INSTRUKCJA KANCELARYJNA. I. Cel instrukcji, zakres jej obowiązywania i podstawowe określenia użyte w instrukcji

Transkrypt

1 Zał. Nr 1 do Zarz. Nr 7/05/06 INSTRUKCJA KANCELARYJNA I. Cel instrukcji, zakres jej obowiązywania i podstawowe określenia użyte w instrukcji 1 1. Celem instrukcji jest ustalenie jednolitej zasady postępowania z dokumentami i aktami spraw załatwianych w jednostkach organizacyjnych i komórkach administracyjnych Politechniki Śląskiej, zwanych dalej odpowiednio: jednostkami/komórkami Uczelni. 2. Przedmiotem instrukcji są typowe i często występujące czynności kancelaryjne oraz prawidłowy obieg dokumentów, ich oznakowanie i przechowywanie - do czasu przekazania tych dokumentów do Archiwum Politechniki Śląskiej, będącego archiwum zakładowym Uczelni, zwanego dalej Archiwum. 3. Integralną częścią niniejszej Instrukcji są: RZECZOWY WYKAZ AKT oraz INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI i ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ 4. Obieg dokumentów na terenie Uczelni odbywa się zgodnie z zasadą, że przekazanie sprawy do załatwienia, powinno nastąpić w dniu wpływu tej sprawy do danej jednostki organizacyjnej. 5. Nadzór nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych we wszystkich jednostkach/komórkach Uczelni sprawują kierownicy. 2 Podstawowe terminy użyte w instrukcji oznaczają: - dokument: każde pismo, notatka, wypełniony formularz, kserokopia, fax, itp. zawierające dane, które były lub mogą być ważne przy załatwianiu poszczególnych spraw, - akta: wszystkie dokumenty, pisma dotyczące danej sprawy, powstałe i utrwalone przy pomocy różnych technik (druk, taśma magnetofonowa, dyskietka, płyta kompaktowa i in.), - teczka spraw: skoroszyt, segregator lub teczka wiązana aktowa, służąca do przechowywania w chronologicznym porządku akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą spraw ustaloną zgodnie z wykazem akt, - znak sprawy: zespół symboli rozpoznawczych nadawany każdemu wysyłanemu pismu, składający się z: symbolu komórki lub jednostki organizacyjnej np. AK/ lub RB1/, pozycji RZECZOWEGO WYKAZU AKT (zgodnie z wykazem podstawowych symboli i haseł kwalifikacyjnych) np. /11- kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w książce korespondencyjnej lub w tzw. spisie spraw, w danym roku akademickim np. 18 aktualnego roku akademickiego np. 05/06, przykład znaku sprawy: AK/11-18/05/06 - ewidencja pism rejestr spraw, zawartych w każdej teczce lub segregatorze, prowadzonych w ramach jednej grupy kwalifikacyjnej, zgodnie z RZECZOWYM WYKAZEM AKT, 5

2 - dekretacja odręczny zapis przełożonego, na otrzymanej i zarejestrowanej korespondencji i wskazanie osoby, komórki lub jednostki, której przekazuje się sprawę do załatwienia; podaje się również tryb ew. termin załatwienia sprawy, - registratura akta powstałe i przechowywane w jednostkach organizacyjnych, w wyniku prowadzonych działań w ciągu roku akademickiego lub kalendarzowego, - RZECZOWY WYKAZ AKT - wykaz typowych akt wg zagadnień występujących w toku działalności Uczelni, zawierający podział akt na kategorie archiwalne oraz niearchiwalne, z podanym okresem przechowywania akt, II. Podstawowe ogniwa systemu kancelaryjnego obowiązującego w Politechnice Śląskiej 3 1. Podstawowymi ogniwami systemu kancelaryjnego, zgodnie ze strukturą organizacyjną Uczelni są: - Rektor, Prorektorzy, Dziekani, Kanclerz, Z-cy Kanclerza oraz dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych i komórek administracyjnych Uczelni, - Biuro Rektora i sekretariaty Prorektorów, - Dziekanaty wszystkich podstawowych jednostek organizacyjnych Uczelni oraz sekretariaty jednostek wewnętrznych Wydziałów: instytutów, katedr i jednostek pomocniczych, - sekretariaty jednostek organizacyjnych: ogólnouczelnianych, międzywydziałowych i pozawydziałowych, - sekretariaty Kanclerza i jego Zastępców, - komórki (działy, biura, zespoły, inspektoraty i sekcje) administracji centralnej. 2. We wszystkich ogniwach systemu kancelaryjnego prowadzone są registratury. III. System kancelaryjny 4 System kancelaryjny obejmuje następujące czynności: a) odbiór i doręczanie przesyłek: - przesyłki adresowane do władz Uczelni, do jednostek organizacyjnych i komórek administracyjnych oraz imiennie do pracowników, są przywożone z urzędu pocztowego i sortowane w Referacie Pocztowym Biura Rektora, - odbiór przesyłek następuje od godziny 10 00, w każdym roboczym dniu przez upoważnione do tego celu osoby z poszczególnych jednostek/komórek, - referat pocztowy przekazuje na bieżąco do sekretariatu rektora przesyłki adresowane do władz Uczelni, - poczta wewnętrzna kierowana z danej jednostki/komórki - do innych jednostek Uczelni, jest dostarczana bezpośrednio, przez upoważnioną osobę z zainteresowanej jednostki. b) oznakowanie i rejestrowanie korespondencji: Przy oznakowaniu korespondencji należy posługiwać się pieczątką wpływu lub wpisać: - datę wpływu (datownik), - numer w spisie spraw - kolejny numer w spisie spraw (książce korespondencyjnej), - parafę osoby upoważnionej. Rejestrowanie korespondencji, polega na wpisie korespondencji w książce korespondencyjnej, w porządku chronologicznym. Biuro Rektora, po oznakowaniu i zarejestrowaniu otrzymanej korespondencji przekazuje ją do decyzji Rektora. c) dekretację i nadawanie obiegu korespondencji: 6

