Polityka antykorupcyjna

Transkrypt

1 Polityka antykorupcyjna Wstęp RPC Group Plc ( Firma ) ma politykę zero tolerancji dla przekupstwa i korupcji w swoich jednostkach na całym świecie, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Niniejszy dokument dotyczy całego personelu Firmy oraz jej spółek zależnych (zwanych łącznie Grupą ). Dotyczy również niezależnych partnerów biznesowych, jeżeli działają w imieniu Grupy, w tym agentów, konsultantów, dystrybutorów oraz spółki joint venture. Obejmuje to wszystkie transakcje biznesowe w krajach, gdzie działa Grupa. Kadra zarządzająca Grupy zobowiązuje się prowadzić działalność Grupy zgodnie z niniejszymi standardami. Przekupstwo i korupcja mogą narażać Grupę, jej personel oraz partnerów biznesowych na odpowiedzialność karną, niezależnie od miejsca na świecie, gdzie dojdzie do korupcji. Mogą one również niekorzystnie wpływać na wizerunek i reputację Grupy. Personel Grupy oraz jej partnerzy biznesowi (wyłączając dostawców) muszą działać zgodnie z przepisami antykorupcyjnymi mającymi zastosowanie do działalności Grupy na całym świecie, a także zgodnie z niniejszą Polityką oraz wszystkimi odnośnymi procedurami antykorupcyjnymi, które wdrożono w ramach istniejącego w Grupie programu antykorupcyjnego. Żaden pracownik ani partner biznesowy Grupy nie odczuje niekorzystnych konsekwencji w związku z odmową wręczenia lub przyjęcia łapówki, nawet jeśli będzie to oznaczać, że w następstwie Grupa nie dokona jakiejś transakcji. Pim Vervaat Prezes 19 września 2014 r.

2 Polityka Czym jest łapówka? Łapówka to korzyść osobista lub handlowa o charakterze finansowym lub innym, przyjmowana lub wręczana, by nakłonić do niewłaściwego wykonania funkcji lub zadania lub by je wynagrodzić. Grupa zabrania: bezpośredniego lub pośredniego oferowania, wręczania, aranżowania, obiecywania łapówek, zezwalania na nie, przyjmowania i żądania ich lub zabiegania o nie od jakichkolwiek osób lub firm, niezależnie od ich lokalizacji oraz faktu, czy są to urzędnicy, urzędy, osoby fizyczne lub firmy przez jakichkolwiek pracowników lub partnerów biznesowych Grupy, w tym agentów, konsultantów, dystrybutorów oraz spółki joint venture działające w imieniu firmy w celu uzyskania nienależnych korzyści (o charakterze finansowym lub innym), zarówno osobistych, jak i handlowych, lub w celu zmiany niezależnej oceny. Odpowiedzialność personelu Grupy Zgodnie z procedurami Grupy, za zapobieganie i wykrywanie przekupstwa oraz zgłaszanie jego przypadków odpowiedzialny jest cały personel Grupy (w tym pracownicy, dyrektorzy, pracownicy tymczasowi oraz konsultanci). W stosunku do pracowników, którzy nie zastosują się do niniejszej Polityki, mogą zostać zastosowane środki dyscyplinarne, między innymi rozwiązanie umowy o pracę lub współpracy z odpowiednią spółką Grupy. Drobne gratyfikacje Drobne gratyfikacje traktuje się jak łapówki. Zabrania ich niniejsza Polityka, a także brytyjska Ustawa antykorupcyjna z 2010 r. Drobne gratyfikacje obejmują zasadniczo niewielkie kwoty wręczane urzędnikom publicznym w celu załatwienia lub przyśpieszenia jakiejś procedury administracyjnej. Jeżeli na przykład zawarcie kontraktu odwleka się na skutek biurokracji publicznej lub urzędnika, który odmawia wypełnienia swoich obowiązków, gratyfikacją będzie oferowanie urzędnikowi pieniędzy lub innych korzyści, by potraktował kontrakt priorytetowo. Zdarza się, że niektórzy usługodawcy lub jednostki rządowe oferują wszystkim klientom szybki tryb lub lepszą obsługę w zamian za wyższą cenę. Z gratyfikacją nie mamy do czynienia, jeżeli jest to procedura przejrzysta, a wyższa cena wiąże się z korzyściami dla odnośnego usługodawcy, firmy lub jednostki rządowej, a nie osoby indywidualnej. W razie wątpliwości, czy kwota stanowi gratyfikację, należy zwrócić się o zgodę głównego menadżera lub postępować zgodnie z procedurami Grupy.

