Rozdział X Komputerowe wspomaganie procesów zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej

Transkrypt

1 Rozdział X Komputerowe wspomaganie procesów zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej KATARZYNA SZCZEPAŃSKA-WOSZCZYNA Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Katedra Zarządzania kszczepanska@wsb.edu.pl JACEK URODA Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Katedra Informatyki juroda@wsb.edu.pl Streszczenie Rozdział charakteryzuje najważniejsze procesy i narzędzia związane z zarządzaniem uczelnią wyższą wspomaganą systemami informatycznymi. Omówione zostaną kluczowe moduły zintegrowanego systemu zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej (m.in. wspomaganie procesu dydaktycznego, system dziekanatowy i rekrutacyjny, system księgowy oraz elektroniczny system obiegu dokumentów). Ponadto poruszona zostanie tematyka zdalnego nauczania i zastosowania technologii mobilnych oraz internetowych portali informacyjnych dla studentów i pracowników. 1. Wprowadzenie Uczelnie wyższe, w praktyce - pod względem zarządzania funkcjonują podobnie do przedsiębiorstw i tak jak każda firma wymagają sprawnego i efektywnego kierowania. Jednocześnie, wzrost konkurencji na rynku edukacyjnym, wzrost konkurencyjności i atrakcyjności kształcenia, a także konieczność redukcji kosztów i zwiększenia efektywności pracy zmusza uczelnie m.in. do otwarcia swoich zasobów oraz udostępniania ich poprzez Internet zarówno pracownikom jak i studentom, usprawniania systemu zarządzania uczelnią, który będzie w stanie przetwarzać stale wzrastającą ilość informacji - produkowanych zarówno wewnątrz uczelni jak i w jej bliższym i dalszym otoczeniu, przyspieszania procesów decyzyjnych, gdyż często na podjęcie istotnych decyzji władze uczelni mają zaledwie kilka dni, podczas gdy jeszcze kilka lat temu było to nawet kilka miesięcy.[1]

2 2 K.Szczepańska-Woszczyna, J.Uroda W ciągu kilku ostatnich lat, wiele uczelni rozpoczęło reorganizację i rekonstrukcję swoich procesów biznesowych. Oferowane przez nowe technologie możliwości powodują, że władze uczelni coraz częściej sięgają po rozwiązania zawarte w systemach informatycznych, których celem jest wsparcie pracy działów kadr, księgowości, dziekanatów czy zaopatrzenia. By skutecznie konkurować na rynku edukacyjnym coraz więcej uczelni wdraża systemy wspomagające zarządzanie uczelnią klasy ERP 1, systemy klasy CRM, wspomagające kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami uczelni: studentami i ich perspektywą rozwoju, wydziałami i pracownikami, społecznością lokalną, absolwentami i współpracownikami. Coraz częściej też uczelnie wdrażają narzędzia informatyczne w procesie kształcenia. 2. Informatyczny system zarządzania w uczelni wyższej Systemy informatyczne wspomagające zarządzanie uczelnią wyższą oparte na kompleksowych rozwiązaniach zapewniają spójną i pełną obsługę procesów w całej uczelni. Każdy z procesów powinien być zdefiniowany, zarejestrowany, a tam gdzie to potrzebne, wspomagany przez mechanizmy automatyzacji, parametryzacji, a także symulacji. Dotyczy to zarówno procesów wewnętrznych zachodzących w uczelni (komunikacja z pracownikami, studentami, zarządzanie procesami administracyjnymi) jak i procesów zewnętrznych (komunikacja z interesariuszami zewnętrznymi tj. kandydatami na studia, przedstawicielami środowiska lokalnego i biznesowego). Istotne cechy kompleksowego systemu to otwartość i elastyczność, które są wynikiem wykorzystania do jego budowy powszechnie zaakceptowanych standardów i interfejsów. Dzięki swej standaryzacji system powinien być łatwo rozwijany, a podczas eksploatacji powinien być wzbogacany o nowe obszary funkcjonalne i zastosowania. Do najważniejszych korzyści z wdrażania zintegrowanych systemów zarządzania uczelnią należy m.in.[2]: 1) wspieranie realizacji strategii biznesowych - poprzez skuteczne wsparcie realizacji strategicznych celów uczelni (np. poprawa jakości obsługi studentów, redukcja kosztów), 2) usprawnienie i uporządkowanie procesów biznesowych w uczelni (m.in. poprzez optymalizację procedur oraz rozwiązań administracyjnych), 3) usprawnienie obiegu informacji i dokumentów wewnątrz firmy (poprzez udoskonalenie rejestracji zdarzeń gospodarczych w systemie informatycznym i powszechny dostęp do informacji nadzorowany przez menadżerów), 1 Systemy ERP - Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning) określenie klasy systemów informatycznych służących wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem z różnych obszarów biznesu. Wspomaganie zarządzaniem firmy może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa oraz zachodzących w nim procesów.

