Standardy organizacji. praktyk i staży w szkołach ponadgimnazjalnych

Transkrypt

1 Standardy organizacji praktyk i staży w szkołach ponadgimnazjalnych

2 Standardy organizacji praktyk i staży w szkołach ponadgimnazjalnych Od ucznia do mistrza. Praktyki i staże Twoją drogą do kariery zawodowej POLSKIE TOWARZYSTWO EKONOMICZNE ODDZIAŁ W BYDGOSZCZY BYDGOSKI PARK PRZEMYSŁOWO-TECHNOLOGICZNY SP. Z O.O.

3 Publikacja powstała w ramach projektu pn. Od ucznia do mistrza. Praktyki i staże Twoją drogą do kariery zawodowej realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego. Realizatorzy projektu: Polskie Towarzystwo Ekonomiczne - Oddział w Bydgoszczy Bydgoski Park Przemysłowo-Technologiczny Sp. z o.o. Redakcja publikacji: Robert Lauks Autorzy publikacji: dr Remigiusz Koc, dr Jarosław Oczki, dr Michał Włodarczyk, Osoby współpracujące przy tworzeniu publikacji: Ewa Chmara, Grzegorz Grześkiewicz, Leszek Lyczmański, Aleksandra Piontkowska-Latoś, Malwina Witucka Publikacja powstała w wyniku współpracy z Tallinn Science Park Tehnopol Opracowanie graficzne i skład publikacji: Wojciech Czerniak Copyright województwo kujawsko-pomorskie Wersję elektroniczną publikacji można pobrać ze strony: ISBN: Wydawnictwo Atlas Bogusław Ruciński ul. Boya-Żeleńskiego Bydgoszcz Nip PUBLIKACJA BEZPŁATNA Bydgoszcz 2015

4 SPIS TREŚCI Wstęp 5 I Założenia projektu rozwoju kompetencji zawodowych 7 II Rekrutacja Rekrutacja i selekcja firm 23 Wybór firm kryteria progowe (A1) 23 Nawiązanie kontaktu z pracodawcą (A2) (informacja o projekcie i zaproszenie do współpracy) 26 Deklaracja współpracy i ustalenie osoby do kontaktu (A3) 26 Opracowanie wstępnego programu staży/praktyk dla stanowiska/zadania (A4) Rekrutacja uczniów 29 Działania informacyjne (B1) 29 Formularze rekrutacyjne rekrutacja uczniów (B2) 32 Rozmowa kwalifikacyjna (B3) 33 Wybór uczniów (B4) 35 Zaangażowanie przedsiębiorstwa w proces rekrutacyjny uczniów (B5) 35 III Przygotowanie ucznia do odbycia stażu/praktyki 37 Podpisanie umowy pomiędzy uczniem, pracodawcą a IOB (C1) 39 Warsztat Symulacyjna gra szkoleniowa (C2) 41 Szkolenie z zakresu BHP, badanie lekarskie, ubezpieczenie NNW (C3) 43

5 IV Przygotowanie przedsiębiorstwa do organizacji staży i praktyk 45 Podpisanie umowy pomiędzy uczniem, pracodawcą a IOB (D1) 47 Wyznaczenie opiekunów stażu i praktyki (D2) 47 Przekazanie pracodawcy informacji na temat programu stażu i praktyk (D3) 48 Komunikacja projektowa wewnątrz firmy (D4) 49 V Realizacja projektu 51 Realizacja stażu 53 Realizacja praktyk 54 VI Zakończenie i ewaluacja praktyk/staży 59 VII Symulacyjna gra szkoleniowa 65 Specyfika działań wdrożeniowych i rozwojowych skierowanych do uczniów rozpoczynających staż/praktykę Opis kluczowych kompetencji rozwijanych w ramach szkoleniowej gry społecznej Scenariusz gry szkoleniowej 73 Podsumowanie 88 Załączniki 89 Literatura 114

6 WSTĘP Niniejsza publikacja powstała w efekcie współpracy międzynarodowej realizowanej w ramach projektu Od ucznia do mistrza. Praktyki i staże Twoją drogą do kariery zawodowej. Jej celem jest zaprezentowanie lepszego oraz efektywniejszego modelu organizacji staży i praktyk dla uczniów szkół zawodowych z uwzględnieniem w tym procesie roli instytucji otoczenia biznesu. Projekt Od ucznia do mistrza. Praktyki i staże Twoją drogą do kariery zawodowej stanowi odpowiedź na liczne wyzwania, jakie w ostatnich latach stanęły przed szkolnictwem zawodowym. Wyzwania te dotyczą nie tylko województwa kujawsko-pomorskiego, ale także całego kraju i Europy, gdzie dostrzega się wzrost wskaźników bezrobocia wśród absolwentów szkół średnich. Mechanizmy otwartego rynku pracy promują uczniów, którym zagwarantowano dostęp do praktycznych form kształcenia oraz pokazują strategiczne znaczenie współpracy między przedsiębiorstwami a placówkami szkolnymi. Dzięki tym rozwiązaniom wchodzący na rynek pracy uczniowie mają ukształtowane kompetencje pracownicze oraz dostęp do nowoczesnych i zaawansowanych technologii cenionych przez pracodawców. Dostrzegając te korzyści, działania realizowane w ramach projektu skupiły się wokół poprawy systemu organizacji praktyk i staży. Projekt realizowany jest przez Polskie Towarzystwo Ekonomiczne Oddział w Bydgoszczy (PTE) oraz Bydgoski Park Przemysłowo-Technologiczny Sp. z o.o. (BPPT). PTE, będące liderem projektu, posiada wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu przedsięwzięć współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Natomiast BPPT skupia renomowane i nowoczesne przedsiębiorstwa, będące istotnymi pracodawcami na regionalnym rynku pracy. Obecnie na terenie Parku działa 61 firm, które zatrudniają ponad 1800 pracowników. Projekt Od ucznia do mistrza adresowany jest do ponad 200 uczniów szkół zawodowych z terenu województwa kujawsko-pomorskiego w wieku od 16 do 22 lat, którzy chcą podnieść swoje kwalifikacje zawodowe. Mogą oni wziąć udział zarówno w letnich stażach, jak i dodatkowych praktykach zawodowych, które odbywają się u pracodawców zlokalizowanych na terenie BPPT, lub z nim współpracujących. Po dwóch edycjach staży i praktyk realizatorzy projektu zdecydowali się wykorzystać możliwości jakie stwarza Program Operacyjny Kapitał Ludzki w zakresie rozszerzenia partnerstwa projektowego. W ten sposób do współpracy zaproszono instytucję z zagranicy mającą doświadczenie w animacji współpracy szkół zawodowych z otoczeniem biznesowym, czyli estoński park przemysłowy: Tallinn Science Park Tehnopol. Wybór partnera wynikał z bogatych doświadczeń estońskiej instytucji w realizacji projektów skupionych na kształtowaniu kompetencji zawodowych młodych ludzi. Celem nawiązania współpracy ponadnarodowej było także dążenie do zwiększenia efektywności w zakresie współpracy przedsiębiorstw i szkół zawodowych oraz wymiana doświadczeń i adaptacja rozwiązań dotyczących organizacji staży i praktyk. Publikacja powstała na potrzeby realizacji praktyk i staży organizowanych przez PTE i BPPT na bazie rozwiązań stosowanych w Estonii. Mamy nadzieję, że zaprezentowany w publikacji model

7 będzie skutecznym narzędziem wspomagającym instytucje otoczenia biznesu i pracodawców w procesie organizacji praktyk i staży zawodowych, a dzięki uatrakcyjnieniu oferty uczestnicy projektu będą osiągali jeszcze większe korzyści. Liczymy także, że nowa forma prowadzenia praktyk i staży pozwoli na utrzymanie pełnego zaangażowania uczniów przez cały okres ich udziału w projekcie. Ewa Chmara - menedżer projektu Robert Lauks - konsultant i redaktor merytoryczny

8 I ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH dr Jarosław Oczki

9

10 Współczesne gospodarki krajów wysoko rozwiniętych budują swoją przewagę konkurencyjną na kapitale ludzkim wykwalifikowanej siły roboczej. Wykwalifikowany pracownik nie oznacza jedynie absolwenta szkoły wyższej wykonującego pracę umysłową. W wybranych dziedzinach gospodarki pracodawcy zgłaszają również zapotrzebowanie na wykwalifikowanych robotników. Kształcenie na poziomie szkół zawodowych zajmuje istotne miejsce w systemach edukacji państw uprzemysłowionych. Zastosowanie coraz bardziej zaawansowanych technologii, przede wszystkim w sektorze przemysłowym, powoduje, że ważną rolę odgrywa aktualność wiedzy i umiejętności praktycznych pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. W wielu krajach przeprowadzono w ostatnim czasie reformy szkolnictwa zawodowego w kierunku większej przyswajalności kompetencji zdobywanych w szkołach zawodowych do tych wymaganych na rynku pracy 1, m.in. w Szwecji, Portugalii i w Estonii. Wprowadzane zmiany, wdrażane np. w Estonii, zakładają większy udział pracodawców w kształtowaniu programów praktycznej nauki zawodu oraz poprawę wizerunku szkolnictwa zawodowego wśród młodzieży. Kształcenie na poziomie szkół zawodowych zajmuje istotne miejsce w systemach edukacji państw uprzemysłowionych. Jakość kształcenia zawodowego w Polsce w znacznym stopniu nie odpowiada potrzebom pracodawców oraz współczesnego rynku pracy. W szczególności za niewystarczający należy uznać zakres i jakość kształcenia zawodowego odbywającego się w przedsiębiorstwach. Odsetek pracodawców oferujących kształcenie zawodowe oraz ustawiczne w Polsce wyniósł w 2010 r. 22% i lokował nasz kraj na ostatnim miejscu w Unii Europejskiej (wykres 1). Co więcej, w latach zanotowano spadek tego wskaźnika. Wśród głównych niedoskonałości systemu kształcenia zawodowego w Polsce należy wymienić: niewystarczający nacisk na kształtowanie umiejętności praktycznych, nieodpowiednio dobraną treść wykonywanych zadań podczas zajęć praktycznych, brak programów podnoszenia motywacji uczniów do odbywania praktyk i staży, a pracowników przedsiębiorstw do opieki nad stażystami i praktykantami, niewystarczające przygotowanie pracodawcy i opiekuna stażu/praktyki, brak rzetelnej diagnozy deficytów kompetencyjnych kandydatów, brak zindywidualizowanego podejścia do uczniów. Odpowiedzią na powyższe wyzwania powinno być zwiększenie roli praktycznej nauki zawodu w programach kształcenia oferowanych przez szkoły zawodowe. Rozwiązanie to 1 Federal Institute for Vocational Education and Training, VET Data Report. Germany 2013, Bonn I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH 9

11 WYKRES 1. Odsetek przedsiębiorstw oferujących ustawiczne kształcenie i szkolenia zawodowe w krajach UE (w %). Austria Szwecja Wielka Brytania Holandia Belgia Francja Hiszpania Finlandia Niemcy Czechy Cypr Luksemburg Słowacja Słowenia Estonia Portugalia Chorwacja Włochy Malta Litwa Węgry Łotwa Bułgaria Rumunia Polska ŹRÓDŁO Eurostat, CVTS3/4

12 przynosi oczekiwane efekty nie tylko w Estonii, dlatego należy je wprowadzić na większą skalę także w Polsce. Istotne jest, aby programy staży i praktyk zawodowych w przedsiębiorstwach bazowały na rzetelnej analizie potrzeb pracodawców, tak aby zdobywane w ich trakcie, wiedza i umiejętności, w jak najwyższym stopniu odpowiadały na zapotrzebowanie przedsiębiorstw. Jak pokazują doświadczenia estońskiego modelu edukacji zawodowej, połączenie pobierania nauki z praktycznymi zajęciami w przedsiębiorstwach poprawia zdolność do zatrudnienia absolwentów szkół zawodowych i wpływa na poprawę wizerunku tego typu kształcenia. Z punktu widzenia pracodawców można zidentyfikować następujące korzyści z uczestnictwa w inicjatywach dotyczących organizacji staży/praktyk dla uczniów szkół zawodowych: 1. Wysoka transferowalność zdobytej przez uczniów wiedzy i umiejętności na działania w miejscu pracy. 2. Pozyskanie relatywnie niedrogiego pracownika, którego wydajność nie musi odbiegać od zatrudnionych w przedsiębiorstwie pracowników (w szczególności długi okres stażu/ praktyki gwarantuje uzyskanie przez ucznia wysokich umiejętności i wydajności pracy). 3. Wykorzystanie staży/praktyk jako instrumentu wspomagającego zarządzanie stanem i strukturą zatrudnienia w przedsiębiorstwie. Firma ma możliwość gruntownego poznania stażysty/praktykanta, nie tylko od strony jakości wykonywanych zadań, ale również może poznać jego osobowość, motywację. Dzięki temu zrekrutowani na staże/praktyki pracownicy mogą okazać się w przyszłości bardziej zaangażowani i lojalni wobec firmy. 4. Istotną zaletą uczestnictwa w stażach/praktykach jest pozytywne oddziaływanie na wizerunek przedsiębiorstwa. Jest to szczególnie ważne w branżach, które borykają się z niedoborami pracowniczymi. Z punktu widzenia ucznia, wskazać można szereg korzyści kształcenia zawodowego opartego o staże/praktyki u pracodawców: 1. Uczeń zdobywa wiedzę i umiejętności, które odpowiadają bezpośrednio na zapotrzebowanie ze strony pracodawców. 2. Proces zdobywania wiedzy odbywa się w znacznym stopniu przy wykorzystaniu metody learning by doing, która uznawana jest za jedną z najskuteczniejszych metod szkoleń pracowniczych - gwarantuje ona wysoką efektywność przyswajania nowych umiejętności oraz pozytywnie oddziałuje na motywację i samoocenę stażysty/praktykanta, który dostrzega na co dzień wzrost swoich umiejętności. 3. Uczeń może liczyć na zatrudnienie przez pracodawcę, u którego odbywał staż/praktykę, co oznacza możliwość płynnego przejścia z okresu pobierania nauki do etapu kariery zawodowej i pozwala uniknąć etapu bezrobocia wraz z jego negatywnymi konsekwencjami (obniżeniem własnej wartości, poczuciem utraty kontroli nad swoją drogą zawodową). 4. Uczeń, dzięki dodatkowym doświadczeniom zawodowym na wczesnym etapie nauki, ma możliwość lepszego, bardziej świadomego wyboru swojej drogi zawodowej i skonfrontowania swoich umiejętności w relacji z innymi. Jeżeli brakuje mu kwalifikacji w pewnym obszarze, to nauka w systemie dualnym spowoduje, z dużym I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH 11

13 prawdopodobieństwem, że uświadomi on sobie występowanie tych deficytów kwalifikacyjnych, co zmotywuje go do ich eliminacji. 5. Uczeń ma możliwość kształtowania pożądanych przez pracodawców postaw i kompetencji miękkich, takich jak: kompetencje społeczne, samodzielność, odpowiedzialność za powierzone zadania, dyscyplina, współpraca przy projektach grupowych, umiejętność zachowania w relacji: przełożony podwładny. 6. Uczeń poznaje funkcjonowanie oraz kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa, przez co staje się bardziej świadomy znaczenia swojej pracy i zyskuje szacunek do pracy innych. Występuje również szereg przesłanek zastosowania modelu kształcenia zawodowego opartego o staże/praktyki u pracodawców z punktu widzenia korzyści, jakie przynosi on gospodarce. Ze względu na nie należy oczekiwać, że władze lokalne i regionalne będą zainteresowane jego popularyzacją i finansowaniem. Wśród zalet takiego systemu z perspektywy państwa należy wymienić: 1. Ograniczenie rozmiarów bezrobocia wśród osób młodych, absolwentów szkół i uczelni - grup szczególnie zagrożonych pozostawaniem bez pracy. 2. Ograniczanie zjawiska bezrobocia strukturalnego, czyli wynikającego z niedopasowania kwalifikacji podaży pracy i kompetencji, na które zgłaszają popyt pracodawcy. 3. Zwiększenie efektywności systemu kształcenia zawodowego. 4. Zwiększenie elastyczności rynku pracy. Większa popularność systemów staży i praktyk zawodowych powoduje wzbogacenie możliwości w zakresie kształtowania stanu i struktury zatrudnienia w przedsiębiorstwach. 5. W długim okresie, rozwój szkolnictwa zawodowego w kierunku zgodnym z zapotrzebowaniem rynku pracy. Odrębną kwestią są możliwości finansowania upraktycznionego modelu kształcenia zawodowego. W okresie programowania Unii Europejskiej na lata środki przeznaczone na współfinansowanie projektów pochodziły z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). W ramach Działania 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego możliwa była współpraca szkół i placówek prowadzących kształcenie zawodowe z pracodawcami i instytucjami rynku pracy. Służyła ona podnoszeniu kwalifikacji zawodowych uczniów jako przyszłych absolwentów oraz wzmacniała ich zdolności do zatrudnienia poprzez udział w praktycznych formach nauczania, takich jak staże i praktyki. Z programów, które pojawią się w nowej perspektywie, finansowanie tego typu inicjatyw możliwe będzie w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój oraz Programu Gwarancje dla młodzieży. Według założeń tego ostatniego, wszyscy młodzi ludzie (poniżej 25 roku życia) niezależnie od rejestracji w urzędzie pracy w ciągu czterech miesięcy od zakończenia formalnego kształcenia lub utraty pracy otrzymają dobrej jakości ofertę wsparcia. Przewiduje się oferty zatrudnienia, przyuczenie do zawodu, staże lub dalsze kształcenie, które będzie dostosowane do ich indywidualnych potrzeb i sytuacji. Wsparcie, o którym mowa, będzie częścią Pakietu na rzecz zatrudnienia młodzieży wypracowanego przez Komisję Europejską. 12 I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH

14 SCHEMAT 1. Model finansowania staży/praktyk ze środków prywatnych oraz publicznych. IOB PRZEDSIĘBIORCA Promocja Stypendium finansowane ze srodków przedsiębiorstwa Rekrutacja do projektu Nadzór merytoryczny Organizacja stażu finansowana ze srodków zewnętrznych/ publicznych ŹRÓDŁO Opracowanie własne Poza zewnętrznymi źródłami, takimi jak projekty unijne, można rozważyć finansowanie takiej współpracy w ramach nawiązywanych partnerstw publiczno-prywatnych. Podział kompetencji przy realizacji tego typu zadań na gospodarcze i polityczne oraz przypisanie ich odpowiednio partnerom prywatnym (przedsiębiorstwom, instytucjom otoczenia biznesu) oraz władzom publicznym, daje szansę (przy podobnych, a czasem mniejszych nakładach) na zwiększenie efektywności kształcenia zawodowego. Przykładowy model zakładający podział i równy udział środków przedsiębiorstwa (stypendium) oraz środków publicznych (organizacja stażu) przedstawiono na schemacie nr 1. Niezależnie od wyboru praktyki finansowania nauki zawodu u pracodawców tj. wypłacania stypendiów, jak i ponoszenia nakładów samych instytucji odpowiedzialnych za organizację i obsługę techniczną, istnieje stały i bogaty repertuar możliwych form praktycznej nauki zawodu. Wśród stosowanych wyróżnić można: zajęcia odbywane w warsztatach szkolnych pod nadzorem nauczyciela przedmiotu, zajęcia w szkole z pracownikiem przedsiębiorstwa, osobą posiadającą doświadczenie zawodowe w danej dziedzinie, szkolenia zawodowe na stanowisku pracy w przedsiębiorstwie, staże u pracodawcy odbywane pod nadzorem opiekuna stażu pracownika z odpowiednim doświadczeniem, praktyki zawodowe polegające na rozwiązywaniu realnego lub przygotowanego pod kątem edukacyjnym zadania w firmie, pod nadzorem doświadczonego pracownika. I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH 13

15 Praktyczna nauka zawodu w ramach wymienionych form może zostać zorganizowana jako indywidualny program zdobywania umiejętności, a w niektórych przypadkach również jako praca uczniów w grupie. Proponowany w ramach niniejszej publikacji model praktycznej nauki zawodu bazuje na dwóch spośród wymienionych form: 1. Stażach uczniów u pracodawców, podczas których uczestnicy projektu realizują przygotowany wcześniej program kształcenia zawodowego pod nadzorem pracownika przedsiębiorstwa opiekuna stażu. Staże realizowane są w miesiącach letnich, tj. w okresie od czerwca do września, w terminach uzgodnionych z uczniami i pracodawcami. W projekcie zaproponowano staże trwające od 4 do 8 tygodni w zależności od możliwości przedsiębiorstw oraz dyspozycyjności uczniów, w wymiarze minimum 150 godzin pracy miesięcznie, po 5 dni w tygodniu. Dobowy wymiar stażu nie powinien przekraczać 8 godzin. Wymiar stażu 4-8 tygodni jest optymalny z punktu widzenia ograniczeń wynikających z dyspozycyjności uczniów, która powiązana jest ściśle z dość nieelastyczną konstrukcją programów nauczania w szkołach zawodowych. Z punktu widzenia skuteczności praktycznej nauki zawodu, pożądana byłaby dłuższa nauka zawodu u pracodawcy, jednak biorąc pod uwagę fakt, że oferowane staże mają charakter uzupełniający do organizowanych w szkole, ich celem jest uzupełnianie luk kompetencyjnych uczniów ujawnionych w dotychczasowym przebiegu szkolenia zawodowego. W powyższym kontekście proponowane rozwiązanie można więc uznać za racjonalne i najbardziej efektywne. 2. Dodatkowych praktykach zawodowych polegających na pracy uczniów u pracodawcy, w kilkuosobowych grupach nad rozwiązaniem zadań z zakresu działalności firmy, pod nadzorem doświadczonego pracownika. Praktyki realizowane są w czasie trwania roku szkolnego poza godzinami lekcyjnymi. Istnieje możliwość organizacji praktyk w okresie przerwy w zajęciach szkolnych. Podczas praktyk uczniowie pracują metodą projektową, dzięki czemu zdobywają nie tylko kompetencje twarde związane z konkretnym zawodem, ale również kompetencje miękkie, przede wszystkim związane z umiejętnością organizacji pracy własnej oraz współpracy w grupie. Ze względu na cele stawiane tej formie kształcenia zawodowego, zaleca się, aby praktyki u pracodawcy trwały około 40 godzin, z czego pierwsza połowa poświęcona byłaby na poznawanie specyfiki zakładu pracy w celu zdobycia możliwie szerokiej wiedzy nt. działalności firmy. Natomiast podczas drugich 20 godzin uczniowie pracowaliby w grupie nad wykonaniem konkretnego zadania. W ramach projektu dopuszcza się możliwość odbycia praktyki zawodowej i stażu przez jednego ucznia. Takie rozwiązanie niesie za sobą największe korzyści dla uczestników projektu i powinno być traktowane jako model docelowy. Pozwala ono kształtować większy zakres kompetencji ucznia, od stricte zawodowych, do kompetencji uniwersalnych, takich jak, praca w grupie, efektywne komunikowanie, organizacja pracy własnej oraz praca metodą projektową. Celem staży i praktyk jest zwiększenie kwalifikacji zawodowych i podniesienie zdolności do zatrudnienia uczniów szkół zawodowych. Zarówno staże, jak i praktyki mają charakter uzupełniający w stosunku do obowiązkowej praktycznej nauki zawodu organizowanej przez szkoły zawodowe. 14 I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH

16 Ich program przygotowywany jest indywidualnie, w przypadku każdego uczestnika projektu w porozumieniu z opiekunem stażu/praktyki oraz przy uwzględnieniu potrzeb ucznia i możliwości pracodawcy. Uczestnicy staży otrzymują stypendium pokrywane przez instytucję otoczenia biznesu, natomiast praktyki nie są płatne. Proponowany model organizacji staży i praktyk bazuje na pośredniczącej roli instytucji otoczenia biznesu, która odpowiada za organizację staży i praktyk oraz zapewnienie efektywnej współpracy pomiędzy pracodawcami, szkołami zawodowymi i uczniami. Zaletą tego rozwiązania jest likwidacja barier występujących zwykle przy realizacji projektów, polegających na odbywaniu praktycznej nauki zawodu w przedsiębiorstwach. Jednym z głównych ograniczeń tego typu projektów jest niewystarczające zainteresowanie pracodawców oraz niski poziom odbywanych staży/praktyk. Zaangażowanie instytucji otoczenia biznesu w projekt podnosi jego wydajność i przekłada się wprost na większą efektywność procedur i procesów w nim realizowanych. Minimalizuje także obciążenie po stronie pracodawcy m.in. poprzez partycypację IOB w wyposażeniu stanowiska pracy uczestnika projektu w niezbędne środki pracy (w tym środki trwałe), przejęcie obsługi administracyjnej projektu, czy wsparcie merytoryczne. Powyższe przesłanki skutkować mogą większym zainteresowaniem pracodawców uczestnictwem w projekcie. Instytucja otoczenia biznesu może docelowo gromadzić środki trwałe i materiały niezbędne do wykonywania pracy na wybranych SCHEMAT 2. Rola instytucji otoczenia biznesu schemat modelu realizacji staży/praktyk. SZKOŁA Informacja o projekcie, pomoc w rekrutacji uczniów IOB Zarządzanie projektem, koordynacja działań, sprawozdawczość, dokumentowanie, pośrednictwo w kontakcie FIRMA Ustalenie programu staży/praktyk, opieka nad uczniem ŹRÓDŁO Opracowanie własne I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH 15

17 stanowiskach i udostępniać je pracodawcom gotowym przyjąć uczniów na staż lub praktykę. Istotną zaletą koordynacji projektu przez instytucję otoczenia biznesu jest również bardziej profesjonalne zarządzanie procesem zdobywania kompetencji zawodowych przez uczniów poprzez zaangażowanie eksperta HR. Jego zadaniem jest m.in. przygotowanie programu staży/praktyk we współpracy z opiekunem przy uwzględnieniu, z jednej strony, kwalifikacji zawodowych, które powinien zdobyć uczestnik (wynikających z profilu zawodu oraz indywidualnych deficytów kwalifikacyjnych uczestnika), z drugiej zaś, możliwości praktycznej nauki zawodu oferowanych przez pracodawcę. Osoba ta posiadać powinna szerokie kompetencje i doświadczenie dotyczące wiedzy o rynku pracy, współpracy z pracodawcami, kształceniu zawodowym oraz z zakresu psychologii kadr i zarządzania zasobami ludzkimi. Uczestnictwo szkoły w projekcie pozwoli wzbogacić ofertę praktycznego kształcenia zawodowego, co uatrakcyjni ofertę edukacyjną szkoły oraz poprawi perspektywy zatrudnieniowe jej absolwentów. Wymienione zalety modelu opartego o IOB sprawiają, że pracodawcy, często mało zainteresowani udziałem w tego typu przedsięwzięciach (wykres 1), chętniej będą angażować się w projekt, co w efekcie będzie skutkowało bogatszą ofertą potencjalnych miejsc odbywania praktyk i staży dla uczniów. Realizacja projektu przez IOB jest również korzystna z punktu widzenia interesów szkoły zawodowej. Po pierwsze, programy szkolne w niewystarczającym stopniu uwzględniają praktyczną naukę zawodu odbywaną bezpośrednio u pracodawców. Po drugie, ze względu na niskie zainteresowanie pracodawców, szkoła może mieć trudności ze znalezieniem przedsiębiorstw chętnych do przyjęcia uczniów na obowiązkowe praktyki zawodowe. Uczestnictwo szkoły w projekcie pozwoli wzbogacić ofertę praktycznego kształcenia zawodowego, co uatrakcyjni ofertę edukacyjną szkoły oraz poprawi perspektywy zatrudnieniowe jej absolwentów. W realizację projektu po stronie instytucji otoczenia biznesu zaangażowana powinna być kadra projektu, do której obowiązków należeć będzie: 1. Zarządzanie projektem i prowadzenie biura projektu (np. menedżer projektu oraz pracownicy biura), w tym: koordynacja działań, nadzór nad prawidłowością funkcjonowania projektu, opracowanie i wdrożenie procedur i dokumentacji, monitorowanie jakości i rezultatów, podejmowanie kluczowych decyzji, 16 I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH

18 opracowanie oferty projektu, reprezentowanie IOB wobec organizacji zrzeszających pracodawców oraz bezpośrednio pracodawców, nadzór nad obiegiem dokumentów, współpraca z osobą do kontaktu po stronie przedsiębiorstwa. 2. Opieka nad stroną merytoryczną i monitoring (np. ekspert HR), w tym: opracowanie programów praktyk i staży przy współpracy z opiekunami, monitoringu przebiegu praktyk/staży, diagnoza kompetencji uczestników projektu oraz wspieranie ich w procesie zdobywania praktycznych umiejętności w przedsiębiorstwach, metodyczne wsparcie uczestników projektu oraz opiekunów, nadzór nad realizacją przyjętych programów praktyk/staży. 3. Rekrutacja i promocja projektu (np. specjalista ds. rekrutacji), w tym: promocja projektu w mediach, kontakty ze szkołami zawodowymi, organizacjami zrzeszającymi pracodawców i uczniów oraz bezpośrednio z pracodawcami, prowadzenie procesu rekrutacji uczestników projektu, prowadzenie strony internetowej, dbanie o wizerunek i rozpoznawalność projektu (aktywność na portalach społecznościowych). Po stronie przedsiębiorstwa w projekt zaangażowani powinni być: 1. Decyzyjni i operacyjni przedstawiciele przedsiębiorstwa (np. osoba do kontaktu), których zadaniem jest: nadzór nad obiegiem dokumentów, współpraca z ekspertem HR oraz pracownikiem biura projektu po stronie IOB. 2. Opiekunowie praktyk i staży, których zadaniem jest: opieka nad uczniami odbywającymi staż/praktykę, udział w tworzeniu programów staży/praktyk, uczestniczenie w monitoringu i ewaluacji staży/praktyk. Wszystkie dokumenty kluczowe i ewentualne zobowiązania firmy zatwierdzane są przez zarząd przedsiębiorstwa. Uczniom odbywającym naukę zawodu IOB zapewnia: ubezpieczenie NNW, badania lekarskie niezbędne do pracy na danym stanowisku, I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH 17

19 szkolenie wstępne BHP, transport lub zwrot kosztów dojazdu do miejsca praktycznej nauki zawodu, pomoce dydaktyczne (np. podręczniki), instruktaże i szkolenia kształtujące kompetencje pracownicze (w niniejszym modelu zaproponowano nowatorski zestaw symulacyjnych gier szkoleniowych, których celem jest podniesienie kompetencji z zakresu kultury i organizacji oraz podstaw prawa pracy). Pracodawca zapewnia natomiast: inne niezbędne szkolenia wymagane odrębnymi przepisami na danym stanowisku. Podmiot realizujący projekt może dodatkowo przekazać pracodawcom przyjmującym uczniów na letni staż lub praktykę niezbędne środki trwałe oraz materiały zużywalne, w tym, w razie potrzeby odzież roboczą. W każdym przypadku warunki udostępniania i korzystania z przekazanych środków przez pracodawcę uregulowane powinny być odpowiednią umową. W modelu przyjęto rozwiązanie, że każdemu opiekunowi stażu/praktyki będzie podlegał, co do zasady, jeden uczeń. Jest to rozwiązanie korzystne z punktu widzenia jakości nadzoru nad wykonywanymi zadaniami oraz efektywności procesu zdobywania kompetencji. Takie podejście może być jednak nieoptymalne z punktu widzenia kosztochłonności kształcenia. W każdym przypadku w zależności od złożoności i różnorodności wykonywanych przez uczniów zadań, należy rozważyć SCHEMAT 3. Struktura zaangażowania w realizację stażu/praktyki po stronie przedsiębiorstwa. ZARZĄD FIRMY Osoba do kontaktu Opiekun stażu/praktyki Opiekun stażu/praktyki Opiekun stażu/praktyki Uczeń/uczniowie Uczeń/uczniowie Uczeń/uczniowie ŹRÓDŁO Opracowanie własne 18 I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH

20 jaka liczba stażystów/praktykantów powinna być jednocześnie pod nadzorem jednego opiekuna. W przypadku zmiany działów przez praktykanta zasadne może być ustanowienie więcej niż jednego opiekuna stażu/praktyki dla jednego ucznia. Organizacja praktyk i staży prowadzona zgodnie z niniejszą publikacją jest złożonym procesem, który przyrównać można do działań jakie podejmowane są przez działy personalne w dużych przedsiębiorstwach lub agencje zatrudnienia. Kolejno następujące po sobie fazy rekrutacji oraz przygotowań przebiegać powinny zgodnie z założonym harmonogramem i przypisanymi działaniami szczegółowymi. W Tabeli 1. przedstawiono ten proces, przypisując do każdego obszaru symbol oraz zakres działań. Uzupełnieniem modelu działań przygotowujących jest odpowiednie rozplanowanie ich w czasie, w tym celu wykorzystać można np. diagram Gantta, lub inny dowolny diagram (Schemat 4.). TABELA 1. Działania przygotowujące do realizacji staży i praktyk. OBSZAR SYMBOL DZIAŁANIE REKRUTACJA PRZEDSIĘBIORSTW (A) A1 Wybór firm zaproszonych do współpracy A2 Nawiązanie kontaktu z pracodawcą A3 Deklaracja współpracy i ustalenie osoby do kontaktu A4 Opracowanie wstępnych programów staży/praktyk dla stanowiska/zadania REKRUTACJA UCZNIÓW (B) B1 Działania informacyjne. Nawiązanie współpracy ze szkołami i spotkania w szkołach B2 Przyjmowanie i ocena formularzy rekrutacyjnych B3 Rozmowa kwalifikacyjna B4 Wybór uczniów zaproszonych do wzięcia udziału w projekcie B5 Zatwierdzenie kandydatur stażystów/praktykantów przez pracodawcę I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH 19

21 OBSZAR SYMBOL DZIAŁANIE PRZYGOTOWANIE UCZNIÓW (C) C1 Podpisanie umowy pomiędzy uczniem, pracodawcą a IOB C2 Warsztat przygotowujący uczniów do udziału w stażu/praktyce symulacyjna gra szkoleniowa C3 Szkolenie BHP oraz instruktaż w miejscu pracy, badanie lekarskie, ubezpieczenie NNW PRZYGOTOWANIE PRZEDSIĘBIORSTW (D) D1 Podpisanie umowy pomiędzy uczniem, pracodawcą a IOB D2 Wyznaczenie opiekunów staży i praktyk D3 Spotkanie organizacyjne z opiekunami staży/praktyk D4 Komunikacja projektowa wewnątrz firmy ŹRÓDŁO Opracowanie własne SCHEMAT 4. Przebieg procesu organizacji praktyk i staży. Rekrutacja pracodawców Ewaluacja Rekrutacja uczniów Realizacja praktyk/staży Przygotowanie uczniów Przygotowanie firm ŹRÓDŁO Opracowanie własne 20 I. ZAŁOŻENIA PROJEKTU ROZWOJU KOMPETENCJI ZAWODOWYCH

22 II REKRUTACJA dr Michał Włodarczyk

23

24 Beneficjentami projektu są zarówno uczniowie, jak i firmy, w których organizowane są praktyki i staże. Powodzenie projektu zależy od ich starannego doboru i przygotowania. W tej części publikacji zaprezentowane zostaną działania mające na celu wyłonienie właściwych podmiotów gospodarczych oraz uczniów, tak aby współpraca między nimi pozwoliła osiągnąć maksymalne korzyści z realizowanych w ramach projektu działań. O rekrutacji do projektu należy myśleć w kategoriach faktycznej rekrutacji oraz selekcji na wzór procesów realizowanych na rynku pracy. Nie każda firma będzie spełniała kryteria stawiane pracodawcom w projekcie, nie od każdego ucznia będzie można oczekiwać zaangażowania pozwalającego na właściwe zrealizowanie założeń programu stażu czy praktyki. Sformułowanie kryterium naboru na etapie przygotowań do stażu i praktyk oraz selekcja podmiotów zgodnie z przyjętymi założeniami pozwoli uniknąć nieudanych realizacji, rozczarowania beneficjentów oraz marnotrawienia cennych zasobów projektowych. 1. Rekrutacja i selekcja firm Wybór firm - kryteria programowe A1 Organizator staży i praktyk, chcąc zapewnić efektywną realizację celów projektu, powinien poprzedzić poszukiwania przedsiębiorstw ich gruntowną analizą i oceną pod kątem przyszłej współpracy, w ramach której podejmowane będą działania projektowe. W tym celu zasadne jest sformułowanie kryteriów pozwalających na wskazanie przedsiębiorstw, z którymi współpraca uprawdopodabnia powodzenie realizowanych działań. Z uwagi na strategiczne znaczenie tej współpracy, należy unikać adhokratycznego i pośpiesznego naboru potencjalnych partnerów. Kryteria progowe (obligatoryjne) rekrutacji firm udostępniających miejsca praktyk i staży wynikają bezpośrednio z przedstawionych wcześniej założeń projektu i warunkują możliwość wzięcia w nim udziału. Niespełnienie ich przez pracodawcę, wyklucza ją z udziału w projekcie w początkowym etapie. Przedsiębiorca biorący udział w projekcie zobowiązany jest: zapewnić uczestnikom możliwość należytego odbycia praktycznej nauki zawodu (wyznaczyć lub wskazać stanowisko pracy umożliwiające realizację stażu lub praktyk), ustanowić osobę odpowiedzialną za kontakt z organizatorem stażu/praktyki (osoba do kontaktu), posiadać zasoby kadrowe pozwalające na wyznaczenie osób spełniających kryteria opiekunów uczniów. Pracodawcy, którzy chcą nawiązać współpracę w ramach projektu, powinny mieć możliwość zapewnienia warunków do należytego odbywania stażu lub praktyk, przez co rozumie się zagwarantowanie uczestnikom stanowiska pracy oraz wykonywania czynności przewidzianych programem stażu/praktyki w terminie uzgodnionym z organizatorem. Zarówno staż, jak i praktyka realizowane są pod nadzorem wskazanego przez przedsiębiorstwo pracownika (odpowiednio opiekuna stażu lub opiekuna praktyki). Posiadanie zasobów kadrowych pozwalających na wyznaczenie takiego opiekuna, stanowi również istotne kryterium II. REKRUTACJA 23

25 selekcji firm biorących udział w projekcie. Wyznaczenie opiekuna stażu/praktyki oznacza dla pracodawcy zobowiązanie do wskazania pracownika, który będzie sprawował opiekę merytoryczną nad stażystą lub zespołem praktykantów w miejscu pracy. Powinien on posiadać doświadczenie zawodowe pozwalające na udzielenie uczniom wsparcia w zakresie czynności związanych z realizacją stażu/praktyk (zalecane min. roczne doświadczenie na stanowisku). Przy wyborze pracodawców do projektu należy zwrócić uwagę, aby zasoby kadrowe zakładu pracy pozwoliły w przypadku dłuższej nieobecności opiekuna na wskazanie osoby, która miałaby zbliżone kwalifikacje i mogłaby go zastąpić, bez uszczerbku na merytorycznej stronie realizacji stażu/praktyki. Biorąc pod uwagę czynniki takie jak sezonowość produkcji lub zmianowość pracy, kluczowym z punktu widzenia wyboru firm, może okazać się sposób organizacji procesu pracy. Na etapie rekrutacji firm należy rozważyć, w jakim stopniu zarówno zmianowy system pracy, jak i sezonowość procesu produkcji może uniemożliwić lub w istotnym stopniu utrudnić realizację zadań wynikających z programu stażu lub praktyk. Z kolei kluczowa dla organizacji praktyki w przedstawionym modelu jest możliwość zdefiniowania przez firmę zadania do wykonania wg określonej metodologii. Kryterium progowe wyznacza jedynie minimum wymagań stawianych pracodawcom przystępującym do projektu i nie powinno stanowić jedynego narzędzia ich selekcji. Opisane poniżej rekomendacje mają charakter fakultatywnych i służą jedynie wyróżnieniu (rankingowaniu) firm, z którymi współpraca uprawdopodabnia właściwy przebieg projektu i zwiększa szanse na pełną realizację wszystkich jego założeń. Organizator powinien dołożyć starań, aby podmioty realizujące projekt mogły nawiązać współpracę z możliwie jak najrzetelniejszymi oraz atrakcyjnymi partnerami z punktu widzenia uczestników staży i praktyk. Niemożliwym jest wskazanie narzędzia oceniającego rzetelność potencjalnych partnerów współpracy, niemniej istnieją przesłanki, które warto wziąć pod uwagę. Przy wyborze pracodawców rekomenduje się wskazywanie firm posiadających doświadczenie we współpracy ze szkołami w zakresie praktycznej nauki zawodu, obecnych na targach pracy organizowanych przez szkoły, zaangażowanych wcześniej w podobne działania pozwalające uczniom na zdobywanie praktycznych umiejętności i wiedzy. Ponadto, jako wskazówki przy doborze pracodawców, użyteczne mogą okazać się różnego rodzaju rankingi przygotowywane i publikowane przez samorządy gospodarcze, magazyny ekonomiczne, inne instytucje otoczenia biznesu czy instytucje naukowe. Bardzo dobrym kryterium selekcji firmy jest gotowość do zaangażowania przedstawiciela przedsiębiorstwa do udziału w procesie selekcji kandydatów. Zaangażowanie się pracodawcy w proces rekrutacji nie tylko podnosi jego prestiż, ale także świadczy o poważnym podejściu do potencjalnych pracowników, którzy znajdują się na wstępnym etapie kariery zawodowej. Przekładać się to może bezpośrednio na jakość i poziom współpracy przy realizacji stażu lub praktyki. W poszukiwaniu potencjalnych partnerów do współpracy organizator staży lub praktyk powinien wziąć pod uwagę zakres kształcenia zawodowego realizowanego w szkołach średnich i zawodowych. Pomocna w tym może być analiza takich czynników, jak popularność wybranych kierunków kształcenia wśród uczniów, opinie pracodawców na temat zatrudnianych absolwentów, wskaźniki zatrudnienia absolwentów szkół średnich i zawodowych, zgłaszane przez pracodawców zapotrzebowanie na pracowników w określonych zawodach. W znacznej mierze oferta szkół 24 II. REKRUTACJA

26 Bardzo dobrym kryterium selekcji firmy jest gotowość do zaangażowania przedstawiciela przedsiębiorstwa do udziału w procesie selekcji kandydatów. ponadgimnazjalnych stara się odpowiadać na potrzeby rynku pracy, a popularność wybranych kierunków kształcenia wśród uczniów odzwierciedla zachodzące na nim zmiany. Usystematyzowanych danych na ten temat dostarczają opracowywane przez urzędy pracy raporty monitorujące zawody nadwyżkowe oraz deficytowe oraz badania losów absolwentów szkół ponadgimnazjalnych. W działaniach zmierzających do realizacji projektu warto wziąć pod uwagę także kwestie dopasowania oferowanych przez szkoły kwalifikacji i proponowanych przez przedsiębiorstwa możliwości odbywania staży i praktyk. Należy skoncentrować się na nawiązaniu współpracy z przedsiębiorstwami, które pozwalają na realizację kształcenia praktycznego w zawodach, których podaż zapewniają szkoły w najbliższym regionie oraz które odpowiadają na zgłaszane przez rynek pracy zapotrzebowanie. Z punktu widzenia atrakcyjności miejsca stażu i praktyki dla ucznia istotne mogą się okazać takie czynniki, jak opinie o przedsiębiorstwie w środowisku lokalnym. Oddziaływanie motywacyjne tego czynnika może być znaczące. W każdym regionie funkcjonują firmy, które mają opinię dobrych lub złych pracodawców - praca dla wyróżniającego się nowoczesnością procesów produkcyjnych i dobrze rozpoznawalnego w regionie przedsiębiorstwa podnosi prestiż organizowanej praktyki lub stażu. Istotnym czynnikiem z punktu widzenia atrakcyjności miejsca stażu lub praktyki dla uczniów jest jego lokalizacja (niezbyt odległa od miejsca zamieszkania lub nauki potencjalnych uczestników projektu oraz posiadająca dogodny dojazd środkami transportu publicznego). Innym, równie istotnym z punktu widzenia jakości realizowanego stażu lub praktyki czynnikiem, jest kultura organizacyjna przedsiębiorstwa. Aspekty kulturowe, na które warto zwrócić uwagę to: sposób sprawowania funkcji kierowniczej w firmie, dystans lub jego brak w kontakcie z przełożonym, formalny lub nieformalny charakter stosunków pracowniczych, orientacja na realizację celów lub dobra, twórcza atmosfera w zespole, kultura uczenia się i innowacji lub schematyzm i rutyna. Poza pojawieniem się wyraźnych dysfunkcji w obszarze kultury organizacyjnej, nie można jednak sformułować żadnych jednoznacznych rekomendacji dla poszczególnych jej elementów i każdorazowo wymagają one indywidualnej oceny z punktu widzenia zarówno organizatora praktyki/stażu, jak i ewentualnego dopasowania oczekiwań ucznia do obowiązujących w firmie zasad. Unikać należy pośpiesznych uogólnień, pamiętając, że o ile w przypadku pracowników raczej wysoki stopień otwartości i brak dystansu do przełożonych jest pożądanym elementem relacji z menedżerem, o tyle w przypadku uczniów realizujących staże i praktyki, w warunkach relatywnie niskiej samosterowności młodych osób, okazać się może czynnikiem demotywującym i uniemożliwiającym efektywną realizację zadań wynikających z założeń projektu. Należy pamiętać, że praktyki lub staże w ramach projektu stanowią dla większości uczestniczących II. REKRUTACJA 25

27 w nim uczniów pierwsze doświadczenie zawodowe i pierwsze nawiązanie relacji pracodawca - pracownik, przełożony - podwładny. Wśród kryteriów atrakcyjności firmy uczestnicy praktyk i staży wymieniają najczęściej: prestiż pracodawcy w środowisku lokalnym, atrakcyjność stanowiska pracy, stabilność/stałość środowiska pracy, dogodna lokalizacja, przyjazna atmosfera, możliwość rozwoju osobistego/nauki, możliwość awansu zawodowego/późniejszego zatrudnienia, kultura organizacyjna, rozpoznawalność firmy, bycie liderem w branży. Nawiązanie kontaktu z pracodawcą A2 (informacja o projekcie i zaproszenie do współpracy) Po wskazaniu firm wybranych jako potencjalnych partnerów projektu, organizator powinien nawiązać z nimi kontakt, przedstawiając przedmiot współpracy, korzyści dla pracodawcy, zakres oczekiwań i warunków współpracy. Zgromadzone dotychczas doświadczenia i opinie przedsiębiorców wskazują, że adresatem takiego zaproszenia do współpracy powinien być dział dysponujący najlepszą wiedzą na temat ewentualnego zapotrzebowania i możliwości przedsiębiorstwa (np. dział personalny, dział kadr, zarząd firmy). Zdecydowanie najskuteczniejszym narzędziem przekazania informacji o projekcie jest osobiste spotkanie pracownika - organizatora z zainteresowanym przedstawicielem przedsiębiorstwa. Powiadomienia mailowe lub telefoniczne o projekcie powinny mieć charakter jedynie anonsujących planowane spotkanie. Deklaracja współpracy i ustalenie osoby do kontaktu A3 Decyzję o przystąpieniu firmy do projektu podejmuje właściwy organ firmy (prezes zarządu, dyrektor, właściciel, etc.) lub upoważniona przez niego osoba. W ślad za wyrażoną przez 26 II. REKRUTACJA

28 przedsiębiorstwo deklaracją współpracy należy podjąć działania zmierzające do podpisania np. listu intencyjnego sygnowanego przez organ firmy oraz przedstawiciela IOB, w którym partnerzy zobowiązują się do kontynuowania prac zmierzających do przygotowania miejsc odbywania staży i praktyk oraz podjęcia współpracy projektowej. Na tym etapie powinna zostać również wskazana osoba do kontaktu, która będzie koordynowała wszystkie prowadzone w firmie działania projektowe (reprezentowanie firmy wobec organizatora, a w dalszych etapach również kontakt z ekspertem HR, nadzór nad opiekunami, przygotowanie i kontrola dokumentacji projektowej ze strony firmy, etc.). Z uwagi na to, że współpraca z organizatorem stażu/praktyki wymaga od osoby do kontaktu podejmowania czynności wykraczających poza określony w umowie o pracę zakres obowiązków, zasadne jest przekazanie do akceptacji informacji o zakresie zadań wynikających z realizacji projektu. Do podstawowych obowiązków osoby do kontaktu należą: kontakt z organizatorem stażu/praktyki i reprezentowanie firmy w sprawach związanych z jego prawidłową realizacją, nadzór nad dokumentacją, udział w procesie rekrutacji uczestników stażu/praktyki wytypowanie opiekunów spośród pracowników firmy, powierzenie opiekunom obowiązków wynikających z nadzoru nad stażystą/praktykantem, nadzór nad zamówieniami w zakresie przewidzianym umową o realizację stażu/praktyki, nadzór nad ewidencją księgowo-kasową wynikającą z realizacji stażu/praktyki, współpraca z ekspertem HR w zakresie monitoringu i ewaluacji praktyk i staży. Efektywna realizacja współpracy projektowej wymaga od organizatora dołożenia starań, aby zaproszonego do współpracy pracodawcę reprezentował pracownik przygotowany do pełnienia tej roli w sposób możliwie samodzielny. Należy dążyć do powołania osoby, która charakteryzuje się następującymi cechami oraz kwalifikacjami: znajomość organizacji pracy w przedsiębiorstwie, II. REKRUTACJA 27

29 staranność oraz sumienność w przygotowaniu oraz prowadzeniu dokumentacji projektowej (najlepiej także doświadczenie w tym zakresie), wysokie kompetencje komunikacyjne i interpersonalne, umiejętność delegowania oraz nadzorowania pracy innych osób. Na czas realizacji projektu pracownik pełniący funkcję osoby do kontaktu reprezentującej przedsiębiorstwo nie powinien mieć - na ile jest to możliwe do przewidzenia - planowych długich nieobecności w pracy (urlop wypoczynkowy, urlop macierzyński lub ojcowski, planowane zwolnienie lekarskie, etc.). Zgromadzone doświadczenia w realizacji staży i praktyk podpowiadają, że z obowiązków osoby do kontaktu najlepiej wywiązują się pracownicy działu personalnego. Z zakresem odpowiedzialności przypisanym osobie do kontaktu należy zapoznać pracodawcę już na etapie pierwszych rozmów rekrutacyjnych. Możliwie jak najwcześniejsze przekazanie tej informacji warunkuje lepszą jakość współpracy i pozwala na poznanie wzajemnych oczekiwań, określenie częstotliwości interakcji i sformułowanie zasad komunikacji pozwalających na efektywną realizację projektu. Zgromadzone doświadczenia w realizacji staży i praktyk podpowiadają, że z obowiązków osoby do kontaktu najlepiej wywiązują się pracownicy działu personalnego. Opracowanie wstępnych programów staży/praktyk dla stanowiska/zadania A4 Podstawowym zadaniem programu, jako dokumentu jest wyraźne sformułowanie oczekiwań i celów ucznia, pracodawcy oraz organizatora. W programie określone zostają podstawowe wytyczne dotyczące realizacji praktyki/stażu tj. zakres czynności, metody i techniki nauczania czy umiejętności niezbędne do prawidłowej realizacji programu. W tym świetle dokument ten stanowi merytoryczne uzupełnienie umowy określając działania do wykonania przez ucznia w miejscu odbywania praktyki lub stażu. W związku z tym program jest także jednym z elementów będących podstawą do rozliczania stażu/praktyki. W tym świetle opracowanie tego dokumentu ma kluczowe znaczenie dla jakości oraz prawidłowego przebiegu praktyk i staży. Istotna jest precyzja i duże zaangażowanie wszystkich stron w redakcję programu. Włączenie w ten proces ucznia zwiększa jego świadomość w zakresie wyznaczania i realizacji celów zawodowych. Przygotowanie i przekazanie programu wszystkim stronom ma także znaczenie z punktu widzenia transparentności praktyk/staży. Dobrze przygotowany program praktyk zawierać powinien takie informacje jak: nazwa firmy lub działu/działów, w których będą odbywać się praktyki, termin realizacji, planowaną liczbę godzin, harmonogram oraz zadania realizowane przez ucznia. W programie można określić także sposób zaliczenia praktyki/stażu (jeżeli jest przewidywany). 28 II. REKRUTACJA

30 W założeniach projektu Od ucznia do mistrza program praktyk/staży powstaje jako dokument wspólnie wypracowywany przez eksperta HR, ucznia (w zakresie indywidualnych celów zawodowych) oraz pracodawcę. Ogólny cel praktyk i staży realizowanych w projekcie zdefiniowano jako Naukę zawodu oraz zapoznanie ucznia z przedsiębiorstwem, jego organizacją, uwarunkowaniami i regułami obowiązującymi w środowisku pracy, a także funkcjonowaniem w roli pracownika w rzeczywistych warunkach pracy. Zakładane w projekcie indywidualne podejście, do każdego uczestnika realizowane jest natomiast dzięki zdefiniowaniu czynności zawodowych właściwych dla danego stanowiska pracy oraz przede wszystkim poprzez wskazanie przez ucznia własnych celów zawodowych. W ten sposób uczeń może monitorować realizację wcześniej powziętych założeń. W projekcie przyjęto także szczegółowe określenie poziomów umiejętności oraz postaw i kwalifikacji, do osiągnięcia w trakcie stażu/praktyki. 2. Rekrutacja uczniów W rekomendowanym modelu proces rekrutacji pracodawców jest realizowany wcześniej niż rekrutacja uczniów. W oparciu o zadeklarowane przez przedsiębiorstwa miejsca stażu/praktyk adresowana jest do uczniów oferta udziału w projekcie. Możliwy jest również wariant odwrotny, w którym w oparciu o zgłoszenia uczniów i deklarowane przez nich zainteresowanie kształceniem praktycznym w określonych zawodach, poszukiwani są pracodawcy gotowi przygotować miejsca staży i praktyk. Wariant rekomendowany jest o tyle zasadny w realizacji, że w początkowych stadium projektu łatwiej jest nawiązać i sformalizować wiążącą współpracę z przedsiębiorcami niż z uczniami. Jak wynika z dotychczasowych doświadczeń uczniowie częściej niż pracodawcy wycofują złożone deklaracje udziału w projekcie. W praktyce, w przyjętej kolejności działań (najpierw nawiązanie współpracy z przedsiębiorcami, następnie sformułowanie oferty stanowisk, na których można odbyć staż lub praktykę i na końcu rekrutacja uczniów do projektu) dopuszcza się modyfikację pozwalającą na zwiększenie efektywności działań projektowych. Jeżeli w procesie rekrutacji uczniów pojawiają się deklaracje odbywania stażu lub praktyk na stanowiskach, które nie były pierwotnie planowane, organizator może wystąpić do współpracujących przedsiębiorstw z propozycją przygotowania takich staży lub praktyk albo też poszukać nowych pracodawców, którzy gotowi będą przygotować miejsca praktyk lub staży zgodne z oczekiwaniami uczniów. Działania informacyjne B1 Postępowanie rekrutacyjne poprzedzone jest działaniami informacyjnymi, których celem jest przybliżenie uczniom możliwości odbycia staży i praktyk, warunków oraz możliwości zdobycia praktycznej wiedzy i umiejętności, w ramach realizowanego projektu. Wyraźnie określona grupa docelowa odbiorców kampanii promocyjnej determinuje kanały dystrybucji informacji o projekcie, którymi są spotkania organizatora w szkołach zawodowych, spotkania z nauczycielami, plakaty i ulotki informacyjne w szkolnych gablotach, ogłoszenia w Internecie, zwłaszcza na portalach społecznościowychi w serwisach szkolnych. Dobrym pomysłem jest wdrożenie mechanizmów grywalizacji oraz organizacja konkursów/gier, których nagrodą jest udział w stażu. Za efektywność działań informacyjnych dotyczących rekrutacji do projektu odpowiada organizator. Zasadne II. REKRUTACJA 29