnerami, - kopie przelewów środków do partnerów w dokumentacji projektu Ostateczna kwota dofinansowania: - kalkulacja na podstawie sprawozdania końcowego (kwota dofinansowania nie może być wyższa niż określono w umowie, % dofinansowania nie może być wyższy niż określono w umowie)

3 Zarządzanie dofinansowaniem LdV Ostateczna kwota dofinansowania: - przykładowa kalkulacja Całkowity szacunkowy budżet projektu wg umowy: euro. Maksymalna kwota środków LdV ustalona w umowie = euro Procentowe dofinansowanie (wg umowy): 75% Kwota zadeklarowana w sprawozdaniu: euro Nieuprawnione koszty: euro Całkowite koszty uprawnione projektu: euro Procentowe dofinansowanie (wg umowy): 75% Ostateczna uprawniona kwota środków finansowych Programu LdV: euro x 75%= euro

4 Obowiązujące reguły Przepisy międzynarodowe przepisy unijne dotyczące środków wspólnotowych Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej Przepisy krajowe ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz inne ustawy, np. o podatku dochodowym od osób prawnych, o podatku dochodowym od osób fizycznych, o podatku od towarów i usług Przepisy wewnętrzne instytucji Statut jednostki Polityka rachunkowości Zarządzenia, decyzje, regulaminy wewnętrzne Zasady Programu LdV Umowa finansowa z NA Przewodnik dla wnioskodawców LLP 2011

5 Koszty uprawnione w projekcie Poniesione w okresie określonym w umowie Związane z projektem (istotne dla projektu, zgodne z planem pracy) Związane z działaniami projektu podejmowanymi w krajach uczestniczących w Programie Uzasadnione i racjonalne (zasady ekonomicznego zarządzania finansami) Faktycznie poniesione przez Beneficjenta i członków konsorcjum (partnerów) Identyfikowalne i weryfikowalne (udokumentowane w księgach rachunkowych zgodnie ze stosownymi przepisami)

6 Koszty nieuprawnione w projekcie koszty obsługi pożyczki, wierzytelności, narosłe odsetki, zakup aktywów kapitałowych zabezpieczenia od strat lub potencjalnej odpowiedzialności (ubezpieczanie od odpowiedzialności wynikającej z umów, itp.) straty wynikające z różnic kursowych podatek VAT (chyba, że wnioskodawca może wykazać, że nie może go odzyskać) koszty sfinansowane w ramach innego projektu lub programu finansowanego ze środków UE w przypadku leasingu/wynajmy sprzętu: koszty wykupu na koniec okresu najmu/leasingu koszty związane z przygotowaniem wniosku lub dokumentem, którego złożenie z nim jest wymagane koszty otwarcia i obsługi rachunku bankowego

7 Dokumentowanie kosztów Zasady określone w przepisach o rachunkowości Zasady określone w przepisach podatkowych Zasady wynikające z umowy Beneficjent musi mieć wewnętrzne procedury księgowości i audytu pozwalające na bezpośrednie potwierdzenie zgodności kosztów i wpływów deklarowanych w projekcie z odpowiadającymi im zapisami księgowymi i dokumentami finansowymi. Jeżeli krajowe przepisy podatkowe i rachunkowo-księgowe nie wymagają przedłożenia faktury, wówczas należy przedstawić dokument finansowo-księgowy równorzędnej wartości.

