ZATWIERDZAM Załącznik 1 do Zarządzenia Nr 24/2008 Rektor Rektora PWSZ w Elblągu z dnia 05 czerwca 2008 r.

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM Załącznik 1 do Zarządzenia Nr 24/2008 Rektor Rektora PWSZ w Elblągu z dnia 05 czerwca 2008 r. prof. dr hab. Halina Piekarek Jankowska SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA W ZAKRESIE OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ ZASTRZEśONE W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH UCZELNI Informacje niejawne są odpowiednio klasyfikowane poprzez nadanie im odpowiednich klauzul tajności. Informacje te wymagają ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem, jako stanowiące tajemnicę państwową lub słuŝbową, niezaleŝnie od formy i sposobu ich wyraŝania, takŝe w trakcie ich opracowania. Informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę słuŝbową oznacza się klauzulą poufne i zastrzeŝone. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową o klauzuli zastrzeŝone są informacjami, które w przypadku ich nieuprawnionego ujawnienia mogłyby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów pracowników albo Uczelni. Informacje zastrzeŝone mogą być wyraŝone za pomocą pisma, mowy, obrazu, rysunku, albo zawarte w urządzeniu elektronicznym lub innym przedmiocie. 1. Wymagania w zakresie ochrony informacji zastrzeŝonych W Państwowej WyŜszej Szkole Zawodowej w Elblągu przyjęto następujące ustalenia: a. dokumenty oznaczone klauzulą zastrzeŝone mogą być przechowywane poza kancelarią tajną w pomieszczeniach jednostek organizacyjnych (Kancelarii, Sekretariatu Rektora, dziekanatów, działów pracy, samodzielnych stanowisk); b. dokumenty zastrzeŝone powinny być wpinane do oddzielnych teczek i umieszczane w meblach biurowych zamykanych na klucz; c. do obiegu dokumentów oznaczonych klauzulą zastrzeŝone stosuje się przepisy Instrukcji kancelaryjnej PWSZ i rozporządzenia Rady Ministrów z dn r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156, 6.3, 8 i 15; d. dokumenty zastrzeŝone naleŝy chronić przez zawęŝenie kręgu osób, organów i instytucji, którym mogą być udostępniane. Klauzula zastrzeŝone na dokumencie sygnalizuje kaŝdemu, kto go tworzy lub korzysta z niego, Ŝe nie jest to rodzaj informacji do upubliczniania, i Ŝe po zakończeniu pracy naleŝy przechowywać taki dokument w zamknięciu uniemoŝliwiając osobom postronnym zapoznanie się z jego treścią; e. zagubienie dokumentu oznaczonego klauzulą zastrzeŝone, lub ujawnienie jego treści osobom nieuprawnionym moŝe stanowić podstawę do nałoŝenia kary porządkowej przewidzianej w przepisach prawa;

