Podręcznik użytkownika. Ver.1.3. ShareStock. Wirtualny magazyn internetowa platforma udostępniania stanów magazynowych

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika Ver.1.3. ShareStock Wirtualny magazyn internetowa platforma udostępniania stanów magazynowych Inter Cars S.A. Dział Przemysł ul.giełdowa 7/ Warszawa

2 Spis treści 1. Wstęp Jak działa ShareStock? Korzyści Rozpoczęcie pracy Warunki wstępne Ustawienia przeglądarki Login Wiadomości Nawigacja Obsługa konta użytkownika Profil Ustawienia zaawansowane Wyszukiwanie części i zamawianie Wyszukiwanie pojedynczych części Jednoczesne wyszukiwanie wielu części Wyszukiwanie zamienników Dodatkowe możliwości wyszukiwania Koszyk zakupów Wybór metody dostawy Wysyłanie zamówienia Wysyłanie zapytania ofertowego Przygotowywanie oferty sprzedaży części Historia zamówień Dane kontaktowe Strona 2 z 28

3 1. Wstęp ShareStock to internetowa platforma handlu częściami zamiennymi i akcesoriami przeznaczona dla przemysłu. W zależności od typu wykorzystywanej usługi ShareStock udostępnia jedną lub więcej z poniższych funkcji: Zakup części od innych użytkowników platformy Oferowanie części i akcesoriów na sprzedaż dla innych użytkowników Umożliwienie weryfikacji dostępności części Zarządzanie dostawami Statystyki i analiza stocku 1.1. Jak działa ShareStock? ShareStock jest narzędziem umożliwiającym kontakt między kupującym a sprzedającym. Centralnym punktem platformy ShareStock jest baza danych zawierająca informacje o częściach. Informacje te pochodzą od wszystkich użytkowników, którzy zdecydowali się na udostępnienie informacji o częściach, które chcieliby sprzedać. Każdy użytkownik ma możliwość przeszukiwania bazy części, a po odnalezieniu poszukiwanej części ma możliwość jej zakupu. Pośrednikiem wszystkich transakcji dokonywanych przez platformę ShareStock jest jej administrator Inter Cars Przemysł, który odpowiada za bezpieczeństwo transakcji na platformie. Strona 3 z 28

4 1.2. Korzyści Potencjalne korzyści z użytkowania ShareStock: Zwiększenie prawdopodobieństwa na szybsze odnalezienie nietypowej części Zwiększenie szans na pozbycie się zalegających części Możliwość monitorowania rynku, bieżący dostęp do informacji o dostępności interesujących nas części Wbudowany moduł statystyczny umożliwia analizę magazynu pod kątem rotacji części Możliwość redukcji kosztów obsługi zamówień (oszczędność czasu) Optymalizacja kosztów magazynu technicznego (redukcja złogów magazynowych) Zwiększenie skuteczności reakcyjnego utrzymania ruchu w przypadku nietypowych awarii Strona 4 z 28

5 2. Rozpoczęcie pracy 2.1. Warunki wstępne Do pracy z platformą ShareStock wymagany jest komputer PC spełniający następujące warunki: System operacyjny Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista, Windows 7 lub nowszy Przeglądarka Internet Explorer 6.0 lub nowsza (lub kompatybilna) Dostęp do Internetu o przepustowości minimum 256kb/s Nazwa użytkownika i hasło do systemu (wymaga zawarcia umowy z dostawcą platformy) 2.2. Ustawienia przeglądarki ShareStock pracuje bezbłędnie ze standardowymi ustawieniami przeglądarki Internet Explorer. W przypadku wystąpienia problemów proszę o weryfikację/zmianę następujących ustawień: Zezwolenie na przechowywanie plików cookie; Dezaktywacja funkcji blokowania wyskakujących okien ( pop-up blocker ) Aktywacja protokołu SSL2 lub SSL3 Aktywacja programów i plików w IFRame Aktywacja aktywnych skryptów Opcja sprawdzania nowszych wersji zapisanych stron jest automatyczna lub przy każdej wizycie na stronie Opcja otwieraj linki innych programów w nowym oknie jest włączona Opcja blokowania treści niedozwolonych ( Content Advisor ) jest wyłączona Strona 5 z 28

