Innowacyjne rozwiązania dla sołectw

Transkrypt

1 Szkolenie Innowacyjne rozwiązania dla sołectw działanie realizowane w ramach projektu konkursowego WIEŚ NASZĄ SZANSĄ Działanie 7.3 Inicjatywy lokalne na rzecz aktywnej integracji Program Operacyjny Kapitał Ludzki okres realizacji: 05-06, 12-13, liczba godzin szkoleniowych: 24 godziny lekcyjne 1

2 Szkolenie Plan zajęć: Innowacyjne rozwiązania dla sołectw GRUPA I GRUPA II Wykłady i ćwiczenia Przerwa Wykłady i ćwiczenia 2

3 Moduł II. Jak pozyskiwać i skutecznie wydatkować środki? Praca z wnioskiem aplikacyjnym ogłoszenie konkursu i wytyczne konkursowe zastosowanie Planu działania oraz Szczegółowego Opisu Priorytetów PO KL w przygotowaniu projektu poszczególne elementy wniosku aplikacyjnego pisanie wniosków aplikacyjnych typowe błędy występujące we wnioskach 3

4 Ogłoszenie konkursu Konkursy na projekty w ramach danego Działania (lub Poddziałania) są ogłaszane i prowadzone przez IP2 (lub IP, jeśli IP2 nie została wyznaczona)12, zgodnie z Planem działania zatwierdzonym przez IZ na podstawie opinii IZ i rekomendacji KM (PKM). Nabór wniosków o dofinansowanie jest publiczny. IOK w celu wyłonienia projektów do dofinansowania w trybie konkursowym ogłasza konkurs co najmniej: na własnej stronie internetowej, w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym, a także przekazuje informację o nim do IP (w przypadku gdy IOK jest IP2) w celu umieszczenia na stronie internetowej IP oraz w wersji papierowej i pocztą elektroniczną do wiadomości IZ. Ogłoszenie ( internetowe ), o którym mowa wyżej, zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy określa co najmniej: rodzaj projektów podlegających dofinansowaniu rodzaj podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie kwotę środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów poziom dofinansowania projektów (wyznaczony jako odsetek wartości projektu) maksymalną kwotę dofinansowania projektu, o ile kwota taka została ustalona kryteria wyboru projektów termin rozstrzygnięcia konkursu wzór wniosku o dofinansowanie projektu termin, miejsce i sposób składania wniosków o dofinansowanie projektu wzór umowy o dofinansowanie projektu. 4

5 Ogłoszenie konkursu Ogłoszenie konkursu stanowi element dokumentacji konkursowej. IOK w dniu ogłoszenia konkursu zamieszcza informację o konkursie w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim (w przypadku Priorytetów wdrażanych centralnie) lub co najmniej regionalnym (w przypadku Priorytetów wdrażanych regionalnie). Ogłoszenie ( prasowe ), o którym mowa wyżej, zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy, zawiera w szczególności informacje dotyczące: rodzaju projektów podlegających dofinansowaniu rodzaju podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie kwoty środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów adresu strony internetowej, na której zamieszczono ogłoszenie o konkursie IOK jest zobowiązana szeroko informować potencjalnych beneficjentów o konkursach i zachęcać ich do składania projektów. Informacja jest przekazywana wieloma metodami oprócz wymienionych powyżej (prasa, Internet), także podczas spotkań z potencjalnymi beneficjentami, poprzez publikacje itp. 5