3 Komputerowe wspomaganie procesu zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie 3 4) usprawnienie podejmowania właściwych decyzji strategicznych (np. poprzez możliwość uzyskiwania analitycznej i syntetycznej prezentacji dowolnych danych strategicznych w formie wieloprzekrojowych zestawień), 5) bieżąca kontrola kosztów i innych parametrów działalności uczelni (np. poprzez ułatwienie dostępu do bieżących i historycznych danych analitycznych), 6) zwiększenie efektywności pracowników będących użytkownikami systemu (np. poprzez poprawę organizacji pracy, redukcję redundantnych działań oraz wzrost kwalifikacji w zakresie znajomości nowoczesnych technologii informatycznych, a także poprzez oszczędność czasu koniecznego do generowania dokumentów do użytku wewnętrznego i zewnętrznego), 7) skrócenie cyklu uzyskiwania należności od studentów (np. poprzez możliwość bieżącego monitorowania stanu rozliczeń i zautomatyzowanie czynność związanych z windykacją należności), 8) usprawnienie procesów obsługi kadrowo-płacowej pracowników (m.in. poprzez wykorzystanie elastycznych procedur i algorytmów wyliczania płac pracowników oraz automatyczne generowanie dokumentów wymaganych przez polskie przepisy podatkowe), 9) wspomaganie funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością (m.in. poprzez podporządkowanie działań pracowników wprowadzonym w systemie informatycznym regułom i procesom dostosowanym do norm jakości). Analizując listę funkcji realizowanych przez standardowe systemy ERP należy stwierdzić, że nie zapewniają w standardzie pełnego wsparcia dla obszarów działalności stricte uczelnianej. O ile dostosowanie modułów finansowo-księgowych czy kadrowo-płacowych do specyficznych potrzeb uczelni jest możliwe, to wsparcie działalności dydaktycznej zapewniają zazwyczaj dodatkowe, dedykowane moduły lub osobne systemy. Obecnie we wdrażaniu systemów informatycznych do zarządzania uczelnią wyższą można wyodrębnić trzy najważniejsze podejścia. Pierwsze to implementacja i jednoczesna integracja gotowego systemu klasy ERP oraz gotowego systemu dedykowanego do obsługi uczelni. Drugie podejście to wdrożenie niezależnych dedykowanych systemów z koniecznością ich późniejszej integracji. Z kolei trzecie podejście to zaprojektowanie i stworzenie systemu całkowicie dedykowanego danej uczelni, który uwzględnia wszystkie wymagania funkcjonalno-prawne (rozwiązanie najbardziej kosztochłonne, ale optymalnie dopasowane do danej uczelni wyższej i specyfiki obszaru szkolnictwa wyższego). Obecnie na polskim rynku można wyróżnić kilka kluczowych informatycznych systemów zarządzania dedykowanych uczelniom wyższym: 1. System USOS - Uniwersytecki System Obsługi Studentów, wdrożony w ponad 40 uczelniach (m.in.: Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Śląski, Uniwersytet w Białymstoku, Politechnika Koszalińska); 2. System Uczelnia.XP Partners in Progress (wdrożony w ponad 80 uczelniach: Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie, Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Uniwersytet Medyczny w Poznaniu, Akademia Morska w Szczecinie, Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie;

4 4 K.Szczepańska-Woszczyna, J.Uroda 3. System HMS Solutions Kalasoft Systemy Informatyczne (wdrożony w ponad 40 uczelniach, m.in. Uniwersytet Warszawski, Politechnika Krakowska, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, Politechnika Lubelska); 4. System Bazus Highcom (wdrożony w kilkunastu uczelniach, m.in. Akademia Muzyczna w Katowicach, Europejska Szkoła Hotelarstwa, Turystyki i Przedsiębiorczości w Sopocie). Ponadto uczelnie wyższe wdrażają typowe systemy ERP przystosowane do specyfiki funkcjonowania szkolnictwa wyższego. Do najważniejszych należy zaliczyć: 1. System SAP (m.in. Politechnika Warszawska, Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Śląski i Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie); 2. System Microsoft Dynamics (m.in. Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie); 3. System TETA Constellation (m.in. Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, Akademia Sztuk Pięknych w Poznaniu, Politechnika Białostocka); 4. System Impuls 5 BPSC S.A.; 5. System SIMPLE.ERP (m.in. Uniwersytet Medyczny w Poznaniu, Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej). Wdrożenie z sukcesem systemu w uczelni jest dużym wyzwaniem, zarówno dla uczelni, jak i partnera wdrożeniowego. W literaturze przedmiotu zwraca się na uwagę na problemy wdrożeniowe, traktując projekty wdrożeń zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP jako najbardziej złożone i obarczone największym ryzykiem [3]. Wpływ na to ma wiele czynników, spośród których najważniejsze to: uwarunkowania technologiczne, duży zakres projektu - zaangażowanie niemal wszystkich pracowników, często równoległe wdrażanie komponentów w różnych działach, uwarunkowania organizacyjne: konieczność kompromisu pomiędzy zmianą systemu i zmianą organizacji, konieczność równoległego prowadzenia zmian organizacyjnych (oraz co istotne - akceptacja tych zmian przez pracowników), a także zawansowanie i specyfika procesów, jakie muszą obsługiwać jednostki organizacyjne uczelni, liczba zatrudnionych pracowników. W obszarach zarządzania kadrami i płacami występuje specyfika praktycznie niespotykana gdzie indziej, lub nie na tak dużą skalę: równoległe zatrudnienie, raportowanie do Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego przez system POL-on i in. To wszystko powoduje, że aby z sukcesem wdrażać system ERP na uczelni trzeba mieć zespół o bardzo wysokich kwalifikacjach i niezbędne doświadczenie. Należy także pamiętać, że równie ważny jak początkowa faza jest końcowy etap wdrożenia systemu. Gdy nowy system zaczyna działać nie oznacza to końca wdrożenia. Jest to często najtrudniejszy i najniebezpieczniejszy etap, czas, w którym cała organizacja zaczyna polegać na nowym systemie, rodzi często najwięcej problemów. Wynika to z faktu, iż tak samo jak nowy system musi dostosować się do nowego przedsiębiorstwa, tak samo przedsiębiorstwo musi dopasować się do systemu. Zatem za miary sukcesu w przypadku wdrożenia systemu można przyjąć: możliwość terminowego generowania kompletnych i bezbłędnych danych, wspomagających zarządzanie na wszystkich szczeblach,

5 Komputerowe wspomaganie procesu zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie 5 eliminację konieczności wielokrotnego wprowadzania do systemu tych samych danych, realizację wdrożenia w terminie zgodnym z harmonogramem, realizację wdrożenia w pełnym założonym zakresie, realizację wdrożenia w ramach założonego budżetu, osiągnięcie wysokiego poziomu wyszkolenia w obsłudze systemu przez użytkowników końcowych. 3. Kluczowe komponenty zintegrowanego systemu zarządzania uczelnią wyższą W tej części rozdziału zostaną przedstawione w sposób syntetyczny najważniejsze elementy zintegrowanego systemu zarządzaniu uczelnią na przykładzie Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej ze szczególnym naciskiem na kluczowe funkcjonalności i wartości dodane wdrożenia. W Wyższej Szkole Biznesu w Dąbrowie Górniczej wdrożono zintegrowany system zarządzania uczelnią wyższą w oparciu o dwa hybrydowe moduły. Najważniejsze komponenty zintegrowanego systemu zarządzania w Wyższej Szkole Biznesu w Dąbrowie Górniczej przedstawia rysunek nr 1. Kompleksowa Obsługa Studenta Obsługa Procesu Dydaktycznego Gospodarka materiałowa Zarządzanie Finansami UCZELNIA ADMINISTRACJA Planowanie Zajęć Rozliczenie Dydaktyki Obsługa Pracowników Prowadzenie Budżetów Uczelni Rys. 1. Najważniejsze komponenty zintegrowanego systemu zarządzania (opracowanie własne na podstawie materiałów informacyjnych firmy Simple S.A.)

