ZAPYTANIE OFERTOWE. I. Zamawiający: Przedmiot zamówienia: Lublin, dnia r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Lublin, dnia r. Dotyczy projektu Podnosimy kwalifikacje lubelskich betoniarni współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw realizowanego w województwie lubelskim na podstawie umowy podpisanej z Województwem Lubelskim Zarządem Województwa Lubelskiego nr 787/POKL /13-00, pełniącym rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności zapisanej w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia r. Informujemy, iż niniejsze zapytanie ofertowe stanowi część z zapytań ogłaszanych przez Zamawiającego w ramach projektu. I. Zamawiający: Tomasz Sobkowicz ICN Centrum Kompetencji, ul. Związkowa 4, Lublin, tel./fax: (81) /(81) , biuro@lubelskiebetoniarnie.icn.pl; II. Przedmiot zamówienia: Rodzaj zamówienia: Usługi Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wynajmu sali szkoleniowej z wyposażeniem na specjalistyczne szkolenia w ramach projektu Podnosimy kwalifikacje lubelskich betoniarni Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. Zamawiający nie będzie zawierał umowy ramowej. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert równoważnych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje się udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 1. Termin wykonania zamówienia: listopad 2014 r. czerwiec 2015 r. Łączna liczba godzin szkoleniowych wynosi: 416 W 2014r. planowana jest realizacja 48 godz. lek., pozostałe 368 godz. przewidziane są do realizacji w 2015r. Łączna liczba dni szkoleniowych wynosi: 52 W 2014r. planowana jest realizacja zajęć w ciągu 6 dni, pozostałe zajęcia w ciągu 46 dni przewidziane są do realizacji w 2015r.

2 Zamawiający będzie wynajmował sale u wybranego Wykonawcy na 4 szkolenia specjalistyczne, w ramach których łącznie będzie przeszkolonych 22 grupy. Szkolenia będą odbywać się w grupach do 15 osób każdorazowo. Tryb i forma zajęć zostaną przedstawione Wykonawcy w terminie późniejszym, po ustaleniu szczegółowych informacji z uczestnikami projektu. Zajęcia będą mogły odbywać się w trybie dziennym, popołudniowym, w dni robocze od poniedziałku do piątku i/lub w weekendy. Wykonawca musi udostępnić sale Zamawiającemu zgodnie z zapotrzebowaniem w godzinach pomiędzy Dzienny wymiar godzin zajęć wynosi 8 godz. lek. Istnieje możliwość, że szkolenia będą odbywać się dla dwóch grup równolegle. Zamawiający będzie informował Wykonawcę z 7-dniowym wyprzedzeniem o harmonogramie wynajmu sali szkoleniowej na poszczególne szkolenia zgodnie z obowiązującym Zamawiającego harmonogramem realizacji działań w ramach niniejszego projektu. Informacja o harmonogramie szkoleń będzie przedstawiona w formie elektronicznej. 2. Miejsce realizacji zamówienia: sala szkoleniowa na terenie miasta Lublin Oferowana przez Wykonawcę sala szkoleniowa musi spełniać poniższe wymagania: spełniać przepisy bhp i p.poż., posiadać powierzchnię co najmniej 25 m 2 dla grup max. 15 osobowych, posiadać sprawną klimatyzację, posiadać dostęp do światła dziennego i sztucznego, posiadać wyposażenie techniczne: stoliki i krzesła dla uczestników i uczestniczek oraz trenera (łącznie 15 sztuk każdorazowo), komputer/laptop wraz z niezbędnym okablowaniem dla trenera (łącznie 1 sztuka każdorazowo) ze stałym dostępem do Internetu, rzutnik i ekran projekcyjny, flipchart z blokiem kartek i 3 mazakami kolorowymi, kosz na śmieci, 3. Wykonawca musi dysponować co najmniej 2 salami szkoleniowymi, aby umożliwić przeprowadzenie w jednym terminie zajęć dla dwóch grup równocześnie. 4. Na sprzęcie komputerowym zapewnionym przez Wykonawcę będą instalowane oprogramowania na potrzeby prowadzonych zajęć przez organizatora szkoleń wybranego przez Zamawiającego. 5. Wykonawca musi zapewnić stałą temperaturę min. 23 C w salach szkoleniowych i pomieszczeniu spożywania posiłków. 6. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia, obok sali szkoleniowej, drugiego pomieszczenia, w którym uczestnicy będą mogli spożywać posiłki. W trakcie szkoleń Zamawiający zapewnia uczestnikom catering w formie ciepłego posiłku. Miejsce spożywania posiłków musi być inne niż miejsce odbywania się zajęć podczas szkolenia. Miejsce spożywania posiłków musi być wyposażone w: stolik na bufet kawowy, stoliki i krzesła dla 15 osób jednocześnie, gniazdo sieciowe pozwalające na podłączenie podgrzewacza do wody/czajnika elektrycznego, kosz na śmieci,

