Zasady korespondencji mailowej

HTML
DOWNLOAD

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Zasady korespondencji mailowej"

Ksawery Tomczyk
8 lat temu
Przeglądów:

1 Zasady korespondencji mailowej Stosowanie się do zasad komunikacji mailowej jest działaniem, które może mocno wpłynąć na efektywność komunikacji. Dlatego zachęcamy do świadomego wykorzystania tego narzędzia komunikacyjnego. W zasadach znaleźć można: 1. odpowiedni temat maila, 2. prawidłowe używanie formatowania, 3. zbyt długi czas oczekiwania, 4. wysyłanie załączników, 5. co ma komunikacja bezpośrednia do maila? 6. prawidłowe adresowanie korespondencji, 7. emotikonki w korespondencji mailowej, 8. zwroty grzecznościowe w mailu. Oto ich dokładny opis: 1. Odpowiedni temat maila Temat wiadomości jest niezwykle istotny z dwóch powodów. Po pierwsze, kiedy wysyłamy maila do osoby, której nie znamy, istnieje możliwość, że brak tematu zadecyduje o jej zignorowaniu lub usunięciu. Jednak większy problem powstaje, kiedy nie wpisujemy tematów wiadomości, gdy korespondujemy z kimś często. Przy okazji wyszukiwania ważnego maila z przeszłości, w wynikach wyszukiwania pojawia się wtedy kilkadziesiąt wiadomości o treści Brak tematu. W której z nich jest treść, której szuka adresat? Podobna sytuacja ma miejsce, kiedy nadawca rozpoczyna nowy wątek korespondencji, ale robi to odpowiadając na starego maila bez zmiany tematu. 2. Prawidłowe używanie formatowania Podczas pisania maili obowiązuje najbardziej elegancka zasada świata mniej znaczy więcej (ang. less is more). Należy zadbać o to, aby w tworzonym mailu nie pojawił się nadmiar formatowania: a) pamiętaj o odpowiednim rozmiarze czcionki. W korespondencji biznesowej niedopuszczalne jest stosowanie kolorowego tła i grafik.

b) Kolejnym błędem jest pisanie wielkimi literami (z włączonym klawiszem Caps Lock ), np. CO PAN MYŚLI NA TEN TEMAT? W Internecie wielkie litery rozumiane są jako przejaw krzyku i agresji.

2 b) Kolejnym błędem jest pisanie wielkimi literami (z włączonym klawiszem Caps Lock ), np. CO PAN MYŚLI NA TEN TEMAT? W Internecie wielkie litery rozumiane są jako przejaw krzyku i agresji. Wiele osób w ten sposób nieumiejętnie zaznacza najistotniejsze elementy wiadomości. Choć w większości przypadków to nieeleganckie, jeśli naprawdę zależy nam na podkreśleniu istotności jakiegoś fragmentu wysyłanego tekstu, lepiej go podkreślić lub pogrubić. Tego typu zabieg powinien jednak pojawić się wyłącznie w korespondencji pomiędzy przełożonym i podwładnym lub przy okazji przesyłania ważnego harmonogramu czy instrukcji do większej grupy osób. 3. Zbyt długi czas oczekiwania Wiele osób często zastanawia się, po jakim czasie należy odpisywać na otrzymane maile. W korespondencji biznesowej, najbardziej pożądane są odpowiedzi udzielone w przeciągu jednego dnia roboczego. Pamiętaj: jeśli nie jesteś w stanie odpisać na korespondencję w najbliższym czasie, to poinformuj adresata wiadomości o tym, kiedy odpowiesz na wiadomość. Jeśli jest to niemożliwe, np. z uwagi na urlop lub delegację, należy pamiętać o odpowiednim ustawieniu autorespondera (wiadomości generowanej automatycznie jako odpowiedź za każdym razem, kiedy otrzymamy maila). Poinformuje on adresatów podczas Twojej nieobecności, że odpowiedzi nie należy się spodziewać w bezpośredniej przyszłości. 4. Wysyłanie załączników Firmy używają skrzynek zlokalizowanych na serwerach komercyjnych. Mają one zwykle ograniczoną pojemność. Wysyłanie wiadomości z bardzo dużymi załącznikami może łatwo doprowadzić do ich zapełnienia, co jest wyjątkowo niepraktyczne. Pamiętaj, że maile przeniesione do kosza nadal zajmują pojemność, dlatego czym mniej ich wysyłamy tym mamy większe prawdopodobieństwo lepiej pracującego urządzenia. Skany dokumentów, wielkie cenniki w PDF albo rozbudowane elementy graficzne, które niepotrzebnie zamieniają prostego maila w giganta o objętości kilkudziesięciu megabajtów, bardzo często są źródłem frustracji odbiorców. Oprócz tego, gdy wysyłamy wiadomość z załącznikiem, warto wspomnieć o tym w treści a, aby adresat nie przegapił załączonego pliku. Pusta wiadomość