3 - po dekretacji przez Rektora, sekretariat przekazuje pismo (bezpośrednio lub w szczególności za potwierdzeniem odbioru w książce doręczeń) do merytorycznego załatwienia danej sprawy - wskazanej osobie lub jednostce/komórce, - dekretacji dokonuje się analogicznie na pozostałych szczeblach decyzyjnych, w jednostkach/komórkach Uczelni, - korespondencja jest kierowana do załatwienia właściwym pracownikom, ze wskazówkami dotyczącymi sposobu i terminu ich załatwienia, d) załatwianie spraw, redagowanie nowych pism i odpowiedzi na pisma przychodzące: - sprawę można załatwić ustnie, telefonicznie, pisemnie, telegraficznie, fax-em, poprzez Internet - w zależności od potrzeby i możliwości technicznych, - w przypadku ustnego lub telefonicznego załatwienia sprawy, należy sporządzić notatkę służbową i załączyć ją do akt sprawy, - do spraw typowych, należy stosować gotowe formularze lub szablony postępowania, - pismo przygotowane w danej sprawie, musi posiadać tzw. znak sprawy, datę oraz informację czego dotyczy ( dot.:... ), e) zakładanie teczek aktowych i przechowywanie akt: - każda jednostka/komórka dokonuje wyboru haseł kwalifikacyjnych przewidzianych w RZECZOWYM WYKAZIE AKT, właściwych co do kompetencji jednostki/komórki i zakłada teczki aktowe (segregatory), nadając im odpowiedni podstawowy symbol, - na każdy rok akademicki zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dopuszcza się dla spraw niezwiązanych z dydaktyką, przebiegiem studiów itp., zakładanie teczek na rok kalendarzowy, - w razie potrzeby można spisy spraw prowadzić dłużej niż przez jeden rok kalendarzowy, - w teczkach grupuje się i przechowuje akta spraw już załatwionych, zgodnie ze szczegółowym RZECZOWYM WYKAZEM AKT. f) wysyłanie pism: - osoba przygotowująca pismo do wysłania sprawdza jego poprawność oraz kompletność, - korespondencja dostarczona do Referatu Pocztowego Biura Rektora do godz , zostanie przekazana w danym dniu do urzędu pocztowego, g) przekazywanie akt do Archiwum Politechniki Śląskiej: - przekazywanie akt do Archiwum Politechniki Śląskiej, następuje zgodnie z INSTRUKCJĄ w SPRAWIE ORGANIZACJI i ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ, - każda komórka i jednostka organizacyjna Uczelni tworząca akta, ma obowiązek systematycznego przekazywania ich do Archiwum. IV. Pieczęcie i pieczątki 5 1. Pieczęcie stosowane w Uczelni dzielą się na: - pieczęcie urzędowe dla szkół wyższych, - pieczątka Uczelni, - pieczątki nagłówkowe (firmowe) wszystkich jednostek/komórek Uczelni, - pieczątki Biblioteki Głównej, filii oraz bibliotek zakładowych - do znakowania zbiorów, - pieczątki imienne (stanowiskowe), - pieczątki pomocnicze, manipulacyjne, nieobjęte centralnym rejestrem pieczątek i pieczęci, zamawiane w zależności od potrzeb, we własnym zakresie przez kierowników poszczególnych jednostek. 7