6 2.3. Login Aby zalogować się do ShareStock należy kolejno: Otworzyć stronę (następuje automatyczne przekierowanie do systemu platformy ShareStock) W razie potrzeby wybrać wersję językową (domyślną wersją językową jest język polski) poprzez wybór przycisku Wybierz Twój język w górnej części ekranu Następnie należy wpisać nazwę użytkownika i hasło (zwracając uwagę na wielkość liter): Zaznaczenie pola Zapisz nazwę użytkownika na tym komputerze powoduje zapisanie Twoich danych w rejestrze systemu Windows i będą one proponowane przy każdym kolejnym logowaniu [Uwaga zapisywanie hasła logowania nie jest zalecane ze względów bezpieczeństwa] Po wpisaniu nazwy użytkownika i hasła kliknij na przycisk Zaloguj się. Strona 6 z 28

7 2.4. Wiadomości Po zalogowaniu się użytkownik zostaje automatycznie przeniesiony do ekranu powitalnego. Możesz tutaj zobaczyć informacje dla Ciebie pochodzące od zespołu obsługi platformy ShareStock. Standardowo wyświetlana jest data ostatniej aktualizacji bazy części oraz informacja o liczbie dostępnych części. Do tego ekranu można powrócić w każdej chwili wybierając przycisk Komunikaty w głównym menu w górnej części ekranu Nawigacja W górnej części ekranu wyświetlany jest pasek tytułowy i menu główne umożliwiające szybki dostęp do wszystkich głównych funkcji systemu. Z lewej strony paska tytułowego znajduje się nazwa firmy/organizacji użytkownika. Pasek tytułowy zawiera także następujące przyciski: Przycisk służący do wyboru wersji językowej programu Przycisk służący do zmiany hasła użytkownika (w celu zmiany hasła należy podać obecne hasło, następnie dwukrotnie wpisać nowe) Przycisk służący do wylogowania (zamknięcia sesji) użytkownika Strona 7 z 28

8 Menu główne zawiera następujące punkty (niektóre mogą się różnić w zależności od uprawień i ustawień użytkownika: Komunikaty ekran powitalny z informacjami dla użytkownika Profil obsługa konta i preferencji użytkownika Szukaj wyszukiwanie i zamawianie towarów Lista zakupowa wyszukiwanie i zamawianie towarów wg listy (plik zewnętrzny) Koszyk zakupów weryfikacja i potwierdzanie zamówień Historia zamówień zarządzanie zamówieniami użytkownika Statystyki analiza aktywności użytkownika Kontakt formularz kontaktowy umożliwiający wysłanie wiadomości do zespołu obsługi platformy ShareStock Strona 8 z 28

9 3. Obsługa konta użytkownika 3.1. Profil W zakładce Profil użytkownik ma możliwość edycji danych dotyczących firmy/organizacji oraz konta użytkownika. Strona 9 z 28

10 Szczególnie istotny jest adres podany na stronie Profil, który jest wykorzystywany do przesyłania automatycznych wiadomości generowanych przez system ShareStock (potwierdzenia zamówień, odpowiedzi na zapytania ofertowe itp.) 3.2. Ustawienia zaawansowane Zakładka Zaawansowane służy do personalizacji profilu i zarządzania preferencjami użytkownika. Na ekranie tym można zmienić następujące ustawienia: Strona 10 z 28

