LSZ /2013 R/13/003 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LSZ /2013 R/13/003 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę R/13/003 - Wykorzystanie przez organizacje poŝytku publicznego środków pochodzących z 1% naleŝnego podatku dochodowego od osób fizycznych w latach NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie Kontroler Maciej Mikulski, specjalista kontroli państwowej, upowaŝnienie do kontroli nr z r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Jednostka kontrolowana Kierownik jednostki kontrolowanej Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Hospicjum im. św. Maksymiliana Kolbego w Koszalinie (Hospicjum) ul. Kasprowicza 3a, Koszalin Zarząd Hospicjum w składzie: Maria Okońska Prezes Zarządu, Dorota Badurak i Krzysztof Plewa Wiceprezesi Zarządu, Mariola Śmiałkowska Skarbnik oraz Małgorzata Kaweńska - Ślęzak - Sekretarz (dowód: akta kontroli str. 3) II. Ocena kontrolowanej działalności NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości 1, działalność Hospicjum im. św. Maksymiliana Kolbego w Koszalinie (dalej: Hospicjum) w zakresie wykorzystanie środków pochodzących z 1% naleŝnego podatku dochodowego od osób fizycznych w latach Hospicjum posiadało uprawnienia do uzyskania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych za lata Środki pozyskane z ww. tytułu w łącznej kwocie ,96 zł zostały wydatkowane w 19,1% ( ,27 zł) wyłącznie na zadania w sferze zadań poŝytku publicznego (ochrona i promocja zdrowia), mieszczące się w katalogu zadań określonych w statucie, przy czym 77,4% tej kwoty zostało przeznaczone na cele bezpośrednio związane z ochroną i promocją zdrowia, zaś 22,6% na koszty administracyjne. Hospicjum prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową przychodów i kosztów związanych z 1% podatku i terminowo sporządzało i publikowało sprawozdania merytoryczne i finansowe za lata , a dane w nich zawarte w zakresie przychodów i kosztów z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych zgodne były z ewidencją księgową. Stwierdzone nieprawidłowości nie miały istotnego wpływu na wykorzystanie środków pochodzących z 1% podatku dochodowego i dotyczyły: - zrealizowania rachunków do umów zlecenia na wykonywanie czynności pracownika socjalnego i koordynatora wolontariatu na łączną kwotę zł (w tym ze środków 1% podatku w kwocie zł), które zostały wystawione na podstawie wadliwie zawartych umów-zlecenia, - ujęcia w ewidencji księgowej kosztów w kwocie zł niezgodnie z art. 4 ust. 2 i art. 24 ust. 1-4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 2 (uor) i polityką rachunkowości Hospicjum, - omyłkowego ujęcia w ewidencji kosztów w kwocie zł (udział w konferencji) na koncie analitycznym Koszty 1% - pozostałe koszty, podczas gdy naleŝało je ująć na koncie Koszty 1% - koszty usług pozostałych, - ujęcia w latach w 7 listach płac (sfinansowanych w części z 1% podatku) wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na stanowisku głównej księgowej, kasjera, koordynatora ds. wolontariatu i asystenta koordynatora ds. wolontariatu, które wyliczone 1 NajwyŜsza Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz.U z 2013 r., poz. 330 ze zm. 2

3 zostały niezgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŝnego za urlop 3. Ponadto Hospicjum nie przeznaczyło środków z 1% podatku w łącznej kwocie 5.596,10 zł (0,3% otrzymanych środków) na cele statutowe wskazane w deklaracjach podatkowych, tj. na rozbudowę Hospicjum, opiekę nad konkretnie wskazanymi z imienia i nazwiska pacjentami, pomoc i opiekę nad dziećmi pacjentów Hospicjum. Opis stanu faktycznego III. Opis ustalonego stanu faktycznego. 