Polityka przeciwdziałania przekupstwu i korupcji

Transkrypt

1 Polityka przeciwdziałania przekupstwu i korupcji 1. Wstęp Nasza firma ceni sobie swoją reputację oraz dąży do utrzymywania najwyższych standardów etycznych w prowadzeniu swojej działalności gospodarczej. Działania i postępowanie personelu firmy oraz innych osób działających na jej rzecz mają kluczowe znaczenie w utrzymywaniu tych standardów. Nasza firma jest świadoma wielkiej szkody, jaką może wyrządzić korupcja. Istnieją dowody wskazujące na to, że tam, gdzie dochodzi do przekupstwa i korupcji, dużo większe jest również prawdopodobieństwo wystąpienia innych przestępstw. Takie okoliczności sprzyjają praniu pieniędzy, oszustwom i cyberprzestępczości (włączywszy w to kradzież własności intelektualnej). Niniejszy dokument przedstawia politykę firmy w stosunku do przekupstwa i korupcji i ma zastosowanie do wszystkich osób zatrudnionych, kadry kierowniczej, dostawców, wykonawców oraz wszelkich innych osób i organów związanych z firmą, we wszystkich rejonach, obszarach i domenach. 2. Rozumienie i rozpoznawanie przypadków przekupstwa i korupcji Działania przekupne lub korupcyjne mają na celu wpływ na sposób wykonywania obowiązków przez osobę indywidualną i skłonienie jej do postąpienia w sposób, który osoba rozsądna postrzega jako nieuczciwy w danych okolicznościach. Przekupstwo i korupcja są różnie definiowane. Nasza firma stosuje następujące międzynarodowe definicje podane przez organizację Transparency International w przewodniku The Anti- Corruption Plain Language Guide (lipiec 2009): Przekupstwo: oferowanie, obiecywanie, wręczanie, przyjmowanie lub zabieganie o korzyści będące zachętą nakłaniającą do działania, które uważa się za nielegalne, nieetyczne lub stanowiące nadużycie zaufania. Zachęty te mogą przyjmować formę prezentów, pożyczek, honorariów, nagród lub innych korzyści (podatki, usługi, darowizny, itp.) Korupcja: Nadużycie powierzonej władzy dla korzyści osobistych. W zależności od wysokości utraconych kwot pieniężnych oraz sektora, w którym ma to miejsce, korupcję klasyfikuje się jako korupcję o wysokiej lub niskiej skali, oraz korupcję polityczną. Praktyki korupcyjne i przekupstwo nie zawsze sprowadzają się do przekazywania gotówki. Prezenty, formy gościnności i rozrywki mogą być uważane za zachowania korupcyjne, jeżeli mają na celu wywarcie wpływu na podjęcie danej decyzji. 3. Prawo i kary Brytyjska ustawa z 2010 r. o przeciwdziałaniu przekupstwu (The Bribery Act 2010) weszła w życie 1 lipca 2011 r. Ryzyko wynikające z niezastosowania się do tej ustawy jest znaczące i może prowadzić do: dochodzenia prowadzonego przez brytyjski Urząd Ścigania Przestępczości Gospodarczej (Serious Fraud Office), brytyjską policję City of London (City of London Police) lub inne krajowe lub międzynarodowe organy regulacyjne lub organy porządku prawnego; utraty dobrego imienia oraz szkody dla działalności gospodarczej w wyniku rozgłosu towarzyszącego wszelkim dochodzeniom; pociągnięcia do odpowiedzialności karnej osób indywidualnych i organizacji handlowych; wyroku skazującego oraz nałożenia długiego wyroku pozbawienia wolności lub nieograniczonej grzywny; 1

