KODEKS ETYKI ZAWODOWEJ REGULAMIN DOTYCZĄCY KONFLIKTÓW INTERESÓW

Transkrypt

1 KODEKS ETYKI ZAWODOWEJ REGULAMIN DOTYCZĄCY KONFLIKTÓW INTERESÓW

2 REGULAMIN DOTYCZĄCY KONFLIKTÓW INTERESÓW Pracownicy firmy Magna są zobowiązani działać w jej najlepszym interesie. Interesy osobiste pracownika nie powinny wpływać ani sprawiać wrażenia, że wpływają na jego osąd w jakichkolwiek kwestiach biznesowych. Niniejszy regulamin ma zastosowanie do całego koncernu Magna International Inc. i wszystkich jego Grup operacyjnych, Oddziałów, spółek joint-venture i innych jednostek na całym świecie (zwanych dalej łącznie Magna ). Zasady te dotyczą również wszystkich osób, które działają w imieniu koncernu Magna, w tym pracowników, członków zarządu, dyrektorów, konsultantów i przedstawicieli. Czym jest konflikt interesów? Pojęcie konflikt interesów ma szeroki zakres znaczeniowy. Ogólnie rzecz biorąc, odnosi się do sytuacji, w której pracownik może podjąć lub wpłynąć na decyzję biznesową dla firmy Magna, podczas gdy jego interesy osobiste lub interesy podmiotów powiązanych nie są zgodne z interesami Magna. W niniejszym Regulaminie pojęcie podmiot powiązany odnosi się do osoby, z którą pracownik jest spokrewniony lub z którą pozostaje w bliskich stosunkach osobistych, co może wpłynąć lub w sposób uzasadniony sprawiać wrażenie istnienia wpływu na jego ocenę biznesową. Unikanie i ujawnianie konfliktów interesów Należy unikać sytuacji, które stwarzają konflikt interesów między pracownikiem a Magna lub które mogą w uzasadniony sposób zostać uznane za takie przez innych. Jeżeli pracownik znajduje się w konflikcie interesów z Magna lub uważa, że można zakładać wystąpienie konfliktu interesów, musi go ujawnić przy najbliższej możliwej okazji i uzyskać uprzednią pisemną zgodę. Proces ujawniania konfliktu i uzyskiwania uprzedniej pisemnej zgody został omówiony w Procedurze Do konfliktów interesów najczęściej dochodzi w następujących sytuacjach: Prywatne stosunki w pracy Konflikt interesów ma miejsce, gdy pracownik zarządza podmiotem powiązanym. Bezpośrednie zarządzanie podmiotem powiązanym jest zabronione. Pracownik może pośrednio zarządzać podmiotem powiązanym jeśli ujawnił łączące ich powiązania i uzyskał uprzednią pisemną zgodę zgodnie z Procedurą (Definicje pojęć zarządzać i zarządzanie znajdują się w Załączniku A.) Przykład: żona nadzoruje dział, w którym pracuje jej mąż. Transakcje z samym sobą Konflikt interesów ma miejsce, gdy pracownik zatwierdza lub wspiera relację biznesową pomiędzy Magna a samym sobą lub przedsiębiorstwem, w którym ma istotne udziały. (Szczegółowa definicja pojęcia istotny udział znajduje się w Załączniku A.) Konflikt interesów ma również miejsce, gdy pracownik zatwierdza lub wspiera umowę lub relację biznesową z osobami trzecimi z zamiarem uzyskania lub w zamian za uzyskanie osobistej korzyści. Przykład: Zastępca Dyrektora Generalnego zatwierdza umowę z dostawcą, którego jest współwłaścicielem. Transakcje z podmiotami powiązanymi Konflikt interesów ma miejsce, gdy stanowisko pracownika pozwala mu zatwierdzać lub wspierać relację biznesową między Magna a podmiotem powiązanym lub przedsiębiorstwem o którym dany pracownik wie, że podmiot powiązany ma w nim istotne udziały. Do konfliktu interesów dochodzi również wtedy, gdy MAGNA INTERNATIONAL INC. REGULAMIN DOTYCZĄCY KONFLIKTU INTERESÓW 2

