ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 56/2013 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG. z dnia 10 maja 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 56/2013 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG z dnia 10 maja 2013 r. w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miasta Kołobrzeg oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów e-dok Na podstawie 1 ust. 3, 2 ust. 2 i 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) oraz 7 ust. 2 pkt 18 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kołobrzeg stanowiącego załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 130/12 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 3 grudnia 2012 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kołobrzeg zarządzam, co następuje: 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miasta Kołobrzeg jest system tradycyjny. Funkcjonujący w urzędzie system elektronicznego zarządzania dokumentacją e-dok jest systemem wspomagającym system tradycyjny. 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i dokumentów oraz pracy w systemie e-dok są określone w załączniku do niniejszego zarządzenia. 3. Nadzór nad prawidłowością czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Kołobrzeg sprawuje pracownik Wydziału Organizacji, któremu powierzono zadania koordynatora czynności kancelaryjnych. 4. Osobą odpowiedzialną za działanie systemu e-dok od strony technicznej jest Kierownik Biura Informatyki. 5. Wykonanie zarządzenia powierzam naczelnikom wydziałów, kierownikom biur i referatów oraz pracownikom samodzielnych stanowisk. 6. Nadzór nad wykonaniem niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta. 7. Traci moc Zarządzenie wewnętrzne Nr 76/11 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 24 maja 2011 r r. w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miasta Kołobrzeg oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów e-dok. 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 1

2 Załącznik do Zarządzenia wewnętrznego Nr 56/2013 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 10 maja 2013 r. INSTRUKCJA OBIEGU KORESPONDENCJI I DOKUMENTÓW W URZĘDZIE MIASTA KOŁOBRZEG Celem niniejszej instrukcji jest: Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1) określenie zasad prawidłowego obiegu dokumentów i korespondencji, ustalenie zasad techniki kancelaryjnej i sposobu postępowania z korespondencją i dokumentami, ujednolicenie i zapewnienie sprawnego obiegu korespondencji oraz wyeliminowanie przypadków zaginięcia pism w Urzędzie Miasta Kołobrzeg, z wykorzystaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów, 2) zapewnienie szybkiego obiegu korespondencji i dokumentów oraz terminowego załatwiania spraw. 2. Postanowienia niniejszej instrukcji mają zastosowanie dla wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Kołobrzeg. 3. Użyte w instrukcji obiegu dokumentów następujące określenia oznaczają: 1) UMK Urząd Miasta Kołobrzeg 2) e-dok - Elektroniczny system obiegu dokumentów - system informatyczny przeznaczony do obsługi obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Kołobrzeg, 3) epuap elektroniczna platforma usług administracji publicznej 4) Administrator systemu pracownik Biura Informatyki odpowiedzialny za konfigurację i prawidłowe funkcjonowanie systemu, 5) PM pracownik merytoryczny posiadający dostęp do systemu na podstawie nadanych przez administratora: loginu, hasła i zakresu uprawnień. 