2 zwrotu sum pieniężnych uważanych za bezpodstawne wzbogacenie; możliwego wykluczenia z udziału w przetargach na realizację zleceń; utraty korzystnych warunków i szerszego zakresu ochrony ubezpieczeniowej. 4. Nasza polityka Nasza firma nie będzie tolerowała przekupstwa lub korupcji w jakiejkolwiek formie. Niezależnie od tego, czy dana łapówka lub zachęta do korupcji jest w formie pieniężnej lub innej, firma zakazuje ich oferowania, wręczania, przyjmowania lub zabiegania o nie: wszelkim osobom lub przedsiębiorstwom albo od wszelkich osób lub przedsiębiorstw niezależnie od miejsca lokalizacji, bez względu na to, czy jest to urzędnik publiczny, organ publiczny, osoba prywatna czy przedsiębiorstwo; przez jakąkolwiek indywidualną osobę zatrudnioną, kadrę kierowniczą, dostawcę lub inną osobę lub organ działający na rzecz firmy; w celu uzyskania w jakikolwiek nieetyczny sposób wszelkiej korzyści handlowej, korzyści związanej ze zleceniem lub korzyści regulacyjnej na rzecz firmy, lub w celu uzyskania jakiejkolwiek korzyści osobistej, pieniężnej lub innej, na rzecz osoby indywidualnej lub kogokolwiek związanego z osobą indywidualną. Niniejsza polityka nie ma na celu zakazania następujących praktyk, pod warunkiem, że są one stosowne, proporcjonalne i prawidłowo udokumentowane: normalne formy gościnności, pod warunkiem, że stosują się one do wytycznych określonych poniżej; przyspieszanie ogólnodostępnego procesu na skutek zapłacenia kwoty pieniężnej; lub zaangażowanie środków w celu pomocy osobie lub organowi w sprawniejszym podjęciu decyzji, pod warunkiem, że dzieje się to wyłącznie w tym celu. Określenie, czy dany tryb działania jest stosowny, może czasami nie być prostym zadaniem. W przypadku wątpliwości, czy dany czyn mógłby stanowić naruszenie zasad niniejszej polityki lub prawa, sprawa powinna być skierowana do kierownika działu. Firma zbada dogłębnie wszelkie podejrzenia lub przypadki faktycznego naruszenia zasad lub charakteru polityki firmy. Te zajścia będą dokumentowane, a proces ich rozpatrywania będzie się odbywał zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy. Osoby zatrudnione, które uznano za winne naruszenia zasad niniejszej polityki, mogą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, co może ostatecznie skutkować zwolnieniem tych osób. 5. Kluczowe obszary ryzyka Ryzyko przekupstwa może wystąpić w wielu obszarach operowania firmy. Poniżej przedstawione są obszary kluczowe, na które powinno się w szczególności zwrócić uwagę: Nieadekwatne kontrole stanu i działania firmy: mogą narazić firmę na ryzyko współpracy z osobą lub organizacją, która nie stosuje najwyższych standardów etycznych w prowadzeniu działalności gospodarczej. W celu zmniejszenia tego ryzyka należy zawsze stosować się do procedur kontroli stanu i działania firmy. Nieznajomość: prawa i wytycznych wyszczególnionych w niniejszej polityce i jej procedurach może skutkować popełnianiem pomyłek, mogących prowadzić do naruszenia zasad niniejszej polityki lub do złamania przepisów prawnych przez osoby indywidualne i firmę. Nieznajomość prawa i niniejszej polityki nie może być usprawiedliwieniem. 2

