ZAPYTANIE OFERTOWE. Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu, ul. F. Nowowiejskiego 11, Poznań tel , fax.

Transkrypt

1 Poznań, 31 lipca 2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE Zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w ramach procedury rozeznania rynku, Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu zaprasza do złożenia oferty na realizację szkolenia pn. Rachunkowość w warsztatach terapii zajęciowej organizowanych w ramach projektu systemowego pn. Koordynacja i współpraca na rzecz integracji społecznej Wielkopolski współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Jednocześnie informujemy, że wartość netto zamówienia w ramach prowadzonego postępowania nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. 1. Zamawiający: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Poznaniu, ul. F. Nowowiejskiego 11, Poznań tel , fax Przedmiot zapytania obejmuje: Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa w zakresie zorganizowania i przeprowadzenia jednego dwudniowego szkolenia pn. Rachunkowość w warsztatach terapii zajęciowej w Poznaniu lub okolicy Poznania (do 30 km od granic administracyjnych miasta Poznania). Usługa polega na przeprowadzeniu rekrutacji, organizacji dojazdu, organizacji cateringu, organizacji zaplecza technicznego szkolenia, przeprowadzeniu szkolenia, zgromadzeniu i przekazaniu Zamawiającemu dokumentacji dot. organizacji szkolenia. Cel szkolenia Zakres tematyczny szkolenia Celem szkolenia jest wzrost poziomu wiedzy kadry zarządzającej i personelu warsztatów terapii zajęciowej z terenu Wielkopolski w obszarze rachunkowości w warsztatach terapii zajęciowej. Regulamin organizacyjny WTZ. 1. Omówienie podstawowych postanowień dotyczących: - uczestników WTZ, - pracowników WTZ, - wolontariuszy, - rady programowej, - głównych celów i zadań WTZ, - wypłaty treningu ekonomicznego i premii dla uczestników,

2 Termin szkolenia realizacji Sposób organizacji szkolenia Uczestnicy szkolenia Metody i techniki, jakie Wykonawca zobowiązany jest zastosować podczas szkolenia 2. Regulamin wynagradzania pracowników indywidualnych w WTZ. 3. Instrukcja zasad obiegu dokumentów firmowo-księgowych oraz polityki rachunkowości. 4. Instrukcja kasowa WTZ. 5. Instrukcja inwentaryzacyjna. 6. Rachunkowość i księgowość w działalności WTZ: - plan finansowy jako podstawowy dokument zezwalający na wydatkowanie środków finansowych, - zmiany w planach finansowych, - kontrola realizacji planów finansowych, - ogólna charakterystyka rachunkowości, - zasady i sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, - metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, - ewidencja dochodów i wydatków przykładowy plan kont bankowych, - typowe przykłady księgowań operacji finansowych. 7. Podstawy prawa pracy. 8. Sprawozdawczość finansowa: - sporządzanie sprawozdań kwartalnych (PCPR, JST), - zamknięcie roku bilansowego (zamykanie poszczególnych kont), - sporządzanie rachunków strat i zysków,- sporządzanie bilansu za poszczególny rok. Szkolenie musi odbyć się pomiędzy 1 września 2013 r. a 30 listopada 2013 r. Szkolenie musi zostać zrealizowane, tj. zakończone w terminie do 30 listopada 2013 r. Informacja o planowanym terminie szkolenia zostanie przekazana Zamawiającemu nie później niż na 7 dni roboczych przed ich organizacją. Wykonawcy ubiegający się o realizację niniejszego zamówienia zobowiązują się zorganizować i przeprowadzić szkolenie dla 15 osób w wymiarze 16 godzin dydaktycznych dla każdej grupy (przy założeniu, że jedna godzina zajęć dydaktycznych to 45 minut). Szkolenie realizowane będzie w cyklu dwudniowego zjazdu. Zajęcia będą prowadzone przez co najmniej jednego szkoleniowca. Uczestnik, który ukończył szkolenie otrzyma zaświadczenie/certyfikat o ukończeniu szkolenia, na którym wskazany będzie zakres szkolenia oraz liczbę godzin szkoleniowych. Uczestnikami szkolenia będą pracownicy i wolontariusze instytucji pomocy i integracji społecznej, w tym szczególnie kadra zarządzająca i personel podmiotów ekonomii społecznej, zgodnie z Regulaminem uczestnictwa w projekcie pn. Koordynacja i współpraca na rzecz integracji społecznej Wielkopolski Metoda wykładowa. Metody warsztatowe np.: praca w grupach, dyskusja na forum w grupach, symulacje przypadku, studium przypadku, dyskusja kierowana, praca z tekstem, wymiana doświadczeń. Podczas zajęć wykorzystywane będą pomoce audiowizualne (np.: rzutnik, projektor, wideo, kamera).