11 Uwagi dla kontrahentów, którzy zamawiają części od Ciebie tekst wyświetlany przy potwierdzeniu zamówienia części udostępnianych przez użytkownika (np. dotyczący warunków dostawy, możliwych godzin odbioru towaru itp.) Uwagi wyświetlane na formularzu zamówienia, gdy Ty zamawiasz tekst wyświetlany jako załącznik do wysyłanego zamówienia (np. informacje dotyczące zmiany adresu wysyłki towaru) Warunki płatności informacje dotyczące warunków płatności wyświetlane przy potwierdzeniu zamówienia części udostępnianych przez użytkownika Rozszerzone wyszukiwanie w: możliwość rozszerzenia wyników wyszukiwania o wyszukiwanie w innych krajach (usługa tymczasowo niedostępna) Oferta części stocku martwego odznaczenie tej opcji powoduje zawężenie wyników wyszukiwania tylko do części o stanach magazynowych większych niż zero. 4. Wyszukiwanie części i zamawianie 4.1. Wyszukiwanie pojedynczych części Wybór funkcji Szukaj w menu głównym powoduje otwarcie ekranu wyszukiwania towarów. Ekran zawiera szereg pól tekstowych służących do określania zakresu wyszukiwania według wprowadzonej frazy: Nr części przeszukuje numery fabryczne części (oznaczenia producentów) Producent przeszukuje bazę danych wg podanej nazwy producenta części Opis techniczny przeszukuje bazę danych wg podanego opisu technicznego (lub jego fragmentu) Strona 11 z 28

12 Kategoria rozwijana lista służąca do zawężania wyników wyszukiwania poprzez wybór interesującej grupy produktowej Ilość deklarowana ilość egzemplarzy wyszukiwanych części (domyślnie wpisana jest wartość 1 ) Aby przeprowadzić wyszukiwanie części należy wpisać wyszukiwaną frazę w PRZYNAJMNIEJ jedno z trzech pól tekstowych ( nr części, producent, opis techniczny ), a następnie nacisnąć przycisk W celu przeszukiwania bazy danych pod kątem każdego z powyższych kryteriów wystarczy wpisanie fragmentu wyszukiwanej frazy. W tym celu stosuje się znak * (gwiazdka), który zastępuje dowolny fragment tekstu. Znak ten może być stosowany na początku, w środku lub na końcu wpisywanej frazy. Przykłady: - wpisanie * w polu Nr części powoduje wyszukanie wszystkich części, których oznaczenie zaczyna się od wpisanie *2RS w polu Nr części i jednoczesny wybór grupy Łożyska z rozwijanej listy kategorii powoduje wyszukanie wszystkich części, których oznaczenia kończą się frazą 2RS i które przypisane są do wybranej kategorii produktów. Strona 12 z 28

13 Im więcej dokładnych parametrów wyszukiwania zostanie zdefiniowanych przez użytkownika, tym węższy zakres wyników wyszukiwania zostanie uzyskany. Wyniki wyszukiwania przedstawiane są w formie listy części. W przypadku braku wyników wyszukiwania na ekranie pojawia się stosowny komunikat sugerujący rozszerzenie zakresu wyszukiwania poprzez zmniejszenie ilości podawanych kryteriów. Przykładowe wyniki wyszukiwania wyglądają następująco: Lista wyników wyszukiwania zawiera następujące kolumny: Nr części pełne oznaczenie odnalezionego produktu Ilość dostępna ilość egzemplarzy odnalezionego produktu oraz poszukiwana ilość (w formacie X Y, gdzie X to dostępna ilość egzemplarzy, a Y poszukiwana) Producent nazwa producenta odnalezionego produktu Opis opis techniczny produktu Kategoria grupa towarowa, do której należy dany produkt Cena sugerowana cena detaliczna produktu netto (bez VAT) wyrażona w polskich złotych (PLN) Stan stan części deklarowany przez sprzedającego ( nowa, używana, uszkodzona itp.) Strona 13 z 28

14 Aktualność oferty data ostatniej aktualizacji oferty danego produktu (odległa data może sugerować, że warto potwierdzić aktualność oferty przed złożeniem zamówienia) Dostępność zakres czasowy możliwego terminu dostawy deklarowany przez sprzedającego Uwaga - do niektórych produktów przypisane są produkty alternatywne, będące ich zamiennikami. W przypadku natrafienia na tego typu część podczas wyszukiwania, w wynikach wyszukiwania zostają wyświetlone zarówno części pasujące do wyszukiwanej frazy, jak i ich zamienniki Jednoczesne wyszukiwanie wielu części W razie zaistnienia potrzeby poszukiwania kolejnego produktu z zachowaniem dotychczasowych wyników wyszukiwania należy kliknąć przycisk znajdujący się obok przycisku Szukaj. Jego wybór spowoduje dopisywanie wyników kolejnych wyszukiwań do poprzednich. Ponowne kliknięcie przycisku aktualnie wyszukiwanych fraz. powoduje wyświetlenie listy wszystkich Strona 14 z 28

