Polityka Antykorupcyjna ADP Najczęściej zadawane pytania

Transkrypt

1 Polityka Antykorupcyjna ADP Najczęściej zadawane pytania OCHRONA TAJEMNICY ZAWODOWEJ W RELACJACH POMIĘDZY PRAWNIKIEM A KLIENTEM Niniejszy dokument zawiera pytania, które mogą pojawić się przy zaznajamianiu się pracownika z Polityką Antykorupcyjną ADP. Zawiera on także wskazówki dotyczące procesu due diligence oraz zalecane postanowienia kontraktowe do stosowania w umowach z potencjalnymi agentami, którzy mogą pomagać ADP przy przeprowadzaniu transakcji z agencjami lub jednostkami rządowymi, oraz przy potencjalnych przejęciach spółek. Możliwe pytania dotyczące prawa stanowiącego podłoże Polityki: Pyt.: Jakich działań zabrania Polityka? Zabrania się firmie ADP i jej pracownikomprowadzenia działań korupcyjnych w stosunku do urzędników państwowych. Oprócz faktycznych płatności lub darowania wartościowych prezentów, Polityka zakazuje przedstawiania i upoważniania do przedstawiania ofert lub obietnic zapłaty. Ponieważ Ustawa o Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA )) nie określa, co (inne niż gotówka) stanowi wartościowy prezent, firma ADP całkowicie zakazuje dawania prezentów (innych niż przedmioty z logo opisane poniżej). Pyt.: Czy rejestrowanie danych ze wszystkich transakcji jest wymagane wyłącznie po to, aby ujawnić niedozwolone transakcje? Nie. Wymaganie Polityki, aby protokołować wszystkie wydatki ADP i transfery aktywów ADP ma zastosowanie do wszystkich transakcji. Prawdą jest, że pracownik może ponieść zgodny z prawem wydatek w imieniu ADP (na przykład rozsądne wydatki związane z wizyta potencjalnego klienta rządowego w placówekach ADP), ale jeśli wydatki zostaną udokumentowane w niewłaściwy sposób, pracownik (oraz firma ADP) mogą ponieść kryminalne sankcje na mocy ustawy FCPA. Pyt.: Czy ADP może przeprowadzać transakcje biznesowe z jednostkami rządowymi? Tak. Prawno nie zakazuje ADP angażowania się w legalne transakcje biznesowe z jednostkami rządowymi. Polityka koncentruje się na nielegalnych płatnościach lub prezentach darowanych indywidualnym urzędnikom państwowym celem pozyskania lub utrzymania perspektyw biznesowych. Pyt.: Czy możliwe jest przeprowadzanie interesów z urzędnikami państwowymi lub jednostkami, które są współposiadane przez urzędników rządowych?

