Legislator Premium Baza Aktów Własnych

Transkrypt

1 Legislator Premium Baza Aktów Własnych PORADNIK PRAKTYCZNY Dokument zawiera opis tworzenia aktów zmieniających oraz obwieszczeń z tekstem jednolitym w powiązaniu z aktami przechowywanymi w Bazie Aktów Własnych Data: Autor: Piotr Jegorow, Michał Rogowski

2 Zawartość Wprowadzenie... 4 Baza Aktów Własnych pierwsze uruchomienie... 5 Kreator nowej instytucji w BAW... 5 Struktura organizacyjna... 7 Kreator struktury organizacyjnej... 7 Zarządzanie strukturą organizacyjną użytkownicy i uprawnienia Uprawnienia Zarządzanie strukturą organizacyjną Logowanie Konfiguracja BAW w tym powiązanie z BIP Urzędu Dane teleadresowe Nagłówek portalu Hasła skorowidza Organy wydające Kadencje organów wydających Zbiory aktów prawnych Zbiory projektów aktów prawnych Szablon powiadomienia Umieszczanie aktów prawnych i innych dokumentów w BAW Tworzenie i umieszczanie w BAW aktów zmieniających (nowelizujących) Utworzenie pierwszego aktu zmieniającego Utworzenie kolejnego aktu zmieniającego Obwieszczenie z tekstem jednolitym Automatyczne tworzenie obwieszczeń z tekstami jednolitymi Budowa obwieszczenia z tekstem jednolitym zgodnie z wymogami zasad techniki prawodawczej Umieszczenie w BAW obwieszczenia z tekstem jednolitym Utworzenie i umieszczenie w BAW zmiany (aktu zmieniającego) do tekstu jednolitego Utworzenie i umieszczenie w BAW kolejnego obwieszczenia z tekstem jednolitym Techniczny dokument zmieniający Strona 2 z 78

3 Zarządzanie aktami Zarządzanie aktami wg haseł skorowidza Zarządzanie aktami wg zbiorów Zarządzanie uprawnieniami do aktów Strona 3 z 78

4 Wprowadzenie Już jedna licencja na EAP XML Legislator Standard / Premium pozwala na darmowy dostęp do serwera Bazy Aktów Własnych na portalu Dzięki temu, oprócz możliwości prowadzenia dowolnych zbiorów aktów prawnych, przy wykorzystaniu EAP XML Legislator w wersji Premium uzyskujemy dodatkowe funkcjonalności takie jak: 1) możliwość tworzenia aktów zmieniających w powiązaniu z aktem źródłowym (automatyczne generowanie tekstu ujednoliconego oraz porównawczego dla każdej zmiany aktu), 2) automatyczne generowanie obwieszczeń z tekstem jednolitym. Niniejszy dokument zawiera opis sposobu tworzenia aktów zmieniających w taki sposób, aby docelowo można było uzyskać automatycznie wygenerowane: teksty ujednolicone i teksty porównawcze (dla każdego kolejnego aktu zmieniającego z uwzględnieniem dokonanych nowelizacji); obwieszczenie z tekstem jednolitym (uwzględniające tekst aktu pierwotnego oraz wszystkie nowelizacje wprowadzone kolejnymi aktami zmieniającymi). Opis przygotowano na zasadzie ćwiczenia, które można przeprowadzić przy użyciu swojej Bazy Aktów Własnych na portalu W ćwiczeniach ujęto następujące aspekty: 1) Konfiguracja Bazy Aktów Własnych na portalu (baza tworzona automatycznie przy pierwszym uruchomieniu) 2) Umieszczenie w BAW aktu prawnego (aktu źródłowego, dla którego będziemy tworzyli zmiany) 3) Stworzenie dwóch aktów zmieniających w powiązaniu z umieszczonym w BAW aktem, oraz ich publikacja na portalu, 4) Wygenerowanie obwieszczenia z tekstem jednolitym dla umieszczonych w BAW aktów (akt źródłowy plus dwie zmiany aktu) i jego publikacja w bazie, 5) Utworzenie zmiany do tekstu jednolitego (kolejny akt zmieniający), 6) Wygenerowanie kolejnego obwieszczenia z tekstem jednolitym. Dodatkowo, w niniejszym materiale ćwiczeniowym zamieściliśmy informacje o praktycznych aspektach tworzenia i udostępniania w postaci elektronicznej tzw. zbioru aktów prawa miejscowego co jest wymogiem ustawowym. Zbiór taki można założyć i prowadzić przy użyciu Bazy Aktów Własnych (udostępnionej bezpłatnie) oraz powiązać z BIP Urzędu. W ten sposób, możliwe jest spełnienie wszystkich wymogów wynikających z obowiązujących przepisów, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Odnośnie tworzenia elektronicznego zbioru aktów prawa miejscowego możliwe jest także skorzystanie z naszej usługi specjalnej Elektroniczny zbiór aktów prawa miejscowego POD KLUCZ. W ramach tej usługi, w oparciu o przekazany przez Urząd komplet aktów, tworzymy w BAW elektroniczny zbiór aktów prawa miejscowego wg stanu prawnego na określoną datę kolejne, nowe akty są wprowadzane do zbioru już na bieżąco przez pracowników Urzędu. Strona 4 z 78