6) NWM Naczelnik Wydziału Merytorycznego 7) BOK Biuro Obsługi Klienta 8) ESP Elektroniczna skrzynka podawcza 9) PN Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych 10) Rejestr korespondencji tworzony przez system w sposób automatyczny, na podstawie wpisów dokonywanych przez użytkowników, elektroniczny wykaz korespondencji przychodzącej, jeden, wspólny dla całego Urzędu, którego kolejne pozycje mają numerację w formacie a) [numer kolejny/p/skrót roku] dla korespondencji przychodzącej do urzędu b) [numer kolejny/w/skrót roku] dla korespondencji wychodzącej z urzędu Obok rejestru głównego mogą funkcjonować w systemie inne rejestry korespondencji, wyodrębnione funkcjonalnie na podstawie wpisów z rejestru głównego. Rejestry te mogą być tworzone przez administratora systemu w zależności od potrzeb zgłaszanych przez kierowników komórek organizacyjnych. 11) rozporządzenie - rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) 12) Rodzaje korespondencji przychodzącej do Urzędu Miasta Kołobrzeg: Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 1

3 a) korespondencja dostarczana przez Pocztę Polską i inne instytucje (listy zwykłe, przesyłki specjalnego rodzaju, w tym listy polecone), b) pisma składane przez mieszkańców oraz jednostki i instytucje w BOK c) pisma składane przez mieszkańców oraz jednostki i instytucje bezpośrednio w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Kołobrzeg, d) faksy, e) poczta elektroniczna, f) korespondencja wpływająca elektronicznie do systemu za pośrednictwem ESP 4. Obieg korespondencji w Urzędzie Miasta winien być szybki. 1) pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz, 2) akta spraw będących w toku załatwiania powinny być przekazywane do wydziałów w teczce obiegowej. 5. Wewnętrzny obieg dokumentów i korespondencji w wydziale/ referacie/ biurze określa naczelnik/kierownik. Rozdział 2. Przyjmowanie i przekazywanie korespondencji i dokumentów Wszelka korespondencja wpływa do Urzędu Miasta przez BOK. Druki informacji i deklaracji podatkowych mogą być również składane bezpośrednio u pracownika merytorycznego Wydziału Dochodów. Na życzenie klienta pracownik potwierdza na kopii przyjęcie złożonego druku. 2. Pracownik BOK w Wydziale Organizacji: 1) przyjmuje pisma składane przez klientów UMK i umieszcza pieczątkę wpływu, 2) na życzenie klienta potwierdza przyjęcie pisma umieszczając na kopii pisma pieczątkę wpływu BOK, 3) odbiera korespondencję od kuriera Poczty Polskiej i innych firm kurierskich, 4) przyjmuje pisma przekazywane drogą pocztową, 5) sprawdza prawidłowość zaadresowania przesyłek oraz stan ich opakowania, 6) dokonuje segregacji wpływającej korespondencji na przesyłki zwykłe i specjalnego rodzaju, w tym listy polecone, 7) otwiera wszystkie przesyłki, za wyjątkiem: a) korespondencji zawierającej informacje niejawne, której obieg regulują odrębne przepisy, b) korespondencji zwykłej i poleconej adresowanej imiennie, przy czym w odniesieniu do tej pierwszej przekazuje ją właściwej osobie, ta zaś po otwarciu przekazuje ją do elektronicznej rejestracji w systemie pracownikom BOK, 8) umieszcza na każdej wpływającej w formie papierowej korespondencji w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu BOK, 9) korespondencję stanowiącą tajemnicę służbową przekazuje do PN 10) korespondencję zwykłą i poleconą adresowaną imiennie do Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza Miasta przekazuje pracownikom sekretariatu odpowiednio Prezydenta i Zastępców Prezydenta, 11) korespondencję wartościową przekazuje jej adresatowi, 12) pozostałą korespondencję przekazuje do elektronicznej rejestracji w systemie pracownikom BOK. 3. Pracownik BOK w Wydziale Organizacji: 1) skanuje pismo lub jego pierwszą stronę w przypadku korespondencji wielostronicowej Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 2