15 Istnieje możliwość usunięcia wybranych pozycji z listy wyszukiwanych fraz poprzez kliknięcie przycisku. Wyczyszczenie całej listy wyszukiwanych fraz odbywa się poprzez kliknięcie przycisku 4.3. Wyszukiwanie zamienników ShareStock oferuje możliwość wskazywania części, które są funkcjonalnymi zamiennikami dla wyszukiwanych produktów. Funkcja ta działa tylko w przypadku części, które mają przypisane do siebie zamienniki. Aby aktywować tę funkcję, należy przed wyszukiwaniem odznaczyć opcję Pomiń zastąpione numery części znajdującą się obok przycisku Szukaj. Części będące zamiennikami dla wyszukiwanej części pojawiają się na liście wyników wyszukiwania z zaznaczeniem w kolorze niebieskim: Strona 15 z 28

16 4.4. Dodatkowe możliwości wyszukiwania Twórcy platformy ShareStock przewidzieli możliwość hurtowego przeszukiwania bazy części na podstawie sporządzonej wcześniej listy produktów. Procedura ta uruchamiana jest przez wybór funkcji Lista zakupowa dostępnej w menu głównym: Po wyborze funkcji Lista zakupowa użytkownik proszony jest o podanie lokalizacji pliku zawierającego listę poszukiwanych produktów możliwe jest podanie ścieżki dostępu zarówno do pliku na dysku lokalnym, jak i lokalizacji sieciowej. System bazy danych platformy ShareStock obsługuje różne formaty plików list zakupowych, ale zalecane jest używanie formatu arkusza kalkulacyjnego Excel (.xls) lub plików tekstowych (.txt,.csv). W przypadku plików arkusza kalkulacyjnego wymagane jest, aby pierwsza kolumna zawierała oznaczenie części, natomiast druga kolumna poszukiwaną ilość części. W przypadku plików tekstowych oznaczenie części i poszukiwana ilość powinny znajdować się w jednym wierszu, a pozycje te powinny być oddzielone średnikiem. W przypadku list zakupowych możliwe jest Strona 16 z 28

17 stosowanie znaku * (gwiazdka) zastępującego dowolny ciąg znaków. Przykładowy plik listy zakupowej w formacie tekstowym: W przypadku problemu z odczytem pliku może pojawić się komunikat błędu w takiej sytuacji prosimy o kontakt z zespołem obsługi platformy ShareStock. Strona 17 z 28

18 5. Koszyk zakupów 5.1. Wybór metody dostawy Niezależnie od zastosowanego sposobu wyszukiwania części, kolejnym krokiem w procedurze zamawiania części jest dodawanie wyszukanych części do tzw. koszyka zakupów. Dodanie części do koszyka jest wymagane również w przypadku chęci wysłania zapytania ofertowego dotyczącego wyszukanego produktu (produktów). Aby dodać wyszukaną część do koszyka zakupów należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się z prawej strony listy zawierającej wyniki wyszukiwania: Po kliknięciu przycisku Dodaj zostaje otwarte okno służące do potwierdzenia dodawanej części oraz zawierające możliwość wyboru sposobu dostawy wraz z podanym szacowanym kosztem dostawy. Możliwości wyboru sposobu dostawy mogą się różnić w zależności od tego, jakie dostępne sposoby dostawy zostały zadeklarowane przez dostawcę części. Strona 18 z 28