6 Ogłoszenie konkursu Nabór wniosków w ramach PO KL ma charakter konkursu otwartego lub konkursu zamkniętego. W konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły, do wyczerpania określonego limitu środków lub do zamknięcia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją IOK. Raz w miesiącu na stronie internetowej IOK należy jedynie zamieszczać informację przypominającą o trwaniu naboru projektów oraz o stanie wykorzystania alokacji przeznaczonej na konkurs. IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni informację o planowanej dacie zamknięcia konkursu otwartego, wraz z uzasadnieniem. Konkurs zamknięty organizowany jest cyklicznie. W konkursie zamkniętym określa się z góry jeden (jeśli konkurs będzie organizowany tylko raz) lub kilka następujących po sobie terminów naboru wniosków. IOK ogłasza konkurs określając daty otwarcia oraz daty zamknięcia naboru wniosków, tj. okres, w którym będą przyjmowane wnioski. Pomiędzy datą ogłoszenia naboru a ostateczną datą składania wniosków nie może upłynąć mniej niż 30 dni. Wybór trybu procedury (konkurs zamknięty bądź konkurs otwarty) należy do IOK i jest przedstawiony w PD wraz z uzasadnieniem. 6

7 Ogłoszenie konkursu Konkurs ogłaszany jest na wybrane lub wszystkie typy projektów w ramach Poddziałania lub Działania, przy uwzględnieniu potrzeb zidentyfikowanych przez IP oraz w celu osiągnięcia założonych wskaźników realizacji Programu (Priorytetu). IOK tworzy rezerwę finansową w wysokości 5 proc. wartości jednego konkursu z przeznaczeniem na ewentualne odwołania wnioskodawców zgodnie z wytycznymi IZ w tej sprawie. IOK może również stworzyć rezerwę finansową w wysokości 5 proc. wartości jednego konkursu z przeznaczeniem na ewentualne negocjacje projektów. W ogłoszeniu, o którym mowa w art. 29 ust. 2 i 3 ustawy, umieszcza się całkowitą kwotę przeznaczoną na dany konkurs, uwzględniającą rezerwę na odwołania (i ewentualnie na negocjacje). Niewykorzystane kwoty rezerw są przeznaczane na procedury konkursowe organizowane w przyszłości przez IOK. 7

8 Gdzie szukać ogłoszeń o konkursach?

9 9

10 10

11 11

12 Dokumentacja konkursowa Potocznie Wytyczne konkursowe zawierają informacje dotyczące ogłoszonego konkursu: treść ogłoszenia i przedmiot konkursu informacje ogólne informacje o konkursie kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów forma finansowania procedura wyboru projektów do konkursu podstawa prawna i dokumenty programowe wymagania konkursowe (podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie, wymagania dot. grupy docelowej, czasowe, finansowe, rezultaty, dot. partnerstwa, innowacyjności i współpracy ponadnarodowej, odnośnie przygotowania wniosków aplikacyjnych i związane z realizacją projektu) kryteria wyboru projektów załączniki 12

13 Najczęściej pojawiające się błędy formularz wniosku nie podpisany przez osobę upoważnioną (dot. oryginału wniosku) formularz wniosku nie opatrzony pieczęcią osoby upoważnionej (dot. oryginału wniosku) formularz kopii wniosku nie jest kserokopią oryginału wniosku kopia wniosku nie jest poświadczona za zgodność z oryginałem, brak daty oraz podpisu wnioskodawcy w części wniosku V. OŚWIADCZENIE nie wypełnione pole data wypełnienia wniosku w części wniosku V. OŚWIADCZENIE brak podpisu i pieczęci wnioskodawcy brak pieczęci i podpisu wnioskodawcy lub osoby upoważnionej do reprezentowania wnioskodawcy pod szczegółowym budżetem i harmonogramem realizacji projektu 13

14 Najczęściej pojawiające się błędy załączniki finansowe nie potwierdzone za zgodność z oryginałem i nie opatrzone datą oraz nie podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania wnioskodawcy załączniki finansowe nie opatrzone kontrasygnatą głównego księgowego niepełne załączniki finansowe niewłaściwe określenie grup docelowych (należy precyzyjnie wskazać grupy docelowe zgodnie z określonymi w dokumentacji konkursowej najlepiej cytując je we wniosku o dofinansowanie realizacji) niewłaściwe wpisanie instytucji, do której został złożony wniosek niezgodność sumy kontrolnej na elektronicznej wersji wniosku w formacie.xml w stosunku do wersji papierowej 14

