ZASADY PROJEKTOWANIA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA DOKONANIAMI PRZEDSIĘBIORSTW

Transkrypt

1 Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach ISSN Nr Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu Wydział Zarządzania, Informatyki i Finansów Katedra Teorii Rachunkowości i Analizy Finansowej bartlomiej.nita@ue.wroc.pl ZASADY PROJEKTOWANIA SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA DOKONANIAMI PRZEDSIĘBIORSTW Streszczenie: Celem artykułu jest próba identyfikacji zbioru zasad projektowania systemu zarządzania dokonaniami. W pierwszej części przedstawiono wyniki badań prowadzonych przez autorów na świecie i ich rekomendacje w zakresie opracowywania metodyki zarządzania dokonaniami. W drugiej części artykułu zaprezentowano autorski zbiór dziesięciu zasad, które mogą wspomagać projektowanie spójnego systemu zarządzania dokonaniami w praktyce. Dzięki analizie dorobku wielu autorów i wnioskowaniu logicznemu wykazano tezę, że pomimo iż projektowanie systemu zarządzania dokonaniami wymaga uwzględnienia uwarunkowań sytuacyjnych, można wyodrębnić zestaw wytycznych wspomagających opracowanie tego systemu. Słowa kluczowe: zarządzanie dokonaniami, pomiar dokonań, projektowanie. Wprowadzenie Zarządzanie dokonaniami przedsiębiorstwa stanowi współcześnie trudny i interesujący problem badawczy głównie dlatego, że dokonania podmiotów gospodarczych można postrzegać wieloaspektowo, z punktu widzenia np. struktury rachunku odpowiedzialności lub różnych grup interesariuszy [szerzej w: Nita, 2009, s ]. W związku z tym w teorii i praktyce powstało wiele podejść ukierunkowanych na wielowymiarowy pomiar dokonań i zarządzanie dokonaniami. Do najważniejszych można zaliczyć amerykańską koncepcję zrównoważonej karty wyników Kaplana i Nortona [1996], brytyjską kartę dokonań [Kanji, 1998], skandynawski Nawigator Skandii [Edvinsson i Malone, 1997] oraz niemiecką kartę dokonań

2 142 [Friedag i Schmidt, 2003]. Współcześnie wiadomo, że nie jest możliwe opracowanie jednej uniwersalnej metody, która umożliwia wspomaganie procesu zarządzania dokonaniami w każdych warunkach. Mając na względzie złożony kontekst działania różnych przedsiębiorstw, postuluje się projektowanie, a wręcz szycie na miarę metodyki zarządzania dokonaniami z uwzględnieniem uwarunkowań sytuacyjnych specyficznych dla konkretnego podmiotu. W związku z przedstawionymi argumentami celem niniejszego opracowania jest próba identyfikacji zbioru zasad projektowania systemu zarządzania dokonaniami. Teza opracowania zawiera się w stwierdzeniu, że pomimo iż projektowanie systemu zarządzania dokonaniami wymaga uwzględnienia uwarunkowań sytuacyjnych, można wyodrębnić zestaw wytycznych wspomagających opracowanie tego systemu. Na potrzeby osiągnięcia tak wytyczonego celu i wykazania tezy przeanalizowano ustalenia innych autorów i w drodze wnioskowania logicznego wyspecyfikowano zbiór zasad na potrzeby zaprojektowania systemu zarządzania dokonaniami w praktyce. 1. Zasady projektowania systemów zarządzania dokonaniami w świetle dorobku światowego Na podstawie badań prowadzonych na całym świecie autorzy akcentują odmienne wymagania, jakie powinny spełniać systemy wspomagające zarządzanie dokonaniami. Aby sformułować spójną propozycję zestawu wytycznych służących opracowaniu takiej metodyki dla konkretnego przedsiębiorstwa, dokonano przeglądu poglądów i dyskusji prowadzonych w literaturze. W tabeli 1 zestawiono syntetycznie rekomendacje wybranych autorów, którzy zajmują się tą problematyką badawczą. Tabela 