1. Spełnianie warunków uprawniających do uzyskania przychodów z 1% podatku od osób fizycznych. W latach Hospicjum prowadziło działalność poŝytku publicznego w sferze zadań publicznych określonych w art. 4 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie 4 (udpp), tj. w zakresie ochrony i promocji zdrowia. Hospicjum zostało wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej w dniu r. (nr wpisu ). Wg danych na dzień r. ww. podmiot nie był wpisany do rejestru przedsiębiorców. Organem uprawnionym do reprezentacji Hospicjum był Zarząd. Hospicjum posiadało jednostkę terenową - Hospicyjny Zakład Opieki Zdrowotnej (HZOZ). W dniu r. Hospicjum uzyskało w KRS wpis dotyczący uzyskania statutu organizacji poŝytku publicznego (OPP). Statut Hospicjum zakładał moŝliwość prowadzenia odpłatnej i nieodpłatnej działalności poŝytku publicznego w zakresie dąŝenia do poprawy jakości uciekającego Ŝycia i przeciwdziałania osamotnieniu, leczenia objawowego i pielęgnacji terminalnie chorych, edukacji chorego i jego rodziny w zakresie pielęgnacji, kształcenia członków Stowarzyszenia oraz wspierania działalności HZOZ. Zadania sfinansowane w latach z 1% podatku mieściły się w ramach zadań określonych w statucie. (dowód: akta kontroli str. 4-30) Roczne sprawozdania merytoryczne i finansowe Hospicjum za kaŝdy rok z okresu zostały sporządzone i opublikowane na stronach Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS) w terminach określonych w art. 23 ust. 2, 4 i 6 udpp. Ww. sprawozdania zostały opublikowane na stronie Hospicjum w dniach: r. - za 2010 r., r. - za 2011 r. oraz r. - za 2012 r. (dowód: akta kontroli str ) Hospicjum (posiadające status OPP) znalazło się w wykazach organizacji poŝytku publicznego, zamieszczanym rokrocznie w trybie art. 27a ust. 1 i 2 udpp na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej MPiPS, uprawnionych do otrzymania 1% podatku dochodowego od osób fizycznych za lata (dowód: akta kontroli str. 4-5, ) Zarząd Hospicjum zarządzeniem nr 2a/2010 z r. ustalił dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, w tym plan kont bilansowych, syntetycznych i analitycznych stanowiący załącznik do ww. zarządzenia. Plan Kont (ZPK) zakładał wyodrębnienie nieodpłatnej i odpłatnej działalności poŝytku publicznego (lub działalności gospodarczej); w badanym okresie Hospicjum prowadziło jedynie nieodpłatną działalność w ww. zakresie. Ewidencja księgowa prowadzona była osobno dla Hospicjum i osobno dla HZOZ. Zgodnie z ZPK w ewidencji księgowej Hospicjum zapewniono wyodrębnienie środków pochodzących z 1% podatku (konto 752 darowizny 1% podatku ) i kosztów poniesionych z tych środków na realizację zadań statutowych (analityka do konta koszty 1% podatku ), zarówno w ewidencji Hospicjum jak i HZOZ. (dowód: akta kontroli str , ) 3 Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm. 4 Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz ze zm. 3

4 Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego W działalności Hospicjum w przedstawionym wyŝej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości: Zarząd Hospicjum nie aktualizował dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, co było niezgodne z 2 ust. 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej 5, zgodnie z którym kierownik jednostki ustala i aktualizuje dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Plan kont nie przewidywał kont które wystąpiły w latach w ewidencji księgowej (ewidencja Hospicjum), tj koszty ogrzewania, koszty energii, koszty badań pracowników, koszty telefonii komórkowej, koszty telefonii stacjonarnej, ubezpieczenia, usługi pozostałe, koszty szkoleń. (dowód: akta kontroli str , ) Z wyjaśnień członków Zarządu wynika, Ŝe Zarząd nie aktualizował polityki rachunkowości, poniewaŝ w ewidencji księgowej zmieniały się konta analityczne, a w 17 pkt 6 zarządzenia Zarządu nr 2a/2010 z dnia r. w sprawie zasad (polityk)i rachunkowości w Hospicjum określono, Ŝe dodanie konta analitycznego nie wymaga zmiany polityki rachunkowości. (dowód: akta kontroli str ) Zarząd Hospicjum nie opracował zasad określających sposób wydatkowania przychodów pochodzących z 1% podatku. Maria Okońska i Dorota Badurak wyjaśniły, Ŝe Zarząd Hospicjum nie opracował zasad określających sposób wydatkowania przychodów z 1% podatku, poniewaŝ na dzień dzisiejszy nie ma przepisów, które wskazują na taki obowiązek. Koszty ponoszone z 1% podatku są akceptowane przez Zarząd poprzez podpisy na poszczególnych dokumentach księgowych. (dowód: akta kontroli str ) Kontrola dokumentacji księgowej wykazała m.in., Ŝe w przypadkach przeksięgowania kosztów z konta Koszty statutowe na konto Koszty 1%, które odbywały się post factum (na koniec roku), były one dokonywane na podstawie dokumentu polecenie księgowania, podpisanego jedynie przez głównego księgowego (bez zatwierdzenia Zarządu), który faktycznie podejmował decyzje o przeznaczeniu ww. środków. W ocenie NIK uregulowania wewnętrzne w ww. sprawie wyeliminowałoby taki sposób rozliczenia kosztów ponoszonych z 1% podatku przez głównego księgowego. (dowód: akta kontroli str , ) NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie spełnianie przez Hospicjum warunków uprawniających do uzyskania przychodów z 1% podatku od osób fizycznych. 