REGULAMIN REJESTRACJI I OBIEGU DOKUMENTÓW

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 411/2011 Prezydenta Miasta Starachowice z dnia 22 grudnia 2011 r. REGULAMIN REJESTRACJI I OBIEGU DOKUMENTÓW W URZĘDZIE MIEJSKIM W STARACHOWICACH. Spis treści ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE...2 ROZDZIAŁ II REJESTRACJA...3 ROZDZIAŁ III DEKRETACJA...5 ROZDZIAŁ IV AKCEPTACJA - ZAŁATWIANIE SPRAW Postanowienia ogólne Akceptacja zarządzeń i uchwał Załatwianie spraw...8 ROZDZIAŁ V WEWNĘTRZNY OBIEG DOKUMENTÓW...8 ROZDZIAŁ VI BlP...9 ROZDZIAŁ VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE...9 1/9

2 ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. System elektronicznego obiegu dokumentów słuŝy do rejestracji korespondencji, prowadzenia spraw, gromadzenia informacji i zarządzania obiegiem dokumentów. 2. Czynności wykonywane przez pracowników Urzędu przy uŝyciu elektronicznego obiegu dokumentów obejmują swym zakresem sprawy o charakterze administracyjno-prawnym. 3. Pisma wychodzące poza urząd, które nie powodują wywołania sprawy (decyzje podatkowe, informacje o zmianach stawek dzierŝaw, zaproszenia) nie są wprowadzane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. 4. Dokumentacja tworząca akta spraw powstająca wewnątrz urzędu musi zawierać znak sprawy zgodnie z zasadami określonymi z 5 i 6 w instrukcji kancelaryjnej Z systemu elektronicznego obiegu dokumentów wyłączone całkowicie lub częściowo są: a. sprawy karne, rozpoznawane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 czerwca 1997 ( Dz. U. 97, nr 88, poz. 553 ze zm.) Kodeks postępowania karnego; b. sprawy o wykroczenia, rozpoznawane w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 (Dz. U. 2008, nr 133, poz. 848 j.t.) Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia; c. cywilne, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 (Dz. U. 64 nr 43 poz. 296 ze zm.) Kodeks postępowania cywilnego; d. umowy; e. sprawy kadrowo pracownicze, w tym sprawy z zakresu prawa pracy, objęte postępowaniem sądowym, f. sprawy, których przygotowanie i realizacja następuje za pomocą odrębnych programów komputerowych mających własne bazy danych i nie połączonych funkcjonalnie z programem el Dok, z zastrzeŝeniem ust. 2 i ust Wyłączenie częściowe dotyczy spraw wymienionych w ust. 1 lit. a. - d. i oznacza obowiązek rejestracji i załoŝenia sprawy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, bez obowiązku dalszego jej prowadzenia w tym systemie. 3. Wyłączenie całkowite dotyczy spraw wymienionych w ust. 1 lit e., f. i oznacza jedynie obowiązek rejestracji pisma w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. 3 Terminy uŝyte w niniejszym Regulaminie, oznaczają: 1. Regulamin Organizacyjny - Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Starachowicach, 2. instrukcja kancelaryjna - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r., w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zasady działania archiwów zakładowych Dz. U. z 2011 r., nr 14, poz. 67 z późniejszymi zmianami 3. el-dok - system elektronicznego obiegu dokumentów, 4. Urząd - Urząd Gminy Starachowice, 5. sekretariat - stanowisko pracy, do którego naleŝy obsługa organizacyjna Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta, Dyrektora, Sekretarza. 6. punkt kancelaryjny - stanowisko pracy wykonujące zadania obsługi kancelaryjnej, 2/9

