ZARZĄDZENIE NR 10/2009 WÓJTA GMINY STARY LUBOTYŃ z dnia 17 marca 2009 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 10/2009 WÓJTA GMINY STARY LUBOTYŃ w sprawie wprowadzenia planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń. Na podstawie art. 18 ust. 4 pkt. 5 ustawy o ochronie informacji niejawnych (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.), zarządzam, co następuje: 1 1.Wprowadzam plan ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, w brzmieniu jak w załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2.Wykaz stanowisk, zajmowanie których moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności poufne w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3. Wykaz stanowisk, zajmowanie których moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności zastrzeŝone w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4. Wykaz rodzajów prac zleconych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, których wykonywanie moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli poufne stanowi załącznik Nr 4 do zarządzenia. 5. Wykaz rodzajów prac zleconych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, których wykonywanie moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli zastrzeŝone stanowi załącznik Nr 5 do zarządzenia. 2 Wykonanie zarządzenia powierzam osobom funkcyjnym, osobom kierującym komórkami organizacyjnymi oraz osobom zatrudnionym na samodzielnych stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń. 3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 10/2009 Wójta Gminy Stary Lubotyń PLAN OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń

3 Spis treści I. Przedmiot ochrony str. 3 II. Ewidencja informacji podlegających ochronie str. 3 III. Dostęp do informacji niejawnych str. 3 IV. Zakres udostępnianych informacji niejawnych str. 4 V. Wykonywanie dokumentów zawierających informacje niejawne str. 4 VI. Postępowanie z korespondencją niejawną /przyjmowanie, przewoŝenie i wydawanie dokumentów niejawnych/ str. 4 VII. Gromadzenie dokumentów zawierających informacje niejawne str. 5 VIII. Odpowiedzialność za dokumenty zawierające informacje niejawne, stanowiące tajemnicę słuŝbową str. 5 IX. Kancelaria tajna str. 5 X. Postępowanie z inf. niejawnymi oznaczonymi klauzulą zastrzeŝone str. 6 XI. Postępowanie z inf. niejawnymi oznaczonymi klauzulą poufne str. 6 XII. Obieg dokumentów niejawnych w Urzędzie Miasta str. 6 XIII. Odpowiedzialność karna, dyscyplinarna i słuŝbowa za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych str. 6 XIV. Ustalenia końcowe str. 7 2

4 I. Przedmiot ochrony Przedmiotem ochrony w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, są: 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową oznaczone klauzulą zastrzeŝone, których sposób wykorzystania określa odrębne zarządzenie. 2. Informacje niejawne stanowiące tajemnice słuŝbową oznaczone klauzulą poufne, których sposób wykorzystania określa odrębne zarządzenie. Urząd Gminy w Starym Lubotyniu zajmuje jeden budynek piętrowy, znajdujący się na działce nr 203. W budynku swoją siedzibę oprócz Urzędu Gminy posiadają: PPUP Poczta Polska, Gminna Biblioteka Publiczna oraz apteka. Wszystkie te podmioty posiadają oddzielne wejścia do swoich siedzib. W budynku znajduje się instalacja alarmowa informująca o próbach włamania do obiektu. Urząd Gminy pracuje w godz codziennie od poniedziałku do piątku. Po zakończeniu pracy urzędu i po wyjściu osób sprzątających, obiekt zostaje zamknięty i włączony zostaje system alarmowy. Poza godzinami słuŝbowymi obiekt chroniony jest systemem monitoringu przez firmę ochrony mienia TARCZA, z którą to Urząd Gminy ma podpisaną umowę na świadczenie usług ochroniarskich. Teren budynku podzielony jest na strefy. Piwnica, parter i I piętro budynku zajmowane przez Urząd Gminy, stanowią strefę administracyjną, do której wstęp mają wszystkie osoby. W piwnicy budynku znajduje się wydzielona strefa bezpieczeństwa wraz ze znajdującą się w niej Kancelarią Tajną (KT). Wstęp do strefy bezpieczeństwa posiadają wyłącznie osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa i przybywające w obecności kierownika KT. W Urzędzie Gminy funkcjonuje pion ochrony. W jego skład wchodzą: - pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, - kierownik KT. II. Ewidencja informacji podlegających ochronie 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową oznaczone klauzulą zastrzeŝone podlegają ewidencjonowaniu w sposób opisany w instrukcji: Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli zastrzeŝone. 2. Informacje niejawne stanowiące tajemnice słuŝbową oznaczone klauzulą poufne podlegają ewidencjonowaniu w sposób opisany w: Instrukcji postępowania z informacjami niejawnymi stanowiącymi tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności poufne. III. Dostęp do informacji niejawnych 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową oznaczone klauzulą poufne lub zastrzeŝone, mogą być udostępniane wyłącznie osobom zatrudnionym w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, posiadającym stosowne uprawnienia. 2. Uzyskanie uprawnień do dostępu do informacji niejawnych moŝe nastąpić po: a) przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego i po uzyskaniu przez osobę sprawdzaną poświadczenia bezpieczeństwa, b)przeszkoleniu tej osoby w zakresie ochrony informacji niejawnych, kończącego się wydaniem określonego przepisami zaświadczenia. 3. Postępowanie sprawdzające zwykłe poprzedzające i warunkujące uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa upowaŝniającego do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową, przeprowadza Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych Urzędu Gminy Stary Lubotyń na pisemny wniosek Wójta Gminy - kierownika jednostki organizacyjnej. 4. KaŜda osoba, w odniesieniu do której będzie prowadzone postępowanie sprawdzające obowiązana jest: a) wyrazić zgodę na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, b) własnoręcznie w sposób dokładny i zgodny z prawdą wypełnić określoną przepisami ustawy ankietę bezpieczeństwa osobowego. 3