5 Baza Aktów Własnych pierwsze uruchomienie Kreator nowej instytucji w BAW Jeżeli korzystają już Państwo z BAW, można pominąć ten krok i przejść do następnego. Jeżeli jest to pierwsze uruchomienie BAW, po wybraniu opcji Baza Aktów Własnych otwarte zostanie okno kreatora, który umożliwi dodanie nowej instytucji do bazy: Kreator wymaga uzupełnienia danych teleadresowych instytucji oraz danych osoby, która będzie pełniła rolę administratora w BAW. Jako login użytkownika, zawsze należy podać adres . Po uzupełnieniu wszystkich Strona 5 z 78

6 danych, należy wybrać Utwórz instytucję: Wyświetlony zostanie komunikat, potwierdzający założenie nowej instytucji: Strona 6 z 78

7 Struktura organizacyjna Kreator struktury organizacyjnej Baza Aktów Własnych umożliwia stworzenie struktury organizacyjnej urzędu. Dzięki temu administrator może zarządzać użytkownikami BAW oraz nadawać im uprawnienia do zbiorów i aktów prawnych. W celu założenia struktury organizacyjnej, należy uruchomić kreator: Strona 7 z 78

8 W oknie kreatora możemy uzupełnić dane struktury oraz jej podstawowe elementy: Pracę kreatora kończymy wybierając Utwórz. Wyświetlone zostanie zapytanie o potwierdzenie stworzenia struktury organizacyjnej: Po wybraniu Tak, wyświetlone zostanie potwierdzenie utworzenia struktury: Strona 8 z 78

9 Po wybraniu OK otworzy się zakładka zarządzania strukturą organizacyjną: Strona 9 z 78

10 Zarządzanie strukturą organizacyjną użytkownicy i uprawnienia Uprawnienia Moduł uprawnień pozwala określić, kto i w jakim zakresie będzie posiadał dostęp do umieszczanych w BAW dokumentów (przeglądanie, aktualizacja, usuwanie), oraz czy wybrane dokumenty mają być widoczne tylko dla wybranych użytkowników systemu. Uprawnienia możemy określić na poziomie: 1) Administrator instytucji użytkownik ma dostęp do wszystkich opcji BAW 2) Administrator merytoryczny użytkownik nie ma dostępu do zarządzania strukturą i użytkownikami systemu 3) Użytkownik wewnętrzny użytkownik nie ma dostępu do struktury, zarządzania użytkownikami, oraz ustawieniami aplikacji 4) Użytkownik zewnętrzny użytkownik, który może założyć konto poprzez stronę WWW BAW w celu abonowania informacji o nowych aktach w BAW. Zarządzanie strukturą organizacyjną Na strukturze organizacyjnej możemy edytować oraz dodawać nowe komórki organizacyjne, stanowiska i osoby. Okno struktury podzielone jest na dwie części: Strona 10 z 78

11 Żeby dodać nową komórkę organizacyjną, należy wybrać element nadrzędny prawym klawiszem myszy i z rozwijanego menu wybrać Dodaj komórkę organizacyjną: Otwarte zostanie okno dodawania nowej komórki. W tym miejscu możemy określić podstawowe dane nowej komórki, oraz dodać jej kierownictwo, pracowników i komórki wewnętrzne: Strona 11 z 78

12 Żeby dodać stanowisko kierownika/zastępcę/pracownika do komórki, wybieramy przycisk oznaczony plusem przy danym stanowisku. Otwarte zostanie okno umożliwiające dodanie nowego stanowiska: Po wybraniu Zapisz mamy możliwość przypisania do nowego stanowiska istniejącego użytkownika, lub dodania nowego: Strona 12 z 78

13 Aby dodać do stanowiska jednego z istniejących użytkowników, wystarczy wybrać przycisk oznaczony plusem przy danej osobie: Aby stworzyć nowego użytkownika i przypisać go do stanowiska, wybieramy Dodaj osobę. Otworzy się okno, w którym należy uzupełnić dane nowego użytkownika. Jako login użytkownika, zawsze należy wpisać adres Strona 13 z 78

14 Po wybraniu Zapisz, użytkownik zostaje dodany do listy. Dodajemy go do stanowiska wybierając przycisk oznaczony plusem: Po wybraniu Zapisz, nowa komórka organizacyjna, stanowiska i użytkownicy zostaną dodani do struktury organizacyjnej: Do stanowisk na strukturze organizacyjnej możemy także przenosić użytkowników z listy. W tym celu należy kliknąć i przytrzymać lewy klawisz myszy na wybranym użytkowniku, a następnie przenieść go na wybrane Strona 14 z 78

15 stanowisko i upuścić, puszczając lewy klawisz myszy: Po przeniesieniu użytkownika wyświetlone zostanie okno, w którym należy uzupełnić dane pracownika: Strona 15 z 78

16 Po wybraniu Zapisz, pracownik zostaje dodany do struktury: Logowanie Po uruchomieniu Legislatora wybieramy opcję Baza Aktów Własnych i w wyświetlonym oknie wprowadzamy login i hasło do bazy aktów własnych: Strona 16 z 78