6 6 K.Szczepańska-Woszczyna, J.Uroda Pierwszy to moduł: Uczelnia (rozwiązanie Uczelnia.XP firmy Partners In Progress), który jest kompleksowym rozwiązaniem wspierającym pracę administracji uczelni, obsługę i prowadzenie różnych form kształcenia oraz wymianę informacji pomiędzy nauczycielami akademickimi i pracownikami obsługującymi proces dydaktyczny, a studentami. Drugi element zintegrowanego systemu to moduł: Administracja (rozwiązanie Simple.ERP firmy Simple S.A.), który stanowi komplet instrumentów wspierających zarządzanie m.in. finansami, majątkiem trwałym, personelem w Uczelni [4]. Poszczególne moduły zintegrowanego systemu zastąpiły (oraz bardzo znacząco rozszerzyły funkcjonalności) kilka dotychczas funkcjonujących, nie zintegrowanych ze sobą systemów: moduł Uczelnia.XP zastąpił dotychczas funkcjonujący w Uczelni system obsługi procesu dydaktycznego HMS firmy Kalasoft, moduł Simple.ERP zastąpił system finansowo-księgowy TRAWERS firmy TRES, system płac "PODA- TEK" firmy REKORD, a także ewidencję środków trwałych i tabele amortyzacyjne prowadzone w arkuszu kalkulacyjnym Excel Kompleksowa Obsługa Studenta W ramach zintegrowanego systemu zarządzania Wyższą Szkołą Biznesu w Dąbrowie Górniczej komponent Kompleksowej Obsługi Studenta realizuje m.in. następujące procesy: obsługa dziekanatu, obsługa rekrutacji studentów, obsługa informacji dla studentów, obsługa rozliczeń finansowych ze studentami. Modułem kluczowym dla całego systemu, wspierającym wszystkie obszary funkcjonowania dziekanatu oraz dostarczającym niezbędnych danych do innych modułów jest moduł Dziekanat.XP. W module tym są gromadzone wszelkie dane studentów, kadry, informacje o przedmiotach, zajęciach i rozliczeniach. Moduł Dziekanat.XP pozwala na automatyczne tworzenie raportów, zestawień, list oraz generowanie zaświadczeń, dyplomów i suplementów. Elastyczna konstrukcja modułu pozwala na dużą swobodę w definiowaniu różnego rodzaju słowników, zestawień czy wydruków [5]. W celu przyjaznego i intuicyjnego dostępu do danych zaprojektowano w ramach zintegrowanego systemu przyjazny i intuicyjny interface (moduł Wirtualna Uczelnia.XP), który pozwala studentom oraz pracownikom Uczelni na dostęp do informacji gromadzonych w module Dziekanat.XP poprzez przeglądarkę WWW. Wirtualna Uczelnia jest integralnym elementem systemu Uczelnia.XP i korzysta z tej samej bazy danych, dzięki czemu wymiana danych pomiędzy użytkownikami (student, nauczyciel akademicki, administracja uczelni) jest spójna, a dostęp do danych jest natychmiastowy. Korzyści wynikające z wdrożenia systemu Dziekanat.XP to przede wszystkim poprawa jakości obsługi studenta i łatwy dostęp do zagregowanej informacji dzięki integracji z Wirtualną Uczelnią. Ważnym elementem wspierającym proces obsługi rekrutacji studentów w Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej są moduły: Rekrutacja.XP i Rekrtuacja.WWW (serwis internetowy umożliwiający prowadzenie rekrutacji on-line). Dzięki wdrożonym funkcjonalnościom możliwe jest prowadzenie procesu rekrutacyjnego w oparciu o zdefiniowane formularze rekrutacyjne, które kandydat ma możliwość wypełniania przez Internet. Zastosowane rozwiązania umożliwiają m.in. automatyczną weryfikację poprawności i kompletności wypełnionych pól w formularzach rekrutacyjnych, auto-