1. Rekomendacje dotyczące projektowania systemu zarządzania dokonaniami Autor Maskell [1989] Pomiar dokonań i zarządzanie dokonaniami powinny uwzględniać: 1 2 Beischel i Smith [1991] mierniki niefinansowe, bezpośrednie powiązanie mierników ze strategią, monitorowanie różnych obszarów działalności, zmiany zachodzące w otoczeniu i ciągłe doskonalenie, zrozumiałość i przejrzystość mierników dla wszystkich pracowników, szybkie sprzężenie zwrotne o dokonaniach, w większym stopniu uczenie się i motywowanie pracowników niż proste monitorowanie ich dokonań, krytyczne czynniki sukcesu, powiązania przyczynowo-skutkowe między miernikami

3 Zasady projektowania systemów cd. tabeli 1 Grady [1991] Ghalayini i Noble [1996] Bititci, Carrie i Turner [2006] Viaene i Willems [2007] 1 2 Źródło: Na podstawie cytowanych źródeł. powiązanie ze strategią, powiązania zarówno między poszczególnymi szczeblami struktury organizacyjnej, jak też między różnymi funkcjami realizowanymi w przedsiębiorstwie, orientację na sprzężenia zwrotne, potrzeby porównań w ramach benchmarkingu, zrównoważenie mierników nie tylko monitorowanie osiąganych rezultatów, ale ciągłe doskonalenie, podstawę definiowania celów, które należy osiągać w ustalonym przedziale czasu, systematyczną ocenę krytycznych obszarów działania, mierników dokonań, danych historycznych, podejmowanych decyzji i raportowanych wyników, orientację na przyszłość, prognozowanie i osiąganie dokonań w przyszłości, eliminowanie suboptymalizacji (usprawnianie dokonań na szczeblu operacyjnym kosztem wyników przedsiębiorstwa jako całości) oczekiwania interesariuszy odnoszące się do maksymalizowania ich satysfakcji, pozycję organizacji w otoczeniu, kryteria konkurencyjności charakterystyczne dla rynku, na którym działa dane przedsiębiorstwo po to, aby usprawnić strategię i wykonywane działania i poprawić jego pozycję konkurencyjną, parametry wejściowe do rozwoju strategii, rozmieszczanie celów strategicznych w przekroju procesów biznesowych, aby zapewnić powiązanie strategii, działań i mierników, zarówno mierniki sterujące, jak też mierniki poprawy dokonań, krytyczne czynniki sukcesu, aby zwiększyć efektywność wysiłków ukierunkowanych na poprawę dokonań, wyrażanie mierników w kategoriach zrozumiałych dla pracowników, usprawnianie pozyskiwania zasobów niezbędnych do wykonywania działań krytycznych ze względu na dokonania przedsiębiorstwa jako całości, przemyślane i logiczne planowanie dokonań przy uwzględnieniu występujących ograniczeń, proaktywny styl zarządzania poprzez koncentrację na miernikach wiodących, mierniki ilościowe i jakościowe, stosowanie mierników na właściwych szczeblach struktury organizacyjnej, promowanie rozumienia zależności przyczynowo-skutkowych między różnymi miernikami, proste raportowanie i tam, gdzie to możliwe wskazywanie trendów, dynamikę i dostosowywanie systemu do zmian zachodzących w zewnętrznym i wewnętrznym otoczeniu organizacji zrównoważenie mierników dokonań, dostarczanie informacji zarządczej na czas, integrację poziomą i pionową, sekwencje planowania, organizowania oraz sterowania Maskell [1989] zaproponował siedem zasad projektowania dobrego systemu pomiaru i zarządzania dokonaniami przedsiębiorstwa. Jego propozycja spełnia wymagania nurtu tzw. wytwarzania klasy światowej (world class manufacturing), które koncentruje się wokół koncepcji ukierunkowanych na osiąganie doskonałości w sferze wytwarzania i dotyczy pomiaru jakości, czasu dostaw, elastyczności produkcji oraz technik, takich jak just-in-time, six sigma, TQM, benchmarking.