3 Materiały szkoleniowe Rekrutacja i obsługa administracyjna Wykonawca zobowiązany jest zapewnić każdemu uczestnikowi komplet materiałów w tym dokumentu przykładowej polityki rachunkowości w WTZ. Materiały szkoleniowe zostaną przekazane Zamawiającemu do akceptacji nie później niż 7 dni roboczych przed organizacją szkolenia. Materiały powinny być przekazane do akceptacji w wersji ostatecznej. Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Współpracy z Zamawiającym w zakresie naboru kandydatów na szkolenie i tworzenia listy uczestników. Oznacza to: nawiązanie kontaktu Wykonawcy z przedstawicielami podmiotów ekonomii społecznej w pierwszej kolejności z osobami, które zadeklarowały gotowość uczestnictwa w przesłanych do Zamawiającego deklaracjach zgłoszeniowych. W przypadku braku zainteresowanych z tej grupy, Wykonawca skontaktuje się z przedstawicielami instytucji integracji i pomocy społecznej, w tym szczególnie podmiotów ekonomii społecznej zgodnie z bazą przekazaną przez Zamawiającego; - na podstawie otrzymanych zgłoszeń przeprowadzenie wstępnej kwalifikacji uczestników szkolenia oraz sporządzenie listy kandydatów do grupy, przekazanie sporządzonej listy kandydatów Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji. Dostarczenie ww. listy musi nastąpić na 2 dni robocze przed terminem rozpoczęcia szkolenia. poinformowanie kandydatów, po otrzymaniu od Zamawiającego akceptacji zgłoszonych uczestników, o zakwalifikowaniu się na szkolenie. Wykonawca dokonuje ww. czynności posługując się formularzami przygotowanymi przez Zamawiającego i z wykorzystaniem danych kontaktowych udostępnionych przez Zamawiającego. Zamawiający prowadzi działania wspierające działania Wykonawcy w formie ogłoszeń, listów oraz informacji na stronie internetowej. Mają one na celu promowanie szkolenia i informowanie o szkoleniu podmiotów ekonomii społecznej w Wielkopolsce. 2. Rzetelnego sporządzenia i prowadzenia dokumentacji projektowej, na podstawie wzoru ustalonego przez Zamawiającego, tj.: - formularzy zgłoszeniowych, - list obecności potwierdzających jednocześnie skorzystanie z wyżywienia i noclegu oraz otrzymanie materiałów szkoleniowych i promocyjnych, - deklaracji uczestnictwa, - zaświadczeń o zatrudnieniu, - zaświadczeń o udziale w szkoleniu zawierających imiona i nazwiska osób prowadzących szkolenie, - ankiet ewaluacyjnych. 3. Przekazywania Zamawiającemu oryginałów dokumentacji projektowej związanej z realizacją usługi szkoleniowej nie później niż w ciągu 7 dni kalendarzowych od zakończenia szkolenia w następującej szczegółowości: formularze zgłoszeniowe, deklaracje uczestnictwa, zaświadczenia o zatrudnieniu, lista obecności, ankiety ewaluacyjne. Wymagane jest aby deklaracje uczestnictwa oraz zaświadczenia o zatrudnieniu zostały złożone przez uczestników w momencie ich rejestracji na szkoleniu i były dostarczone Zamawiającemu na żądanie. 4. Prowadzenia ewidencji obecności uczestników na zajęciach w każdym dniu, na podstawie listy obecności potwierdzonej przez osobę koordynującą