2 f. przed dopuszczeniem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową pracownicy podlegają zwykłemu postępowaniu sprawdzającemu. Jego efektem jest wydanie lub odmowa poświadczenia bezpieczeństwa. Zwykłe postępowanie sprawdzające przeprowadza Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych na pisemne polecenie Rektora; g. za przestrzeganie zasad i wymagań bezpieczeństwa sieci teleinformatycznej w Uczelni odpowiada Administrator sieci; h. bieŝącą kontrolę zgodności funkcjonowania sieci teleinformatycznej z przepisami dotyczącymi zabezpieczenia przed ulotem informacji niejawnych prowadzą Kierownik Ośrodka Informatyki i Administrator sieci; i. osoby dopuszczone do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeŝone obowiązane są do ścisłego przestrzegania zasad i sposobu postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę słuŝbową, określonych w przepisach prawa, dokonywać raz w miesiącu kontroli posiadanych dokumentów porównując stan faktyczny z ewidencyjnym, zgłaszać Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych kaŝdorazowy fakt zagubienia dokumentu lub naruszenia przepisów; j. pracownikom dopuszczonym do informacji zastrzeŝonych zabrania się: wynoszenia poza teren Uczelni dokumentów lub przedmiotów stanowiących tajemnicę słuŝbową, bez zezwolenia Rektora; poruszania w rozmowach i korespondencji prywatnej zagadnień stanowiących tajemnicę słuŝbową; przekazywania wiadomości i informacji zastrzeŝonych przez elektroniczne (techniczne) środki łączności, nie gwarantujące zabezpieczenia tajemnicy; k. na wykorzystanie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową w wykładach, referatach, wystąpieniach publicznych oraz indywidualnej twórczości naukowej, publicznej, literackiej i artystycznej moŝe wyrazić zgodę tylko Rektor. 2. Sporządzanie i obieg dokumentów o klauzuli zastrzeŝone a. pracownik sporządzający dokument niejawny kwalifikuje go i oznacza odpowiednią klauzulą tajności w jej pełnym brzmieniu ; b. materiały w postaci dokumentów zawierających treści niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową odpowiednio oznacza się (patrz s.5 - przykład oznaczania); c. materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę słuŝbową (poufne i zastrzeŝone), nadawane w postaci listów, przekazuje się jako listy polecone, w dwóch nieprzezroczystych kopertach, które oznacza się: na kopercie wewnętrznej: - klauzula tajności (w prawym górnym i dolnym rogu), - numer rejestracyjny, - imienne określenie adresata, - imię i nazwisko osoby kopertującej, na kopercie zewnętrznej: - wszystkie oznaczenia dotyczące przesyłki (listu) poleconej. 2

3 d. materiały niejawne przekazywane w paczkach, przekazuje się jako paczki wartościowe w dwóch nieprzeźroczystych warstwach mocnego papieru, przy czym na opakowaniu zewnętrznym nie umieszcza się klauzuli tajności; e. listy i paczki, o których mowa wyŝej, wysyła się za pośrednictwem przewoźników Poczta Polska oraz innych podmiotów, które uzyskały koncesję na prowadzenie usług pocztowych; f. dokumenty oznaczone klauzulą zastrzeŝone przyjmuje i przekazuje pracownikom oraz wysyła Kancelaria Uczelni zgodnie z Instrukcją kancelaryjną PWSZ ; g. dokumenty niejawne o klauzuli zastrzeŝone, po ich załatwieniu, kompletuje się w teczki spraw i przechowuje w komórce organizacyjnej przez okres dwóch lat, po czym albo przekazuje się do archiwum zakładowego bądź niszczy wg ustalonych zasad w Instr. o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego PWSZ ; h. dokumenty wykorzystane, otrzymane lub wytworzone na potrzeby wewnętrzne nie mające wartości archiwalnej oraz inne dokumenty pomocnicze mogą być na bieŝąco niszczone. Fakt zniszczenia dokumentu odnotowuje się w Dzienniku korespondencji w rubryce uwagi i potwierdza podpisami wykonawcy i pracownika prowadzącego ewidencję; i. w teczkach z dokumentami niejawnymi powinny być opisy pism (spis spraw); j. nadzór ogólny nad ochroną informacji niejawnych sprawuje Rektor. Nadzór szczegółowy sprawuje Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych; k. podstawę prawną ochrony informacji niejawnych stanowią postanowienia ustawy o ochronie informacji niejawnych wraz z przepisami wykonawczymi; l. dokumenty (materiały) zawierające informacje stanowiące tajemnicę słuŝbową oznaczone jako zastrzeŝone mogą być kopiowane, na potrzeby wewnętrzne, tylko przez osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa, upowaŝniające do dostępu do tych informacji. Za ochronę informacji niejawnych w pomieszczeniu Ksero odpowiada kopiujący dany dokument/materiał; m. ujawnianie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową, osobom nieupowaŝnionym, grozi sankcjami prawnymi (administracyjnymi i słuŝbowymi). 3. Postanowienia końcowe Uogólnienia i wnioski: 1. Państwowa WyŜsza Szkoła Zawodowa w Elblągu jest jednostką, która sporadycznie otrzymuje dokumentację niejawną klasyfikowaną stanowiącą tajemnicę słuŝbową i nie posiada w swojej dyspozycji Ŝadnych informacji stanowiących tajemnicę państwową. W Uczelni występuje określona liczba dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę słuŝbową oznaczonych klauzulą poufne i zastrzeŝone. 2. W PWSZ nie utworzono etatowej kancelarii tajnej. Dokumenty i materiały niejawne (klauzulowane) stanowiące tajemnicę słuŝbową, przechowuje się w pomieszczeniu słuŝbowym Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych (INO) spełniającym funkcję nieetatowej kancelarii tajnej Uczelni. 3. W jednostkach organizacyjnych działalności podstawowej i administracyjnej nie ma dokumentów oznaczonych klauzulą poufne. Nie wytwarza się ich równieŝ w sieci teleinformatycznej PWSZ. 4. Dokumentacja poufna dotyczy spraw planowania obronnego i ankiet bezpieczeństwa osobowego. Sporządza i wykonuje się ją na maszynie do pisania w pomieszczeniu słuŝbowym Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych. 3