2. Zgodność zadań sfinansowanych z 1% podatku z celami statutowymi i wskazaniami donatorów. Hospicjum uzyskało w latach przychody z tytułu 1% podatku naleŝnego za 2009, 2010 i 2011 r. w wysokości odpowiednio: ,15 zł, ,48 zł i ,33 zł. Środki te przekazywane były przez naczelników Urzędów Skarbowych (NUS) w m-cach: - w 2010 r.: luty 128,20 zł, marzec 20,90 zł, kwiecień 36,60 zł, maj ,89 zł, lipiec ,05 zł, sierpień ,58 zł, wrzesień 626,90 zł, - w 2011 r.: maj ,50 zł, czerwiec 5.341,60 zł, lipiec ,38 zł, sierpień zł, wrzesień - 54 zł, październik 653 zł, - w 2012 r.: maj - 18 zł, czerwiec 480,60 zł, lipiec ,23 zł, sierpień -755,10 zł, październik 840,40 zł. (dowód: akta kontroli str ) Z przychodów pozyskanych w latach z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych wykorzystano środki w kwocie łącznej ,27 zł (co stanowiło jedynie 19,2% otrzymanych środków), w tym ,77 zł w 2010 r. (16,9%), ,45 zł w 2011 r. (21,6%) i ,05 zł w 2012 r. (19,2%). 5 Dz.U. Nr 137, poz ze zm. 4

5 (dowód: akta kontroli str , ) Przychody z 1% podatku otrzymane w latach w łącznej kwocie ,69 zł ulokowane były przez Hospicjum na terminowych lokatach bankowych. (dowód: akta kontroli str. 202) Z wyjaśnień złoŝonych przez Marię Okońską, Prezes Hospicjum oraz Dorotę Badurak, Wiceprezesa wynika, Ŝe środki z 1% podatku nie zostały wydatkowane w całości, a jedynie w części z powodu konieczności zabezpieczenia ciągłości finansowania Hospicjum (w przypadku niepodpisania kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia) oraz gromadzeniem funduszy na planowaną (zgodnie z uchwałą Walnego Zebrania Członków Hospicjum nr 4/2013 z dnia r.) rozbudowę HZOZ. (dowód: akta kontroli str ) Podatnicy wskazywali następujące cele szczegółowe wydatkowania środków z 1% podatku: Rok podatk owy 6 Nazwa zadania statutowego 2009 Przeciwdziałanie osamotnieniu, leczenie i pielęgnacja chorych, poprawa jakości uciekającego Ŝycia Przeciwdziałanie osamotnieniu, leczenie i pielęgnacja chorych, poprawa jakości uciekającego Ŝycia, wspieranie HZOZ. Brak w statucie 2011 Przeciwdziałanie osamotnieniu, leczenie i pielęgnacja chorych, poprawa jakości uciekającego Ŝycia, wspieranie HZOZ Brak w statucie Nazwa celu szczegółowego Działalność bieŝąca Hospicjum Opieka nad chorymi (w tym, wyŝywienia, koszty leczenia) Kwota wskazana przez podatnika na cel szczegółowy (w zł) Kwota wydatkowana przez organizację na realizację celu szczegółowego (w zł) Udział % środków przekazanych na realizację celu szczegółowego do zadeklarowanych przez podatnika 920,30 920,30 100% 3.207, ,90 100% Zakup leków 37,90 37,90 100% Zakup sprzętu i 223,60 223,60 100% wyposaŝenia Rozbudowa Hospicjum 81, Opieka nad konkretnie 845,80 zł 0 0 wskazanymi osobami Razem 5.316, ,70 82,6% Opieka nad chorymi (w 700,70 700,70 100% tym koszty wyŝywienia, koszty leczenia) Opieka nad imiennie 3.019, wskazanymi chorymi Zakup leków 142,77 142,77 100% BieŜące wydatki 502,50 502,50 100% Rozbudowa hospicjum 54, Opieka hospicyjna nad 58, dziećmi Utrzymanie HZOZ 46,60 46,60 100% Wspieranie innych 1.750, organizacji pozarządowych Razem 6.274, ,57 21,9% Działalność bieŝąca 602,20 602,20 100% Hospicjum Opieka nad chorymi (w 4.395, ,80 100% tym wyŝywienie, koszty leczenia) Rozbudowa hospicjum 19, Utrzymanie HZOZ 108,40 108,40 100% Opieka nad imiennie 768, wskazanymi chorymi Opieka hospicyjna nad dziećmi 748, Wspieranie innych 567, organizacji pozarządowych Razem 7.211, ,40 70,8% (dowód: akta kontroli str ) 6 rok, za który organizacja otrzymała środki pochodzące z 1% podatku. 5