19 Po wyborze opcji dostawy z prawej strony okna pojawia się przycisk Dodaj, którego kliknięcie powoduje dodanie wybranego produktu do koszyka zakupów. Przy wyborze metody dostawy użytkownik ma możliwość dopisania swoich uwag dotyczących zamówienia. Uwagi można wpisywać w dwóch polach tekstowych Dotyczy zlecenia oraz Uwagi. Uwagi te zostaną przypisane do produktu trafiającego do koszyka ich edycja będzie możliwa w momencie potwierdzania wysłania zamówienia bądź zapytania ofertowego. Strona 19 z 28

20 5.2. Wysyłanie zamówienia Zamówienie tworzone za pomocą platformy ShareStock zawsze dotyczy produktów (produktów) znajdującego się w koszyku zakupów. Zamówienie może zostać wysłane bezpośrednio po dodaniu produktu do koszyka zakupów, jak również w późniejszym terminie. Aby wysłać zamówienie należy przejść do koszyka zakupów poprzez wybór funkcji Koszyk zakupów w menu głównym: Zawartość koszyka zakupów wyświetlana jest w formie listy produktów. Wysłanie zamówienia następuje po naciśnięciu przycisku lewym dolnym rogu ekranu pod listą zakupów: znajdującego się w Strona 20 z 28

21 Z poziomu koszyka zakupów możliwe są następujące opcje: Zaznaczenie przycisku wyboru znajdującego się pod ikoną w górnej części listy zakupów powoduje wysłanie zapytania ofertowego dotyczącego produktów z listy zakupów (więcej w punkcie 5.3. Wysyłanie zapytania ofertowego ) Zaznaczenie przycisku wyboru znajdującego się pod ikoną w górnej części listy zakupów powoduje wysłanie potwierdzenie zamówienia na domyślny adres użytkownika (zalecane - opcja standardowo zaznaczona) Kliknięcie przycisku znajdującego się kolumnie Opis pozwala na edycję uwag dotyczących zamówienia lub zamawianych produktów Kliknięcie przycisku znajdującego się w prawej górnej części listy zakupów pozwala na zmianę wybranego sposobu dostawy. Kliknięcie przycisku znajdującego się z prawej strony listy zakupów służy do usuwania wybranych produktów z listy zakupów Kliknięcie przycisku znajdującego się w prawej górnej części listy zakupów służy do usuwania wszystkich produktów z koszyka zakupów Zaznaczenie przycisku wyboru przy opcji Kopia do: pozwala na wysłanie potwierdzenia zamówienia / zapytania na dodatkowy adres wpisywany w polu tekstowym: Przesłanie zamówienia za pomocą przycisku Wyślij powoduje automatyczne wysłanie potwierdzenia zamówienia na domyślny adres użytkownika (oraz opcjonalnie dodatkowy adres wpisywany w pod listą zakupów). Strona 21 z 28

22 Otrzymane mailem potwierdzenie zamówienia, oprócz wszystkich najważniejszych informacji dotyczących zamówienia, zawiera także odnośnik, którego kliknięcie powoduje wysłanie informacji potwierdzającej dostarczenie zamówionego towaru: Strona 22 z 28

23 5.3. Wysyłanie zapytania ofertowego Wysłanie zapytania ofertowego, podobnie jak wysłanie zamówienia, możliwe jest po wcześniejszym dodaniu produktu do koszyka zakupów (szczegóły w pkt. 5.1.) Aby wysłać zapytanie ofertowe, należy zaznaczyć przycisk wyboru znajdującego się pod ikoną w górnej części listy zakupów: Naciśnięcie przycisku Wyślij powoduje wysłanie zapytania ofertowego, a jego kopia trafia na adres wpisany w polu Kopia do:. Użytkownik zostaje poinformowany mailowo o uzyskanej odpowiedzi na swoje zapytanie ofertowe. Aby zapoznać się tą odpowiedzią należy: Nie będąc aktualnie zalogowanym na platformie ShareStock należy kliknąć przycisk znajdujący się w wiadomości informującej o nadejściu odpowiedzi LUB będąc zalogowanym na platformie ShareStock należy przejść do Historii zamówień poprzez wybór odpowiedniej funkcji w menu głównym, a następnie odnaleźć swoje zapytanie ofertowe na liście i kliknąć przycisk. Strona 23 z 28