7 Komputerowe wspomaganie procesu zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie 7 matyzację procesu tworzenia rankingów i ocen kandydatów, tworzenie raportów i statystyk, a także generowanie zaświadczeń i wydruków. Kolejnym istotnym elementem systemu jest moduł rozliczeń finansowych ze studentami, który wspomaga pracę kwestury oraz dziekanatów Uczelni (siedziby Uczelni oraz Wydziałów Zamiejscowych) w zakresie finansowej obsługi studentów. Jest ściśle powiązany z modułami Dziekanat.XP oraz Kasa.XP. Jednocześnie przy integracji z programem finansowo-księgowym oraz systemem opłat masowych uczelni umożliwia bezpośredni przepływ danych o stanie realizacji wszelkich zobowiązań (np.: opłaty rekrutacyjne, czesne, itp.) i naliczeń dotyczących studentów (np.: stypendia). Z kolei moduł Kasa.XP został opracowany w celu ułatwienia i wspomagania pracy kwestury i umożliwia m.in.: rozliczenia finansowe oraz bezgotówkowe, sporządzanie dowolnych raportów, zestawień, wykresów Obsługa Procesu Dydaktycznego W celu optymalizacji obsługi procesu dydaktycznego wdrożono m.in. narzędzia komunikacji ze studentami, rozwiązania umożliwiające ocenę ankietową zajęć dydaktycznych i wykładowców oraz realizację zajęć dydaktycznych w formie zdalnej. W celu monitorowania jakości kształcenia w zintegrowanym systemie zarządzania Uczelnią wdrożono moduł: Ankiety i egzaminy.xp, który umożliwia ankietyzację i egzaminowanie poprzez przeglądarkę WWW z dostępem kontrolowanym przez moduł Wirtualna Uczelnia.XP. Moduł umożliwia automatyczną kontrolę kompletności i poprawności udzielonych odpowiedzi oraz na wielokryterialną analizę wyników, co wyklucza ręczne liczenie udzielonych odpowiedzi i znacznie przyspiesza generowanie statystyk szczegółowych i podsumowujących. Z kolei moduł: Komunikacja ze studentami.xp zapewnia bezpośrednią interakcję ze studentami oraz kadrą poprzez automatycznie generowane wiadomości lub SMS. W efekcie moduł dobrze sprawdza się jako narzędzie w przesyłaniu informacji od nauczycieli akademickich, opiekunów i starostów grup oraz pracowników dziekanatu do studentów. Docelowo planowane jest także rozszerzenie funkcjonalności zintegrowanego systemu o moduł badania losów absolwentów, celem monitorowania ścieżek karier studentów WSB Rozliczenie Dydaktyki W zintegrowanym systemie zarządzania Wyższą Szkołą Biznesu w Dąbrowie Górniczej prowadzenie rozliczeń nauczycieli akademickich realizowane jest poprzez moduł Rozliczenie dydaktyki.xp. Moduł zapewnia możliwość monitorowania i kontrolowania czasu pracy pracowników Uczelni realizujących procesy dydaktyczne i rozliczanie wykonanej pracy. Konstrukcja systemu Uczelnia.XP zapewnia możliwość integracji modułu z systemami finansowo-księgowymi i kadrowo-płacowymi, co znacznie przyspiesza i ułatwia proces rozliczenia. Na podstawie danych uzyskanych w procesie rozliczeń istnieje możliwość wykonania szczegółowych analiz kosztów uczelni z podziałem na np.: wydziały, kierunki, typy i formy studiów.