6 Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące badanej działalności Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Podatnicy w deklaracjach podatkowych za lata wskazali, Ŝe na ww. cele szczegółowe naleŝy przeznaczyć łącznie kwotę ,07 zł, co stanowiło 1,1% wszystkich przekazanych kwot z 1% podatku dochodowego. Hospicjum przeznaczyło na wymienione w deklaracjach cele łączną kwotę ,90 zł (tj. 57,9% wskazanych kwot), z tego 4.389,60 zł w 2010 r. (82,6% wskazanych kwot w deklaracjach za 2009 r.), 1.372,57 zł w 2011 r. (21,9% wskazanych kwot w deklaracjach za 2010 r.) i 5.106,40 zł w 2012 r. (70,8% wskazanych kwot w deklaracjach za 2011 r.) (dowód: akta kontroli str ) W działalności Hospicjum dotyczącej zgodności zadań sfinansowanych z 1% podatku z celami statutowymi nie stwierdzono nieprawidłowości. Hospicjum nie przeznaczyło środków otrzymanych z 1% podatku na następujące cele wskazane przez podatników w deklaracjach podatkowych: - w deklaracjach za 2009 r. 926,90 zł, w tym na: rozbudowę Hospicjum (81,10 zł) oraz opiekę nad konkretnie wskazanymi z imienia i nazwiska osobami (845,80 zł), - w deklaracjach za 2010 r ,20 zł, w tym na: pomoc dzieciom (58,20 zł), opiekę nad konkretnie wskazanymi z imienia i nazwiska osobami (3.019,70 zł), rozbudowę Hospicjum (54,10 zł) oraz wsparcie innych wskazanych organizacji pozarządowych (1.750,20 zł), - w deklaracjach za 2011 r ,60 zł, w tym na: pomoc i opiekę nad dziećmi (748,40 zł), opiekę nad konkretnie wskazanymi z imienia i nazwiska osobami (768,90 zł), rozbudowę Hospicjum (19,90 zł), oraz wsparcie innych wskazanych podmiotów (567,40 zł). (dowód: akta kontroli str ) Z wyjaśnień złoŝonych przez członków Zarządu Hospicjum wynika, Ŝe środki pozyskane w latach z 1% podatku nie zostały wydatkowane na rozbudowę Hospicjum, poniewaŝ rozbudowa jest zaplanowana na lata i wówczas środki zostaną wydatkowane zgodnie ze wskazaniem, na opiekę nad konkretnie wskazanymi z imienia i nazwiska osobami, poniewaŝ po otrzymaniu informacji z urzędu skarbowego bardzo często się zdarza, Ŝe konkretnie wskazana osoba juŝ nie Ŝyje, a zdarzają się przypadki, Ŝe osoby wymienione z imienia i nazwiska nie są naszymi pacjentami oraz na wsparcie innych podmiotów, gdyŝ jest to niezgodne z celami statutowymi Hospicjum. Zarząd zadeklarował, Ŝe środki pochodzące z 1% podatku na pomoc dzieciom i opiekę nad dziećmi zostaną wydane w bieŝącym roku kalendarzowym, po otrzymaniu 1% podatku za rok (dowód: akta kontroli str ) NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie finansowanie z 1% podatku działań Hospicjum, które były zgodne z działaniami przewidzianymi przez statut. 3. Kierunki wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku, w tym ustalenie struktury kosztów ponoszonych z 1% podatku oraz proporcji między kosztami realizacji zadań statutowych a kosztami ich obsługi administracyjnej i kosztami promocji. W latach Hospicjum z 1% podatku pokryło koszty realizacji działalności w zakresie ochrony i promocji zdrowia, związanej z leczeniem objawowym i pielęgnacją terminalnie chorych oraz wspieraniem działalności HZOZ w kwocie łącznej ,27 zł, z czego ,77 zł w 2010 r., ,45 zł w 2011 r. i ,05 zł w 2012 r. (dowód: akta kontroli str ) 3.1 Szczegółowa struktura kosztów poniesionych na realizację ww. zadań została przedstawiona w poniŝszym zestawieniu. Rok obroto wy 2010 Nazwa zadania Ochrona i promocja zdrowia Nazwa zadania szczegółowego Wspieranie działalności HZOZ Leczenie objawowe i pielęgnacja terminalnie chorych Forma działalności (nieodpłatna, odpłatna gospodarcza) Łączny koszt realizacji zadania (w zł) w tym: koszty administracyjne/ promocji (wymienić jakie) Nieodpłatna ,00 usługi informatyczne Nieodpłatna ,77 - monitoring i koszty usług telekomunikacyjny ch (telefony członków Kwota w zł Udział % w kosztach ogółem 976 1,3% 1.640,87 6,4% 6