3 7. bom - komórka organizacyjna przeznaczona do bezpośredniej obsługi mieszkańców, 8. korespondencja - kaŝde pismo wpływające do Urzędu lub wychodzące z Urzędu, 9. prowadzący sprawę - pracownik, kierownik komórki, merytorycznie załatwiający daną sprawę i przechowujący dokumentację jej dotyczącą w trakcie załatwiania, 10. załącznik - kaŝde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim, 11. komórka organizacyjna - wydział, referat lub inna komórka organizacyjna, 12. akta sprawy - cała dokumentacja zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrzeniu danej sprawy, 13. pion merytoryczny - komórka organizacyjna o której mowa w ust. 11, realizującej zadania określone Regulaminem Organizacyjnym, 14. kierownik pionu - kierownik pionu merytorycznego, o którym mowa w pkt. 13, 15. sprawy o charakterze administracyjno-prawnym - sprawy rozstrzygane w oparciu o przepisy Kpa oraz ustawy szczególne, 4 1. Zastosowanie i obsługa programu el - Dok odbywa się zgodnie z przeznaczeniem i wytycznymi dla poszczególnych modułów. 2. Rejestracja korespondencji w elektronicznym systemie el- Dok odbywa się zgodnie z instrukcją kancelaryjną. ROZDZIAŁ II REJESTRACJA 5 Wszystkie dzienniki i rejestry wymienione w niniejszym regulaminie, prowadzone są wyłącznie w postaci elektronicznej, na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej Rejestracja polega na wykonaniu czynności mających na celu wprowadzenie do ewidencji korespondencji przychodzącej. 2. Czynności o których mowa w ust. 1 obejmują: 1. rejestrację zgodnie z instrukcją kancelaryjną, 2. wykonanie czynności polegających na wprowadzeniu do komputera korespondencji przychodzącej poprzez zmianę z postaci papierowej w postać cyfrową (skanowanie) Korespondencję przychodzącą przyjmuje i rejestruje się w punktach kancelaryjnych w zaleŝności od spraw jakich dotyczą oraz charakteru korespondencji. 2. Dla wszystkich komórek organizacyjnych korespondencje przyjmuje i rejestruje: 1. Kancelaria - w dzienniku: DK, DKR, 2. Referat Obsługi Prezydenta Biuro Obsługi Mieszkańców - w dzienniku: BOM, DSE, skrzynka podawcza, 3. Osoby upowaŝnione - Dziennik FV. 3. Indywidualnie, w zakresie powierzonych zadań korespondencje przyjmuje i rejestruje: 1. Urząd Stanu Cywilnego - w dzienniku: USC, 2. Referat Biuro Obsługi Rady Miejskiej - w dzienniku: BRM, 3/9

4 8 1. W indywidualnych przypadkach w zaleŝności od charakteru spraw realizowanych przez niektóre komórki organizacyjne, Prezydent moŝe określić dla nich odrębny sposób i miejsce przyjęcia korespondencji lub upowaŝnić do określonego działania. 2. Zasady o których mowa w ust. 1 określa się odrębnym zarządzeniem Rejestracji podlega wszelka korespondencja wpływająca do Urzędu z uwzględnieniem ust. 2 i ust Korespondencję podlegającą ochronie na podstawie przepisów szczególnych - rejestruje się, tylko poprzez zamieszczenie informacji w elektronicznym systemie obiegu dokumentów. 3. Nie podlegają rejestracji: druki reklamowe, oferty reklamowe, publikacje, zaproszenia, potwierdzenia odbioru korespondencji Skanowaniu podlega korespondencja, o której mowa w 9 ust. 1 z uwzględnieniem ust. 2 niniejszego paragrafu. 2. Nie podlega skanowaniu: korespondencja, która wymaga dodatkowych czynności technicznych, dokumenty bindowane, zszyte wieloma zszywkami, mapy, korespondencja o rozmiarze większym niŝ A4, umowy, załączniki, faktury, korespondencja podlegająca ochronie na podstawie przepisów innych ustaw. 3. Skanuje się co najmniej stronę tytułową korespondencji przychodzącej, a w przypadku druków masowych, sprawozdań tylko pierwszą stronę. 4. O korespondencji przychodzącej nie podlegającej skanowaniu zamieszcza się w systemie elektronicznego obiegu dokumentów informację wówczas, gdy nie zamieszczono jej wcześniej przy czynnościach rejestracyjnych. 5. W przypadku korespondencji adresowanej imiennie (jako adresat wymieniona jest osoba z imienia i nazwiska bez wymienienia funkcji) lub podlegającej ochronie na podstawie przepisów szczególnych, zastosowanie ma zasada określona w ust Po zarejestrowaniu nowej korespondencji kancelaria przekazuje ją odpowiednio do: Prezydenta, Zastępcy Prezydenta, komórek organizacyjnych. 2. Przekazanie następuje niezwłocznie, nie później niŝ dnia następującego po dniu w którym korespondencja wpłynęła. 12 W przypadku określonym w 8 przekazanie korespondencji przychodzącej oraz dekretację wykonuje się zgodnie z odrębnym uregulowaniem. 4/9