24 Po otwarciu odpowiedzi na zapytanie ofertowe użytkownik ma możliwość zapoznania się z proponowaną ceną (w tym z informacjami o udzielonym rabacie oraz kosztach wysyłki): Użytkownik ma dwie możliwości reakcji na odpowiedź na zapytanie ofertowe oferta może być zaakceptowana lub odrzucona za pomocą odpowiednich przycisków Akceptuj lub Odrzuć znajdujących się w lewej dolnej części ekranu. Zaakceptowanie oferty skutkuje wysłaniem zamówienia, a potwierdzanie zamówienia odbywa się analogicznie, jak zostało to opisane w pkt.5.2. Odrzucenie oferty skutkuje ponownym wysłaniem zapytania do dostawcy wraz z informacją, że zaproponowane warunki nie są satysfakcjonujące. Strona 24 z 28

25 6. Przygotowywanie oferty sprzedaży części Użytkownik planujący sprzedaż części za pomocą internetowej platformy ShareStock zobowiązany jest do przygotowania wymaganych informacji o sprzedawanych częściach w formacie akceptowalnym przez system bazy danych platformy. Wymagane informacje o sprzedawanych produktach: - Oznaczenie produktu (nr katalogowy części lub oznaczenie wg producenta) - Nazwę producenta części - Opis techniczny towaru (do 256 znaków) - Stan techniczny towaru (część nowa w oryginalnym opakowaniu, część nowa bez oryginalnego opakowania, część używana sprawna, część regenerowana, część uszkodzona) - Ilość dostępnych sztuk towaru - Sugerowaną cenę sprzedaży (netto) w PLN - Dostępność i warunki wydawania towaru (termin w jakim możliwe jest przygotowanie części do wysyłki, dni i godziny w których możliwy jest odbiór towaru) Akceptowane formaty plików to arkusze kalkulacyjne (każda z wymienionych wyżej informacji w osobnej kolumnie), pliki baz danych lub pliki tekstowe (.txt,.csv dane każdej części w osobnym wierszu, poszczególne informacje rozdzielane średnikami). Strona 25 z 28

26 7. Historia zamówień Moduł Historii zamówień dostępny jest poprzez wybór funkcji Historia zamówień w menu głównym: Moduł ten służy do zarządzania zamówieniami użytkownika. Domyślnie każde otwarcie Historii zamówień powoduje wyświetlenie pełnej listy zamówień użytkownika (w przypadku ich dużej ilości ekran dzielony jest na strony), z uwzględnieniem zapytań ofertowych oraz odpowiedziami na nie. Lista zamówień użytkownika zawiera następujące informacje: - numer zamówienia (nr nadawany automatycznie przez system platformy ShareStock, jak i nr użytkownika wpisany podczas składania zamówienia), - dokładną datę i godzinę złożenia zamówienia -listę części wchodzących w skład każdego zamówienia (nazwa, ilość, zadeklarowana dostępność) - status zamówienia (wysłane, oczekujące, zrealizowane) - dodatkowe uwagi do zamówienia wpisane przez zamawiającego - cena i informacje o sposobie płatności - sposób dostawy Kliknięcie na wyświetlonym numerze zamówienia powoduje otwarcie nowego okna zawierającego szczegółowe informacje dotyczące interesującego nas zamówienia. Strona 26 z 28

27 W prawej części ekranu przedstawiającego listę zamówień znajdują się przyciski służące do zaznaczenia, czy dane zamówienie dotarło do zamawiającego, bądź, czy wystąpiło opóźnienie w dostawie: Moduł Historii zamówień umożliwia wyszukiwanie i sortowanie wyświetlanych zamówień wg ich statusów, numerów zamówienia lub oznaczeń części zawartych w zamówieniach. Strona 27 z 28

28 8. Dane kontaktowe Inter Cars S.A. Dział Przemysł Ul. Giełdowa 7/ Warszawa Tel Mail: Hotline ShareStock: Tel Mail: Skype: ic-sharestock Strona 28 z 28