2 Tak, jest to możliwe. Jednakże ADP i jej pracownicy muszą być bardzo uważni w kierowaniu takich relacji biznesowych i muszą mieć pewność, że tego rodzaju relacje nie spowoduja pogwałcenia zasad Polityki przez naszych pracownikow. Wskutek tego Polityka wymaga, że pracownicy są zobowiązani do omawiania takich transakcji z działem prawnym jeszcze przed rozpoczęciem transakcji. Pyt.: Czy ADP jest odpowiedzialne za działania swoich agentów lub przedstawicieli stron trzecich? Tak. Na mocy ustawy FCPA w Stanach Zjednoczonych i odpowiednich praw lokalnych poza Stanami Zjednoczonymi, ADP może ponieść konsekwencje wszelkich praktyk korupcyjnych prowadzonych w imieniu ADP przez agenta, przedstawiciela lub stronę trzecią. Jeśli okaże się, że ADP przymknęło oko na zachowanie, które narusza postanowienia ustawy FCPA, firma ADP oraz jej pracownicy mogą zostać oskarżeni o posiadanie wiedzy o niezgodnym z prawem zachowaniu. Wszyscy pracownicy mają obowiązek przeprowadzania dochodzeń, jeśli pojawjaja sie swiatla ostrzegawcze (na przykład w przypadku prośby agenta o nadzwyczajnie wysoką prowizję lub prośby o wykonanie zapłaty w gotówce lub przelewem na konta poza krajem, w którym odbywa się transakcja). Należy zauważyć, że, pomimo iż ustawa FCPA nie posiada definicji agenta ani przedstawiciela, pracownicy ADP powinni uważać każdą osobę lub jednostkę, która wykonuje usługi dla ADP, za agenta lub przedstawiciela (na przykład jednostka, która odsprzedaje produkty ADP za pobraniem prowizji, posiadając umowę z ADP, powinna być uważana za agenta lub przedstawiciela w niniejszym kraju). Pyt.: Czy ADP zapłaci za mnie grzywnę lub opłaty sądowe, jeśli naruszę postanowienia ustawy FCPA? Nie. Polityka wyraźnie mówi o tym, że prawo zabrania firmie ADP ponoszenia opłat sądowych za pracowników oraz opłat związanych z karami grzywny. Dodatkowo taki pracownik będzie podlegał karze dyscyplinarnej ze strony ADP, włączając możliwe zwolnienie z pracy. Możliwe pytania pracowników dotyczące stosowania Polityki: Pyt.: Urzędnik państwowy wspomniał, że sprawy potoczą się szybciej, jeśli udzieliłbym mu dodatkowej zapłaty na boku. Czy mogę to zrobić? Nie. Wszystkie płatności muszą być bezpośrednio związane z produktami i usługami zawartymi w odpowiedniej umowie z agencją rządową (oraz związane z tym plany kosztów/opłat), a także muszą zostać dostarczone bezpośrednio do agencji rządowej, a nie do urzędnika, bez względu na wielkość takiej zapłaty. Pyt.: Jeśli dam niewielką łapówkę urzędnikowi państwowemu, będę w stanie wywiązać się z zadania w terminie i zaoszczędzić kilka tysięcy dolarów dla ADP. Czy w takich okolicznościach mogę dać łapówkę?

3 Nie. W żadnym wypadku nie wolno dawać łapówek. Nie zaoszczędzisz żadnych pieniędzy dla ADP - w rzeczywistości twój udział w nielegalnym interesie może kosztować ADP miliony dolarów w postaci grzywien i opłat sądowych, a twoje działania mogą negatywnie wpłynąć na reputację ADP w świecie biznesu. ADP może wszcząć postępowanie dyscyplinarne, w tym może rozwiązać umowę pracy oraz możesz zostać poddany postępowaniu karnemu. Pyt.: Próbuję wygrać przetarg na potencjalny biznes z wielką agencją rządową z kraju w rejonie Azja-Pacyfik. Chcę, aby starszy ranga przedstawiciel agencji i odwiedził nasze placówki w Stanach Zjednoczonych, poniewaz taka wizyta moze pomoc mu w podjeciu decyzji. Potencjalna umowa, którą mamy podpisać jest na bardzo wysoką kwotę, więc życzę sobie, aby ADP zapewniło przedstawicielowi i jej małżonkowi bilety lotnicze w pierwszej klasie, zwrot za wydatki dzienne i najlepsze hotele oraz posiłki. Czy sytuacja ta stanowi pogwałcenie zasad Polityki? Tak. Byłoby to pogwałceniem zasad Polityki i ustawy FCPA. Jeśli podróż do placówek w Stanach Zjednoczonych jest bezpośrednio związana ze sprzedażą produktu lub usługą ADP, wtedy nasza Polityka dopuszcza ponoszenie rozsądnych kosztów podróży do i podejmowania w USA starszych ranga przedstawicieli rzadowych. Polityka nie zezwala jednak na opłacanie podróży pierwszą klasą i hoteli najwyzszych kategorii, oraz nie zezwala na zwrot wydatków dziennych, ani zadnych wydatków poniesionych przez małżonka przedstawiciela. Aby mieć pewność, że twoje plany są zgodne z zasadami Polityki, zalecamy, aby przed każdym zamiarem zorganizowania podróży, najpierw uzyskać zgodę swojego Dyrektora Finansowego. Pyt.: Pracuję w kraju, gdzie łapówkarstwo występuje na porządku dziennym - urzędnicy państwowi oczekują dodatkowych opłat i uważa się, że są one konieczne do prowadzenia działalności biznesowej. Ponieważ wydaje się, że każda inna firma prowadzi takie praktyki i nie sądzę, aby ponosiła za to jakiekolwiek konsekwencje w postaci grzywien lub kar, zakładam, że nieznaczne wpłaty na rzecz urzędników państwowych są dopuszczalne. Czy mam rację? Nie. Łapówkarstwo nie jest dopuszczalne w żadnym wypadku. Fakt, że każda osoba na rynku lokalnym daje łapówki, nie oznacza, że jest do legalne i dlatego nasi pracownicy w żadnym wypadku nie mogą łamać przepisów. Wykonanie takiej wpłaty jest jednoznaczne z pogwałceniem postanowień ustawy FCPA i Polityki, oraz jest bardzo prawdopodobne, że stanowi to także naruszenie prawa lokalnego. Pyt.: Jestem obywatelem kraju poza USA i nigdy nie wyjeżdżałem do USA. W raporcie z wydatków jako koszt podróży wpisałem niewielkie prezenty pieniężne dla urzędnika państwowego. Nie poinformowałem o tym menadżera, ale dzięki tym prezentom mogę sprawnie prowadzić interes, bez zbytniej ingerencji ze strony rządu. Ponieważ mój menadżer nie zna szczegółów i nie jestem obywatelem USA, czy mimo to naruszam zasady Polityki?