8 8 K.Szczepańska-Woszczyna, J.Uroda 3.4. Planowanie Zajęć Istotnym elementem efektywnego zarządzania procesem organizacji dydaktyki jest planowanie zajęć. Obsługa planu zajęć realizowana jest w systemie za pomocą modułu Plan zajęć.xp, który pozwala na pełną obsługę procesu planowania, zarządzania i monitorowania obciążenia pomieszczeń uczelni. Szczegółowa ewidencja pomieszczeń wraz z wyposażeniem oraz pełna integracja z informacjami o grupach studenckich, nauczycielach akademickich oraz organizacji roku akademickiego pozwalają na efektywne organizowanie i zarządzanie planem zajęć studentów Gospodarka materiałowa Za część administracyjną obsługującą gospodarkę materiałową w zintegrowanym systemie zarządzania WSB odpowiada moduł: Majątek Trwały SIMPLE.ERP. Szereg funkcjonalnych narzędzi służących do zarządzania, organizowania i prowadzenia ewidencji składników majątku umożliwia kompleksowe kontrolowanie całości majątku trwałego WSB. Dzięki wdrożeniu modułu Uczelnia ma możliwość uporządkowania składników majątku (środki trwale, wartości niematerialne i prawne, wyposażenie, niskocenne, składowe), kompleksowej obsługi źródeł finansowania, obsługi wieloletnich planów amortyzacji (możliwość prognozowania, symulacji kosztów i umorzeń), obsługę dowolnej ilości systemów ewidencji (bilansowa, podatkowa) oraz ewidencjonowania informacji dodatkowych (parametry techniczne, planowanie przeglądów serwisowych, okresów ubezpieczeń). Wdrożenie tego elementu systemu pozwala na zmniejszenie kosztów oraz usprawnienie procesu zarządzania majątkiem trwałym[6] Zarządzanie Finansami W zintegrowanym systemie zarządzania WSB za poszczególne obszary funkcjonalne związane z obsługą finansową Uczelni (tj. księga główna, plan kont, obsługa płatności, rozrachunki, sprawozdawczość, obsługa podatku VAT) odpowiada moduł: Finanse i Księgowość SIMPLE.ERP. Moduł przeznaczony jest do wspierania prowadzenia rachunkowości Uczelni zgodnie z wymaganiami aktualnie obowiązujących przepisów prawa oraz do obsługi ewidencji księgowej dla potrzeb zarządzania. Moduł umożliwia m.in. bieżący dostęp do aktualnych danych finansowych firmy, zapewnia całkowitą kontrolę kosztów i innych parametrów jej działalności, a także umożliwia analityczną i syntetyczną prezentację strategicznych danych finansowych w formie wieloprzekrojowych zestawień Prowadzenie Budżetów Uczelni Kluczowym elementem systemu z punktu widzenia zarządzania Uczelnią jest moduł: System Informowania Kierownictwa, który jest dedykowany kadrze zarządzającej uczelnią na różnych szczeblach. Funkcjonalność modułu umożliwia sporządzanie wszelkich analiz ekonomicznych, finansowych i statystycznych, zarówno w oparciu o dane pobierane z systemu Uczelnia.XP jak i źródła zewnętrzne. Dzięki zastosowaniu

9 Komputerowe wspomaganie procesu zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie 9 nowoczesnych narzędzi możliwe jest opracowanie i prezentowanie wielowymiarowych analiz w sposób wygodny, przejrzysty, szybki (raporty, zestawienia, wykresy). wprowadzenie metod planowania i budżetowania w poszczególnych działach uczelni, możliwość prowadzenia bieżącej oceny działalności Uczelni (m.in. na podstawie analizy kosztów poszczególnych kierunków, analizy liczby studentów dla różnych kryteriów, analizy wskaźników ekonomicznych, analizy rekrutacji) [6] Obsługa Pracowników Do zarządzania procesami z zakresu obsługi pracowników służy w systemie moduł: Personel. XP. Jest to rozwiązanie zarządzające obszarem funkcjonalnym przeznaczonym do wspierania procesów zarządzania zasobami ludzkimi zapewniający obsługę wszystkich zadań związanych z obsługą personalną oraz płacową. Moduł zapewnia obsługę personalną pracowników stałych, sezonowych oraz pracujących na podstawie umów cywilno-prawnych. W rozwiązaniu odzwierciedlona została wielopoziomowa struktura organizacyjna Uczelni, co zapewnia przyporządkowanie pracowników do określonych wydziałów, katedr czy działów administracyjnych. Ta część systemu zapewnia także pełną obsługę ewidencji czasu pracy. W rozwiązaniu wykorzystywany jest system wielu kalendarzy czasu pracy dający możliwość elastycznego przydziału różnych norm czasu pracy dla poszczególnych dni kalendarzowych. System umożliwia generowanie wszystkich dokumentów kadrowych zgodnych (pod względem treści i formy) z obowiązującymi przepisami jak też wymaganiami Użytkowników [6]. 