3 pracownik zatwierdza lub wspiera relację biznesową z osobami trzecimi z zamiarem uzyskania lub w zamian za uzyskanie osobistej korzyści dla podmiotu powiązanego. Przykład: kierownik ds. zakupów zatwierdza transakcje zakupu od dostawcy, zakładając przy tym, że dostawca zatrudni jego siostrę. Stanowiska poza firmą Z wyjątkiem bardzo szczególnych okoliczności zatwierdzonych przez dyrektora ds. zgodności Magna, pracownik Magna ma zakaz zajmowania jakiegokolwiek płatnego lub bezpłatnego stanowiska u klientów, konkurencji lub dostawców Magna. Jeżeli pracownik zajmuje stanowisko poza firmą lub jest zaangażowany w jakiekolwiek przedsięwzięcie, w tym swoje własne przedsiębiorstwo, przez co nie poświęca w godzinach pracy całego swego czasu i uwagi swoim zadaniom w firmie Magna, musi ujawnić ten fakt i uzyskać uprzednią pisemną zgodę zgodnie z Procedurą konfliktów interesów. Przykład: inżynier poświęca znaczną ilość godzin pracy w firmie Magna na rozwijanie własnej firmy konsultingowej. Wykorzystywanie możliwości i zasobów firmy Konflikt interesów ma miejsce wtedy, gdy pracownik wykorzystuje, dla własnej korzyści lub dla korzyści podmiotów powiązanych, możliwości odkrytych przez wykorzystanie własności lub informacji firmy Magna lub ze względu na swoje stanowisko w firmie Magna. Konfliktem interesów jest również wykorzystanie przez pracownika własności firmy Magna, informacji lub jego stanowiska dla własnej korzyści lub dla korzyści podmiotu powiązanego (nie dotyczy to świadczeń dodatkowych dla pracownika ani prezentów i rozrywki, objętych zakresem Regulaminu dotyczącego prezentów i rozrywki firmy Magna). W takim przypadku pracownik musi ujawnić konflikt i uzyskać uprzednią pisemną zgodę zgodnie z Procedurą Przykład: Dyrektor generalny wykorzystuje stołówkę swego działu aby zorganizować zjazd rodzinny. Ujawnianie Jeżeli pracownik uważa, że zaistniała sytuacja stanowi lub może stanowić konflikt interesów, powinien zgłosić ten problem przy najbliższej możliwej okazji, zgodnie z metodą opisaną w Procedurze konfliktu interesów. W zależności od okoliczności, Magna może zdecydować się na zatwierdzenie transakcji lub relacji będącej źródłem konfliktu jeśli dojdzie do wniosku, że będzie to w najlepszym interesie firmy Magna. Takie zatwierdzenie może wymagać podjęcia odpowiednich kroków, pod nadzorem pracowników niebędących w konflikcie, aby uniknąć wrażenia konfliktu lub uprzedzenia i aby zapewnić, że dane działanie jest w najlepszym interesie firmy Magna. Naruszenia przepisów Koncern Magna nie toleruje naruszania przepisów. Każde naruszenie będzie traktowane surowo i będzie powodować zastosowanie środków dyscyplinarnych, do rozwiązania umowy o pracę włącznie. Jeśli pracownik wie lub podejrzewa, że ktoś narusza obowiązujący w koncernie Magna Kodeks Etyki Zawodowej lub niniejszy regulamin, powinien zgłosić swoje wątpliwości, informując (i) swojego przełożonego; (ii) prawnika na poziomie Grupy, Regionu lub całej Firmy; (iii) specjalistę ds. zgodności Magna; lub (iv) poprzez Magna Hotline. Zgodnie z Polityką zakazu działań odwetowych, Magna zapewnia, że pracownicy nie muszą obawiać się kar, zwolnienia, degradacji, zawieszenia ani dyskryminacji za zgłoszenie w dobrej wierze jakiegokolwiek naruszenia Kodeksu Etyki Zawodowej lub niniejszego regulaminu. MAGNA INTERNATIONAL INC. REGULAMIN DOTYCZĄCY KONFLIKTU INTERESÓW 3