17 Po zatwierdzeniu zostanie otwarte okno zarządzania BAW: Konfiguracja BAW w tym powiązanie z BIP Urzędu Jeżeli jest to pierwsze uruchomienia BAW, to w momencie logowania zostały zapisane dane predefiniowane. W związku z tym, przed pierwszą publikacją aktu, należy przejść do ustawień aplikacji i dokonać podstawowej Strona 17 z 78

18 konfiguracji: Okno ustawień aplikacji podzielone jest na dwie części. Z lewej strony mamy dostęp do menu, natomiast w prawym oknie wyświetlane są ustawienia dla wybranej opcji: Dane teleadresowe W pierwszej kolejności sprawdźmy poprawność naszych danych adresowych jeżeli wymagają korekty wprowadźmy je bezpośrednio w wyświetlonych polach. Możemy również wprowadzić adres strony internetowej Strona 18 z 78

19 urzędu korzystając z opcji Nowy w sekcji dane kontaktowe. Po wprowadzeniu adresu oraz ewentualnych zmian korzystamy z funkcji Zapisz adres i kontakty. Strona 19 z 78

20 Nagłówek portalu Sekcja pozwala na zmianę domyślnych ustawień nagłówka portalu. Tutaj możemy określić kolorystykę portalu, dodać logo urzędu oraz zmienić czcionkę i wielkość nazwy urzędu w nagłówku strony: Hasła skorowidza BAW posiada zestaw predefiniowanych haseł skorowidza. Użytkownicy mają możliwość dodawania nowych haseł. Hasła możemy dodawać do istniejących grup haseł (prawy klawisz myszy na danej grupie) lub też tworzyć nowe grupy główne z poziomu górnego menu: Strona 20 z 78

21 Organy wydające Domyślnie na liście organów powinny znaleźć się organy zdefiniowane w opcjach programu Legislator. Korzystając z opcji w dolnej części okna mamy możliwość edycji nazw organów, dodawania nowych lub usuwania organów wydających. Jeżeli do organu jest już przypisany jakiś opublikowany akt, lub w przypadku organu kolegialnego jest utworzona sesja rady to aby taki organ usunąć należy w pierwszej kolejności usunąć akt /sesję. Kadencje organów wydających Z poziomu tej sekcji mamy możliwość określenia ram czasowych kadencji oraz dat i numerów sesji (posiedzeń zarządu) organów kolegialnych. Przy czym w przypadku publikacji w BAW aktu takiego organu musi on mieć przypisaną sesję / posiedzenie. Kadencje oraz sesje / posiedzenia możemy dodać z poziomu ustawień lub bezpośrednio podczas publikacji aktu, jeżeli sesja / posiedzenie nie została tutaj zdefiniowana. Strona 21 z 78

22 Zbiory aktów prawnych Domyślnie zostały dodane predefiniowane zbiory aktów na podstawie organów wydających. Korzystając z opcji edycji mamy możliwość zmiany nazwy wyświetlanej zbioru (nazwa zbioru wyświetlana na stornie WWW BAW), usuwania zbiorów (tylko takich, które nie zawierają aktów) oraz dodawania nowych zbiorów. Dodatkowo możemy również włączyć wyświetlanie zbioru aktów opublikowanych w dzienniku urzędowym. Zbiór ten wyświetla nasze akty publikowane w dzienniku urzędowym. Akty takie fizycznie znajdują się na serwerze Edycja wybranego zbioru pozwala na: a) wprowadzenie nazwy zbioru wyświetlanej na stronie Strona 22 z 78

23 b) grupowania zbiorów c) nadawania uprawnień do zbiorów Strona 23 z 78

24 Nadawanie uprawnień wymaga założonej struktury organizacyjnej instytucji. Po wybraniu przycisku Uprawnienia, otworzy się okno nadawania uprawnień do zbioru: Do wyboru mamy cztery rodzaje uprawnień: Podgląd możliwość podglądu aktów w zbiorze. Edycja możliwość publikacji aktów w zbiorze. Zarządzanie możliwość aktualizacji aktów w zbiorze. Usuwanie możliwość usuwania aktów ze zbioru Dodatkowo w systemie możliwe jest udzielenie uprawnień dla stanowiska lub komórki organizacyjnej oraz dla konkretnej osoby. Co to oznacza w praktyce? Mianowicie, udzielając uprawnienia na poziomie struktury (czyli nadające je elementom struktury organizacyjnej), niezależnie od tego, kto będzie zajmował dane stanowisko, uzyska dostęp do właściwych zbiorów / aktów do którego uprawnienie ma Strona 24 z 78

25 dane stanowisko, które zajmuje. Np.: nadając uprawnienia w sposób jak niżej: Niezależnie od tego, kto będzie zajmował stanowisko Kierownika Referatu, otrzyma uprawnienia, które były nadane do tego stanowiska (i analogicznie, ktoś kto to stanowisko zajmował, w momencie przeniesienia na inne utraci te uprawnienia). Natomiast przy konkretnym pracowniku jest dodatkowe pole w kolumnie Indywidualne zaznaczenie go spowoduje, że w przypadku przeniesienia pracownika na inne stanowisko, nie utraci on uprawnień: Strona 25 z 78

