Zarządzenie nr ORo Prezydenta Miasta Piekary Śląskie. z dnia 1 lutego 2011r.

Transkrypt

1 Zarządzenie nr ORo Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 1 lutego 2011r. w sprawie: wprowadzenia w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych Na podstawie art. 33 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U z 2001 roku, Nr 142, poz.1591 tj.) oraz 1 ust. 3 i 5, 2 ust.2 i 3, 42 ust.3, 58 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67). zarządza się, co następuje: 1 W Urzędzie Miasta Piekary Śląskie ustala się wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym. Całość dokumentacji należy gromadzić i przechowywać w teczkach aktowych, a dekretacji dokonuje się na pismach w postaci papierowej. 2 W celu bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych wyznaczam panią Urszulę Nizler na Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie oraz panią Sabinę Mikołajek na Jej Zastępcę. 3 Wyjątkami od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu za łatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miasta Piekary Śląskie są czynności wykonywane w systemach zamkniętych, na które kierownik podmiotu nie ma wpływu. 4 W obrębie komórki projekty pism do akceptacji przekazuje si ę elektronicznie. Projekty pism, kierowanych do Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta oraz do Sekretarza Miasta, zaparafowane przez osobę przygotowującą projekt pisma, przekazuje się w 2 egzemplarzach w formie papierowej. 5 W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 6 Określa się rodzaje przesyłek wpływających do Urzędu Miasta Piekary Śląskie, które nie będą otwierane przez Kancelarię Ogólną: korespondencja zawierającej informacje niejawne, stanowiąca tajemnicę skarbową, ofert w konkursach dotyczących pożytku publicznego, ofert dotyczących zamówień publicznych, ofert dotyczących naboru na wolne stanowiska, opatrzonych klauzulą do rąk własnych. Rejestry przesyłek wpływających i wychodzących prowadzone są elektronicznie (SEKAP). 7

2 8 Traci moc zarządzenie nr ORo /09 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia r. oraz zarządzenie nr ORo /10 Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia r. 9 Wykonanie zarządzenia powierzam Naczelnikom, Kierownikom oraz Pracownikom na samodzielnych stanowiskach. 10 Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 11 Prezydent Miasta Piekary Śląskie ( -) mgr inż. Stanisław Korfanty

3 Rozdzielnik: - Naczelnicy, Kierownicy oraz Pracownicy na samodzielnych stanowiskach.

4 Załącznik do Zarządzenia nr ORo Prezydenta Miasta Piekary Śląskie z dnia 1 lutego 2011r. Procedura obiegu dokumentów wewnątrz Urzędu Miasta Piekary Śląskie oraz zasady ich rejestracji w Kancelarii Ogólnej 1. Korespondencja wpływająca do Urzędu Miasta oraz składana przez: osoby fizyczne, jednostki organizacyjne oraz instytucje w Punktach Informowania Mieszkańców przy ul. Bytomskiej 84 i ul. Bytomskiej 92, jest rejestrowana w centralnym rejestrze w Kancelarii Ogólnej. 2. Korespondencja adresowana na: Urząd Miasta Piekary Śląskie ul. Bytomska 92, Wydział Bezpieczeństwa Publicznego przy ul. Miarki 14, Straż Miejską przy ul. Kalwaryjskiej 62 oraz na Urząd Stanu Cywilnego w Piekarach Śląskich, przekazywana za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A., przyjmowana jest w Kancelarii Ogólnej przy ul. Bytomskiej Wnioski składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Wydział Spraw Obywatelskich (czynności materialno-techniczne) tj.: zgłoszenie pobytu czasowego zgłoszenie pobytu stałego zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego zgłoszenie emigracji czasowej wniosek o wydanie zaświadczenia na podstawie danych, zgromadzonych w ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wniosek o wydanie dowodu osobistego składane są bezpośrednio we właściwej komórce i nie podlegają rejestracji w Kancelarii Ogólnej. 4. Wnioski składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Wydzia ł Komunikacji tj.: wniosek o rejestrację (czasową rejestrację), wyrejestrowanie pojazdu wniosek o czasowe wycofanie pojazdu z ruchu zawiadomienie o zbyciu pojazdu wniosek o wymianę dowodu rejestracyjnego wniosek o wydanie wtórnika tablic rejestracyjnych wniosek o zwrot zatrzymanego dowodu rejestracyjnego wniosek o wydanie wtórnika innych dokumentów rejestracyjnych wniosek o dokonanie zmian w dowodzie rejestracyjnym wniosek o wydanie (wymianę) prawa jazdy składane są bezpośrednio we właściwej komórce i nie podlegają rejestracji w Kancelarii Ogólnej. 5. Dokumenty składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Urząd Stanu Cywilnego tj.: Wniosek o skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego Wniosek o zawarcie związku małżeńskiego wyznaniowego ze skutkiem cywilnym (przed duchownym) Wniosek o wydanie zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą Wniosek o wydanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego Wniosek o zmianie imiona i nazwiska składane są bezpośrednio we właściwej komórce i nie podlegają rejestracji w Kancelarii Ogólnej. 6. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym w postaci elektronicznej: liczby porządkowej, daty wpływu przesyłki do podmiotu, tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki,