5 13 1. Korespondencję mylnie dostarczoną (adresowana do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do dostawcy usługi pocztowej. 2. JeŜeli organ gminy do którego korespondencja wpłynęła nie jest właściwy w sprawie, niezwłocznie przekazuje się ją do organu właściwego. 3. Czynności wymienionej w ust. 2 dokonują pracownicy komórek organizacyjnych do których korespondencja została zadekretowana a gdy dekretacji nie dokonano - Referat Obsługi Prezydenta Biuro Obsługi Mieszkańców. ROZDZIAŁ III DEKRETACJA Prezydent dokonuje pierwszej dekretacji, na korespondencji w postaci papierowej. 2. Odzwierciedlenie dekretacji w elektronicznym systemie el- Dok zapewnia sekretariat. 3. Zasada określona w ust. 1 ma zastosowanie do wszystkich osób o których mowa w 3 pkt Przekazanie korespondencji z sekretariatu: Prezydenta Miasta, osób wskazanych w ust. 3 na Urząd, następuje z jednoczesnym przekazaniem korespondencji w wersji papierowej i elektronicznej co najmniej raz dziennie nie później niŝ następnego dnia. 15 Dekretacji w komórkach organizacyjnych dokonuje się zgodnie z organizacją Urzędu określoną w Regulaminie Organizacyjnym. 16 Po dokonaniu pierwszej dekretacji, kolejne dekretacje i przekazanie korespondencji pomiędzy kolejnymi komórkami organizacyjnymi następuje w czasie zapewniającym dotrzymanie terminu realizacji sprawy z uwzględnieniem siedmiodniowego, najkrótszego terminu Kpa. 17 Błędnie zadekretowaną korespondencję zwraca się niezwłocznie, nie później niŝ dnia następującego po dniu wpływu korespondencji. Na korespondencji w postaci elektronicznej zamieszcza się informację o właściwym adresacie (Ŝółtej karteczce). ROZDZIAŁ IV AKCEPTACJA - ZAŁATWIANIE SPRAW 1. Postanowienia ogólne 18 Prowadzący sprawę załatwia sprawy według kolejności wpływu i stopnia pilności. 19 Prowadzący sprawę oraz przełoŝeni w danym pionie merytorycznym odpowiedzialni są za prawidłowe załatwianie spraw pod względem merytorycznym oraz za terminowe załatwianie spraw Prowadzący sprawę przygotowują projekt pisma załatwiającego sprawę i przedstawiają do akceptacji. Akceptacja projektów pisma dotyczy tylko wersji papierowej. 2. Przyjmuje się, Ŝe proces akceptacji obejmuje dwa rodzaje akceptacji: 1. akceptację - którą dokonuje się w zakresie działania pionu merytorycznego, 5/9