5 5. Wykaz stanowisk oraz rodzaje prac zleconych, z którym moŝe łączyć się dostęp do informacji niejawnych, odrębnie dla kaŝdej klauzuli tajności zawierają Załączniki Nr 2, Nr 3, Nr 4 i Nr 5 do zarządzenia. 6. Nie przeprowadza się postępowania sprawdzającego, jeŝeli osoba, o której mowa w ust. 5 przedstawi odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa. IV. Zakres udostępnianych informacji niejawnych 1. Informacje niejawne mogą być udostępniane wyłącznie osobie dającej rękojmię zachowania tajemnicy i tylko w zakresie niezbędnym do załatwienia konkretnej sprawy. 2. Zakres udostępnianych pracownikowi informacji niejawnych warunkuje posiadanie stosownego i waŝnego poświadczenia bezpieczeństwa. 3. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, Kierownik Kancelarii Tajnej odmawiają udostępnienia lub wydania dokumentu zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową oznaczone klauzulą poufne lub zastrzeŝone osobie nie posiadającej waŝnego poświadczenia bezpieczeństwa. 4. Zgodę na udostępnienie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową osobie, wobec której wszczęto zwykłe postępowanie sprawdzające, moŝe wyrazić w formie pisemnej Wójt Gminy Stary Lubotyń. V. Wykonywanie dokumentów zawierających informacje niejawne 1. Dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową oznaczone klauzulą poufne lub zastrzeŝone mogą być sporządzane przez osoby posiadające stosowne uprawnienia. 2. Propozycję przyznania klauzuli tajności na sporządzanym dokumencie przedstawia osoba sporządzająca dokument. 3. Klauzulę tajności jaką ma być oznaczony dokument przyznaje osoba, która jest upowaŝniona do podpisania dokumentu. 4. Sposób oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a takŝe zmiany lub zniesienia tych klauzul, reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. (Dz. U r. Nr 205, poz z późn. zm.). 5. Wykonanie dokumentu (czystopisu) zawierającego informacje niejawne powierza się Kierownikowi Kancelarii tajnej, a w uzasadnionych przypadkach innej osobie, która posiada stosowne poświadczenie bezpieczeństwa. 6. Rękopisy sporządzonych dokumentów zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową jeŝeli będą wytwarzane, muszą być zapisywane w brulionach uprzednio zarejestrowanych, oddzielnie dla kaŝdej klauzuli tajności. 7. Sporządzone i wykonane dokumenty podlegają rejestracji w odpowiednich dziennikach. 8. Dokumenty zawierające informacje niejawne muszą być wykonywane w takiej ilości egzemplarzy, jaka jest niezbędna dla załatwienia sprawy. 9. Dokumenty zawierające informacje niejawne mogą być wykonywane odręcznie, na maszynach do pisania lub na komputerze, znajdującym się w Kancelarii Tajnej. VI. Postępowanie z korespondencją niejawną (przyjmowanie, przewoŝenie i wydawanie dokumentów niejawnych) 1. Sposób postępowania z korespondencją niejawną, wpływającą do Urzędu, opisany jest w zarządzeniu Nr 3/2009 Wójta Gminy Stary Lubotyń z dnia 2 lutego 2009 r. w sprawie zatwierdzenia szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeŝone w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń. 2. Przesyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne z pominięciem Kancelarii Tajnej jest zabronione. 3. Kancelaria ogólna przyjmuje i wysyła dokumenty niejawne w postaci listów poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które są właściwie zaadresowane, zabezpieczone, oznakowane i opakowane. 4. Przewoźnicy preferowani to: 4