4 Tak. Pomimo że nie jesteś obywatelem USA, ADP jest firmą amerykańską i wymaga, aby wszyscy pracownicy na całym świecie przestrzegali postanowień ustawy FCPA. Prezenty, które dajesz nie tylko stanowią pogwałcenie przepisów antykorupcyjnych Polityki (oraz FCPA), ale także przepisów Polityki (i FCPA) o dokładnym rejestrowaniu danych. Ponadto, oprócz możliwości posinienia kary na mocy FCPA, możesz także postawić własnego menadżera w sytuacji, w której okaże się, że on także narusza zasady Polityki i FCPA. Pyt.: Pracuję w kraju, w którym lokalny urzędnik podatkowy poprosił mnie o sporadyczne zapewnianie mu voucherów podróżnych lub, jeśli nie jest to możliwe, aby ADP ponosiło koszty jego podróży (dotyczy podróży niezwiązanej z załatwianiem spraw z ADP), w zamian za pomoc w sprawach podatkowych na poziomie lokalnym. Nie zawieramy umowy z agencją podatkową urzędnika na żadną usługę ADP, czy zatem taka wpłata/prezent są dozwolone zgodnie z zasadami Polityki? Nie. Pomimo iż wydaje się, że sprawa nie jest bezpośrednio związana z nawiązaniem lub utrzymaniem umowy z agencją podatkową urzędnika, ADP może odnieść korzyści finansowe dzieki preferencyjnemu traktowaniu zobowiazan podatkowych, których mogłaby nie uzyskać, jeśli nasz pracownik nie zapłaciłby lub nie wręczyłby prezentu. Niektóre sądy uznają taki czyn, zgodnie z zasadami prawa, za nielegalną łapówkę i dlatego Polityka takich czynów zabrania. Pyt.: Czy istnieją okoliczności, w których mogę wręczyć prezent urzędnikowi państwowemu? Tak. Polityka zezwala na wręczanie przedmiotów z logo (takich jak zestawy pióra i ołówka z logo ADP, koszulek, czapek i innych podobnych przedmiotów) jako skromnych prezentów w zwykłej praktyce biznesowej, pod warunkiem, że natychmiast zgłosisz taki fakt swojemu Dyrektorowi Finansowemu. W żadnym wypadku przedmiot z logo ADP nie może przekraczać sumy $25. Ponadto w danym roku kalendarzowym pracownik ADP może wręczyć co najwyżej jeden prezent danemu urzędnikowi państwowemu.