4 lub wykładowcę. 5. Przeprowadzenia badań ankietowych na potrzeby monitoringu i bieżącej ewaluacji projektu. 6. Wydania uczestnikom zaświadczeń o udziale w szkoleniu według treści ustalonej z Zamawiającym. 7. Wydania uczestnikom materiałów promocyjnych udostępnionych przez Zamawiającego. 8. Ochrony danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) i przekazania ich do Zamawiającego w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo. 9. Przestrzegania wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 10. Poinformowania uczestników o finansowaniu szkolenia ze środków UE w ramach EFS. Dojazd Zakwaterowanie Wykonawca jest zobowiązany zorganizować dojazd uczestników na szkolenie jeżeli będzie się odbywać poza granicami administracyjnymi miasta Poznania: pierwszego dnia szkolenia z miejsca zbiórki uczestników szkolenia do miejsca, w którym realizowane będzie szkolenie oraz po zakończeniu szkolenia powrót do miejsca zbiórki. Miejscem zbiórki uczestników szkolenia będzie Dworzec Letni w Poznaniu, ul. Dworcowa 1 (odbiór uczestników w dniu ich rozpoczęcia nastąpi z Dworca Letniego w Poznaniu. Godzina odjazdu zostanie uzgodniona z Wykonawcą przed podpisaniem umowy). Dojazd zorganizowany będzie z wykorzystaniem transportu samochodowego z zachowaniem zasad bezpieczeństwa przejazdu oraz wygody (dla każdej osoby miejsce siedzące, w razie potrzeby ogrzewanie lub klimatyzacja). Wykonawca jest zobowiązany zapewnić zakwaterowanie uczestników edycji w pokojach 2 lub 1 osobowych, w hotelu trzygwiazdkowym lub ośrodku rekreacyjno szkoleniowym spełniającym standard hotelu trzygwiazdkowego w Poznaniu lub w odległości do 30 km od miasta Poznania. Obiekt nie może być położony w bezpośrednim sąsiedztwie ruchliwych ciągów komunikacyjnych: dróg, torów kolejowych, korytarzy powietrznych. Standard zakwaterowania powinien spełniać następujące wymagania: komfort akustyczny w całym obiekcie, oświetlenie dostosowane do charakteru pomieszczeń, temperatura w pomieszczeniach dostosowana do potrzeb użytkowników, telefon i fax dostępny dla gości w recepcji, pokoje wyposażone w łazienkę z WC, garderobę szafa lub wnęka z wieszakami, łazienka z dostępną zimną i ciepłą wodą przez całą dobę, ręczniki, przechowanie bagażu gości przed zajęciem i po zwolnieniu pokoju, sprzętu umożliwiającego udzielenie pierwszej pomocy w nagłych wypadkach apteczka w recepcji, umożliwienie skorzystania z napojów przez całą dobę. W sytuacji gdy uczestnikiem szkolenia będzie osoba niepełnosprawna,

5 Wyżywienie Wykonawca zapewni możliwość udziału tej osoby w szkoleniu. Za wybór wykonawcy usług cateringowych odpowiada Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do kontaktu z dostarczycielem usług cateringowych w sprawie terminowości dostarczenia wyżywienia. Wykonawca zobowiązany jest do kontaktu z Zamawiającym w razie zaistnienia jakichkolwiek opóźnień i problemów związanych z dostarczeniem wyżywienia. Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia, a dostarczane posiłki powinny zapewniać 100% całodziennego zapotrzebowania na energię i składniki odżywcze. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom podczas szkolenia: pierwszego dnia - obiad dwudaniowy z napojem oraz kolację integracyjną, drugiego dnia - śniadanie, obiad dwudaniowy z napojem, 2 serwisy konferencyjne w każdym dniu szkolenia, składające się z kawy, herbaty, wody mineralnej, soków, owoców; np. jabłko lub banan, wyrobów cukierniczych. Ww. posiłki powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa, ale w tym samym budynku lub na terenie tego samego ośrodka lub hotelu. Posiłki powinny być podawane na zastawie ceramicznej, z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków. Śniadanie w formie szwedzkiego bufetu, w tym co najmniej: Pieczywo dwa rodzaje. Danie na ciepło: np. jajecznica, kiełbaski. Wędliny dwa rodzaje. Sery dwa rodzaje. Dżem. Mleko. Jogurt. Płatki śniadaniowe. Świeże warzywa: np. ogórek, pomidor. Napoje: - kawa, herbata do wyboru, soki podane w szklanym dzbanku, przynajmniej dwa rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana podana w szklanym dzbanku lub w butelce. Dodatki: cukier, mleko, cytryna, masło dostępne dla każdego uczestnika Obiad składający się przynajmniej z: Zupy (co najmniej 350 ml) Dania głównego: ziemniaki zamiennie z ryżem, makaronem lub kaszą (co najmniej 200g), sztuka mięsa (co najmniej 150g bez sosu, z sosem 170g) zamiennie z kotletem schabowym (co najmniej 150g), rybą (co najmniej 150g), drobiem (co najmniej 150g), warzywami gotowanymi oraz zestaw surówek z warzyw sezonowych (co najmniej 200g). Napoje: soki; przynajmniej dwa rodzaje w szklanym dzbanku, woda mineralna gazowana i niegazowana, podana w szklanym dzbanku lub w butelce. Podane gramatury dotyczą produktów po obróbce termicznej. Obiad może być dostarczony jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podania obiadu, pod warunkiem zachowania odpowiedniej temperatury dań.