7 Rok obroto wy 2011 Nazwa zadania Razem 2010 Ochrona i promocji zdrowia Nazwa zadania szczegółowego Leczenie objawowe i pielęgnacja terminalnie chorych Forma działalności (nieodpłatna, odpłatna gospodarcza) Łączny koszt realizacji zadania (w zł) w tym: koszty administracyjne/ promocji (wymienić jakie) Zarządu) ,77 koszty administracyjne Nieodpłatna ,45 - koszty pochodnych od wynagrodzeń, umów zlecenia, telefonów i udziałów w konferencji (wolontariuszy i pracowników administracji - czynsze i remonty siedziby Zarządu Kwota w zł Udział % w kosztach ogółem 2.616,87 2,6% ,05 27,2% 2012 Ochrona i promocja zdrowia Razem 2012 Leczenie objawowe i pielęgnacja terminalnie chorych Nieodpłatna ,05 - koszty promocji (reklama w prasie) 2.650,65 2,76% - koszty wynagrodzeń (z pochodnymi), osobowych i bezosobowych koordynatora wolontariatu i jego asystenta ,35 35,16% , ,95% Razem , ,92 22,6% (dowód: akta kontroli str. 204) Koszty pośrednie pokryte z 1% podatku dochodowego w latach wyniosły ,92 zł i stanowiły 22,6% wszystkich kosztów poniesionych z przychodów z ww. tytułu, z czego koszty pośrednie w 2010 r. wyniosły 2.616,87 zł i dotyczyły kosztów usług informatycznych, monitoringu i usług telekomunikacyjnych, w 2011 r ,05 zł i dotyczyły kosztów pochodnych od wynagrodzeń osobowych, umów zlecenia, telefonów i udziałów w konferencji wolontariuszy i pracowników administracji oraz czynszu i remontów siedziby Zarządu Hospicjum i w 2012 r zł na koszty reklamy, wynagrodzeń (z pochodnymi), osobowych i bezosobowych koordynatora wolontariatu i jego asystenta. Koszty promocji w całym okresie wyniosły 2.650,65 zł i dotyczyły koszty prasowej reklamy związanej z pozyskaniem przychodów z 1%. Koszty bezpośrednie pokryte z ww. przychodów stanowiły: - w 2010 r. koszty składek na ubezpieczenia i Fundusz Pracy od wynagrodzeń personelu medycznego (32.360,34 zł), mediów dostarczanych do budynku HZOZ (18.236,64 zł), leków i materiałów opatrunkowych (13.455,55 zł), usług telefonii komórkowej na wyposaŝeniu personelu medycznego (6.075,49 zł), prania odzieŝy, zakupu Ŝywności, materiałów, środków czystości dla chorych (16.587,89 zł), unieszkodliwiania odpadów medycznych (6.420,04 zł), transportu chorych (3.056,05 zł) i pozostałe (1.843,90 zł), - w 2011 r. koszty wynagrodzeń personelu medycznego oraz składek na ubezpieczenia i Fundusz Pracy od ww. wynagrodzeń (20.894,06 zł), usług lekarskich ( zł), mediów dostarczanych do budynku HZOZ (16.503,66 zł), leków i materiałów opatrunkowych (5.948,43 zł), usług telefonii komórkowej na wyposaŝeniu personelu medycznego (1.240,41 zł), szkoleń personelu medycznego (2.659 zł) remontu pomieszczeń HZOZ i zakupu sprzętu medycznego (4.779,94 zł) i pozostałe (3.709,89 zł), - w 2012 r. koszty leków i materiałów opatrunkowych (43.507,62 zł), usług lekarskich (15.394,84 zł) i pozostałe (514,59 zł). (dowód: akta kontroli str. 204, ) 3.2 Hospicjum w celu realizacji w latach zadań sfinansowanych w całości lub w części ze środków z 1% podatku zawierało umowy z 6 lekarzami na usługi lekarskie 7

8 Ustalone nieprawidłowości świadczone na podstawie kontraktów (44.594,84 zł) oraz umowy zlecenia na wykonywanie czynności koordynatora ds. wolontariatu oraz pracownika socjalnego ( zł). (dowód: akta kontroli str ) Ww. lekarze posiadali kwalifikacje spełniające wymogi rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 29 sierpnia 2009 r. w sprawie świadczeń gwarantowanych z zakresu opieki paliatywnej i hospicyjnej 7 (załącznik nr 2 część I pkt 1 ppkt 1 i część II pkt 1 ppkt 1), tj. legitymowali się uprawnieniami lekarza specjalisty medycyny paliatywnej lub dokumentem ukończenia kursu zgodnego z programem specjalizacji w dziedzinie medycyny paliatywnej, dotyczącego problematyki bólu, objawów somatycznych i psychicznych. (dowód: akta kontroli str ) Pracownik socjalny spełniał wymogi art. 156 ust. 1a ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej 8, tj. posiadał ukończone studia wyŝsze na kierunku pedagogika. (dowód: akta kontroli str. 340) 3.3. Szczegółową kontrolą poprawności ujmowania w ewidencji księgowej kosztów objęto 83 dowody księgowe na łączną kwotę ,41 zł, z czego ,60 zł stanowiły środki 1% podatku (tj. 41,8% wszystkich kosztów poniesionych w latach ze środków 1%). Ww. kontrola wykazała, Ŝe dokumenty źródłowe potwierdzające poniesione wydatki ze środków 1% podatku dotyczyły bezpośrednio realizowanego zadania, były opisane merytorycznie w sposób pozwalający na jednoznaczne ich