KODEKS ETYKI BIZNESU DLA KONTRAHENTÓW

Transkrypt

1 KODEKS ETYKI BIZNESU DLA KONTRAHENTÓW

2 Spis treści 1. Przedmiot i cel Zasady postępowania Ogólne zasady przestrzegania prawa Łapownictwo i korupcja Doradcy/pośrednicy Prezenty i zaproszenia Dary pieniężne, sponsoring, finansowanie partii Naruszenia prawa konkurencji/prawa antymonopolowego Pranie brudnych pieniędzy i zwalczanie terroryzmu Stosowanie systemu business compliance STRABAG Deklaracja zobowiązująca/deklaracja zgodności System zgłaszania przypadków naruszeń przepisów Zasada wyboru kontrahentów Sankcje w przypadku naruszenia zasad... 6 Załącznik... 7 Geschäftspartner Strona 1

3 1. Przedmiot i cel Dynamika rynku globalnego sprawia, że w międzynarodowo działającym Koncernie nieodzowne staje się monitorowanie potencjalnych źródeł zagrożenia i wczesne rozpoznanie ryzyka w celu dopasowania obowiązujących procesów do aktualnych potrzeb. W tym kontekście jest oczywiste, że STRABAG SE i spółki koncernu przykładają szczególną wagę do przestrzegania ustaw i norm obowiązujących w krajach, gdzie koncern prowadzi swoją działalność. W niniejszym Kodeksie Etyki Biznesu dla Kontrahentów zostały zatem zebrane podstawowe i niezbędne zasady postępowania, które muszą być przestrzegane przez naszych kontrahentów. Niniejszy kodeks ma zastosowanie bez względu na rodzaj stosunku umownego z naszym koncernem, a więc zarówno w ramach umów z dostawcami i podwykonawcami, umów o świadczenie usług, umów na usługi doradcze, umów pośrednictwa jak też innych stosunków powstałych na skutek umów o świadczenie usług. Ogólne informacje na temat naszego systemu business compliance są zamieszczone na naszej stronie internetowej. 2. Zasady postępowania 2.1 Ogólne zasady przestrzegania prawa Należy przestrzegać ustaw obowiązujących w kraju, w którym nasi kontrahenci utrzymują relacje z koncernem STRABAG w ramach umów o świadczenie usług i prowadzą działalność gospodarczą. Należy zwłaszcza przestrzegać obowiązujących uregulowań i przepisów ustawowych w odniesieniu do przekupstwa, korupcji i (innych) istotnych z punktu widzenia prawa karnego zachowań. Geschäftspartner Strona 2

4 2.2 Łapownictwo i korupcja W ramach wykonywania czynności handlowych wszelkiego rodzaju koncern STRABAG SE nie toleruje jakichkolwiek praktyk korupcyjnych i łapownictwa w sektorze publicznym lub prywatnym. Niedopuszczalne jest zwłaszcza dostarczanie niedozwolonych korzyści osobom trzecim lub ich wymaganie w kontaktach służbowych czy też pozwalanie sobie na ich obiecywanie lub przyjmowanie. Niedozwolone praktyki mają miejsce zwłaszcza wtedy, gdy rodzaj i zakres tych korzyści wiąże się z niedopuszczalnym oddziaływaniem na podejmowanie działań i decyzje odbiorcy. Nasi kontrahenci nie mogą w żadnym wypadku składać osobom pełniącym funkcję publiczną lub im podobnym podmiotom (np. krewnym osób pełniących funkcję publiczną, firmom pozostającym w posiadaniu urzędników itd.) jakichkolwiek propozycji korzyści materialnych bądź niematerialnych, które kolidują z obowiązującą literą prawa. Przepis ten ma zastosowanie bez względu na to, czy proceder ten odbywa się w sposób bezpośredni czy przy współudziale osoby trzeciej (np. dorady lub pośrednika) Doradcy/pośrednicy W kontekście powyższego należy dopilnować, aby wynagrodzenia dla ewentualne zatrudnionego doradcy, pośrednika lub konsultanta kształtowały się na adekwatnym poziomie i nie stanowiły pretekstu do czerpania niedozwolonych korzyści przez osoby trzecie, a w szczególności osoby pełniącej funkcję publiczną Prezenty i zaproszenia Zasadniczo należy wyjść z założenia, że prezenty mają bezpośredni wpływ na decyzję osoby obdarowywanej, tak aby odpowiadała ona oczekiwaniom osoby dającej prezent. Przyjmowanie prezentów bądź wszelkiego rodzaju korzyści negatywnie wpływa na umiejętność podejmowania obiektywnych decyzji osoby obdarowywanej. Przyjmowanie, wręczanie lub obiecywanie prezentów i zaproszeń w ramach działalności prowadzonej przez naszych kontrahentów na rzecz koncernu STRABAG SE może się odbywać tylko wówczas, gdy są one adekwatne i w zamian nie oczekuje się (niedozwolonego) uprzywilejowanego Geschäftspartner Strona 3