3 z załącznikiem jest nie tylko bardzo trudna do odszukania po jakimś czasie od wysłania, ale także świadczy o braku organizacji i profesjonalizmu nadawcy. 5. Co ma komunikacja bezpośrednia do maila? Na pewno kilkukrotnie brałeś udział lub byłeś świadkiem tego jak komunikacja mailowa jest przysłowiowym ringiem, gdzie osoby przerzucają sobie korespondencję umieszczając w odbiorcach często wiele osób. Pamiętaj bezpośrednia komunikacja osobista lub telefoniczna często może przyśpieszyć znalezienie rozwiązania czy podjęcie decyzji. Na pewno wpłynie też na to, że łatwiej będzie Ci zrozumieć intencje partnera rozmowy. Długie dyskusje mailowe nie prowadzą do niczego dobrego, a niosą za sobą wiele zagrożeń: tworzenie niepotrzebnej korespondencji, angażowanie osób trzecich, których temat już nie dotyczy, budzą różne emocje, zabierają czas, który poświęcasz na kilkukrotne wracanie do niej. A gdy musisz jednak odpisać - usuń osoby, których temat już nie dotyczy. 6. Prawidłowe adresowanie korespondencji Standardowy interfejs poczty zapewnia trzy pola, w które można wpisać adres odbiorcy Do, Dw i Udw. Poniżej zamieszczony jest opis zastosowania każdego z nich: a) Do (ang. To) główny adresat wiadomości, kiedy tylko dwie osoby zaangażowane są w proces komunikacji. Jedyny wypadek, w którym w polu Do nie pojawia się adres adresata opisano w podpunkcie nr 3. b) Dw (ang. CC) oznacza do wiadomości (ang. carbon copy) w polu tym powinien pojawić się adres osoby (osób), która nie jest adresatem wiadomości, ale powinna również ją odczytać. Wykorzystanie pola Dw jest stosowne, kiedy o danej sprawie powinien wiedzieć przełożony lub współpracownicy zaangażowani w sprawę, której dotyczy . Jeśli nadawca używa pola DW, podczas odpisywania na maila konieczne jest użycie przycisku Odpowiedz wszystkim (ang. reply to all), który zapewni, że nasza odpowiedź dotrze do wszystkich zainteresowanych i oszczędzi nam konieczności kopiowania i wklejania ich adresów . c) Udw (ang. BCC) oznacza ukryte do wiadomości (ang. blind carbon copy) w polu tym powinien pojawić się adres osoby (osób), która ma odczytać wiadomość, ale adresat nie powinien wiedzieć o ich udziale w korespondencji. Znajomość prawideł zastosowania tego pola jest niezwykle ważna, ale niestety niepowszechna. Choć ciężko w to uwierzyć, cały czas zdarzają się sytuacje, w których pracownik firmy wysyłając np. zapytanie ofertowe umieszcza adresy wszystkich adresatów (różnych firm) w polu Do, zamiast w polu Udw, w którym adresy te byłyby niewidoczne dla adresatów. Jest to pomyłka niewybaczalna, ponieważ ujawnia rozpatrywanych kontrahentów, a często także listę podwykonawców.

4 Należy pamiętać, że jeśli użyjemy tej opcji kilkukrotnie w ciągu jednego dnia, wpisując dużą liczbę adresatów (np. 50), może włączyć się filtr antyspamowy i zablokować możliwość wysyłania wiadomości na okres nawet do 2 miesięcy. 7. Emotikonki w korespondencji mailowej Co z popularnymi buźkami? Jedni je uwielbiają, innych irytują. Co ciekawe, emotikony bywają pożyteczne. Często zapobiegają błędnej interpretacji tego, co chcemy przekazać w naszej wiadomości (np. gdy chcemy zażartować). Coraz częściej pojawiają się w wiadomościach i nie ma w tym nic złego, o ile są to wiadomości prywatne. Używanie emotikonów w korespondencji służbowej jest mało profesjonalne i niepoważne, dlatego lepiej zachować je na korespondencję ze znajomymi. Jednak nawet wtedy warto pamiętać, aby posługiwać się pojedynczymi emotikonami, a nie całymi ich kombinacjami. 8. Zwroty grzecznościowe w mailu

Podobne dokumenty

e-mail Technologia Informacyjna Lekcja 5

e-mail Technologia Informacyjna Lekcja 5 List elektroniczny (e-mail) E-mail to informacja tekstowa przeznaczona dla konkretnego odbiorcy i wysłana z wykorzystaniem technologii komunikacyjnej. Do listu