5 DUE DILIGENCE STRON TRZECICH I PRZEJMOWANYCH SPOLEK Zgodnie z amerykańską Ustawą o Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych oraz podobnymi przepisami innych krajow, w których ADP prowadzi interesy, ADP ponosi odpowiedzialność za działalność swoich czlonkow zarzadu, rad nadzorczych, kierowników orz pracownikow,oraz za działalność spolek zależnych (bez względu na to, czy są posiadane w całości czy częściowo). ADP może nawet ponosić odpowiedzialność prawną za działania agentów (takich jak konsultanci i przedstawiciele), występujących w imieniu ADP. Innymi słowy, ADP nie tylko może ponieść konsekwencje działań swoich czlonkow zarzadu, rad nadzorczych, kierowników, pracowników i spolek, ale także konsekwencje działań stron trzecich, pomimo iż ADP nie posiada nad nimi bezpośredniej kontroli. Agenci Biorąc pod uwagę zakres potencjalnej odpowiedzialności ADP, zmuszeni jesteśmy do podejmowania specjalnych procedur przed zatrudnieniem agentów, w szczególności, jeśli takie zatrudnienie będzie obejmowało interakcję z lokalnymi władzami rządowymi. Pracownicy ADP, odpowiedzialni za wybór agentów, powinni przeprowadzić due diligence konieczną do określenia, czy dana jednostka lub osoba, którą ADP zamierza zatrudnić jako swojego agenta, posiada dobrą reputację i będzie przestrzegać zasad ustawy FCPA oraz Polityki Antykorupcyjnej ADP. Pytanie, w jakim stopniu due diligence zostanie przeprowadzona, będzie bezpośrednio związane z ilością pracy związanej z organami rządowymi, którą agent ma wykonywać w imieniu ADP, i połączone z analizą względnego ryzyka przeprowadzania interesów w kraju, o którym mowa (prosimy o zapoznanie się z corocznie uaktualnianym raportem organizacji Transparency International Corruption Perception Index ) (Wskaźnik poziomu ryzyka korupcji): Kontrolę z należytą starannością należy zawsze przeprowadzać wraz z Dyrektorem Finansowym swojej jednostki biznesowej oraz z prawnikiem ADP odpowiedzialnym za dany kraj. Oprócz obowiązkowego due diligence, przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy z agentem, ADP wymaga, aby agent poświadczył, że rozumie założenia Polityki Antykorupcyjnej oraz że zobowiązuje się do przestrzegania jej postanowień. ADP zaleca także, aby wszyscy pracownicy, mający kontakt z prawnikiem ADP odpowiedzialnym za ich kraj, wprowadzili w życie przepisy kontraktowe opisane w kolejnej części dokumentu. Przejęcia Obawy związane z potencjalnymi konsekwencjami ponoszonymi przez ADP są jeszcze większe w przypadku przejęc spolek, poniewaz ADP ponosi absolutną odpowiedzialność za wszystkie swoje działania biznesowe i za dzialania swoich spolek zaleznych na całym świecie. Dlatego tez, zalecenia przedstawione powyżej dotyczące due diligence, muszą być stosowane z jeszcze większą starannością w przypadku firmy, ktora jest kandydatem do przejęcia. Umowy prawne dokumentujace przejeciapowinny zawierać odpowiednie

6 postanowienia ze strony sprzedawców, wykorzystując postanowienia zamieszczone w dalszej części dokumentu.

7 PODSTAWOWE PRZEPISY KONTRAKTOWE W przypadku transakcji z kontrahentami, agentami lub przedstawicielami strony trzeciej oraz w przypadku przejęć wszelkiego rodzaju, pracownicy są zobowiązani do współpracy z lokalnymi prawnikami ADP, aby umowy prawne zawieraly postanowienia, które zapewnią postępowanie zgodne zasadami Polityki Antykorupcyjnej ADP. ADP zaleca wykorzystanie następujących postanowien w umowie z taką jednostką lub jako wiążący załącznik lub aneks do umowy. (a) Stosowanie i Przestrzeganie Polityki Antykorupcyjnej Strony uznają, że [ADP] 1 i wszyscy jej pracownicy, czlonkowie rady nadzorczej i zarzadu, kierownicy i przedstawiciele podlegają amerykańskiej Ustawie o Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych ( FCPA ), oraz że wszystkie działania [Drugiej Strony] 2 związane z niniejszą Umową podlegają postanowieniom ustawy FCPA. Druga Strona zaręcza, że przeczytała i zrozumiała cały tekst FCPA oraz Politykę Antykorupcyjną [ADP] ("Politykę"). Ponadto [Druga Strona] gwarantuje i potwierdza, że zarówno ona, jak i wszelkie osoby działające w jej imieniu będą przestrzegać wszystkich przepisów ustawy FCPA oraz Polityki, wlacznie ze wszystkimi zmianami ktore moga miec miejsce po wejsciu w zycie tej Umowy, w związku z wszystkimi ich działaniami wynikającymi lub związanymi z niniejszą Umową. Szczególnie zaś [Druga Strona] potwierdza i zgadza się, że ani ona ani inna osoba, działająca w jej imieniu, nie zapłaci, nie przedstawi oferty zapłaty ani nie wręczy wartościowego przedmiotu urzędnikowi państwowemu, partii politycznej lub kandydatowi politycznemu, ani także publicznej organizacji rządowej lub jakiejkolwiek innej osobieposiadajacej wiedzę o fakcie, że wpłata, obietnica zapłaty lub prezent, w całości lub częściowo, mają zostać przekazane w/w osobom celem wpłynięcia na oficjalną decyzję, która pomoże [ADP] lub [Drugiej Stronie] w zabezpieczeniu niedozwolonej korzyści lub w zawarciu lub utrzymaniu interesów, lub w przekierowaniu interesu na inną osobę lub jednostkę. [Druga Strona] przyjmuje do wiadomości, że żaden pracownik, kierownik ani inny przedstawiciel [ADP] nie ma prawa do uchylenia stosowania niniejszej Sekcji Umowy do [ADP]. (b) Ograniczenia związane z Własnością, Usługami Rządowymi i Działalnością Polityczną [Druga strona] ujawniła [ADP] na piśmie nazwiska wszystkich osób i jednostek, które sa wlascicielami akcji lub udzialow [Drugiej Strony]. [Druga Strona] jest zobowiązana do natychmiastowego poinformowania [ADP] na piśmie o każdym przypadku, kiedy zmiana wlasnosci akcji lub udzialow nastąpiła albo ma nastąpić. [ADP] posiada prawo do rozwiązania umowy z ważnej przyczyny w trybie natychmiastowym po otrzymaniu każdego z takich powiadomień, jeśli kontynuowanie wspolpracy przez [ADP] z [Drugą Stroną] w zgodzie z niniejszą 1 Wprowadzić odpowiednią jednostkę prawna ADP. 2 Wprowadzić odpowiednią nazwę partnera transakcji.