4 144 Beischel i Smith [1991] podkreślają dwie zasady projektowania systemów zarządzania dokonaniami w przedsiębiorstwie. Po pierwsze, postulują identyfikację tzw. krytycznych czynników sukcesu (critical success factors), takich jak jakość, obsługa klienta, zarządzanie zasobami ludzkimi, koszty oraz elastyczność. Po drugie, argumentują znaczenie powiązań przyczynowo-skutkowych między celami i miernikami na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej, co powinno sprzyjać spójności strategii z działaniami wykonywanymi na różnych poziomach zarządzania. Grady [1991] zwraca uwagę, że strategie wielu przedsiębiorstw są ustalane przez menedżerów najwyższego szczebla za zamkniętymi drzwiami, a kierownicy niższych szczebli i szeregowi pracownicy nie rozumieją strategii lub nie wiedzą o jej istnieniu. Postuluje on zatem, aby system zarządzania dokonaniami obejmował zróżnicowany i zrównoważony zbiór mierników, które bezpośrednio wspomagają realizację strategii. Innymi słowy, mierniki dokonań powinny być wyprowadzone ze strategii. System taki powinien uwzględniać powiązania zarówno między poszczególnymi szczeblami struktury organizacyjnej (powiązania hierarchiczne), jak też między różnymi funkcjami realizowanymi w przedsiębiorstwie. Mierniki dokonań powinny być zaprojektowane w sposób, który zapewnia sprzężenie zwrotne w przekroju poziomów zarządzania i funkcji. Natomiast sprzężenie ma umożliwiać ocenę efektywności wdrażania strategii organizacji, a także stopnia osiągania poszczególnych celów. Na potrzeby oceny dokonań konieczne jest określenie zewnętrznych benchmarków, ponieważ przedsiębiorstwa, które nie są w stanie porównywać swoich dokonań z wynikami konkurencji i formułować na tej podstawie wniosków, nie utrzymają się w przyszłości na rynku. W systemach klasy performance management niezbędne jest również równoważenie mierników wewnętrznych z zewnętrznymi (benchmarkami), kosztowych z niekosztownymi oraz wynikowych (ocena stopnia osiągania celów) z procesowymi (ocena realizacji zadań). Belgijscy badacze Viaene i Willems [2007] uważają, że pomiar dokonań powinien się odbywać zgodnie z zasadą, że nie można zarządzać tym, czego nie da się zmierzyć. Dotyczy to również realizacji strategii, która powinna być wyrażona w postaci wiązki celów. Cele przedsiębiorstwa powinny mieć związek z krytycznymi czynnikami sukcesu, które kwantyfikuje się w postaci kluczowych mierników dokonań. Postulują równowagę między miernikami finansowymi i niefinansowymi, krótko- i długoterminowymi, wynikowymi i prowadzącymi, obiektywnymi i subiektywnymi, a także zewnętrznymi i wewnętrznymi. Autorzy podkreślają ponadto potrzebę generowania informacji zarządczej we

5 Zasady projektowania systemów właściwym czasie 1. Ich zdaniem zarządzanie dokonaniami ma uwzględniać integrację pionową, która oznacza potrzebę zarządzania procesowego organizacją, polega na analizie działań tworzących wartość i wymaga orientacji działalności na kliencie. Integracja pionowa wymaga jednoznacznej komunikacji założeń i celów strategicznych na wszystkich szczeblach zarządzania, co można osiągnąć, stosując mapowanie strategii oraz kaskadowanie celów i mierników. Wreszcie proponują uwzględnienie w zarządzaniu sekwencji odnoszącej się do planowania, organizowania oraz sterowania. Zasadniczym celem zarządzania dokonaniami w tym ujęciu jest sterowanie realizacją strategii przedsiębiorstwa, co w burzliwych warunkach wymaga zdolności organizacji do ciągłego uczenia się organizacji. Najbardziej złożoną metodykę budowy systemów pomiaru i zarządzania dokonaniami przedsiębiorstwa zaproponowali Hudson, Smart i Bourne [2001], którzy sformułowali kryteria pogrupowane w odniesieniu do trzech kategorii postulatów: 1) wymagań dotyczących opracowania systemu zarządzania dokonaniami, 2) cech mierników dokonań, 3) obszarów pomiaru