8 Koszty uprawnione kategorie budżetu Project Reference: A. OPERATIONAL DIRECT COSTS CONSOLIDATED BUDGET COSTS PL1-LEO05-xxxxx 1. Staff Costs ,00 27,52% 7 000,00 2. Travel and subsistence ,00 27,52% 3. Equipment (up to 10%) 5 000,00 2,29% Aneks 4. Subcontracting (up to 30%) 3 000,00 1,38% 7 000, , ,00 5. Other ,00 41,28% TOTAL DIRECT COSTS (A) ,00 100% III.4 W drodze odstępstwa od Artykułu 13, Beneficjent może, podczas realizacji działania, korygować przewidywany budżet za pomocą transferów pomiędzy poszczególnymi pozycjami uprawnionych kosztów bezpośrednich, pod warunkiem, że taka korekta wydatków nie będzie mieć wpływu na realizację działania, a transfer pomiędzy poszczególnymi pozycjami nie przekracza 10% kwoty w każdej kategorii kosztów, dla której przewidywane są transfery i pod warunkiem, że nie zostanie przekroczona łączna FINANCING kwota uprawnionych kosztów, jak określono w Artykule III.1. Beneficjent zobowiązany jest powiadomić o takim fakcie Narodową Agencję na piśmie. B. INDIRECT COSTS (up to 7% of A) 4 000,00 1,83% TOTAL PROJECT EXPENDITURES (A+B) ,00 Co-financing % (from request) 75,00% Proposed Community Contribution ,00 Partner's own fundings (from request) ,00 Other sources of financing (from request) 0,00 TOTAL PROJECT REVENUES ,00

9 Koszty osobowe Wynagrodzenia osób pracujących na rzecz projetu: umowy stałe lub czasowe (+ ZUS, podatek dochodowy) Stawki rzeczywiste za dzień pracy x liczba dni na rzecz projektu Przekroczenie stawek maksymalnych KE będzie uznane za nieuprawnione Zgodność kosztów może być przedmiotem audytu Osoby zatrudnione przez Partnerów nie mogą wykonywać prac jako podwykonawcy Dokumentowanie: dokumenty potwierdzające pracę danej osoby na rzecz projektu oraz faktyczne poniesienie kosztu (zalecane karty czasu pracy dla projektu)

10 Koszty podróży Koszty podróży osób zatrudnionych w projekcie (koszty podróży innych osób np. prelegentów to koszty inne) na spotkania bezpośrednio związane z projektem Koszty faktycznie poniesione (rzeczywiste koszty podróży), zgodnie z procedurami normalnie stosowanymi w instytucji Beneficjenta lub partnera Preferowane najtańsze środki transportu Podróż samochodem (oświadczenie+ew. przebiegu pojazdu): - albo stawka za kilometr zgodna z wew. zasadami instytucji, ale max. do 0,22 euro/km - albo cena jednego biletu kolejowego/autobusowego/samolotowego wybierana jest tańsza opcja Dokumentowanie: bilety kolejowe/lotnicze (+karty pokładowe)

11 Koszty utrzymania Koszty wyżywienia, noclegu i przejazdów lokalnych osób zatrudnionych w projekcie (koszty pobytu innych osób to koszty inne) Kalkulowane w oparciu o wewnętrzne przepisy organizacji partnerskiej: refundacja kosztów lub wypłata diety Wymagany dowód pobytu i noclegu Wymagany dowód wypłaty/otrzymania diety Nie mogą przekroczyć maksymalnych stawek podanych przez KE Proporcjonalnie zmniejszone, jeśli noclegi, posiłki, przejazdy lokalne były zapewnione i opłacone przez stronę trzecią

12 Koszty sprzętu Koszty zakupu, wynajmu/leasingu sprzętu włącznie z kosztami instalacji, konserwacji i ubezpieczenia Konieczne do osiągnięcia celów projektu, zawarte we wniosku i należycie uzasadnione Uprawnione tylko koszty amortyzacji (zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi Partnera) Obowiązują zasady udzielania zamówień Sprzęt związany z administracją projektu koszty pośrednie Limit: 10% kosztów bezpośrednich projektu

13 Koszty podwykonawstwa Limit: 30% całkowitych kosztów projektu Koszty usług zleconych na zewnątrz Obowiązują przepisy o udzielaniu zamówienia Zasady przejrzystości i równego traktowania Dbałość o unikanie konfliktu interesów Umowa z podwykonawcą Zarządzanie i ogólne administrowanie nie może być zlecone podwykonawcy 1. Poniżej euro: na podstawie faktury 2. Od do euro: udział 3 oferentów 3. Od do euro: udział 5 oferentów 4. Powyżej euro: krajowe przepisy dot. zamówień publicznych