26 W celu zdjęcia uprawnień dla całego zbioru najłatwiej skorzystać z opcji Wyczyść uprawnienia: Zbiory projektów aktów prawnych Opcje konfiguracji i ustawień analogiczne jak dla zbiorów aktów prawnych. Po założeniu i uporządkowaniu bazy, zamykamy okno ustawień: Strona 26 z 78

27 Szablon powiadomienia System posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na automatyczne wysyłanie mailem informacji o publikacji aktu w bazie. Ustawienia szablonu powiadomienia, pozwalają na konfigurację treści maila takiego powiadomienia o umieszczeniu aktu w BAW: Dodatkowo korzystając z opcji w dolnej części okna możemy ustawić, czy system domyślnie ma wysyłać powiadomienia wszystkim użytkownikom, czy tylko tym, którzy mają specjalne uprawnienia do wybranych aktów (zbiorów). Strona 27 z 78

28 Teraz możemy sprawdzić czy na stronie została założona baza aktów własnych naszego urzędu. W tym celu z poziomu strony głównej portalu wpisujemy nazwę urzędu lub miasto: Po wyszukaniu zostanie wyświetlona lista pasujących instytucji. Pojedynczym kliknięciem na nazwę instytucji otwieramy bazę aktów własnych: Jak widać powyżej w tym momencie nasza baza jest jeszcze pusta. Poszczególne zbiory pojawią się wówczas gdy opublikujemy w nich przynajmniej jeden akt. Strona 28 z 78

29 Użytkownicy BAW mogą zalogować się na stronie internetowej wybierając Zaloguj: Zalogowani użytkownicy mają możliwość edycji swoich danych i hasła dostępu, oraz subskrypcji haseł skorowidza: Strona 29 z 78

30 Umieszczanie aktów prawnych i innych dokumentów w BAW Akty umieszczamy w Bazie Aktów Własnych z poziomu aplikacji Legislator. Możemy je publikować w BAW na dwa sposoby: 1) Z poziomu zakładki Eksport w momencie kiedy w BAW chcemy umieści aktualnie otwarty akt (opcja Publikuj w BAW): 2) Z poziomu kreatora dostępnego na stronie startowej aplikacji Legislator oraz w menu Plik ( w przypadku gdy będziemy w BAW publikowali akt wcześniej zapisany na dysku). Strona 30 z 78

31 W BAW możemy umieszczać tylko akty podpisane podpisem elektronicznym bądź zablokowane. W przypadku gdy nie zamykaliśmy aplikacji Legislator i już raz wpisaliśmy hasło do BAW, kolejny raz będzie trzeba je wprowadzić dopiero po ponownym uruchomieniu aplikacji. W przypadku gdy skorzystamy z drugiej możliwości (publikujemy przy pomocy kreatora dostępnego na stronie głównej programu), po wyświetleniu okna BAW wybieramy Publikuj akt: Po wskazaniu pliku aktu, zostanie otwarty kreator publikacji: Strona 31 z 78

32 System automatycznie przypisał akt do zbioru aktów (na podstawie organu wydającego). Oczywiście publikowany akt może znajdować się w wielu zbiorach - odpowiednie zbiory wystarczy zaznaczyć w wyświetlonym oknie. Teraz określamy jedynie hasła skorowidza, jakimi chcemy opublikować akt: Po wybraniu haseł, zostaną one przypisane do aktu: Strona 32 z 78

33 Publikowanie w Dzienniku Urzędowym W tej sekcji określamy informacje dot. publikacji aktu w dzienniku urzędowym: 1) Nie podlega publikacji jeżeli wybierzemy tą opcję należy określić datę wejścia w życie publikowanego aktu, 2) Podlega publikacji w Dzienniku Urzędowym opcję zaznaczamy dla aktów, które podlegają publikacji, ale nie zostały jeszcze w dzienniku ogłoszone. Umieszczenie w BAW aktu, z zaznaczoną tą opcją, spowoduje, że w momencie kiedy ten akt zostanie opublikowany w dzienniku urzędowym województwa, data wejścia w życie zostanie uzupełniona automatyczne, oraz zostanie zmieniony status aktu na Obowiązujący 3) Akt został opublikowany w dzienniku urzędowym opcję zaznaczamy w przypadku gdy akt, który umieszczamy w BAW został już opublikowany w dzienniku urzędowym. Na potrzeby naszego ćwiczenia, wybieramy opcje pierwszą. Uzupełniamy datę wejścia w życie aktu, jak na rysunku poniżej: Powiadomienia W kolejnym kroku określamy, do kogo ma zostać wysłane powiadomienie o publikacji aktu (ta opcja wymaga konfiguracji szablonu powiadomienia w ustawieniach Bazy Aktów Własnych). Wybrać osoby możemy bezpośrednio z listy: Strona 33 z 78

34 Możemy również stworzyć grupy użytkowników, do których mają być wysyłane powiadomienia. W tym celu wybieramy Zarządzanie grupami: Żeby dodać nową grupę, należy wybrać Nowa: Strona 34 z 78