3 Zbyt drogie prezenty, formy rozrywki i gościnności: mogą posłużyć wywarciu niewłaściwego wpływu na osoby podejmujące decyzje. Prezenty, formy rozrywki i gościnności są dopuszczalne, pod warunkiem, że są zgodne z polityką i wytycznymi firmy. Opłaty przyspieszające tok sprawy: stosowane są przez podmioty gospodarcze lub osoby indywidualne, aby zabezpieczyć lub przyspieszyć wykonanie działania rutynowego lub koniecznego, przysługującego płacącemu na mocy prawa. Firma nie będzie tolerowała ani usprawiedliwiała dokonywania tego rodzaju opłat. Umowy wzajemne: nie są akceptowane, chyba że są to zasadne ustalenia biznesowe, właściwie udokumentowane i zatwierdzone przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla. Nigdy nie powinno się dokonywać lub przyjmować nieuzasadnionych płatności w celu pozyskania nowych klientów, utrzymania klientów istniejących lub zapewnienia sobie jakiejkolwiek nieuzasadnionej korzyści. Działania osób trzecich, za które firma może być obarczona odpowiedzialnością: mogą być wykonywane przez wiele osób, na przykład przez dostawców, wykonawców i konsultantów, którzy działają na rzecz firmy. Przed zaangażowaniem osoby trzeciej należy przeprowadzić stosowne procedury kontroli stanu i działania firmy. Osoby trzecie powinny być zatrudniane w oparciu o odpowiednią umowę tylko w przypadku, gdy istnieje ku temu oczywiste uzasadnienie ekonomiczne wynikające z prowadzonej działalności. Wszelkie płatności na rzecz osób trzecich winny być prawidłowo zatwierdzane i dokumentowane. Prowadzenie dokumentacji: może być wykorzystywane do ukrywania łapówek lub praktyk korupcyjnych. W celu zagwarantowania dokładności, przejrzystości oraz w celu ułatwienia procesu kontroli dokumentacji wszelkie płatności dokonywane lub otrzymywane przez firmę powinny być dokumentowane. 6. Nasza polityka dotycząca prezentów i form gościnności W przypadku, gdy takie działanie mogłoby zasadnie przypominać wywieranie wpływu na relacje danej organizacji z firmą, osoby do których niniejsza polityka ma zastosowanie, nie powinny (bezpośrednio lub przez inne osoby) oferować urzędnikom, osobom zatrudnionym lub przedstawicielom jakiegokolwiek dostawcy, klienta lub innej organizacji form gościnności ani wręczać im jakichkolwiek sum pieniężnych, prezentów lub innych przedmiotów wartościowych. Poniżej podane są wytyczne odnośnie tego, co jest dopuszczalne, a co nie w kategorii prezentów i form gościnności. Wręczanie prezentów i oferowanie form gościnności: Za dopuszczalne uważa się: prezenty o wartości symbolicznej (takie jak nowości promocyjne naszej firmy); za zgodą kierownictwa posiłki i inne formy rozrywki w lokalach poza firmą, pod warunkiem, że wydatki na te cele będą utrzymane na rozsądnym poziomie. Dla uniknięcia wątpliwości koszt posiłku nie powinien przekroczyć 50 GBP na osobę, a zwykle powinien on wynieść o wiele mniej; zapewnienie posiłku i noclegu prelegentom lub delegatom zaproszonym na konferencję lub imprezę organizowaną przez firmę, o ile odbywa się to w granicach rozsądku i w normalnym toku działalności gospodarczej firmy lub organizowanych przez nią imprez. Otrzymywanie prezentów i korzystanie z form gościnności: Uważa się za niedopuszczalne, aby osoby objęte niniejszą polityką (lub członkowie ich rodzin) bezpośrednio lub przez inne osoby przyjmowały lub ubiegały się o pieniądze, prezenty, formy gościnności lub cokolwiek innego, co mogłoby mieć wpływ lub zasadnie przypominać wywieranie wpływu na relacje z daną organizacją 3