5 nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna, daty widniejącej na przesyłce, znaku występującego na przesyłce, wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w 43 instrukcji kancelaryjnej, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat, liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne. 7. Kancelaria Ogólna nie rejestruje: dokumentacji, znajduj ącej się w aktach osobowych pracowników Urzędu Miasta, zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji, jeżeli nie stanowią części akt sprawy, nie zamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane, publikacji (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, ksi ążki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz innych druków, chyba że stanowią załącznik do pisma, dokumentacji finansowo-księgowej, list obecności, kart urlopowych, dokumentacji magazynowej, środków ewidencyjnych archiwum zakładowego, danych w systemach teleinformatycznych, dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności danych w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, danych przesyłanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzących rejestr, rejestrów i ewidencji, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych. 8. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących, zawierający w szczególności następujące informacje: liczbę porządkową, datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu, nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę, w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły podstawowe), znak sprawy wysyłanego pisma, sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP). 9.Poczta zadekretowana przez Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta i Sekretarza Miasta oraz Skarbnika przekazywana jest zgodnie z dyspozycją, właściwym komórkom organizacyjnym. 10. Pokwitowania odbioru korespondencji (dokumentów papierowych) dokonuje si ę na wydrukach tzw. dziennika przekazań. 11.Poczta przejęta SEKAP-em przez komórkę organizacyjną z Kancelarii Ogólnej jest przyporządkowywana do właściwych spraw, zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. 12.Poczta przyjęta przez Punkty Informowania Mieszkańców przy ul. Bytomskiej 84 oraz ul. Bytomskiej 92 lub przez komórkę organizacyjną, bezpośrednio od klienta zewnętrznego, podlega obowiązkowej rejestracji w Kancelarii Ogólnej w dniu jej przyj ęcia, za wyjątkiem wniosków wymienionych w pkt. 3,4,5. 13.W przypadku gdy: mieszkaniec, pracownik jednostki organizacyjnej lub instytucji sk łada osobiście pismo w Punkcie Informowania Mieszkańców przy ul. Bytomskiej 84 lub ul. Bytomskiej 92, i żąda

6 potwierdzenia niniejszego złożenia pisma, pracownicy zobowiązani są do opatrzenia kopii pisma pieczątką wpływu oraz złożenia w jej obrębie parafy. 14.Korespondencja przeznaczona do wysyłki na zewnątrz jest rejestrowana w rejestrze przesyłek wychodzących (SEKAP) przez komórki organizacyjne, a następnie przekazywana w zamkniętych, zaadresowanych kopertach do Kancelarii Ogólnej. 15.Pocztę kierowaną do instytucji i osób fizycznych z terenu Piekar Śląskich, pracownik Kancelarii Ogólnej przekazuje gońcom do osobistego dostarczenia korespondencji adresatom. 16.Gońcy doręczają korespondencję w terminie 3 dni roboczych od jej otrzymania. 17.W sytuacji, gdy wymagane jest niezw łoczne dostarczenie korespondencji przez go ńca, wymagana jest stosowna adnotacja na kopercie. 18.Rodzaj przesyłki (np.: polecona, priorytetowa, pilna) okre śla komórka, zaznaczając w rejestrze przesyłek wychodzących (SEKAP) i opatrując przekazywane koperty do wysłania, odpowiednią dyspozycją oraz umieszcza zwrotne potwierdzenie odbioru (jeżeli jest to konieczne), a jej brak oznacza, iż list ma być wysłany jako przesyłka zwykła. 19.Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, wpływającej na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej Wydziału /Biura, upoważniony pracownik dokonuje ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 20. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w pkt. 19, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: mające istotne znaczenie dla odzwiercied lenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, upoważniony pracownik przesyła na skrzynkę poczty elektronicznej um@piekary.pl, z adnotacją, dla której komórki są właściwe, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, pracownik drukuje i włącza do akt, pozostałe usuwa lub zachowuje wg potrzeb. 21.Korespondencja wewnątrz urzędowa pomiędzy wydziałami/biurami odbywa się poprzez SEKAP.