6 a) Poczta Polska, b) pozostali przewoźnicy z odpowiednią licencją. 5. Przewoźnicy przyjmują przesyłki na podstawie wykazów przesyłek nadanych sporządzonych przez nadawcę. 6. Wykazy przesyłek sporządzone są w dwóch egzemplarzach: dla przewoźnika i nadawcy przesyłki. 7. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania osoba z Kancelarii ogólnej niezwłocznie powiadamia Kierownik Kancelarii Tajnej lub Pełnomocnika ochrony. 8. Kierownik Kancelarii Tajnej kwitując odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym, protokół uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje nadawcy, drugi dla Kancelarii Tajnej, a w przypadku gdy w obiegu przesyłki pośredniczy przewoźnik - kolejny egzemplarz protokołu przekazuje takŝe jemu. VII. Gromadzenie dokumentów zawierających informacje niejawne 1. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową podlegają ochronie przez okres: a) 5 lat od daty wytworzenia oznaczone klauzulą poufne, b) 2 lat od daty wytworzenia oznaczone klauzulą zastrzeŝone. 2. Po upływie ww. okresów, osoba upowaŝniona do podpisania dokumentu moŝe przedłuŝyć okres ochrony tych informacji na kolejne okresy (5 lat; 2 lata) nie dłuŝej niŝ na okres do 20 lat od daty wytworzenia tych informacji. 3. Dokumenty i zbiory tych dokumentów przechowywane są u wykonawców bądź w szafie w Kancelarii tajnej. 4. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych dla dokumentów (w tym dla dokumentów oznaczonych klauzulą zastrzeŝone ) dodatkowo reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. (Dz. U. z 1999 r., Nr 112, poz z późn. zm.). 5. Zasady brakowania i archiwizowania dokumentów reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz z późn. zm.). VIII. Odpowiedzialność za dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową 1. Odpowiedzialność za dokument rozpoczyna się od chwili pokwitowania odbioru dokumentu, a kończy się w momencie zwrotu dokumentu do Kancelarii tajnej. 2. Odpowiedzialność osoby, której został powierzony dokument zawierający informacje podlegające ochronie polega na: a) stworzeniu warunków do ochrony dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem, b) zabezpieczeniu dokumentów przez cały okres niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do informacji zawartych w treści posiadanych dokumentów, c) wyeliminowaniu moŝliwości utraty dokumentu, IX. Kancelaria tajna 1. W Urzędzie Gminy Stary Lubotyń tworzy się Kancelarię Tajną. 2. Osobą odpowiedzialną za obieg dokumentów niejawnych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń jest Kierownik Kancelarii Tajnej. 3. Osobą odpowiedzialną za odbiór i wysyłanie dokumentów niejawnych w Kancelarii ogólnej w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń jest pracownik ds. kancelaryjnych - Referatu Organizacyjnego. 4. Wstęp do Kancelarii Tajnej mają osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa i wyłącznie w obecności kierownika KT. 5