3 Zdajemy sobie sprawę, że w rzadkich wypadkach mogą wystąpić okoliczności, kiedy kwoty lub inne korzyści niefinansowe wręcza się pod przymusem, by uniknąć bezprawnych uszkodzeń ciała. W takiej sytuacji, po pierwsze należy zadbać o bezpieczeństwo i wręczyć żądaną korzyść. Natomiast po takim zajściu należy możliwie szybko sporządzić pełen raport dla głównego menadżera lub postąpić zgodnie z Procedurami Grupy. Osoby Powiązane między innymi agenci oraz inne strony trzecie Do niniejszej Polityki muszą się w związku ze swoją działalnością w imieniu Grupy stosować wszystkie spółki zależne, agenci, konsultanci oraz niezależni partnerzy biznesowi, których Firma lub jakakolwiek spółka Grupy wybrała do świadczenia usług lub działania w swoim imieniu. Personel Grupy odpowiedzialny za zawieranie umów z agentami, konsultantami i partnerami biznesowymi (takimi jak spółki joint venture) musi przed spotkaniem z takim agentem, konsultantem lub partnerem przyjąć adekwatne i uwzględniające ryzyko podejście do analizy należytej staranności. Z takiej analizy należy sporządzić pisemny raport. Jeżeli Grupa kontroluje bieżącą działalność jakiejś spółki joint venture, to warunkiem przystąpienia do takiej spółki powinien być obowiązek wdrożenia niniejszej Polityki. Jeżeli jakaś spółka Grupy ma mniejszościowy lub równy udział w spółce joint venture i w związku z tym nie może dyktować polityki firmy ani kodeksu postępowania w biznesie, zarząd Grupy postara się uzgodnić z partnerem realizację standardów zgodnych z niniejszą Polityką. Wszystkie umowy z agentami, konsultantami oraz partnerami biznesowymi należy sporządzić w formie pisemnej. Powinny one zawierać obowiązek przestrzegania wszystkich stosownych przepisów antykorupcyjnych oraz niniejszej Polityki i odnośnych procedur (w tym obowiązek prowadzenia stosownej i dokładnej dokumentacji transakcji, które mogą zostać skontrolowane lub sprawdzone przez urzędy regulacyjne lub instytucje prawne). Wynagrodzenie (w tym opłaty i koszty), które za swoje usługi otrzymuje strona trzecia, między innymi agenci, konsultanci działający w naszym imieniu, musi być stosowne, uzasadnione i wyraźnie proporcjonalne w stosunku do zasadnie wyświadczonych usług. Należy je również wypłacać na podstawie realizacji tychże zasadnych usług w sposób satysfakcjonujący dla Grupy, a także pod warunkiem, że agent, konsultant lub partner biznesowy będzie przedstawiał głównemu menadżerowi raporty okresowe z wyświadczonych usług lub postępował zgodnie z Procedurami Grupy. Wydatki będą opłacane na podstawie kosztów poniesionych w trakcie zasadnej działalności oraz w oparciu o przedstawiony rachunek wraz z pełnym opisem przedmiotowych wydatków. Należy regularnie monitorować i rewidować wszystkie polityki i procesy w zakresie zarządzania ryzykiem oraz analiz należytej staranności. Prezenty i rozrywki Prezenty, firmowe programy imprez promocyjnych i rozrywek dla klientów firmy, talony promocyjne o małej wartości, koszty podróży lub zakwaterowania zapewnia się, opłaca i akceptuje, tylko jeśli są one uzasadnione i proporcjonalne oraz związane są z faktycznymi rutynowymi celami działalności.

