GLOBALNA POLITYKA ANTYKORUPCYJNA PPG

Transkrypt

1 Jako pracownik firmy PPG, jesteś zobowiązany/a przeczytać i przestrzegać globalnej polityki antykorupcyjnej PPG. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości dotyczących tej polityki lub przestrzegania zasad zgodności, należy kontaktować się z Dyrektorem ds. Zgodności firmy PPG (chiefcomplianceofficer@ppg.com). Zapoznanie się z polityką oznacza zrozumienie i potwierdzenie przestrzegania jej zasad zgodności. Dziękuję. Wstęp GLOBALNA POLITYKA ANTYKORUPCYJNA PPG Jako firma międzynarodowa działająca w ponad sześddziesięciu krajach, PPG by zgodnie z prawem prowadzid swoją działalnośd jest zobowiązana do przestrzegania wielu praw i przepisów. Kluczowe spośród nich są prawa i przepisy dotyczące kwestii łapówek oraz korupcji pomiędzy prywatnymi firmami oraz pomiędzy prywatnymi firmami a instytucjami rządowymi. Ponadto Globalny Kodeks Etyki firmy PPG jasno przedstawia nasze intencje oraz zobowiązanie, by zawsze postępowad uczciwie i etycznie we wszystkich przejawach naszej działalności. W uznaniu dla powyższych wymogów oraz w celu podkreślenia naszego zaangażowania, firma PPG rozwinęła Globalną Politykę Antykorupcyjną ( Polityka ), która ma zastosowanie wobec firmy PPG Industries, Inc. ( PPG ) i spółek będących całkowicie w jej posiadaniu lub pod kontrolą ( spółki niezależne ) na całym świecie. Polityka ta ma za zadanie w sposób przejrzysty wspierad i budowad, w oparciu o Globalny Kodeks Etyki, standardy i zasady naszej działalności, która musi byd zgodna z rygorystycznymi przepisami antyłapówkarskimi i antykorupcyjnymi na całym świecie. Obecnie, we wszystkich krajach, w których działa PPG istnieją przepisy antyłapówkarskie lub antykorupcyjne. Prawa i przepisy, które odnoszą się do tych kwestii zawarte są w amerykaoskiej ustawie o przeciwdziałaniu praktykom korupcyjnym za granicą (U.S. Foreign Corrupt Practices Act), brytyjskiej ustawie antykorupcyjnej (U.K. Bribery Act) oraz w chioskim kodeksie karnym. Pomimo że istnieją pewne różnice pomiędzy wspomnianymi przepisami, wszystkie one zostały przyjęte, by wyeliminowad korupcję z rynku światowego, przywrócid społeczną wiarę w uczciwośd rynku oraz promowad uczciwe i konkurencyjne środowisko handlowe, w ramach którego prowadzona jest działalnośd. Zobowiązanie Sedno tej polityki znajduje odzwierciedlenie w rozdziale Globalnego Kodeksu Etyki PPG poświęconym działaniom antykorupcyjnym: PPG zakazuje łapownictwa i korupcji we wszystkich transakcjach biznesowych na terenie każdego kraju. Zasada ta obowiązuje w przypadku wszystkich transakcji pomiędzy PPG i stroną trzecią, bez względu na to, czy transakcja ta ma miejsce pomiędzy PPG i podmiotem prywatnym, czy PPG a urzędnikami paostwowymi. Szczególnie restrykcyjne zakazy dotyczą dowolnych wysiłków w celu wywarcia niewłaściwego wpływu na urzędników paostwowych włączając pracowników jednostek stanowiących własnośd skarbu paostwa lub kontrolowanych przez rząd, zaangażowanych w zwykłe działania komercyjne. Nasze wyraźne zobowiązanie w ramach Polityki Antykorupcyjnej dotyczące płatności, brzmi: Zabrania się pracownikom oraz pośrednikom PPG składania, oferowania oraz przyjmowania łapówek, płatności lub jakichkolwiek innych korzyści w celu niewłaściwego pozyskania lub utrzymania kontraktów, kontaktów biznesowych, zezwoleo rządowych, korzystnego opodatkowania lub przepisów celnych, a także zabezpieczania innych niewłaściwych korzyści Rew 09/11 Strona 1