4 2. Pieczęcie urzędowe szkół wyższych stosuje się i przechowuje zgodnie z zasadami zawartymi w Zarządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 26 czerwca 1956 roku w sprawie pieczęci urzędowych dla szkół wyższych (Dz.Urz. MNSzWiT Nr 7, poz. 28, z późn. zm.). Za przestrzeganie powyższych zasad odpowiedzialność ponoszą Dziekani Wydziałów oraz kierownicy pozostałych jednostek dysponujących tymi pieczęciami. 3. Pieczątka Uczelni zawierająca w treści nazwę Uczelni, dokładny adres, numer telefonu i fax-u wykonana jest w kolejno numerowanych egzemplarzach i pozostaje do dyspozycji: - Rektora, - Prorektorów, - Kanclerza i jego Zastępców, - Działów Spraw Osobowych, - innych działów za zgodą Rektora. 4. Pieczątki nagłówkowe posiadają wydziały (jednostki podstawowe) oraz pozostałe i jednostki/komórki Uczelni. 5. Wzór pieczątki nagłówkowej jest identyczny dla wszystkich jednostek: w podzielonej ramce - z lewej strony symbol organizacyjny jednostki, z prawej strony: nazwa jednostki, jej dokładny adres, numery telefonów, fax, Pieczątka Biblioteki Głównej jest okrągła, w podwójnej ramce i zawiera nazwę: Biblioteka Główna (centrycznie) oraz Politechnika Śląska w Gliwicach (w okręgu). 7. Pieczątki bibliotek zakładowych służące do oznakowania zasobów bibliotecznych w treści zawierają nazwę jednostki oraz słowo Biblioteka 8. Pieczątki imienne (stanowiskowe) wykonuje się zgodnie z obowiązującym wzorem Wszystkie pieczęcie i pieczątki wykonywane są w jednym egzemplarzu. 2. W wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach, za zgodą Rektora, może być wykonana większa liczba pieczątek o tej samej treści, pod warunkiem umieszczenia na nich kolejnych numerów identyfikacyjnych Zamawianie nagłówkowych oraz stanowiskowych pieczątek odbywa się przez Dział Gospodarczy, który prowadzi Centralny Rejestr Pieczątek (CRP). 2. W centralnym rejestrze pieczątek znajdują się również wzory pieczęci urzędowych. 3. Dział Gospodarczy po otrzymaniu zamówienia na wykonanie pieczątek, sprawdza ich treść pod względem zajmowanego stanowiska - w Dziale Spraw Osobowych a w Dziale Organizacji dla pieczęci nagłówkowych - firmowych. 4. Sprawdzenia pod względem formalnym treści pieczątek związanych z kierowaniem projektami badawczymi dokonuje Dział Badań Naukowych i Transferu Technologii. 5. Sprawdzenia pod względem formalnym treści pieczątek związanych z prowadzeniem studiów podyplomowych/doktoranckich oraz pieczątek organizacji studenckich dokonuje Dział Nauczania i Spraw Studenckich. 6. Jednostki wykonujące pieczątki we własnym zakresie zobowiązane są, przed ich zamówieniem do formalnego potwierdzenia ich treści odpowiednio w działach o których mowa w ust. 3 5 a po wykonaniu pieczątek do ich zarejestrowania w CRP w Dziale Gospodarczym W centralnym rejestrze prowadzi się również unieważnienia pieczątek. 8

5 2. Wszystkie pieczątki, które utraciły ważność, należy niezwłocznie przekazać wraz z pismem unieważniającym - do Działu Gospodarczego w celu ich komisyjnego zniszczenia Wszystkie jednostki/komórki Uczelni powinny prowadzić własny wewnętrzny rejestr stosowanych u siebie aktualnych pieczątek i pieczęci. 2. W wewnętrznym rejestrze pieczątek i pieczęci należy podać osobę odpowiedzialną za ich właściwe przechowywanie. 3. Po unieważnieniu danej pieczątki, należy w prowadzonym wewnętrznym rejestrze odnotować numer liczby dziennika i datę pisma przekazującego zdezaktualizowaną pieczątkę do Działu Gospodarczego. 4. Dział Organizacji na polecenie Prorektora ds. Organizacji i Rozwoju jest upoważniony do kontroli rejestrów pieczęci i pieczątek: centralnego oraz wewnętrznych, prowadzonych przez poszczególne jednostki/komórki Uczelni. V. Papier firmowy Rektor i Prorektorzy posługują się papierem firmowym z nadrukiem. 2. Podstawowe jednostki organizacyjne (wydziały), instytuty, katedry, wewnętrzne jednostki wydziałowe, jednostki pozawydziałowe, ogólnouczelniane, międzywydziałowe oraz komórki administracyjne Uczelni, posługują się w korespondencji z jednostkami spoza Uczelni papierem firmowym zgodnym z wzorem wprowadzonym w Uczelni w trybie zarządzenia Rektora. 3. W przypadku instytutu/katedry podaje się również nazwę wydziału. 4. Jednostki prowadzące korespondencję zagraniczną mogą posługiwać się papierem firmowym z nadrukiem w języku obcym, wykonanym zgodnie z treścią nadruku firmowego w języku polskim. 11 Prawo posługiwania się papierem firmowym przysługuje osobie upoważnionej z racji zajmowanego stanowiska do podpisywania korespondencji w imieniu jednostki. 9