4 2) dokonuje elektronicznej rejestracji w systemie e-dok korespondencji zwykłej i poleconej, przy czym z rejestracji wyłącza się : a) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, (rachunki i faktury, trafiające do wydziału są opisywane zgodnie ze słownikiem CPV, /pieczątka/ podpisywane przez Naczelnika, a następnie przekazywane bezzwłocznie do Wydziału Finansowego), d) zaproszenia, oferty szkoleń, e) życzenia i inne pisma o podobnym charakterze wymienione w 9 pkt. 2. załącznika nr 1 do rozporządzenia f) druki informacji i deklaracji podatkowych składane bezpośrednio u pracownika merytorycznego Wydziału Dochodów. 3) w obrębie pieczęci wpływu w pozycji L.dz. (liczba dziennika) dokonuje zapisu numeru korespondencji nadanego przez system zgodnie z formatem [nr kolejny/p/skrót roku], a w pozycji Zał. (załączniki) dokonuje zapisu liczby załączników dołączonych do pisma przewodniego, o ile załączniki takie występują, 4) zarejestrowaną korespondencję przekazuje w wersji papierowej i systemie e-dok do Sekretarza Miasta, który po zapoznaniu się przekazuje ją Prezydentowi, Zastępcom Prezydenta, Skarbnikowi Miasta celem dekretacji na komórki organizacyjne UMK, przy czym z dekretacji wyłącza się : a) druki urzędowe, których wypełnienie odbywa się bezpośrednio w wydziale (np. wnioski o wydanie zaświadczenia), b) wnioski o wydanie decyzji administracyjnej składane bezpośrednio u pracownika wydziału, c) oferty przetargowe składane w sekretariacie Prezydenta Miasta, d) oferty o udzielenie zamówienia publicznego, e) wnioski składane na drukach stanowiących załączniki do Kart usług, f) druki informacji i deklaracji podatkowych. g) deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi. 4. Pracownicy Sekretariatów Prezydentów segregują korespondencję papierową zgodnie z dekretacją kierownictwa i przekazują ją w wersji papierowej i w systemie e-dok do komórek organizacyjnych UMK. 5. Kierownik komórki organizacyjnej: 1) po otrzymaniu korespondencji w wersji papierowej, potwierdza w systemie e-dok jej przyjęcie, poprzez potwierdzenie odbioru dokumentu elektronicznego, po uprzednim ustaleniu czy kierowany przez niego wydział jest właściwym do jego rozpatrzenia; 2) dekretuje korespondencję w systemie i przekazuje elektronicznie i w formie dokumentu papierowego wg właściwości do odpowiednich pracowników; 3) określa w systemie dyspozycje odnośnie sposobu załatwienia sprawy (pole słownikowe: uwagi) a w szczególności określa termin załatwienia sprawy, jeśli jest inny niż termin określony automatycznie w systemie e-dok; 4) w przypadku korespondencji mylnie zadekretowanej dokonuje zwrotu pisma w formie papierowej do Sekretarza Miasta, po uprzednim uzgodnieniu z naczelnikiem wydziału właściwego w sprawie, celem przedekretowania pisma. Po przedekretowaniu przekazuje pismo w systemie e-dok bezpośrednio do naczelnika właściwego w sprawie. 6. Pracownik w komórce organizacyjnej: Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 3

5 1) po otrzymaniu korespondencji w wersji papierowej, potwierdza w systemie e-dok jej przyjęcie, poprzez potwierdzenie odbioru dokumentu elektronicznego, 2) w przypadku pisma w sprawie wszczętej przed wprowadzeniem e-dok dołącza je do akt sprawy i prowadzi czynności administracyjne związane z otrzymaną korespondencją, (określa dane dotyczące opłaty skarbowej i kompletności dokumentów) traktując pismo w e-dok jako pismo swobodne, 3) w przypadku pisma wszczynającego nową sprawę, nadaje jej numer z JRWA dla Urzędu Miasta Kołobrzeg, wprowadzonego do systemu przez administratora indywidualnie na każde stanowisko. 7. Z systemu e-dok wyłącza się wszelką dokumentację generowaną w innych systemach informatycznych, pod warunkiem, że system zapewnia jej ewidencjonowanie. 