2 biznesowych z jakąkolwiek instytucją lub jednostką. Łapówki, nielegalne prowizje oraz inne nielegalne lub nieetyczne płatności oraz korzyści są zabronione, nawet jeżeli są powszechnie stosowane przez inne osoby w kraju lub branży, w ramach których działa PPG. Dodatkowo, wiele z tych praw i przepisów nakłada na firmy równie ważny obowiązek tworzenia wewnętrznych mechanizmów kontroli oraz praktyk księgowych, które będą zapobiegad używaniu funduszy w celach korupcyjnych i niezgodnych z prawem. Jest niezmiernie ważne, żeby księgowośd firmy prowadzona była w sposób, który umożliwi odkrycie jakichkolwiek niezgodności, tak by odpowiednie środki zaradcze mogły zostad podjęte. Zgodnie z powyższymi wymaganiami nasza Polityka wygląda następująco: PPG będzie prowadzid księgi oraz rejestry w sposób dokładnie i uczciwie przedstawiający transakcje firmy oraz będzie utrzymywad system dokładnych wewnętrznych kontroli księgowych. Księgi i rejestry muszą byd prowadzone w sposób należycie szczegółowy, tak by dokładnie przedstawiały transakcje przeprowadzane przez firmę oraz użycie jej zasobów finansowych. Wszelkie transakcje pozaksięgowe zawierane przez naszych pośredników, prywatne firmy, zagraniczne rządy lub ich przedstawicieli są pogwałceniem tej Polityki. Nasze mechanizmy wewnętrznych kontroli księgowych są szczegółowo opisane w Podręczniku Kontroli PPG (PPG's Controller's Manual). Wytyczne Ze względów praktycznych każdy powinien uważnie przeczytad i zrozumied poniższe punkty: Wartośd płatności. Określenie rzeczy wartościowe obejmuje szeroki zakres różnych przedmiotów i usług. Najczęściej podawane przykłady to gotówka, prezenty, posiłki, rozrywka, obligacje, ruchomości, zaciągnięcie lub darowanie długu, darowizny i usługi. Nawet jeżeli wartośd przedmiotu jest niewielka, jest to ciągle naruszenie przepisów, którego należy unikad. Skutecznośd propozycji Zgodnie z prawem wielu krajów, PPG narusza przepisy nawet, jeżeli propozycja płatności lub łapówki została odrzucona. Nie ma znaczenia, czy płatnośd została faktycznie dokonana i czy odbiorca wykonał coś dla Ciebie. Naruszenie przepisów ma miejsce w momencie złożenia nieodpowiedniej propozycji lub dokonania zapłaty. Urzędnicy paostwowi/prywatne firmy. Nasza Polityka zabrania łapownictwa i korupcji pomiędzy firmą PPG i jej partnerami handlowymi oraz PPG i urzędnikami paostwowymi. Niektóre przepisy prawa szczegółowo określają tylko łapówki i płatności wobec wewnętrznych i zagranicznych urzędników paostwowych. Przepisy te nakładają wysokie kary i grzywny za ich złamanie. W wielu krajach rząd może byd posiadaczem części udziałów w firmie, z którą PPG prowadzi interesy. Nie zawsze wiadomo, czy dana firma jest wyłącznie prywatnym przedsiębiorstwem, czy też jakaś jej częśd jest własnością rządu, dlatego tak ważne jest, żeby wszyscy współpracownicy PPG nigdy nie oferowali ani nie wręczali łapówek lub niestosownych płatności żadnym podmiotom. Agenci i inni pośrednicy. W wielu krajach w sprzedaży swoich produktów i usług PPG polega na agentach sprzedaży (czasami nazywanych przedstawicielami handlowymi). Należy pamiętad, że zakaz łapówek oraz niestosownych płatności dotyczy także tego rodzaju pośredników. PPG ponosi odpowiedzialnośd, jeżeli jeden z jej agentów lub pod-agentów dokona niezgodnej z prawem płatności lub wręczy łapówkę potencjalnemu lub istniejącemu już klientowi PPG. Podobnie, niestosowne płatności lub łapówki nie mogą byd przekazywane znajomym lub członkom rodziny osoby zatrudnionej przez klienta lub urzędnika paostwowego, jeżeli PPG wie Rew 09/11 Strona 2

3 lub domyśla się, że taka płatnośd przyniesie korzyśd klientowi lub urzędnikowi paostwowemu i będzie nieodpowiednio wykorzystana. Niezbędne jest, by przy decyzji o wykorzystaniu agentów i pośredników jasno ustalid cele biznesowe, które agent lub pośrednik będzie realizował. Musimy zawsze wiedzied, z kim prowadzimy interesy i mied gwarancję, że osoby które działają w imieniu PPG postępują etycznie oraz zgodnie z niniejszą Polityką, obowiązującymi prawami i przepisami. Rozwinęliśmy wewnętrzny proces, który musi byd wykorzystywany przy początkowej selekcji agentów i pośredników oraz do weryfikowania ich uczciwości w trakcie trwania wzajemnych relacji. Musimy