4 Pomocne wskazówki ZAWSZE... Pracownik musi się zastanowić, czy ma interes osobisty wpływający na decyzje biznesowe, które podejmuje, lub na rekomendacje biznesowe, których udziela innym. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości należy skonsultować się ze swoim menadżerem, prawnikiem na poziomie Grupy, Regionu lub całej Firmy albo specjalistą ds. zgodności Magna. Pracownik powinien rozważyć, jak podjęta przez niego decyzja wyglądałaby na pierwszej stronie gazety. Jeśli opinia publiczna uznałaby, że miały w niej udział interesy osobiste, prawdopodobnie ma miejsce konflikt interesów. Pracownik musi ujawnić przy najbliższej możliwej okazji wszelkie sytuacje, w których jego interesy nie są zgodne z interesami Magna i uzyskać uprzednią pisemną zgodę. Zgłaszać podejrzenia naruszenia niniejszego regulaminu lub Kodeksu Etyki Zawodowej. NIGDY... Nie podejmować drugiej pracy u dostawcy, klienta lub konkurenta Magna bez uprzedniej pisemnej zgody dyrektora ds. zgodności w firmie Magna. Taka zgoda zostanie udzielona jedynie w bardzo szczególnych okolicznościach. Nie zawierać ani nie przyczyniać się do zawarcia przez inną osobę umowy w imieniu firmy Magna z przedsiębiorstwem, w którym pracownik lub podmiot powiązany ma udziały, bez ujawniania szczegółów tych udziałów i bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody zgodnie z Procedurą Nie zatrudniać ani nie przyczyniać się do zatrudnienia przez inną osobę podmiotu powiązanego bez ujawnienia swojej relacji i bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody zgodnie z Procedurą Nie podejmować zewnętrznych zobowiązań, które będą wymagać poświęcenia znacznej ilości czasu w godzinach pracy w firmie Magna. Nie wykorzystywać dla własnej korzyści możliwości odkrytych ze względu na swoje stanowisko w firmie Magna bez ujawnienia konfliktu i bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody zgodnie z Procedurą ŹRÓDŁA DODATKOWYCH INFORMACJI: Więcej informacji lub porad można uzyskać, kontaktując się z radcą prawnym swojej Grupy lub Regionu, ze specjalistą ds. zgodności Magna lub z dyrektorem ds. zgodności Magna. Effective Date: November 1, 2016 Last Reviewed: February 26, 2019 Next Review Date: February 26, 2022 Issued by: Ethics and Legal Compliance Approved by: Magna Compliance Council MAGNA INTERNATIONAL INC. REGULAMIN DOTYCZĄCY KONFLIKTU INTERESÓW 4

5 ZAŁĄCZNIK A: DEFINICJE Zarządzanie: pojęcia zarządzać i zarządzanie odnoszą się w szczególności do zatrudniania, nadzorowania oraz bycia w relacji przełożony/podwładny z drugą osobą lub do posiadania możliwości materialnego wpływu na ocenę wynagrodzenia lub wyników pracy tej osoby. Istotny udział: osoba posiada istotny udział w przedsiębiorstwie jeśli (i) bezpośrednio lub pośrednio kontroluje co najmniej dziesięć procent (10%) akcji, aktywów lub innych udziałów w danym przedsiębiorstwie; (ii) zainwestowała co najmniej dziesięć procent (10%) swej wartości netto w danym przedsiębiorstwie; (iii) pełni rolę przewodnią w danym przedsiębiorstwie; lub (iv) zyskałaby bezpośrednio na relacji biznesowej z firmą Magna. MAGNA INTERNATIONAL INC. REGULAMIN DOTYCZĄCY KONFLIKTU INTERESÓW 5

6