dokonań przedsiębiorstwa. Autorzy postulują, aby opracowanie systemu uwzględniało przede wszystkim ocenę istniejących w przedsiębiorstwie rozwiązań dotyczących pomiaru i zarządzania dokonaniami. Podkreślają przy tym konieczność jednoznacznej identyfikacji celów wdrożenia danego rozwiązania oraz pomiaru dokonań, a także ciągłości w utrzymaniu systemu w przyszłości. Wskazują również na wiele aspektów behawioralnych, takich jak potrzeba zaangażowania kluczowych użytkowników systemu, pełne poparcie za strony wszystkich pracowników oraz kadry menedżerskiej najwyższego szczebla. Drugi obszar dotyczy cech mierników dokonań, które powinny wynikać ze strategii przedsiębiorstwa i łączyć przyjętą strategię z działaniami operacyjnymi, być ponadto jednoznacznie zdefiniowane oraz łatwe w szacowaniu i interpretacji. Ostatni obszar dotyczy szczegółowych obszarów pomiaru, przy czym Hudson i in. wyróżniają sześć wymiarów, takich jak jakość, elastyczność, czas, finanse, satysfakcja klientów oraz zasoby ludzkie. 1 Oznacza to, że systemy zarządzania dokonaniami powinny zaopatrywać kierownictwo jednostki w informacje, które są aktualne i zapewniają możliwości konkurowania w warunkach ciągłych zmian w otoczeniu. Chodzi o to, aby skonstruować mechanizm, który umożliwia odfiltrowanie niezbędnych i aktualnych informacji z dużych zbiorów informacyjnych.

6 Propozycja zbioru zasad projektowania systemów zarządzania dokonaniami Analiza opinii, wyników badań i wypływających z nich rekomendacji wielu autorów na temat wymagań odnoszących się do współczesnych systemów zarządzania dokonaniami pozwala na sformułowanie spójnego zbioru dziesięciu zasad, które mogą wspomagać projektowanie systemu zarządzania dokonaniami w praktyce. Zasady te można opisać następująco: 1) Spójność zarządzania dokonaniami ze strategią organizacji. 2) Orientacja pomiaru dokonań na różnych interesariuszy. 3) Wieloaspektowy (zrównoważony) pomiar i ocena dokonań. 4) Uwzględnienie w zarządzaniu dokonaniami krytycznych czynników sukcesu. 5) Stymulowanie uczenia się i ciągłego doskonalenia. 6) Włączenie w system zarządzania raportowania na temat dokonań. 7) Pomiar dokonań na różnych szczeblach struktury organizacyjnej. 8) Orientacja zarządzania dokonaniami na przyszłość i planowanie. 9) Sterujący charakter zarządzania dokonaniami. 10) Uwzględnianie motywowania pracowników w zarządzaniu dokonaniami. Spójność ze strategią oznacza, że system zarządzania dokonaniami powinien być podporządkowany strategii organizacji i przede wszystkim służyć jej wdrażaniu. Współcześnie można stosować wiele instrumentów analizy strategicznej i formułować obiecujące strategie, jednak najwięcej problemów przysparza ich wdrażanie. W związku z tym mierniki dokonań powinny stanowić pochodną przyjętej strategii, umożliwiać monitorowanie oraz ocenę stopnia jej realizacji, a także ukierunkować zarządzanie na osiąganie przyszłych celów strategicznych. Orientacja na interesariuszy skupionych wokół przedsiębiorstwa polega na uwzględnieniu potrzeb wszystkich zainteresowanych działalnością organizacji podmiotów. Chodzi o to, aby system zarządzania dokonaniami był zorientowany nie tylko na potrzeby właścicieli i pomnażanie ich bogactwa, ale pośrednio uwzględniał oczekiwania innych grup, do których zalicza się m.in. klientów, dostawców i pracowników. Wieloaspektowy pomiar i ocena dokonań to postulat głoszący, że współcześnie niewystarczające są mierniki finansowe. W ramach zarządzania przedsiębiorstwem należy brać pod uwagę znacznie szerszy katalog mierników, najogólniej finansowych i niefinansowych. Oprócz tego należy uwzględniać mierniki opisujące skutki podjętych decyzji (wynikowe) i przyszłych zdarzeń (prowadzące), mierniki zarówno obiektywne, jak też subiektywne, zorientowane na zewnątrz i opisujące wewnętrzne procesy, a wreszcie krótko- i długoterminowe.