7 X. Postępowanie z informacjami niejawnymi oznaczonymi klauzulą zastrzeŝone 1. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeŝone określają Szczegółowe Wymagania w Zakresie Ochrony Informacji Niejawnych Oznaczonych Klauzulą ZastrzeŜone 2. Dostęp do informacji oznaczonych klauzulą zastrzeŝone mają: a) osoby które posiadają poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji stanowiących tajemnicę oznaczone klauzulą zastrzeŝone, b) osoby, w stosunku do których przeprowadzone zostało postępowanie sprawdzające, które uzyskały stosowne poświadczenie bezpieczeństwa upowaŝniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli poufne lub do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową. XI. Postępowanie z informacjami niejawnymi oznaczonymi klauzulą poufne 1. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oznaczone klauzulą poufne określa Instrukcja obiegu i zabezpieczenia informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności poufne. 2. Dostęp do informacji oznaczonych klauzulą poufne mają: a) osoby, które posiadają poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową oznaczone klauzulą poufne. b) osoby, w stosunku do których przeprowadzone zostało postępowanie sprawdzające, które uzyskały stosowne poświadczenie bezpieczeństwa upowaŝniające do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową. XII. Obieg dokumentów niejawnych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń 1. Przesyłki wpływające do Kancelarii ogólnej oznaczone klauzulą tajności: poufne lub zastrzeŝone, przyjmowane są za pokwitowaniem przez pracownika ds. kancelaryjnych. 2. Po otworzeniu koperty i stwierdzeniu, Ŝe we wnętrzu znajduje się jeszcze jedna koperta posiadająca wyraźnie naniesione klauzule tajności zastrzeŝone lub poufne, pracownik ds. kancelaryjnych, koperty tej NIE OTWIERA i nie rejestruje, a jedynie przekazuje Kierownikowi Kancelarii Tajnej w moŝliwie najkrótszym czasie. 3. Kierownik Kancelarii Tajnej odbiera od pracownika ds. kancelaryjnych przesyłkę oznaczoną klauzulą tajności, rejestruje w odpowiednim dzienniku, a następnie przekazuje za pokwitowaniem osobie do której przesyłka jest adresowana. 4. O fakcie otrzymania przesyłki zawierającej informacje niejawne, Kierownik Kancelarii Tajnej powiadamia Wójta Gminy Stary Lubotyń. XIII. Odpowiedzialność karna, dyscyplinarna i słuŝbowa za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych. 1. Odpowiedzialność karną osób, które dopuściły się przestępstwa lub czynu zabronionego przeciwko ochronie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową określają odrębne przepisy. 2. W stosunku do pracowników, którzy nie przestrzegają wymagań związanych z ochroną informacji niejawnych i dopuszczą się uchybień w zakresie zabezpieczenia dokumentów i informacji niejawnych podlegających ochronie będą zastosowane sankcje dyscyplinarne i słuŝbowe, przewidziane prawem. XIV. Ustalenia końcowe Zobowiązuje się osoby zajmujące stanowiska lub wykonujące prace zlecone, z którymi moŝe łączyć się dostęp do informacji niejawnych, do bieŝącego stosowania i przestrzegania postanowień zawartych w tym Planie. 6

8 Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 10/2009 Wójta Gminy Stary Lubotyń WYKAZ STANOWISK zajmowanie których moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności POUFNE w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń Komórka organizacyjna Stanowisko* Wójt Gminy Zastępca Wójta 3. Referat Organizacyjny Sekretarz Gminy 4. Referat Organizacyjny Stanowisko ds. obsługi sekretariatu 5. Referat Inwestycji i Gospodarki Stanowisko ds. planowania Mieniem przestrzennego, OC i zarządzania kryzysowego * dotyczy takŝe pracowników, którym zostało powierzone pełnienie obowiązków na danym stanowisku

9 Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 10/2009 Wójta Gminy Stary Lubotyń WYKAZ STANOWISK zajmowanie których moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności zastrzeŝone w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń Komórka organizacyjna Stanowisko* 1. Urząd Stanu Cywilnego Kierownik USC 2. Referat Inwestycji i Gospodarki Kierownik Referatu Mieniem * dotyczy takŝe pracowników, którym zostało powierzone pełnienie obowiązków na danym stanowisku

10 Załącznik Nr 4 do zarządzenia Nr 10/2009 Wójta Gminy Stary Lubotyń WYKAZ rodzajów prac zleconych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, których wykonywanie moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli POUFNE 1. Prace: biurowe, koncepcyjne, ewidencyjne, obsługowe, realizowane na rzecz komórek organizacyjnych określonych w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Stary Lubotyń, jeśli do ich wykonania potrzebny jest dostęp do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności POUFNE. 2. Prace polegające na wykonywaniu: dokumentów, rejestrów, wniosków, opinii, archiwizacji, szkoleń oraz udzielaniu konsultacji, jeŝeli do ich wykonania potrzebny jest dostęp do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności POUFNE lub w wyniku których powstałyby takie informacje. 3. Inne prace, których wykonanie wiąŝe się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnice słuŝbową o klauzuli tajności POUFNE.

11 Załącznik Nr 5 do zarządzenia Nr 10/2009 Wójta Gminy Stary Lubotyń WYKAZ rodzajów prac zleconych w Urzędzie Gminy Stary Lubotyń, których wykonywanie moŝe łączyć się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli ZASTRZEśONE 4. Prace: biurowe, koncepcyjne, ewidencyjne, obsługowe, realizowane na rzecz komórek organizacyjnych określonych w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Stary Lubotyń, jeśli do ich wykonania potrzebny jest dostęp do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności ZASTRZEśONE. 5. Prace polegające na wykonywaniu: dokumentów, rejestrów, wniosków, opinii, archiwizacji, szkoleń oraz udzielaniu konsultacji, jeŝeli do ich wykonania potrzebny jest dostęp do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową o klauzuli tajności ZASTRZEśONE lub w wyniku których powstałyby takie informacje. 6. Inne prace, których wykonanie wiąŝe się z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnice słuŝbową o klauzuli tajności ZASTRZEśONE.