35 Po wpisaniu nazwy nowej grupy i zaznaczeniu osób/stanowisk, które maja być do niej przypisane, wybieramy Zapisz. Wyświetlone zostanie potwierdzenie dodania nowej grupy: Po wybraniu OK, do listy dodana zostanie nowa grupa: Strona 35 z 78

36 Uprawnienia Ta opcja wymaga założonej struktury organizacyjnej instytucji. Domyślnie publikowany akt dziedziczy uprawnienia zbioru, w którym jest publikowany: Wyłączenie tej opcji pozwoli nadać indywidualne uprawnienia dla dokumentu: Strona 36 z 78

37 Podsumowanie Wyświetla podsumowanie wprowadzonych danych. Jeśli wszystkie dane są poprawne, zatwierdzamy publikację wybierając Publikuj. Wyświetlone zostanie zapytanie o potwierdzenie publikacji: Po wybraniu Tak, pojawi się informacja o pomyślnej publikacji aktu: Opublikowany akt znajdźmy na stronie naszej bazy w portalu : Strona 37 z 78

38 Tworzenie i umieszczanie w BAW aktów zmieniających (nowelizujących) Utworzenie pierwszego aktu zmieniającego W celu utworzenia aktu zmieniającego dla opublikowanego w BAW regulaminu, przechodzimy do zakładki Utwórz/Importuj i wybieramy opcję Nowy akt zmieniający: Zostanie wyświetlone okno wyboru aktu wybieramy Dodaj akt, a następnie wyszukujemy akt, który chcemy zmieniać: Strona 38 z 78

39 Po wybraniu aktu zostanie dodany do listy aktów do zmiany: Przechodzimy do następnego kroku (Następny) zostanie zaproponowana metryka aktu zmieniającego na podstawie danych metrykowych aktu zmienianego: W kolejnym oknie określamy czy zmiana będzie dotyczyła całego aktu czy tylko załącznika (w zależności od wyboru, edytor zaproponuje odpowiednią logikę tworzenia treści aktu zmieniającego). W naszym przykładzie Strona 39 z 78

40 zmieniamy regulamin, który jest załącznikiem do zarządzenia. W związku z tym zaznaczamy Załącznik Nr 1 i wybieramy Zakończ: Zostanie otwarty nowy akt z uzupełnionymi podstawowymi danymi: Z lewej strony okna w zakładce Znaczniki nowelizacyjne mamy drzewo struktury aktu zmienianego. Zmian dokonujemy zaznaczając wybrany element struktury i korzystając z wybranego znacznika nowelizacyjnego (Dodaj, Zmień, Uchyl). Np.: chcąc zmienić brzmienie punktu pierwszego w paragrafie 2 zaznaczamy go na Strona 40 z 78

41 drzewie i wybieramy zmień: Obecna treść jednostki zostanie wstawiona do treści aktu zmieniającego wraz z punktem wprowadzającym zmianę: Strona 41 z 78

42 Teraz wystarczy zmodyfikować treść punktu drugiego. W celu uwidocznienia zmiany w miejsce punktu drugiego wprowadźmy następującą treść: Następnie uchylmy punkt trzeci w paragrafie drugim. Zaznaczamy punkt trzeci na drzewie struktury i wybieramy Uchyl: W ostatnim kroku dodajmy nową jednostkę redakcyjną, np.: punk 4a) w paragrafie drugim. Nowe jednostki dodajemy poprzez znaczenie na drzewie struktury jednostki redakcyjnej, po której chcemy dodać element czyli Strona 42 z 78

43 zaznaczamy punkt 4 i wybieramy znacznik Dodaj: Po dodaniu treści i zastosowaniu formatowania otrzymamy następujący widok aktu: Po zastosowaniu formatowania zapiszmy nasz akt na dysku (Ctrl+s lub Plik Zapisz jako). Strona 43 z 78

44 Przejdźmy do metadanych dokumentu i zmieńmy jego status na uchwalony: W każdej chwili tworzenia dokumentu zmieniającego mamy możliwość wyświetlenia ( i zapisania do PDF) tekstu ujednoliconego i porównawczego: Strona 44 z 78

45 TEKST PORÓWNAWCZY: TEKST UJEDNOLICONY: Strona 45 z 78

46 Tak przygotowany dokument Blokujemy i Eksportujemy do BAW (z poziomu zakładki Eksport): Analogicznie jak w przypadku pierwszej publikacji zostanie otwarty kreator umieszczania aktu w BAW: System automatyczne przypisał akt do zbioru oraz hasła skorowidza (na podstawie danych, do których przypisany była akt zmieniany). Dodatkowo utworzył powiązanie pomiędzy aktem zmienianym a publikowanym aktem zmieniającym. Strona 46 z 78

47 Po opublikowaniu aktu odnajdujemy go w swoim BAW na portalu prawomiescowe.pl: Przechodzimy do szczegółów właśnie opublikowanego aktu: Strona 47 z 78