6 Sale szkoleniowe Kolacja powinna się składać przynajmniej z: Dania głównego podawanego na ciepło. Zimnej płyty składającej się z: wędliny (dwa rodzaje), sera (dwa rodzaje), warzyw sezonowych, warzyw marynowanych, sałatek itp. Pieczywo dwa rodzaje Napoje: kawa, herbata: do wyboru dla Uczestników Soki; przynajmniej dwa rodzaje, podane w szklanym dzbanku, Woda mineralna gazowana i niegazowana; podana w szklanym dzbanku lub w butelce Dodatki: cukier, mleko, cytryna, masło; dostępne dla każdego uczestnika. Wykonawca powinien zapewnić uczestnikom szkoleń warunki do nauki w oparciu o zasady BHP. Sale dydaktyczne muszą znajdować się w obiekcie lub na terenie tego samego ośrodka, w którym zakwaterowani są uczestnicy szkolenia. Sale dydaktyczne powinny posiadać okna i być wyposażone w sprzęt do przeprowadzenia szkoleń (projektor multimedialny, laptop, nagłośnienie, flipcharty z kartkami papieru oraz kompletem pisaków), umożliwiający realizację zajęć w sposób określony w koncepcji realizacji szkolenia. 3. Wymagania dot. podmiotu/osoby realizującego zlecenie: a. dysponowanie co najmniej 1 trenerem mającym udokumentowane doświadczenie w realizacji szkoleń w obszarze rachunkowości (co najmniej 3 szkolenia), w tym szczególnie rachunkowości w warsztatach terapii zajęciowej; b. udokumentowane doświadczenie Wykonawcy w zakresie organizacji co najmniej 3 dwudniowych szkoleń skierowanych każdorazowo do co najmniej 15 uczestników; 4. Opis sposobu przygotowania oferty. Oferta powinna zawierać następujące elementy: a. wykaz szkoleń wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów świadczących o ich należytym wykonaniu; b. wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia; c. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

7 d. koncepcję realizacji szkolenia wraz ze wskazaniem szczegółowego planu szkolenia, rozpisanych bloków tematycznych i propozycji zadań do wykonania w ich ramach wraz z uzasadnieniem wyboru poszczególnych zadań; e. opis miejsca zakwaterowania, koncepcji dojazdu uczestników oraz proponowane menu; f. szczegółowy kosztorys realizacji szkolenia; g. jeżeli podmiot posiada wpis do rejestru instytucji szkoleniowych kopia dowodu wpisu do rejestru; h. jeżeli podmiot jest podmiotem ekonomii społecznej dokument potwierdzający status podmiotu ekonomii społecznej w rozumieniu Regionalnego Planu Rozwoju Ekonomii Społecznej w Wielkopolsce na lata tzn.: warsztatów terapii zajęciowej, spółdzielni socjalnej, zakładu aktywności zawodowej, centrum integracji społecznej, klubu integracji społecznej, organizacji pozarządowej prowadzącej działalność gospodarczą, organizacji pozarządowych prowadzących odpłatną działalność statutową, spółdzielni czy towarzystw wzajemnościowych odpis z danego rejestru lub kopia decyzji o nadaniu statusu. 5. Zamawiający dokona wyboru oferty w oparciu o kryteria: a. Cena 60%, max. 60 pkt. b. Koncepcja realizacji szkolenia 10 %, max. 10 pkt., w tym propozycja trafnych w odniesieniu do potrzeb WTZ zadań i ćwiczeń max. 8 pkt (2 pkt. za każdą propozycję, max. 8 pkt.) oraz propozycja adekwatnego do problematyki szkolenia podziału na bloki szkoleniowe i harmonogramu poszczególnych bloków max. 2 pkt. c. Doświadczenie szkoleniowe trenera z zakresu rachunkowości 10 %, max. 10 pkt. (realizacja 1 szkolenia 2 pkt., max. 10 pkt) d. Doświadczenie szkoleniowe trenera z zakresu rachunkowości w WTZ 10 %, max. 10 pkt. (realizacja 1 szkolenia 2 pkt., max. 10 pkt) e. Doświadczenie podmiotu w realizacji szkoleń z zakresu rachunkowości 5 %, max. 5 pkt. (realizacja 1 szkolenia 1 pkt., max. 5 pkt) f. Status Wykonawcy - podmiotu ekonomii społecznej w rozumieniu Regionalnego Planu Rozwoju Ekonomii Społecznej w Wielkopolsce na lata tzn.: warsztatów terapii zajęciowej, spółdzielni socjalnej, zakładu aktywności zawodowej, centrum integracji społecznej, klubu integracji społecznej, organizacji pozarządowej prowadzącej działalność gospodarczą, organizacji pozarządowych prowadzących odpłatną działalność statutową, spółdzielni czy towarzystw wzajemnościowych 5 %, 5 pkt. 6. Sposób i termin złożenia oferty cenowej:

8 Oferty należy składać pocztą elektroniczną do dnia 12 sierpnia 2013 r. do godziny na adres: Dodatkowych informacji udziela: Zofia Rutkowska lub Aleksandra Andrzejewska, mail: tel Uwagi końcowe: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 3. Zamawiający wykluczy z postępowania oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. 4. Ofertę oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia kryteriów oceny ofert w trakcie trwania negocjacji. 7. Ostateczny wybór oferenta, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru. 8. Oferty złożone po terminie lub nieodpowiadające wymogom formalnym nie zostaną rozpatrzone. 9. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art k.c. 10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. 11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. 12. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.