postępowad równie starannie podczas wybierania partnerów joint venture, kandydatów do przejęcia i powiązanych z nimi agentów oraz przedstawicieli. Firma PPG może zostad pociągnięta do odpowiedzialności za niewłaściwe działania przejętej firmy lub partnera joint venture (i) jeżeli na czas nie zostanie przeprowadzona uważna ocena potencjalnego ryzyka; (ii) jeżeli nie zostanie wprowadzony skuteczny program zgodności dla tych podmiotów; lub (iii) jeżeli niewłaściwa działalnośd nie zostanie powstrzymana. Rabaty i upusty. Jak wiele firm, PPG oferuje czasami rabaty i różnego rodzaju płatności lub upusty swoim klientom w celu pozyskania lub utrzymania kontraktów lub jako wykonanie wynegocjowanych porozumieo handlowych. Takie płatności nie są uznawane za niewłaściwe, jeżeli są wyraźnie zawarte w kontrakcie, są rozsądne oraz zgodne z praktyką SBU, nie są wypłacane w gotówce, są płacone podmiotowi, będącemu klientem bezpośrednio, a nie przez jednostki lub stronę trzecią, bez zgody działu prawnego, są właściwie zaksięgowane i są zgodne z wymogami umowy. Zapobieganie łapówkarstwu. Zgodnie z prawem niektórych krajów firma PPG może zostad uznana winną przestępstwa karnego, jeżeli nie zapobiegła łapówkarstwu dokonanemu, na przykład, przez pracownika lub agenta sprzedaży. W przypadku agentów, możemy byd pociągnięci do odpowiedzialności niezależnie od tego, czy ktokolwiek w firmie miał rzeczywistą wiedzę o łapówce. Podarunki, posiłki, podróże, imprezy promocyjne oraz rozrywka. Z praktycznego punktu widzenia zrozumiałe jest wręczanie klientom, dostawcom i partnerom handlowym stosownych i rozsądnych podarunków, organizowanie przyjęd oraz zapraszanie na posiłki, ponieważ takie działania wpływają na ustanowienie pozytywnych relacji biznesowych. W wielu kulturach, w ramach relacji pomiędzy partnerami biznesowymi, oczekiwane jest wręczanie skromnych podarunków. Jednak wręczanie drogich lub niestosownych przedmiotów lub usług tego typu jest niedozwolone. Wszelkie imprezy promocyjne, podróże, podarunki, także w formie rozrywki lub posiłków muszą byd proporcjonalne w stosunku do okazji oraz muszą byd zgodne z polityką PPG oraz prawami i przepisami kraju osoby obdarowywanej. Przykładowo, mimo że pokrywanie kosztów wizyty klientów w pomieszczeniach produkcyjnych, badawczych i innych budynkach PPG w uzasadnionych celach biznesowych jest właściwe i akceptowane, należy jednak zachowad ostrożnośd. Czas trwania wizyty musi byd współmierny z czasem niezbędnym do zrealizowania celu wizyty, jej koszty muszą byd rozsądne oraz muszą dotyczyd faktycznych wydatków związanych z wizytą. Wszelkie niezwiązane z wizytą koszty, takie jak przedłużenie wizyty, zakupy, usługi itp. muszą byd pokryte przez klienta. Dodatkowo, poniesione koszty oraz podjęte działania w ramach imprez promocyjnych, podróży, podarunków, rozrywki i posiłków muszą byd przejrzyste oznacza to, że dokumenty ewidencjonujące Rew 09/11 Strona 3

4 wspomniane koszty i działania muszą odnosid się do osób zaangażowanych, identyfikowad jasny cel biznesowy, opisywad podjęte działania, przedstawiad sumę wydanych pieniędzy itp. Wpłaty na cele charytatywne. Jako dobry obywatel korporacyjny, PPG dokonuje regularnych i hojnych datków na rzecz uznanych organizacji charytatywnych na całym świecie. Działalnośd charytatywna PPG odbywa się poprzez fundację PPG Industries (PPG Industries Foundation) oraz w ramach programu Globalnej Charytatywności (Global Charitable Contributions Program). Wielu pracowników jest zaskoczonych, kiedy dowiaduje się, że datki charytatywne mogą stanowid naruszenia praw i przepisów antyłapówkarskich i antykorupcyjnych. Ryzyko takie wzrasta, jeżeli datki dokonywane są na bezpośrednią prośbę, sugestię lub rekomendację ze strony urzędnika paostwowego lub partnera handlowego. Dokonanie wpłaty na rzecz tak wskazanej jednostki może byd uznane jako