3 7. W wejściu do budynku oraz w salach szkoleniowych zapewnionych przez Wykonawcę będą umieszczone przez Zamawiającego w widocznym miejscu tabliczki/plakaty informujące o źródle finansowania szkoleń w ramach projektu. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wizyty kontrolnej celem obejrzenia oferowanej sali szkoleniowej przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej. III. Warunki udziału w postępowaniu: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie; dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym; Opis sposobu dokonywania oceny spełniania ww. warunków: a) W odniesieniu do warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że posiada aktualny (nie starszy niż 3 m-ce) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS - należy dołączyć kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem i podpisaną przez osobę upoważnioną, b) W odniesieniu do warunku posiadania odpowiedniej wiedzy i doświadczenia, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że wykonał, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej trzy usługi tożsame do przedmiotu zamówienia dla minimum 15 osób o wartości każdej z usług nie mniejszej niż ,00 zł brutto, z podaniem ich dat wykonania, odbiorców, ich wartości wraz z referencjami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane należycie należy dołączyć wykaz usług stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego wraz z co najmniej trzema kopiami referencji potwierdzonych za zgodność z oryginałem i podpisanymi przez osobę upoważnioną, c) W odniesieniu do warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że dysponuje co najmniej 2 salami szkoleniowymi wyposażonymi zgodnie z wymaganiami Zamawiającego oraz pomieszczeniem do spożywania posiłków innym niż sala szkoleniowa, wyposażonym zgodnie z wymaganiami Zamawiającego; Wykonawca musi dysponować taką liczbą potencjału technicznego, aby zapewnić prawidłową oraz terminową realizację usługi i zagwarantować jej wysoką jakość - należy dołączyć oświadczenie potwierdzające posiadanie potencjału technicznego wraz z pełnym wyposażeniem (załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego)

4 d) Z zamówienia wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Rozdział 3 Ogólne zasady kwalifikowania wydatków, Podsekcja 1 Zasada konkurencyjności, pkt 8) obowiązujących od dnia roku. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, na potwierdzenie spełnienia tego warunku - należy dołączyć oświadczenie stanowiące załącznik 4 nr do Zapytania Ofertowego. Wzór umowy określony został w załączniku nr 5 do zapytania, której Wykonawca akceptuje treść oświadczeniem zawartym w treści Formularza ofertowego. Przyjęcie przez Wykonawcę postanowień wzoru umowy stanowi jeden z warunków ważności oferty. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów złożonych przez Wykonawcę wraz z ofertą. IV. Informacje o formie sporządzenia oferty, jej trybie składania i otwarcia: 1. Niniejsze zapytanie ofertowe wraz z formularzami jest dostępne na stronie internetowej projektu: i/lub w zakładce Aktualności. 2. Zapytanie wysłano drogą elektroniczną do minimum trzech potencjalnych Wykonawców. 3. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 5. Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymaganiami Zapytania ofertowego oraz dołączyć wszystkie wymagane dokumenty. 6. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. 7. Na ofertę składają się następujące dokumenty: Formularz ofertowy załącznik nr 1 Wykaz usług tożsamych do przedmiotu zamówienia załącznik nr 2 Wykaz potencjału technicznego załącznik nr 3 Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym załącznik nr 4 Aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 3 miesięcy przed datą otrzymania zapytania ofertowego załącznik nr 5 8. Oferta musi być czytelna i złożona w języku polskim w formie pisemnej. 9. Oferta musi być spięta w sposób trwały, uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie. 10. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę oraz posiadać datę ich sporządzenia.