5 traktowania, dowodu wdzięczności lub innego zachowania, które gdyby nie prezent lub zaproszenie nie miałoby miejsca Dary pieniężne, sponsoring, finansowanie partii Wręczanie darów pieniężnych i innych korzyści majątkowych osobom, grupom lub organizacjom, włącznie z partami, w nadziei na uzyskanie w zamian nienależnych korzyści jest niedopuszczalne i w tym temacie należy zawsze stosować się do wszelkich obowiązujących przepisów ustawowych. Kontrahenci nie mogą wręczać żadnych darów pieniężnych ani udzielać innych korzyści majątkowych osobom w imieniu spółki koncernu lub za pośrednictwem pracownika koncernu STRABAG SE. 2.3 Naruszenia prawa konkurencji/prawa antymonopolowego Firma STRABAG podobnie jak nasi kontrahenci zobowiązuje się do przestrzegania zasad uczciwej i otwartej konkurencji na rynkach całego świata. Nasi kontrahenci nie mogą podejmować żadnych działań mogących w jakikolwiek sposób kolidować z obowiązującą literą prawa, jak wchodzenia w jakiekolwiek układy z innymi przedsiębiorstwami czy ustalania konkretnych sposobów działania, mających na celu uniemożliwienie, ograniczenie bądź zafałszowanie działań konkurencji. Chodzi tu zwłaszcza o niezgodne z obowiązującą literą prawa porozumienia w sprawie cen, warunki, strategie lub relacje z klientami, porozumienia o podziale rynku oraz udostępnianie informacji istotnych z punktu widzenia prawa konkurencji. 2.4 Pranie brudnych pieniędzy i zwalczanie terroryzmu Nasi kontrahenci są zobligowani do podjęcia odpowiednich działań w celu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy w swoich przedsiębiorstwach. W pranie brudnych pieniędzy może również zostać wplątany ten, kto ukrywa nielegalny majątek rzeczowy lub zataja jego pochodzenie, w szczególności tyczy się to pieniędzy. Nielegalnymi są takie składniki majątku, które powstały z określonych czynów niezgodnych z prawem. Geschäftspartner Strona 4

6 Nasi partnerzy są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących ustaw w zakresie eksportu i importu towarów i muszą zwłaszcza stosować odpowiednie przepisy prawne dotyczące zwalczania międzynarodowego terroryzmu. 3. Stosowanie systemu business compliance STRABAG 3.1 Deklaracja zobowiązująca/deklaracja zgodności Nasi kontrahenci są zobowiązani poprzez złożenie stosownej deklaracji do przestrzegania wymienionych zasad i sposobów działania lub do zapewnienia i udowodnienia nam, że podobne systemy etyki lub systemy compliance są już u nich uruchomione. Temu właśnie celowi służą wzory lub deklaracje zawarte w załączniku, które są zgodne z danym wzorem. STRABAG zastrzega sobie w tym względzie prawo do weryfikacji dokumentów oraz stawiania dalszych pytań. 3.2 System zgłaszania przypadków naruszeń przepisów Kontrahenci i ich pracownicy są zobligowani do zgłaszania przypadków naruszenia ustaw, przepisów, wytycznych, zasad niniejszego kodeksu oraz innych obowiązujących uregulowań określających wzajemne relacje, tak aby można było przedsięwziąć stosowne kroki. Stosownie do tego nasi kontrahenci i ich pracownicy mogą zgłaszać przypadki naruszeń przepisów do koordynatora koncernu ds. etyki biznesu, regionalnego pełnomocnika ds. etyki biznesu oraz także do zewnętrznej osoby kontaktowej działającej w ramach systemu zgłaszania przypadków naruszeń przepisów. Aby zachęcić do ujawniania negatywnych procederów i tym samym ograniczyć ryzyko powstawania szkód nimi spowodowanych, istnieje możliwość zwalniania pracowników, kontrahentów i ich personelu z ponoszenia konsekwencji dyscyplinarnych w ramach obowiązujących przepisów prawa pracy i uregulowań umownych, o ile sami przekażą te informacje i tylko wtedy, gdy ich uczestnictwo w danym procederze było nieznaczne. 3.3 Zasada wyboru kontrahentów Nasi kontrahenci są zobligowani z kolei do rozsądnego wybierania swoich partnerów handlowych, którym zlecają czynności w ramach działalności na rzecz naszego koncernu, i Geschäftspartner Strona 5

7 informowania ich o zasadach ujętych w niniejszym kodeksie lub równoważnych wytycznych własnych, o ile są oni pośrednio lub bezpośrednio zaangażowani w prace dla naszego koncernu, tak aby zagwarantować przestrzeganie zasad również przez tych partnerów handlowych. 3.4 Sankcje w przypadku naruszenia zasad W przypadku naruszenia zasad postępowania ujętych w tym kodeksie oraz przepisów prawnych będą uruchamiane stosowne mechanizmy organizacyjne i środki wynikające z umów i innych przepisów prawa, aby, adekwatnie reagować na tego typu zachowania. Dotyczy to także relacji między naszymi kontrahentami i dodatkowo ich partnerami handlowymi. Koncern STRABAG SE zastrzega sobie prawo do wypracowania odpowiedniego sposobu postępowania wobec kontrahentów. Może to również spowodować natychmiastowe zakończenie stosunku umownego i/lub konieczność wypłaty odszkodowania względnie pociągnąć za sobą zawiadomienie do właściwych organów o popełnieniu przestępstwa. STRABAG SE Zarząd Geschäftspartner Strona 6