8. W przypadku awarii systemu e-dok obowiązuje obieg dokumentów w formie papierowej; w takiej sytuacji rejestry korespondencji przychodzącej i wychodzącej winny być sporządzane w wersji papierowej Faksy przesłane do Urzędu Miasta Kołobrzeg: 1) wpływające do wydziałów i mające istotne znaczenie dla spraw w nich prowadzonych, pracownik komórki organizacyjnej UMK przekazuje bezpośrednio do Biura Obsługi Klienta celem elektronicznej rejestracji w systemie e-dok. 2) wpływające do sekretariatu Prezydenta Miasta, mające istotne znaczenie dla urzędu, są przekazywane Sekretarzowi Miasta celem dekretacji a następnie rejestrowane w systemie e-dok. Po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do komórki organizacyjnej UMK wskazanej w dekretacji Sekretarza. 4. Poczta elektroniczna 1. Postępowanie z pocztą elektroniczną jest identyczne jak postępowanie z pocztą/korespondencją, która wpływa do urzędu w formie papierowej: 1) wszystkie pisma, mające istotne znaczenie, przychodzące do wydziału drogą elektroniczną muszą być wydrukowane, a następnie opatrzone datą, symbolem wydziału, podpisem osoby, która dokonała wydruku i bezzwłocznie przekazane do Biura Obsługi Klienta celem rejestracji i przekazania do dekretacji; 2) każda wiadomość wysłana pocztą elektroniczną, stanowiąca dokument w sprawie musi być oznaczona zgodnie z rzeczowym wykazem akt. 3) postępowanie z korespondencją opatrzoną podpisem elektronicznym jest opisane w 47 pkt 4 załacznika nr 1 do rozporządzenia. 2. Poczta elektroniczna nie może być wykorzystywana do celów prywatnych. Wysyłanie prywatnych wiadomości jest zabronione, a wynikłe z tego możliwości przenoszenia wirusów będą pociągać za sobą odpowiedzialność osób rozsyłających taką pocztę. 3. Konta poczty elektronicznej 1) Format adresu poczty elektronicznej jest następujący: [pierwsza litera imienia.nazwisko@um.kolobrzeg.pl ]. W przypadku kierowników komórek organizacyjnych UMK dopuszczalne są również formaty: [nazwa wydziału@um.kolobrzeg.pl ] np. dochody@um.kolobrzeg.pl 2) Konto poczty elektronicznej na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, zakłada administrator urzędowego serwera poczty pracownik Biura Informatyki 5. Korespondencja wpływająca do systemu za pośrednictwem ESP i platformy epuap 1. Pracownik BOK w Wydziale OR 1) Korespondencja wysyłana przez klienta do UMK za pośrednictwem ESP oraz epuap, wpływa za wygenerowanym elektronicznie dla klienta urzędowym poświadczeniem odbioru do systemu e- DOK, na stanowisko pracownika w BOK. Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 4

6 2) Pracownik BOK przesyła taką korespondencję w systemie e-dok do Sekretarza Miasta, który dokonuje weryfikacji i przesyła pismo do właściwej komórki organizacyjnej UMK. Forma odpowiedzi na pismo, pisemna lub elektroniczna poświadczona podpisem elektronicznym, jest uzależniona od żądania wnioskodawcy. 2. Kierownik/pracownik w komórce organizacyjnej postępuje z otrzymaną korespondencją od momentu wpływu do wysłania analogicznie jak w 2 pkt 5 i Dokument elektroniczny, podpisany podpisem elektronicznym kwalifikowanym można wydrukować, przy czym wydrukowana wersja będzie kopią dokumentu, którą należy potwierdzić za zgodność z oryginałem. Oryginalnym dokumentem będzie zawsze wersja elektroniczna. 4. Na wydrukowanym dokumencie należy zapisać numer kancelaryjny nadany automatycznie przez system e-dok oraz symbol ESP lub epuap. Ponadto wydruk potwierdza się za zgodność z oryginałem (Oryginałem dokumentu jest zawsze wersja elektroniczna) 5. Realizacja spraw zainicjowanych drogą elektroniczną, jeśli to jest możliwe, powinna odbywać się w e-dok. Wydrukowanie przesyłki elektronicznej oraz archiwizacja sprawy powinno nastąpić w komórce właściwej do załatwienia sprawy. 6. Przesyłki elektroniczne, wymagające użycia platformy epuap jako formy kontaktu żądanej przez wnioskodawcę oraz korespondencja z organami administracji publicznej, które zgłosiły zamiar wymiany korespondencji dla określonej grupy spraw za pośrednictwem platformy epuap, realizowana jest w e- DOK przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Szczegółowy sposób wysyłania korespondencji za pośrednictwem platformy epuap określa 10 niniejszego załącznika. 