15 Najczęściej pojawiające się błędy wniosek sporządzony jako wydruk próbny w pkt. 1.9 Obszar realizacji projektu nie odznaczono pozycji Cała Polska (tym samym brak wskazania dokładnego obszaru realizacji projektu zgodnego z Dokumentacją Konkursową) w pkt. 4.5 oświadczono, iż ww. kwoty są kwotami zawierającymi VAT i podatek ten jest kwalifikowalny podczas gdy z wnioskiem złożono załącznik Oświadczenie o niekwalifikowalności VAT termin realizacji nie wpisuje się w wymagania czasowe określone w Dokumentacji Konkursowej, niespełnienie wymagań finansowych: wartość projektu przekracza PLN (kiedy w dokumentacji konkursowej wskazany był próg maksymalny do PLN) 15

16 Najczęściej pojawiające się błędy Pkt.3.1 wniosku Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu niewystarczający sposób dokonania analizy sytuacji w odniesieniu do obszaru, na którym projekt ma być realizowany i w odniesieniu do grupy docelowej projektu, która ma zostać objęta wsparciem brak wskazania kwestii problemowych, które zostaną rozwiązane dzięki realizacji projektu (z opisu w tym punkcie musi wynikać, że mieszkańcy danego obszaru napotykają na określone problemy, które projekt może pomóc złagodzić) brak nawiązania do celu głównego danego Priorytetu słabo opisane cele szczegółowe projektu brak wskazania zgodności celów a Planem Działania i innymi właściwymi dokumentami strategicznymi, zwłaszcza odnoszącymi się do obszaru realizacji projektu, np. strategii rozwoju województwa, powiatu, itp. 16

17 Najczęściej pojawiające się błędy Pkt. 3.2 wniosku Grupy docelowe projektu W zakresie opisu grupy docelowej: błędne definiowanie pojęcia osób bezrobotnych i nieaktywnych zawodowo sprzeczność grupy docelowej w opisie i w tabeli Niewystarczające uzasadnienie wyboru grupy docelowej W zakresie opisu sposobu rekrutacji: brak informacji np. o miejscu, terminie przeprowadzenie rekrutacji, o wybranych metodach rekrutacji, kryteriach brak wskazania osób/stanowisk odpowiedzialnych za proces rekrutacji brak informacji o tym, w jaki sposób potencjalni BO dowiedzą się o możliwości uczestnictwa w projekcie brak informacji o uwzględnieniu zasady równości szans w procesie rekrutacji 17

18 Najczęściej pojawiające się błędy Pkt. 3.2 wniosku Grupy docelowe projektu W zakresie opisu grupy docelowej: zasada równości szans kobiet i mężczyzn wszystkie dane segregowane są z podziałem na płeć, na etapie analizy bada się różnice w sytuacji kobiet i mężczyzn, skład liczbowy uczestników/uczestniczek wynika z analizy i jest adekwatny do problemu, proponowane działania przyczyniają się do realizacji strategicznych celów równości płci 18

19 Zasada równości płci 19

20 Najczęściej pojawiające się błędy Pkt. 3.3 wniosku Działania brak opisu działań w odniesieniu do zadań zgodnych z budżetem i harmonogramem, które stanowią uzasadnienie dla ponoszonych kosztów niezgodność opisanych działań z harmonogramem i budżetem brak chronologii działań w stosunku do harmonogramu i budżetu błędne definiowanie zadań (np. zakup sprzętu) brak informacji o zlecaniu zadań wraz z zakresem zlecanych zadań w harmonogramie realizacji projektu przy poszczególnych zadaniach nie wskazano Zaangażowanego personelu i/lub Liczby uczestników (o ile wynikało to z treści samego wniosku lub szczegółowego budżetu projektu) w harmonogramie brak informacji na temat wymiaru etatu/ilości godzin zatrudnionego personelu 20

