WYTYCZNE DOTYCZĄCE STRON TRZECICH

Transkrypt

1 WYTYCZNE DOTYCZĄCE STRON TRZECICH

2

3 Spis treści 1. Cele i zakres obowiązywania 1 2. Współobowiązujące dokumenty 1 3. Strony Trzecie 1 4. Ogólne standardy dotyczące relacji ze stronami trzecimi 1 5. Uregulowania szczególne dla pośredników handlowych 1 6. Weryfikacja uczciwego postępowania 2 7. Kontrola przestrzegania zasad compliance 3 8. Zobowiązanie do przestrzegania zasad compliance i konsekwencje w razie ich naruszania 4 9. Historia zmian 4

4 Wytyczne dotyczące stron trzecich Strona 1 1. Cele i zakres obowiązywania Poza zasadami objaśnionymi w Kodeksie postępowania koncernu Bilfinger, odnośne Wytyczne dotyczące stron trzecich zawierają konkretne instrukcje postępowania w zakresie ważnym dla unikania ryzyk z tytułu compliance we współpracy z określonymi partnerami handlowymi. Kodeks postępowania oraz Wytyczne dotyczące stron trzecich obowiązują Zarząd, kierownictwa jednostek, kadrę kierowniczą oraz wszystkich innych pracowników koncernu Bilfinger. 2. Współobowiązujące dokumenty Współobowiązującym dokumentem jest Kodeks postępowania. 3. Strony Trzecie Współpraca z określonymi partnerami handlowymi (dostawcami, usługodawcami, podwykonawcami, pośrednikami handlowymi, partnerami w spółkach powoływanych w celu realizacji umowy, partnerami w spółkach typu joint venture oraz partnerami w konsorcjach, wspólnie określanymi poniżej jako strony trzecie ) może narazić koncern na poważne ryzyka związane z nieprzestrzeganiem zasad compliance. Poniżej ustalone zostały ogólne standardy dotyczące relacji ze stronami trzecimi (ustęp 4.), uregulowania szczególne dla pośredników handlowych (ustęp 5.) oraz wytyczne dotyczące weryfikacji uczciwego postępowania stron trzecich (ustęp 6.). Wytyczne uczciwej konkurencji zawierają jako uzupełnienie wymogi wynikające z prawa antymonopolowego. Ze względu na mniejsze ryzyka wynikające z nieprzestrzegania zasad compliance dla koncernu Bilfinger, wytyczne niniejsze nie obowiązują we współpracy z innymi partnerami handlowymi, takimi jak klienci lub urzędy. 4. Ogólne standardy dotyczące relacji ze stronami trzecimi Legalność Angażowanie stron trzecich musi być zgodne z odpowiednimi ustawami, z 10 zasadami inicjatywy Global Compact Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz wewnętrznymi wytycznymi koncernu, w szczególności z wytycznymi w zakresie zaopatrzenia. Reputacja Nielegalne działania stron trzecich mogą narazić na szwank dobre imię koncernu Bilfinger. Dlatego podczas wyboru partnerów handlowych należy wziąć pod uwagę także ich reputację oraz uczciwość. Obowiązki nadzorowania Zaangażowanie strony trzeciej, może spowodować dla koncernu Bilfinger obowiązek nadzorowania strony trzeciej, a jego niedopełnienie będzie powodować sankcje w stosunku do koncernu. Przykładowo, możemy zostać zobligowani do monitorowania pracowników podwykonawcy zatrudnionych na projektach koncernu. Nie wystarcza więc zapewnienie że nasze własne postępowanie jest zgodne z prawem, lecz, na ile jest to możliwe, musimy także zapewnić przestrzeganie prawa przez stronę trzecią. 5. Uregulowania szczególne dla pośredników handlowych Na przykładach z różnych przedsiębiorstw w kraju i za granicą okazało się, że angażowanie pośredników handlowych jest szeroko stosowaną metodą wykorzystywaną do płacenia łapówek. Z tego powodu pośredników handlowych obowiązują poniższe uregulowania szczególne, które wy-