6. Postępowanie z dokumentami niejawnymi 1. Obieg dokumentów niejawnych o klauzuli zastrzeżone określa Zarządzenie Wewnętrzne Nr 22/11 Prezydenta Miasta z dnia 10 marca 2011 r. w sprawie wprowadzenia do użytku instrukcji Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone w Urzędzie Miasta Kołobrzeg oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony. 7. Skargi i wnioski 1. W UMK skargi i wnioski rozpatruje się na podstawie: 1) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz ze zm.); 2) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46); 3) Procedury wewnętrznego systemu Zarządzania Jakością P-III-02 Rozpatrywanie skarg i wniosków. 8. Korespondencja wewnętrzna 1. Pisma stanowiące korespondencję wewnętrzną, niezastrzeżone do właściwości, Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika Miasta, podpisywane są przez Naczelnika/kierownika komórki organizacyjnej i przekazywane są przez pracownika merytorycznego do danego wydziału/skrytki wydziału. Wewnętrzny obieg korespondencji odbywa się bez pokwitowań. 2. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie korespondencję, co do której istnieje obowiązek kwitowania wynikający z odrębnych przepisów. 3. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną 4. Dla pism nie wymagających załączania akt sprawy stosuje się system e-dok. Rozdział 3. Wysyłanie korespondencji Pismo przeznaczone do wysłania za pośrednictwem poczty tradycyjnej pracownik wydziału: Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 5

7 1) sprawdza czy jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki, 2) odnotowuje w spisie spraw i systemie e-dok datę załatwienia i wysłania pisma oraz nr sprawy zgodny ze spisem spraw, 3) kopię pisma pozostawia w wydziale (aa.), 4) do pism wysyłanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty; 5) przekazuje przygotowaną do wysłania korespondencję do wydziału OR z zaznaczeniem na kopercie numeru kancelaryjnego dla poczty wychodzącej i jednocześnie przesyła w systemie e-dok (wydział OR prowadzi w e-dok rejestr pism wychodzących), 6) korespondencję PILNĄ i do instytucji znajdujących się na terenie miasta Kołobrzeg przekazuje w wersji papierowej i w systemie e-dok dla kuriera w wydziale OR. 2. Sprawy załatwione przekazuje się do wysłania w dniu ich podpisania. Niedopuszczalne jest wysyłanie pism po kilku dniach od podpisania. 3. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet, itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 4. W przypadku, gdy wymaga tego przepis prawa bądź interes stron, jak również gdy klient wyrazi wolę, korespondencja może być jemu wydana osobiście na stanowisku merytorycznie odpowiedzialnym za załatwienie sprawy. Wówczas klient potwierdza odbiór korespondencji pisemnie na kopii dokumentu ze wskazaniem daty odbioru Pismo przeznaczone do wysłania za pośrednictwem platformy epuap, po podpisaniu dokumentu w wersji papierowej przez Prezydenta lub osoby upoważnione przez Prezydenta, wysyłany jest za pomocą systemu EDOK. Pracownik prowadzący sprawę : 1) powiązuje w systemie EDOK podpisany przez wymienione wyżej osoby dokument jako korespondencję wychodzącą za pośrednictwem platformy epuap z odpowiednim oznaczeniem sposobu wysyłki, 2) dołącza dokument źródłowy w formacie WORD, PDF, EXCEL jako załącznik dokumentu w systemie e-dok, 3) przekazuje dokument/sprawę w systemie e-dok do Sekretarza Miasta celem podpisania podpisem elektronicznym kwalifikowanym, 4) po podpisaniu i zwrocie pisma przez Sekretarza Miasta, wysyła pismo do kancelarii BOK. 2. Po wysłaniu korespondencji wychodzącej za pośrednictwem epuap, obowiązkiem pracownika prowadzącego sprawę jest sprawdzenie czy adresat potwierdził odebranie korespondencji. 