7 Zasady projektowania systemów Uwzględnienie krytycznych czynników sukcesu dotyczy identyfikacji tych obszarów działalności, które mają decydujące (krytyczne) znaczenie dla sukcesu przedsiębiorstwa i realizacji strategii. W zależności od specyfiki sektora i samego podmiotu czynniki te mogą być bardzo różne (np. szybkość dostaw w sklepie internetowym lub niezawodność w fabryce samochodów), przy czym zawsze należy dążyć do ich rozpoznania i kwantyfikacji za pomocą kluczowych mierników dokonań. Stymulowanie uczenia się oznacza potrzebę projektowania systemów zarządzania dokonaniami w sposób zapewniający podnoszenie kwalifikacji poszczególnych pracowników i zdobywanie doświadczenia oraz poszerzania wiedzy organizacji jako całości, a przy tym zwiększenia poziomu elastyczności i innowacyjności ukierunkowanych na zdobywanie i utrzymywanie przewagi konkurencyjnej. Ciągłe doskonalenie realizowanych w organizacji procesów i wykonywanych działań również sprzyja poprawie dokonań i efektywnej realizacji strategii. Uczenie się i ciągłe doskonalenie wymaga elastyczności systemu zarządzania dokonaniami, rozumianej jako zdolność dostosowywania się do zmian w otoczeniu zarówno zewnętrznym, jak też wewnętrznym. Zarządzania dokonaniami nie można bowiem traktować jako statycznego podejścia do zarządzania organizacją. Otoczenie się zmienia, a wraz z nim należy modyfikować założenia strategiczne oraz nieustannie kwestionować przyjętą strategię, co wymaga jej okresowej aktualizacji. Zmiany strategii muszą natomiast wyzwalać modyfikacje systemu zarządzania dokonaniami, który jest ukierunkowany na jej wdrażanie. Zarządzanie dokonaniami powinno również stwarzać ramy dla raportowania dokonań, ponieważ bez sporządzania odpowiednich sprawozdań nie jest możliwe podejmowanie decyzji i zarządzanie ukierunkowane na poprawę rezultatów działania przedsiębiorstwa. Pomiar w różnych obszarach struktury organizacyjnej oznacza, że w przedsiębiorstwie niezbędne jest kaskadowanie celów i mierników ich osiągania zarówno poziome, jak też pionowe. Z jednej strony należy rozpatrywać pomiar dokonań w przekroju poszczególnych komórek funkcjonalnych, z drugiej zaś mierniki dokonań należy uszczegóławiać i przenosić na niższe szczeble zarządzania. Orientacja na przyszłość i planowanie wydaje się naturalną cechą współczesnych systemów zarządzania dokonaniami, planowanie jest bowiem integralną funkcją zarządzania w ogóle. Nie można mówić o zarządzaniu dokonaniami, ograniczając się przy tym wyłącznie do pomiaru i oceny przeszłych dokonań. Zarządzanie w nurcie performance management wymaga podejścia zorientowanego na przyszłość, które obejmuje obmyślanie kierunków działania, wytyczanie celów oraz zapewnianie środków i zasobów służących ich osiąganiu.