5 Wytyczne dotyczące stron trzecich Strona 2 biegają poza ogólne wytyczne (w szczególności wytyczne zaopatrzenia). Pojęcie pośrednika handlowego obejmuje przy tym wszystkich usługodawców, których działalność jest nastawiona na składanie zamówień na rzecz koncernu Bilfinger, bądź na dystrybucję produktów i usług koncernu lub których wynagrodzenie jest w znaczącym stopniu uzależnione od dokonania transakcji handlowej przez koncern Bilfinger niezależnie od ich określenia. Wszystkie umowy z pośrednikami handlowymi zgodne z powyższą wykładnią muszą zostać zatwierdzone przez kierownictwo spółki nadrzędnej koncernu cząstkowego i dopuszczone przez szefa właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). Dopuszczenie może nastąpić dopiero po spełnieniu następujących warunków: Pośrednika handlowego poddano weryfikacji pod kątem uczciwego postępowania (patrz poniżej ustęp 6.). Umowa z pośrednikiem handlowym zawierana jest w formie pisemnej. Świadczenia umowne są w umowie jasno opisane i regularnie dokumentowane przez pośrednika handlowego (na przykład przez comiesięczne raporty z działalności). Pośrednik handlowy jest w stanie udowodnić, że posiada kompetencje oraz odpowiednią wiedzę fachową wymaganą dla zlecanych prac lub realizowanych świadczeń. Pośrednik handlowy nie pracuje ani pośrednio ani bezpośrednio na rzecz potencjalnego zleceniodawcy, ani nie znajduje się w sytuacji związanej z żadnym innym konfliktem interesów. Wynagrodzenie pośrednika handlowego jest stosowne do wykonanych przez niego świadczeń. Wypłata wynagrodzenia uzależnionego od osiągnięcia określonego celu na rzecz pośrednika handlowego następuje tylko wtedy, gdy działalność pośrednika handlowego rzeczywiście przyczyni się do złożenia zamówienia. Wypłata nastąpi dopiero po złożeniu zamówienia przez zleceniodawcę i wpływie płatności ze strony zleceniodawcy (w razie płatności ratalnych odpowiednio do udziału). Płatności na rzecz pośrednika handlowego dokonywane są przelewem na rachunek umiejscowiony w kraju siedziby pośrednika handlowego. Rachunek ten należy podać w umowie. Płatności gotówkowe i czekowe są niedopuszczalne. Umowa z pośrednikiem handlowym zabrania jego występowania w imieniu koncernu Bilfinger. Pośrednik handlowy zobowiązuje się w umowie do działania zgodnego z prawem i nieprzekazywania w związku ze swoją działalnością żadnych niedopuszczalnych przysporzeń majątkowych na rzecz osób trzecich ( klauzula antykorupcyjna ). Naruszenie tych obowiązków skutkuje (na tyle, na ile jest to możliwe) karą umowną, pociąga za sobą odszkodowanie i uprawnia koncern Bilfinger do bezterminowego wypowiedzenia umowy. Zakończenie działalności doradczej związanej z konkretnym projektem jest dokładnie ustalone (przykładowo wyraźne wyznaczenie terminu, brak widoków na otrzymanie zamówienia, konkurencja wygrała przetarg lub zleceniodawca przerwał realizację projektu). Umowy z pośrednikami handlowymi odbiegające od powyższych wytycznych mogą zostać zawarte dopiero po ich dopuszczeniu przez szefa pionu compliance (Chief Compliance Officer). 6. Weryfikacja uczciwego postępowania Przed zaangażowaniem strony trzeciej należy przeprowadzić weryfikację uczciwego postępowania przy wykorzystaniu udostępnionego w tym celu narzędzia informatycznego TPCheck (zwanego poniżej TPCheck ):