4. Wspomaganie procesu zarządzania uczelnią wyższą technologiami sieciowymi i mobilnymi 4.1. Platforma e-learningowa jako narzędzie komunikacji i wiedzy Ważnym elementem usprawniającym zarządzanie procesem dydaktycznym w uczelni wyższej jest wykorzystania platform e-learningowych. Nadrzędnym celem wdrożenia e-learningu w szkołach wyższych jest wzrost przewagi konkurencyjnej na rynku edukacyjnym, umożliwienie pozyskania studentów z grup mających dotąd utrudniony dostęp do kształcenia akademickiego i jednocześnie podniesienie jakości nauczania oraz wzrost kompetencji akademickiej kadry dydaktycznej w zakresie aktywnych form nauczania i prowadzenia zajęć przez Internet. Wykorzystanie metod zdalnego nauczania daje uczelni możliwości interaktywnej komunikacji i wymiany wiedzy za pomocą nowych technologii. W Wyższej Szkole Biznesu w Dąbrowie Górniczej do najważniejszych efektów wdrożenia i rozwijania rozwiązań informatycznych wspomagających procesy zdalnego nauczania (platforma e-learningowa Moodle) należy m.in.: a) zwiększenie atrakcyjności programu studiów poprzez usprawnienie studiowania z wykorzystaniem nowych technologii komunikacyjnych i multimedialnych (przy zachowaniu odpowiedniej jakości kształcenia),

10 10 K.Szczepańska-Woszczyna, J.Uroda b) permanentny rozwój dydaktycznych kompetencji kadry akademickiej, co w perspektywie przyczyna się podniesienia jakości kształcenia, c) oszczędności związane z obniżenia obciążenia infrastruktury lokalowej uczelni, będące konsekwencją wdrażania zajęć e-learningowych, kosztem zajęć kontaktowych, d) usprawnienie i optymalizacja zarządzania czasem zarówno przez studentów jak i nauczycieli akademickich, dzięki zastosowaniu nowoczesnych narzędzi i technik, e) zwiększenie kontroli i monitoringu przyswajania wiedzy przez studenta oraz efektów pracy nauczyciela akademickiego, f) stopniowe wprowadzanie do oferty uczelni kursów e-learningowych dedykowanych interesariuszom zewnętrznym tj. przedsiębiorstwa oraz przedstawiciele samorządów terytorialnych. Warto podkreślić, że e-learning stanowi dogodne narzędzie w zakresie włączenia do procesu dydaktycznego grona pracowników nauki poprzez stworzenie warunków do transmisji wiedzy z miejsc znajdujących się w znacznej odległości od miejsca funkcjonowania uczelni. Przyczynia się to do znacznych korzyści przy zarządzaniu procesami dydaktycznymi w komunikacji z Wydziałami Zamiejscowymi Uczelni czy też Uczelniami partnerskimi Wykorzystanie technologii mobilnych do komunikacji z interesariuszami uczelni Biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój rynku technologii mobilnych oraz konstrukcji grupy docelowej uczelni wyższej (kandydaci, studenci, pracownicy dydaktyczni i administracyjni, interesariusze zewnętrzni) coraz częściej w procesach zarządzania uczelnią wyższych wykorzystywane są innowacyjne rozwiązanie mobilne (dedykowane na urządzenia typu smartfon oraz tablet). Głównymi funkcjonalnościami tego typu rozwiązań jest m.in. udostępnianie studentom najważniejszych informacji dotyczących planu zajęć, ocen, aktualności akademickich, płatności, a także statusy zaliczeń oraz informacje o wykładach i ćwiczeniach z opcją pobrania materiałów na zajęcia w formie plików pdf bezpośrednio na urządzenie mobilne. Aplikacje zazwyczaj wyposażone są w mapy geolokalizacyjne ułatwiające poruszanie się po uczelni czy kampusie. Ponadto aplikacje mobilne w efektywny sposób umożliwią szybką i bezpośrednią komunikację pomiędzy pracownikami dydaktycznymi i administracyjnymi Uczelni a studentami. 