4 Podstawowa zasada jest taka, że prezentów i rozrywek nie należy dawać lub przyjmować na skalę lub z częstotliwością, które mogłyby stanowić zachętę do załatwienia interesów lub wyświadczenia usług lub innych korzyści, do których nie doszłoby w przeciwnym razie. Prezenty nie mogą być w formie pieniężnej ani nie mogą mieć charakteru pieniężnego (czyli na przykład nie mogą to być bony podarunkowe, pożyczki lub akcje). W razie wątpliwości, czy dać lub przyjąć prezenty lub wziąć udział w firmowych programach imprez promocyjnych, należy zasięgnąć rady głównego menadżera lub postępować zgodnie z Procedurami Grupy. Datki na cele charytatywne i polityczne Grupa ma politykę nie przekazywania środków lub datków na cele polityczne ani formie pieniężnej, ani w naturze. Funduszy Grupy nigdy nie mogą zostać przeznaczone na datki dla organizacji charytatywnej, politycznej lub partii politycznej dokonywane z myślą o zawarciu lub podtrzymaniu interesów Grupy, Firmy lub spółki należącej do Grupy. Więcej informacji na temat dopuszczalnych praktyk Niniejsza Polityka nie ma na celu zakazania następujących praktyk, pod warunkiem, że są one zgodne ze zwyczajami panującymi na konkretnym rynku, związane są z faktycznymi celami działalności, są zasadne i proporcjonalne, a także należycie udokumentowane: zasadne i stosowne atrakcje zapewniane przez firmę; wręczenie oficjalnego prezentu w trakcie święta lub innej specjalnej okazji, pod warunkiem, że wręcza się go zgodnie z przedstawionymi powyżej wytycznymi w zakresie prezentów; wykorzystanie powszechnie uznawanego, przejrzystego i oficjalnego trybu przyśpieszonego, z którego skorzystać mogą wszyscy po uregulowaniu opłaty u podmiotu/organizacji, a nie u osoby indywidualnej; oferowanie środków, które mają pomóc osobie lub instytucji w bardziej efektywnym podjęciu decyzji, pod warunkiem, że takie środki zapewniane są wyłącznie w danym celu. W niektórych częściach świata, zwłaszcza na Dalekim Wschodzie, przywiązuje się dużą symboliczną wagę do wymiany prezentów między członkami ścisłego kierownictwa. W takich przypadkach niewręczenie lub nieprzyjęcie prezentu stosownego do statusu drugiej strony może zostać potraktowane jako zniewaga i zaszkodzić biznesowym relacjom Grupy z tą stroną. W takich przypadkach członek ścisłego kierownictwa powinien pisemnie zgłosić takie prezenty głównemu menadżerowi lub menadżerowi klastra, który może według swojego uznania przedstawić taką sprawę prezesowi. Jak można przewidzieć, decyzje na temat tego, co jest dopuszczalne mogą nie zawsze być proste. Jeżeli pracownik Grupy ma wątpliwości co do tego, czy potencjalne działanie stanowi łapówkę, powinien przed podjęciem jakichkolwiek kroków skierować sprawę do głównego menadżera lub skonsultować z Procedurami Grupy. Monitorowanie i rewidowanie Polityki Każda jednostka w Grupie jest odpowiedzialna, by zadbać o wdrożenie odpowiednich systemów i procedur, w tym zarządzania ryzykiem, a także w stosownych przypadkach zapewnienia szkoleń, tak aby zastosować się do Polityki. Odpowiada również za to, by ją zakomunikować personelowi Grupy.

5 Zarząd Firmy będzie okresowo monitorował i rewidował stosowanie się do niniejszej Polityki, a także zarządzanie ryzykiem w Grupie oraz procedury wdrażające Politykę. Może także w dowolnym czasie opracować kolejne lub poprawione wersje.