6 2. dodatkową akceptację - którą dokonuje komórka organizacyjna będąca poza pionem merytorycznym 3. Korespondencja, która swym zakresem obejmuje więcej niŝ jedną komórkę organizacyjną w jednym lub równolegle w co najmniej dwóch wydziałach, załatwiana jest przez kaŝdą z tych komórek w zakresie ich działania, określonym Regulaminem Organizacyjnym Proces akceptacji zaczyna się od bezpośredniego przełoŝonego i kończy na kierowniku pionu merytorycznego. 2. Proces akceptacji kończy się równieŝ na kierowniku komórki organizacyjnej lub pracowniku upowaŝnionym do załatwiania określonych spraw Proces akceptacji uwzględnia konieczność dodatkowej akceptacji danego projektu pisma przez inną komórkę organizacyjną, będącą poza pionem merytorycznym. 2. Dodatkowej akceptacji dokonuje kierownik pionu lub osoba przez niego upowaŝniona. 3. Dodatkowej akceptacji moŝe dokonać osoba wykonująca dla Urzędu zadania na podstawie innej umowy niŝ umowa o pracę. 4. Dodatkowa akceptacja następuje po akceptacji bezpośredniego przełoŝonego prowadzącego sprawę. 5. Za uzyskanie dodatkowej akceptacji o której mowa w ust. 3 odpowiedzialny jest prowadzący sprawę. 6. W przypadku decyzji, dokumentów itd., wydawanych w imieniu Prezydenta na podstawie indywidualnego upowaŝnienia nie jest wymagana dodatkowa akceptacja. 23 Wykonanie akceptacji i dodatkowej akceptacji, odbywa się w terminie określonym w Zasada określona w 21 i 22 ust. 4 w zakresie kolejności akceptacji nie dotyczy projektów pism przygotowanych w jednoosobowych komórkach organizacyjnych oraz w przypadku gdy projekt pisma przygotowuje kierownik komórki organizacyjnej Za ustalenie ostatecznej wersji pisma odpowiada kierownik pionu merytorycznego w którym pismo powstało. 2. Prezydent otrzymuje do podpisu pismo w postaci papierowej - w ostatecznej wersji, podpisane przez: prowadzącego sprawę, osoby akceptujące pismo w swoich zakresach oraz kierownika pionu merytorycznego Po podpisaniu ostatecznej wersji pisma, prowadzący sprawę ustala jednakową wersję w postaci papierowej i elektronicznej. 2. Prowadzący sprawę dokonuje samodzielnie ostatecznej akceptacji w wersji elektronicznej. 3. Prowadzący sprawę ponosi odpowiedzialność za czynność określoną w ust. 1 oraz w razie konieczności za dostarczenie dokumentu/pisma do właściwego rejestru lub miejsca w odpowiednim czasie. 6/9

7 2. Akceptacja zarządzeń i uchwał Prowadzący sprawę przygotowujący Zarządzenie Prezydenta Miasta, sporządza projekt w postaci papierowej i elektronicznej. Akceptacji dokonuje się na postaci papierowej na zasadach określonych w postanowieniach ogólnych. 2. Zarządzenie, podpisane przez Prezydenta zgłasza się do rejestru zarządzeń. Referat Obsługi Prezydenta Biuro Obsługi Mieszkańców prowadzi Rejestr zarządzeń, nadaje kolejne numery zarządzeń i datę. 3. Po wykonaniu czynności o których mowa w ust. 2, prowadzący sprawę nanosi na elektroniczną postać zarządzenia numer i datę. 4. Po ustaleniu jednakowej treści obu postaci zarządzenia, prowadzący sprawę przesyła niezwłocznie zarządzenie w postaci elektronicznej (format pliku.pdf) do Biura Obsługi Prezydenta nie później niŝ w ciągu pięciu dni od dniu zgłoszenia do rejestru zarządzeń. 5. Zarządzenia w postaci papierowej dostarczane są do Biura Obsługi Prezydenta co najmniej w 2 egzemplarzach z czego jeden opatrzony jest wymaganymi podpisami. 6. W przypadku zarządzeń stanowiących akty prawa miejscowego stosuje się zapisy z 28 i Prowadzący sprawę przygotowujący uchwałę Rady Miejskiej sporządza projekt w postaci papierowej i elektronicznej za pomocą dedykowanego do tego celu oprogramowania. Wersja elektroniczna dostarczana jest w formacie.pdf oraz.xml. 2. Akceptacji dokonuje się na postaci papierowej z nadrukiem "projekt" na zasadach określonych w postanowieniach ogólnych. 3. Po zatwierdzeniu projektu uchwały przez Prezydenta, prowadzący sprawę dostarcza niezwłocznie projekt uchwały do Referatu Biuro Obsługi Rady Miejskiej w postaci papierowej i elektronicznej w systemie el-dok. 4. Projekty uchwał wnoszone przez gminne jednostki organizacyjne oraz samorządowe instytucje kultury dostarczane są w wersji elektronicznej. Referat Obsługi Prezydenta Biuro Obsługi Mieszkańców dokonuje konwersji dostarczonej wersji elektronicznej do formatów wskazanych w ust Referat Biuro Obsługi Rady Miejskiej następnego dnia po sesji przesyła do komórek organizacyjnych informację dotyczącą numerów poszczególnych uchwał i daty ich podjęcia. 2. Prowadzący sprawę po naniesieniu na uchwałę numeru i daty przekazuje do Referatu Biuro Obsługi Rady Miejskiej uchwałę w postaci elektronicznej nie później niŝ 2 dnia po sesji. 3. Po złoŝeniu przez Przewodniczącego Rady Miejskiej podpisu elektronicznego Referat Biuro Obsługi Rady Miejskiej dokonuje wydruku odpowiedniej ilości egzemplarzy podjętych uchwał oraz uzyskuje właściwe podpisy na uzasadnieniach. 4. Referat Biuro Obsługi Rady Miejskiej przekazuje poszczególnym komórkom organizacyjnym podjęte uchwały w postaci elektronicznej celem realizacji. 30 Właściwy obieg projektów uchwał oraz podjętych uchwał w elektronicznym systemie dokumentów wniesionych przez inne osoby niŝ Prezydent zapewnia Referat Biuro Obsługi Rady Miejskiej. 7/9