14 Koszty inne Przykładowe koszty: Upowszechnianie Ewaluacja Tłumaczenia Kopiowanie Koszt zabezpieczeń finansowych Wydanie materiałów poseminaryjnych Zakup materiałów do wytworzenia produktów (ryzy papieru, DVD, CD) Ogłoszenia w prasie Opłaty konferencyjne, wynajem powierzchni wystawienniczej Zakup książek, badań, danych elektronicznch Zakup praw autorskich Koszty podróży osób trzecich (np.ekspertów, prelegentów)

15 Ogólne zasady sprawozdawczości Projekty krótsze niż 18 miesięcy sprawozdanie końcowe obejmujące cały okres realizacji projektu (w ciągu 2 miesięcy od zakończenia projektu) możliwe sprawozdania z postępów prac w przypadku zabezpieczenia finansowego umowy w postaci wypłaty mniejszych rat dofinansowania Projekty dłuższe niż 18 miesięcy sprawozdanie cząstkowe obejmujące 12 m-cy realizacji projektu (w ciągu 2 miesięcy od tego terminu) sprawozdanie końcowe obejmujące cały okres realizacji projektu (w ciągu 2 miesięcy od zakończenia projektu) możliwe sprawozdania z postępów prac w przypadku zabezpieczenia finansowego umowy w postaci wypłaty mniejszych rat dofinansowania)

16 Ogólne zasady sprawozdawczości Sprawozdania składają się z dwóch części: część merytoryczna część finansowa Sprawozdania przygotowuje się wg wytycznych NA: formularze dostarczane przez NA: - obowiązuje elektroniczny formularz sprawozdania cząstkowego i końcowego (on-line) - formularz sprawozdania z postępów prac przesyłany przez NA drogą elektroniczną do projektów, których dotyczą (umowa z zabezpieczaniem w postaci wypłaty dofinansowania w mniejszych ratach) Szkolenia NA poświęcone sprawozdaniom: - nt. sprawozdania cząstkowego (jesień 2012 r.) - nt. sprawozdania końcowego (jesień 2013 r.) - konsultacje indywidualne/kontakt z opiekunem w NA na bieżąco

17 Sprawozdanie finansowe informacje ogólne Ocena sprawozdań przez NA: terminy określone są w umowie finansowej ocena przez pracowników NA i/lub ekspertów/audytorów zewnętrznych Rodzaje analizy sprawozdań finansowych: analiza rutynowa = analiza samego sprawozdania finansowego, kopii przelewów środków do partnerów oraz dokumentacji finansowej do kategorii podwykonawstwa (umowy, kopie faktur oraz dokumentacja potwierdzająca wybór podwykonawcy) analiza pogłębiona analiza sprawozdania oraz wezwanie Beneficjenta do przesłania kopii dokumentacji finansowej (on the spot, desk check) audyt w siedzibie Beneficjenta Możliwe audyty i kontrole po zakończeniu projektu do 5 lat po zakończeniu projektu (zgodnie z zapisami w umowie finansowej)

18 Sprawozdanie finansowe informacje ogólne Sprawozdanie finansowe: na potrzeby rozliczenia z NA wszystkie poniesione wydatki muszą być przedstawione w euro przeliczenia kosztów poniesionych w innych walutach należy dokonywać wg kursu określonego w umowie finansowej Na potrzeby rozliczenia projektu wszystkie kwoty w sprawozdaniu końcowym powinny zostać wyrażone w euro. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na euro stosując miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na stronie internetowej na dzień dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz Beneficjenta. W przypadku większej ilości płatności zaliczkowych, kurs ten będzie stosowany do przeliczania wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia pierwszej płatności zaliczkowej do dnia następnej. ield=&period=2009-2&delim=,&language=en

19

20 Sprawozdanie finansowe informacje ogólne Sprawozdanie finansowe: samokalkulujące tabele finansowe: