Plan pracy Komisji Rewizyjnej na IV kwartał 2013r.

Transkrypt

1 Protokół nr 7 /2013 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej w dniu r. Obecni według załączonej listy obecności. Porządek obrad ( po uzupełnieniu) 1.Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji Rewizyjnej. 2. Wybór zastępcy przewodniczącego Komisji. 3.Opracowanie projektu planu Komisji na IV kwartał 2013r. 4. Sprawy wniesione: a/ analiza wykonania planu finansowego za I półrocze 2013r. oraz analiza zobowiązań i należności spółdzielni za I półrocze 2013r. b/ analiza zadłużeń na lokalach mieszkalnych i użytkowych. c/ informacja dotycząca wykonania remontu nawierzchni kortu tenisowego w parku osiedlowym od strony ul Grodzkiej Ad.1 protokół z poprzedniego posiedzenia Komisji Rewizyjnej z dnia r przyjęto jednogłośnie. Ad. 2 została zgłoszona jedna kandydatura na Zastępcę Przewodniczącego Komisji Pana Janusza Skalskiego. Po wyrażeniu zgody przez kandydata, kandydatura Pana Janusza Skalskiego została poddana pod głosowanie. Za kandydaturą głosowało 6 osób Przeciw 0 osób Wstrzymała się od głosu 1 osoba Ad.3 W wyniku dyskusji nad projektem planu pracy na IV kwartał 2013 Komisja Rewizyjna ustaliła następujący plan pracy : Plan pracy Komisji Rewizyjnej na IV kwartał 2013r. 2 październik 2013r. 1/ Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji. 2/ Rozliczenie sezonu grzewczego 2012/ / Rozpatrzenie ofert na badanie sprawozdania finansowego za 2013r. 3/ Sprawy wniesione

2 6 listopad 2013r. 1/ Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji. 2/ Analiza wykonania planu finansowego za 9 miesięcy 2013r. 3/ Analiza zobowiązań i należności za 9 miesięcy 2013r. 4/ Analiza zadłużeń na lokalach mieszkalnych i użytkowych za 9 miesięcy 2013r. 5/ Sprawy wniesione. 4 grudzień 2012r. 1/ Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji. 2/ Projekt planu finansowego na 2014r. 3/ Opracowanie planu pracy Komisji Rewizyjnej na I półrocze 2014r. 4/ Sprawy wniesione. Komisja po jednogłośnym przyjęciu przedstawionej propozycji planu pracy wnioskuje do Rady Nadzorczej o zatwierdzenie planu pracy Komisji Rewizyjnej na IV kwartał 2013r. Ad.4 a/ P. Majka wykonanie planu finansowego na r. zamyka się następującym wynikiem w pozycjach: Eksploatacja podstawowa LM ,75 Eksploatacja podstawowa LU ,21 Konserwacja domofonów + 13,35 Dźwigi ,63 (dodatni wynik na dźwigach będzie sukcesywnie pokrywał ujemny wynik roku ubiegłego) Razem eksploatacja podstawowa na r ,56 nadwyżka za 2012r ,35 ( w tym ujemny wynik na dźwigach z ubiegłego roku w w kwocie ,08) Razem eksploatacja ,79 Działalność OSK ,76 (przychody tylko z naliczeń od członków) Pozostałe koszty i przychody ,74 ( w tym ,44zł dodatkowe przychody OSK) Razem pozostała działalność ,98 Podatek dochodowy od osób prawnych w formie uproszczonej ( wpłacone zaliczki) za okres

3 01-06/2013r. wynosi ,00zł, nadwyżka bilansowa ( zysk netto) wynosi ,98zł Pozostałe pozycje wykonane w planie finansowym będą rozliczone indywidualnie z lokatorami zgodnie z przyjętymi terminami rozliczeń w obowiązujących regulaminach. Wykazują one w poszczególnych pozycjach planu nadwyżkę przychodów nad kosztami (+) lub nadwyżkę kosztów nad przychodami (-) woda i kanalizacja LM+LU ,24 Gaz ,05 wywóz śmieci ,43 energia elektryczna ,59 Wykonanie planu finansowego na r w zakresie kosztów eksploatacji lokali mieszkalnych i użytkowych zamknęło się poniżej planowanych kosztów na poziomie 48, 29%. Przekroczenia nie wystąpiły. Koszty mienia ogólnego i placów zabaw zamknęły się na r. wykonaniem na poziomie 38,30% ponieważ zlecone prace zostaną wykonane i zafakturowane na początku III kwartału. Przekroczenia wystąpiły tylko w dwóch pozycjach - utrzymanie czystości wykonanie 57,89%. Na przekroczenie tego rodzaju kosztów miała wpływ przedłużająca się zima z intensywnymi opadami śniegu ( odśnieżanie i posypywanie materiałem szorstkim terenów oblodzonych) co spowodowało zwiększone wykorzystanie planowanych środków. - energia elektryczna wykonanie na poziomie 53,44% wynika ze zwiększonego zużycia w okresie zimowym. Wykonanie planu finansowego na r. dotyczące kosztów ogólnych zamknęło się na poziomie 47,65%, poniżej planowanych wartości. Przekroczenia wystąpiły na następujących rodzajach kosztów : - wynagrodzenia wykonanie na poziomie 51,16% wynika z wypłaty jednorazowej nagrody zgodnie z Zakładowym Układem Zbiorowym Pracy z okazji Dnia Spółdzielczości. - centralne ogrzewanie i podgrzanie wody wykonanie 56,18% wynika z niekorzystnych warunków atmosferycznych panujących w miesiącach zimowych. Wykonanie kosztów na r. w zakresie działalności społeczno- wychowawczej zamknęło się po stronie kosztów na poziomie 56,03%, po stronie przychodów na poziomie 50,46% Na przekroczenie kosztów miały wpływ koszty wynagrodzeń, centralnego ogrzewania z powodów omówionych wcześniej oraz kosztów amortyzacji ( 60,01%) i podatku od nieruchomości ( 53,65%) w związku z planowanym w trakcie roku przejęciem pomieszczenia siłowni na cele biurowe. Duży wpływ na wysoki poziom wykonania kosztów miała działalność merytoryczna OSK( 73,36%) w związku z projektem Dla natury na który pozyskano grant w kwocie , 00zł. Istotnym jest, że koszty te są rozłożone nierównomiernie w okresie realizacji projektu ( br.) i zdecydowana ich większość została poniesiona w miesiącu maju i czerwcu 2013r. Przychody eksploatacji na r. zamknęły się na poziomie 50,79% w tym lokale mieszkalne 50,65%, lokale użytkowe 52,12%. Przychody te uwzględniają nadwyżkę przychodów nad kosztami za 2012r.

4 Należności spółdzielni na dzień r. ogółem wynoszą ,69zł w tym znaczące pozycje dotyczą: - rozrachunki z tytułu wkładów budowlanych i mieszkaniowych ,68 - należności z tytułu opłat za używanie lokali mieszkalnych ,72 - należności z tytułu opłat za lokale użytkowe ,27 - należności z tytułu kredytów mieszkaniowych ,08 - należności dochodzone na drodze sądowej ( LM, LU, kredyt) ,99 - utworzone odpisy aktualizujące na zagrożone zaległości ,09 - krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe ,45 - długoterminowe należności z tytułu kapitalizowanych i wykupionych ,84 przez budżet odsetek Wartość zobowiązań ogółem na r. wynosi ,53zł z tego: - wartość zobowiązań wynikająca z tytułu dostaw i usług na kwotę ,82zł (konto 200) zostały uregulowane zgodnie z terminami płatności do r. - zobowiązania dotyczące konta 300 rozliczenie zakupu na kwotę 1, ,47 zł uregulowane zostały zgodnie z terminami płatności do r. - zobowiązania z tytułu kredytów termomodernizacyjnych na r. wynoszą ,17zł - zobowiązania z tytułu kredytów na budownictwo mieszkaniowe na r. wynoszą ,62zł. Komisja przyjęła informację dotyczącą wykonania planu finansowego oraz analizy zobowiązań i należności na r. Ad. 4b/ P. Majka zadłużenie na lokalach mieszkalnych na r. wynosi ogółem ,47zł i wykazuje znaczący spadek do analogicznego okresu 2012r. tj. o ,42zł a w stosunku do salda na koniec roku 2012 o , 51zł. Saldo zadłużenia w zdecydowanej części umiejscowione jest w: - saldzie należności po eksmisjach 500,0 tys. zł - saldzie należności w wyrokach eksmisyjnych 371,0 tys. zł - saldzie należności od właścicieli lokali wyodrębnionych 976,6 tys. zł - saldzie należności ewidencjonowanym na 32 lokalach pozostających w związku z prowadzonymi postępowaniami egzekucyjnymi z ograniczonego prawa rzeczowego w postaci spółdzielczego prawa do lokalu jako jedynego źródła majątkowego dłużników 849,3 tys. zł. Zadłużenie bieżące w porównaniu do analogicznego okresu roku ubiegłego kształtuje się następująco: Zadłużenie bieżące: opłaty za lokal: ,71 zł ,41 zł kredyt ,59 zł ,36 zł opłaty za wykup gruntu 5,05 zł 0,00 zł opłaty na FR 0,00 zł 9.851,87 zł Ogółem: ,47 zł ,64 zł.

5 Porównując, widocznym jest spadek zadłużenia bieżącego o 81,5 tys. zł. Na podstawowe działania podejmowane w ramach obsługi zadłużeń bieżących składają się: - trzy razy do roku sporządzanie i przekazywanie informacji o saldzie kartoteki finansowej, - umożliwienie uregulowania niedopłat w ratach ( 41 przypadków na kwotę 18,7 tys. zł), - bieżąca analiza kartotek finansowych lokali, którym MOPS przyznał i przekazał dodatek mieszkaniowy ( 181 osób na kwotę 157,6 tys. zł), - bieżące sporządzanie i wysyłanie wezwań do zapłaty oraz wezwań przedsądowych. W I półroczu 2013 roku w obsłudze Działu Windykacji znajdowało się 948 spraw windykacyjnych. Saldo należności na r. w procesie windykacyjnym w porównaniu do analogicznego okresu roku ubiegłego prezentuje się następująco: ,54 zł ,83 zł z udziałem w saldzie zadłużenia ogółem 60,36 % 56,95 % a w skład jego wchodzą: opłaty za lokal ,03 zł ,57 zł opłaty za wykup gruntu 156,41 zł 88,60 zł kredyt mieszkaniowy ,10 zł ,42 zł opłaty na FR 0,00 zł 3.729,24 zł. Porównując, widocznym jest spadek salda zadłużenia w procesie windykacyjnym o 472,0 tys. zł. W ramach działań windykacyjnych w 2013 roku podjęto następujące czynności: - zawarto z dłużnikami 65 ugód i 17 porozumień na spłatę zadłużenia w ratach, - skierowano 119 pozwów o zapłatę 371,8 tys. zł, - rozszerzono czynności windykacyjne o przeprowadzanie postępowań spadkowych ( brak czynności ze strony spadkobierców) umożliwiających dalsze czynności windykacyjne. Działania windykacyjne zaowocowały w I półroczu 2013 w szczególności: - przejęciem 3 lokali w toku postępowania egzekucyjnego o eksmisję, - przywróceniem praw członkowskich 4 osobom, - uzyskaniem 2 wyroków o eksmisję w ramach postępowań sądowych rozpoczętych w 2012r. - wniesieniem 5 pozwów o eksmisję, -podjęciem przez Radę Nadzorczą uchwały o wykreśleniu członka z wniosku Działu Windykacji, - doprowadzeniem do zamiany lokalu po uruchomieniu przez Komisję ds. członkowskich i organizacyjno-prawnych wniosku o wykreślenie z rejestru członków, - rozpoczęciem 10 procedur o wykreślenie z rejestru członków - 6 skutecznych licytacji ze spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, - kontynuacją procesu zabezpieczania roszczeń Spółdzielni poprzez doprowadzenie do wpisu hipotek przymusowych do ksiąg wieczystych dla lokali o statusie własności wyodrębnionej. Na r spółdzielnia posiada 21 hipotek na 6 nieruchomościach.

6 P. Majka zadłużenie na lokalach użytkowych na r. zamknęło się na poziomie ,81zł i stosunku do analogicznego okresu roku 2012 zmniejszyło się o ,16zł tj. 21% Zadłużenie to składa się z: -zadłużenia bieżącego do 3 miesięcy na kwotę ,14zł, które wynika głównie z opóźnienia w terminach płatności faktur, - zadłużenia bieżącego w przedziale czasowym powyżej 3 miesięcy na kwotę 2.105,15zł ( 1 firma). Spółdzielnia wystosowała ostateczne wezwanie przedsądowe. W przypadku braku płatności w terminie określonym w wezwaniu, sprawa skierowana będzie na drogę postępowania sądowego. -zadłużenia skierowanego na drogę postępowania sądowego na kwotę 3.195,93zł ( 2 firmy), -zadłużenia zasądzonego na kwotę zł ( 5 firm + użytkownik garażu). Aby zwiększyć bezpieczeństwo spółdzielni stosowane są dodatkowe zabezpieczenia w postaci kaucji finansowych, których saldo na dzień r. wynosiło ,62zł. Ponadto od 01-06/2013 spółdzielnia uzyskała dodatkowe przychody z tytułu odsetek od nieterminowych wpłat z lokali użytkowych w kwocie 2.969,45zł. Komisja przyjęła informację dotyczącą zadłużeń na lokalach mieszkalnych i użytkowych na r. Ad. 4c/ P. Kristen Walne Zgromadzenie uchwałą nr 5 /2013 przyjęło podział nadwyżki bilansowej z przeznaczeniem celowym. Jednym z tych zadań są obiekty sportowe między innymi remont kortu tenisowego w parkuosiedlowym od strony ul. Grodzkiej polegający na położeniu nowej nawierzchni asfaltowej montażu siatki ogrodzeniowej. Zarząd przystępując do realizacji zadania remontu kortu tenisowego po zasięgnięciu opinii firm profesjonalnie zajmujących się tematem oraz opinii Polskiego Związku Tenisowego uzyskała informację, że nawierzchnie asfaltowe nie znajdują zastosowania na kortach tenisowych. Obecnie gra się na trzech typach nawierzchni: z trawy sztucznej, poliuretanowej oraz mączki ceglanej. Mając na uwadze te trzy technologie oraz koszty ich eksploatacji i utrzymania Zarząd uzyskał informację, że tylko nawierzchnia poliuretanowa jest właściwie nawierzchnią bezobsługową, nie wymagającą ponoszenia dodatkowych kosztów jej utrzymania przez okres od 5do 7 lat. W związku z powyższym zostały złożone zapytania ofertowe do 6 firm dotyczące wykonania 2 kortów. Na zapytania ofertowe odpowiedziały 4 firmy: Lp. firma nawierzchnia podbudowa Cena zł/m² Cena netto Cena brutto 1. Grimar Będzin Sztuczna trawa kruszywa kamienne , ,00 ( dwa kolory) 2. Hemet Zielona Góra Poliuretanowa Eltan P ET( poliuretanowomineralnosyntetyczna 142, , ,82 akrylowa asfaltowa ok. 7cm 164, , ,82 3. Central Kort Lublin Sztuczna trawa ( 1 kolor) ET( poliuretanowomineralno- 148, , ,00 4. Greta Sport Dąbrowa Górnicz Sztuczna trawa ( 2 kolory) Poliuretanowa syntetyczna ET( poliuretanowomineralnosyntetyczna ET( poliuretanowomineralnosyntetyczna Asfaltowa ok. 4-5 cm* *ceny bez kosztu podbudowy inny wykonawca asfaltu 152, , ,00 152, , ,00 92,31* ,00* ,00*

7 Posiadane przez spółdzielnię środki finansowe w kwocie około 144tys złotych nie pozwalają na wykonanie całkowite zadania jakim ma być remont 2 kortów. W związku z powyższym Zarząd po długiej dyskusji podjął decyzję o zapoznaniu z ofertami komisje problemowe Rady Nadzorczej przedstawiając równocześnie dwie propozycje wypracowane przez Zarząd: 1. Wykonanie jednego kortu (około 650m²) z nawierzchni poliuretanowej ( koszt około ,00zł), wykonać odwodnienie i częściowe ogrodzenie. Pozostawiając drugi kort do wykonania w roku następnym jeśli uzyskamy ponownie środki z nadwyżki bilansowej. 2. Wykonanie na dwóch kortach podbudowy w asfalcie ( koszt około 80 tys zł ) pozostawiając wykonanie nawierzchni docelowej na rok przyszły po uzyskaniu środków z nadwyżki bilansowej. Po długiej dyskusji Komisja opiniuje wykonanie jednego kortu z nawierzchni poliuretanowej zgodnie z pierwszą propozycją Zarządu. P. Robiński ponownie podniósł problem zgłaszany przez użytkowników garaży dotyczący wysokości opłat za ich użytkowanie oraz kosztów ponoszonych w związku z ich utrzymaniem tj, utrzymania czystości, remontów i konserwacji, podatku od nieruchomości i użytkowania wieczystego gruntu ( w związku z nowym operatem) oraz opłat za energię elektryczną. P. Majka koszty związane z utrzymaniem garaży i wysokością wnoszonych opłat były tematem szczegółowej analizy przedstawionej na posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu r. Ponownie przedstawiła koszty utrzymania czystości na podstawie wcześniej sporządzonej analizy. P. Kieca mając na uwadze, że w dalszym ciągu koszty utrzymania garaży i wysokość opłat z tytułu ich użytkowania stanowią problem, proponuje aby użytkownicy garaży wystąpili na piśmie do Zarządu spółdzielni o wyjaśnienie swoich wątpliwości. Sporządziła : Dorota Hajkowska Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Sylwester Andrzejczak