powiązanie z realizowanym zadaniem, zawierały dekretację (wskazanie) ujęcia w ewidencji oraz opis wskazujący, Ŝe zostały sfinansowane ze środków 1% podatku oraz posiadały cechy dowodu księgowego zgodnie z art. 10 uor, 81 z 83 dowodów zostało ujętych w księgach rachunkowych zgodnie z przyjętym ZPK i przepisami uor. (dowód: akta kontroli str ) 3.4. Hospicjum w latach nie zawierało umów, których przedmiotem były usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 9. W ww. okresie środków pochodzących z 1% podatku nie przekazywano jako wkład własny na współfinansowanie realizacji zadań finansowanych z udziałem środków europejskich. (dowód: akta kontroli str. 355) W działalności Hospicjum dotyczącej wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku oraz ujęcia kosztów 1% podatku w ewidencji księgowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Rachunki do umów zlecenia na wykonywanie czynności pracownika socjalnego i koordynatora wolontariatu na łączną kwotę zł (w tym ze środków 1% podatku w kwocie zł) zostały sfinansowane na podstawie wadliwie zawartych umów-zlecenia. Rachunki z: r., r., r., r., r., r., r., r. i r. na łączną kwotę zł, na podstawie których poniesiono koszty wynagrodzeń zleceniobiorcy sfinansowane w części z 1% w kwocie łącznej zł, zostały wystawione m.in. na podstawie umów zlecenia nr 2/10/2011 z r. i nr 7/01/2012 z r. na wykonywanie czynności przez Urszulę Łumianek w charakterze pracownika socjalnego, podpisanych w imieniu Hospicjum przez Beatę Bezmian Dyrektora HZOZ. (dowód: akta kontroli str. 234, 241, , ) Do dnia r. zawieranie umów zlecenia w imieniu Hospicjum naleŝało wyłącznie do kompetencji Zarządu, bowiem zgodnie ze statutem Hospicjum kierowanie działalnością i realizowanie zadań Hospicjum naleŝały do zadań Zarządu. Natomiast zgodnie z 7 pkt 2 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów 10, obowiązującej od dnia r., umowę o pracę zleconą podpisuje 2 członków Zarządu - prezes i wiceprezes lub prezes (wiceprezes) i skarbnik lub upowaŝnione przez Zarząd inne osoby i zleceniobiorca. (dowód: akta kontroli str , ) 7 Dz.U. Nr 139, poz ze zm. 8 Dz.U. z 2013 r., poz.182 ze zm. 9 Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm. 10 załącznik nr 1 do uchwały Zarządu nr 14/2012 z r. 8

9 Maria Okońska i Dorota Badurak w imieniu Zarządu wyjaśniły, Ŝe ww. umowy zlecenia zostały podpisane w imieniu Hospicjum przez Dyrektora HZOZ, poniewaŝ Zarząd Hospicjum na posiedzeniu w dniu r. postanowił udzielić Dyrektorowi HZOZ pełnomocnictwa do zatrudnia pracowników, zawierania umów o pracę, zlecenia, umów z podmiotami zewnętrznymi oraz kontraktu z NFZ. Celem takiego działania Zarządu było, aby dyrektor realizował faktyczną politykę pracowniczą w zakładzie pracy, którym kierował zgodnie z otrzymanym zakresem kompetencji i za który ponosił odpowiedzialność przed Zarządem. Dlatego teŝ r. udzielono pełnomocnictwa o treści w nim wskazanej (zał. Nr 2 protokół z zebrania Zarządu Hospicjum w dniu r.). (dowód: akta kontroli str , ) W pełnomocnictwie z r. Zarząd Hospicjum upowaŝnił Dyrektora HZOZ jedynie do wykonywania czynności w zakresie polityki pracowniczej. (dowód: akta kontroli str. 408) 2. Koszty w kwocie zł poniesione na podstawie rachunku nr 3/2011 z r. z tytułu dyŝurów lekarskich pełnionych w miesiącu styczniu zostały ujęte w ewidencji księgowej w kosztach miesiąca czerwca, co było niezgodne z art. 4 ust. 2 i art. 24 ust. 1-4 uor i polityką rachunkowości Hospicjum. (dowód: akta kontroli str. 236, , 294) Zgodnie z art. 4 ust. 2 i art. 24 ust. 1-4 uor, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŝąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŝeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych oraz za sprawdzalne jeśli zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie. Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Zgodnie z art. 4 ust. 1 uor Hospicjum obowiązane było do stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zgodnie z 9 polityki rachunkowości Hospicjum ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się w porządku chronologicznym i systematycznym, tj. m.in. ujmuje się je w księgach rachunkowych na bieŝąco w kolejności dat ich powstania. (dowód: akta kontroli str ) Główna księgowa Hospicjum wyjaśniła, Ŝe ww. koszty poniesione na podstawie rachunku nr 3/2011 z r. ujęto w kosztach miesiąca czerwca przez przeoczenie. Rachunek został zapłacony w dniu r. Z tytułu zapłaty rachunku nie zapłacono odsetek. (dowód: akta kontroli str ) 3. Koszty w kwocie zł dotyczące udziału w konferencji błędnie ujęto w ewidencji księgowej Hospicjum na koncie analitycznym Koszty 1% - pozostałe koszty, podczas gdy naleŝało je ująć na koncie Koszty 1% - koszty usług pozostałych. Ww. koszty poniesione na podstawie faktury nr 262/03/2011 z r. z tytułu noclegów, biletów na koncert charytatywny podczas XI Ogólnopolskiej Konferencji Medycyny Paliatywnej zostały zewidencjonowane na koncie , podczas gdy analogicznie poniesione koszty na podstawie faktury nr 40/12/2011/H z r. w kwocie zł z tytułu noclegów podczas II Międzynarodowej Konferencji Ból, cierpienie, umieranie a godność człowieka w aspekcie medycznym, etycznym, filozoficznym, społecznym r. zostały zaksięgowane na koncie (dowód: akta kontroli str. 242, ) Zgodnie z art. 5. ust. 1 uor przyjęte zasady (politykę) rachunkowości naleŝy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych. Polityka rachunkowości nie zawierała opisu ww. kont analitycznych. Jadwiga Zarach wyjaśniła: koszty w kwocie zł poniesione na podstawie faktury nr 262/03/2011 z dnia r. omyłkowo zaksięgowane na koncie , winny być zaksięgowane na koncie Koszty 1% - koszty usług pozostałych. (dowód: akta kontroli str ) 4. Ujęte w 7 listach płac (za styczeń, marzec, lipiec, sierpień listopad, grudzień 2011 r. i grudzień 2012 r.) wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na stanowiskach: głównej 9

10 Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości księgowej, kasjera, koordynatora ds. wolontariatu i asystenta koordynatora ds. wolontariatu sfinansowane w części lub całości z 1% podatku zostały wyliczone niezgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŝnego za urlop. Do wynagrodzenia urlopowego ww. pracowników przyjęto kwoty jednorazowych nagród i premii nie wynikających z umów o pracę i regulaminu wynagradzania, co miało wpływ na zawyŝenie wynagrodzeń sfinansowanych w części lub całości z 1% w stosunku do wielkości wynagrodzenia wynikającej z prawidłowego wyliczenia o łączną kwotę 497,36 zł, w tym: - głównej księgowej - lista płac za listopad 2011 r. zawyŝenie o 230,40 zł, - kasjerki za listy płac za styczeń, marzec, lipiec i grudzień 2011 r. zawyŝenie o kwotę 80,48 zł oraz grudzień 2012 r. o 56,16 zł, - asystenta koordynatora wolontariatu - listy płac za lipiec, sierpień i grudzień 2011 r. - zawyŝenie o kwotę 80,28 zł, - koordynatora wolontariatu - lista płac za grudzień 2012 r. zawyŝenie o kwotę 50,04 zł. (dowód: akta kontroli str , , ) Zgodnie z 6 ust. 1 i 8 ww. rozporządzenia wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie oraz nagród z zakładowego funduszu nagród. Główna księgowa wyjaśniła, ze wysokość wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na stanowisku głównej księgowej, kasjera, koordynatora ds. wolontariatu i asystenta koordynatora ds. wolontariatu zostały wyliczone niezgodnie z zapisami ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z powodu błędnej interpretacji przepisów. (dowód: akta kontroli str ) NajwyŜsza Izba Kontroli, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia pozytywnie działalność Hospicjum w zakresie wydatkowania środków z 1%. 4. Zgodność z ewidencją finansowo-księgową danych wykazanych w sprawozdaniach merytorycznych w zakresie przychodów i wydatków poniesionych z 1% podatku. Informacje zamieszczone w sprawozdaniach merytorycznych za lata w dziale III Przychody i koszty organizacji poŝytku publicznego w okresie sprawozdawczym wynikały z ewidencji finansowo-księgowej Hospicjum. Kwota przychodów z 1% podatku oraz kosztów poniesionych z ww. przychodów w dziale III pkt 1 sprawozdań merytorycznych Hospicjum: za 2010 r. z r. wyniosła ,15 zł (przychody) i ,77 zł (koszty), za 2011 r. z r ,48 zł (przychody) i ,55 zł (koszty) oraz za 2012 r. z r ,33 zł (przychody) i ,05 