5. Podsumowanie Współczesny rynek edukacyjny stawia przed Uczelniami wyższymi coraz to nowe wymagania. Dynamicznie zmieniające się czynniki gospodarcze i ekonomiczne sprawiają, że tylko wysoka efektywność wszystkich procesów i działań biznesowych może zapewnić Uczelni możliwość funkcjonowania i rozwoju. Zastosowanie technologii informatycznych wspierających procesy zarządzania, wdrożenie informatycznych

11 Komputerowe wspomaganie procesu zarządzania uczelnią wyższą na przykładzie 11 systemów wspomagających zarządzanie wpływa znacząco na efektywność Uczelni, przynosi istotne i wymierne korzyści, przyczyniające się do osiągnięcia sukcesu rynkowego. Wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych do gromadzenia i przetwarzania danych, a w konsekwencji do dostarczania informacji analitycznych i syntetycznych, umożliwia kadrze zarządzającej Uczelnią podejmowanie szybkich i racjonalnych decyzji. Na przykładzie wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzaniu uczelnią w Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej można określić najistotniejsze zalety tego typu rozwiązań m.in. skrócenie czasu i poprawa jakość obsługi studentów i kandydatów na studia, uruchomienie dwukierunkowych kanałów komunikacji pomiędzy Władzami Uczelni, pracownikami oraz studentami, optymalizacja kosztów funkcjonowania Uczelni, zmniejszenie kosztów eksploatacji systemu obsługi dydaktyki oraz systemu księgowo-płacowego, a także zautomatyzowanie generowania raportów i sprawozdań dla kadry zarządzającej Uczelni. Zważywszy na dynamicznie zmiany zachodzące w organizacjach jak i uczelniach wyższych nieodzownym elementem staje się permanentny rozwój wdrożonych rozwiązań informatycznych wspierających procesy zarządzania. W tym celu Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej planuje poszerzenie funkcjonalności zintegrowanego systemu zarządzania uczelnią o kompleksowe narzędzia elektronicznego obiegu dokumentów w celu podniesienia sprawności działania uczelni, zwłaszcza w zakresie organizacji pracy, dostępu do informacji i przetwarzanych dokumentów zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi oraz przyjętymi standardami. W założeniach system będzie wspierać pracę uczelni w zakresie efektywnego zarządzania obiegiem dokumentów poprzez automatyzację procedowania, kontrolę poprawności przekazywania dokumentów i spraw pomiędzy działami administracyjnymi uczelni oraz Wydziałami Zamiejscowymi. System zostanie wykorzystany także, jako narzędzie wymiany danych z kontrahentami, kandydatami oraz innymi placówkami naukowo-badawczymi. LITERATURA 1. Paszczyński S.: Zintegrowany system zarządzania uczelnią - polskie uwarunkowania. W: Społeczeństwo informacyjne - wizja czy rzeczywistość? pod red. L. H. Habera, Tom 1. [Dokument elektroniczny]. Kraków: Akademia Górniczo-Hutnicza im. S. Staszica 2004 [dostęp ]. Dostępny w Internecie: 2. Raport końcowy Modele zarządzania uczelniami w Polsce", praca zbiorowa pod kierunkiem prof. dr hab. Michała du Valla, Uniwersytet Jagielloński, Kraków Lech P., Zintegrowane Systemy Zarządzania ERP/EERP II - Wykorzystanie w biznesie. wdrażanie, Difin, Warszawa, Specyfikacja prac wdrożeniowych systemu informatycznego SIMPLE.ERP oraz Uczelnia.XP dla Wyższej Szkoły Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Dąbrowa Górnicza Materiały i dokumenty informacyjno-promocyjne firmy Partners in Progress (

12 12 K.Szczepańska-Woszczyna, J.Uroda 6. Materiały i dokumenty informacyjno-promocyjne firmy Simple S.A. ( 7. Zarządzanie szkołą wyższą. Dylematy i wyzwania, praca zbiorowa pod redakcją Janusza Dworak i Jacka Jaworskiego, Wydawnictwo CeDeWu Centrum Doradztwa i Wydawnictw, 2011