3. Jeżeli odebranie korespondencji nie nastąpiło w terminie przewidzianym w KPA, należy wybrać inny, przewidziany właściwymi przepisami, sposób doręczenia korespondencji. Rozdział 4. Korespondencja z Biurem Rady Miasta Korespondencję z Biurem Rady Miasta dzielimy na: 1) wnioski Rady i Komisji udzielenie odpowiedzi (załatwienie sprawy) następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, 2) uchwały Rady Miasta podejmowane na sesjach Rady Miasta, 3) projekty uchwał Prezydenta Miasta 4) zaproszenia na Komisje RM, 5) protokoły z kontroli - wniesienie uwag do protokołu następuje w terminie 7 dni, Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 6

8 6) interpelacje i zapytania radnych - udzielenie odpowiedzi następuje w terminie 14 dni, wydział załatwiający sprawę przekazuje odpowiedź na interpelację lub zapytania do BRM oraz wysyła do radnego, który złożył interpelację lub zapytanie. 7) sprawozdania na sesje Rady Miasta z przeprowadzonych przetargów oraz z realizacji uchwał - sprawozdania są przekazywane do BRM na 10 dni przed sesją Rady Miasta. 8) inne pisma. 2. Korespondencja z Biura Rady Miasta przekazywana jest Prezydentowi Miasta celem zadekretowania, po czym przekazywana jest przez BRM do właściwych wydziałów celem realizacji. 3. Projekty odpowiedzi na interpelacje, zapytania, wnioski radnych są przedkładane Prezydentowi Miasta, na dwa dni przed upływem terminu udzielenia odpowiedzi (projekty odpowiedzi na interpelacje i zapytania są uprzednio parafowane przez Sekretarza Miasta) 4. Projekty uchwał kierowane przez Prezydenta Miasta, po uprzednim zaakceptowaniu na Kolegium Prezydenta Miasta są przekazywane przez wydział OR do BRM, najpóźniej na 10 dni przed sesją Rady Miasta. W uzasadnionych sytuacjach, na podstawie 20 ust.5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, projekty uchwał mogą być przekazane do BRM na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem sesji Rady Miasta. 5. Uchwały Rady Miasta (po każdej sesji Rady Miasta) wprowadzane są w formie układu wykonawczego do porządku posiedzenia Kolegium Prezydenta Miasta. Po dekretacji uchwały są przekazywane zgodnie z dekretacją Prezydenta do właściwych rzeczowo wydziałów Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych Miasta celem realizacji. 6. Zarządzenia Prezydenta Miasta dotyczące budżetu Gminy Miasto Kołobrzeg przekazywane są bezpośrednio do BRM. Rozdział 5. Nadzór nad obiegiem dokumentów w urzędzie Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów u Urzędzie Miasta Kołobrzeg sprawuje Sekretarz Miasta. 2. Do obowiązków Naczelników UMK należy dopilnowanie, aby akty prawa wewnętrznego i zewnętrznego docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. 3. Sekretarz Miasta, dokonuje raz w tygodniu kontroli terminowości odbierania w e-dok. W przypadku nie załatwienia sprawy w terminie, wydział merytorycznie odpowiedzialny składa wyjaśnienie do Sekretarza Miasta z podaniem przyczyn nie dotrzymania terminu. 4. Naczelnicy pełnią nadzór nad obiegiem korespondencji zarówno w systemie tradycyjnym jak i w e-dok oraz ponoszą odpowiedzialność za terminowość załatwiania spraw w wydziale i przekazywania akt do archiwum zakładowego. 13. Dokumenty związane: 1) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) 2) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013, poz. 267 t.j.), 3) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46), 4) Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.Uz 2006r.. nr 206, poz. 1517), 5) Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. z 2006r. nr 206, poz. 1518), Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 7

9 6) Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. z 2006 nr 206, poz. 1519). Id: 0F0778D2-D7A0-455B-9FC7-5D810A9B38BB. Przyjety Strona 8