4 lub osobą indywidualną. Niezależnie od wartości, nie wolno przyjmować prezentów lub form gościnności, które mogłyby wpływać lub które mogłyby być uważane za wpływające na sytuacje takie jak: wynik rozmowy kwalifikacyjnej, włączenie danej osoby do bazy danych dostawców zatwierdzonych przez firmę, przyznanie realizacji zlecenia (kontraktu) lub wykorzystanie własności intelektualnej firmy lub innych aktywów. Jeżeli nie udzielono innych instrukcji, dopuszczalne jest przyjęcie: prezentu o wartości symbolicznej, np. nowości reklamowej, gdy jest ona zwyczajowo wręczana innym osobom pozostającym w podobnych relacjach z daną osobą lub organizacją; zwyczajowego posiłku lub formy rozrywki, pod warunkiem, że ich koszty będą utrzymane na rozsądnym poziomie. W celu uniknięcia wątpliwości: przyjęcie prezentów o wartości przekraczającej 25 GBP i form gościnności opiewających na kwotę wyższą niż 50 GBP powinno być zatwierdzone na piśmie przez bezpośredniego przełożonego; prezenty lub formy gościnności przekraczające wartość 100 GBP powinny być zatwierdzone na piśmie przez kierownika wyższego szczebla; formy gościnności lub prezenty o wartości przekraczającej 500 GBP powinny być zatwierdzone na piśmie przez kierownika działu. W przypadku, gdy przyjęte zostaną zbyt drogie prezenty lub formy gościnności, przełożony przedyskutuje z danym pracownikiem okoliczności zajścia i ustali drogę postępowania, np. prezent zostanie zwrócony lub podjęte zostaną kroki zapewniające brak wpływu przyjęcia danej formy gościnności na decyzję lub sytuację z korzyścią dla oferującego. Odpowiednie procedury dyscyplinarne powinny zostać zastosowane w przypadku, gdy zbyt drogie prezenty lub formy gościnności zostaną przyjęte więcej niż jeden raz lub gdy okaże się, że wpłynęły one na podjęcie decyzji w sposób nieodpowiedni, sprzecznie z polityką firmy (lub potencjalnie nielegalnie). 7. Stosowanie się do zasad Wszystkie osoby zatrudnione, kadra kierownicza, dostawcy, wykonawcy i wszelkie inne osoby lub organy związane z firmą, we wszystkich rejonach, obszarach i domenach, mają obowiązek stosowania się do Ustawy z 2010 r. o przeciwdziałaniu przekupstwu (The Bribery Act 2010). Dyrektor Generalny jest odpowiedzialny za politykę firmy w odniesieniu do Ustawy z 2010 r. o przeciwdziałaniu przekupstwu. W przypadku niejasności lub konieczności dalszych wytycznych, należy zwrócić się do kierownika działu. 8. Polityka przeciwdziałania konfliktowi interesów Konflikt interesów ma miejsce, gdy przekłada się własny interes (lub dobro innych osób, z którymi dana osoba jest powiązana) nad interes firmy lub jej klientów. Dalsze informacje znajdują się w Polityce dotyczącej ujawniania interesów (Disclosure of Interest Policy). 4

5 9. Odpowiedzialność osób zatrudnionych oraz informacje o sposobie zgłaszania obaw dotyczących korupcji i niestosowania się do zasad niniejszej polityki Wszystkie osoby zatrudnione, kadra kierownicza, dostawcy, wykonawcy i wszelkie inne osoby lub organy związane z firmą, we wszystkich rejonach, obszarach i domenach, ponoszą odpowiedzialność za zapobieganie, wykrywanie oraz zgłaszanie przypadków przekupstwa lub korupcji. W przypadku podejrzenia lub posiadania wiedzy, że doszło lub ma dojść do działania lub zachowania niezgodnego z prawem, nieetycznego lub niespójnego z niniejszą polityką, należy to obowiązkowo zgłosić. Zgłoszenia należy kierować do bezpośredniego przełożonego lub do kierownika działu. Gdyby zgłoszenie tego faktu taką drogą okazało się niewłaściwe, należy zastosować się do polityki firmy w zakresie zgłaszania nieprawidłowości. 10. Zarządzanie niniejszą polityką i jej przegląd Zarządzanie niniejszą polityką i jej przegląd będą odbywać się zgodnie z procedurami firmy określonymi w Systemie Zarządzania Jakością. 5