48 A po wejściu w szczegóły aktu zmienianego dostęp do tekstu ujednoliconego oraz automatycznie utworzone powiązanie z aktem zmienianym: Utworzenie kolejnego aktu zmieniającego Analogicznie jak przy tworzeniu pierwszego aktu zmieniającego, z poziomu głównego menu edytora, wybieramy Utwórz/Importuj i wybieramy opcję Nowy akt zmieniający: Strona 48 z 78

49 Zostanie wyświetlone okno wyboru aktu wybieramy Dodaj akt, a następnie wyszukujemy akt, który chcemy zmieniać (przy czym jako akt, który zmieniamy cały czas wskazujemy akt źródłowy, a nie akt zmieniając y): Po wybraniu akt zostanie dodany do listy przechodzimy dalej (Następny): Strona 49 z 78

50 Uzupełniamy dane metrykowe: I jako element, który zmieniamy wskazujemy załącznik: Strona 50 z 78

51 Po wybraniu Zakończ zostanie wyświetlone okno projektu aktu zmieniającego. Natomiast struktura dokumentu do zmiany, jest to już tekst ujednolicony uwzględniający poprzednią zmianę aktu: Po przejściu do zakładki Podgląd możemy wyświetlić (i zapisać do PDF) treść ujednoliconą aktu, który zmieniamy: Strona 51 z 78

52 Identycznie jak w przypadku pierwszej zmiany dokonajmy trzech zmian (dodajmy punkt 4b po punkcie 4a, uchylmy punkt 5 i zmieńmy brzmienie punktu 6). Po wprowadzeniu zmian powinniśmy uzyskać widok jak niżej: Teraz po przejściu do zakładki Podgląd wygenerujmy tekst porównawczy i ujednolicony: TEKST PORÓWNAWCZY (druga zmiana aktu) Strona 52 z 78

53 TEKST UJEDNOLICONY (druga zmiana aktu) Identycznie jak w przypadku pierwszej zmiany zapiszmy dokument (skrót klawiszowy Ctrl+s), zmieńmy status dokumentu na uchwalony (Narzędzia główne Metadane dokumentu), po zmianie statusu dokument zablokujmy (Narzędzia główne Zablokuj) i opublikujmy w BAW (Eksport Publikuj w BAW). Po publikacji aktu w BAW na naszym akcie źródłowym pojawi się kolejny tekst ujednolicony z datą wejścia w życie kolejnej zmiany oraz nowe powiązanie do aktu zmieniającego: Strona 53 z 78

54 Obwieszczenie z tekstem jednolitym Automatyczne tworzenie obwieszczeń z tekstami jednolitymi Jeżeli wszystkie kolejne zamiany aktu, były tworzone w sposób omówiony w poprzednich krokach, to na podstawie takich dokumentów, system automatycznie wygeneruje obwieszczenie z tekstem jednolitym zawierającym wszystkie zmiany aktu. W celu wygenerowania obwieszczenia z tekstem jednolitym z menu głównego aplikacji wybieramy Utwórz / Importuj Nowe obwieszczenie t.j.: Strona 54 z 78

55 Podobnie jak w przypadku tworzenia kolejnych aktów zmieniających wskazujemy akt, dla którego chcemy tekst jednolity utworzyć (wskazujemy akt źródłowy): Po wybraniu aktu źródłowego system wczyta na listę zarówno akt, jak i wszystkie akty zmieniające: Strona 55 z 78

56 Przechodzimy do następnego kroku w którym, akceptujemy dane metrykowe (obwieszczenie standardowo nie posiada numeru, więc pole numer pozostawiamy puste): W kolejnym kroku system wczyta zarówno, akt źródłowy jak i dwa akty zmieniające. W tym kroku należy wskazać jednostki, redakcyjne w poszczególnych aktach, które mają zostać pominięte w tekście jednolitym oczywiście jeżeli jakieś jednostki mają być pominięte (standardowo w tekście jednolitym pomija się przepisy wprowadzające czy informacje o wejściu w życie). W naszym przykładzie wyłączymy w tekstu jednolitego informacje o wejściu w życie aktu źródłowego oraz aktów zmieniających (ostanie paragrafy aktów): Strona 56 z 78

57 Po wyłączeniu wybranych jednostek redakcyjnych z tekstu jednolitego przechodzimy do kolejnego kroku i wybieramy Zakończ: Strona 57 z 78

58 Zostanie otwarte okno projektu dokumentu z wygenerowanym obwieszczeniem: W pierwszej kolejności, po utworzeniu obwieszczenia zapiszmy akt na dysku (Ctrl+s). Strona 58 z 78

59 Budowa obwieszczenia z tekstem jednolitym zgodnie z wymogami zasad techniki prawodawczej Obwieszczenie w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego ma nieco inną budowę niż standardowy akt prawny, tzn. ma budowę ustępową (już podstawa prawna zawarta jest w ustępie pierwszym): Wejście w życie obwieszczenia z tekstem jednolitym (par. 3) analogicznie jak aktu źródłowego i aktów zmieniających. Strona 59 z 78