zł (koszty). Ww. kwoty były zgodne ze stanem sald konta 752 oraz konta wg stanu na koniec roku 2010, 2011 i (dowód: akta kontroli str , 78-89, , ) Łączna kwota przychodów była zgodna ze stanem przychodów ogółem w sprawozdaniach finansowych (rachunek zysków i strat) za lata (dowód: akta kontroli str ) Sprawozdania merytoryczne i finansowe Hospicjum za lata zostały sporządzone i opublikowane na stronach MPiPS (sprawozdania za lata ) w terminach wynikających z art. 23 ust. 4 i 6 udpp oraz opublikowane na stronie Hospicjum. Termin opublikowania sprawozdań za 2012 r. na stronach MPPiS upływa 15 lipca 2013 r., tj. po zakończeniu czynności kontrolnych. (dowód: akta kontroli str , 90, 114) W działalności Hospicjum w zakresie sporządzania sprawozdań nie stwierdzono nieprawidłowości. 10

11 Ocena cząstkowa Opis stanu faktycznego Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące Ocena cząstkowa badanej działalności Wnioski pokontrolne Prawo zgłoszenia zastrzeŝeń NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Hospicjum w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych i merytorycznych. 5. Funkcjonowanie kontroli społecznej środków wydatkowanych z 1% podatku i nadzór nad wydatkowaniem tych środków przez organy administracji publicznej. W latach do Hospicjum nie wpływały pytania osób fizycznych, o sposobie wykorzystania środków pochodzących z 1% podatku, w tym o sposób wykorzystania środków adresowanych na konkretnego beneficjenta pomocy. W Hospicjum nie opracowano zasad informowania beneficjentów pomocy lub innych osób fizycznych o sposobie wykorzystania środków pochodzących z 1% podatku w trybie art. 10 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej 11. Maria Okońska i Dorota Badurak w imieniu Zarządu Hospicjum wyjaśniły, Ŝe Zarząd nie opracował takich zasad; do Hospicjum, do dnia dzisiejszego, nie wpływały pytania osób fizycznych, co do sposobu wykorzystania środków. (dowód: akta kontroli str ) W badanym okresie kontrolę wykorzystania środków z 1% podatku przeprowadził Wojewoda Zachodniopomorski (Wojewoda). W wystąpieniu pokontrolnym Wojewody z r. nie wskazano Ŝadnych nieprawidłowości w zakresie dysponowania środkami pochodzącymi z 1% podatku dochodowego za 2008 r. przekazanymi w ciągu roku Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły niezgodności zapisów zawartych w statucie Hospicjum z zakresem celów działania określonych we wpisie do rejestru oraz niejednoznaczność zapisów statutu. Wojewoda zalecił dostosowanie zapisów statutu do zapisów określonych w KRS w rubryce 3 cel działania. (dowód: akta kontroli str ) WZC uchwałami nr 9/11 i nr 10/11 zmieniło treść 3 i 4 statutu Hospicjum, aby były zgodne z treścią wpisu do KRS. (dowód: akta kontroli str ) W działalności Hospicjum dotyczącej realizacji zaleceń pokontrolnych Wojewody nie stwierdzono nieprawidłowości. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Hospicjum w badanym obszarze. IV. Wnioski Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. 12 o NajwyŜszej Izbie Kontroli wnosi o: 1. Określenie zasad dotyczących wydatkowania środków pochodzących z 1% podatku dochodowego (w tym sposobu postępowania w przypadku wskazanego celu przez podatnika) oraz sposobu ujmowania i rozliczania tych środków w ewidencji księgowej, w celu wyeliminowania przypadków dowolnego dysponowania tymi środkami. 2. Dokonanie korekty wynagrodzeń za czas urlopu wypoczynkowego wypłaconych w latach w zawyŝonej wysokości. V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ust. 1 i 2 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. ZastrzeŜenia zgłasza się do Dyrektora Delegatury NIK w Szczecinie. 11 Dz.U. Nr 112, poz ze zm. 12 Dz.U. z 2012 r., poz. 82 ze zm., dalej: ustawa o NIK. 11

12 Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie NajwyŜszej Izby Kontroli, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeŝeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeŝeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Szczecin, dnia lipca 2013 r. Kontroler Maciej Mikulski specjalista kontroli państwowej NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Szczecinie podpis podpis 12