8 umową, po nastąpieniu rzeczywistej lub zaproponowanej zmiany w strukturze wlasnosci[drugiej Strony], będzie stanowiło naruszenie postanowień FCPA lub Polityki. [Druga Strona] oświadcza i gwarantuje, że ani ona ani inna osoba, działająca w jej imieniu, nie jest lub, w czasie trwania Umowy, nie będzie, z wyjątkiem wcześniejszej pisemnej zgody [ADP], jednostką rządową, urzędnikiem państwowym, partią polityczną, kandydatem politycznym, publiczną organizacją międzynarodową lub urzędnikiem publicznej organizacji międzynarodowej. [ADP] ma prawo do rozwiązania niniejszej Umowy z ważnej przyczyny (i bez konsekwencji finansowych) w przypadku jakiegokolwiek naruszenia wszelkich z wyżej wymienionych postanowień. (c) Dokładność Dokumentów [Druga Strona] uznaje, że wszystkie faktury, raporty, oświadczenia, księgi inne dane, które ona lub inna osoba czy też jednostka, występująca w jej imieniu, przygotuje lub przedłoży do [ADP], będą zgodne z prawdą i dokładne pod każdym względem, będą w pełni i wyczerpująco opisywać świadczone usługi oraz naturę i odbiorcę wydatków oraz wykonanych wpłat oraz, że przedstawi wszelkie wazne informacje konieczne [ADP] do dokładnego prowadzenia księgowości i protokołów. [ADP] ma prawo do rozwiązania niniejszej Umowy z ważnej przyczyny w przypadku jakiegokolwiek naruszenia każdego z wyżej wymienionych zobowiązań. (d) Współpraca z Kontrolą Audytową [stosownie do sytuacji] [Druga Strona] powinna utrzymywać dokładnie wypełnione księgi i protokoły obejmujące wszystkie wykonywane działania wynikające z niniejszej Umowy. [ADP] ma prawo do przeprowadzania audytów ksiąg i protokołów [Drugiej Strony], wykonywanych przez niezależnego rewidenta księgowego w każdym momencie trwania Umowy, powiadamiając [Drugą Stronę] o audycie z należytym wyprzedzeniem. [Druga strona] zobowiązuje się współpracować z niezależnym rewidentem księgowym. (e) Mechanizmy Zapłaty [stosownie do sytuacji] Płatności wykonywane przez [ADP] na rzecz [Drugiej Strony] zgodnie z niniejszą umową będą wykonywane przelewem pieniężnym na konto bankowe [Drugiej Strony], do kraju, w którym dane usługi są wykonywane i ktory zostal określony na piśmie w Załączniku do niniejszej Umowy.