60 Tekst jednolity zawiera wszystkie zmiany, które wprowadziliśmy aktami zmieniającymi: Przepisy pominięte: UWAGA Wygenerowane automatycznie obwieszczenie nie powinno wymagać żadnych poprawek. Natomiast jeżeli z jakichś względów takie poprawki zechcemy wprowadzić wprowadzamy je tylko i wyłącznie do treści obwieszczenia. Nie możemy ingerować w żaden sposób w treść tekstu jednolitego (i ewentualnych załączników do tekstu) Tekst jednolity został wygenerowany na podstawie wcześniejszych aktów zmieniających, w związku z tym jakakolwiek zmiana tego tekstu jest niedopuszczalna. Strona 60 z 78

61 Informacje o zmianach w tekście jednolitym: Zmiany wprowadzane były do regulaminu, który jest załącznikiem do zarządzenia. Po wyświetleniu załącznika, będą one widoczne w widoku projektu: Standardowo treść przypisów będzie widoczna po eksporcie obwieszczenia do pliku PDF: Strona 61 z 78

62 Jeżeli wygenerowany PDF jest prawidłowy zmieniamy status dokumentu na Uchwalony i zapisujemy dokument na dysku. Umieszczenie w BAW obwieszczenia z tekstem jednolitym Gotowe obwieszczenie, po zablokowaniu, umieszczamy w BAW, analogicznie jak poprzednie akty, korzystając z opcji Publikuj w BAW z zakładki Eksport. Po prawidłowym opublikowaniu wyświetlmy obwieszczenie w bazie: Informacja o tym, że jest to tekst jednolity, widoczna będzie z poziomu lewego menu. Po wybraniu zostanie wyświetlony akt: Po wyświetleniu aktu źródłowego informacje o obwieszczeniu z tekstem jednolitym będą wyświetlane w powiązaniach. Dodatkowo, z sekcji Nowelizacje będziemy mogli wyświetlić treść samego tekstu jednolitego: Strona 62 z 78

63 Strona 63 z 78

64 Utworzenie i umieszczenie w BAW zmiany (aktu zmieniającego) do tekstu jednolitego Kolejną zmianę aktu tworzymy analogicznie jak poprzednie wybierając z Utwórz/Importuj Nowy akt zmieniający. Następnie wskazujemy do zmiany opublikowany wcześniej tekst źródłowy. Przy czym w przypadku zmiany takiego aktu, system automatycznie pobierze tekst jednolity jako akt, który zmieniamy: Po wskazaniu aktu źródłowego analogicznie jak przy poprzednich aktach zmieniających określamy dane metrykowe i kończymy pracę kreatora zostanie wyświetlone okno projektu aktu zmieniającego: Strona 64 z 78

65 Zmian dokonujemy analogicznie, korzystając z drzewa po prawej stronie. Po wprowadzeniu kilku zmian powinniśmy otrzymać następujący efekt: Teraz przechodzimy do Metadanych dokumentu i zmieniamy status aktu na uchwalony, następnie blokujemy akt i publikujemy w BAW ( z poziomu zakładki Eksport). Po opublikowaniu odnajdźmy nasz akt zmieniający w bazie. Kolejne zmiany do tekstu jednolitego wykonujemy analogicznie. Strona 65 z 78

66 Utworzenie i umieszczenie w BAW kolejnego obwieszczenia z tekstem jednolitym Po opublikowaniu w BAW wszystkich zmian do tekstu jednolitego, możemy stworzyć nowe obwieszczenie z tekstem jednolitym: Jako podstawę wskazujemy akt źródłowy: : Strona 66 z 78

67 Po przejściu Dalej i uzupełnieniu metadanych, należy tak jak poprzednio wskazać elementy, których obwieszczenie nie obejmie: Na koniec wyświetli się widok roboczy nowego obwieszczenia, które również możemy opublikować w BAW (analogicznie jak poprzednio) po uprzednim zapisaniu i zablokowaniu: Strona 67 z 78

68 Techniczny dokument zmieniający Funkcjonalność pozwala na utworzenie dokumentu zmieniającego, z automatycznie generowanym tekstem ujednoliconym, dla aktów, których budowa uniemożliwia wytworzenie klasycznego aktu zmieniającego, np.: 1) zmieniających aktów historycznych, których budowa nie pozwala na przygotowanie ich w edytorze XML dokładnie w takiej postaci w jakiej zostały uchwalone (użyty sposób zapisu treści zamienianej nie jest możliwy do odwzorowania w ramach zasad techniki prawodawczej), 2) rozstrzygnięć nadzorczych czy wyroków, które uchylają część przepisów aktu, a nie mają budowy standardowego aktu zmieniającego. Funkcja ta umożliwia na wprowadzenie w dokumencie technicznym wszystkich zmian do aktu źródłowego analogicznie jak w zwykłym akcie zmieniającym przy jednoczesnym opublikowaniu w BAW oryginalnej treści aktu zmieniającego (rozstrzygnięcia nadzorczego) w postaci pliku PDF. Tylko dzięki wykorzystaniu dokumentu technicznego jesteśmy w stanie stworzyć tekst ujednolicony aktu, dla którego wydano rozstrzygnięcie nadzorcze (wyrok), co umożliwi nam docelowo automatyczne wygenerowanie obwieszczenia z tekstem jednolitym (czy kolejnego tekstu ujednoliconego, w przypadku zmiany). Proces tworzenia rozpoczynamy w zakładce Utwórz / Importuj, gdzie wybieramy Nowy dokument techniczny: Strona 68 z 78