8 Załącznik Kodeks Etyki Biznesu dla Kontrahentów określa zasady i wymagania firmy STRABAG SE i spółek koncernu w odniesieniu do jej kontrahentów. Firma STRABAG SE zastrzega sobie prawo, aby w przypadku stosownych zmian w systemie business compliance STRABAG SE dokonać także zmiany wymagań określonych w niniejszym kodeksie. W takim przypadku koncern STRABAG SE oczekuje od swoich kontrahentów zaakceptowania wprowadzonych zmian. Deklaracja (-e) kontrahenta 1. Deklaracja zobowiązująca: Jako kontrahent firmy STRABAG SE lub spółki koncernu STRABAG SE ( STRABAG ) oświadczamy co następuje: 1. Otrzymaliśmy Kodeks Etyki Biznesu dla Kontrahentów STRABAG w wersji z dnia [***]. 2. Zobowiązujemy się wobec firmy STRABAG do przestrzegania zasad postępowania ujętych w Kodeksie Etyki Biznesu dla Kontrahentów w ramach działalności na rzecz STRABAG lub jej spółek. 3. Zleciliśmy lub niezwłocznie zlecimy w naszym przedsiębiorstwie uruchomienie odpowiednich mechanizmów w celu przestrzegania zasad określonym w kodeksie. 4. Dążymy do tego, aby nasza firma oraz nasi kontrahenci działający na rzecz przedsiębiorstwa STRABAG uznali niniejszą deklarację w takim samym zakresie. 5. Firma STRABAG ma prawo do tego, aby w przypadku przesłanek mogących świadczyć o poważnym naruszeniu niniejszej deklaracji zażądać pisemnej informacji o przestrzeganiu naszych zasad postępowania. Udzielanie informacji powinno się odbywać w formie pisemnej z uwzględnieniem naszych uzasadnionych interesów, zwłaszcza z zachowaniem tajemnic dotyczących firmy i tajemnic handlowych, oraz z uwzględnieniem praw pracowników w aspekcie ochrony danych. 6. Potwierdzamy, że niniejsza deklaracja podlega prawu materialnemu obowiązującemu w Republice Austrii z wyłączeniem norm, które odsyłają do innego porządku prawnego (prawo prywatne międzynarodowe/prawo kolizyjne), oraz Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG). Miejscowość, data Podpis Podpis Nazwisko, funkcja (literami drukowanymi) Nazwisko, funkcja (literami drukowanymi) Geschäftspartner Strona 7

9 Prosimy o odesłanie deklaracji podpisanej przez upoważnionego przedstawiciela firmy w ciągu [***] od daty otrzymania na poniższy adres: [***] Geschäftspartner Strona 8

10 2. Deklaracja zgodności Jako kontrahent firmy STRABAG SE lub spółki koncernu STRABAG SE ( STRABAG ) oświadczamy co następuje: 1. Otrzymaliśmy Kodeks Etyki Biznesu dla Kontrahentów STRABAG w wersji z dnia [***]. 2. Zapoznaliśmy się z treścią Kodeksu Etyki Biznesu dla Kontrahentów i oświadczamy, że w naszym przedsiębiorstwie zostały uruchomione i wdrożone mechanizmy organizacyjne w formie porównywalnego systemu etyki/compliance. Zastosowane mechanizmy są gwarancją przestrzegania zasad postępowania zdefiniowanych w Kodeksie Etyki Biznesu dla Kontrahentów STRABAG. 3. Materiały opisujące nasz system compliance są umieszczone w załączniku do niniejszej deklaracji. 4. Dążymy do tego, aby nasza firma oraz nasi kontrahenci działający na rzecz przedsiębiorstwa STRABAG uznali niniejszą deklarację w takim samym zakresie. 5. Firma STRABAG ma prawo do tego, aby w przypadku przesłanek mogących świadczyć o poważnym naruszeniu niniejszej deklaracji zażądać pisemnej informacji o przestrzeganiu zasad postępowania. Udzielanie informacji powinno się odbywać w formie pisemnej z uwzględnieniem naszych uzasadnionych interesów, zwłaszcza z zachowaniem tajemnic dotyczących firmy i tajemnic handlowych, oraz z uwzględnieniem praw pracowników w aspekcie ochrony danych. 6. Potwierdzamy, że niniejsza deklaracja podlega prawu materialnemu obowiązującemu w Republice Austrii z wyłączeniem norm, które odsyłają do innego porządku prawnego (prawo prywatne międzynarodowe/prawo kolizyjne), oraz Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG). Miejscowość, data Podpis Podpis Nazwisko, funkcja (literami drukowanymi) Nazwisko, funkcja (literami drukowanymi) Prosimy o odesłanie deklaracji podpisanej przez upoważnionego przedstawiciela firmy w ciągu [***] od daty otrzymania na poniższy adres: [***] Geschäftspartner Strona 9