4 5. Dokumenty i materiały niejawne udostępniane są wyłącznie osobom uprawnionym, posiadającym poświadczenie bezpieczeństwa do określonych klauzul tajności (Pf lub Z). 6. Wpływające i wysyłane dokumenty i materiały niejawne przechodzą przez dwie kancelarie, jawną i tajną, z zachowaniem obowiązujących zasad ich ewidencji, a mianowicie: wszystkie dokumenty (wchodzące i wychodzące) przyjmuje, rejestruje i wysyła Kancelaria (jawna). Dokumenty niejawne przekazywane są, w kopertach wewnętrznych (nie otwieranych w Kancelarii) do kancelarii tajnej (INO). Potrzebne dane do ewidencji Kancelarii spisuje się z kopert; w kancelarii tajnej następuje faktyczna rejestracja i dalszy obieg dokumentów niejawnych zgodnie z przepisami rozporządzania Rady Ministrów w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 18, poz. 156, z późn. zm.). 7. Większość informacji odnoszących się do osób fizycznych w Uczelni naleŝy do kategorii danych osobowych, które są chronione przepisami ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) i przepisami zarządzenia Nr 1/2008 Rektora PWSZ w Elblągu z dnia 3 stycznia 2008 r. w sprawie przetwarzania i ochrony danych osobowych w systemach informatycznych i tradycyjnych. 8. Dokumenty i materiały niejawne oznacza się według przykładu przedstawionego na s. 5. 4

5 OZNACZANIE MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH (klauzulą tajności zastrzeŝone ) Lewy górny róg Prawy górny róg nazwa jednostki organizacyjnej, miejscowość, data sporz. dok., sygnatura literowo-cyfrowa, np.: klauzula tajności, SR Z 1/08 lub SR Z 1/0010/08 nr egz. dokumentu, np.: ZASTRZEśONE Egzemplarz pojedynczy Nazwa stanowiska adresata: imię i nazwisko, miejscowość. W przypadku wielu adresatów jedna adnotacja: Adresaci według rozdzielnika TREŚĆ Z lewej strony pod treścią jeŝeli są załączniki: liczba załączników, np.: Załączników 2 na 4 stronach: klauzule tajności, np.: Zał. Nr 1 zastrzeŝony, Zał. Nr 2 jawny, numery zał. z dz. ew. wyk. dok., np. DEWD Z 1/08, liczba stron kaŝdego załącznika, np.: stron 2. Lewa dolna strona dokumentu: Z prawej strony pod treścią: liczba wykonanych egzemplarzy, stanowisko słuŝbowe, adresaci lub adresaci wg rozdzielnika, imię i nazwisko popisującego nazwisko sporządzającego dokument, (imienna pieczątka i podpis). nazwisko wykonującego dokument, Lewy dolny róg: Prawy dolny róg: numer dziennika ew. wyk. dok. np.: klauzula tajności, DEWD Z 2/08 Strona.../ OPRACOWAŁ Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych mgr Eugeniusz Kaduszkiewicz 5

6 . 6