8 148 Sterujący charakter implikuje potrzebę wbudowania w system zarządzania dokonaniami sprzężeń zarówno zwrotnych, jak też wyprzedzających. Sprzężenie zwrotne (feed-back) oznacza w tym ujęciu dostarczanie informacji o dokonaniach, porównywanie ich ze stanem oczekiwanym (postulowanym), określanie odchyleń i formułowanie wniosków co do czynności zaradczych, zorientowanych na unikanie ponownego powstawania odchyleń niekorzystnych. Sprzężenie wyprzedzające (feed-forward) wymaga natomiast antycypacji w trybie ex ante niekorzystnych odchyleń, które mogą nastąpić w przyszłości i wykonywania działań ukierunkowanych na zapobieganie powstawaniu tych odchyleń. System zarządzania dokonaniami powinien również uwzględniać motywowanie poszczególnych pracowników. Chodzi o pomiar dokonań indywidualnych pracowników jako podstawę do kształtowania programów motywacyjnych, które będą pobudzać pracowników do zachowania zgodnego z celami cząstkowymi, na które mają wpływ, oraz celami organizacji jako całości. Behawioralny aspekt performance management jest bardzo ważny, bowiem bez właściwego ukierunkowania zachowania pracowników poprzez związanie ich wynagrodzeń z celami nie jest możliwa realizacja strategii przedsiębiorstwa (szerzej w: [Nita, 2008; Nita, 2009, s ]). Podsumowanie Projektowanie systemu zarządzania dokonaniami jest zadaniem złożonym, ponieważ pomimo prób podejmowanych przez wielu badaczy, nie ma współcześnie jednego, powszechnie akceptowanego wzorca. Nawet promowana przez Kaplan i Nortona koncepcja balanced scorecard może wyznaczać jedynie ramy projektowania systemu zarządzania dokonaniami dostosowanego do specyfiki konkretnego podmiotu i nie jest obecnie traktowana jako sztywne podejście do zarządzania dokonaniami. Nadrzędnym kryterium oceny takich systemów powinna być ich zdolność do wspomagania menedżerów w podejmowaniu decyzji ukierunkowanych na realizację strategii organizacji. Jednak takie kryterium jest niewątpliwie zbyt ogólne i niewystarczające do opracowania określonej metody. W związku z tym w opracowaniu zaproponowano zbiór zasad, którego nie można uznać za wyczerpujący, ale zdaniem autora omówione wytyczne mogą wyznaczać ramy projektowania systemów zarządzania dokonaniami w praktyce.

9 Zasady projektowania systemów Literatura Beischel M.E., Smith K.R. (1991), Linking the shop floor to the top floor, Management Accounting, Vol. 73, Iss. 4. Bititci U., Carrie A., Turner T. (2006), Integrated performance measurement systems: Structure and dynamics [w:] E. Neely (ed.), Business Performance Measurement. Theory and Practice, Cambridge University Press, Cambridge. Edvinsson L., Malone M.S. (1997), Intellectual Capital: Realizing Your Company s True Value by Finding Its Hidden Brainpower, HarperCollins Publishers Inc., New York. Friedag H.R., Schmidt W. (2003), Balanced Scorecard at work. Strategisch taktisch operativ, Haufe-Verlag, Freiburg. Ghalayini A.M., Noble J.S. (1996), The changing basis of performance measurement, International Journal of Operations & Production Management, Vol. 16, Iss. 8. Grady M.W. (1991), Performance measurement: implementing strategy, Management Accounting, Vol. 72, Iss. 12. Hudson M., Smart A., Bourne M. (2001), Theory and practice in SME performance measurement systems, International Journal of Operations & Production Management, Vol. 21, Iss. 8. Kanji G.K. (1998), Measurement of Business Excellence, Total Quality Management, Vol. 9, No. 7. Kaplan R.S., Norton D.P. (1996), Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System, Harvard Business Review, Vol. 74, No. 1. Maskell B. (1989), Performance measurement for world class manufacturing, Management Accounting, Vol. 67, Iss. 5. Nita B. (2008), Requirements for Performance Management Systems. A Delineation of the Comprehensive Set of Criteria, European Financial and Accounting Journal, Vol. 3, No. 3. Nita B. (2009), Rola rachunkowości zarządczej we wspomaganiu zarządzania dokonaniami przedsiębiorstwa, UE we Wrocławiu, Wrocław. Viaene S., Willems J. (2007), Corporate performance management: beyond dashboards and scorecards, Journal of Performance Management, Vol. 20, Iss. 1. RULES OF PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEMS DESIGN Summary: The aim of this article is the attempt to specify the rules of the performance management system design. The first part presents the results of research conducted by various authors worldwide and their recommendations for the development of methodology of performance management systems design. The second part of the paper presents an original set of ten rules that could support the design of a coherent performance management system. By analyzing the findings of many authors as well as based on the logical reasoning, it was pointed out that despite the fact that the performance management system design requires the contingency factor analysis, it is possible to specify a set of guidelines to support the development of this system in practice. Keywords: performance measurement, performance management, design.