8 3. Załatwianie spraw Przebieg procesu załatwiania spraw uzaleŝniony jest od charakteru i rodzaju sprawy. 2. Przyjmuje się, Ŝe w miarę moŝliwości przy załatwianiu spraw w pełni wykorzystuje się zasoby techniczne programu el- Dok, z zastrzeŝeniem wyjątków w niniejszym regulaminie określonych Sprawy wszczęte z uŝyciem systemu elektronicznego obiegu dokumentów lub tylko w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, wymagają zachowania zasad postępowania w tym systemie od pierwszego pisma inicjującego sprawę aŝ do ostatniego kończącego sprawę z zastrzeŝeniem Sprawy wszczęte w elektronicznym systemie obiegu dokumentów niezaleŝnie od obiegu dokumentów w postaci papierowej w danej sprawie są wysyłane do kancelarii równieŝ w elektronicznym obiegu dokumentów. 3. Komórka merytoryczna współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. ROZDZIAŁ V WEWNĘTRZNY OBIEG DOKUMENTÓW Obieg dokumentów między komórkami organizacyjnymi odbywa się za pośrednictwem kancelarii lub elektronicznego obiegu dokumentów z wyjątkiem pojedynczych przesyłek wymagających natychmiastowego doręczenia. 2. Obieg dokumentów o którym mowa w ust. 1 odbywa się bez pokwitowania, z wyłączeniem dokumentów, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów. 3. Zasada określona w ust. 2 ma zastosowanie do 27, 28, Pisma o charakterze informacyjnym, indywidualne interpretacje i inne, mające wpływ na prawidłowe załatwianie spraw lub prawidłowe funkcjonowanie Urzędu przekazuje się komórkom organizacyjnym lub pracownikom tylko przy wykorzystaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów. 2. Pisma/dokumenty wewnętrzne wytworzone w związku z załoŝeniem sprawy w programie el- Dok przesyłane są tylko za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów, jeŝeli niniejszy regulamin inaczej nie stanowi. 3. Pisma/dokumenty, które podpisuje Prezydent są wytwarzane i przesyłane w postaci papierowej i elektronicznej. Wersja papierowa pozostaje w komórce merytorycznej, do pozostałych komórek rozsyłana jest wersja elektroniczna. 35 Sprawy przekazane między komórkami organizacyjnymi do dalszej realizacji, prowadzone z wykorzystaniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów, naleŝy kontynuować z zgodnie z zasadą określoną w 32. 8/9

9 ROZDZIAŁ VI BlP Prowadzący sprawy są zobowiązani do przekazywania do modułu BlP u w programie el-dok informację o stanie realizacji sprawy (w toku, ostatecznie załatwiona) 2. Przekazanie informacji o której mowa w ust. 1 następuje po kaŝdej zmianie statusu sprawy. 3. Zasada określona w ust. 1 obejmuje sprawy objęte obowiązkiem informowania o stanie realizacji,wynikającym z ustawy. ROZDZIAŁ VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE W wypadku awarii elektronicznego obiegu dokumentów trwającego dłuŝej niŝ 1 dzień, do czasu usunięcia awarii, wszystkie rejestry prowadzi się w postaci papierowej. 2. Niezwłocznie po usunięciu awarii, dane o których mowa w ust. 1 wprowadza się do elektronicznego obiegu dokumentów. 38 Elektroniczny obieg dokumentów obejmuje swym zasięgiem stanowiska pracy, na których zatrudnieni są pracownicy na podstawie umowy o pracę oraz na podstawie innej umowy niŝ umowa o pracę, w oparciu o posiadane upowaŝnienie. 9/9