pośrednie wręczenie łapówki w celu pozyskania lub utrzymania kontraktów, kontaktów biznesowych, zezwoleo rządowych, korzystnego opodatkowania lub przepisów celnych, a także zabezpieczania innych niewłaściwych korzyści biznesowych. Darowizny przekazane w imieniu PPG lub jej niezależnych spółek powinny byd dokonywane w porozumieniu z dyrektorem wykonawczym Corporate Global Social Responsibility lub regionalnymi przewodniczącymi komisji programu Globalnej Charytatywności (Global Charitable Contributions Program), a jeśli to konieczne z działem prawnym PPG. Wpłaty na cele polityczne. Obywatelstwo korporacyjne PPG oznacza również rozwijanie i utrzymywanie konstruktywnych relacji z urzędnikami paostwowymi. PPG popiera politykówkandydatów poprzez przyjętą strukturę w ramach wymogów prawa krajowego oraz za zgodą działu PPG ds. rządowych w Stanach Zjednoczonych. Podobnie jak w sytuacji ryzyka związanego z datkami charytatywnymi, istnieje wyraźna obawa, że wpłaty dokonane na rzecz politykakandydata lub partii dokonane zostaną na bezpośrednią prośbę, sugestię lub rekomendację urzędnika paostwowego lub partnera handlowego. Każdy pracownik, który jest proszony o dokonanie wpłaty na rzecz urzędnika paostwowego innej niż dobrowolny, osobisty wkład w kampanię wyborczą w Stanach Zjednoczonych musi skontaktowad się z działem PPG ds. rządowych w Stanach Zjednoczonych. Pracownicy, którzy proszeni są o dokonanie wpłat na rzecz kampanii lub na rzecz urzędnika paostwowego poza Stanami Zjednoczonymi, również powinni skonsultowad taką decyzję z działem PPG ds. rządowych. Konsekwencje Złamanie zasad niniejszej Polityki oraz złamanie przepisów antykorupcyjnych i antyłapówkarskich może skutkowad poważnymi karami przewidzianymi w kodeksie karnym i/lub cywilnym. Kary te dotyczą zarówno Firmy, jak i osoby uwikłanej w niedozwolone działanie. Zawsze należy postępowad w sposób, który nie stwarza chodby pozorów naruszenia niniejszych przepisów. Kary finansowe nakładane na podstawie niektórych przepisów są nielimitowane i często przekraczają kilka milionów dolarów. Kary przewidziane w kodeksie karnym dla jednostek mogą wynosid dziesięd lub więcej lat więzienia, plus karę grzywny, której PPG nie może spłacid w imieniu jednostki. Jakiekolwiek naruszenie niniejszej Polityki oraz wspomnianych przepisów i praw może skutkowad podjęciem przez Firmę działao dyscyplinarnych, włącznie ze zwolnieniem pracownika, który dopuścił się naruszenia. Monitoring i ocena Kierownictwo SBU jest odpowiedzialne za ustanowienie kontroli, która zagwarantuje, że działalnośd na skalę światową prowadzana jest zgodnie z polityką PPG oraz wszystkimi obowiązującymi prawami Rew 09/11 Strona 4

5 i regulacjami. Dział audytów PPG (Corporate Audit Services) będzie regularnie przeprowadzał monitoring i ocenę pracowników pod względem zgodności ich pracy z niniejszą Polityką, odpowiednimi procedurami oraz prawami i przepisami. Zgłaszanie Każdy dyrektor, urzędnik lub pracownik PPG i jej niezależnych spółek, który podejrzewa bądź wie o łamaniu niniejszej Polityki lub wspomnianych praw i przepisów jest zobowiązany do przekazania takiej informacji dyrektorowi PPG ds. zgodności, innym organom wymienionym poniżej lub poprzez poufną i anonimową Etyczną Infolinię. Zasoby Jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Polityki i wspomnianych praw i przepisów, prosimy o kontakt: Dyrektor PPG ds. zgodności Stany Zjednoczone ( ) Starszy wiceprezes PPG i Radca generalny Stany Zjednoczone ( ) Radca regionalny PPG: o Radca Generalny Azja Pacyfik ( ) o Radca Generalny Europa, Bliski Wschód i Afryka (EMEA) ( ) o Dyrektor ds. prawnych i zgodności Ameryka Południowa ( ) Starszy radca PPG w dziale ds. zgodności (Stany Zjednoczone zgodnośd/u.s FCPA) ( ) Starszy radca prawny PPG (Wielka Brytania zgodnośd/brytyjska ustawa antykorupcyjna) ( ) Rew 09/11 Strona 5