21 Najczęściej pojawiające się błędy Pkt. 3.4 wniosku Rezultaty wniosku brak opisu twardych i miękkich rezultatów projektu w odniesieniu do wszystkich planowanych działań niewystarczający opis sposobu monitorowania rezultatów (narzędzia, terminy) brak/niewystarczający opis, w jaki sposób rezultaty wpłyną na realizację założonych celów projektu błędne definiowanie celów/produktów/rezultatów projektu - brak powiązań z planowanymi działaniami problemy cel działania produkty rezultaty 21

22 Najczęściej pojawiające się błędy Pkt. 3.4 wniosku Rezultaty wniosku produkty określają dobra i usługi, które powstaną w wyniku działań podjętych w ramach projektu, np. liczba udzielonych porad, liczba osób, które otrzymały dotacje, liczba szkół, które zrealizowały programy rozwojowe, liczba godzin szkolenia przypadająca na jednego uczestnika rezultaty odzwierciedlają z kolei efekty, które powstaną w wyniku podjętych działań w ramach projektu, np. udzielenia wsparcia danej osobie/ grupie osób/ instytucji w ramach projektu, np. liczba osób, które podniosły swoje kwalifikacje dzięki uczestnictwu w szkoleniach, czy liczba utworzonych miejsc pracy. Główna różnica między produktami i rezultatami polega zatem na tym, iż produkty określają dobra i usługi powstałe w toku realizacji projektu, natomiast rezultaty odzwierciedlają efekty działań podjętych w ramach projektu i w związku z tym z reguły są dostępne dopiero po jego zakończeniu. 22

23 Najczęściej pojawiające się błędy Pkt. 3.5 wniosku Potencjał wnioskodawcy i sposób zarządzania projektem zbyt ogólnie potraktowana kwestia doświadczenia wnioskodawcy (brak wskazania wartości realizowanych wcześniej projektów, grupy docelowej, ilości BO objętych wsparciem oraz informacji czy osiągnięto zakładane rezultaty) słabo opisany potencjał instytucjonalny (kadrowy, finansowy, techniczny np. sale wykładowe, sprzęt itp. nadmiernie rozbudowana struktura zarządzania projektem brak opisu struktury zarządzania projektem i zakresu obowiązków osób zaangażowanych w realizację projektu. Nieczytelna struktura zarządzania projektem brak informacji o rodzaju umów zawieranych z personelem projektu. powielanie się obowiązków przypisanych poszczególnym osobom zaangażowanym w realizację projektu niejasna rola partnerów w projekcie 23

24 Najczęściej pojawiające się błędy Szczegółowy budżet projektu Koszty bezpośrednie: brak odniesienia do części opisowej (nie wykazanie potrzeby i zasadności poszczególnych kosztów) wykazywanie kosztów niezasadnych, czyli nie przyczyniających się do realizacji celów projektu (np. stawki wynagrodzeń kadry zarządzającej/stawki wynagrodzeń dla osób prowadzących szkolenia/zakup sprzętu na potrzeby realizacji szkoleń itp.) nieprecyzyjne określanie kosztów (np. wykazanie kosztów wyjazdu dla uczestników bez wskazania miejsca wyjazdu) wysoki koszt jednostkowy szkoleń - nieadekwatny w stosunku do zamierzonych rezultatów, często znacznie wyższy od cen rynkowych oferowanych przez firmy komercyjne, zawyżanie kosztów nieprecyzyjne określanie jednostek miary 24

25 Najczęściej pojawiające się błędy Szczegółowy budżet projektu Koszty pośrednie: problemy z opisaniem metodologii określającej koszty pośrednie projektu Cross-financing: brak uzasadnienia ponoszenia kosztów w ramach cross-financingu 25

26 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 26