6 Wytyczne dotyczące stron trzecich Strona 3 u wszystkich partnerów w spółkach powoływanych w celu realizacji konkretnej umowy o dzieło, w konsorcjach i w spółkach typu joint venture, u wszystkich pośredników handlowych, u dostawców, usługodawców i podwykonawców, jeśli wartość zamówienia osiągnie limity zawarte w TPCheck (umowy ze stronami trzecimi będące poniżej limitu nie podlegają weryfikacji w TPCheck). Weryfikację uczciwego postępowania wykonuje pracownik koncernu Bilfinger odpowiedzialny za weryfikację, wyznaczony przez właściwe kierownictwo lub Zarząd Bilfinger SE. Pozytywna weryfikacja uczciwego postępowania strony trzeciej za wyjątkiem pośredników handlowych obowiązuje przez okres trzech lat. W tym okresie ponowna weryfikacja nie jest stosowana. W każdym innym wypadku pracownik odpowiedzialny za weryfikację przeprowadza weryfikację i dokumentuje ją w TPCheck. Zgodnie z postępowaniem przewidzianym w TPCheck procedura weryfikacji zostanie przedłożona przełożonemu pracownika odpowiedzialnego za weryfikację w celu podjęcia decyzji. Pośrednicy handlowi muszą zostać ponownie poddani weryfikacji przed każdym zawarciem umowy. W razie negatywnego wyniku weryfikacji, w wypadkach wątpliwych lub przy wystąpieniu określonych kryteriów zdefiniowanych w TPCheck pracownik odpowiedzialny za weryfikację skorzysta z pomocy szefa właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer), który weźmie udział w weryfikacji i wyrazi opinię w sprawie dopuszczenia strony trzeciej do zawierania transakcji handlowych z koncernem Bilfinger. Następnie procedura ta zostanie przedłożona niezwłocznie przełożonemu pracownika odpowiedzialnego za weryfikację w celu podjęcia decyzji. W razie różnych opinii przełożonego i szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) decyzję o dopuszczeniu podejmuje kierownictwo spółki nadrzędnej koncernu cząstkowego po konsultacji z szefem pionu compliance (Chief Compliance Officer). W razie aktualnie utrzymywanych kontaktów handlowych procedurę weryfikacji uczciwego postępowania należy powtarzać w takiej samej formie jak podczas pierwszego badania najpóźniej co trzy lata. Konkretne fakty wskazujące na naruszanie zasad compliance (na przykład w formie doniesień prasowych lub informacji rynkowych) u strony trzeciej należy zgłosić szefowi właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer), który zbada sprawę i w razie potrzeby natychmiast spowoduje tymczasowe zablokowanie dostępu strony trzeciej do nowych zamówień w TPCheck. 7. Kontrola przestrzegania zasad compliance W razie konkretnych podejrzeń o występowanie ryzyk wynikających z nieprzestrzegania zasad compliance, przykładowo: pracownik strony trzeciej żąda przysporzenia majątkowego dla siebie lub osoby trzeciej, strona trzecia żąda niedopuszczalnego, osobliwego lub nieprzejrzystego trybu płatności (na przykład płatności gotówkowej, przelewu na rachunek prywatny lub na rachunek umiejscowiony w zagranicznym raju podatkowym, stopniowych przelewów), strona trzecia dokonuje próby ukrycia lub sfałszowania szczegółów realizacji zamówienia lub transakcji, strona trzecia żąda zapłaty za usługi lub nakłady, które nie są jasno zdefiniowane lub nie mają jednoznacznego związku z przedmiotowym zamówieniem, podejrzenie konfliktu interesów u strony trzeciej.

7 Wytyczne dotyczące stron trzecich Strona 4 Sprawę tę należy przekazać szefowi właściwej komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer) do informacji w celu jej dalszego załatwiania. Zaangażowanie lub dalsze zatrudnianie strony trzeciej może nastąpić dopiero po kontroli przestrzegania zasad compliance i odpowiednim dopuszczeniu przez szefa komórki organizacyjnej compliance (Compliance Officer). 8. Zobowiązanie do przestrzegania zasad compliance i konsekwencje w razie ich naruszania Zobowiązanie do przestrzegania naszych wewnętrznych wytycznych, wynikających z kodeksu postępowania i odnośnych wytycznych koncernowych oraz związanych z nimi regulacji ustawowych oraz możliwe konsekwencje w razie ich naruszania, a także działania koncernu na rzecz szkoleń i kontroli, są objaśnione w punktach 1., 3. oraz 5. naszego Kodeksu postępowania. 9. Historia zmian r.

8 Intranet: Website: Phone worldwide: bilfinger ( )