69 W wyświetlonym oknie, analogicznie jak w przypadku tworzenia standardowego aktu zmieniającego, wybieramy akt źródłowy, do którego chcemy wprowadzić zmiany (w naszym przykładzie jest to akt dla którego wydano rozstrzygnięcie nadzorcze uchylające część przepisów): Po kliknięciu Zastosuj przechodzimy do uzupełnienia metadanych aktu zmieniającego w naszym przykładzie będzie to rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody: Strona 69 z 78

70 Po wprowadzeniu danych metrykowych, dodajemy plik PDF zawierający oryginalną treść aktu zmieniającego (rozstrzygnięcia nadzorczego): Po przejściu do następnego kroku, zostanie przygotowany szkielet technicznego dokumentu zmieniającego: Strona 70 z 78

71 W naszym przykładzie rozstrzygnięcie nadzorcze stwierdza nieważność paragrafu drugiego zarządzenia, więc zaznaczamy par. 2 w strukturze dokumentu, który zmieniamy i używamy opcji Uchyl: W analogiczny sposób możemy wprowadzić wszystkie inne, ewentualne zmiany. Po zakończeniu prac, gotowy dokument należy, zablokować i opublikować w BAW: Strona 71 z 78

72 Publikacja zmieniającego dokumentu technicznego przebiega dokładnie w taki sam sposób jak w przypadku standardowego aktu zmieniającego hasła skorowidza i powiązania zostaną przypisane automatycznie. Po prawidłowej publikacji, na stronie WWW, po wyświetleniu szczegółów aktu widoczna będzie treść dokumentu technicznego dokument oryginalny będzie dostępny z poziomu zakładki Pliki: W zakładce Widok widoczna jest informacja o powiązaniach: Po wyświetleniu Zarządzenia mamy z kolei informację o powiązaniu z rozstrzygnięciem nadzorczym, jak również możemy wyświetlić tekst ujednolicony, uwzględniający uchylenie przepisów przez rozstrzygnięcie: Strona 72 z 78

73 Generując obwieszczenie z tekstem jednolitym wszystkie zmiany wprowadzone przy użyciu dokumentu technicznego zostaną uwzględnione w treści tekstu jednolitego: Strona 73 z 78

74 Zarządzanie aktami Zarządzanie aktami wg haseł skorowidza Po wybraniu Zarządzania aktami wg haseł skorowidza: Otwarte zostanie okno z listą haseł skorowidza. Po wybraniu danego hasła zobaczymy listę aktów nim opisanych: Strona 74 z 78

75 Zarządzanie aktami odbywa się na trzy sposoby: a. jeśli chcemy przypisać do aktu dodatkowe hasło skorowidza, wystarczy zaznaczyć go lewym przyciskiem myszy, a następnie przeciągnąć i upuścić na kolejnym haśle. b. jeśli chcemy zamienić hasło skorowidza, tzn. usunąć obecne i dodać nowe, wystarczy zaznaczyć akt prawym klawiszem myszy, a następnie przeciągnąć go i upuścić na nowym haśle. c. jeżeli chcemy usunąć powiązanie aktu z danym hasłem, zaznaczamy ten akt i klikamy Usuń Zarządzanie aktami wg zbiorów Po wybraniu Zarządzania aktami wg zbiorów: Strona 75 z 78

76 Otwarte zostanie okno z listą zbiorów. Po wybraniu danego zbioru wyświetlona zostanie lista aktów, które się w nim znajdują: Podobnie jak w przypadku skorowidzów, zarządzanie aktami odbywa się na trzy sposoby: a. jeśli chcemy przypisać do aktu dodatkowego zbioru, wystarczy zaznaczyć go lewym przyciskiem myszy, a następnie przeciągnąć i upuścić na kolejnym zbiorze. b. jeśli chcemy zamienić zbiór, tzn. usunąć akt z obecnego zbioru i przenieść do nowego, wystarczy zaznaczyć akt prawym przyciskiem myszy, a następnie przeciągnąć go i upuścić na nowym zbiorze. c. jeżeli chcemy usunąć powiązanie aktu z danym zbiorem, zaznaczamy ten akt w zbiorze, z którego ma być usunięty i klikamy Usuń. Strona 76 z 78

77 Zarządzanie uprawnieniami do aktów Funkcja ta wymaga założonej struktury organizacyjnej instytucji. Uprawniania do aktu, możemy określamy po wybraniu właściwej opcji z menu: W wyświetlonym oknie, wyszukujemy akt, dla którego chcemy zmienić uprawnienia w tym celu należy użyć funkcji Wyszukaj i podwójnym kliknięciem wybrać żądany akt: W oknie uprawnień możemy nadać uprawnienia dla poszczególnych użytkowników lub stanowisk, albo wskazać, że akt ma dziedziczyć uprawnienia zbioru, w którym się znajduje. W tym ostatnim przypadku, jeżeli akt jest Strona 77 z 78

78 przypisany do kilku zbiorów z różnymi uprawnieniami, zawsze dziedziczy najwyższe uprawnienia: Strona 78 z 78