5 11. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 12. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio ZMIANA lub WYCOFANIE. 13. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 14. Oferta powinna zostać złożona w zamkniętej i opisanej kopercie według poniższego wzoru. Koperta powinna zawierać informacje umożliwiające identyfikację Wykonawcy (tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania). Tomasz Sobkowicz ICN Centrum Kompetencji, ul. Związkowa 4, Lublin Oferta na świadczenie usług wynajmu sali szkoleniowej z wyposażeniem na specjalistyczne szkolenia w ramach projektu Podnosimy kwalifikacje lubelskich betoniarni Nie otwierać przed r. do godz. 9: Termin składania ofert wyznaczono na dzień r. do godz (wiążąca jest data wpływu oferty do biura projektu). 2. Ofertę należy złożyć osobiście lub pocztą w biurze projektu: ul. Związkowa 4, Lublin 3. Otwarcie ofert nastąpi w biurze projektu w dniu r. o godz O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie drogą elektroniczną lub telefonicznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 5. Wszelkie pytania związanie z niniejszym zamówieniem należy kierować do biura projektu w formie pisemnej na adres biuro@lubelskiebetoniarnie.icn.pl lub tel lub fax (w dni robocze w godz ) V. Tryb i zasady wyboru najkorzystniejszej oferty: 1. Oceny ofert będzie dokonywała komisja projektowa. 2. Oferty oceniane będą w dwóch etapach: I etap: badanie i ocena w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu W I etapie Zamawiający będzie badał czy oceniana oferta spełnia/nie spełnia warunków udziału w postępowaniu. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane w ocenie merytorycznej, a Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów potwierdzających spełnienie wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania. II etap: ocena merytoryczna według kryteriów określonych poniżej W II etapie rozpatrywane będą oferty nie podlegające odrzuceniu. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty

6 Zamawiający przyjął następujące kryteria przypisując im odpowiednio wagi procentowe: Kryterium I cena oferty brutto 70%. Kryterium II doświadczenie Wykonawcy tj. doświadczenie w realizacji tożsamych usług do przedmiotu zamówienia, w ramach których Wykonawca zapewniał sale szkoleniowe dla grup zorganizowanych min. 15 osobowych o wartości nie mniejszej niż ,00 zł brutto wraz z referencjami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane należycie 30% KRYTERIUM I W kryterium I cena oferty brutto ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu poniższego wzoru: oferta z najniższą ceną brutto wartość punktowa oferty = x 100 x 70% (kryterium I) cena brutto oferty ocenianej Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 pkt. KRYTERIUM II W ramach kryterium II doświadczenie Wykonawcy ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu poniższego wzoru: Punkty za to kryterium będą przyznawane na podstawie ilości zrealizowanych usług tożsamych do przedmiotu zamówienia, w ramach których Wykonawca zapewniał sale szkoleniowe dla grup zorganizowanych min. 15 osobowych o wartości każdej z usług nie mniejszej niż ,00 zł brutto potwierdzone referencjami Punkty w tym kryterium zostaną przyznane w następujący sposób: - powyżej 20 usług - 30 pkt usług - 20 pkt usług - 10 pkt. - 3 usługi 0 pkt. (warunek udziału w postępowaniu) wartość punktowa oferty = liczba punktów uzyskanych za ocenianą ilość zrealizowanych usług x 100 x 30% (kryterium II) maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać wykonawca za ilość zrealizowanych usług Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 30 pkt. Łączna ilość punktów = ilość punktów zdobytych w kryterium I + ilość punktów zdobytych w kryterium II. Maksymalna ilość punktów do zdobycia 100. Postępowanie wygrywa oferta najkorzystniejsza - ta, która uzyska największą łączną ilość punktów.

7 I. W przypadku gdy wybrana najkorzystniejsza z ofert przewyższy kwotę przeznaczoną w budżecie projektu na realizację usługi, Zamawiający ma możliwość zaproszenia Wykonawcy do negocjacji ceny. II. Tomasz Sobkowicz ICN Centrum Kompetencji zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Wykonawcę, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Wykonawca zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. VI. Unieważnienie postępowania: Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, w przypadku wystąpienia następujących okoliczności: W postępowaniu nie wpłynęła żadna ważna oferta; W postępowaniu wpłynęły wadliwe oferty i nie można usunąć ich wad; Cena oferty podana przez Wykonawcę przekracza kwotę przeznaczoną na realizację usługi, a w wyniku negocjacji nie zostało osiągnięte zgodne porozumienie; W toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z projektem umowy z Wykonawcą; VII. Wykaz załączników: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wykaz usług tożsamych do przedmiotu zamówienia Załącznik nr 3 Wykaz potencjału technicznego Załącznik nr 4 Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym Załącznik nr 5 Wzór umowy z Wykonawcą Tomasz Sobkowicz Koordynator projektu.. Podpis osoby upoważnionej przez Zamawiającego